Beschaffungszeitplan und Meilensteinplan

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Zeitliche Steuerung im Vergabeverfahren planen

Zweck und Geltungsbereich des Zeitplans
Verfahrensphasen und zeitliche Grundstruktur
Detaillierter Meilensteinplan
Kritische Meilensteine und Abhängigkeiten
Puffer- und Reservetermine
Verhandlungsrunden
BAFO-Phase
Stillhaltefrist und Zuschlag/Auszeichnung
Fortschreibung und Kommunikation von Terminänderungen
Anlage A – Interne Kontroll- und Nachweismatrix
Anlage B – RACI für Terminpflege, Freigaben und Kommunikation

Zielsetzung des Dokuments

Dieses Dokument dient als internes Steuerungsinstrument für die Planung, Überwachung und Nachverfolgung sämtlicher vergaberelevanter Aktivitäten.

Es soll insbesondere:

die zeitliche Abfolge sämtlicher Vergabeschritte transparent und intern belastbar abbilden,
die für das Verfahren erforderlichen Freigaben, Prüfungen und Nachweise strukturiert verorten,
Abhängigkeiten zwischen Vergabe-, Fach-, Rechts-, Budget- und Gremienentscheidungen sichtbar machen,
Schnittstellen zu den späteren Leistungsstufen, optionalen Erweiterungen sowie Übergabepflichten frühzeitig berücksichtigen,
die Nachvollziehbarkeit für interne Kontrollen, Revisionen und etwaige spätere Prüfungen sicherstellen.

Geltungsbereich

Der Zeitplan gilt ausschließlich für das Vergabeverfahren zu [Bezeichnung der Leistung] und erfasst alle internen und bieterrelevanten Termine von der Vorbereitung der Vergabe bis zum Zuschlag bzw. der formalen Auszeichnung des erfolgreichen Bieters. Soweit der Leistungsgegenstand neben der eigentlichen Planungs- und Baubegleitung auch betriebs-, nutzer-, dokumentations-, digitalisierungs-, nachhaltigkeits-, inbetriebnahme- oder anlaufbezogene Bestandteile umfasst, werden diese nur insoweit in den Zeitplan aufgenommen, wie sie für die Beschaffungslogik, den Dokumentensatz, die Verhandlungsführung oder die Zuschlagsreife maßgeblich sind. Nicht Gegenstand dieses Dokuments ist die vollständige operative Projektterminplanung nach Zuschlag; hierfür ist ein gesonderter Projekt- und Kommunikationsplan [Dokumentenbezeichnung] zu führen.

Die im Dokument enthaltenen Termine sind nach interner Steuerungslogik in drei Kategorien zu unterscheiden:

Fixtermine: Termine, die aus rechtlichen, organisatorischen oder bereits freigegebenen internen Festlegungen nicht ohne erneute Freigabe verändert werden dürfen.
Zieltermine: Termine, die auf der aktuellen Arbeitsannahme basieren und bei sachlichem Bedarf angepasst werden können.
Reservetermine: bewusst vorgehaltene Puffer- oder Verschiebefenster, die nur auf dokumentierte Freigabe genutzt werden dürfen.

Terminverschiebungen sind zulässig, wenn dies aus [rechtlichen Anforderungen], [zusätzlichen Klärungsbedarfen], [geänderten internen Freigabebedarfen], [Verzögerungen bei Mitwirkungen], [Berichtigungen der Vergabeunterlagen] oder [vergleichbaren sachlichen Gründen] erforderlich ist. Jede Änderung ist mit Auslöser, Auswirkung, Freigabeinstanz und neuer Terminlage im Änderungslog [Anlage / Register] zu dokumentieren.

Teilnahmewettbewerb

Der Teilnahmewettbewerb umfasst die interne Freigabe des Dokumentensatzes für die Teilnahmephase, die Veröffentlichung bzw. den Versand der Teilnahmeunterlagen, die Laufzeit der Teilnahmefrist, die formale und fachliche Prüfung der Teilnahmeanträge sowie die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Bereits in dieser Phase ist intern sicherzustellen, dass die Leistungsabgrenzung, die Eignungskriterien, die vorgesehene Stufen- und Optionslogik sowie die Bewertungs- und Dokumentationsanforderungen vollständig und widerspruchsfrei beschrieben sind.
Zwingende interne Kontrollpunkte in dieser Phase sind die Freigabe der Verfahrensstrategie, die Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz des Dokumentensatzes, der Nachweis der fristgerechten Veröffentlichung bzw. des Versands sowie die formal dokumentierte Auswahlentscheidung.

