Dokumentation bei Objektübernahme
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Dokumentation bei der Objektübernahme unter Berücksichtigung relevanter Normen und Standards
Die Dokumentation bei der Objektübernahme ist ein zentraler Bestandteil des Facility Managements (FM) und spielt eine entscheidende Rolle, um die Betriebsfähigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit eines Gebäudes langfristig sicherzustellen. Sie umfasst die Sammlung, Strukturierung und Bereitstellung aller relevanten Informationen, die für den reibungslosen Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung des Bauwerks erforderlich sind. Durch die Orientierung an internationalen und nationalen Normen und Standards wird ein systematischer und einheitlicher Ansatz gewährleistet. Eine vollständige und Vertragsgemäße Dokumentation ist nicht nur ein rechtliches Erfordernis, sondern bildet auch die Grundlage für Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit.
Sicherstellung der Betriebsfähigkeit
Eine ordnungsgemäße Dokumentation stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für den Betrieb des Gebäudes verfügbar sind. Dies schließt technische Daten, Bedienungsanleitungen und Wartungspläne ein, die für die reibungslose Nutzung und den Erhalt der technischen Anlagen notwendig sind.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Die Dokumentation ermöglicht eine klare Nachverfolgbarkeit aller Prozesse und Entscheidungen während der Bau- und Betriebsphase. Dadurch können spätere Änderungen und Anpassungen effizienter durchgeführt werden.
Erfüllung rechtlicher und normativer Anforderungen
Relevante gesetzliche Vorschriften und Normen, wie die ISO 41000-Reihe oder DIN-Normen, fordern eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation. Die Einhaltung dieser Standards minimiert Risiken und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Anforderungen an die Dokumentation
Die Anforderungen an die Dokumentation orientieren sich an nationalen und internationalen Normen und Standards. Sie definieren, welche Informationen gesammelt, strukturiert und bereitgestellt werden müssen.
Die ISO 41000-Normenreihe ist ein globaler Standard für das Facility Management und bietet eine Grundlage für die Strukturierung von Dokumentationen:
ISO 41011: Klärt Begriffe und Definitionen im Facility Management, um eine einheitliche Sprache zu schaffen.
ISO 41012: Leitlinien für die Erstellung von FM-Vereinbarungen, die auch Dokumentationsanforderungen abdecken.
ISO 41001: Definiert Anforderungen an ein Facility-Management-System und stellt sicher, dass die Dokumentation nahtlos in das Managementsystem integriert wird.
Nationale Normen und Standards
DIN EN ISO 12006-2: Diese Norm bietet eine Klassifikation von Informationen für Bau und Facility Management. Sie definiert eine hierarchische Struktur, die es erleichtert, Daten zu organisieren und effizient zu verwalten.
DIN EN 61355-1: Regelt die Klassifikation und Identifikation von Dokumenten. Sie erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf relevante Informationen.
DIN 6779-12: Definiert ein Kennzeichnungssystem für technische Produkte und Dokumentationen. Es erleichtert die Identifikation von Bauteilen und Anlagen.
DIN EN 13549: Bezieht sich auf das Qualitätsmanagement im Facility Management und bietet eine Grundlage für die Bewertung der Dokumentationsqualität.
DIN 276: Diese Norm zur Kostengliederung für Bauwerke unterstützt die Planung und Erfassung von Betriebs- und Wartungskosten.
Inhalte der Dokumentation
Eine vollständige Dokumentation umfasst zahlreiche Aspekte, die systematisch und strukturiert bereitgestellt werden müssen.
Bauwerksbezogene Dokumentation
As-Built-Dokumentation: Diese umfasst alle Planunterlagen und Ausführungszeichnungen, die den tatsächlichen Bauzustand nach Fertigstellung abbilden.
Bestandspläne: Lagepläne, Schnitte, Ansichten und Details, die eine klare Darstellung des Gebäudes bieten.
Materialdokumentation: Angaben zu verwendeten Materialien, einschließlich Nachweisen zur Nachhaltigkeit und Qualität.
Technische Dokumentation
Anlagenschemata: Darstellungen der technischen Gebäudeausrüstung (TGA), wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik.
Wartungspläne: Vorgaben zu Wartungsintervallen und spezifischen Anforderungen technischer Systeme.
Betriebsanleitungen: Handbücher für die Bedienung von Anlagen und technischen Komponenten.
Prüfprotokolle: Dokumentation der Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen.
Digitale Werkzeuge für die Dokumentation
Die Digitalisierung bietet immense Vorteile für die Erstellung, Verwaltung und Nutzung der Dokumentation bei der Objektübernahme.
BIM ermöglicht eine zentrale Datenplattform, die alle relevanten Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks bereitstellt:
Zentralisierte Datenhaltung: Alle Daten werden an einem Ort gespeichert und sind jederzeit verfügbar.
Lebenszyklusorientierung: BIM stellt sicher, dass Informationen von der Planung bis zum Betrieb genutzt werden können.
Automatisierung: Die Erstellung von As-Built-Dokumentationen und Wartungsplänen kann automatisiert erfolgen.
CAFM-Systeme sind speziell auf das Facility Management ausgerichtet und bieten folgende Funktionen:
Wartungsmanagement: Verwaltung und Planung von Wartungsintervallen.
Integration: Verbindung von technischen, rechtlichen und betrieblichen Informationen.
Nachverfolgbarkeit: Alle Änderungen und Anpassungen können nachvollzogen werden
Trotz der Vorteile gibt es Herausforderungen, die bei der Dokumentation berücksichtigt werden müssen:
Komplexität der Daten: Eine große Menge an Daten muss strukturiert und konsistent aufbereitet werden.
Schnittstellenprobleme: Unterschiedliche Systeme müssen nahtlos integriert werden.
Initialaufwand: Die Erstellung und Pflege der Dokumentation erfordert erhebliche Ressourcen.
Datenqualität: Fehlerhafte oder unvollständige Daten können den Betrieb beeinträchtigen.
Erfolgsfaktoren
Frühzeitige Planung: Die Dokumentation sollte bereits in der Planungsphase des Bauwerks berücksichtigt werden.
Einsatz moderner Technologien: BIM und CAFM-Systeme verbessern die Effizienz und Qualität.
Standardisierung: Die Einhaltung von Normen wie ISO 41000 oder DIN EN ISO 12006-2 schafft Einheitlichkeit.
Kontinuierliche Pflege: Die Dokumentation muss regelmäßig aktualisiert werden, um ihre Relevanz zu erhalten.