Ausschreibung eines pbFM – Bieterfragen

Leistungsumfang: Welche konkreten Leistungen und Aufgaben umfasst das pbFM gemäß Ausschreibung? (Bitte um Auflistung der erwarteten Aufgabenbereiche.)

Projektphasen: In welchen Projektphasen bzw. von wann bis wann ist der Einsatz des pbFM vorgesehen (Planungsbeginn, Bauausführung, Übergabe, ggf. erste Betriebsphase)?

Leistungsgrenzen: Welche Leistungen sind ausdrücklich nicht Gegenstand des pbFM-Auftrags? (Wo liegen die Leistungsgrenzen gegenüber anderen Disziplinen?)

Abgrenzung zu Planern: Wie ist die Abgrenzung zwischen den Aufgaben des pbFM und denen der übrigen Planungsbeteiligten (Architekten, Fachplaner TGA, Projektsteuerer etc.) definiert?

Rollenverständnis: Wird vom pbFM eine beratende Unterstützungsleistung erwartet oder übernimmt der pbFM-Dienstleister auch operative Tätigkeiten bzw. eigene Planungsleistungen im Projekt?

Deliverables: Welche konkreten Arbeitsergebnisse/Deliverables muss pbFM liefern (z. B. FM-gerechtes Flächen- und Ausstattungskonzept, Betreiberkonzept, Wartungs- und Instandhaltungskonzepte, Berichtswesen, Betreiberhandbuch)?

Analysen & Wirtschaftlichkeit: Sind vom pbFM bestimmte Analysen oder Berechnungen gefordert, wie z. B. Lebenszykluskostenberechnungen, Wirtschaftlichkeitsvergleiche von Planungsvarianten oder Flächeneffizienz-Auswertungen?

Betriebskonzept: Gehört die Erarbeitung eines Betriebs- bzw. Bewirtschaftungskonzepts für die Nutzungsphase zum Leistungsumfang des pbFM?

Inbetriebnahme-Begleitung: Ist die Begleitung der Inbetriebnahme und Übergabe des Objekts an den Betreiber durch pbFM Teil des Auftrags?

Übergang in Betrieb: Umfasst das pbFM auch vorbereitende Tätigkeiten für den späteren Gebäudebetrieb, z. B. die Ausschreibung von FM-Dienstleistungen oder Unterstützung bei der Auswahl eines externen Betreibers für die Nutzungsphase?

Qualitätssicherung: Wird pbFM in Qualitätssicherungsmaßnahmen eingebunden – z. B. Teilnahme an Planungsreviews, Prüfung von Planungsunterlagen auf FM-Gesichtspunkte oder Mitwirkung bei Abnahmen aus Betreiberperspektive?

Standards & Richtlinien: Orientiert sich das Leistungsbild an einem bestehenden Standard (etwa GEFMA 116 oder SIA 113) und gibt es Abweichungen oder besondere Zusatzleistungen gegenüber diesem Standard?

Nutzerübergang: Soll das pbFM-Team auch Maßnahmen des Change Managements oder der Nutzerbetreuung übernehmen, z. B. Planung/Koordination des Nutzerumzugs in den Neubau oder Schulungen für Nutzer und Betriebspersonal?

Delegation der Betreiberpflichten: Wer trägt während Planung und Bau die Betreiberverantwortung für das Projekt, und wie unterstützt pbFM den Auftraggeber bei der Wahrnehmung dieser Pflichten? (Erfolgt ggf. eine formale Delegation bestimmter Betreiberaufgaben an den pbFM-Dienstleister?)

Rechtliche Vorgaben: Welche gesetzlichen oder normativen Anforderungen legt der Auftraggeber besonders zugrunde (z. B. ArbStättV, technische Regeln, GEFMA 190 zur Betreiberverantwortung), die im Projekt unbedingt zu beachten sind?

