BAFO-Eröffnungs- und Eröffnungsprotokoll (endgültige Gebote)

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BAFO Eröffnungs und Eröffnungsprotokoll für endgültige Gebote im strukturierten Vergabe und Ausschreibungsprozess — BAFO-Eröffnungs- und Eröffnungsprotokoll (endgültige Gebote)

Dieses BAFO-Eröffnungs- und Eröffnungsprotokoll dokumentiert den formalen Eingang, die sichere Verwahrung, die Öffnung und die sofort feststellbaren formalen Befunde der endgültigen Gebote, die im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb für Leistungen der Planungs- und Baubegleitung eingereicht werden, einschließlich etwaiger betriebs-, nutzer-, dokumentations-, digitalisierungs-, nachhaltigkeits-, inbetriebnahme- und betriebsübergangsbezogener Beratungsbestandteile, soweit diese nach den Vergabeunterlagen geschuldet sind; das Protokoll dient ausschließlich der revisionssicheren Nachweisführung für die BAFO-Stufe, insbesondere hinsichtlich Fristwahrung, Gleichbehandlung, Vertraulichkeit, Nachvollziehbarkeit der Verwahrkette und ordnungsgemäßer Öffnung, und es ersetzt weder die materielle Prüfung der Angebote noch Preisprüfung, Wertung, Rangfolge, Vergabeempfehlung oder Zuschlagsentscheidung.

Dokumentation der endgültigen Angebotsöffnung

Dokumentenidentifikation und Verfahrensbezug
Zugriffs- und Berechtigungskreis
Grundlage für Eingang und Öffnung
Einreichungsparameter
Interne Kontrollpunkte vor Öffnung
Eingangsregister für endgültige Gebote
Registerübersicht
Verwahr- und Übergabekette
Protokoll der Öffnungssitzung
Teilnehmende, Rollen und Erklärungen
Formale Feststellungen bei der Öffnung
Sonderfälle und Abweichungen
Schlussvermerk und Übergabe
Übergabe in den nächsten internen Verfahrensschritt
Unterschriften und Anlagenverzeichnis
Anlagenverzeichnis

Stammdaten und Verfahrensreferenz

Beschaffungstitel	[Bezeichnung der Beschaffung]
Interne Referenz	[Interne Referenz]
Dienstleistungsumfang	[Planungs- und Baubegleitung sowie ggf. damit verknüpfte Beratungsleistungen]
Leistungsstufen / Optionen	[Angaben zu Grundleistung, Stufen, Optionen, Verlängerungen]
Führende Vergabestelle	[Interne zuständige Stelle]
Dokumentenstatus	[Entwurf / geprüft / freigegeben / abgeschlossen]
Anlass der Niederschrift	[Eröffnung der endgültigen Gebote]
Bearbeiter des Protokolls	[Name / Funktion]
Prüf- oder Revisionsvermerk	[falls vorhanden]

Zweck, Geltungsbereich und Abgrenzung

Dieses Protokoll erfasst ausschließlich die Vorgänge des Eingangs, der Verwahrung, der Öffnung und der unmittelbar bei der Öffnung sichtbaren formalen Feststellungen. Es dient der internen Kontrolle, der Nachweisführung in der Vergabeakte und der Vorbereitung der nachgelagerten Verfahrensschritte. Nicht Bestandteil dieses Protokolls sind insbesondere die inhaltliche Prüfung, die fachliche Bewertung, die Preisprüfung, die Aufklärung, die Eignungs- oder Ausschlussentscheidung, die Rangfolge, die Vergabeempfehlung, die Zuschlagsentscheidung oder sonstige wertende Aussagen. Diese Inhalte sind in gesonderten Unterlagen zu dokumentieren.

Zugriffs- und Berechtigungskreis

Name	Funktion	Berechtigungsgrundlage	Zugriffsumfang
[Name 1]	[Verfahrensleitung / Vergabeverantwortliche Stelle]	[Benennung / Geschäftsverteilungsplan / Auftrag]	[Vollzugriff für Eingang und Öffnung]
[Name 2]	[Protokollführung]	[Benennung]	[Zugriff für Dokumentation und Protokollierung]
[Name 3]	[Zeuge / Vier-Augen-Prinzip]	[Benennung]	[Zugriff im Rahmen der Öffnungssitzung]
[Name 4]	[IT-Unterstützung, sofern erforderlich]	[Benennung]	[Technischer Zugriff ohne inhaltliche Wertung]
[Name 5]	[Interne Revision / Compliance, sofern beteiligt]	[Benennung]	[Lesender oder beobachtender Zugriff]

