Beschaffungs- und Vergabestrategie
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Beschaffungs- und Vergabestrategie im planungs- und baubegleitenden Facility Management
Wahl von Vergabe-, Los-, Make-or-buy- und Abwicklungsmodellen für FM, Tools, Einrichtung und sonstige Leistungen.
Bieterbewertung und Vergabegespräche
Beschaffungsmodelle, Planungs-/Realisierungspartner, Facility Services und Tools.
Facility Services und Betriebskonzepte werden berücksichtigt
Beschaffungsstrategie für wirtschaftlichen Gebäudebetrieb
- Beschaffung am späteren Betrieb ausrichten
- Vergabepakete und Schnittstellen gestalten
- Lebenszykluskosten in Vergabeentscheidungen
- Betriebsanforderungen
- Vergabe und Betriebsaufnahme miteinander
Beschaffung am späteren Betrieb ausrichten
Die Beschaffungs- und Vergabestrategie ist ein wesentliches Handlungsfeld des planungs- und baubegleitenden Facility Managements (pbFM). Entscheidungen über Vergabepakete, Leistungsabgrenzungen und Vertragsmodelle beeinflussen nicht nur Baukosten und Termine, sondern unmittelbar die spätere Betriebsorganisation. Das pbFM bringt deshalb bereits in der Planungs- und Beschaffungsphase die Anforderungen des Facility Managements ein. Ziel ist es, technische Systeme, Bauleistungen und betriebsrelevante Dienstleistungen so zu beschaffen, dass ein wirtschaftlicher, sicherer und dauerhaft beherrschbarer Gebäudebetrieb ermöglicht wird.
Vergabepakete und Schnittstellen systematisch gestalten
Eine geeignete Vergabestrategie berücksichtigt neben Marktverfügbarkeit und Projektorganisation insbesondere die späteren technischen und organisatorischen Schnittstellen. Zu stark fragmentierte Vergaben können beispielsweise zahlreiche Gewährleistungs-, Wartungs- und Verantwortungsgrenzen erzeugen. Zu große Leistungspakete können dagegen Wettbewerb und Spezialisierung einschränken. Das pbFM bewertet deshalb frühzeitig, welche Gewerke, Anlagen und Dienstleistungen sinnvoll gebündelt werden sollten und welche Anforderungen bereits in Ausschreibungen und Verträgen verbindlich festzulegen sind. Dazu gehören insbesondere Betriebsfähigkeit, Instandhaltbarkeit, Dokumentation, Ersatzteilversorgung, Schulung, Gewährleistung und Übergabe.
| Strategischer Aspekt | Fragestellung im pbFM | Bedeutung für den späteren Betrieb |
|---|---|---|
| Los- und Paketbildung | Welche Leistungen sollten gemeinsam oder getrennt vergeben werden? | Beherrschbare Schnittstellen und ausreichender Wettbewerb |
| Technische Standards | Welche Fabrikate, Systeme und Standards sind zulässig? | Standardisierung und geringere Betriebsvielfalt |
| Instandhaltbarkeit | Welche Anforderungen bestehen an Zugänglichkeit und Wartung? | Reduzierung von Aufwand und Folgekosten |
| Dokumentation | Welche Daten und Unterlagen sind geschuldet? | Betriebsfähige Anlagen- und Dokumentationsbasis |
| Gewährleistung | Wie werden Fristen und Verantwortlichkeiten organisiert? | Sichere Mängelverfolgung nach der Übergabe |
| Service und Ersatzteile | Welche Verfügbarkeiten werden gefordert? | Langfristige Versorgungssicherheit |
| Betriebsdienstleistungen | Wann werden spätere FM-Leistungen ausgeschrieben? | Rechtzeitiger Aufbau der Betriebsorganisation |
Lebenszykluskosten in Vergabeentscheidungen einbeziehen
Der wirtschaftlich günstigste Beschaffungsweg ergibt sich aus Sicht des Facility Managements nicht zwangsläufig aus dem niedrigsten Investitionspreis. Energieverbrauch, Wartungsaufwand, Ersatzteilkosten, technische Lebensdauer, Personalbedarf und spätere Anpassbarkeit können über den Lebenszyklus wesentlich größere Kostenwirkungen entfalten. Das pbFM unterstützt deshalb dabei, Investitions- und Betriebskosten gemeinsam zu betrachten und geeignete Lebenszyklus- beziehungsweise TCO-Kriterien in Entscheidungen einzubeziehen. Damit werden Varianten vergleichbarer und langfristige wirtschaftliche Auswirkungen bereits vor der Vergabe transparent.
Betriebsanforderungen vertraglich absichern
Betriebsrelevante Anforderungen müssen aus Konzepten und Planungen in eindeutige vertragliche Leistungspflichten überführt werden. Allgemeine Hinweise auf einen „betriebsfertigen Zustand“ reichen hierfür regelmäßig nicht aus. Ausschreibungsunterlagen sollten konkret beschreiben, welche Funktionsnachweise, Prüfungen, Einweisungen, Daten, Dokumente und Übergabeleistungen geschuldet werden. Auch Anforderungen an Anlagenkennzeichnung, CAFM-Daten, Wartungszugänglichkeit und Betriebsunterstützung sollten vertraglich eindeutig geregelt sein. Das pbFM trägt damit dazu bei, Interpretationsspielräume zu reduzieren und die spätere Durchsetzbarkeit von Betreiberanforderungen zu verbessern.
Vergabe und Betriebsaufnahme miteinander verzahnen
Eine vorausschauende Beschaffungsstrategie berücksichtigt schließlich auch den Übergang vom Bauprojekt in den Regelbetrieb. Betreiber, interne FM-Organisation und externe Service Provider müssen rechtzeitig verfügbar sein, um Anlagen kennenzulernen, Einweisungen wahrzunehmen und die Betriebsaufnahme vorzubereiten. Deshalb sollte frühzeitig festgelegt werden, wann Betriebsführungs-, Wartungs- und Facility-Management-Leistungen ausgeschrieben und beauftragt werden. Durch die Verzahnung von Bauvergaben und späteren Betriebsleistungen schafft das pbFM eine belastbare Verbindung zwischen Projektabschluss und Regelbetrieb und reduziert Risiken während Inbetriebnahme, Übergabe und Start-up.