Konzept für Betreiberpflichten: Soll pbFM ein Konzept oder eine Matrix erstellen, wie Betreiberpflichten erfüllt und delegiert werden (z. B. Zuordnung von Verantwortlichkeiten für Wartungen, Prüffristen, Verkehrssicherungspflichten im späteren Betrieb)?

Planungsüberprüfung: Übernimmt pbFM die Aufgabe, die Planungen und Ausführungen gezielt auf Einhaltung von Betreiberanforderungen zu überprüfen (z. B. Kontrolle der Wartungszugänglichkeiten, Berücksichtigung aller Prüfvorschriften und Arbeitsschutzbelange in der Planung)?

Umwelt & Nachhaltigkeit: Sind umweltrechtliche oder nachhaltigkeitsbezogene Auflagen (z. B. Energieeinsparverordnung, ESG-Vorgaben) relevant, die pbFM im Sinne von Compliance sicherstellen oder frühzeitig berücksichtigen muss?

Interne Compliance: Gibt es unternehmensinterne Compliance-Richtlinien des Auftraggebers (z. B. Sicherheits- oder Datenschutzvorgaben, Arbeits- und Gesundheitsschutz-Standards), die für die pbFM-Leistung relevant sind und die der Bieter kennen sollte?

Schulungen/Unterweisungen: Muss pbFM Schulungsunterlagen oder Unterweisungen für zukünftiges Betriebspersonal ausarbeiten, um diese über Betreiberpflichten und Anlagenbedienung zu informieren?

Haftungsfragen: Inwieweit haftet der pbFM-Dienstleister, wenn bestimmte Betreiberpflichten oder Compliance-Aspekte im Planungsprozess übersehen werden? Gibt es vertragliche Regelungen zur Haftungsbegrenzung in diesem Zusammenhang?

Dokumentationspflichten: Muss pbFM sicherstellen, dass alle für den späteren Betrieb notwendigen Dokumentationen und Nachweise vollständig vorliegen (z. B. Wartungspläne, Prüfbücher, behördliche Abnahmen) und ggf. deren Erstellung durch Planer und Baufirmen überwachen?

Zukünftiger Betreiber: Steht bereits fest, wer im späteren Betrieb die Betreiberverantwortung übernehmen wird (der Auftraggeber selbst oder ein externer FM-Dienstleister/Mieter)? Soll pbFM die Übergabe an diesen zukünftigen Betreiber inhaltlich vorbereiten oder begleiten?

Interessenvertretung: Übernimmt pbFM die Rolle eines „Anwalts des Betreibers“ im Projektteam, d. h. vertritt pbFM aktiv die Interessen und Pflichten des späteren Betreibers gegenüber Planern und Ausführenden, um Compliance- und Betriebsanforderungen durchzusetzen?

Vorhandene Unterlagen: Welche Bestandsdaten und Unterlagen stellt der Auftraggeber dem pbFM zu Projektbeginn zur Verfügung (z. B. aktuelle Bauzeichnungen, Raum- und Funktionsprogramme, Ausstattungs- und Anlagenlisten)?

Format der Planungsdaten: In welchem Format liegen Planungsunterlagen vor – gibt es z. B. CAD-Pläne oder sogar ein BIM-Modell, auf das pbFM Zugriff erhält?

Datenvollständigkeit: Wie vollständig ist die vorhandene Datenbasis? Müssen noch fehlende Informationen erhoben oder Dokumentationslücken durch pbFM geschlossen werden (z. B. Nachpflege von Planständen, Bestandsaufnahme)?

Dokumentenmanagement: Soll pbFM ein strukturiertes Dokumentationssystem für FM-Daten und Unterlagen aufbauen, oder nutzt pbFM ein bereits bestehendes Projekt- bzw. Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers?

Berichtswesen: Welche Berichte, Protokolle oder Dokumentationen soll pbFM während des Projekts regelmäßig liefern (z. B. Fortschrittsberichte, Protokolle zu FM-Prüfungen, Entscheidungsvorlagen mit FM-Empfehlungen)?

