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Bedarfsplanung im Bauwesen: Methoden und Aufgaben

Konzeptionsphase

Checklisten können dazu beitragen, dass relevante Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen eines Projekts nicht vergessen werden.

Eine strukturierte Erfassung und Abstimmung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu verbessern. Durch die Verwendung von standardisierten Checklisten können Unternehmen zudem sicherstellen, dass bestimmte Qualitätsstandards und Vorschriften eingehalten werden.

Erfolgreiche Konzeption von Bauprojekten

Bauprojekte in LzPh. 1 managen

Nr.

Prohektphase

Teilprozesse

 

1.

Grundlagenermittlung

TP 01

Idee und Projektbeginn

   

TP 02

Aufgaben definieren, Aufgabenstellung erarbeiten und abstimmen

   

TP 03

Bestandsaufnahme, Standortanalyse, einordnung inden bebauungsplan

4.

Vorplanung

TP 04

Vorentwurf

   

TP 05

Fachplaner einbeziehen

   

TP 06

Kosten schätzen

   

TP 07

Finanzierung planen

3.

Entwurf

TP 08

Entwurfsplanung durchführen

   

TP 09

Fachplaner zuarbeiten einbeziehen

   

TP 10

Nachweise der standsicherheit

   

TP 11

Prüfung der standsiccherheit(Prüfingenieur)

4.

Genehmigung

TP 12

Einholen der Baugenehmigung

5.

Ausführungsplanung

TP 13

Ausführungsplanung erstellen inkl Bewehrung/schalung

   

TP 14

Prüfung der Ausführungspläne, Bestattung

6.

Ausschreibung/vergabe

TP 15

Ausscheibungsunteriagen erarbeiten

   

TP 16

Ausschreibung durchführen, Angebote einholen

   

TP 17

Angebote prüfen und Zuschlag/Auftrag erteilen

7.

Bauausführung

TP 18

Arbeitsvorbereitung

   

TP 19

Ausfuh rung und bauüberwachung

8.

Abnahme

TP 20

Abnahme

   

TP 21

Vorhaben abrechnen

Bauprojekte in LzPh. 1 leiten (nicht delegierbare Bauherrenleistung)

Nicht delegierbare Bauherrenleistungen sind Leistungen, die die Auftraggeber (Veranlasser von Projekten) selbst erbringen. Insofern gilt hier der Grundsatz:

  • Projektleitung - Auftraggeber

  • Projektsteuerung - Bereich FM

Es ist klar, dass im Rahmen der Zusammenarbeit und aufgrund der spezifischen Fachkenntnisse in Abstimmung mit den Auftraggebern die Abteilung Facility Management als Eigentümervertreter auch die Projektsteuerung und evtl. notwendige externe Planungs- und Beratungsleistungen bei Bedarf beauftragt.

Allgemeine Leistungen sind:

  • Organisatorische Arbeiten,

  • Beteiligung an den Besprechungen des Bedarfsträgers zur Klärung baufachlicher Fragen des Baubedarfs,

  • Zustimmung zu den Niederschriften der Baubedarfsplanung,

  • Entscheidung über Vorgaben, Ergebnisse aus Vertragsverhandlungen sowie Vertragsabschluss,

  • Betriebsführung während der Projektrealisierung,

  • Bekanntgabe der benötigten haushaltsrechtlichen Unterlagen,

  • Durchführung von Bauherrenbesprechungen der in der Bauherrenvertretung beteiligten Institutionen,

  • Niederschriften der Planungs- und Bauherrenbesprechung,

  • Veranlassung für eine Bekanntgabe der auf dem Grundstück ruhenden Rechte, Lasten, Verpflichtungen,

  • Überprüfung der Vertragserfüllung einer freiberuflich tätigen Projektsteuerung.

Termine und Kapazitäten

  • Festlegung des „Redaktionsschlusses“ für die Bekanntgabe der im Nutzerbedarfsprogramm aufzunehmenden Anforderungen,

  • Entscheidung über den Zeitpunkt für die Ergebnisvorlage der baufachlichen Bedarfsberatung,

  • Veranlassung für die Ermittlung der Terminziele und für deren baufachliche Beratung,

  • Entscheidung über den Zeitpunkt für die Vorlage des BP,

  • Beurteilen/Verantworten des Erläuterungsberichtes zur Terminplanung durch Unterzeichnung,

Identifikation des grundsätzlichen Bedarfs

Bedarfsplanung im Bauwesen bedeutet nach DIN 18205 die methodische Ermittlung der Bedürfnisse von Bauherren und Nutzern, deren zielgerichtete Aufbereitung als Bedarf und dessen Übersetzung in eine für Planer, Architekten und Ingenieure verständliche Aufgabenstellung. Gemäß Ziff. 4 der DIN 18205 ist Bedarfsplanung ein Prozess. Er besteht darin, die Bedürfnisse, Ziele und einschränkenden Gegebenheiten - und damit auch vor allem die finanziellen Mittel, die Raumbedingungen usw. des Bauherrn und wichtiger Beteiligter zu ermitteln und zu analysieren. Es sind die damit zusammenhängenden Aufgaben zu formulieren, deren Lösung man vom Planer erwartet.