Angebots- und Prüfungsphase

Nach Auswahl der geeigneten Teilnehmer beginnt die Angebotsphase mit dem Versand der Vergabeunterlagen. Diese Phase umfasst die Fragen- und Antwortlogik, etwaige Berichtigungen, die Frist für Erstangebote, deren formale Prüfung, die fachliche und wirtschaftliche Erstwertung sowie die Vorbereitung der Verhandlungsstrategie. Für komplexe Leistungsbilder ist in dieser Phase besonders darauf zu achten, dass der Dokumentensatz die wesentlichen inhaltlichen Themen des späteren Vertragsvollzugs bereits abbildet, etwa Leistungsstufen, Optionen, Betreiber- und Nutzeranforderungen, Dokumentationspflichten, digitale Anforderungen, Nachhaltigkeitsziele, Inbetriebnahme- und Übergabethemen.
Die Ergebnisse dieser Phase müssen so aufbereitet sein, dass sie als belastbare Grundlage für die Verhandlungseinladung und für einen strukturierten Vergleich der Bieter dienen. Unvollständige Klärungslisten, unklare Bewertungsmaßstäbe oder nicht freigegebene Preisblätter dürfen nicht in die Verhandlung übernommen werden.

Verhandlungsphase

Die Verhandlungsphase dient der inhaltlichen und wirtschaftlichen Schärfung der Angebote. Sie ist so zu planen, dass eine konsistente, protokollierte und gleichbehandlungswahrende Bearbeitung der Verhandlungsthemen erfolgt. In zeitlicher Hinsicht sind Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsfenster zu unterscheiden. Zwischen den Runden sind ausreichend Reservetage für Auswertung, juristische und fachliche Nachbearbeitung, Freigaben und die Anpassung des Dokumentensatzes vorzusehen.
Verhandlungsthemen können insbesondere Leistungsverständnis, Projektorganisation, Schlüsselpersonal, Schnittstellen, Termin- und Kostensteuerung, Dokumentations- und Digitalisierungsanforderungen, Betreiber- und Nutzeranforderungen, Nachhaltigkeits- und Qualitätsziele, Inbetriebnahme, Übergabe, Nachweise, Berichtsformate, optionale Stufen sowie Preis- und Vergütungsmechaniken umfassen. Allgemein relevante Klarstellungen sind sämtlichen Bietern formell und zeitgleich zur Verfügung zu stellen.

Abschlussphase

Die Abschlussphase beginnt mit der internen Freigabe des finalen Verhandlungsstands und der Aufforderung zur Abgabe des BAFO. Daran schließen sich die BAFO-Bearbeitungsfrist, die finale Angebotswertung, die interne Zuschlagsentscheidung, die Information der unterlegenen Bieter, die Stillhaltefrist sowie der Zuschlag bzw. die formale Auszeichnung an. Vor der Zuschlagsentscheidung ist intern zu bestätigen, dass die finalen Vergabeunterlagen vollständig, widerspruchsfrei und mit der Bewertungslogik deckungsgleich sind sowie dass etwaige Stufen-, Options- und Preisregelungen eindeutig im finalen Dokumentensatz enthalten sind.

Tabellarische Gesamtübersicht

Die nachstehende Tabelle bildet den verbindlichen internen Referenzrahmen des Vergabeverfahrens ab. Sie ist fortzuschreiben, sobald Freigaben, Berichtigungen, Terminverschiebungen oder ergänzende Prüfschritte erforderlich werden.

