Flächenmanagement

Die Flächenplanung beginnt mit der Analyse der Geschäfts- und Nutzungsprozesse. Pauschale Flächenkennwerte allein reichen nicht aus. Benötigt werden Informationen über Tätigkeiten, Nutzergruppen, Betriebszeiten, Kapazitäten, Auslastungsspitzen, technische Ausstattung und funktionale Beziehungen.

• Anzahl und Struktur der Nutzer,

• Arbeits-, Produktions- und Serviceprozesse,

• Schicht-, Belegungs- und Anwesenheitsmodelle,

• erwartete Wachstums- oder Rückgangsszenarien,

• notwendige Raum- und Funktionsbeziehungen,

• Anforderungen an Vertraulichkeit, Konzentration und Kommunikation,

• Material-, Waren-, Personen- und Entsorgungsströme,

• Flächen für Technik, Betrieb und Instandhaltung,

• Lager-, Reserve- und Sonderflächen,

• Sicherheits-, Hygiene- und Barrierefreiheitsanforderungen.

Der Flächenbedarf muss sowohl den Normalbetrieb als auch relevante Spitzen- und Störungssituationen berücksichtigen. Empfangs-, Besprechungs-, Umkleide-, Logistik- oder Sanitärbereiche können beispielsweise im Tagesmittel ausreichend erscheinen, zu bestimmten Zeiten aber deutlich überlastet sein.

Eine konsistente Flächenstruktur ist Voraussetzung für Planung, Kostensteuerung und späteren Betrieb. Flächen müssen nach einheitlichen Regeln gegliedert, bezeichnet und gemessen werden.

• Nutzungs- und Arbeitsflächen,

• Verkehrs- und Erschließungsflächen,

• Technik- und Versorgungsflächen,

• Lager- und Logistikflächen,

• Gemeinschafts- und Sozialflächen,

• Service- und Unterstützungsflächen,

• vermieteten oder organisatorisch zugeordneten Bereichen,

• Sicherheits- und Sperrbereichen,

• Reserve- und Entwicklungsflächen,

• Außen- und Freiflächen.

Eine Fläche kann je nach Anwendungszweck unterschiedlich klassifiziert werden. Für die Baukosten ist eine andere Betrachtung erforderlich als für Reinigung, Vermietung, Belegung oder interne Kostenverrechnung. Deshalb müssen Flächenbegriffe, Messregeln und Auswertungszwecke eindeutig festgelegt sein.

Das Raum- und Funktionsprogramm übersetzt den ermittelten Bedarf in konkrete räumliche Anforderungen. Für jeden Raum oder Raumtyp werden Nutzung, Größe, Kapazität, Ausstattung und funktionale Beziehungen beschrieben.

• Raumbezeichnung und Raumnummer,

• Nutzungsart und organisatorische Zuordnung,

• Sollfläche und Kapazität,

• Betriebs- und Nutzungszeiten,

• Anforderungen an Raumklima und Akustik,

• Medien- und Energieversorgung,

• IT- und Kommunikationsausstattung,

• Zutritts- und Sicherheitsanforderungen,

• Möblierung und besondere Einbauten,

• Reinigungs- und Hygieneanforderungen,

• Bodenbelastbarkeit und Materialeigenschaften,

• Barrierefreiheit,

• besondere Betreiber- oder Prüfpflichten.

Das Raumbuch sollte über den Projektverlauf fortgeschrieben werden. Änderungen an Nutzung, Ausstattung oder technischen Anforderungen müssen nachvollziehbar in Planung, Ausschreibung und Ausführung überführt werden.

Die Qualität einer Flächenplanung wird wesentlich durch die Lagebeziehungen zwischen Räumen und Bereichen bestimmt. Kurze, klare und störungsarme Wege können Prozesse beschleunigen, Personalaufwand reduzieren und die Sicherheit verbessern.