Dokumentationsstandards: Gibt es Vorgaben oder Vorlagen für die vom pbFM zu erstellenden Dokumente (z. B. Format eines Raumbuchs, Anlagenkennzeichnungssystem, Gliederung für das Betreiberhandbuch), an die sich der Bieter halten muss?

Abschließende Dokumentation: Welche Abschlussdokumentation muss pbFM am Projektende übergeben? (Etwa ein vollständiges Betreiberhandbuch, Wartungs- und Reinigungspläne, fertig gepflegte FM-Daten in digitaler Form, etc.)

Prüfung von Unterlagen Dritter: Übernimmt pbFM die Zusammenstellung und Qualitätsprüfung der Revisionsunterlagen und Betriebsanleitungen, die von ausführenden Firmen geliefert werden, bevor diese in die FM-Dokumentation einfließen?

Detailtiefe der FM-Daten: Welchen Detaillierungsgrad sollen die FM-Daten haben, die pbFM aufbereitet? (Nur grundlegende Objekt- und Raumdaten oder detaillierte Anlagenstammdaten inkl. Wartungsintervallen, Herstellerinformationen etc.?)

Neubau/Bestand: Handelt es sich um ein Neubauprojekt oder um ein Vorhaben im Bestand? Falls bestehende Gebäude mit einbezogen werden: Welche Bestandsdokumentation liegt bereits vor und muss pbFM gegebenenfalls eine ergänzende Bestandsaufnahme durchführen?

Änderungsmanagement: Muss pbFM Planungsänderungen und Bauanpassungen laufend in die FM-Dokumentation einarbeiten? Wie wird sichergestellt, dass pbFM stets zeitnah alle aktuellen Planstände und Änderungen erhält (prozessuale Regelung hierfür)?

Internes FM-Team: Verfügt der Auftraggeber über eine eigene FM-Abteilung oder -Ansprechperson, und wie ist die Zusammenarbeit mit dieser im Rahmen des pbFM vorgesehen?

Aufgabenteilung intern/extern: Welche Aufgaben verbleiben beim Auftraggeber bzw. seinem internen FM-Team und welche werden vollständig vom pbFM-Dienstleister übernommen? (Klärung der Verantwortungsschnittstellen.)

Weitere Beratungsleistungen: Gibt es andere externe Berater im Projekt (z. B. einen Projektsteuerer/Bauprojektmanager) und wie werden die Zuständigkeiten zwischen diesen und dem pbFM-Dienstleister abgegrenzt, um Überschneidungen zu vermeiden?

Abstimmung mit Planern: Wie erfolgt die Abstimmung des pbFM mit den Planern (Architektur, TGA-Fachplanung usw.)? Nimmt pbFM an Planungsbesprechungen teil und in welcher Frequenz werden FM-Themen im Planungsteam behandelt?

Ansprechpartner Auftraggeber: Wer wird seitens des Auftraggebers der primäre Ansprechpartner für das pbFM sein (Projektleitung, Bauherrenvertretung, FM-Leitung etc.)?

Einbindung der Nutzer: Werden zukünftige Nutzer oder Betreibervertreter (z. B. Vertreter der Gebäudenutzer oder des FM-Betriebs) in den pbFM-Prozess einbezogen, um deren Anforderungen aufzunehmen (etwa durch Workshops oder Feedbackrunden)?

Vorhandene FM-Dienstleister: Hat der Auftraggeber bereits externe FM-Dienstleister für bestehende Liegenschaften und sollen diese in das Projekt einbezogen werden (z. B. zum Austausch von Erfahrungswerten oder zur Übernahme von Konzepten)?

Übergabe an Betrieb: Wie ist die Schnittstelle am Projektende geplant? Findet eine strukturierte Übergabe der vom pbFM erarbeiteten Ergebnisse an das interne FM-Team oder einen externen Betreiber statt, und in welcher Form?