Nr.	Verfahrensschritt / Meilenstein	Termin / Zeitraum	Verantwortung	Relevanz	Ergebnis / Output	Kontrollnachweis / Auditspur
0	Interne Freigabe der Beschaffungsstrategie	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabeleitung] / [Fachbereich] / [Recht]	Intern	Freigegebene Verfahrensart, Rollenmodell, Terminlogik, Stufen- und Optionslogik, Steuerungs- und Eskalationspfad.	Freigabevermerk, Sitzungsprotokoll, Rollen- und Entscheidungsübersicht.
1	Finalisierung der Vergabeunterlagen	[Zeitraum]	[Vergabeteam]	Intern	Leistungsbeschreibung, Vertragsentwurf, Bewertungsmatrix, Preisblatt, Anlagenverzeichnis, Entwurf Beschaffungszeitplan.	Vollständigkeitscheckliste, Vier-Augen-Prüfung, Versionsstand [x.x].
2	Interne Rechts-, Compliance- und Budgetfreigabe	[TT.MM.JJJJ]	[Recht] / [Compliance] / [Budgetstelle]	Intern	Freigabe zur Veröffentlichung bzw. zum Versand der Teilnahmeunterlagen.	Freigabeblatt, Budgetnachweis, Prüfvermerk Interessenkonflikte.
3	Veröffentlichung / Versand Teilnahmeunterlagen	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Start des Teilnahmewettbewerbs.	Veröffentlichungsnachweis, Versandprotokoll, Plattform-Log.
4	Frist für Teilnahmeanträge	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Fristgerechter Eingang der Teilnahmeanträge.	Eingangsregister, Fristenkontrollblatt.
5	Formale Prüfung der Teilnahmeanträge	[Zeitraum]	[Vergabeteam]	Intern	Feststellung Vollständigkeit und formaler Eignung.	Formblatt-Prüfung, Ausschluss- und Nachforderungsprotokoll.
6	Eignungsprüfung und Auswahl / Shortlist	[Zeitraum]	[Fachgremium]	Intern	Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Teilnehmer.	Bewertungsbogen, Beschlussvermerk, Unterschriftenliste Gremium.
7	Versand Vergabeunterlagen / Aufforderung zur Angebotsabgabe	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Start der Angebotsphase.	Versandnachweis, Dokumentenliste, Versionsprotokoll.
8	Fragenphase / Bieterkommunikation	[Zeitraum]	[Vergabestelle] / [Fachbereich]	Bieterrelevant	Gebündelte Antworten, ggf. Präzisierungen und Terminbestätigungen.	Fragen-Antworten-Log, Freigaben, Gleichbehandlungsnachweis.
9	Frist für Erstangebote	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Eingang der Erstangebote einschließlich Nebenunterlagen.	Eingangsprotokoll, Angebotsregister.
10	Formale und fachliche Prüfung / Erstwertung	[Zeitraum]	[Vergabeteam] / [Fachgremium]	Intern	Prüffähige Erstwertung und Klärungsmatrix als Grundlage der Verhandlungen.	Formale Prüfung, Bewertungsmatrix, Preisprüfung, Klärungsliste.
11	1. Verhandlungsrunde	[TT.MM.JJJJ oder Zeitraum]	[Verhandlungsteam]	Bieterrelevant	Klärung der Leistungsabgrenzung, Methodik, Organisation, Schnittstellen, Preis- und Risikoannahmen.	Agenda, Teilnehmerliste, Verhandlungsprotokoll, Maßnahmenliste.
12	2. Verhandlungsrunde (falls vorgesehen)	[TT.MM.JJJJ oder Zeitraum]	[Verhandlungsteam]	Bieterrelevant	Abschluss wesentlicher Verhandlungspunkte und Herbeiführung des finalen Dokumentenstands.	Verhandlungsprotokoll, Redline-Matrix, Freigabevermerk finaler Unterlagen.
13	Interne Freigabe BAFO-Aufforderung	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabeleitung] / [Recht] / [Fachbereich]	Intern	Freigegebener finaler Verhandlungsstand für die letzte Angebotsrunde.	Freeze-Vermerk, Finaldokumentensatz, Freigabeliste.
14	Aufforderung zur Abgabe des BAFO	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Start der finalen Angebotsphase.	Versandnachweis, BAFO-Anschreiben, Dokumentenindex.
15	BAFO-Frist	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Eingang finaler Angebote.	Eingangsregister, Fristenkontrollblatt.
16	Abschlusswertung und Zuschlagsvorbereitung	[Zeitraum]	[Vergabeteam] / [Fachgremium]	Intern	Finale Bewertung, Preis- und Rechenprüfung, Zuschlagsvermerk, Freigabeempfehlung.	Abschlussmatrix, Rechenblatt, Zuschlagsvermerk, Genehmigungspfad.
17	Interne Zuschlagsentscheidung	[TT.MM.JJJJ]	[Entscheidungsgremium]	Intern	Freigabe zur Versendung der Vorabinformationsschreiben und zum Zuschlag nach Fristablauf.	Beschluss, Freigabevermerk, Genehmigungsdokumentation.
18	Information unterlegene Bieter / Beginn Stillhaltefrist	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabestelle]	Bieterrelevant	Start der Stillhaltefrist.	Versandbelege, Empfängerliste, Standstill-Berechnung.
19	Ende Stillhaltefrist	[TT.MM.JJJJ]	[Vergabestelle]	Intern / bieterrelevant	Ablauf der Zuschlagssperre als Voraussetzung für den Zuschlag.	Fristenblatt, Rechtsprüfung, Sperrvermerk aufgehoben.
20	Zuschlag / Auszeichnung	[TT.MM.JJJJ]	[Auftraggebervertretung]	Bieterrelevant	Abschluss des Vergabeverfahrens.	Zuschlagsschreiben, Vertragsunterzeichnung, Anlagenliste.
21	Interner Vertrags- und Übergabekick-off	[TT.MM.JJJJ]	[Fachbereich] / [Projektsteuerung]	Intern	Geordneter Übergang in die Leistungssteuerung einschließlich Termin- und Berichtswesen.	Kick-off-Protokoll, Übergabeliste, Verantwortungsmatrix.

