Standstill-Notice-Dispatch-Beweis

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Standstill-Nachweis im Vergabeprozess dokumentieren

Geltungsbereich und Referenzdaten
Referenzierte Aktenunterlagen
Register der Mitteilungsfassungen und Inhaltsfreigaben
Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Freigabedisziplin
Empfänger- und Versandmatrix
Versandnachweise nach Versandkanal
E-Mail-Versand
Mehrkanal- oder Ersatzversand
Abweichungen, Fehlzustellungen und Nachversand
Vollständigkeits- und Konsistenzbestätigung
Prüfung, Freigabe und Ablage
Anlagenverzeichnis

Administrative Referenzdaten

Vergabebezeichnung	[Vergabebezeichnung]
Interne Vergabereferenz	[Aktenzeichen / Referenz]
Verfahrensart	Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Leistungsgegenstand	[Kurzbeschreibung der Planungs- und Baubegleitungsleistungen]
Losbezug	[Los / kein Los / Teilbereich]
Auslösender Vergabemeilenstein	[interner Beschluss / Vergabeentscheidung / Freigabevermerk]
Datum des auslösenden Meilensteins	[TT.MM.JJJJ]
Geplanter Versandtag	[TT.MM.JJJJ]
Erfasster Versandzeitraum	[von TT.MM.JJJJ HH:MM bis TT.MM.JJJJ HH:MM]
Rechtsgrundlage des Versands	[§ 134 GWB / interne Vorgabe / sonstige Grundlage]
Primärer Versandkanal	[e-Vergabe-Plattform / E-Mail / anderer Kanal]
Getrennter Fristenachweis	[Referenz zum separaten Stillhaltefrist-Dokument]

Abgrenzung des Dokumentumfangs

Diese Unterlage erfasst nur den Nachweis des tatsächlichen oder technisch protokollierten Versands. Sie ist nicht der Ort für die materielle Begründung der Auswahlentscheidung, die Darstellung der Angebotswertung oder die rechtliche Würdigung der Zuschlagsentscheidung.

Der Wortlaut der an Bieter gerichteten Vorabinformationsschreiben wird hier nur über Dokumentenreferenzen und Versionsangaben eingebunden. Volltexte, Anlageninhalte und individualisierte Begründungstexte bleiben in den jeweils freigegebenen Ausgangsdokumenten abgelegt.

Die Kommunikation gegenüber dem erfolgreichen Bieter, die gesonderte Stillhaltefrist-Berechnung, die spätere Zuschlagserteilung sowie etwaige nachgelagerte Rügen oder Rechtsbehelfe werden in separaten Vergabeunterlagen geführt und in diesem Dokument nur referenziert, soweit dies für die Versandnachweisführung erforderlich ist.

Referenzierte Aktenunterlagen

Ref.	Referenzunterlage	Zweck der Referenz	Dokumenten-/Ablagereferenz
R-01	Interner Vergabe- bzw. Zuschlagsentscheidungsvermerk	Auslösender Freigabemeilenstein für den Versand	[Referenz]
R-02	Freigegebene Mitteilungsfassung(en)	Nachweis der versandten Inhaltsversion	[Referenz]
R-03	Empfängerstammliste / Kommunikationsdatenstand	Nachweis der zugrunde gelegten Empfängerdaten	[Referenz]
R-04	Liste finaler Bieterfragen und verbindlicher Antworten, soweit relevant	Konsistenzprüfung der versandten Inhalte mit der Vergabeakte	[Referenz]
R-05	Verfahrensplattform-Export / Teilnehmerübersicht	Nachweis des Plattformkontos bzw. des maßgeblichen Zustellungswegs	[Referenz]
R-06	Separates Dokument zur Stillhaltefrist-Berechnung	Fristenverweis ohne Dopplung der Fristenlogik	[Referenz]

Register der Mitteilungsfassungen und Inhaltsfreigaben

In diesem Register sind alle freigegebenen Mitteilungsfassungen zu erfassen, die im Rahmen des § 134-Versands verwendet wurden. Jeder tatsächlich versandte Datensatz muss eindeutig einer freigegebenen Fassung zugeordnet werden können.

