Auszeichnungsschreiben an den Gewinner

Auf Grundlage der durchgeführten Prüfung und Wertung wurde Ihr Unternehmen / Ihre Bietergemeinschaft als erfolgreiches Angebot für den vorgesehenen Zuschlag bestimmt. Dieses Schreiben richtet sich ausschließlich an den erfolgreichen Bieter.

Maßgebliche Grundlage der Zuschlagsentscheidung ist Ihr finales Angebot vom [Datum] einschließlich der im Vergabeverfahren zugelassenen Klarstellungen, Präzisierungen und verbindlichen Anlagen [ggf. mit Versionsstand].

Die interne Zuschlagsentscheidung wurde am [Datum der Zuschlagsentscheidung / Freigabe] getroffen bzw. freigegeben.

Dieses Schreiben ist die formale Gewinnerbenachrichtigung mit Umsetzungsanweisungen für den portalgestützten Vertragsabschluss. Ein rechtswirksamer Vertrag kommt erst zustande, sobald der Vertragsabschlussprozess im Vergabeportal form- und fristgerecht durch beide Parteien vollständig abgeschlossen ist.

Der zur Vergabe vorgesehene Vertrag trägt die Bezeichnung [exakter Vertragstitel]. Er betrifft [Projekt- / Objekt- / Facility-Bezeichnung] und – soweit einschlägig – das Los / Teilpaket [Losbezeichnung / Nummer].

Der Leistungsumfang umfasst in zusammengefasster Form fachliche Beratungs-, Prüf-, Koordinations-, Dokumentations- und Begleitleistungen im Zusammenhang mit Planung, Realisierung, Übergabe und betriebsorientierter Vorbereitung eines Bau- bzw. Immobilienvorhabens.

Hierzu gehören – soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen – insbesondere Leistungen des planungs- und baubegleitenden Facility Managements, der planungsbegleitenden Betreiber- und Nutzungsintegration, der nutzerbezogenen Anforderungs- und Stakeholderkoordination, der Mitwirkung an Betriebs-, Betreiber-, Nachhaltigkeits-, Flächen-, Service-, Dokumentations- und Digitalisierungsanforderungen, der Prüfung von Planungs- und Ausführungsständen aus Betriebs- und Nutzungssicht sowie der Unterstützung bei Inbetriebnahme, Abnahmen, Übergabe, Betriebsübergang und Mängel- bzw. Gewährleistungsmanagement.

Die vorstehende Zusammenfassung dient ausschließlich der Identifikation des Auftrags; maßgeblich bleiben ausschließlich die Vertrags- und Vergabeunterlagen.

Bitte prüfen Sie das im Vergabeportal bereitgestellte Vertragspaket unverzüglich auf Vollständigkeit, Konsistenz, Lesbarkeit und Unterzeichnungsreife. Unstimmigkeiten, fehlende Dokumente oder technische Unklarheiten sind unverzüglich über das Vergabeportal mitzuteilen.

Stellen Sie sicher, dass sämtliche Handlungen zum Vertragsabschluss ausschließlich durch eine vertretungsberechtigte Person oder durch eine wirksam bevollmächtigte Person vorgenommen werden. Soweit ein Nachweis der Zeichnungs- oder Vertretungsbefugnis verlangt wird, ist dieser vor Abschluss des Portalvorgangs hochzuladen.

Vor Durchführung des Abschlusses im Portal haben Sie zu bestätigen, dass seit Angebotsabgabe keine wesentliche Änderung eingetreten ist, die die Zuschlagsfähigkeit oder die Vertragsdurchführung beeinflusst. Dies betrifft insbesondere Rechtsform, Bieteridentität, Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft, Nachunternehmer- oder Eignungsleihestrukturen, wesentliche Eigenerklärungen, Ausschlussgründe, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, geforderte Versicherungen, benanntes Schlüsselpersonal sowie sonstige zuschlagsrelevante Umstände.

Die nachfolgend aufgeführten, zum Zeitpunkt dieses Schreibens noch offenen Nachweise oder Bestätigungen sind – soweit mit „erforderlich“ gekennzeichnet – fristgerecht im Vergabeportal einzureichen.

Der Vertragsabschluss erfolgt ausschließlich über das elektronische Vergabeportal [Bezeichnung des Portals]. Verwenden Sie hierfür das im Verfahren registrierte Unternehmenskonto oder ein hierfür freigeschaltetes Unterkonto mit den erforderlichen Rechten. Soweit das Portal oder die Vergabestelle eine besondere Authentifizierungs- oder Signaturform vorgibt, ist ausschließlich diese zugelassene Form zu verwenden: [qualifizierte elektronische Signatur / fortgeschrittene elektronische Signatur / Textform / portalinterne Annahmefunktion].

Der Vertragsabschluss ist in der nachstehenden Reihenfolge durchzuführen. Maßgeblich ist stets der im Portal freigeschaltete Vorgang mit der dortigen Aufgabenbezeichnung [Bezeichnung der Aufgabe im Portal].