Die Bedarfsplanung umfasst im Wesentlichen folgende Leistungen:

  • Klären der Aufgabenstellung,

  • Überlegungen zum gesamten Leistungsbedarf,

  • Formulieren von Entscheidungshilfen für die Auswahl anderer an der Planung fachlich Beteiligter,

  • Zusammenfassen der Ergebnisse,

  • Bestandsaufnahme,

  • Standortanalyse,

  • Betriebsplanung,

  • Aufstellen eines Raumprogramms,

  • Aufstellen eines Funktionsprogramms,

  • Prüfen der Umwelterheblichkeit,

  • Prüfen der Umweltverträglichkeit.

Vertretung des Bedarfs in Entscheidungsgremien

Der Bauherr benennt eine verantwortliche Nutzervertretung des Bedarfsträgers seiner Immobilie. Zunächst sind die unterschiedlichen Entscheidungsebenen zu definieren. Beispielsweise, wer ist wofür innerhalb des jeweiligen Projektes entscheidungsbefugt? Sinnvoll ist die Darstellung in einem „Entscheider“-Organigramm, welches von der obersten Leitung bestätigt ist. Damit erhält der Projektleiter für die gegenüber den mitarbeitenden Ressourcen und anderen Leitungsebenen Autorität. Die folgende Tabelle zeigt u.a. die Abgrenzung zwischen Bauherrenaufgabe (Lenkung) und delegierbaren Aufgaben (Steuerung).

Lenkung und Steuerung im Entscheidungsgremium

Gremium

Aufgaben

Teilnehmer

Entscheidungsausschuss
(Entscheidungsebene)

Definieren:
Projektziele
Öffentlichkeitsarbeit

Leitung:
Teilnehmer:
(Leitung bzw. Teilnehmer
jeweils entsprechend des
Bedarfs festlegen)

Projektleitung
(Lenkungsebene)

Definieren und initiieren:
Organisation, Koordination, Information,
Dokumentation
Zielstrukturierung Aufgaben, Abläufe
Entscheidungsmanagement
Änderungsmanagement
Vertragsmanagement
Leistungsüberwachung
Leistungsanpassung
Übergeordnetes Controlling

Leitung:
Teilnehmer:

Projektsteuerung
(Steuerungsebene)

Initiieren und bearbeiten:
Koordination der Fachplaner
Leistungsvorgaben: Kosten, Termine,
Qualitäten
Flächenoptimierung
Konstruktionsoptimierung
Entscheidungsvorbereitung
Änderungsanträge
Angebotsverfahren einleiten
Vertragsmanagement Lieferfirmen
Ablaufplan, Terminkoordination
Kostenkoordination
Qualitäten + Quantitäten optimieren

Leitung:
Teilnehmer:

Optimierungsteam
(Systemführer)

Initiieren und bearbeiten:
Optimierung von Systemen hinsichtlich
Kosten und Terminen (TWP, TGA, etc.)
vorschlagen, bearbeiten und zur Diskussion
stellen

Leitung:
Teilnehmer:

Planungsteam
mit (6) Arbeitsgruppen
(Arbeitspakete bearbeiten)

Bearbeiten:
Technische und kaufmännische Planung
und Ausführung

Leitung:
Teilnehmer:

Vermarktungsteam

Steuern und bearbeiten:
Erarbeiten von Vermarktungs- und
Betreiberkonzepten
Erarbeiten von planungs- und
ausführungsrelevanten Vorgaben
Steuerung der Vermarktung

Leitung:
Teilnehmer:

Die Ergebnisse aus der baufachlichen Beratung des Baubedarfs zu den Qualitäts-, Termin- und Kostenzielen sind darzustellen. Die haushaltsrechtlichen Unterlagen sind durch die nutzende Verwaltung aufzustellen, wie z.B.:

  • Entscheidung zur Aufstellung eines Bedarfsprogramms.

  • Bekanntgabe des Kostenrahmens und Erläuterung einschl. Einreichen des Bedarfsprogramms durch den Bedarfsträger bei den zuständigen Stellen (zur Prüfung und Genehmigung).

Prüfung von Alternativen zur Befriedigung des Bedarfs

Bei Zielkonflikten sind Lösungsvorschläge für Alternativen zur Befriedigung des identifizierten Bedarfs herbeizuführen und deren Ergebnisse bezüglich des baufachlichen Bedarfs zu beraten und zu vertreten.