Regelkommunikation: Sind regelmäßige Abstimmungsformate vorgesehen (Jour Fixe, Projektrunden), in denen pbFM seine Ergebnisse mit anderen Beteiligten koordiniert?

Kommunikationstools: Über welche Kommunikationswege oder -plattformen erfolgt der Austausch zwischen pbFM, dem Auftraggeber und anderen Dienstleistern? (Gibt es z. B. eine gemeinsame Projektplattform, Kollaborationstools oder definierte Berichtsketten?)

Umgang mit FM-Empfehlungen: Gibt es einen festgelegten Prozess, wie mit pbFM-Empfehlungen umzugehen ist, die Änderungen im Projekt erfordern? (Wer entscheidet über die Umsetzung von pbFM-Vorschlägen und wie werden Konflikte zwischen FM-Belangen und anderen Projektzielen gelöst?)

Vorhandenes CAFM: Nutzt der Auftraggeber bereits ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management)? Falls ja, soll pbFM die bestehenden Systeme bei der Datenerfassung und -übergabe berücksichtigen bzw. mit Daten befüllen?

CAFM-Einführung: Falls kein CAFM-System vorhanden ist – wird vom pbFM erwartet, den Auftraggeber bei Auswahl und Einführung eines geeigneten CAFM-Systems zu beraten oder eine interimistische FM-Datenbank bereitzustellen?

BIM-Einsatz: Ist der Einsatz von Building Information Modeling (BIM) im Projekt vorgesehen, und welche Rolle übernimmt pbFM hierbei? (Soll pbFM Anforderungen an das BIM-Modell definieren oder Modelle auf FM-Tauglichkeit prüfen?)

BIM-Modellumfang: Steht ein BIM-Modell des Gebäudes zur Verfügung, auf das pbFM zugreifen kann? Wenn ja, welche Detailtiefe (LOD) weist das Modell auf und sind darin bereits FM-relevante Informationen/Attribute enthalten?

Datenübergabe-Standards: Welche Vorgaben gibt es für den digitalen Datenexport Richtung FM? Sind bestimmte Austauschformate oder Standards vorgeschrieben (z. B. IFC-Schnittstelle, COBie-Datenstruktur), um die Übernahme von Planungsdaten ins FM zu gewährleisten?

Software-Werkzeuge: Muss der pbFM-Dienstleister eigene Software-Tools für seine Arbeit mitbringen (z. B. BIM-Viewer, Datenbank-Tools) oder stellt der Auftraggeber die erforderlichen digitalen Werkzeuge/Lizenzen zur Verfügung?

AIA/BAP-Beteiligung: Ist pbFM an der Erstellung oder Umsetzung der Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA) bzw. des BIM-Abwicklungsplans (BAP) beteiligt, um sicherzustellen, dass FM-Anforderungen von Anfang an im BIM-Prozess berücksichtigt werden?

FM-Daten im BIM: Wer ist dafür verantwortlich, FM-spezifische Daten und Attribute im BIM-Modell zu definieren und einzupflegen (z. B. Anlagenkennzeichnungen, Wartungsintervalle)? Wird dies vom pbFM erwartet oder durch einen separaten BIM-Koordinator erledigt?

IoT/Smart Building: Plant der Auftraggeber den Einsatz von Smart-Building-Technologien oder IoT im Gebäude, und muss pbFM solche Anforderungen an die digitale Infrastruktur im Auge behalten (z. B. Sensorik für spätere FM-Zwecke)?

Gemeinsame Datenumgebung: Gibt es eine Common Data Environment (CDE) oder eine Projektplattform für den Austausch von digitalen Daten und Dokumenten, auf die pbFM Zugriff erhält? (Wenn ja, welche Plattform und Zugangsmodalitäten?)

IT-Sicherheit: Sind im Zusammenhang mit den vom pbFM eingesetzten digitalen Lösungen besondere Anforderungen an IT-Sicherheit oder Datenschutz zu beachten (z. B. bei Cloud-Nutzung für BIM/CAFM-Daten)?

