Bewertungsbögen (Evaluator 1–3)

Die Bewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der final eingereichten Angebotsunterlagen, der zulässigerweise dokumentierten Verhandlungsergebnisse, der veröffentlichen Zuschlagskriterien, der veröffentlichten Preiswertungsmethode und der in den Vergabeunterlagen festgelegten Bewertungslogik. Nicht bekannt gemachte Unterkriterien, nachträgliche Wertungsmaßstäbe, externe Annahmen, informelle Gespräche oder bieterbezogene Vorwissenstatbestände dürfen nicht herangezogen werden.

Die anzuwendende Punkteskala, Gewichtung und Überführung in gewichtete Punkte müssen im Bogen so dargestellt werden, dass jeder einzelne Wertungsschritt im Nachhinein prüfbar bleibt. Das nachstehende Modell ist als Standardvorschlag zu verstehen und vor Verwendung mit den veröffentlichten Zuschlagskriterien abzugleichen.

Jede Punktevergabe ist kurz, sachlich, neutral und belastbar zu begründen. Die Begründung soll erkennbare Stärken, Schwächen, Risiken, Vorbehalte, Reifegrade oder Mehrwerte benennen und – soweit möglich – auf konkrete Fundstellen im Angebot verweisen, etwa [Kapitel], [Seite], [Anlage], [Präsentationsfolie] oder [Preisblattposition]. Formulierungen mit bloßen Werturteilen ohne Tatsachengrundlage sind zu vermeiden.

Unklare Aussagen, Einschränkungen, Abweichungen, Alternativangebote, Vorbehalte oder bedingte Zusagen dürfen nur dann wertungsrelevant berücksichtigt werden, wenn sie im finalen Angebot objektiv erkennbar und für die Zuschlagswertung relevant sind. Zulässige Feststellungen sind präzise zu dokumentieren. Nicht belegbare Vermutungen, Mutmaßungen über spätere Nachbesserungen oder nicht dokumentierte Gesprächsinhalte bleiben unberücksichtigt.

Für jedes veröffentlichte Qualitätskriterium ist ein eigener Bewertungsblock zu verwenden. Jeder Block enthält mindestens: [Bezeichnung des Kriteriums], [Gewichtung], [Maximalpunktzahl], [Mindestpunktzahl, falls veröffentlicht], das Feld [Angebotsreferenz], ein Kommentarfeld für Feststellungen und Begründungen, das Feld [vergebene Rohpunkte] sowie das Feld [gewichtete Punkte]. Inaktive oder nicht veröffentlichte Kriterien bleiben unbewertet.

Soweit diese Themen in den veröffentlichten Zuschlagskriterien enthalten sind, soll die fachliche Beurteilung insbesondere die Methodik der Planungs- und Baubegleitung, die Übersetzung von Nutzer- und Betreiberanforderungen in planungsrelevante Vorgaben, das Schnittstellenmanagement zwischen Planung, Bau, Nutzer- und Betreiberinteressen, die Qualitätssicherung in Planung und Ausführung, das Dokumentations- und Datenmanagement, die Vorbereitung von Inbetriebnahme, Übergabe und Mängelmanagement sowie die Betriebs-, FM-, Nachhaltigkeits- und Digitalisierungsperspektive abbilden. Soweit mit ausgeschrieben, können zusätzlich Anforderungsmanagement, Traceability, Szenarien, Raum- und Funktionslogik, Mock-up-/Musterraumfreigaben, Kommunikations- und Schulungskonzepte oder Anlaufunterstützung berücksichtigt werden.

Nach jedem Qualitätskriterium ist die Begründung der Einzelwertung in einer Weise zu dokumentieren, die klar erkennen lässt, warum das Angebot im jeweiligen Kriterium überdurchschnittlich, durchschnittlich oder unterdurchschnittlich bewertet wurde. Die Begründung soll den Bezug zur Wertungsskala erkennbar machen und die vergebene Punktzahl tragen.

Die Preisbewertung bezieht sich auf das verbindliche finale Preisangebot des jeweiligen Bieters. Die anzuwendende Preiswertungsmethode ist vollständig im Bewertungsbogen zu dokumentieren oder eindeutig zu referenzieren. Wenn die Vergabeunterlagen eine proportionale Preiswertung nach dem niedrigsten wertbaren Preis vorsehen, kann die Berechnung beispielsweise wie folgt dokumentiert werden: Rohpunkte Preis = [Max Rohpunkte Preis] × [Niedrigster wertbarer Preis] / [Gewerteter Angebotspreis]; gewichtete Preispunkte = Rohpunkte Preis / [Max Rohpunkte Preis] × [Gewichtung Preis]. Abweichende veröffentlichte Formeln, Rundungsregeln oder Schwellenwerte sind unverändert zu übernehmen.