Kritische Meilensteine und Abhängigkeiten

Kritischer Meilenstein	Wesentliche Abhängigkeit	Folge bei Verzögerung / Fehlen	Mindestkontrolle	Freigabe / Eskalation
Freigabe der Beschaffungsstrategie	Abgestimmter Leistungszuschnitt, Rollenmodell und Budgetfreigabe.	Späte Änderungen an Leistungsumfang, Bewertungsmatrix oder Vertragsentwurf führen zu Terminverlust und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand.	Schriftliche Freigabe von [Vergabeleitung] und [Fachbereich].	[Rolle / Gremium]
Veröffentlichung / Versand Teilnahmeunterlagen	Rechts-, Compliance- und Budgetfreigabe abgeschlossen.	Formale Risiken im Verfahren; Korrekturläufe nach Veröffentlichung.	Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung aller Unterlagen.	[Vergabestelle]
Shortlist / Auswahl Bewerber	Dokumentierte formale und fachliche Eignungsprüfung.	Fehlende Nachvollziehbarkeit der Auswahlentscheidung.	Bewertungsprotokoll mit Unterschriften und Ausschlussbegründungen.	[Fachgremium]
Versand Vergabeunterlagen	Finale Vergabeunterlagen, Bewertungsmatrix und Preisblatt freigegeben.	Nachträgliche Berichtigungen oder unterschiedliche Dokumentenstände.	Dokumentenindex mit Versionskennzeichen.	[Vergabeteam]
Verhandlungsrunde	Prüffähige Erstwertung und abgestimmte Verhandlungsstrategie.	Unklare Fragestellungen, mangelnde Vergleichbarkeit, ineffiziente Gesprächsführung.	Verhandlungsmemo je Bieter und thematische Prioritätenliste.	[Verhandlungsteam]
BAFO-Aufforderung	Alle verhandlungsrelevanten Punkte dokumentiert und in finalen Unterlagen eingearbeitet.	Widersprüche zwischen Verhandlungsstand und finalem Dokumentensatz.	Freeze-Vermerk und BAFO-Freigabeliste.	[Vergabeleitung]
Zuschlagsvorbereitung	Finale Wertung, Rechenprüfung, Risiko- und Freigabeprüfung abgeschlossen.	Fehlerhafte Zuschlagsentscheidung oder unvollständige Entscheidungsgrundlage.	Zuschlagsvermerk und Genehmigungspfad vollständig.	[Fachgremium / Recht]
Beginn Stillhaltefrist	Freigegebene Vorabinformationsschreiben, korrekte Fristberechnung.	Unwirksamer Fristbeginn oder anfechtbare Kommunikation.	Rechtsprüfung und Versandnachweise.	[Vergabestelle]
Zuschlag / Auszeichnung	Stillhaltefrist abgelaufen, keine Sperrtatbestände, Vertragspaket vollständig.	Unzulässiger Zuschlag oder Lücken in der Vertragsdokumentation.	Freigabevermerk, vollständige Anlagenliste, Unterschriften.	[Auftraggebervertretung]
Vertragskick-off	Interne Übergabe der Vergabeakte und der Steuerungsanforderungen.	Brüche zwischen Vergabe und Leistungssteuerung; verspätete Anlaufsteuerung.	Kick-off-Protokoll, Übergabeliste, Termin- und Reportingplan.	[Projektsteuerung]

