Ausschreibung eines pbFM – AG- Entscheidungen und Fragestellungen

• Einbindung in Projektphasen: Es ist festzulegen, in welchen Phasen des Lebenszyklus der pbFM-Dienstleister eingebunden wird. Best Practice ist die durchgängige Einbindung von der Planung bis zur Inbetriebnahme eines Bauprojekts. Konkret sollte der Auftraggeber definieren, ab welcher HOAI-Leistungsphase oder Projektstufe pbFM startet (idealerweise bereits Vorbereitung/Grundlagenermittlung, also vor oder parallel zu HOAI Phase 1) und bis wann die Begleitung erfolgen soll (z. B. bis Ende der Bauausführung, Übergabe an den Nutzer und ggf. Ende der Gewährleistungsphase). Bei Bestandsgebäuden mit geplanten Umbauten bedeutet dies oft: pbFM beginnt bei der Bedarfsplanung für die Maßnahme, begleitet die Planung (LPH 1–5), Ausschreibung/Vergabe der Bauleistungen (LPH 6–7) sowie Bau und Abnahme (LPH 8) und unterstützt die Anlaufphase des Betriebs (LPH 9). Die Entscheidung über den zeitlichen Umfang bestimmt auch die Vertragslaufzeit des pbFM-Vertrags.

• Bestandsanalyse und Datenerhebung: Der Auftraggeber sollte entscheiden, ob der pbFM-Dienstleister zu Projektbeginn eine Ist-Analyse des Bestands durchführt. Dazu zählt die Überprüfung vorhandener Bestandsdaten (Pläne, Flächen, Anlagenlisten, Wartungsdokumentation, Mieterdaten etc.) auf Vollständigkeit und Qualität. Falls Lücken bestehen, kann es Teil des Leistungsumfangs sein, fehlende Daten zu erheben oder aktualisieren zu lassen. Eine belastbare Datengrundlage ist nötig, damit pbFM fundierte Empfehlungen (z. B. zu Instandsetzung oder Umbauten) geben kann. Gegebenenfalls ist auch ein Zustandsaudit der Gebäude und technischen Anlagen durch den pbFM-Anbieter durchzuführen, um Sanierungsbedarfe früh zu erkennen.

• Nutzerbedarfsplanung: Ein wichtiger Leistungsbaustein ist die Bedarfs- und Nutzeranforderungsplanung. Der Auftraggeber muss entscheiden, ob der pbFM-Berater ein formales Nutzerbedarfsprogramm erstellen soll (z. B. nach DIN 18205)[9]. Darin werden alle quantitativen und qualitativen Anforderungen der Nutzer und Betreiber an das Gebäude festgehalten – von Flächenbedarf und Raumfunktionen bis zu speziellen technischen und organisatorischen Anforderungen (z. B. Transportwege für Reinigung und Versorgung, Sicherheits- und Entsorgungskonzepte). Durch diese Bedarfsplanung wird sichergestellt, dass der Architekt und die Fachplaner klare Vorgaben erhalten und die spätere Nutzung von Anfang an mitgedacht wird. Der Auftraggeber legt fest, ob dieses Nutzerprogramm Pflichtbestandteil der Planungsgrundlagen sein soll.

• Betriebskonzept und Servicekonzept: Es sollte entschieden werden, dass der pbFM-Dienstleister ein umfassendes Betriebskonzept für die Liegenschaft erstellt. Dieses Dokument beschreibt die geplante Bewirtschaftung des Objekts in der Nutzungsphase – also alle FM-Leistungen und Serviceprozesse, die später erbracht werden müssen (Reinigungsdienste, Sicherheitsdienst, Instandhaltung, Entsorgung, Logistik etc.)[11]. Aus dem Betriebskonzept ergeben sich Anforderungen an Gebäude und technische Ausrüstung (z. B. Bedarf an Putzmittelräumen, Lagerflächen, Werkstätten, Zugänglichkeiten für Wartung)[12]. Das Betriebskonzept wird idealerweise iterativ entwickelt und im Projektverlauf verfeinert[13]. Der Auftraggeber entscheidet, welche Tiefe dieses Konzept haben soll und ob es vom pbFM-Anbieter allein oder in Abstimmung mit internen Stellen erstellt wird. Neben dem Betriebskonzept kann auch ein spezielles Betreiberkonzept gefordert werden, das organisatorische Strukturen, Verantwortliche, Notfallmanagement und die Einhaltung von Betreiberpflichten im späteren Betrieb regelt[3]. Diese Konzepte schaffen die Basis für die anschließende Betriebsorganisation und können später als Grundlage für Leistungsbeschreibungen der FM-Services dienen.

