Aufbewahrungs- und Archivierungsdatensatz

Prüfbasis sind das freigegebene Dokumentenregister, die maßgebliche Verfahrensstruktur der elektronischen Vergabe- und/oder Dokumentenplattform, das interne Akten- und Ablageschema, die Freigabe- und Zeichnungsläufe, die registrierten Verfahrensentscheidungen sowie vorhandene Export-, Upload- und Versandnachweise. Sofern mehrere Ablagesysteme genutzt wurden, ist eine führende Referenzablage festzulegen und im Feld [führende Referenzablage] zu dokumentieren.

Die Vollständigkeit wird durch systematischen Abgleich der Soll-Struktur mit dem Ist-Bestand geprüft.

• Prüfung, ob alle im Register vorgesehenen Dateigruppen und Pflichtnachweise in der Akte referenziert sind.

• Prüfung, ob maßgebliche Dokumente in ihrer finalen, freigegebenen oder signierten Fassung vorliegen.

• Prüfung, ob Datum, Version, Dateiname, Zuordnung und Lesbarkeit nachvollziehbar sind.

• Prüfung, ob elektronische Dokumente technisch lesbar, nicht beschädigt und in archivierungsfähigem Format vorhanden sind, soweit dies nach interner Regel vorgeschrieben ist.

• Prüfung, ob Portalexporte, Eingangs- und Versandnachweise, Angebotsstände, Verhandlungsstände, Meilensteinstände, Teilabnahmen und Zuschlagsdokumentation vollständig reproduzierbar sind.

• Prüfung, ob physische und elektronische Bestandteile einer Hybridakte deckungsgleich referenziert sind.

• Prüfung, ob ersetzte, überholte oder nicht anwendbare Einträge nachvollziehbar gekennzeichnet und begründet wurden.

• Prüfung, ob Dokumentationskonzept, Datenstruktur, Datenschutz- und Vertraulichkeitsklassifizierung korrekt referenziert und zugriffsbeschränkt abgelegt wurden.

Eine Archivierungsfreigabe darf nur erteilt werden, wenn die Akte den Verfahrensablauf, die Zuschlagsentscheidung, die maßgeblichen Freigaben, die stufenbezogene Leistungssystematik und den Abschlusszustand in sich geschlossen nachvollziehbar macht. Informelle Arbeitsstände, private Nebenablagen oder ungesicherte Entwurfsfassungen dürfen nicht die offizielle Akte ersetzen. Offene Punkte sind nur zulässig, wenn sie die Rekonstruierbarkeit der Zuschlagsphase nicht beeinträchtigen und mit Maßnahme, Frist und Verantwortung dokumentiert sind.

Gesamtergebnis: [vollständig / vollständig mit begründeten Ausnahmen / unvollständig mit Nachverfolgungsbedarf]
Nach Prüfung der unter Abschnitt 4 beschriebenen Prüfbasis und Prüfmethode wird festgestellt, dass die Vergabeakte zum Verfahren [Vergabereferenz] den Status [Status] aufweist. Die Akte ist [archivierbar / unter Vorbehalt archivierbar / nicht archivierbar], weil [Kurzbegründung]. Noch offene Punkte mit Einfluss auf die Freigabe sind unter Abschnitt 5.4 und Abschnitt 8 dokumentiert.

Fehlende, ersetzte, zusammengeführte oder nicht anwendbare Unterlagen sind einzeln zu erfassen. Eine pauschale Sammelbegründung ist unzulässig. Für jede Abweichung ist festzuhalten, ob die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens beeinträchtigt wird oder nicht.

Fehlende, ersetzte, zusammengeführte oder nicht anwendbare Unterlagen sind einzeln zu erfassen. Eine pauschale Sammelbegründung ist unzulässig. Für jede Abweichung ist festzuhalten, ob die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens beeinträchtigt wird oder nicht.

Soweit vor Archivierung noch technische, formale oder dokumentarische Nacharbeiten erforderlich sind, sind diese verbindlich zu erfassen. Typische Maßnahmen können sein: Nachupload finaler Fassungen, Scan und Zuordnung physischer Dokumente, Korrektur der Dateibenennung, Ergänzung eines Portalexports, Ersetzung beschädigter Dateien, Abschluss einer Versionskennzeichnung, Nachtrag eines Freigabevermerks oder Nachpflege eines Meilenstein- bzw. Abnahmebezugs.

Eine Freigabe zur endgültigen Archivierung vor Abschluss offener Maßnahmen ist nur zulässig, wenn [freigabebefugte Funktion] dies ausdrücklich und begründet schriftlich bestätigt.