Bei der Immobilienbereitstellung stehen grundsätzlich die Alternativen

  • Miete,

  • Leasing,

  • oder Eigenbau

zur Auswahl. Die Entscheidung muss sowohl die qualitativen wie auch die quantitativen Kriterien berücksichtigen.

Projektdefinition bei Bau, Kauf, Anmietung

Definition eines Projektes (Bau, Kauf, Anmietung), Herbeiführen der Zustimmung der obersten Leitung - das bedeutet Herausarbeitung der Vor- und Nachteile, bezogen insbesondere auf den konkreten Bedarf bei:

  • Neubau,

  • Kauf,

  • Kauf mit Umbau,

  • Anmietung (ggf. mit Umbau),

  • Leasing,

sowie die Aufbereitung der Entscheidungsvorlage und Herbeiführen der Zustimmung der obersten Leitung.

Budget-/Haushaltsanmeldung, Fördermittel

Unter diesen Punkt fallen insbesondere folgende Leistungen:

  • Beantragung/Bewilligung von Haushaltsmitteln für die Vergütung der Leistungen Dritter und DV-gestützte Erfassung und -fortschreibung des Bauvorhabens.

  • Anordnung von Auszahlungen bzw. Zurückweisung von Rechnungen der beteiligten Vertragspartner.

  • Veranlassung zur Vorklärung einer möglichen Sonderfinanzierung.

  • Veranlassung für die Ermittlung der Programmkosten als Kostenziele und der zu erwartenden Folgekosten und für deren baufachliche Beratung.

  • Veranlassung der Bekanntgabe der Kostenangaben durch den Bedarfsträger.

  • Vertreten der Lösungsvorschläge zu Zielkonflikten sowie der Ergebnisse der baufachlichen Beratung des Bedarfs.

  • Beurteilen/Verantworten des Kostenrahmens und der zu erwartenden Folgekosten zur Kostenplanung durch Unterzeichnung.

  • Prüfen der Rechnungen einer (freiberuflich tätigen) Projektsteuerung.

Für einen Dienstleister sind zwei Budgets nötig:

  • das Budget des Auftraggebers,

  • das Budget des Dienstleisters (hier ist u. a. auch die Profitrechnung enthalten)

  • letzteres möglichst gemäß der Politik der „offenen Bücher.

Auf Objektebene werden nur die Kosten geplant, die im abgegrenzten Objekt entstehen. Bei Vorhandensein mehrerer Objekte beinhalten sie anteilige übergeordnete Kosten (Overheadkosten). Diese sind entweder messbar oder per Umlage zu planen. Die Budgetplanung erfolgt auf der Grundlage der Controlling-Ergebnisse und Hinweise aus der Vorperiode, gekoppelt mit den Entwicklungszielen des Objektes.

Die Planung erfolgt in iterativen Stufen:

  • Auswertung der Vorperiode,

  • Einholung des möglicherweise geänderten Nutzerbedarfs im Objekt,

  • Einholung der Vorgaben der übergeordneten Stelle,

  • Definition des Finanzbedarfs aus Sicht des Objektmanagements, gegliedert in
    - planbare Kosten (Regelleistungen, Projekte)
    - bedingt planbarer Finanzbedarf (reaktive Maßnahmen, Zusatzwünsche, objektive Änderungen bei Standards oder Gesetzen).

  • Zusammenfassung des Finanzbedarfs im Gesamtbudget,

  • Erläuterungsbericht, versehen mit Wirtschaftlichkeitsberechnungen,

  • Vorlage bei der übergeordneten Stelle,

  • Diskussion mit evtl. Änderungsbedarf,

  • Durchführung der Änderung,

  • Wiedervorlage,

  • Bestätigung und Abarbeitung,

  • Controlling (regelmäßige Kontrolle der Einhaltung, z. B. quartalsweise),

  • bei Fremdvergabe Rechenschaft gegenüber dem Auftraggeber entsprechend seines Bud­gets,

  • bei Eigenbesorgung gegenüber dem internen Auftraggeber (i.d.R. Geschäftsleitung).

Für den Fall, dass der AG als Kapitalverwaltungsgesellschaft dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) und der Aufsicht der deutschen Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegt, sind aufgrund des europäischen und deutschen Kapitalanlagerechts weitergehende vertragliche Regelungen zwischen dem AG und einem FM-Dienstleister zu treffen.

Diese betreffen vor allem

  • das umfassende und uneingeschränkte Weisungs- Prüfungs- und Kontrollrecht sowie

  • die exakte Trennung eines solchen Objektes bezüglich aller administrativen Vorgänge von allen anderen Aufträgen des Dienstleisters - auch im CAFM-System.