Vertragslaufzeit: Wie ist die geplante Vertragslaufzeit bzw. der Leistungszeitraum für das pbFM definiert? (Ab wann soll der Auftrag starten und über welche Projektphasen erstreckt er sich?)

Verlängerungsoptionen: Gibt es Regelungen für eine Vertragsverlängerung oder -verkürzung, falls sich der Bauzeitplan ändert (z. B. bei Projektverzögerungen oder vorzeitigem Abschluss)?

Vertragstyp: Welcher Vertragstyp kommt zur Anwendung (Dienstleistungsvertrag, Werkvertrag o. ä.) und gelten bestimmte branchenübliche Vertragsgrundlagen oder Richtlinien (z. B. Anlehnung an HOAI für Beratungsleistungen)?

Vergütungsmodell: Wie gestaltet sich die Vergütung der pbFM-Leistungen? Erfolgt die Bezahlung als Pauschalpreis, nach Zeitaufwand (Stundensätze) oder nach definierten Meilensteinen/Phasen?

Zahlungsplan: Sind Abschlagszahlungen oder Zahlungsmeilensteine vorgesehen? Wenn ja, an welche Leistungsfortschritte oder Phasen sind diese geknüpft?

Bonus/Malus: Sind erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile vereinbart, wie z. B. Bonuszahlungen bei Erreichung bestimmter Ziele oder Malus-Regelungen bei Nichterreichen von Vorgaben?

Haftungsumfang: Wie ist die Haftung des pbFM-Auftragnehmers vertraglich geregelt? Gibt es Haftungsbeschränkungen (etwa eine Begrenzung auf die Auftragssumme) oder besondere Haftungsausschlüsse für Folgeschäden etc.?

Versicherung: Welche Versicherungen muss der Bieter nachweisen oder abschließen (z. B. Berufshaftpflichtversicherung) und in welcher Mindestdeckungssumme?

Geheimhaltung: Wird eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) Bestandteil des Vertrags sein, um sensible Daten des Projekts zu schützen?

Leistungsänderungen: Wie wird mit Leistungsänderungen oder -erweiterungen umgegangen, falls sich während des Projekts herausstellt, dass zusätzlicher Aufwand nötig ist? (Gibt es eine Klausel zu Nachträgen und deren Abrechnung?)

Vertragsstrafen: Sieht der Vertrag Vertragsstrafen oder Sanktionen vor, z. B. bei Terminverzug, Nicht-Einhalten von vereinbarten Qualitätsstandards o. Ä.?

Kündigungsrechte: Welche Kündigungsrechte bestehen für Auftraggeber und Auftragnehmer? (Ordentliche Kündigungsfristen, außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund etc.)

Schlüsselpersonal: Werden im Vertrag bestimmte Schlüsselpersonen des Bieters verbindlich benannt (z. B. der Projektleiter pbFM) und ist ein Wechsel dieser Personen während der Vertragslaufzeit zustimmungspflichtig?

Nachunternehmer: Darf der pbFM-Dienstleister Teile der Leistung an Nachunternehmer übertragen oder als Bietergemeinschaft auftreten? Falls ja, gibt es besondere Auflagen oder Zustimmungsbedarfe hierfür?

Nebenkosten: Wie sind Neben- und Reisekosten geregelt? Sollen z. B. Reise-, Übernachtungs- und sonstige Spesen im Honorar enthalten sein oder können diese gesondert abgerechnet werden?

Nutzungsrechte: Gehen alle vom pbFM erarbeiteten Unterlagen, Konzepte und Daten vollständig in das Eigentum des Auftraggebers über, oder behält der Auftragnehmer an bestimmten Arbeitsergebnissen Nutzungs- bzw. Urheberrechte?

