Objektübernahme im baubegleitenden Facility Management
Die Objektübernahme im baubegleitenden Facility Management ist ein komplexer, aber entscheidender Prozess für den langfristigen Erfolg eines Bauprojekts, der den Übergang eines Bauwerks von der Bauphase in die Betriebsphase organisiert und sicherstellt. Ziel ist es, eine reibungslose Inbetriebnahme zu gewährleisten, Betriebskosten zu optimieren und eine langfristige Nutzbarkeit sicherzustellen. Diese Phase ist komplex und erfordert detaillierte Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
Durch die frühzeitige Integration des FM, eine strukturierte Planung und den Einsatz moderner Technologien können Betriebskosten minimiert und die Nutzungsqualität maximiert werden. Die Anwendung der aktuellen ISO 41000-Normen stellt sicher, dass internationale Standards eingehalten werden und die Objektübernahme effektiv und nachhaltig gestaltet wird.
Die Objektübernahme bildet die Schnittstelle zwischen der Bauphase und der späteren Bewirtschaftung des Gebäudes.
Eine mangelhafte Übergabe kann zu erheblichen Problemen im Betrieb führen, wie etwa:
Höhere Betriebskosten: Durch ineffiziente oder ungeeignete Systeme.
Nutzungsprobleme: Wenn Betreiber- und Nutzeranforderungen nicht berücksichtigt wurden.
Mangelhaftes Mangelanspruchsmanagement: Fehlende Dokumentation und unzureichende Überprüfung von Leistungen.
Phasen der Objektübernahme
Die Objektübernahme lässt sich in mehrere Phasen gliedern, die klar definiert und strukturiert werden müssen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten:
Bereits in der Planungsphase sollten die Anforderungen des Facility Managements in die Planung des Bauprojekts integriert werden.
Integration von FM-Anforderungen: Aspekte wie Wartungsfreundlichkeit, Zugänglichkeit technischer Anlagen, Energieeffizienz und Flächenmanagement werden in den Planungsprozess eingebracht.
Erstellung eines Betreiberkonzepts: Dieses Konzept legt fest, wie das Gebäude nach der Fertigstellung betrieben wird, welche Dienstleistungen erforderlich sind und welche Standards einzuhalten sind.
Definition von Schnittstellen: Klare Definition der Schnittstellen zwischen Bauprojekt, FM-Team und Betreibern.
In der Bauphase steht die Begleitung der Bauausführung im Fokus:
Kontrolle der Bauausführung: FM-Experten überprüfen fortlaufend, ob die Planungsanforderungen umgesetzt werden, insbesondere hinsichtlich der Betriebssicherheit und Wartungsfreundlichkeit.
Mangelanspruchsmanagement: Identifikation, Dokumentation und Nachverfolgung von Baumängeln.
Übernahme von Teilsystemen: Abnahme von technischen Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), Aufzügen oder Sicherheitssystemen.
Die eigentliche Übergabephase ist der zentrale Moment im Objektübernahmeprozess. Sie umfasst:
Erstellung eines Übergabeprotokolls: Hier werden der Bauzustand, die installierten Systeme und eventuelle offene Punkte dokumentiert.
Prüfung der Dokumentation: Vollständigkeit und Qualität der As-Built-Dokumentation, Wartungspläne und Bedienungsanleitungen werden überprüft.
Schulung des Betriebspersonals: Schulung der zuständigen Teams zur Bedienung der technischen Anlagen und Systeme.
Probeläufe: Durchführung von Tests der technischen Anlagen, um sicherzustellen, dass diese einwandfrei funktionieren.
Nach der Übergabe beginnt die Einführungsphase des Gebäudebetriebs:
Begleitung des Betriebsstarts: Enge Abstimmung zwischen Bauleitung, FM-Team und Betreibern, um Anlaufprobleme zu minimieren.
Monitoring: Regelmäßige Kontrolle der Betriebsprozesse und -kosten zur Optimierung.
Feinjustierung: Anpassung von Prozessen und Systemen an die tatsächlichen Betriebsanforderungen.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Eine erfolgreiche Objektübernahme erfordert die enge Zusammenarbeit mehrerer Parteien.
Klare Verantwortlichkeiten sind essenziell:
Bauherr: Trägt die Gesamtverantwortung und koordiniert die Übergabe.
Facility Manager: Stellt sicher, dass das Gebäude wirtschaftlich und betriebssicher ist. Er übernimmt die Verantwortung für die Betreiberpflichten.
Bauleitung: Koordiniert die Bauausführung und überwacht die Einhaltung der Bauvorgaben.
Fachplaner und Ingenieure: Unterstützen bei der technischen Abnahme und bei der Überprüfung der Funktionalität der Anlagen.
Betriebspersonal: Nimmt das Gebäude in Betrieb und ist für die langfristige Wartung und Pflege verantwortlich.
Die Objektübernahme ist ein anspruchsvoller Prozess, der häufig mit Herausforderungen verbunden ist:
Unvollständige Dokumentation: Fehlende oder ungenaue Unterlagen können den Betrieb erschweren.
Zeitdruck: Enge Zeitpläne für die Fertigstellung und Abnahme können die Qualität der Übergabe beeinträchtigen.
Kommunikationsprobleme: Unklare Zuständigkeiten und mangelnde Abstimmung zwischen den Beteiligten.
Mangelanspruchsmanagement: Baumängel können den Betriebsstart verzögern und zusätzliche Kosten verursachen.
Um die Objektübernahme erfolgreich zu gestalten, sind folgende Punkte entscheidend:
Frühzeitige Einbindung des Facility Managements: Bereits in der Planungsphase sollten FM-Experten eingebunden werden, um die späteren Betriebsanforderungen zu berücksichtigen.
Strukturierte Prozesse: Klare Abläufe und Protokolle für die Abnahme, Dokumentation und Schulung sind essenziell.
Qualitätsmanagement: Regelmäßige Audits und Prüfungen stellen sicher, dass die Anforderungen erfüllt werden.
Datenmanagement: Nutzung digitaler Tools wie CAFM-Systeme oder Building Information Modeling (BIM) zur effizienten Verwaltung von Daten und Prozessen.
Relevante Standards und Normen
Die Objektübernahme orientiert sich an nationalen und internationalen Standards. Besonders hervorzuheben sind:
Die ISO 41000-Normenreihe hat die bisherige DIN EN 15221 abgelöst und bietet eine internationale Grundlage für das Facility Management:
ISO 41011: Definiert Begriffe und Konzepte des FM.
ISO 41012: Leitlinien zur Entwicklung von FM-Vereinbarungen.
ISO 41013: Grundsätze und Vorteile des FM.
ISO 41014: Strategische Entwicklung im FM.
ISO 41001: Anforderungen an ein FM-Managementsystem, vergleichbar mit anderen Managementsystemen wie ISO 9001.
Weitere Normen
DIN EN 13549: Qualitätsmanagement im Facility Management.
VOB/B: Vertrags- und Abnahmeregelungen für Bauleistungen.
HOAI: Honorarordnung für Architekten und Ingenieure.
Digitale Tools spielen eine zunehmend wichtige Rolle bei der Objektübernahme:
Building Information Modeling (BIM): Ermöglicht eine digitale Abbildung des Gebäudes, einschließlich aller relevanten Daten für die Übergabe.
CAFM-Systeme: (Computer-Aided Facility Management) Helfen bei der Verwaltung von Wartungsplänen, Dokumentationen und technischen Daten.
IoT-Systeme: (Internet of Things) Unterstützen die Echtzeitüberwachung technischer Anlagen.