Für die Ausführung im Portal gelten folgende Mindestanforderungen: (a) maßgeblich sind ausschließlich die im Portal bereitgestellten Vertragsdateien; (b) Änderungen, Kommentierungen, Markierungen oder der Austausch einzelner Dokumentseiten außerhalb des vorgesehenen Portalprozesses sind unzulässig, sofern die Vergabestelle dies nicht ausdrücklich freigibt; (c) hochzuladende Nachweise sind im Format [PDF / PDF-A / sonstiges zulässiges Format] einzureichen; (d) bei mehreren vertretungsberechtigten Personen oder Mitgliedern einer Bietergemeinschaft sind sämtliche nach Portal- oder Vertragsvorgabe erforderlichen Signaturen bzw. Zustimmungen rechtzeitig einzuholen; und (e) der Vorgang gilt erst dann als von Ihnen abgeschlossen, wenn die Erklärung bzw. Signatur wirksam abgesendet und im Portalstatus entsprechend ausgewiesen ist.

Nach erfolgreicher Durchführung erhalten Sie eine Portalbestätigung [automatisierte Nachricht / Statusmeldung]. Der Prozess gilt erst mit dem Status [z. B. „abgeschlossen“, „vollzogen“, „vertrag ausgeführt“] und der Bereitstellung der finalen Vertragsunterlagen zum Download als vollständig. Bitte sichern Sie die endgültige Ausfertigung einschließlich aller Anlagen in Ihrem Dokumentenmanagement.

Die von Ihnen erforderlichen Portalhandlungen müssen spätestens bis [TT.MM.JJJJ], [HH:MM] [Zeitzone] vollständig abgeschlossen sein. Maßgeblich ist die im Vergabeportal protokollierte Eingangs- bzw. Abschlusszeit.

Die vorstehenden Anweisungen gelten ausschließlich innerhalb des von der Vergabestelle freigeschalteten Abschlussfensters [Beginn] bis [Ende]. Eine verspätete Durchführung ist nur zulässig, wenn die Vergabestelle vor Fristablauf ausdrücklich eine Verlängerung oder Freigabe erteilt.

Werden Fristen versäumt, erforderliche Bestätigungen nicht abgegeben, Nachweise nicht in ordnungsgemäßer Form eingereicht oder Abschlusshandlungen fehlerhaft vorgenommen, behält sich die Vergabestelle vor, nach Maßgabe der Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie des anwendbaren Rechts weitere Verfahrensmaßnahmen zu treffen. Hierzu können insbesondere Nachforderungen oder Klarstellungen, die Zurückweisung unzulässiger Ausführungen, die Setzung einer Nachfrist, das Absehen vom Vertragsabschluss mit dem erfolgreichen Bieter oder sonstige zulässige Maßnahmen gehören. Weitergehende Rechte der Vergabestelle bleiben unberührt.

Sämtliche verfahrensbezogenen Rückfragen, Bestätigungen und Mitteilungen zum Vertragsabschluss sind ausschließlich über das Vergabeportal zu übermitteln, sofern nachfolgend keine ausdrückliche Ausnahme für technische Störfälle benannt ist.

Bei technischen Problemen sind unverzüglich (i) ein Screenshot oder eine nachvollziehbare Dokumentation der Fehlermeldung, (ii) Datum und Uhrzeit des Auftretens, (iii) die verwendete Benutzerkennung, (iv) die betroffene Portalaufgabe und (v) gegebenenfalls eine Ticketnummer des Supports zu sichern. Die Störung ist zunächst über die im Portal vorgesehenen Supportwege zu melden. Ist das Portal insgesamt nicht erreichbar, ist zusätzlich der oben benannte Ausnahmekontakt unter Beifügung der Störungsdokumentation zu informieren. Eigenmächtige Abweichungen vom vorgesehenen Einreichungs- oder Signaturweg sind unzulässig, soweit sie nicht ausdrücklich freigegeben wurden.

Der Vertrag wird erst wirksam, wenn der Abschlussprozess im Vergabeportal von beiden Parteien form- und fristgerecht abgeschlossen ist und die finale Vertragsausfertigung im Portal vorliegt. Weder dieses Schreiben noch die bloße Kenntnisnahme oder Bearbeitung des Portalvorgangs begründen für sich genommen bereits den wirksamen Vertragsschluss.

Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende oder aktualisierte Unterlagen nachzufordern, unvollständige oder fehlerhafte Ausführungen zurückzuweisen, weitere Klarstellungen zu verlangen und – soweit erforderlich – sonstige zulässige vergabe- oder vertragsrechtliche Maßnahmen zu ergreifen.

Der Vertragsabschluss erfolgt ausschließlich auf Grundlage der final verhandelten Vergabeunterlagen und des angenommenen finalen Angebots. Einseitige Änderungen, Ergänzungen, Vorbehalte, abweichende Vertragsfassungen oder sonstige Modifikationen durch den erfolgreichen Bieter sind in diesem Verfahrensstadium unzulässig, sofern die Vergabestelle diese nicht ausdrücklich und in dokumentierter Form freigibt.

Der Vertragsabschluss erfolgt ausschließlich auf Grundlage der final verhandelten Vergabeunterlagen und des angenommenen finalen Angebots. Einseitige Änderungen, Ergänzungen, Vorbehalte, abweichende Vertragsfassungen oder sonstige Modifikationen durch den erfolgreichen Bieter sind in diesem Verfahrensstadium unzulässig, sofern die Vergabestelle diese nicht ausdrücklich und in dokumentierter Form freigibt.