• Wege von Beschäftigten, Besuchern und Dienstleistern,

• Waren- und Materialflüsse,

• Anlieferung und interne Verteilung,

• Abfall- und Entsorgungswege,

• reine und unreine Bereiche,

• Rettungs- und Evakuierungswege,

• Wege des Wartungs- und Reinigungspersonals,

• Transportwege für Ersatzteile und Großkomponenten,

• Zugänge für Feuerwehr, Rettungsdienste und Behörden.

Unterschiedliche Ströme sollten dort getrennt werden, wo Sicherheit, Hygiene, Vertraulichkeit oder Betriebsabläufe dies erfordern. Gleichzeitig ist eine unnötig komplexe Erschließung zu vermeiden, da sie Flächen- und Bewirtschaftungsaufwand erhöht.

Bei Büro-, Bildungs- und Verwaltungsimmobilien gewinnt die Verbindung von Flächenmanagement und Arbeitsorganisation besondere Bedeutung. Arbeitsplatzkonzepte müssen Anwesenheitsverhalten, Tätigkeitsprofile, Teamstrukturen und technologische Voraussetzungen berücksichtigen.

• fest zugeordnete Arbeitsplätze,

• Desk Sharing,

• Konzentrations- und Rückzugsräume,

• Besprechungs- und Projekträume,

• Kommunikations- und Gemeinschaftsbereiche,

• hybride Besprechungsmöglichkeiten,

• temporäre Arbeitsplätze für Gäste und Dienstleister,

• Buchungs- und Belegungssysteme.

Die rechnerische Reduzierung von Arbeitsplätzen ist nur dann tragfähig, wenn Belegungsdaten, Buchungsregeln, Stauraum, Akustik, Reinigung und Nutzerverhalten berücksichtigt werden. Ein flexibles Flächenmodell benötigt daher immer auch geeignete Betriebs- und Serviceprozesse.

In Produktions-, Labor- oder Gesundheitsimmobilien stehen dagegen Prozesssicherheit, Hygiene, Medienversorgung, Materialfluss und räumliche Trennung im Vordergrund. Das Flächenmanagement muss sich stets aus der konkreten Nutzung ableiten.

Technik-, Lager- und Serviceflächen werden in Bauprojekten häufig unter hohem Flächendruck reduziert. Fehlende Betriebsflächen führen später jedoch zu ineffizienten Abläufen, unzulässiger Lagerung oder dauerhaften Provisorien.

• Büros und Leitstellen der Betreiberorganisation,

• Werkstätten und Technikstützpunkte,

• Ersatzteil- und Verbrauchsmateriallager,

• Reinigungsräume und Revierstützpunkte,

• Flächen für Abfalltrennung und Entsorgung,

• Lager für Mobiliar und Umzugsmaterial,

• Umkleide-, Sanitär- und Pausenräume für Betriebspersonal,

• Anliefer-, Lade- und Bereitstellungsflächen,

• Abstellmöglichkeiten für Geräte und Fahrzeuge,

• sichere Aufbewahrung von Gefahr- und Betriebsstoffen.

Auch Wartungs- und Bedienflächen innerhalb technischer Zentralen sind Bestandteil des Flächenmanagements. Die reine Unterbringung einer Anlage genügt nicht. Erforderlich sind Arbeitsräume, Zugänge, Demontageflächen und Austauschwege.

Flächeneffizienz beschreibt das Verhältnis zwischen dem räumlichen Aufwand und dem damit erreichten Nutzen. Eine hohe Flächeneffizienz ist nicht mit maximaler Verdichtung gleichzusetzen. Maßgeblich ist, ob die Fläche Prozesse wirksam unterstützt und langfristig wirtschaftlich betrieben werden kann.

• Investitions- und Finanzierungskosten,

• Energie- und Medienkosten,

• Reinigung und Bewirtschaftung,

• Instandhaltung und Erneuerung,

• organisatorischer Personalaufwand,

• Auslastung und Nutzungshäufigkeit,

• Kosten späterer Anpassungen,

• mögliche Produktivitäts- oder Qualitätswirkungen.

