Annahme und Bearbeitung von Umbauanfragen: Der Service Desk dient als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter und Abteilungen, die kleine Umbauarbeiten benötigen. Er erfasst alle relevanten Informationen wie Umfang des Umbaus, betroffene Bereiche, gewünschter Zeitrahmen und spezifische Anforderungen.
Bedarfsanalyse und Beratung: Er unterstützt die Anfragenden bei der Konkretisierung ihres Bedarfs, berät zu möglichen Lösungen und prüft die Machbarkeit unter Berücksichtigung technischer, rechtlicher und betrieblicher Aspekte.
Planung und Koordination: Der Service Desk koordiniert die Planung der Umbauarbeiten, erstellt Zeitpläne und stellt sicher, dass alle notwendigen Ressourcen wie Personal, Materialien und Werkzeuge verfügbar sind.
Einholung von Angeboten und Kostenschätzungen: Er holt Angebote von internen oder externen Dienstleistern ein, erstellt Kostenschätzungen und unterstützt bei der Budgetplanung.
Genehmigungsverfahren: Der Service Desk leitet das Genehmigungsverfahren ein, stellt sicher, dass alle erforderlichen internen Freigaben eingeholt werden.
Koordination mit internen und externen Dienstleistern: Er organisiert die Zusammenarbeit mit Handwerkern, Technikern und anderen Fachkräften, stellt Aufträge bereit und überwacht die Vertragsbedingungen und Leistungsqualität.
Terminierung und Überwachung der Ausführung: Er plant die Durchführung der Umbauarbeiten, koordiniert Termine und überwacht den Fortschritt, um sicherzustellen, dass die Arbeiten im vorgesehenen Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen werden.
Kommunikation und Informationsfluss: Der Service Desk informiert alle betroffenen Parteien über den Status der Umbauarbeiten, geplante Maßnahmen und eventuelle Änderungen, um Transparenz und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien: Er stellt sicher, dass alle Umbauarbeiten unter Beachtung der geltenden Sicherheitsvorschriften, Arbeitsschutzgesetze und internen Richtlinien durchgeführt werden.
Qualitätssicherung und Abnahme: Nach Abschluss der Arbeiten führt der Service Desk Qualitätskontrollen durch, organisiert die Abnahme und stellt sicher, dass die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen.
Budgetkontrolle und Kostenmanagement: Er überwacht die Ausgaben, vergleicht sie mit dem Budget und identifiziert Einsparpotenziale oder Kostenüberschreitungen, um frühzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Dokumentation und Reporting: Alle Schritte und Ergebnisse der Umbauarbeiten werden detailliert dokumentiert. Der Service Desk erstellt Berichte über Fortschritt, Kosten, auftretende Probleme und Lösungen.
Problem- und Risikomanagement: Er identifiziert potenzielle Risiken und Probleme, entwickelt Präventionsmaßnahmen und reagiert schnell auf unvorhergesehene Ereignisse oder Störungen während des Umbaus.
Prozessoptimierung: Basierend auf Erfahrungen und Feedback analysiert der Service Desk die Abläufe und entwickelt Vorschläge zur Verbesserung zukünftiger Umbauprozesse.
Nachbetreuung und Support: Nach Abschluss der Umbauarbeiten steht der Service Desk für Fragen, Anpassungen oder eventuelle Nacharbeiten zur Verfügung, um die Zufriedenheit der Nutzer sicherzustellen.
Schnittstellenmanagement: Er arbeitet eng mit anderen Abteilungen wie IT, Sicherheit, Einkauf und Facility Management zusammen, um alle Aspekte des Umbaus zu berücksichtigen und integrierte Lösungen zu bieten.
Einhaltung von Datenschutz- und Vertraulichkeitsstandards: Sicherstellung, dass bei Umbauarbeiten in sensiblen Bereichen keine vertraulichen Informationen offengelegt werden und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Schulung und Information der Mitarbeiter: Gegebenenfalls Organisation von Schulungen oder Informationsveranstaltungen für Mitarbeiter, die von den Umbauarbeiten betroffen sind.
Integration neuer Technologien: Beratung und Unterstützung bei der Implementierung neuer technischer Lösungen im Rahmen der Umbauarbeiten, um die Effizienz und Modernität der Arbeitsumgebung zu steigern.