• Lebenszykluskostenanalyse: Der Leistungsumfang sollte die Lebenszykluskosten-Betrachtung beinhalten. Der Auftraggeber muss vorgeben, dass der pbFM-Berater wirtschaftliche Bewertungen durchführt – z. B. Betriebskostenberechnungen für verschiedene Planungsvarianten, Life-Cycle-Costing nach DIN 276/GEFMA 220 und Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Investitionsentscheidungen. Ziel ist es, Planungsalternativen nicht nur nach Investitionskosten, sondern nach den langfristigen Folgekosten zu bewerten. Dadurch können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die Gesamtkosten minimieren. Der pbFM-Dienstleister sollte entsprechende Berechnungen und Prognosen liefern (Bewirtschaftungskostenprognosen, Instandhaltungskonzepte inkl. Kostenschätzungen über den Lebenszyklus). Der Auftraggeber entscheidet auch, ob bestimmte Zielvorgaben gelten (z. B. maximaler Energieverbrauch oder Instandhaltungskosten pro m²), an denen die Planung ausgerichtet wird.

• Planungs- und Ausführungsberatung aus FM-Sicht: Ein zentrales pbFM-Element ist die Überprüfung von Planungen und Bauausführung im Hinblick auf Betriebs- und Wartungsfreundlichkeit. Der Auftraggeber legt fest, dass der pbFM-Berater die Entwürfe der Architekten und Fachplaner laufend prüft und FM-Anforderungen einbringt. Beispielsweise achtet pbFM darauf, dass ausreichend Technikflächen vorgesehen sind, dass Türen und Aufzüge für Gerätetransport groß genug dimensioniert sind, dass Wartungspunkte sicher erreichbar sind etc. – Aspekte, die ohne FM-Beteiligung oft übersehen werden. Sollten Planungen diesen Anforderungen nicht genügen, muss der pbFM-Dienstleister Änderungsvorschläge machen (ggf. Alternativen für Materialien, technische Systeme aus Betreibersicht empfehlen). Der Auftraggeber muss intern verankern, dass solche pbFM-Empfehlungen Gehör finden und in der Planung berücksichtigt werden (ggf. durch Weisungsrechte oder feste Review-Schleifen im Planungsprozess). Diese Entscheidung stellt sicher, dass Planungsfehler mit Auswirkungen auf den Betrieb – etwa fehlende Wartungszugänge oder ungünstige Grundrisse – frühzeitig vermieden werden.

• Integration in Planer- und Bauverträge: Es ist zu entscheiden, ob und welche FM-spezifischen Anforderungen verbindlich in die Verträge mit Planern, Fachplanern und Bauausführenden aufgenommen werden. Ein pbFM-Berater kann den Auftraggeber hierbei unterstützen[6]. Konkret sollte der Auftraggeber festlegen, dass z. B. in Architekten- und TGA-Planerverträgen Verpflichtungen zur betriebsfertigen Dokumentation stehen (Lieferung aller relevanten Betriebsdaten in definierter Struktur), zur Mitwirkung bei der Erstellung von Wartungsplänen, zur Durchführung von Wirkprinzipprüfungen (Funktionsprüfungen technischer Anlagen vor Abnahme) etc. Ebenso können erweiterte Leistungen wie eine gewerkeübergreifende Funktionsbeschreibung der Technik oder die Mitwirkung der Fachplaner bei der Prüfungsqualität der Doku vereinbart werden[17]. Der Auftraggeber muss entscheiden, welche dieser zusätzlichen Leistungen vertraglich eingefordert werden, um einen reibungslosen Übergang in den Betrieb zu sichern. Diese Entscheidungen stellen sicher, dass Planer und Bauunternehmen früh auf FM-Themen verpflichtet werden und ihre Ergebnisse den Anforderungen des Betriebs genügen.

• Dokumentation und CAFM-Vorgaben: Im pbFM-Leistungspaket ist der Umgang mit Gebäudedaten und Dokumentation zu regeln. Der Auftraggeber entscheidet, ob der pbFM-Anbieter eine unternehmensweite Dokumentationsrichtlinie anwenden oder erstellen soll. Diese legt einheitliche Strukturen für alle übergebenen Dokumente, Pläne, Gerätekennzeichnungen, Prüfbücher usw. fest – möglichst kompatibel mit vorhandenen Systemen. Zudem ist festzulegen, in welchem Datenformat und zu welchen Zeitpunkten die Dokumentation vom Bauprojekt an den Betrieb übergeben wird (kontinuierlich laufend oder gebündelt bei Meilensteinen). Soll bereits ein CAFM (Computer Aided FM)-System genutzt werden, muss entschieden werden, ob der pbFM-Dienstleister die Erstbefüllung des Systems mit den Bestandsdaten und neuen Projektdaten übernimmt. Alternativ kann auch eine strukturierte Datenübergabe per Tabellen erfolgen, die später ins CAFM eingespielt wird. Der Auftraggeber sollte hier Anforderungen formulieren, z. B. Nutzung bestimmter Software, Lieferumfang der digitalen Daten (BIM-Modelle, Anlagenlisten mit Attributen, Wartungspläne in digitaler Form etc.). Moderne Muster-Leistungsbeschreibungen im FM sehen bereits vor, dass der Dienstleister bei Pflege und Fortschreibung eines CAFM-Systems mitzuwirken hat – solche Vorgaben können auch im pbFM-Kontext gestellt werden, um einen lückenlosen digitalen Datenfluss zu gewährleisten.

