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Informations- und Datenmanagement

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Informations- und Datenmanagement im Facility Management

Informations- und Datenmanagement im Facility Management

Das Informations- und Datenmanagement ist eine der zentralen Säulen des modernen Facility Managements (FM). Es umfasst die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Analyse und Bereitstellung von Informationen, die für die Planung, den Bau und den Betrieb eines Gebäudes entscheidend sind. Es ermöglicht eine transparente, effiziente und nachhaltige Verwaltung von Gebäudedaten und Prozessen. Ziel ist es, alle relevanten Daten effizient und transparent zu verwalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die langfristig die Effizienz und Nachhaltigkeit einer Immobilie steigern.

Bedeutung des Informations- und Datenmanagements

Die Komplexität moderner Gebäude und die Vielzahl von beteiligten Akteuren, wie Architekten, Ingenieure, Bauherren und Facility Manager, erfordert ein strukturiertes und zuverlässiges Informationsmanagement. Ein effektives Datenmanagement bietet zahlreiche Vorteile:

Effizienz und Kosteneinsparungen:

  • Reduktion von Fehlern durch klare Datenstrukturen und Echtzeit-Zugriff auf relevante Informationen.

  • Optimierung von Betriebs- und Wartungsprozessen durch präzise und aktuelle Daten.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit:

  • Zentralisierte Daten ermöglichen eine vollständige Nachverfolgbarkeit von Entscheidungen und Prozessen.

  • Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.

Nachhaltigkeit und Compliance:

  • Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen durch klare Dokumentation.

  • Förderung nachhaltiger Betriebsstrategien durch datenbasierte Analysen.

Kernaufgaben des Informations- und Datenmanagements

Ein effektives Informations- und Datenmanagement umfasst verschiedene Aufgaben, die auf den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes abzielen:

Datenerfassung und -strukturierung:

  • Sammlung und Standardisierung aller relevanten Daten, wie Baupläne, technische Spezifikationen, Wartungshistorien und Energieverbrauchsdaten.

  • Nutzung internationaler Standards wie der DIN EN ISO 41001 und DIN EN 16739 zur Sicherstellung einheitlicher Datenstrukturen.

Digitale Dokumentation:

  • Erstellung eines digitalen Gebäudemodells mit Building Information Modeling (BIM), das alle technischen und betrieblichen Daten integriert.

  • Pflege eines zentralen Datenmanagementsystems, um Informationen effizient zu speichern und bereitzustellen.

Analyse und Auswertung:

  • Nutzung von Datenanalyse-Tools, um Einsparpotenziale und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

  • Erstellung von Berichten und Dashboards für eine klare und verständliche Darstellung der Daten.

Datenbereitstellung und -zugriff:

  • Sicherstellung, dass alle relevanten Stakeholder in Echtzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können.

  • Nutzung von Cloud-Lösungen, um den Datenaustausch zwischen verschiedenen Standorten und Teams zu ermöglichen.

Datenpflege und -aktualisierung:

  • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Daten, um ihre Relevanz und Genauigkeit zu gewährleisten.

  • Integration neuer Technologien und Methoden, um das Datenmanagement kontinuierlich zu verbessern.

Technologien und Tools im Datenmanagement

Moderne Technologien spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung des Informations- und Datenmanagements. Dazu gehören:

Building Information Modeling (BIM):

  • Ermöglicht die Erstellung eines digitalen Zwillings des Gebäudes, der sämtliche Daten und Prozesse integriert.

  • Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Planung, Bau und Betrieb.

Computer-Aided Facility Management (CAFM):

  • Unterstützt die Verwaltung und Organisation von Daten für Wartung, Energieverbrauch, Flächennutzung und mehr.

  • Ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und die Erstellung detaillierter Berichte.

Internet of Things (IoT):

  • Echtzeit-Erfassung von Daten durch vernetzte Sensoren und Geräte, z. B. zur Überwachung von Energieverbrauch, Raumklima oder Anlagenzuständen.

Cloud-Lösungen und Datenbanken:

  • Zentralisierte Speicherung und Zugriff auf Daten von jedem Standort aus.

  • Sicherstellung von Datensicherheit und Verfügbarkeit durch moderne Cloud-Technologien.

Ein effektives Datenmanagement muss auf anerkannten Normen und Standards basieren, um Qualität und Compliance sicherzustellen:

  • DIN EN ISO 41001: Definiert Anforderungen an ein effizientes Facility Management, einschließlich des Datenmanagements.

  • DIN EN 16739: Standardisiert den Datenaustausch im Facility Management, insbesondere für die technische Gebäudeausrüstung (TGA).

  • DIN SPEC 91414-1: Leitfaden zur Nutzung von Building Information Modeling (BIM) im Facility Management.

  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Stellt sicher, dass personenbezogene Daten geschützt und gesetzeskonform verarbeitet werden.

Vorteile eines effektiven Informations- und Datenmanagements

  • Kosteneinsparungen: Reduktion von Fehlern und Nacharbeiten durch klar strukturierte und zugängliche Daten.

  • Steigerung der Effizienz: Optimierung von Betriebs- und Wartungsprozessen durch automatisierte Datenanalysen und Berichte.

  • Rechtskonformität und Nachhaltigkeit: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Förderung nachhaltiger Betriebsstrategien.

  • Verbesserte Entscheidungsfindung: Datenbasierte Analysen liefern wertvolle Erkenntnisse für strategische und operative Entscheidungen.