Version-ID	Interne Dokumentbezeichnung	Sprache	Dateiname	Freigabevermerk	Freigabedatum/-uhrzeit	Betroffene Empfänger	Abweichungsgrund	Anlagenpaket	Archiv-/Hash-Ref.
[V-01]	[Titel der Mitteilung]	[DE]	[Dateiname]	[Freigabe-ID]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[alle betroffenen Bieter / Batch A]	[keine]	[Anlagenpaket A]	[Ref.]
[V-02]	[Titel der Mitteilung]	[EN / zweisprachig]	[Dateiname]	[Freigabe-ID]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Empfängergruppe]	[sprachliche Variante]	[Anlagenpaket B]	[Ref.]
[V-03]	[Titel der Mitteilung]	[DE]	[Dateiname]	[Freigabe-ID]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Einzelempfänger]	[individuelle sachlich zulässige Anpassung]	[Anlagenpaket C]	[Ref.]

Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Freigabedisziplin

Jede an einen Empfänger versandte Mitteilung muss genau einer freigegebenen Version zugeordnet sein. Ist ein Empfänger von mehr als einer Version betroffen, sind die Gründe und die Reihenfolge der Versendung eindeutig zu erläutern.

Sachlich zulässige Varianten, etwa aufgrund unterschiedlicher Sprachfassungen, Vertreterverhältnisse, abweichender Bieterrollen oder gesonderter Anlagenpakete, sind nur dann zulässig, wenn der Abweichungsgrund dokumentiert und die Variante freigegeben wurde.

Nach Erteilung der Freigabe dürfen keine inhaltlichen Änderungen an der versandten Datei vorgenommen werden, ohne dass eine neue Version oder ein dokumentierter Korrekturstand mit eigener Freigabereferenz gebildet wird.

Vor-Versand-Kontrolle

Kontrollpunkt vor Versand	Ja / Nein / n. a.	Prüfdatum	Geprüft durch	Bemerkung
Freigegebene Endfassung im DMS/CDE gesperrt bzw. versioniert abgelegt	[ ]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Empfängerbezug mit aktuellem Kommunikationsdatenstand abgeglichen	[ ]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Mitteilungsinhalt, Betreffzeile und Anlagenpaket auf Vollständigkeit geprüft	[ ]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Personalisierte Felder, Anrede, Los- und Referenzbezüge validiert	[ ]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Evidenzsicherung für den vorgesehenen Versandkanal vorbereitet	[ ]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Etwaige Mehrsprachigkeit / Alternativfassungen richtig zugeordnet	[ ]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]

Empfänger- und Versandmatrix

Die Empfänger- und Versandmatrix ist das operative Kernstück dieses Dokuments. Sie muss lückenlos alle adressierten Wirtschaftsteilnehmer und den jeweils maßgeblichen Versandnachweis abbilden.

Lfd. Nr.	Bieter / Wirtschaftsteilnehmer	Zustellungsgrundlage / Vertreterverhältnis	Ansprechpartner	Versandkanal	Empfängerkonto / Adresse	Mitteilungsfassung	Datum/Uhrzeit	Evidenzreferenz	Status / Bemerkung
[1]	[Name / Platzhalter]	[Einzelbieter / bevollmächtigter Vertreter / federführendes Mitglied]	[Name / E-Mail]	[Portal / E-Mail]	[Konto / Adresse]	[V-01]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Log-ID]	[versandt]
[2]	[Name / Platzhalter]	[Bietergemeinschaft; Zustellung an [Vertreter] gemäß Vollmacht]	[Name / E-Mail]	[Portal]	[Konto / Adresse]	[V-01]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Log-ID]	[versandt]
[3]	[Name / Platzhalter]	[Einzelbieter]	[Name / E-Mail]	[E-Mail]	[Adresse]	[V-02]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Message-ID]	[erneut versandt nach Bounce]
[4]	[Name / Platzhalter]	[Einzelbieter]	[Name / E-Mail]	[Portal + E-Mail-Kopie]	[Konto / Adresse]	[V-03]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Ref. primär / sekundär]	[Zusatzkopie, primärer Zustellweg: Portal]

Bei Bietergemeinschaften, Konsortien, Joint Ventures oder sonstigen Zusammenschlüssen ist ausdrücklich festzuhalten, an wen die rechtlich maßgebliche Zustellung erfolgte und auf welche Bevollmächtigung, Benennung oder Kommunikationsregel sich dies stützt.

Wird an denselben Empfänger über mehrere Kanäle versandt, ist je Kanal eine eigene Zeile anzulegen. Zusätzlich ist kenntlich zu machen, welcher Versandweg als primärer rechtlicher Zustellungsweg und welcher nur als redundante Informationskopie zu werten ist.

Änderungen des Kommunikationskanals oder der Ansprechpartnerdaten nach Teilnahmeantrag, Angebotsabgabe, Bieterfragephase oder finalem Angebot sind nur mit Aktenreferenz auf die zugrunde liegende Änderung einzutragen.