Zu dokumentieren sind nur die für die Zuschlagswertung relevanten preislichen Feststellungen, insbesondere [Vollständigkeit der Preisangaben], [Widersprüche], [Preisvorbehalte], [offensichtliche Rechenauffälligkeiten], [Bezug zum Preisblatt] und [Plausibilitätsfeststellungen, soweit nach den Vergabeunterlagen zulässig]. Dieser Teil dient nicht der Vertragsprüfung, sondern der transparenten Dokumentation der preisbezogenen Bewertungsgrundlage.

Neben dem rechnerisch ermittelten Preiswert ist ein Kommentarfeld vorzusehen, in dem der Evaluator nur solche preisbezogenen Feststellungen vermerkt, die nach den Vergabeunterlagen zulässig und für die Wertung bedeutsam sind.

Das Ergebnisblatt führt die erreichten Qualitätspunkte, die Preispunkte und die daraus resultierende Gesamtpunktzahl des jeweiligen Evaluators zusammen. Die Rechenlogik muss vollständig nachvollziehbar sein; Zwischenschritte, Rundungen, Mindestschwellen und etwaige Nichtanwendbarkeiten sind kenntlich zu machen.

Zusätzlich ist ein knappes Freitextfeld vorzusehen, in dem der Evaluator den Gesamteindruck des Angebots aus seiner Sicht zusammenfasst. Diese Zusammenfassung dient ausschließlich der Einzelbewertung und ersetzt weder die spätere Konsolidierung noch die bieterübergreifende Endbewertung.

Am Ende des Bogens sind [Name des Evaluators], [Datum], [Funktion im Bewertungsgremium, sofern vorhanden] sowie eine kurze Bestätigung zur unabhängigen und vertraulichen Bewertung aufzunehmen. Ergänzend sollte ein interner Kontrollvermerk mit [Name der nachprüfenden Stelle], [Datum], [Feststellungen] und [Freigabe zur Konsolidierung: Ja/Nein] vorgesehen werden.

Nur verwenden, soweit das Kriterium in den Vergabeunterlagen veröffentlicht und aktiv ist.

• Ist die dargestellte Methodik über die maßgeblichen Leistungsstufen und Projektphasen hinweg schlüssig, realistisch und auf die Anforderungen der Planungs- und Baubegleitung ausgerichtet?

• Wird erkennbar, wie Betreiber-, Nutzer-, Qualitäts-, Dokumentations-, Termin-, Kosten-, Nachhaltigkeits- und Lebenszyklusaspekte in das Vorgehen integriert werden, soweit dies ausgeschrieben ist?

• Ist das Schnittstellenmanagement zwischen Planung, Ausführung, Nutzerinteressen, Betreiberinteressen, Projektsteuerung und sonstigen Beteiligten nachvollziehbar beschrieben?

• Ist die Prüf-, Review-, Freigabe- oder Qualitätssicherungslogik hinreichend konkret, strukturiert und umsetzbar?

• Sind Umgang mit Änderungen, Risiken, Vorbehalten, offenen Punkten, Traceability und Berichtswesen nachvollziehbar geregelt?

• Sind Inbetriebnahme, Übergabe, Dokumentation, Anlaufunterstützung und Mängelmanagement, soweit ausgeschrieben, methodisch schlüssig eingebunden?

Nur verwenden, soweit das Kriterium in den Vergabeunterlagen veröffentlicht und aktiv ist.

• Entspricht die Darstellung dem veröffentlichten Kriterium und der dafür bekannt gemachten Bewertungslogik?

• Sind die zugesagten Leistungen, Ergebnisse, Formate und Liefergegenstände konkret, prüfbar und mit dem übrigen Angebot konsistent beschrieben?

• Sind besondere Mehrwerte, Reifegrade oder Risiken im Hinblick auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand nachvollziehbar erkennbar?

• Lässt sich die Punktvergabe anhand objektiv belegter Angebotsinhalte vergabefest begründen?