Maßgebliche Unterlagen

Unterlage	Bezeichnung / Referenz	Version / Datum	Bemerkung
1	[Aufforderung zur Abgabe endgültiger Gebote]	[Version / Datum]	[maßgebliche BAFO-Aufforderung]
2	[Vergabe- und Verhandlungsunterlagen]	[Version / Datum]	[einschließlich etwaiger Änderungen]
3	[Finale Bieterfragen und Antworten]	[Version / Datum]	[verbindliche Klarstellungen]
4	[Vertragsentwurf und Anlagen]	[Version / Datum]	[einschließlich Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Formblätter]
5	[Einreichungs- und Portalregeln]	[Version / Datum]	[Frist, Kanal, Dateivorgaben, Formvorgaben]
6	[Interne Freigaben / Verfahrensvermerke]	[Version / Datum]	[nur soweit für Öffnung relevant]

Einreichungsparameter

Offizielle Abgabefrist	[Datum] [Uhrzeit] [Zeitzone]
Zulässiger Einreichungskanal	[E-Vergabe-Portal / sonstiger zugelassener Kanal]
Maßgebliche Zeitquelle	[Portalzeit / Serversystem / sonstige definierte Zeitquelle]
Zulässige Sprache(n)	[Sprache(n)]
Zulässige Dateiformate	[z. B. PDF, XLSX, DOCX, ZIP, sofern zugelassen]
Signatur- / Formanforderungen	[qualifizierte elektronische Signatur / Textform / keine gesonderte Signatur, soweit vorgegeben]
Vorgaben zu Preisblatt / Anlagen	[Pflichtunterlagen / Strukturvorgaben / Benennungsvorgaben]
Regelung zu Ersatz- oder Aktualisierungseinreichungen	[zulässig / nicht zulässig / nur bis Fristende]
Regelung zu Rücknahmen	[zulässig / Form / Nachweis]
Regelung zu Passwortschutz / Verschlüsselung	[zulässig nur nach Vorgabe / unzulässig / separates Passwortverfahren]

Interne Kontrollpunkte vor Öffnung

Kontrollpunkt	Nachweis	Ergebnis	Verantwortlich
Abgabefrist im System dokumentiert	[Screenshot / Export / Systemvermerk]	[Ja / Nein / n. z.]	[Name]
Bis zur Öffnung kein unzulässiger Zugriff	[Zugriffsprotokoll / Bestätigung]	[Ja / Nein / n. z.]	[Name]
Vier-Augen-Prinzip für Öffnung vorgesehen	[Teilnehmerliste]	[Ja / Nein]	[Name]
Ungeöffnete Unterlagen sicher verwahrt	[Ablage- / Portalstatus]	[Ja / Nein]	[Name]
Technische Öffnungsfähigkeit des Systems vorbereitet	[IT-Bestätigung / Test]	[Ja / Nein]	[Name]
Vertraulichkeits- und Rollenklärung erfolgt	[Bestätigung / Anwesenheitsliste]	[Ja / Nein]	[Name]
Kontrollhinweis: Vor der Öffnung dürfen ausschließlich administrative Eingangshandlungen vorgenommen werden, die für Fristkontrolle, sichere Verwahrung und Identifikation erforderlich sind. Eine inhaltliche Sichtung der Angebotsbestandteile vor dem offiziellen Öffnungszeitpunkt ist zu vermeiden und, falls technisch unvermeidbar, gesondert zu dokumentieren.

Eingangsregister für endgültige Gebote

Das nachstehende Register ist eine reine Eingangsdokumentation. Es bestätigt nicht die materielle Ordnungsgemäßheit, Vollständigkeit oder Wertbarkeit eines Gebots, sondern dokumentiert ausschließlich Eingang, Fristbezug, Identifikation, Verwahrung und administrative Erstfeststellungen.

Registerübersicht

Lfd. Nr.	Bieter / Konsortialführer	Eingang Datum/Uhrzeit	Fristwahrung	Kanal / Portal-ID	Dateien / Ordner	Ersatz / Rücknahme	Erstbearbeitung / Bemerkung
[1]	[Bieter 1]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[fristgerecht / verspätet]	[Portal-ID / Empfangs-ID]	[Anzahl / Bezeichnung]	[nein / ja, Details]	[Name / Kurzvermerk]
[2]	[Bieter 2]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[fristgerecht / verspätet]	[Portal-ID / Empfangs-ID]	[Anzahl / Bezeichnung]	[nein / ja, Details]	[Name / Kurzvermerk]
[3]	[Bieter 3]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[fristgerecht / verspätet]	[Portal-ID / Empfangs-ID]	[Anzahl / Bezeichnung]	[nein / ja, Details]	[Name / Kurzvermerk]
[4]	[Bieter 4]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[fristgerecht / verspätet]	[Portal-ID / Empfangs-ID]	[Anzahl / Bezeichnung]	[nein / ja, Details]	[Name / Kurzvermerk]
[5]	[Bieter 5]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[fristgerecht / verspätet]	[Portal-ID / Empfangs-ID]	[Anzahl / Bezeichnung]	[nein / ja, Details]	[Name / Kurzvermerk]