Versandnachweise nach Versandkanal

Der Versandnachweis ist je verwendeter Übermittlungsart getrennt zu dokumentieren. Die nachfolgenden Felder und Tabellen sind für jeden tatsächlich genutzten Kanal auszufüllen; bei Mehrkanalversand sind mehrere Nachweisblöcke anzulegen.

Portalversand

Portal / Plattform	[Bezeichnung der e-Vergabe-Plattform]
Absendeaccount	[Benutzer / Rolle]
Nachrichten- / Transaktions-ID	[ID]
System-Zeitstempel Versand	[TT.MM.JJJJ HH:MM:SS]
Betreff / Nachrichtentitel	[Betreff]
Versandene Dateien / Anlagen	[Dateiname(n)]
Export / Protokolldatei	[Dateiname / Pfad]
Zusätzliche Screenshots	[Referenz]
Geprüft durch	[Name / Datum]

Evidenzart	Referenz / Datei	Ablageort	Geprüft am	Geprüft durch	Bemerkung
Portal-Nachrichtenexport	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Systemlog / Versandquittung	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Screenshot der abgesendeten Nachricht	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Empfänger-/Teilnehmerübersicht	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]

E-Mail-Versand

Absenderpostfach	[Postfach]
Empfängeradresse	[Adresse]
Cc / Bcc	[Adressen / keine]
Betreff	[Betreff]
Message-ID	[ID]
Zeitstempel Versand	[TT.MM.JJJJ HH:MM:SS]
Mailserver- oder Sendelog	[Referenz]
Zustell- / Übermittlungsbestätigung	[vorhanden / nicht vorhanden / n. a.]
Bounce-Back-Prüfung	[ja / nein / Ergebnis]
Geprüft durch	[Name / Datum]

Evidenzart	Referenz / Datei	Ablageort	Geprüft am	Geprüft durch	Bemerkung
E-Mail aus Gesendet-Ordner / Export	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Mailheader / Message-ID-Nachweis	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Sendelog / SMTP-Protokoll	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]
Zustellhinweis oder Bounce-Meldung	[Ref.]	[Pfad]	[TT.MM.JJJJ]	[Name]	[Bemerkung]

Mehrkanal- oder Ersatzversand

Empfänger	Primärer Zustellweg	Sekundärer / zusätzlicher Weg	Grund	Freigabereferenz	Zeitstempel	Evidenzreferenz	Bemerkung
[Empfänger]	[Portal]	[E-Mail-Kopie]	[Redundanz / Vorsichtsmaßnahme]	[Freigabe]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Ref.]	[Bemerkung]
[Empfänger]	[E-Mail]	[Portal-Nachreichung]	[Portalstörung / Korrekturversand]	[Freigabe]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Ref.]	[Bemerkung]

Soweit ein zusätzlicher Informationsversand erfolgt, ist klar zu dokumentieren, ob dieser rechtlich maßgeblich oder lediglich unterstützend war.

Liegt kein automatischer Zustellnachweis vor, ist dies nicht zu kaschieren. Stattdessen ist das verfügbare Evidenzniveau vollständig offenzulegen und mit der zuständigen Verfahrensverantwortung abzustimmen.

Abweichungen, Fehlzustellungen und Nachversand

Alle Unregelmäßigkeiten sind vollständig und chronologisch zu protokollieren. Dies betrifft insbesondere Fehlversände, Zustellfehler, korrigierte Nachversände, Kanalwechsel, manuelle Eingriffe und sonstige Abweichungen vom geplanten Standardversand.

Fall-Nr.	Empfänger	Abweichung / Problem	Erkannt am	Evidenzreferenz	Sofortmaßnahme	Verantwortlich	Freigabe Nachversand	Korrigierter Zeitstempel	Endstatus / Bemerkung
[D-01]	[Empfänger]	[Bounce-Back / Upload-Fehler / falsche Adresse]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Ref.]	[Maßnahme]	[Name]	[Ref.]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[erledigt / offen]
[D-02]	[Empfänger]	[Portalstörung / doppelter Versand]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Ref.]	[Maßnahme]	[Name]	[Ref.]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[erledigt / offen]
[D-03]	[Empfänger]	[falsches Anlagenpaket / korrigierte Fassung]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[Ref.]	[Maßnahme]	[Name]	[Ref.]	[TT.MM.JJJJ HH:MM]	[erledigt / offen]

Jeder Vorfall muss mindestens enthalten: Beschreibung des Problems, Zeitpunkt der Feststellung, vorliegende technische Evidenz, getroffene Sofortmaßnahme, verantwortliche Bearbeitungsperson, Freigabe der Korrekturmaßnahme und den resultierenden Endstatus.

