Referenzprojektformulare

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Nachweis vergleichbarer Projekte für Bieter

Zweck des Referenzprojektformulars

Das Referenzprojektformular dient der strukturierten Dokumentation von abgeschlossenen oder weit überwiegend abgeschlossenen Projekten, in denen der Bieter Leistungen erbracht hat, die dem ausgeschriebenen Leistungsbild der Planungs- und Baubegleitung nach Art, Umfang, Tiefe, Koordinationsgrad und Ergebnisbezug vergleichbar sind. Es sind ausschließlich solche Referenzen anzugeben, die inhaltlich einschlägig sind. Jede Referenz ist im vorgegebenen Format vollständig auszufüllen.

Rolle im Vergabeverfahren

Die Referenzprojektformulare sind vom Bieter auszufüllende Angebotsunterlagen und mit den Erstangeboten / ersten Angeboten einzureichen. Sie dienen der Beurteilung der Eignung und der technischen bzw. beruflichen Leistungsfähigkeit nach Maßgabe der veröffentlichten Vergabeunterlagen.

Grundsatz der Vergleichbarkeit

Alle Referenzen sind nach identischen inhaltlichen und formalen Kriterien darzustellen. Vergleichbar sind Referenzen insbesondere dann, wenn sie eine ähnliche Leistungsstruktur, einen ähnlichen Projekt- und Planungszusammenhang, eine vergleichbare Bau- und Betriebslogik, eine ähnliche Stakeholder- und Nutzerumgebung, vergleichbare Anforderungen an Dokumentation und Datenmanagement, vergleichbare Anforderungen an Inbetriebnahme und Übergabe sowie eine ähnliche Größenordnung und Komplexität aufweisen.

Allgemeine Anforderungen an die Ausfüllung

Der Bieter hat alle Angaben vollständig, zutreffend, nachvollziehbar und in sich widerspruchsfrei zu machen. Jede Referenz ist in einem eigenen Formular oder in einem eindeutig abgegrenzten, vollständig selbstständigen Referenzabschnitt darzustellen. Es dürfen nur solche Leistungen beschrieben werden, die vom Bieter selbst in der angegebenen Rolle erbracht wurden. Leistungen anderer Beteiligter sind klar abzugrenzen. Annahmen, Schätzungen oder nur näherungsweise bekannte Werte sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen.

Anzahl der einzureichenden Referenzen

Mindestanzahl vergleichbarer Referenzen	[Anzahl]
Höchstanzahl vergleichbarer Referenzen	[Anzahl oder "nicht vorgesehen"]
Zulässiger Referenzzeitraum	[z. B. abgeschlossene Leistungen innerhalb der letzten ... Jahre]
Zulässigkeit laufender Referenzen	[ja / nein]

Sprache, Klarheit und Detaillierungsgrad

Alle Eintragungen müssen klar, präzise und fachlich nachvollziehbar sein. Abkürzungen sind zu vermeiden oder bei erster Verwendung zu erläutern. Zahlenangaben sind mit Einheit, Bezugsgröße, Währung und gegebenenfalls Netto-/Brutto-Basis anzugeben. Flächen-, Kosten-, Termin- und Leistungsangaben müssen so beschrieben sein, dass ein sachverständiger Prüfer die Referenz ohne Rückfrage fachlich und wirtschaftlich einordnen kann.

Wahrheitspflicht und Nachprüfbarkeit

Der Bieter bestätigt mit Einreichung des Formulars, dass sämtliche Angaben wahrheitsgemäß sind und auf Anforderung belegt werden können. Soweit nach den Vergabeunterlagen zulässig, sind überprüfbare Ansprechpersonen des Referenzauftraggebers oder eines autorisierten Vertreters zu benennen. Auf Verlangen sind ergänzende Nachweise, Bestätigungen oder Erläuterungen vorzulegen.

Aufbau jedes Referenzprojektformulars

Für jede vergleichbare Referenz ist die nachstehende Reihenfolge verbindlich einzuhalten.

