Planungs- und baubegleitendes Facility Management

Gebäude haben eine lange Lebensdauer. Deren vorgesehene Nutzung ist damit ein wesentlicher Bestandteil eines verantwortungsbewussten Entwurfs und Umgangs mit den künftig verfügbaren Ressourcen. Baubegleitendes Facility Management ist anzuraten, denn die Aspekte des Facility Managements sind Teil einer gesamtheitlichen Planung. Sie sind von allen mit der Planung Beauftragten angemessen zu berücksichtigen.

Das Planungs- und baubegleitende FM setzt sich zum Ziel, ein Gebäude so zu planen (bzw. umzuplanen) und zu bauen, dass eine nachhaltig hohe Betreiber- und Nutzerqualität bei möglichst geringen laufenden Kosten erreicht wird. Dieses schließt den Aufwand für bauliche Veränderungen infolge einer gewünschten Nutzungsflexibilität mit ein. Damit das Bauwerk bewirtschaftungsgerecht gestaltet und ein Übergang von der Erstellungs- in die Nutzungsphase möglich wird, ist es notwendig, bereits in der Planungs- und Erstellungsphase eines Bauwerks eine optimale Abstimmung mit dem Betrieb und der Bewirtschaftung zu erreichen.

Betrachtet man die gesamte Lebensdauer einer Immobilie, so stellt man fest, dass der größte Anteil der Kosten eines Gebäudes in der Nutzungsphase nach Inbetriebnahme entsteht; also nicht während der Planungs- und Bauphase. Gleichzeitig können die späteren Qualitäten und Kosten in den frühen Planungsphasen am effektivsten beeinflusst werden (z. B. Funktionalität, Logistik, Reinigung).

Wer die Rolle des FM-Planers übernimmt, wird durch den Bauherrn bestimmt. In jedem Fall ist das Planungs- und baubegleitende Facility Management bereits bei Projektstart durch den Bauherrn zu klären. Bei großen Unternehmen könnte der Trend zu Ausgründungen oder internen Lösungen, wie einer Organisation in einem Cost- oder Profitcenter führen.

Da die unternehmensspezifischen Abläufe teilweise nur schwer erlernbar sind, hat das eigene Personal durch dessen Kenntnisse gegenüber dem Fremdanbieter, der mit den Abläufen nicht vertraut ist, einen Vorteil.

Die Organisationseinheit kann sich der vorhandenen Kompetenzen bedienen, die aus der Neustrukturierung resultierende Transparenz nutzen und planungs- und baubegleitend Personalentwicklung betreiben.

Im Fokus des planungs- und baubegleitenden Facility Managements stehen die Optimierung des Bauwerks aus der Sicht der Bewirtschaftung und die frühzeitige Planung der Bewirtschaftung. Zusätzliche Themen sind die Durchgängigkeit der Informationen, Daten und Dokumente sowie deren Überführung in die Bewirtschaftung und die Optimierung von Planungsvarianten nach den Kriterien Lebenszykluskosten und Nutzwert.

Das planungs- und baubegleitende FM ist am wirkungsvollsten, wenn es frühzeitig in die Bauplanung integriert wird. Gerade in den ersten Planungsphasen fließen die erforderlichen Maßnahmen aus der Sicht von Betrieb und Bewirtschaftung optimal in die Planung ein und beeinflussen somit die Lebenszykluskosten positiv.

Wenn die Fachleute für Betrieb und Bewirtschaftung zu spät herangezogen werden, entstehen unnötige, hohe Kosten für entsprechende Umplanungen. Zudem ist der Einfluss auf die Lebenszykluskosten gering, weil wesentliche konzeptionelle und planerische Entscheidungen bereits gefallen sind. Die Betriebsplanung des Nutzers und das planungs- und baubegleitende FM sind Bestandteil der Planung und Realisierung eines Bauwerks.

Damit der Gebäudebetrieb ab Nutzungsbeginn voll funktionsfähig ist, plant der FM-Planer die Bewirtschaftungsphase bereits während der Planung und Realisierung des Bauprojekts. Dazu erarbeitet oder überarbeitet er das Betriebsführungskonzept, wenn es bereits besteht. Aus diesem Konzept ergeben sich Bedürfnisse für den Gebäudebetrieb, welche als Anforderung zeitgerecht in das Bauprojekt eingebracht werden.

Er koordiniert die Anforderungen aus dem Gebäude mit denen aus dem Nutzerbetrieb und stimmt diese mit dem Betriebsplaner ab. Die Resultate aus diesen Abstimmungsprozessen dienen der Optimierung des Bauwerks.

Der FM-Berater wird direkt vom Bauherrn beauftragt und ist in die Stammorganisation der Bewirtschaftung integriert. So stimmt der FM-Berater seine Planung direkt auf die Bedürfnisse der zukünftigen Bewirtschaftungsorganisation ab und vertritt die identifizierten Optimierungspotenziale am Bauprojekt direkt gegenüber dem Bauherrn.

Die Rolle des FM-Planers wird eindeutig in die Projektorganisation aufgenommen.

pbFM ist stets verbunden mit Konfliktmanagement:

Es ist klar, dass es einen Zusammenhang gibt, der vermittelt zwischen der Phase der Planung einer Immobilie und der Phase ihres Betriebes. Das bedeutet, dass die FM-Organisation bereits jetzt entsteht, zumindest gedanklich vorausschauend.