Hiermit wird festgestellt, dass die Vergabeakte des Verfahrens [Vergabereferenz] [zur Archivierung freigegeben / unter Vorbehalt freigegeben / nicht freigegeben] ist. Maßgeblich für die Freigabe ist der unter Abschnitt 5 dokumentierte Vollständigkeitsstatus.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem dokumentierten Eintritt des maßgeblichen Auslöseereignisses. Als Auslöseereignis ist genau ein führender Fristanlauf festzulegen, sofern das interne Regelwerk keine andere Prioritätsregel vorgibt.
Auslöseereignis: [Zuschlagsentscheidung / Vertragsschluss / formaler Aktenabschluss / anderes Ereignis nach Regelwerk]
Auslösedatum: [TT.MM.JJJJ]
Regelwerksgrundlage: [interne Regel / Rechtsgrundlage / Archivierungsvorgabe]

Die anzuwendende Aufbewahrungsfrist beträgt [Aufbewahrungsfrist in Jahren / Monaten] ab dem festgelegten Auslöseereignis. Sofern mehrere Fristen in Betracht kommen, gilt die längste einschlägige Frist. Laufende Rechtsbehelfe, Streitigkeiten, Prüfvorbehalte, Schadensersatzsachverhalte, Compliance-Untersuchungen oder sonstige Sperrgründe verlängern oder hemmen die Aussonderung nach Maßgabe des internen Regelwerks.

Die führende Archivfassung ist als [elektronische Akte / physische Akte / Hybridakte] aufzubewahren. Die Ablage erfolgt ausschließlich im freigegebenen Archiv- oder Dokumentensystem.

Folgende Metadaten sind spätestens mit Archivierungsfreigabe vollständig zu pflegen: [Dokumententitel], [Vergabereferenz], [Leistungsbezeichnung], [Vergabephase], [Vertraulichkeitsstufe], [Aufbewahrungscode], [Auslösedatum], [Wiedervorlagedatum], [Aktenverantwortung], [Löschprüfung erforderlich ja/nein], [Sperrvermerk ja/nein].

Der Zugriff auf die archivierte Akte erfolgt ausschließlich rollenbasiert und nach dem Need-to-know-Prinzip. Schreibzugriffe nach Archivierungsfreigabe sind unzulässig, soweit nicht ein dokumentierter Ausnahmeprozess mit Protokollierung vorgesehen ist.

Die Akte ist mindestens mit [intern / vertraulich / besonders schutzbedürftig] zu kennzeichnen. Sofern die Akte kommerziell sensible Informationen, personenbezogene Daten, geschützte Angebotsinhalte, Preisangaben, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse oder sicherheitsrelevante Informationen enthält, sind diese Schutzbedarfe in den Metadaten und Berechtigungen ausdrücklich abzubilden.

Die archivierte Fassung muss gegen unkontrollierte Veränderung geschützt sein. Jede zulässige technische oder administrative Aktion ist zu protokollieren. Versionswechsel nach Aktenabschluss sind unzulässig; nachträgliche Ergänzungen dürfen nur über dokumentierte Nachtrags- oder Anlagenvermerke erfolgen, ohne die ursprüngliche Abschlussfassung zu überschreiben. Abruf, Einsicht und Export sind revisionsgeeignet nachvollziehbar zu protokollieren.

Personenbezogene Daten dürfen nur im für die offizielle Verfahrensakte erforderlichen Umfang aufbewahrt werden. Doppelte Arbeitskopien, unsystematische Mailablagen oder nicht freigegebene Schattenregister sind zu bereinigen, soweit keine andere Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Vor Weitergabe oder Offenlegung sind gegebenenfalls Schwärzungen, Zugriffsbeschränkungen oder Teilaktenbildungen nach [interner Regel] vorzunehmen.

Jede interne oder externe Offenlegung der archivierten Akte oder von Teilen hiervon bedarf eines dokumentierten Freigabeprozesses. Dabei sind Zweck, Empfängerkreis, Umfang der Unterlagen, etwaige Schwärzungen und Rechtsgrundlage festzuhalten.

Abweichungen von der Standardaufbewahrung sind schriftlich zu begründen. Gründe können insbesondere sein: anhängige Nachprüfungs- oder Rechtsmittelverfahren, offene Zahlungs- oder Schadensersatzfragen, Prüfvorbehalte, Fördermittel- oder Verwendungsnachweisprüfungen, Compliance-Sachverhalte, interne Untersuchungen, Verdacht auf Regelverstöße oder ausdrückliche Löschsperren.

Für jeden offenen Ausnahme- oder Sperrfall ist eine verantwortliche Funktion zu benennen. Diese verantwortliche Funktion überwacht Fristen, dokumentiert Erledigung oder Fortdauer des Sperrgrunds und veranlasst nach Wegfall des Sperrgrunds die Neubewertung von Wiedervorlage- und Aussonderungsdatum.

Entfällt ein Sperrgrund, ist der Datensatz mit Datum, verantwortlicher Funktion und neuer Fristenberechnung fortzuschreiben. Frühere Fristberechnungen bleiben aus Nachweisgründen dokumentiert und dürfen nicht überschrieben werden.

Mit Unterzeichnung dieses Datensatzes wird bestätigt, dass die Vergabeakte des Verfahrens [Vergabereferenz] nach Maßgabe dieses Dokuments geprüft wurde, der dokumentierte Status den zum Prüfzeitpunkt festgestellten Aktenbestand zutreffend wiedergibt und die Archivierungs- und Aufbewahrungsentscheidung verbindlich in der Akte nachgewiesen ist. Sofern eine Freigabe unter Vorbehalt erfolgt, ist eine erneute Abschlussbestätigung nach Abarbeitung der offenen Maßnahmen zwingend erforderlich.