Projektidentifikation

Referenznummer	[R-01 / R-02 / ...]
Projekttitel	[offizielle oder gebräuchliche Projektbezeichnung]
Projektstandort	[Stadt / Region / Land]
Auftraggeber / vergebende Stelle	[Name]
Art des Auftraggebers	[öffentlich / privat / gemischt / sonstiges]
Rolle des Bieters	[Alleinauftragnehmer / Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft / Nachunternehmer / sonstiges]
Eigener Leistungsanteil	[Beschreibung und prozentualer Anteil, sofern anwendbar]
Referenzzeitraum	[Beginn] bis [Abschluss]
Projektstatus	[abgeschlossen / weit überwiegend abgeschlossen / laufend, soweit zulässig]
Vertraulichkeitshinweis	[keiner / teilweise vertraulich / vertraulich; Begründung]

Projektübersicht

Kurzdarstellung des Projekthintergrunds, des Projektziels, der Art des Objekts bzw. der Anlage sowie des planerischen, baulichen und betrieblichen Kontextes, in dem die Leistungen erbracht wurden. Die Darstellung soll den Charakter der Beauftragung auf einen Blick verständlich machen.

Kurzbeschreibung des Referenzprojekts	[max. ... Wörter; Ausgangslage, Zielsetzung, wesentliche Rahmenbedingungen]
Besondere Projektmerkmale	[z. B. öffentlich zugängliche Nutzung, komplexe Nutzerstruktur, abschnittsweise Umsetzung, Betrieb während der Maßnahmen]

Objekt- und Anlagenmerkmale

Objektart / Hauptnutzung	[z. B. Verwaltung / Bildung / Kultur / Forschung / Gesundheit / gemischt / Sondernutzung / sonstiges]
Nebennutzungen / ergänzende Funktionsbereiche	[Beschreibung]
Gebäude- oder Standortgröße	[z. B. BGF, NRF, Anzahl Gebäude, Standortfläche, Kapazitäten]
Nutzer- und Betriebsprofil	[z. B. Anzahl Nutzergruppen, Besucherintensität, kritische Betriebszeiten]
Funktionale Komplexität	[z. B. hohe technische Dichte, besondere Sicherheitsanforderungen, vielfältige Schnittstellen]
Projektart	[Neubau / Sanierung / Erweiterung / Umbau / Fit-out / Kombination]
Nutzungs- bzw. Betriebsumgebung	[in Betrieb während der Maßnahmen / abschnittsweise Inbetriebnahme / sensitive Nutzung / sonstiges]
Flexibilitäts- und Änderungsanforderungen	[Beschreibung]

Vom Bieter erbrachter Leistungsumfang

Detaillierte Darstellung des vom Bieter tatsächlich geschuldeten und erbrachten Leistungsumfangs, beschränkt auf den eigenen vertraglichen Verantwortungsbereich. Zuständigkeiten, Prüftiefe, Koordinationsleistungen, Schnittstellenleistungen sowie wesentliche Liefer- und Ergebnisgegenstände sind konkret zu benennen.

Leistungselement	Durch den Bieter erbracht?	Kurzbeschreibung des eigenen Leistungsumfangs
Projektvorbereitung / Anforderungs- und Zielklärung	[ja / nein]	[Beschreibung]
Planungsunterstützung und Planungskoordination	[ja / nein]	[Beschreibung]
Nutzer- und Stakeholdermanagement	[ja / nein]	[Beschreibung]
Betriebs- / Betreiberorientierung und FM-Integration	[ja / nein]	[Beschreibung]
Prüfung von Planungsständen / Qualitätssicherung	[ja / nein]	[Beschreibung]
Lebenszyklus-, Kosten-, Betriebs- oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen	[ja / nein]	[Beschreibung]
Nachhaltigkeits-, Energie- oder Umweltanforderungen	[ja / nein]	[Beschreibung]
Dokumentations-, Daten- oder Informationsmanagement	[ja / nein]	[Beschreibung]
Digitalisierungs- / System- / Schnittstellenanforderungen	[ja / nein]	[Beschreibung]
Inbetriebnahme-, Abnahme- oder Übergabebegleitung	[ja / nein]	[Beschreibung]
Betriebsaufnahme / Mängel- / Optimierungsbegleitung	[ja / nein]	[Beschreibung]
Flächen-, Belegungs-, Umzugs- oder Servicekonzepte, soweit einschlägig	[ja / nein]	[Beschreibung]

Spezifische Relevanz für die ausgeschriebenen Leistungen

Vergleichsaspekt	Darstellung durch den Bieter
Ähnlichkeit des Leistungsbilds	[Darstellung, warum die Referenz den ausgeschriebenen Leistungen fachlich entspricht]
Ähnlichkeit der Projektphasenabdeckung	[Darstellung]
Ähnlichkeit des Planungs- und Baukontexts	[Darstellung]
Ähnlichkeit der Betriebs-, Nutzer- und Stakeholderumgebung	[Darstellung]
Ähnlichkeit der Dokumentations- und Datenanforderungen	[Darstellung]
Ähnlichkeit der Inbetriebnahme-, Übergabe- und frühen Betriebsanforderungen	[Darstellung]
Ähnlichkeit der Nachhaltigkeits-, Qualitäts- oder Resilienzziele	[Darstellung]
Ähnlichkeit von Größenordnung und Komplexität	[Darstellung]

