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Projektziele: Definition und Priorisierung von Terminen, Kosten und Qualitäten

Baubegleitung: Ziele

Eine klare Zielsetzung hilft dabei, alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel auszurichten und die Planung und Umsetzung von Bauprojekten zu vereinfachen.

Dabei sollten Ziele SMART definiert werden, d.h. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Eine realistische Zielsetzung kann zudem dazu beitragen, das Risiko von Zeit- und Budgetüberschreitungen zu minimieren. Eine systematische Definition und Verfolgung von Zielen kann somit dazu beitragen, die Effizienz und Qualität von Bauprojekten zu steigern und langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern.

Zielgerichtete Planung und Umsetzung von Bauprojekten

Die Ziele bzgl. Termine, Kosten, Qualitäten

Definition und Priorisierung von Terminen, Kosten und Qualitäten

Definition und Priorisierung von Terminen, Kosten und Qualitäten

Bei der Durchführung von Projekten ist grundsätzlich der Nachweis der Anwendung eines ordentlichen Projektmanagement-Handbuches erforderlich. Nach diesem soll geregelt sein, wie das Projekt zwingend abzulaufen hat, wer der Auftraggeber, wer der Projektleiter ist, welche Befugnisse er besitzt (vor allem bezüglich Budgets und Termine), wer bei welchem Teilthema mitarbeitet und ihn unterstützt, wer im Streitfall verbindlich entscheidet, und welche Meilensteine es gibt.

Projektziele beschreiben Ereignisse, die im Projekt erreicht werden sollen. Eine klare Zieldefinition muss vorhanden sein. Anzustreben ist eine Bedarfsplanung nach Zweck und Ziel.

Solche anzustrebenden Ziele können sein:

  • Übergeordnete Ziele

  • Technische Ziele (Objekt)

  • Kostenziele

  • Vertragsziele

  • Kommerzielle Ziele

  • Qualitätsziele (Projekt)

  • Terminziele.

Sehr wichtig ist, dass die Ziele rangmäßig geordnet werden, um bei Konflikten das Ziel mit der niedrigeren Rangfolge einem mit einer höheren Rangfolge unterzuordnen. Ziele sind deshalb in mehreren Ebenen pyramidenförmig gegliedert.

Nur ein Hauptziel kann vor allen anderen Nebenzielen verfolgt werden.

  • Beispiel: Umbau eines Flughafens

  • Ziele sind am Anfang eines Projektes oft noch unklar. Sie können im Projektverlauf eine andere Gewichtung erfahren.

Abschließend kann zur Übersicht wie folgt zusammengefasst werden:

  • Bekanntgabe der zu berücksichtigenden baufachlichen Anforderungen des Bauherrn (Vorschriften, Richtlinien, Verordnungen).

  • Anordnung zur Beschaffung bzw. Anfertigung von Plan- und Bestandsunterlagen, zur Einmessung, zur Schadstofferkundung, etc.

  • Beurteilung/Bekanntgabe der öffentlich-rechtlichen Voraussetzungen einschl. Altlasten (z. B. Notwendigkeit von Untersuchungen zur Kampfmittelbeseitigung).

  • Veranlassung der durch den Bedarfsträger benötigten Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen als Voraussetzung der Bedarfsplanung.

  • Veranlassung der Überwachung von betriebstechnischen Anlagen und Beratung des Bedarfsträgers zur Nutzung.

  • Veranlassung für die Ermittlung der Qualitätsziele und für deren Baufachliche Beratung.

  • Veranlassung zur Aufstellung des baufachlichen Gutachtens über das Baugrundstück (einschl. Wertermittlung).

  • Ergebnisbeurteilung und -entscheidung.

  • Herbeiführen einer geeigneten Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zum Bedarfsprogramm.

  • Beurteilen und Verantworten des Erläuterungsberichtes zur Qualitätsplanung durch Unterzeichnung.

Vertretung des Projektes gegenüber den Interessenten

Die Regelung projektbezogener Organisation und Ernennung eines Projektleiters ist die erste und entscheidende Aufgabe des Bauherrn bzw. des Trägers des Projektes zur Schaffung eines erfolgreichen Projektentwicklungsteams.

Die wichtigste dieser Aufgaben ist die gut informierte und kompetente Vertretung des Projektes gegenüber dem Investor (dem Auftraggeber), den Trägern öffentlicher Interessen, der Nutzer und zuweilen auch der Öffentlichkeit. Hierfür sind Kompetenz und viel Erfahrung notwendig.

Grundsatz Stakeholder-Management

In der Literatur hat sich für Einflussnehmende der Begriff „Stakeholder“ durchgesetzt. Stakeholder sind also alle diejenigen innerhalb oder außerhalb eines Projektes Stehenden, welche an einem Projekterfolg oder mithin auch sogar an dessen Verhinderung oder gar Scheitern besonders interessiert sind, wie z. B.: Mitglieder des Projektteams, Anteilseigner, Auftraggeber, Arbeitnehmergruppen, Verbraucherverbände, Gewerkschaften, Kommunen, Banken, Konkurrenten, Lieferanten, Bürgerinitiativen, Umweltschutzgruppen, Behörden etc.