Puffer- und Reservetermine

Phase	Empfohlener Puffer	Zweck des Puffers	Freigabe zur Nutzung
Teilnahmewettbewerb	[3–5 Arbeitstage]	Nachforderungen formaler Unterlagen, interne Rückfragen, Freigabeschleifen.	[Vergabeleitung]
Angebotsphase	[5–10 Arbeitstage]	Fragenbeantwortung, Berichtigung von Unterlagen, Terminverschiebungen aufgrund komplexer Rückfragen.	[Vergabestelle]
Zwischen Erstwertung und Verhandlung	[3–5 Arbeitstage]	Abstimmung Verhandlungsstrategie, Themenpriorisierung, Protokollfreigaben.	[Verhandlungsteam]
Zwischen Verhandlungsrunde 1 und 2	[5 Arbeitstage]	Auswertung, Nacharbeitung der Unterlagen, juristische Prüfung von Änderungen.	[Vergabeteam / Recht]
Vor BAFO-Aufforderung	[3 Arbeitstage]	Finalisierung Dokumentensatz, Konsistenzprüfung Preisblatt / Vertrag / Leistungsbeschreibung.	[Vergabeleitung]
Vor Zuschlagsentscheidung	[3–5 Arbeitstage]	Rechenprüfung, Freigabekette, finale Entscheidungsvorlage.	[Entscheidungsgremium]
Standstill	[gesetzliche Mindestfrist + 1 Arbeitstag Reserve]	Sichere Fristwahrung, Nachweiszugang, interne Sperrprüfung.	[Vergabestelle / Recht]
Kick-off nach Zuschlag	[5 Arbeitstage]	Dokumentenübergabe, Projektstart, Reporting- und Terminabstimmung.	[Projektsteuerung]

Zielsetzung der Verhandlungen

Die Verhandlungsrunden dienen nicht der offenen Neudefinition des Leistungsgegenstands, sondern der strukturierten Klärung, Präzisierung und Optimierung der Angebote innerhalb des freigegebenen Verfahrensrahmens. Ziel ist es, einen finalen Angebotsstand zu erreichen, der inhaltlich vollständig, vertraglich belastbar, wirtschaftlich bewertbar und intern freigabefähig ist.

Aus interner Steuerungssicht sollen die Verhandlungen mindestens folgende Themenfelder adressieren:

Leistungsverständnis, Methodik und Projektorganisation;
personelle Besetzung, Schlüsselrollen und Vertretungslogik;
Schnittstellen zwischen Planung, Bau, Betrieb, Nutzeranforderungen, Dokumentation und Digitalisierung;
Umgang mit Nachhaltigkeits-, Qualitäts-, Berichtswesen- und Nachweisanforderungen;
Inbetriebnahme-, Übergabe-, Schulungs-, Anlauf- und ggf. optionale Folgephasen;
Preisstruktur, Honorarlogik, optionale Leistungen, Annahmen und Ausschlusspositionen.

Anzahl und Struktur der Verhandlungsrunden

Es sind [eine / zwei / drei] Verhandlungsrunden vorgesehen. Standardmäßig wird empfohlen, mindestens zwischen einer inhaltlich-methodischen und einer kommerziell abschließenden Runde zu unterscheiden. Abweichungen hiervon sind mit Begründung zu dokumentieren.

Runde 1: Fokus auf Leistungsinhalt, Methodik, Team, Schnittstellen, Risiken und offene Prüfpunkte.
Runde 2: Fokus auf finalen Dokumentenstand, Preislogik, Restpunkte und BAFO-Reife.
Optionale Runde 3: nur bei verbleibenden wesentlichen Risiken, unklaren Vertragspositionen oder gleichbehandlungswahrender Notwendigkeit.

Für jede Runde sind [Einladungstermin], [Verhandlungsfenster], [Vorbereitungsfrist], [Nachbereitungsfrist] sowie [Freigabeinstanz für Protokolle] festzulegen.