Projektparameter und Leistungsdaten

Projektvolumen	[z. B. Baukosten, Beratungsvolumen oder anderer geeigneter Kennwert]
Leistungszeitraum des Bieters	[Monate / Jahre]
Abgedeckte Projektphasen	[Beschreibung]
Beschaffungs- / Umsetzungssetting	[z. B. öffentliches Vergabeverfahren, abschnittsweise Realisierung, Rahmenvorgaben]
Wesentliche Meilensteine	[Beschreibung]
Anzahl wesentlicher Nutzer- / Stakeholdergruppen	[Anzahl / Beschreibung]
Anzahl koordinierter Fachbeteiligter / Auftragnehmer	[Anzahl / Beschreibung]
Besondere Daten- oder Systemumgebung	[z. B. strukturierte Dokumentation, CDE, CAFM-nahe Daten, BIM-nahe Prozesse, sonstiges]
Wesentliche Ziel- oder Leistungskennwerte	[Beschreibung]

Organisations- und Schnittstellenkomplexität

Stakeholderstruktur	[Beschreibung, z. B. Auftraggeber, Nutzervertretungen, Planer, ausführende Unternehmen, Betreiber, Dritte]
Schnittstellenmanagement	[Beschreibung der vom Bieter koordinierten Schnittstellen]
Nutzerbeteiligung / Abstimmungsformate	[Beschreibung]
Phasierung / Arbeiten in laufendem Betrieb	[Beschreibung]
Entscheidungs- und Berichtswesen	[Beschreibung]
Besondere Genehmigungs-, Sicherheits- oder Compliance-Rahmenbedingungen	[Beschreibung]

Ergebnisse und Mehrwert

Ergebnis der Leistung des Bieters	[Beschreibung]
Nachweisbarer Mehrwert	[z. B. verbesserte Koordination, erhöhte Betriebsreife, verbesserte Dokumentationsqualität, reduzierte Schnittstellenrisiken]
Beitrag zu Qualität, Termin, Kosten oder Betriebsfähigkeit	[Beschreibung]
Beitrag zur Nutzerintegration oder Akzeptanz	[Beschreibung]
Lessons Learned / übertragbare Erkenntnisse	[Beschreibung, soweit relevant]

Auftraggeberkontakt zur Verifizierung

Ansprechperson	[Name]
Funktion	[Funktion / Position]
Organisation	[Auftraggeber oder bevollmächtigter Vertreter]
Telefon	[Telefonnummer]
E-Mail	[E-Mail-Adresse]
Erreichbarkeit zur Verifizierung	[optional]

Erklärungs- und BestätigungsabschnittBieterbestätigung

Erklärung: Hiermit bestätigt der Bieter, dass die in diesem Referenzprojektformular gemachten Angaben vollständig, richtig und nach bestem Wissen erstellt wurden, dass die beschriebenen Leistungen in der angegebenen Rolle tatsächlich vom Bieter erbracht wurden und dass ergänzende Belege auf Anforderung vorgelegt werden können.

Unterschrift / Bestätigung der berechtigten Einreichung

Bieter	[Name des Bieters]
Vertretungsberechtigte Person	[Name]
Funktion	[Funktion]
Ort / Datum	[Ort] / [Datum]
Unterschrift / elektronische Einreichungsbestätigung	[Unterschrift oder textliche Bestätigung gemäß Vergabeplattform]

Relevanz vergleichbarer Referenzen

Maßgeblich sind solche Referenzen, die inhaltlich eine hohe Nähe zu den ausgeschriebenen Leistungen aufweisen. Besonders aussagekräftig sind Referenzen mit einer deutlichen Verbindung zwischen Planung, Bau, Betriebsanforderungen, Nutzeranforderungen, Dokumentationspflichten, Datenstrukturen, Übergabe, Inbetriebnahme, früher Betriebsphase, Nachhaltigkeit und funktionsübergreifender Koordination.

Umgang mit Arbeitsgemeinschafts- und Nachunternehmerreferenzen

Wurde die Referenz im Rahmen einer Arbeitsgemeinschaft oder als Nachunternehmer erbracht, sind die eigene Rolle, der eigene Leistungsanteil, die eigene Ergebnisverantwortung sowie die Abgrenzung zu den Leistungen anderer Beteiligter eindeutig anzugeben. Allgemeine Projektbeschreibungen ohne klare Zuordnung der Eigenleistung sind unzureichend.