Verwahr- und Übergabekette

Schritt	Datum / Uhrzeit	Verantwortlich	Nachweis / Bemerkung
Eingang registriert	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Name]	[Portalbestätigung / Registereintrag]
Sichere Verwahrung bis Öffnung	[von-bis]	[Name / Einheit]	[Ablageort / Systemstatus / Zugriffsbeschränkung]
Überleitung in Öffnungssitzung	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Name]	[Freigabe / Sitzungseinladung / Protokollvermerk]
Rücklage verspäteter oder gesperrter Einreichungen	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Name]	[gesonderte Ablage / Vermerk]

Ergänzende Registerhinweise

Bei elektronischen Einreichungen sind nach Möglichkeit Empfangsbestätigungen, Zeitstempel, Upload-Protokolle oder Systemexporte als Anlage beizufügen. Mehrfache Uploads desselben Bieters sind in zeitlicher Reihenfolge zu erfassen. Soweit nach den Vergabeunterlagen nur die letzte fristgerecht eingegangene Fassung maßgeblich ist, ist dies als bloße Tatsachenfeststellung zu vermerken; eine endgültige verfahrensrechtliche Einordnung erfolgt außerhalb dieses Protokolls. Geht eine Rücknahme oder ausdrückliche Ersetzungserklärung ein, sind Eingang, Form, Uhrzeit und Bezug zur betroffenen Einreichung gesondert zu dokumentieren.

Sitzungsdaten

Datum der Öffnung	[Datum]
Beginn	[Uhrzeit]
Ende	[Uhrzeit]
Ort / elektronisches Umfeld	[Besprechungsraum / E-Vergabe-Portal / geschütztes Systemumfeld]
Sitzungsleitung	[Name / Funktion]
Protokollführung	[Name / Funktion]
Zeugen / weitere Teilnehmende	[Name(n) / Funktion(en)]
IT-Unterstützung	[Name / Funktion / falls erforderlich]
Anlass besonderer Maßnahmen	[z. B. verspätete Einreichung, Passwortthema, Systemstörung]

Teilnehmende, Rollen und Erklärungen

Name	Rolle in der Öffnung	Vertraulichkeit / Interessenkonflikt	Unterschrift / digitale Freigabe
[Name 1]	[Sitzungsleitung]	[bestätigt / offengelegt, Details]	[Signatur / Freigabe]
[Name 2]	[Protokollführung]	[bestätigt / offengelegt, Details]	[Signatur / Freigabe]
[Name 3]	[Zeuge]	[bestätigt / offengelegt, Details]	[Signatur / Freigabe]
[Name 4]	[IT-Unterstützung]	[bestätigt / offengelegt, Details]	[Signatur / Freigabe]
[Name 5]	[Beobachtung / Revision, sofern vorhanden]	[bestätigt / offengelegt, Details]	[Signatur / Freigabe]

Sitzungsverlauf

Vor Öffnungsbeginn wurde festgestellt, dass die bis dahin eingegangenen endgültigen Gebote entsprechend den internen Vorgaben sicher verwahrt waren und dass die Öffnung erst nach Erreichen des maßgeblichen Öffnungszeitpunkts durchgeführt wurde. Die Öffnung erfolgte nach folgendem Ordnungsprinzip: [chronologische Reihenfolge des Eingangs / alphabetische Reihenfolge / Reihenfolge gemäß Portalübersicht]. Während der Öffnung wurden ausschließlich die für dieses Protokoll zulässigen formalen Feststellungen dokumentiert. Etwaige technische Besonderheiten des Öffnungsvorgangs sind nachstehend festzuhalten: [Beschreibung].

Formale Feststellungen bei der Öffnung

Die folgenden Angaben sind für jedes endgültige Gebot gesondert zu dokumentieren. Es handelt sich ausschließlich um unmittelbar sicht- oder technisch feststellbare Tatsachen beim Öffnungsvorgang. Eine qualitative oder inhaltliche Bewertung findet an dieser Stelle nicht statt.