Verfahrensablauf: Wie ist der zeitliche Ablauf des Vergabeverfahrens geplant? (Bitte nennen Sie die wesentlichen Termine wie Frist für Bieterfragen, Angebotsabgabe, ggf. Präsentationen, Zuschlagsentscheidung.)

Verfahrensart: Welche Vergabeart wird angewendet (z. B. öffentliche Ausschreibung, Verhandlungsverfahren) und sind Verhandlungsrunden bzw. Bieterpräsentationen vorgesehen?

Zuschlagskriterien: Wie sind die Zuschlagskriterien gewichtet? (Insbesondere: Wie verteilt sich das Gewicht zwischen Preis und Qualität, bzw. welche prozentuale Gewichtung ist vorgesehen?)

Bewertungsmaßstab Qualität: Welche qualitativen Zuschlagskriterien kommen zur Anwendung (z. B. Qualität des pbFM-Konzepts, Methodik, Erfahrung des Teams) und wie sollen Bieter diese Kriterien im Angebot adressieren?

Angebotsgestaltung: Gibt es Vorgaben zur Angebotsgestaltung und -gliederung? (Beispielsweise: maximale Seitenzahlen für Konzepte, einzureichende Dokumente, Formvorschriften für die Angebotseinreichung.)

Referenzen: Werden Referenzprojekte verlangt? Falls ja, wie viele und welche Anforderungen müssen diese erfüllen (z. B. vergleichbare Projektgröße oder Leistungsumfang, Realisierung in den letzten X Jahren)?

Eignungskriterien: Welche Mindestanforderungen an die Eignung der Bieter sind definiert (z. B. Mindestumsatz, personelle Ausstattung, Erfahrung im pbFM-Bereich)?

Besondere Qualifikationen: Müssen bestimmte Qualifikationen oder Zertifikate nachgewiesen werden (z. B. GEFMA-Zertifizierung, BIM-Qualifikation, Qualitätsmanagementnachweise), um die fachliche Eignung im Bereich pbFM/BIM/CAFM zu belegen?

Präsentation: Ist vorgesehen, dass Bieter ihr Angebot oder Konzept persönlich präsentieren? Wenn ja, fließt die Qualität der Präsentation oder der persönliche Eindruck des pbFM-Teams in die Angebotsbewertung mit ein?

Teambewertung: Wird die Qualifikation und Erfahrung des vorgesehenen pbFM-Teams bzw. Schlüsselpersonals bewertet? (Etwa durch Bewertung der Lebensläufe oder ein mögliches Bieterinterview der Projektleiter.)

Alternativangebote: Sind Alternativvorschläge oder Nebenangebote zulässig, die über den ausgeschriebenen Leistungsumfang hinausgehen oder abweichende Lösungen anbieten?

Kostenrahmen: Gibt es einen Budgetrahmen oder eine Kostenschätzung für die pbFM-Leistung, an dem sich die Bieter orientieren können? (Falls dieser nicht in den Vergabeunterlagen genannt ist.)

Teilangebote: Dürfen auch Teilangebote abgegeben werden (z. B. nur für bestimmte Teilbereiche der Leistung), oder muss das vollständige Leistungspaket angeboten werden?

Zuschlagsmitteilung: Wie und wann werden die Bieter über das Ergebnis des Vergabeverfahrens informiert? Erfolgt eine formelle Zuschlagsmitteilung und erhalten unterlegene Bieter ein Feedback oder eine Möglichkeit zur Nachfrage zum eigenen Angebot?

Kommunikationsweg: Über welche Plattform oder welchen Kanal läuft das Vergabeverfahren ab? (Etwa ein elektronisches Vergabeportal – und müssen dort besondere Anforderungen, wie elektronische Signaturen oder Dateiformate, beachtet werden?)

Ortsbegehung: Ist ein freiwilliger oder verpflichtender Bietertermin vorgesehen, z. B. eine Ortsbesichtigung der Liegenschaft oder eine Bieterinformation, um sich ein Bild des Projekts und der Rahmenbedingungen machen zu können?