• IT-Konzept und Digitalisierungslösungen: Gegebenenfalls entscheidet der Auftraggeber, dass der pbFM-Dienstleister ein IT-Konzept für die Betriebsphase erarbeitet. Dies kann bedeuten, die Auswahl eines CAFM-Systems oder eines Dokumentenmanagementsystems zu unterstützen, Schnittstellen zu Planungs-BIM-Daten zu definieren oder Tools für das Ticket- und Wartungsmanagement zu empfehlen. Falls das Unternehmen bereits über digitale FM-Systeme verfügt, ist abzustimmen, wie der pbFM-Berater diese nutzen oder erweitern soll. Ziel ist es, Digitalisierungsziele (etwa papierloses FM, mobiles Arbeiten, IoT-Sensorik für Gebäudebetrieb) frühzeitig vorzubereiten.

• Begleitung der Bauausführung, Abnahme und Inbetriebnahme: Der Leistungsumfang sollte vorsehen, dass pbFM auch in der Realisierungsphase aktiv bleibt. Der Auftraggeber muss entscheiden, in welcher Form der pbFM-Anbieter während der Bauphase mitwirkt – z. B. Teilnahme an Baubesprechungen mit Fokus auf FM-Themen, Qualitätskontrollen aus Betreiberperspektive (z. B. ob Wartungsgänge frei bleiben, Markierungen vorhanden sind). Zur Abnahme der Bauleistungen sollte pbFM unterstützend tätig sein, etwa bei Abnahmebegehungen die betrieblichen Anforderungen prüfen (Vollständigkeit der Dokumentation, Erreichbarkeit von Schaltstellen, Funktionsfähigkeit aus Nutzersicht). Es kann festgelegt werden, dass bestimmte Abnahmen nur im Beisein des FM-Beraters erfolgen, um dessen Zustimmung zu FM-relevanten Punkten einzuholen. Anschließend betreut pbFM den Übergang in den Betrieb: Der Auftraggeber entscheidet, ob der Dienstleister in der Start-up-Phase nach Fertigstellung vor Ort sein soll, um den neuen Betrieb zu begleiten. In dieser Phase können Restmängel identifiziert, Nutzer eingewiesen und FM-Prozesse hochgefahren werden. Die Dauer und Intensität dieser Anlaufbegleitung (z. B. 3 Monate bis Stabilisierung) ist festzulegen. Auch die Gewährleistungsphase ist relevant – der Auftraggeber kann vereinbaren, dass pbFM bei der Mängelverfolgung unterstützt, also sicherstellt, dass während der Gewährleistungsfrist auftretende Baumängel vom Bauunternehmen behoben werden. Alternativ kann dies an technische FM-Dienstleister übergehen; entscheidend ist, ob der pbFM-Vertrag dafür eine Verantwortlichkeit oder optionale Leistung vorsieht.

• Übergabe und Schulung: Es ist zu entscheiden, wie die Ergebnisse und das Wissen des pbFM-Dienstleisters an die dauerhafte Betriebsorganisation übergehen. Der Auftraggeber sollte festlegen, ob der pbFM-Anbieter Schulungen für das interne Personal oder den nachfolgenden FM-Dienstleister durchführt (z. B. Einführung in die Dokumentationssysteme, Erklärung des Betriebskonzepts). Ebenso muss die Form der Dokumentenübergabe entschieden werden – z. B. Erstellung eines vollständigen Betriebsordners/Betriebshandbuchs, einer Wartungs- und Prüfliste für alle Anlagen, Notfallpläne etc. Ziel ist, dass nach Abschluss des pbFM-Einsatzes die verantwortlichen Facility Manager nahtlos übernehmen können. Gegebenenfalls kann eine Übergabepräsentation oder gemeinsame Objektbegehung mit den neuen Betreibern vorgesehen werden.

• Optional: Ausschreibung von FM-Betriebsleistungen vorbereiten: Falls beabsichtigt ist, nach Abschluss der Bau-/Sanierungsmaßnahme die technischen und infrastrukturellen FM-Services neu zu vergeben (oder bestehende Verträge auslaufen), kann beschlossen werden, diese FM-Ausschreibung vom pbFM-Berater vorbereiten zu lassen. In diesem Fall würde der pbFM-Dienstleister Leistungsbeschreibungen, Ausschreibungsunterlagen und Bewertungsmaßstäbe für die Betriebsdienstleistungen erstellen, abgestimmt auf das erarbeitete Betriebskonzept. Der Auftraggeber muss entscheiden, ob er diese Bündelung (Planen und Betreiben ausschreiben) nutzen möchte. Zu beachten ist dabei ein möglicher Interessenkonflikt: Der pbFM-Berater, der die Vergabeunterlagen erstellt, sollte neutral agieren; oftmals wird festgelegt, dass er selbst oder verbundene Unternehmen nicht als Bieter teilnehmen dürfen. Alternativ kann der Betrieb in einem separaten Verfahren ausgeschrieben werden, bei dem der pbFM-Berater lediglich zuarbeitet oder die AG-Seite fachlich berät.