Gebotsblatt je Bieter – auszufüllen und je Bieter zu vervielfältigen

Prüffeld	Feststellung	Status	Bemerkung / Verweis
Bieteridentifikation	[Rechtlicher Name / Konsortialführer]	[eingetragen]	[Verweis auf Register-Nr.]
Eingangsstatus	[Datum / Uhrzeit / fristgerecht oder verspätet]	[eingetragen]	[Zeitquelle angeben]
Einreichungsreferenz	[Portal-ID / Empfangs-ID / interne Referenz]	[eingetragen]	[ ]
Dateien zugänglich	[ja / nein / teilweise]	[ ]	[Fehlerbeschreibung falls nein]
Dateien technisch öffnungsfähig	[ja / nein / teilweise]	[ ]	[z. B. beschädigt / unlesbar / unvollständig]
Offensichtlich vorhandene Endfassung des technischen Angebots	[vorhanden / nicht erkennbar / n. a.]	[ ]	[nur Sichtfeststellung]
Offensichtlich vorhandene Endfassung des kaufmännischen Angebots	[vorhanden / nicht erkennbar / n. a.]	[ ]	[nur Sichtfeststellung]
Preisblatt / Honorarübersicht	[vorhanden / nicht erkennbar / n. a.]	[ ]	[einschließlich Stufen, Optionen oder Verlängerungen, soweit gefordert]
Preisgleitungs- oder Indexblatt	[vorhanden / nicht erkennbar / n. a.]	[ ]	[soweit nach Vergabeunterlagen gefordert]
Unterschriebene Formblätter / Erklärungen	[vorhanden / nicht erkennbar / n. a.]	[ ]	[nur Sichtfeststellung]
Anlagenverzeichnis / Begleitanschreiben	[vorhanden / nicht erkennbar / n. a.]	[ ]	[ ]
Erkennbarer Vorbehalt / alternative Fassung / Mehrfachfassung	[ja / nein]	[ ]	[neutral beschreiben]
Sonstige formale Auffälligkeiten	[Beschreibung]	[ ]	[z. B. Passwortschutz, Dublette, fehlender Teil, Dateifehler]
Sofortmaßnahme	[registriert / gesondert abgelegt / eskaliert / Verfahrensentscheidung veranlasst]	[ ]	[zuständige Stelle]
Öffnung vorgenommen durch	[Name]	[ ]	[Uhrzeit: [HH:MM]]

Zusätzliche Hinweise zur formalen Erstsichtung

Die Feststellung 'vorhanden' bedeutet lediglich, dass der betreffende Bestandteil beim Öffnungsvorgang auf Basis der Dateibenennung, Ordnerstruktur oder unmittelbar sichtbaren Dokumentenüberschrift erkennbar war. Hieraus folgt keine Aussage zur Vollständigkeit, Richtigkeit, Unterzeichnung, inhaltlichen Eignung oder Wertbarkeit.
Soweit technische Hilfsmittel zur Öffnung eingesetzt werden mussten, ist festzuhalten, ob dies rein administrativ geschah und ob der Vorgang unter Wahrung des Vier-Augen-Prinzips erfolgte.
Falls die Vergabeunterlagen mehrere Preisbestandteile vorsehen, etwa Festpreise, Stufenpreise, Optionspreise, Retainer, Tagessätze oder indexbezogene Angaben, ist an dieser Stelle nur das erkennbare Vorliegen entsprechender Unterlagen zu dokumentieren, nicht deren Höhe oder Angemessenheit.

Sonderfälle und Abweichungen

Sonderfälle sind neutral, vollständig und mit eindeutiger Tatsachenbasis zu dokumentieren. Jede Abweichung ist einer Kategorie zuzuordnen, mit Nachweisen zu hinterlegen und einer zuständigen Stelle zur weiteren verfahrensrechtlichen Behandlung zuzuleiten.