Flächen ohne erkennbare aktuelle Nutzung können als wirtschaftlich problematisch erscheinen, aber als strategische Reserve sinnvoll sein. Umgekehrt können schlecht nutzbare Restflächen zwar formal als Nutzfläche ausgewiesen werden, ohne einen angemessenen betrieblichen Wert zu schaffen.

Das pbFM sollte daher quantitative Kennzahlen mit qualitativen und prozessbezogenen Bewertungen verbinden.

Nutzungen ändern sich häufig schneller als Gebäude. Organisationsstrukturen, Arbeitsweisen, Technik und Belegungszahlen können sich bereits während der Planungs- und Bauzeit verändern. Das Flächenmanagement muss deshalb angemessene Veränderungsmöglichkeiten vorsehen.

• regelmäßige Gebäuderaster,

• modular teilbare Räume,

• anpassbare Installations- und Versorgungssysteme,

• flexible Trennwände und Möblierung,

• ausreichende Erschließungs- und Medienreserven,

• multifunktional nutzbare Räume,

• veränderbare Zugangs- und Sicherheitszonen,

• flexible Zuordnung von Organisationsbereichen.

Flexibilität hat jedoch ihren Preis. Technische Vorhaltungen, größere Schächte oder zusätzliche Flächen müssen anhand realistischer Szenarien begründet werden. Ziel ist eine wirtschaftliche Veränderungsfähigkeit und keine unbegrenzte Anpassbarkeit.

Flächenentscheidungen beeinflussen unmittelbar die späteren Facility Services. Materialwahl, Raumgeometrie, Zugänglichkeit und Möblierung wirken sich auf Reinigungsaufwand, Sicherheitskontrollen und Instandhaltung aus.

• Zugänglichkeit der zu reinigenden Flächen,

• Eignung von Oberflächen und Bodenbelägen,

• Möglichkeiten maschineller Reinigung,

• Lage und Ausstattung der Reinigungsräume,

• Vermeidung schwer erreichbarer Restbereiche,

• Einsehbarkeit und Überwachbarkeit,

• Bildung von Zutritts- und Schließbereichen,

• Möglichkeiten zur abschnittsweisen Außerbetriebnahme,

• winterdienst- und pflegegerechte Außenanlagen.

Eine gestalterisch hochwertige Lösung kann erhebliche Folgekosten verursachen, wenn sie nur mit besonderem Gerät, hohem Personaleinsatz oder häufigen Sperrungen bewirtschaftet werden kann.

Barrierefreiheit ist nicht allein als Einhaltung baulicher Mindestanforderungen zu verstehen. Sie betrifft die selbstständige, sichere und möglichst gleichberechtigte Nutzung der Immobilie.

• stufenlose Erreichbarkeit,

• ausreichende Bewegungsflächen,

• geeignete Tür- und Durchgangsbreiten,

• barrierefreie Arbeits-, Sanitär- und Aufenthaltsbereiche,

• visuelle, taktile und akustische Orientierung,

• zugängliche Bedienelemente und Informationssysteme,

• sichere Evakuierung und Unterstützung im Notfall.

Das pbFM bewertet dabei auch betriebliche Prozesse. Ein barrierefreier Zugang bleibt unvollständig, wenn Türen dauerhaft verschlossen sind, Hilfsmittel fehlen oder organisatorische Unterstützung nicht geregelt ist.

Ein dauerhaft wirksames Flächenmanagement benötigt verlässliche Raum- und Flächendaten. Diese Daten werden typischerweise in CAFM-, Belegungs-, Reinigungs-, Zutritts- und Kostenrechnungssystemen verwendet.