Ein pbFM-Projekt in Bestandsliegenschaften berührt zwangsläufig die Schnittstellen zu laufenden FM-Leistungen (Technisches und Infrastrukturelles FM).

• Abgrenzung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Zunächst ist festzulegen, welche Tätigkeiten der pbFM-Berater übernimmt und was weiterhin durch die bestehende FM-Organisation abgedeckt wird. In Bestandsobjekten sind typischerweise bereits technische Betreiber (Hausmeister, TGA-Dienstleister) und infrastrukturelle Dienste (Reinigung, Sicherheit etc.) tätig. Der Auftraggeber muss entscheiden, dass pbFM eine koordinierende und planende Rolle hat, während die tägliche Betriebsführung zunächst bei den bestehenden Teams bleibt. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass der pbFM-Berater keine eigenen Ausführungsleistungen erbringt, aber Weisungsrechte oder Mitspracherechte gegenüber den laufenden Dienstleistern erhält, wenn es um betriebskritische Belange während der Bauphase geht. Wichtig ist, Überschneidungen oder Lücken zwischen pbFM und FM-Dienstleistern zu vermeiden – wer z. B. koordiniert Wartungen während Umbauarbeiten? Wer stellt sicher, dass sicherheitsrelevante Prüfungen weiterhin fristgerecht erfolgen? Solche Zuständigkeiten sind im Vorfeld zu klären.

• Koordination während Bau- oder Sanierungsmaßnahmen: Der Auftraggeber entscheidet, wie technisches FM und pbFM während der Bauphase interagieren. Bei Umbauten im Bestand muss das Tagesgeschäft (Wartungen, Störungsdienste) weiterlaufen und mit Bauabläufen abgestimmt werden. Es sollte festgelegt werden, ob der pbFM-Dienstleister hier eine Vermittlerrolle einnimmt – z. B. regelmäßige Abstimmungstermine mit dem technischen Betriebsleiter, um geplante Abschaltungen oder Baumaßnahmen mit dem Wartungsplan abzugleichen. Auch bei infrastrukturellem FM (Reinigung, Sicherheit) muss geklärt werden, wie etwa Reinigungsrouten während Bauabschnitten angepasst werden. Der Auftraggeber muss also Regeln für die Betriebsaufrechterhaltung während der Projektphase definieren, typischerweise in Form eines gemeinsam abgestimmten Ablaufplans zwischen Bau, pbFM und FM-Dienstleistern.

• Einbindung des bestehenden FM-Wissens: Es ist zu entscheiden, inwieweit Erfahrungen der vorhandenen FM-Teams in das pbFM einfließen sollen. Die operativen FM-Kräfte kennen oft Schwachstellen der Immobilie (wiederkehrende Störungen, schwer zu reinigende Bereiche etc.). Der Auftraggeber kann anordnen, dass der pbFM-Berater im Rahmen der Bedarfs- und Betriebskonzepterstellung Workshops oder Interviews mit dem bestehenden FM-Personal durchführt. Dadurch werden praxisrelevante Hinweise in die Planungsoptimierung eingespeist. Diese Entscheidung fördert die praktische Umsetzbarkeit der pbFM-Empfehlungen und erhöht die Akzeptanz bei den späteren Nutzern bzw. Betreibern.

• Informationsfluss und Datenübergabe: Die Schnittstelle zwischen pbFM und laufendem Betrieb betrifft auch den Austausch von Informationen und Daten. Der Auftraggeber sollte sicherstellen, dass der pbFM-Dienstleister Zugriff auf relevante Bestandsdaten und Dokumente bekommt (z. B. Wartungshistorie, Prüfprotokolle, Flächen- und Mieterdaten), um seine Analysen durchzuführen. Umgekehrt muss entschieden werden, wie die vom pbFM erzeugten Ergebnisse (z. B. aktualisierte Bestandspläne, Anlagendokumentationen, neue Wartungskonzepte) an die Betreiber übergeben werden – sei es durch Pflege ins CAFM-System, Übergabe von Datenpaketen oder gemeinsamen Dokumentenplattformen (CDE/BIM-Modellübergabe). Ein klarer Prozess der Datenübergabe zwischen Projekt und Betrieb ist vom Auftraggeber vorzugeben.

• Übergang in den Dauerbetrieb: Nahtlos an die vorherige Phase schließt die Entscheidung an, wie die Implementierung der pbFM-Ergebnisse im Regelbetrieb erfolgen soll. Der Auftraggeber muss ggf. mit den bestehenden FM-Dienstleistern vereinbaren, welche der neu entwickelten Konzepte und Prozesse übernommen werden. Beispielsweise könnte das Betriebskonzept neue Reinigungsintervalle oder Instandhaltungsstrategien vorsehen – hier ist zu entscheiden, ob bestehende Dienstleistungsverträge angepasst werden oder ob diese Anforderungen erst bei der nächsten Neuausschreibung umgesetzt werden. Falls die bestehenden Verträge zeitnah enden, könnte der Auftraggeber beschließen, eine Neuausschreibung der FM-Services basierend auf dem pbFM-Betriebskonzept durchzuführen (siehe oben). Alternativ wird der laufende Dienstleister verpflichtet, die Änderungen im Rahmen des Vertrags zu implementieren. Diese strategische Entscheidung bestimmt, ob der Nutzen des pbFM (Optimierungen, neue Standards) kurzfristig realisiert oder erst mittel- bis langfristig umgesetzt wird.