Fall-Nr.	Kategorie	Sachverhalt / Nachweis	Sofortmaßnahme / Freigabe
[1]	[verspäteter Eingang]	[Beschreibung, Zeitstempel, Nachweis, Bezug zur Einreichung]	[gesondert verwahrt / nicht geöffnet / Entscheidung durch [Stelle]]
[2]	[Ersatz- oder Aktualisierungseinreichung]	[Beschreibung, Reihenfolge der Fassungen, Erklärung des Bieters]	[letzte Fassung markiert / frühere Fassung separiert / Entscheidung durch [Stelle]]
[3]	[Dublette / Mehrfachupload]	[Beschreibung, Hash oder Dateiname sofern vorhanden]	[als Dublette vermerkt / Entscheidung durch [Stelle]]
[4]	[Passwortschutz / Verschlüsselung]	[Beschreibung, verlangtes oder fehlendes Passwortverfahren]	[IT-Unterstützung / Eskalation / Entscheidung durch [Stelle]]
[5]	[beschädigte oder unlesbare Datei]	[Fehlerbeschreibung, Screenshot, Systemmeldung]	[gesondert dokumentiert / Entscheidung durch [Stelle]]
[6]	[fehlende Anhänge / unvollständige Übertragung]	[Beschreibung]	[gesondert dokumentiert / Entscheidung durch [Stelle]]
[7]	[Rücknahme / Widerruf]	[Eingang, Form, Zeitpunkt, Bezug]	[Einreichung gesperrt / vermerkt / Entscheidung durch [Stelle]]
[8]	[Abweichung zwischen Bieterangabe und Portalzeit]	[Beschreibung mit Zeitquellenvergleich]	[gesondert dokumentiert / Entscheidung durch [Stelle]]

Jede Sonderfallbehandlung ist mit Datum, Uhrzeit, handelnder Person und Freigabekompetenz zu versehen. Sofern eine Öffnung ganz oder teilweise unterbleibt, ist dies ausdrücklich zu dokumentieren.

Kontrollhinweis: Dieses Protokoll trifft keine endgültige Ausschluss- oder Zulassungsentscheidung, es sei denn, eine rein tatsächliche Nichtöffnung ist aufgrund eines dokumentierten Umstands zwingend. Die verfahrensrechtliche Würdigung erfolgt in einer gesonderten Entscheidungsvorlage oder in einem separaten Vermerk.

Zusammenfassende Feststellungen

Zur BAFO-Abgabe aufgeforderte Unternehmen	[Anzahl]
Eingegangene endgültige Gebote	[Anzahl]
Davon fristgerecht eingegangen	[Anzahl]
Davon verspätet eingegangen	[Anzahl]
Geöffnete endgültige Gebote	[Anzahl]
Nicht oder nur eingeschränkt geöffnete Einreichungen	[Anzahl]
Für gesonderte Verfahrensprüfung markierte Fälle	[Anzahl]
Zeitpunkt des Abschlusses der Öffnung	[Datum / Uhrzeit]

Übergabe in den nächsten internen Verfahrensschritt

Übergabegegenstand	Übergeben am	Übergeben von / an	Bemerkung
Geöffnete BAFO-Unterlagen	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[von] / [an]	[Ablageort / Zugriffsrechte]
Eingangsregister und Öffnungsprotokoll	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[von] / [an]	[Version / Registerbezug]
Sonderfallakte	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[von] / [an]	[sofern vorhanden]
Technische Nachweise / Screenshots / Portalexporte	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[von] / [an]	[Anlagenreferenz]

Mit der Übergabe endet der durch dieses Dokument erfasste Verfahrensschritt. Die weitere Bearbeitung, insbesondere Preiseingabe, Prüfung, Bewertung, Aufklärung, Rangfolge, Vergabeempfehlung und Zuschlagsvorbereitung, ist in gesonderten Unterlagen zu führen. Bis zur formalen Übergabe verbleiben die Unterlagen in der nach diesem Protokoll dokumentierten Verwahrung. Nach der Übergabe gelten die für den nächsten Verfahrensschritt festgelegten Zugriffs- und Vertraulichkeitsregeln.

Abschlussvermerke

Name	Funktion	Datum	Unterschrift / digitale Freigabe
[Name 1]	[Sitzungsleitung]	[TT.MM.JJJJ]	[ ]
[Name 2]	[Protokollführung]	[TT.MM.JJJJ]	[ ]
[Name 3]	[Zeuge / Vier-Augen-Prinzip]	[TT.MM.JJJJ]	[ ]
[Name 4]	[weitere freigebende Stelle, falls erforderlich]	[TT.MM.JJJJ]	[ ]

Anlagenverzeichnis

Anlage	Bezeichnung	Vorhanden	Ablage / Referenz
A	[Portal-Eingangsbestätigungen / Zeitstempel]	[ja / nein]	[Referenz]
B	[Teilnehmer- und Anwesenheitsliste]	[ja / nein]	[Referenz]
C	[Zugriffs- oder Verwahrnachweise]	[ja / nein]	[Referenz]
D	[Screenshots / Öffnungsnachweise / Systemexporte]	[ja / nein]	[Referenz]
E	[Sonderfallnachweise]	[ja / nein]	[Referenz]
F	[Übergabevermerk an Folgeschritt]	[ja / nein]	[Referenz]
G	[Sonstige eingangs- oder öffnungsrelevante Korrespondenz]	[ja / nein]	[Referenz]