Stakeholders

  • Können sowohl innerhalb der Organisation des Projektes wirken, als auch außerhalb und sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektumfeldes.

  • Sie müssen deshalb als Partner oder wie Partner behandelt werden.

  • Sind besonders in der Startphase von großer Bedeutung und sollten rechtzeitig eingeschaltet werden.

  • Sie sollen an der Start-up-Veranstaltung teilnehmen, wenn auch in unterschiedlicher Intensität, je nach Interessiertheit.

Beispiel-Objektorganisation (Stakeholder)

Merkmal eines erfolgreichen Stakeholder-Managements ist gute Information. Wer schon in früheren Phasen alle Stakeholders ins Projekt einbezieht, kann beispielsweise Lieferzeiten und Kosten erheblich senken.

In diesem Sinne sind auch Betriebsräte bzw. Personalvertretungen als Stakeholder anzusehen, insbesondere, wenn es im FM um Change-Prozesse geht.

Auswahl der Projektbeteiligten

Bei der Auswahl der Beteiligten am Projekt geht es um eine geregelte und effiziente Zusammenarbeit aller am Planungs- und Realisierungsprozess aktiv und schöpferisch Beteiligten mit allerdings zum Teil divergierenden Interessen.

Es sind dies hauptsächlich:

  • Investor,

  • Nutzer,

  • Eigentümer,

  • Baufachorgan,

  • beauftragte Dritte.

Es ist eine Organisationsstruktur (Aufbauorganisation) mit festgelegten

  • Aufgaben,

  • Verantwortungen,

  • Kompetenzen.

zu erreichen.

Einen außerordentlichen Schwerpunkt bildet die „Ressourcenfestigkeit“ des Projektes. Weil ein Projekt stets nach einer Matrix-Organisation funktioniert, müssen die Leiter der delegierenden Linienorganisationen daran gehindert werden, ihre ins Projekt abgegebenen Mitarbeiter (Projektressourcen) beliebig zurückzuziehen. Dies zu vermeiden, ist Aufgabe von Ombudsmann und dem Auftraggeber. Der Auftraggeber muss über den Durchgriff auf die Linie verfügen, zumindest aber den entscheidenden Einfluss hierauf besitzen. Sonst scheitert jedes noch so gut geplante Projekt!

Das bedeutet in erster Linie:

  • Entscheidung über zu beteiligende freiberuflich Tätige einschl. deren Steuerung.

  • Information der zu beteiligenden Institutionen oder Behörden.

  • (Bau)-fachliche Entscheidung über die benötigten Personalkapazitäten.

Projektbeteiligte beim Bau (exemplarisch)

In Anbetracht der Vielfältigkeit von Projektvorhaben haben solche Festlegungen grundsätzlichen Charakter. Sie sind - entsprechend dem Kreis der Beteiligten, dem Umfang und der Komplexität des Projekts - im Sinne der Zielsetzungen anzuwenden.

Bereitstellung von (finanziellen) Ressourcen

Projektbudgetverbesserung

Das Budget gilt über die gesamte Projektlaufzeit. Bei Bedarf sind zusätzliche FM-Aspekte beim Treffen von Entscheidungen einzubeziehen. Ein Projekt, bei dem keine Kompetenzen aus Sicht des FM von vornherein zielführend mitwirken, funktioniert im Betrieb kaum erfolgreich.

Die Entwicklung der Kosten für konventionelle Gebäudeplanung und -bewirtschaftung und für integriertes Facility Management ist quasi gegenläufig. Im Vergleich liegen die Kosten hierfür in der Planung und im Bau über denen der konventionellen Planung und Erstellung.

Im Verlauf der Nutzung steigen sie aber wesentlich flacher an und erreichen bereits nach wenigen Jahren der Nutzung den Break-even-point.

Bei der FM-Planung beachten die Zielsetzungen sowohl von potenziellen Eigentümern/ Eigennutzern als auch von Betreibern und Nutzern der Immobilie, welche sich an der Erhöhung der Objektrendite orientieren und an der Bereitstellung einer nutzerflexiblen und kostengünstigen Infrastruktur.

Ein Nutzerwechsel wird durch die schnelle Umnutzung und Revitalisierung unterstützt, d.h. Nutzungsflexibilität und Drittverwendbarkeit sind durch reversible Flächen und Büros gewährleistet. Das trifft hauptsächlich zu für Mietobjekte. In Industriebetrieben gibt es zum Teil andere Prämissen.

In jedem Fall stellt man sicher, dass die erforderliche Infrastruktur jederzeit in ausreichendem und sicherem Maße sowie möglichst kostengünstig zur Verfügung steht.