• Kommunikations- und Reportingstruktur: An der Schnittstelle ist schließlich zu entscheiden, wie die Kommunikation verläuft. Der Auftraggeber sollte festlegen, ob es regelmäßige Abstimmungsmeetings gibt, wer darin teilnimmt (z. B. pbFM-Berater, Vertreter des technischen FM-Dienstleisters, Bauprojektleiter, Nutzervertreter) und wie über Fortschritte und Probleme berichtet wird. Ein Eskalationsverfahren bei Konflikten zwischen Bauprojekt und Betrieb kann ebenfalls im Voraus definiert werden. All dies gewährleistet, dass pbFM, Bauleitung und FM-Betrieb „an einem Strang ziehen“ und Informationen transparent fließen.

• Wahl des Vergabeverfahrens: Im vorliegenden Fall wurde ein EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb festgelegt. Der Auftraggeber muss diese Entscheidung begründen (z. B. komplexer Leistungsgegenstand, Bedarf an Verhandlung über Konzepte) und die Ausgestaltung des Verfahrens festlegen. Dazu gehört insbesondere: Soll ein vorgeschalteter Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden (ja, um geeignete Bewerber zu filtern) und wie viele Bieter sollen anschließend zur Verhandlung eingeladen werden? Typischerweise werden z. B. 3–5 geeignete Bieter in die engere Wahl genommen – diese Zahl ist vom Auftraggeber festzulegen. Auch muss entschieden werden, ob nach einer ersten Angebotsabgabe eine Reduzierung der Bieterzahl vor der Verhandlungsrunde stattfinden soll. Die Anzahl der Verhandlungsrunden und deren Ablauf (z. B. Verhandlungsgespräche zu Konzeptoptimierungen, Preisanpassungen) sind ebenfalls strategisch zu planen.

• Eignungs- und Auswahlkriterien: Bereits im Teilnahmewettbewerb legt der Auftraggeber fest, welche Mindestanforderungen Bewerber erfüllen müssen, um als pbFM-Dienstleister in Frage zu kommen. Hier ist zu entscheiden, welche Referenzen verlangt werden (etwa erfolgreiche pbFM-Projekte ähnlicher Größenordnung, Referenzen in FM-Beratung und Bauherrenbegleitung), welche personellen Qualifikationen nachzuweisen sind (z. B. FM-zertifizierte Berater, GEFMA-Fachwirt, Erfahrungen im Bauprojektmanagement) und ob bestimmte finanzielle/unternehmerische Kennzahlen erfüllt sein müssen. Zusätzlich kann der Auftraggeber besondere Eignungskriterien vorgeben, wie Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern, Kenntnis relevanter Normen (GEFMA 100/116, DIN EN 15221, ISO 41001) oder bestehende Qualitätsmanagement-Zertifikate. Diese Kriterien sollten so gewählt werden, dass sie einerseits kompetente Anbieter selektieren, andererseits genügend Wettbewerb zulassen. Der Auftraggeber entscheidet auch, wie die Gewichtung zwischen den Eignungskriterien erfolgt (z. B. Punktesystem für Referenzprojekte, Personalqualifikation etc., um die Top-Bewerber zu ermitteln).

• Zuschlagskriterien und Angebotsbewertung: Ein zentrales Feld ist die Entscheidung über die Zuschlagskriterien im Vergabeverfahren. Der Auftraggeber muss festlegen, nach welchen Kriterien der spätere Auftrag vergeben wird und wie diese gewichtet sind. In einem pbFM-Auftrag wird in der Regel neben dem Preis vor allem die Qualität des angebotenen Konzepts ausschlaggebend sein. Mögliche Kriterien sind: Qualität und Plausibilität des pbFM-Konzepts (Vorgehensweise, Methodik zur Zielerreichung), Innovationsgrad beim Umgang mit Digitalisierung/Nachhaltigkeit, Qualifikation des vorgeschlagenen Projektteams (Erfahrung der Schlüsselpersonen), Verständnis der Aufgaben (dargelegt z. B. in einer Angebotspräsentation) und der angebotene Preis bzw. die Gesamthonorarkosten. Der Auftraggeber entscheidet, ob er z. B. 70 % Qualität / 30 % Preis gewichtet oder eine andere Verteilung ansetzt, um einen geeigneten Dienstleister zu finden. Diese Gewichtung sollte die eigenen Prioritäten widerspiegeln – wenn z. B. Lebenszyklusoptimierung kritisch ist, erhält das Konzept hierfür eine hohe Bedeutung. Zudem ist festzulegen, wie die Bewertung im Detail erfolgt (Punkteskalen, ggf. Bewertungsmatrix) und ob es Mindestpunktzahlen für bestimmte Kriterien gibt, um Qualität sicherzustellen. Auch die Bewertung von Präsentationen oder Verhandlungsgesprächen ist zu regeln (werden diese gesondert bepunktet?). Der Auftraggeber sollte diese Bewertungslogik vorab fixieren, um Transparenz und Fairness im Verfahren zu gewährleisten.