Umgang mit laufenden Projekten

Soweit laufende Projekte zulässig sind, werden nur solche Referenzen berücksichtigt, bei denen der maßgebliche Leistungsanteil bereits erbracht ist und eine belastbare fachliche Bewertung möglich bleibt. Der erforderliche Mindestfertigstellungsgrad beträgt [Mindestgrad]. Bereits erbrachte Teilleistungen sind konkret zu benennen.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Vertrauliche Informationen sind auf das für die Bewertung erforderliche Maß zu beschränken. Personenbezogene Daten dürfen nur in dem Umfang angegeben werden, in dem ihre Offenlegung zulässig und für die Verifizierung erforderlich ist. Der Bieter hat sicherzustellen, dass die Weitergabe der Angaben rechtlich zulässig ist.

Deckblattangaben für den Referenzformularsatz

Vergabestelle	[Name der Vergabestelle]
Vergabetitel	[Bezeichnung der Vergabe]
Leistungsbereich / Los	[Bezeichnung]
Bieter	[vollständiger Name des Bieters]
Ansprechperson des Bieters	[Name / Funktion / E-Mail / Telefon]
Gesamtzahl eingereichter Referenzen	[Anzahl]
Datum der Einreichung	[Datum]
Hinweis auf vertrauliche Teile	[ja / nein; falls ja: Bezeichnung]

Vorlage für das wiederholbare Einzelblatt

Jede Referenz ist auf einem eigenständigen, wiederholbaren Referenzblatt nach Abschnitt 4 darzustellen. Die Reihenfolge der Abschnitte ist unverändert beizubehalten. Empfohlener Umfang je Referenz: [Anzahl] Seiten zuzüglich zulässiger Anlagen.

Anlagenfeld für Nachweise

Anlagennummer	[A-01 / A-02 / ...]
Bezug zur Referenz	[R-01 / R-02 / ...]
Bezeichnung der Anlage	[z. B. Fertigstellungsbestätigung, Auftraggeberbestätigung, Projektblatt, Auszug aus Dokumentation]
Kurzbeschreibung	[Inhalt / Zweck]
Vertraulichkeitsstatus	[offen / eingeschränkt / nur auf Anforderung]

Anlage A – Deckblatt für den Referenzformularsatz

Verwendung : Dieses Deckblatt ist dem vollständigen Referenzformularsatz voranzustellen.

Vergabestelle	[Name der Vergabestelle]
Vergabetitel	[Bezeichnung der Vergabe]
Leistungsbereich / Los	[Bezeichnung]
Bieter	[vollständiger Name des Bieters]
Ansprechperson des Bieters	[Name / Funktion / E-Mail / Telefon]
Gesamtzahl eingereichter Referenzen	[Anzahl]
Datum der Einreichung	[Datum]
Hinweis auf vertrauliche Teile	[ja / nein; falls ja: Bezeichnung]

Anlage B – Wiederholbares Einzelblatt Referenzprojekt

Verwendung: Dieses Einzelblatt ist für jede Referenz gesondert zu vervielfältigen und vollständig auszufüllen.

Basisangaben

Referenznummer	[R-01 / R-02 / ...]
Projekttitel	[offizielle oder gebräuchliche Projektbezeichnung]
Projektstandort	[Stadt / Region / Land]
Auftraggeber / vergebende Stelle	[Name]
Art des Auftraggebers	[öffentlich / privat / gemischt / sonstiges]
Rolle des Bieters	[Alleinauftragnehmer / Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft / Nachunternehmer / sonstiges]
Eigener Leistungsanteil	[Beschreibung und prozentualer Anteil, sofern anwendbar]
Referenzzeitraum	[Beginn] bis [Abschluss]
Projektstatus	[abgeschlossen / weit überwiegend abgeschlossen / laufend, soweit zulässig]
Vertraulichkeitshinweis	[keiner / teilweise vertraulich / vertraulich; Begründung]

Kurzbeschreibung und Objektmerkmale

Kurzbeschreibung des Referenzprojekts	[max. ... Wörter; Ausgangslage, Zielsetzung, wesentliche Rahmenbedingungen]
Besondere Projektmerkmale	[z. B. öffentlich zugängliche Nutzung, komplexe Nutzerstruktur, abschnittsweise Umsetzung, Betrieb während der Maßnahmen]
Objektart / Hauptnutzung	[z. B. Verwaltung / Bildung / Kultur / Forschung / Gesundheit / gemischt / Sondernutzung / sonstiges]
Nebennutzungen / ergänzende Funktionsbereiche	[Beschreibung]
Gebäude- oder Standortgröße	[z. B. BGF, NRF, Anzahl Gebäude, Standortfläche, Kapazitäten]
Nutzer- und Betriebsprofil	[z. B. Anzahl Nutzergruppen, Besucherintensität, kritische Betriebszeiten]