Ergebnis und Dokumentation

Jede Verhandlungsrunde ist mindestens durch folgende Unterlagen nachweisbar zu dokumentieren: [Agenda], [Teilnehmerliste], [Verhandlungsprotokoll], [Redline- oder Maßnahmenmatrix], [Freigabevermerk] und [Kommunikationsnachweis an Bieter]. Allgemein relevante Klarstellungen, die nicht bieterspezifisch sind, sind in geeigneter Form an alle verbleibenden Bieter zu kommunizieren. Interne Klärungen ohne schriftliche Dokumentation gelten nicht als belastbare Verhandlungsgrundlage.
Vor der BAFO-Aufforderung ist intern zu bestätigen, dass sämtliche verhandlungsrelevanten Punkte entweder erledigt, ausdrücklich geschlossen oder einer klaren finalen Dokumentenfassung zugeordnet wurden.

Aufforderung zur Abgabe des BAFO

Die Aufforderung zur Abgabe des BAFO darf erst erfolgen, wenn der finale Verhandlungsstand intern freigegeben ist. Bestandteil der BAFO-Aufforderung ist ein abschließender, versionsreiner Dokumentensatz. Dieser sollte mindestens enthalten: [finale Leistungsbeschreibung], [finaler Vertragsentwurf], [Preisblatt], [Anlagenverzeichnis], [Bewertungslogik soweit mitteilbar], [Format- und Einreichungsvorgaben] sowie [Hinweise zu Frist, Form und Verbindlichkeit].
Sofern der Leistungsgegenstand stufenweise beauftragt werden soll oder Optionen, initiale Betriebsbegleitung, besondere Dokumentations- oder Digitalisierungsanforderungen, Nachhaltigkeits- und Nachweisachsen, Inbetriebnahme- und Schulungspflichten oder spezifische Betreiber- und Nutzeranforderungen umfasst, müssen diese Positionen vor BAFO eindeutig und widerspruchsfrei beschrieben sein.

Bearbeitungs- und Einreichungsfrist

Die BAFO-Frist ist so zu bemessen, dass einerseits eine belastbare finale Kalkulation möglich ist und andererseits die interne Terminlogik des Vergabeverfahrens nicht gefährdet wird. Als Platzhalter sind festzulegen: [BAFO-Versanddatum], [Fristende], [Uhrzeit], [Einreichungsform], [zulässige Dateiformate], [verbindliche Preisbasis] und [Ansprechpartner für rein formale Rückfragen].
Empfohlen wird eine rückwärts gerechnete Terminlogik mit den Schritten [Fristende BAFO] – [Prüffrist Formalien] – [Prüffrist Fachgremium] – [Zuschlagsvermerk] – [Gremienfreigabe] – [Vorabinformation / Standstill] – [Zuschlag].

Abschluss der Verhandlungen

Mit Versand der BAFO-Aufforderung gilt die Verhandlungsphase grundsätzlich als beendet, sofern nicht ausdrücklich ein abweichender Vorbehalt dokumentiert wurde. Nach diesem Zeitpunkt dürfen ausschließlich solche Klarstellungen erfolgen, die den Grundsatz der Gleichbehandlung wahren, die Angebotsstruktur nicht inhaltlich nachverhandeln und vollständig dokumentiert werden. Jede nachträgliche Kommunikation ist in der Vergabeakte gesondert zu kennzeichnen.

Interne Zuschlagsentscheidung

Vor Versand der Vorabinformationsschreiben ist die interne Zuschlagsentscheidung vollständig vorzubereiten und freizugeben. Dazu gehören mindestens [finale Wertungsmatrix], [Rechen- und Preisprüfung], [Prüfung der Vollständigkeit der Bietererklärungen], [Bestätigung der Eignung], [Ausschlussprüfung], [Zuschlagsvermerk], [Budgetfreigabe] und [Freigabe des Entscheidungsgremiums].
Besondere Aufmerksamkeit ist darauf zu richten, dass der finale Dokumentensatz des erfolgreichen Angebots vollständig mit dem Vertragsentwurf korrespondiert und etwaige optionale Leistungsbestandteile, Stufen, Preisgleitmechaniken, Nachweis- und Berichtspflichten sowie Übergabe- und Anlaufanforderungen eindeutig dokumentiert sind.