• Leistungsbeschreibung und Vertragsunterlagen: Die Ausschreibungsunterlagen selbst müssen vom Auftraggeber konzipiert bzw. durch den FM-Berater erstellt werden. Hier sind mehrere Entscheidungen zu treffen: Zunächst, welche Gliederung und Grundlage verwendet wird. Empfohlen wird oft die Anlehnung an etablierte Branchenstandards, z. B. das GEFMA/RealFM-Standardleistungsverzeichnis (SLV) für FM-Leistungen. Dieses deckt zwar primär Betriebsleistungen ab, kann aber angepasst werden, um pbFM-spezifische Leistungen zu beschreiben. Alternativ kann man die Leistungen entlang der HOAI-Phasen und GEFMA 116-Richtlinie strukturieren. Der Auftraggeber entscheidet, ob bestimmte Vorlagen oder Musterverträge zum Einsatz kommen – z. B. der RealFM/GEFMA-Mustervertrag Facility Services, der in neuester Version Nachhaltigkeit und CAFM-Pflichten integriert hat. Solche Muster bieten eine solide Grundlage, müssen aber an die projektspezifischen Bedürfnisse angepasst werden (z. B. individuelle Intervalle, Berichtspflichten). Insbesondere sollte der Auftraggeber entscheiden, ob er Bonus-Malus-Regelungen oder Vertragsstrafen aufnehmen will, um die Zielerreichung abzusichern. Bei solchen Klauseln ist Vorsicht geboten – sie müssen juristisch sauber formuliert sein, damit bestehende Gewährleistungsrechte nicht ausgehöhlt werden. Der Auftraggeber sollte daher möglichst früh eine juristische Prüfung der Vertragsentwürfe einplanen, um Widersprüche (etwa in Bezug auf Betreiberpflichten, Haftung oder Bonus-Malus) zu vermeiden. Zudem ist festzulegen, ob der Vertrag eine Option auf Verlängerung enthält (z. B. falls weitere Projekte folgen) oder nach Abschluss des definierten Leistungsumfangs endet.

• Vertragslaufzeit und Vergütungsmodell: Der Auftraggeber entscheidet, wie die Honorarstruktur gestaltet wird. Möglichkeiten sind ein Pauschalhonorar für das gesamte Leistungspaket, aufgeteilt nach Projektphasen oder Meilensteinen (z. B. ein Anteil bei Abschluss der Bedarfsplanung, weiterer bei Fertigstellung des Betriebskonzepts, etc.), oder abrechenbare Stundenkontingente mit einer Obergrenze. In öffentlichen Vergaben wird in der Regel ein Pauschalfestpreis mit klar definierter Leistung bevorzugt, um Vergleichbarkeit herzustellen. Bei Unsicherheiten im Leistungsumfang (etwa falls noch unklar ist, wie viele Bauprojekte tatsächlich begleitet werden) kann der Auftraggeber variable Positionen oder Eventualpositionen vorsehen. Ebenso zu klären ist die Vertragsdauer: Bei pbFM orientiert sie sich an der Projektdauer des Bauvorhabens – hier muss die prognostizierte Zeitspanne festgelegt werden, inkl. Puffer für Verzögerungen. Der Auftraggeber sollte entscheiden, ob der Vertrag nach Projektabschluss automatisch endet oder ob eine Überleitung in einen Folgeauftrag (z. B. separater Betriebsführungsvertrag) vorgesehen wird. Bei einem längeren Vertrag sollte auch eine Preisanpassungsklausel (bei Verzögerungen, Inflation) erwogen werden. Diese Punkte gilt es im Vorfeld festzulegen, damit die Bieter ihre Angebote entsprechend kalkulieren können.

