Bedarfsplanung im Bauwesen: Methoden und Aufgaben

Bedarfsplanung im Bauwesen bedeutet nach DIN 18205 die methodische Ermittlung der Bedürfnisse von Bauherren und Nutzern, deren zielgerichtete Aufbereitung als Bedarf und dessen Übersetzung in eine für Planer, Architekten und Ingenieure verständliche Aufgabenstellung. Gemäß Ziff. 4 der DIN 18205 ist Bedarfsplanung ein Prozess. Er besteht darin, die Bedürfnisse, Ziele und einschränkenden Gegebenheiten - und damit auch vor allem die finanziellen Mittel, die Raumbedingungen usw. des Bauherrn und wichtiger Beteiligter zu ermitteln und zu analysieren. Es sind die damit zusammenhängenden Aufgaben zu formulieren, deren Lösung man vom Planer erwartet.

• Klären der Aufgabenstellung,

• Überlegungen zum gesamten Leistungsbedarf,

• Formulieren von Entscheidungshilfen für die Auswahl anderer an der Planung fachlich Beteiligter,

• Zusammenfassen der Ergebnisse,

• Bestandsaufnahme,

• Standortanalyse,

• Betriebsplanung,

• Aufstellen eines Raumprogramms,

• Aufstellen eines Funktionsprogramms,

• Prüfen der Umwelterheblichkeit,

• Prüfen der Umweltverträglichkeit.

Der Bauherr benennt eine verantwortliche Nutzervertretung des Bedarfsträgers seiner Immobilie. Zunächst sind die unterschiedlichen Entscheidungsebenen zu definieren. Beispielsweise, wer ist wofür innerhalb des jeweiligen Projektes entscheidungsbefugt? Sinnvoll ist die Darstellung in einem „Entscheider“-Organigramm, welches von der obersten Leitung bestätigt ist. Damit erhält der Projektleiter für die gegenüber den mitarbeitenden Ressourcen und anderen Leitungsebenen Autorität. Die folgende Tabelle zeigt u.a. die Abgrenzung zwischen Bauherrenaufgabe (Lenkung) und delegierbaren Aufgaben (Steuerung).

Die Ergebnisse aus der baufachlichen Beratung des Baubedarfs zu den Qualitäts-, Termin- und Kostenzielen sind darzustellen. Die haushaltsrechtlichen Unterlagen sind durch die nutzende Verwaltung aufzustellen, wie z.B.:

• Entscheidung zur Aufstellung eines Bedarfsprogramms.

• Bekanntgabe des Kostenrahmens und Erläuterung einschl. Einreichen des Bedarfsprogramms durch den Bedarfsträger bei den zuständigen Stellen (zur Prüfung und Genehmigung).

Bei Zielkonflikten sind Lösungsvorschläge für Alternativen zur Befriedigung des identifizierten Bedarfs herbeizuführen und deren Ergebnisse bezüglich des baufachlichen Bedarfs zu beraten und zu vertreten.

Bei der Immobilienbereitstellung stehen grundsätzlich die Alternativen

• Miete,

• Leasing,

• oder Eigenbau

zur Auswahl. Die Entscheidung muss sowohl die qualitativen wie auch die quantitativen Kriterien berücksichtigen.

Definition eines Projektes (Bau, Kauf, Anmietung), Herbeiführen der Zustimmung der obersten Leitung - das bedeutet Herausarbeitung der Vor- und Nachteile, bezogen insbesondere auf den konkreten Bedarf bei:

• Neubau,

• Kauf,

• Kauf mit Umbau,

• Anmietung (ggf. mit Umbau),

• Leasing,

sowie die Aufbereitung der Entscheidungsvorlage und Herbeiführen der Zustimmung der obersten Leitung.

Unter diesen Punkt fallen insbesondere folgende Leistungen:

• Beantragung/Bewilligung von Haushaltsmitteln für die Vergütung der Leistungen Dritter und DV-gestützte Erfassung und -fortschreibung des Bauvorhabens.

• Anordnung von Auszahlungen bzw. Zurückweisung von Rechnungen der beteiligten Vertragspartner.

• Veranlassung zur Vorklärung einer möglichen Sonderfinanzierung.

• Veranlassung für die Ermittlung der Programmkosten als Kostenziele und der zu erwartenden Folgekosten und für deren baufachliche Beratung.

• Veranlassung der Bekanntgabe der Kostenangaben durch den Bedarfsträger.

• Vertreten der Lösungsvorschläge zu Zielkonflikten sowie der Ergebnisse der baufachlichen Beratung des Bedarfs.

• Beurteilen/Verantworten des Kostenrahmens und der zu erwartenden Folgekosten zur Kostenplanung durch Unterzeichnung.

• Prüfen der Rechnungen einer (freiberuflich tätigen) Projektsteuerung.

• das Budget des Auftraggebers,

• das Budget des Dienstleisters (hier ist u. a. auch die Profitrechnung enthalten)

• letzteres möglichst gemäß der Politik der „offenen Bücher.

Auf Objektebene werden nur die Kosten geplant, die im abgegrenzten Objekt entstehen. Bei Vorhandensein mehrerer Objekte beinhalten sie anteilige übergeordnete Kosten (Overheadkosten). Diese sind entweder messbar oder per Umlage zu planen. Die Budgetplanung erfolgt auf der Grundlage der Controlling-Ergebnisse und Hinweise aus der Vorperiode, gekoppelt mit den Entwicklungszielen des Objektes.

• Auswertung der Vorperiode,

• Einholung des möglicherweise geänderten Nutzerbedarfs im Objekt,

• Einholung der Vorgaben der übergeordneten Stelle,

• Definition des Finanzbedarfs aus Sicht des Objektmanagements, gegliedert in
  - planbare Kosten (Regelleistungen, Projekte)
  - bedingt planbarer Finanzbedarf (reaktive Maßnahmen, Zusatzwünsche, objektive Änderungen bei Standards oder Gesetzen).

• Zusammenfassung des Finanzbedarfs im Gesamtbudget,

• Erläuterungsbericht, versehen mit Wirtschaftlichkeitsberechnungen,

• Vorlage bei der übergeordneten Stelle,

• Diskussion mit evtl. Änderungsbedarf,

• Durchführung der Änderung,

• Wiedervorlage,

• Bestätigung und Abarbeitung,

• Controlling (regelmäßige Kontrolle der Einhaltung, z. B. quartalsweise),

• bei Fremdvergabe Rechenschaft gegenüber dem Auftraggeber entsprechend seines Bud­gets,

• bei Eigenbesorgung gegenüber dem internen Auftraggeber (i.d.R. Geschäftsleitung).

Für den Fall, dass der AG als Kapitalverwaltungsgesellschaft dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) und der Aufsicht der deutschen Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegt, sind aufgrund des europäischen und deutschen Kapitalanlagerechts weitergehende vertragliche Regelungen zwischen dem AG und einem FM-Dienstleister zu treffen.

• das umfassende und uneingeschränkte Weisungs- Prüfungs- und Kontrollrecht sowie

• die exakte Trennung eines solchen Objektes bezüglich aller administrativen Vorgänge von allen anderen Aufträgen des Dienstleisters - auch im CAFM-System.