• Gebäude, Geschoss und Raumnummer,

• Flächengröße und Flächenart,

• Nutzung und Kapazität,

• organisatorische Zuordnung,

• Reinigungs- und Servicekategorie,

• Sicherheits- und Zutrittszone,

• relevante Ausstattung,

• Belegungs- oder Vermietungsstatus,

• Gültigkeits- und Änderungsstand.

Grundrisse, Raumbücher und digitale Stammdaten müssen übereinstimmen. Änderungen während Planung und Bau sind kontrolliert nachzuführen. Unstimmigkeiten zwischen Plan, Beschilderung und CAFM führen später zu Problemen bei Reinigung, Wartung, Buchung und Kostenverrechnung.

Buchungs- und Belegungssysteme können das Flächenmanagement ergänzen. Sensoren oder Zutrittsdaten dürfen jedoch nur mit klarer Zweckbestimmung, angemessener Datenqualität und unter Berücksichtigung des Datenschutzes eingesetzt werden.

Vor der Nutzungsaufnahme muss die geplante Flächenstruktur organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören Belegung, Möblierung, Umzug, Beschilderung, Zutrittsberechtigungen und Übergabe an die Nutzer.

• Zuordnung von Bereichen und Arbeitsplätzen,

• Planung von Umzugswellen,

• Möblierungs- und Ausstattungsabgleich,

• Vergabe und Prüfung der Raumnummern,

• Einrichtung von Buchungs- und Zutrittssystemen,

• Übergabe von Räumen an Nutzer und Betreiber,

• Erfassung noch offener Mängel,

• Aktualisierung der Raum- und Flächendaten.

Die Flächen sollten vor Bezug nicht nur baulich fertig, sondern auch funktional nutzbar, gereinigt, gekennzeichnet, ausgestattet und in den Betriebssystemen angelegt sein.

Nach Nutzungsbeginn wird aus der projektbezogenen Flächenplanung ein kontinuierlicher Managementprozess. Belegungen, organisatorische Zuordnungen und Nutzungsanforderungen verändern sich. Das Flächenmanagement muss diese Entwicklungen erfassen und steuerbar machen.

• Fläche je Arbeitsplatz oder Nutzer,

• Belegungs- und Auslastungsgrad,

• Anteil gemeinsam genutzter Flächen,

• Leerstands- und Reserveflächen,

• Kosten je Fläche oder Organisationseinheit,

• Reinigungs- und Energieaufwand je Flächeneinheit,

• Häufigkeit und Kosten von Umzügen,

• Nutzerzufriedenheit,

• Anteil flexibel nutzbarer Flächen.

Kennzahlen müssen im Kontext interpretiert werden. Eine niedrige Fläche je Beschäftigten kann wirtschaftlich erscheinen, zugleich aber zu Überbelegung, Ausweichflächen und geringerer Nutzungsqualität führen.

• Flächenbedarfs- und Kapazitätsanalyse,

• Raum- und Funktionsprogramm,

• Funktions- und Wegebeziehungskonzept,

• Flächenstruktur und Flächenklassifikation,

• betrieblich fortgeschriebenes Raumbuch,

• Arbeitsplatz- und Belegungskonzept,

• Logistik-, Lager- und Entsorgungsflächenkonzept,

• Konzept für Betriebs- und Serviceflächen,

• Flexibilitäts- und Anpassungskonzept,

• Raumkennzeichnungs- und Nummerierungssystem,

• CAFM-fähige Raum- und Flächenstammdaten,

• Umzugs- und Belegungsplanung,

• Kennzahlen- und Steuerungssystem für den Regelbetrieb.

Das Handlungsfeld Flächenmanagement sorgt damit dafür, dass Flächen als betriebliche Ressource verstanden und gesteuert werden. Sein Erfolg zeigt sich nicht in einer maximalen Verdichtung, sondern in einem belastbaren Gleichgewicht aus Flächeneffizienz, Prozessunterstützung, Nutzungsqualität, Bewirtschaftbarkeit und langfristiger Anpassungsfähigkeit.