• Haftungs- und Verantwortungsfragen: Bei der Vertragsgestaltung muss der Auftraggeber klar regeln, welche Verantwortlichkeiten der pbFM-Dienstleister trägt und welche nicht. Insbesondere die Betreiberverantwortung ist abzugrenzen: Der pbFM-Berater wird typischerweise beratend tätig und unterstützt bei der Organisation der Betreiberpflichten, übernimmt aber nicht selbst die juristische Betreiberrolle (sofern nicht ausdrücklich vereinbart). Der Vertrag sollte genau beschreiben, welche Aufgaben im Bereich Betreiberverantwortung der Dienstleister erfüllt (etwa: Erstellen eines Prüfterminplans, Vorschläge zur Pflichtendelegation, Überprüfung der Einhaltung) und dass die Letzthaftung beim Auftraggeber oder dem Betreiber verbleibt, soweit gesetzlich vorgesehen. Unklare Formulierungen, die scheinbar “alle Betreiberpflichten” auf den Dienstleister übertragen, sind zu vermeiden. Stattdessen sollten konkrete Pflichten genannt werden, die der Dienstleister im Auftrag übernimmt (z. B. Organisation der Sachkundigenprüfungen nach BetrSichV) und entsprechende Nachweise liefert. Auch in Bezug auf Planung und Bau ist die Haftung abzugrenzen: pbFM kann Empfehlungen geben, doch die Verantwortung für Planungsfehler bleibt bei Planern, es sei denn, der pbFM-Berater hat offensichtliche Mängel nicht angezeigt. Der Auftraggeber muss also über Haftungsbegrenzungen, Versicherungsnachweise (Berufshaftpflicht des Beraters) etc. entscheiden, um das Risiko zu steuern.

• Verhandlungsspielräume und Bieterdialog: Im Verhandlungsverfahren hat der Auftraggeber die Möglichkeit, mit den Bietern inhaltliche Verbesserungen herauszuarbeiten. Es sollte vorab überlegt werden, welche Punkte verhandelt werden sollen. Der Auftraggeber entscheidet z. B., ob er erste Konzeptansätze der Bieter erhalten möchte und diese in Verhandlungen verfeinert werden sollen. Ebenso kann über Leistungsgrenzen, Personaleinsatz oder den Preis verhandelt werden. Wichtig ist, die Spielräume auszuloten: Welche Anforderungen sind zwingend und nicht verhandelbar? Wo können innovative Ansätze der Bieter eingebunden werden? Diese strategische Ausrichtung der Verhandlung legt der Auftraggeber im Voraus fest, um konsistente und zielorientierte Gespräche führen zu können.

• Interne Zuständigkeiten und Ressourcen: Schließlich muss der Auftraggeber entscheiden, wie er das Vergabeverfahren intern organisiert. Es sollte festgelegt werden, wer seitens des Auftraggebers das Verfahren steuert und welche Abteilungen eingebunden werden (z. B. Fachabteilung FM, Bauabteilung, Rechtsabteilung, ggf. Beschaffungsstelle). Die Benennung eines Projektleiters oder einer Vergabekoordinatorin auf Auftraggeberseite ist ratsam. Ebenso ist zu klären, ob externe Beratung (FM-Berater – hier vermutlich ja – und zusätzlich Vergaberechtsanwälte) eingebunden werden. Die zeitlichen Meilensteine des Verfahrens (Veröffentlichung, Angebotsfristen, Verhandlungstermine, Zuschlag) müssen geplant und personelle Kapazitäten dafür reserviert werden[32]. Auch dies ist eine Entscheidung: z. B. ob ein Begleitgremium oder Lenkungskreis eingerichtet wird, der zwischendurch Entscheidungen trifft (etwa Zwischenwertungen genehmigt). Die professionelle Vorbereitung solcher internen Abläufe stellt sicher, dass das Ausschreibungsverfahren reibungslos und innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abläuft.

Im Vorfeld der Ausschreibung sollte ein Auftraggeber gezielte Fragen beantworten, um alle notwendigen Informationen für die Erstellung qualitativ hochwertiger Ausschreibungsunterlagen zu gewinnen und das Verfahren aufsetzen zu können.

• Welche Hauptziele verfolgen Sie mit dem pbFM-Einsatz?: (Nachhaltige Kostenreduktion, Betreiberentlastung, Qualitätsverbesserung, Digitalisierung, Nachhaltigkeit, etc. – bitte Prioritäten nennen.)

• Welche Liegenschaften und Bauvorhaben sollen vom pbFM abgedeckt werden?: (Umfang des Bestands, Anzahl Gebäude/Standorte, Nutzungsarten, geplante Sanierungen oder Umbauten, Komplexität der Objekte.)

• Wie ist das Facility Management derzeit organisiert und aufgestellt?: (Gibt es bestehende technische/infrastrukturelle FM-Dienstleister oder Eigenpersonal? Laufzeiten der aktuellen FM-Verträge? Umfang der Eigenleistungen vs. Fremdleistungen?)

• Sind bereits FM-Dienstleister vor Ort, und sollen diese in das pbFM-Projekt einbezogen werden?: (Sollen bestehende Anbieter z. B. an Workshops teilnehmen oder ihre Erfahrungswerte einbringen? Gibt es vertragliche Verpflichtungen zur Kooperation mit Dritten?)

• Wie ist der aktuelle Stand der Bestandsdokumentation?: (Liegt vollständiges und aktuelles Dokumentationsmaterial vor: Pläne, Anlagenlisten, Wartungshistorie, Prüfbücher? In welcher Form – digital oder nur papierhaft? Gibt es ein CAFM-System mit gepflegten Daten?)