Stillhaltefrist / Standstill

Die Stillhaltefrist beginnt mit dem Zugang der Vorabinformationsschreiben bei den unterlegenen Bietern. Intern ist [Datum Versand], [nachgewiesene Versandart], [berechneter Fristbeginn], [berechnetes Fristende] und [Sperrvermerk bis Fristablauf] zu dokumentieren. Vor Fristablauf darf kein Zuschlag erteilt und keine vertragsbegründende Erklärung abgegeben werden. Im Rahmen der internen Kontrolle ist zusätzlich zu prüfen, ob während der Stillhaltefrist [Rügen], [Nachfragen], [interne Sperrvermerke], [Nachschärfungsbedarf] oder [rechtliche Prüfvermerke] eingegangen sind und wie damit umzugehen ist.

Zuschlag/Auszeichnung

Der Zuschlag bzw. die formale Auszeichnung darf erst erfolgen, wenn die Stillhaltefrist ordnungsgemäß abgelaufen ist und kein Zuschlagshindernis mehr besteht. Vor Zuschlag sind [finaler Vertrag], [Anlagenverzeichnis], [Honorarblatt], [ggf. NDA], [Kommunikations- und Berichtsvorgaben], [Kick-off-Termin] und [interne Übergabeliste] in finaler Fassung zu bestätigen. Der Zuschlag ist mit [Datum], [Versandnachweis], [zeichnender Stelle] und [vollständigem Vertragsregister] in der Vergabeakte zu dokumentieren.

Interne Verantwortlichkeiten

Die laufende Pflege des Beschaffungszeitplans obliegt [Vergabestelle / Vergabeleitung]. Fachliche Zulieferungen zu kritischen Meilensteinen, Abhängigkeiten und Prüfschritten erfolgen durch [Fachbereich], [Recht], [Projektsteuerung], [Budgetstelle], [Compliance] und [weitere Beteiligte]. Die Freigabe von Terminänderungen erfolgt nach folgendem Prinzip: [kleine Änderungen durch ...], [wesentliche Änderungen durch ...], [kritische Änderungen mit Gremienbeteiligung durch ...].

Kommunikation an Bieter

Terminänderungen oder Präzisierungen mit Außenwirkung dürfen ausschließlich über die hierfür zugelassene formelle Kommunikationsstelle und in dokumentierter Form kommuniziert werden. Mündliche Einzelabsprachen mit Bewerbern oder Bietern sind unzulässig. Jede nach außen kommunizierte Änderung ist mit [Version], [Datum], [Auslöser], [Freigabe], [Adressatenkreis] und [Dokumentenstand] zu protokollieren. Allgemein relevante Klarstellungen sind sämtlichen betroffenen Bewerbern oder Bietern zeitgleich und in identischer Fassung zur Verfügung zu stellen. Bieterspezifische Rückfragen sind so zu behandeln, dass keine unzulässige Ungleichbehandlung oder Wissensasymmetrie entsteht.

Anlage A – Interne Kontroll- und Nachweismatrix

Die nachfolgende Matrix dient als kompaktes internes Prüf- und Revisionsinstrument. Sie ergänzt den Zeitplan um konkrete Mindestnachweise und Auditfragen.