Eigener Leistungsumfang

Leistungselement	Durch den Bieter erbracht?	Kurzbeschreibung des eigenen Leistungsumfangs
Projektvorbereitung / Anforderungs- und Zielklärung	[ja / nein]	[Beschreibung]
Planungsunterstützung und Planungskoordination	[ja / nein]	[Beschreibung]
Nutzer- und Stakeholdermanagement	[ja / nein]	[Beschreibung]
Betriebs- / Betreiberorientierung und FM-Integration	[ja / nein]	[Beschreibung]
Prüfung von Planungsständen / Qualitätssicherung	[ja / nein]	[Beschreibung]
Lebenszyklus-, Kosten-, Betriebs- oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen	[ja / nein]	[Beschreibung]
Nachhaltigkeits-, Energie- oder Umweltanforderungen	[ja / nein]	[Beschreibung]
Dokumentations-, Daten- oder Informationsmanagement	[ja / nein]	[Beschreibung]

Vergleichbarkeit und Kennzahlen

Vergleichsaspekt	Darstellung durch den Bieter
Ähnlichkeit des Leistungsbilds	[Darstellung, warum die Referenz den ausgeschriebenen Leistungen fachlich entspricht]
Ähnlichkeit der Projektphasenabdeckung	[Darstellung]
Ähnlichkeit des Planungs- und Baukontexts	[Darstellung]
Ähnlichkeit der Betriebs-, Nutzer- und Stakeholderumgebung	[Darstellung]

Projektvolumen	[z. B. Baukosten, Beratungsvolumen oder anderer geeigneter Kennwert]
Leistungszeitraum des Bieters	[Monate / Jahre]
Abgedeckte Projektphasen	[Beschreibung]
Beschaffungs- / Umsetzungssetting	[z. B. öffentliches Vergabeverfahren, abschnittsweise Realisierung, Rahmenvorgaben]
Wesentliche Meilensteine	[Beschreibung]
Anzahl wesentlicher Nutzer- / Stakeholdergruppen	[Anzahl / Beschreibung]

Schnittstellen, Ergebnis und Verifizierung

Stakeholderstruktur	[Beschreibung, z. B. Auftraggeber, Nutzervertretungen, Planer, ausführende Unternehmen, Betreiber, Dritte]
Schnittstellenmanagement	[Beschreibung der vom Bieter koordinierten Schnittstellen]
Nutzerbeteiligung / Abstimmungsformate	[Beschreibung]
Phasierung / Arbeiten in laufendem Betrieb	[Beschreibung]
Ergebnis der Leistung des Bieters	[Beschreibung]
Nachweisbarer Mehrwert	[z. B. verbesserte Koordination, erhöhte Betriebsreife, verbesserte Dokumentationsqualität, reduzierte Schnittstellenrisiken]
Beitrag zu Qualität, Termin, Kosten oder Betriebsfähigkeit	[Beschreibung]
Ansprechperson	[Name]
Funktion	[Funktion / Position]
Organisation	[Auftraggeber oder bevollmächtigter Vertreter]
Telefon	[Telefonnummer]
E-Mail	[E-Mail-Adresse]
Erreichbarkeit zur Verifizierung	[optional]

Bietererklärung

Bieter	[Name des Bieters]
Vertretungsberechtigte Person	[Name]
Funktion	[Funktion]
Ort / Datum	[Ort] / [Datum]
Unterschrift / elektronische Einreichungsbestätigung	[Unterschrift oder textliche Bestätigung gemäß Vergabeplattform]

Anlage C – Anlagenverzeichnis

Verwendung: Dieses Verzeichnis ist auszufüllen, sofern Anlagen oder unterstützende Nachweise beigefügt werden.

Anlagennummer	Bezug	Bezeichnung	Kurzbeschreibung	Vertraulichkeit
[A-01]	[R-__]	[...]	[...]	[...]
[A-02]	[R-__]	[...]	[...]	[...]
[A-03]	[R-__]	[...]	[...]	[...]
[A-04]	[R-__]	[...]	[...]	[...]
[A-05]	[R-__]	[...]	[...]	[...]