• Werden bestimmte digitale Werkzeuge oder Standards vorausgesetzt?: (Nutzen Sie bereits BIM-Modelle für Bestandsgebäude? Ist ein CAFM-System im Einsatz, das der pbFM-Berater bedienen oder befüllen soll? Existiert eine unternehmensweite Dokumentationsrichtlinie oder ein BIM-Abwicklungsplan/AIA, den es zu berücksichtigen gilt?)

• Gibt es spezifische Nachhaltigkeitsvorgaben oder ESG-Ziele für die Liegenschaften?: (Etwa Energiestandards, CO₂-Reduktionsziele, Zertifizierungen wie z. B. DGNB/LEED im Betrieb, zu erreichende Nachhaltigkeitskennzahlen.)

• Wie soll mit der Betreiberverantwortung umgegangen werden?: (Welche Betreiberpflichten möchten Sie an den Dienstleister übertragen und welche verbleiben intern? Gibt es bereits ein Betreiberhandbuch oder Verantwortlichenmatrix? Erwarten Sie vom pbFM-Berater die Erstellung eines Betreiberkonzepts zur Pflichtenübertragung?)

• Soll der pbFM-Dienstleister rein beratend tätig sein, oder übernehmen sie auch operative Aufgaben?: (Beispielsweise Interims-Betriebsführung in der Inbetriebnahmephase, Koordination von Umzugsleistungen, oder gar spätere dauerhafte FM-Leistungen. Hier geht es um die Abgrenzung Beratung vs. Betrieb.)

• Welche konkreten Verbesserungen erwarten Sie durch pbFM im Betrieb?: (Z. B. prozentuale Senkung der Betriebskosten, höhere Ausfallsicherheit, Verbesserungen im Nutzerkomfort, bessere Wartungsplanung – gibt es messbare Erfolgsindikatoren?)

• Gibt es interne Richtlinien, Standards oder Vorgaben, die im Ausschreibungsprozess oder im Vertrag berücksichtigt werden müssen?: (Z. B. Vergaberichtlinien, Mustervertragsklauseln Ihres Hauses, GEFMA-Richtlinien, Arbeitszeitvorgaben, Anforderungen an Mindestlohn/Nachhaltigkeit, Datenschutz bei digitalen Systemen etc.)

• Wie sieht der grobe Zeitplan für das Bau-/Sanierungsprojekt und die pbFM-Begleitung aus?: (Geplanter Start der Planungsleistungen, Bauphasen, Fertigstellungstermin, Übergabe an Nutzer. Welche Meilensteine sind fix? Dies beeinflusst die Vertragslaufzeit und Personalplanung des Dienstleisters.)

• Welche internen Stakeholder sind beteiligt und wer wird Ansprechpartner für den pbFM-Berater sein?: (Bauprojektleiter, Betriebs-/FM-Leiter, Nutzervertreter, Arbeitssicherheit, IT-Abteilung, etc. – und ist ein Lenkungsgremium vorgesehen? Hier geht es um Kommunikationswege und Abstimmungsbedarf.)

• Ist bereits entschieden, welche Vergabestrategie im Detail verfolgt wird?: (Bestätigen Sie das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Falls ja: Welche Fristen und Verfahrensschritte sind intern vorgegeben? Wie viele Bieter möchten Sie zur Verhandlung einladen? Gibt es Vorstellungen zur Anzahl der Verhandlungsrunden oder zu Verhandlungsthemen?)

• Welche Eignungs- und Zuschlagskriterien stellen Sie sich vor?: (Sind bestimmte Mindestanforderungen an Bieter für Sie essenziell, z. B. X Referenzprojekte im öffentlichen Bereich? Wie möchten Sie Preis und Qualität gewichten? Gibt es intern bevorzugte Kriterien, etwa Konzeptqualität, Personalqualifikation, Preisobergrenzen?)

• Sind Budgets oder Kostenvorstellungen für das pbFM-Projekt vorhanden?: (Haben Sie einen Budgetrahmen für das pbFM-Honorar vorgesehen? Welche wirtschaftlichen Einsparungen im Betrieb sollen idealerweise erzielt werden, um den Aufwand zu rechtfertigen?)

• Benötigen Sie Unterstützung bei der Vertragsgestaltung und rechtlichen Prüfung?: (Steht Ihre Rechtsabteilung bereit, um den Mustervertrag frühzeitig zu prüfen? Sollen Standardvertragsmuster genutzt werden oder wünschen Sie individuelle Vertragsklauseln – z. B. bezüglich Haftung, Kündigungsrechten, Bonus/Malus?)

Diese Fragen decken die wesentlichen Bereiche ab, die ein Auftraggeber klären sollte – von Zielen und Rahmenbedingungen über den Leistungsumfang und Schnittstellen bis hin zu vergabetechnischen Details. Die Antworten des Auftraggebers hierauf ermöglichen es, maßgeschneiderte und vollständige Ausschreibungsunterlagen zu erstellen und das Verfahren effizient sowie zielorientiert zu begleiten. Jede getroffene Entscheidung und klar beantwortete Frage trägt dazu bei, dass der pbFM-Dienstleister passgenau ausgewählt wird und das gemeinsame Projekt erfolgreich verlaufen kann.