Kontrollziel	Zeitpunkt	Kontrollverantwortung	Mindestnachweis	Prüffrage / Auditperspektive
Beschaffungsstrategie freigegeben	[vor Veröffentlichung]	[Vergabeleitung]	Freigabevermerk, Budgetnachweis, Rollen- und Eskalationsmatrix	Ist die gewählte Verfahrenslogik dokumentiert, freigegeben und mit Leistungsumfang, Wertungsmethodik sowie Stufen-/Optionsmodell konsistent?
Interessenkonflikte geprüft	[vor Bewertungsbeginn und vor jeder Verhandlungsrunde]	[Vergabestelle / Compliance]	Interessenkonflikterklärungen, Teilnehmerliste, Aktualisierungsvermerk	Liegen aktuelle Erklärungen aller beteiligten Personen vor und wurden Änderungen dokumentiert?
Vollständigkeit Vergabeunterlagen	[vor Versand der Unterlagen]	[Vergabeteam]	Checkliste Leistungsbeschreibung, Vertragsentwurf, Preisblatt, Bewertungsmatrix, Anlagenverzeichnis	Ist der Dokumentensatz vollständig, versionsgleich und für alle Teilnehmer identisch?
Fristensteuerung dokumentiert	[laufend]	[Vergabestelle]	Fristenkalender, Eingangsregister, Nachweis Versand/Empfang	Sind alle Fristen, Eingangsdaten und Versandzeitpunkte nachvollziehbar dokumentiert?
Prüfung Teilnahmeanträge / Angebote	[nach Fristablauf]	[Vergabeteam]	Formale Prüfbögen, Nachforderungsprotokolle, Bewertungsmatrix	Ist die formale und fachliche Prüfung vollständig, konsistent und unterschrieben?
Gleichbehandlung in Verhandlungen	[je Runde]	[Verhandlungsteam]	Agenda, standardisierter Fragenspiegel, Protokoll, Mitteilung allgemeiner Klarstellungen an alle	Wurden vergleichbare Themen vergleichbar behandelt und allgemeine Erkenntnisse allen Bietern zeitgleich zur Verfügung gestellt?
BAFO-Freeze sichergestellt	[vor BAFO-Versand]	[Vergabeleitung / Recht]	Freeze-Vermerk, Finaldokumentensatz, Änderungslog	Ist dokumentiert, welcher Stand der Unterlagen dem BAFO zugrunde liegt und dass die Verhandlungsphase damit grundsätzlich geschlossen wurde?
Zuschlagsvermerk vollständig	[vor Standstill]	[Fachgremium / Recht]	Zuschlagsvermerk, Rechenprüfung, Genehmigungen, Ausschluss- und Eignungsnachweise	Ist die Zuschlagsentscheidung rechnerisch, inhaltlich und formal belastbar dokumentiert?
Stillhaltefrist korrekt berechnet	[bei Versand Vorabinformation]	[Vergabestelle / Recht]	Fristenblatt, Versandnachweise, Empfängerübersicht	Ist der Beginn und das Ende der Stillhaltefrist dokumentiert und überprüft?
Vertragspaket vollständig	[vor Zuschlag / Unterzeichnung]	[Auftraggebervertretung]	Vertragsurkunde, Anlagenliste, Honorarblatt, Kommunikations- und Terminplan, NDA [falls vorgesehen]	Liegen alle zur Zuschlagserteilung und zum Projektstart erforderlichen Vertragsbestandteile in finaler Fassung vor?
Vergabeakte revisionssicher	[laufend / Abschluss]	[Vergabestelle]	Vergabeakte, Versionen, Änderungslog, Protokolle, Kommunikationsnachweise	Ist die Vergabeakte vollständig, nachvollziehbar versioniert und für spätere Revisionen zugänglich?
Übergabe an Leistungssteuerung abgesichert	[nach Zuschlag]	[Projektsteuerung / Fachbereich]	Kick-off-Protokoll, Reportingkalender, Verantwortungsmatrix, Übergabeliste	Wurden die aus dem Verfahren resultierenden Steuerungs-, Reporting- und Schnittstellenanforderungen in die Vertragsdurchführung überführt?

Anlage B – RACI für Terminpflege, Freigaben und Kommunikation

Prozess	R = Responsible	A = Accountable	C = Consulted	I = Informed
Pflege Terminplan	[Vergabestelle]	[Projektsteuerung]	[Recht], [Fachbereich]	[Entscheidungsgremium]
Freigabe Unterlagen	[Vergabeleitung]	[Fachbereich]	[Recht], [Budgetstelle]	[Projektteam]
Bewertung Eignung / Angebote	[Fachgremium]	[Vergabestelle]	[Recht], [Fachberater]	[Entscheidungsgremium]
Verhandlungsführung	[Verhandlungsteamleitung]	[Vergabestelle]	[Fachbereich], [Recht]	[Entscheidungsgremium]
BAFO-Freigabe	[Vergabeleitung]	[Vergabestelle]	[Recht], [Fachbereich]	[Entscheidungsgremium]
Zuschlagsentscheidung	[Entscheidungsgremium]	[Vergabestelle]	[Recht], [Budgetstelle], [Fachbereich]	[Projektteam]
Kommunikation Terminänderungen	[Vergabestelle]	[Projektsteuerung]	[Recht], [Fachbereich]	[Bewerber/Bieter]
Versionierung / Archivierung	[Vergabestelle]	[Dokumentenmanagement]	[Recht], [Projektsteuerung]	[Revision / Interne Kontrolle]