Wird ein Nachversand vorgenommen, ist zusätzlich festzuhalten, ob der Erstversand als wirksam bewertet wurde oder ob der Nachversand als erstmalig wirksame Zustellung behandelt wird. Die eigentliche Fristenlogik ist ausschließlich im gesonderten Stillhaltefrist-Dokument zu führen; hier ist nur die Verweisreferenz einzutragen.

Manuelle Eingriffe, etwa telefonische Rückfragen zur Verifikation von Kontaktangaben, ergänzende Plattformnachrichten oder Ersatzversand über einen anderen Kanal, sind vollständig zu dokumentieren, einschließlich der Entscheidung, wer diese Maßnahme angewiesen oder freigegeben hat.

Vollständigkeits- und Konsistenzbestätigung

Die nachstehende Erklärung ist nach Abschluss des Versandvorgangs und nach Sichtung aller Versandbelege auszufüllen. Sie dient der internen Abschlusskontrolle und der auditfesten Bestätigung der Aktenvollständigkeit im Hinblick auf den Versandnachweis.

Prüfaussage	Ja / Nein / n. a.	Bemerkung / Referenz
Alle vorgesehenen Empfänger im Geltungsbereich dieses Dokuments sind in der Versandmatrix enthalten.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Die verwendeten Empfänger- und Kontaktdaten entsprechen dem maßgeblichen Kommunikationsdatenstand der Vergabeakte.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Jeder Versanddatensatz ist einer freigegebenen Mitteilungsfassung zugeordnet.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Alle Abweichungen, Fehlzustellungen und Nachversände sind dokumentiert und freigegeben.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Die zugehörigen Evidenzdateien sind in der Akte bzw. im DMS/CDE eindeutig auffindbar.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Das getrennte Dokument zur Berechnung der Stillhaltefrist wurde referenziert und aktualisiert.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Der Grundsatz der Gleichbehandlung wurde im Rahmen der Versandabwicklung nicht durch unkontrollierte Inhalts- oder Kanalabweichungen beeinträchtigt.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]
Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen wurden bei Erstellung, Versand und Ablage beachtet.	[ ]	[Bemerkung / Ref.]

Hiermit wird bestätigt, dass die vorliegende Versandnachweisunterlage nach bestem Wissen vollständig ist, sämtliche im Geltungsbereich vorgesehenen Empfänger abbildet, die versandten Mitteilungsfassungen mit dem Freigaberegister konsistent sind und dokumentierte Abweichungen bewusst, nachvollziehbar und autorisiert behandelt wurden. Diese Bestätigung bezieht sich ausschließlich auf die Versandnachweisführung und nicht auf die materielle Richtigkeit der Zuschlagsentscheidung oder die gesonderte Fristenberechnung.

Rolle	Name / Funktion	Datum	Signatur / Freigabevermerk
Erstellt / bestätigt durch	[Name / Funktion]	[Datum]	[Unterschrift / Freigabevermerk]
Geprüft durch	[Name / Funktion]	[Datum]	[Unterschrift / Freigabevermerk]

Prüfung, Freigabe und Ablage

Die abschließende Dokumentprüfung, Freigabe und Aktenablage sind so vorzunehmen, dass eine spätere interne oder externe Prüfung ohne weitere Rekonstruktion möglich ist. Nachträgliche Ergänzungen dürfen nur über dokumentierte Versionsfortschreibung erfolgen.

Dokumentprüfung und FreigabeDokumentprüfung und Freigabe

Rolle	Name	Funktion	Datum	Signatur / elektronischer Freigabevermerk
Ersteller	[Name]	[Funktion]	[TT.MM.JJJJ]	[Signatur / Vermerk]
Fachprüfung	[Name]	[Funktion]	[TT.MM.JJJJ]	[Signatur / Vermerk]
Freigabe	[Name]	[Funktion]	[TT.MM.JJJJ]	[Signatur / Vermerk]

Ablageinformationen

Ablageort Vergabeakte	[Register / Abschnitt / Ordnungsziffer]
Digitaler Pfad im DMS/CDE	[Pfad]
Verknüpfte Vorgangsnummer	[Nummer]
Aufbewahrungs-/Retention-Hinweis	[Hinweis]
Version bei Aktenabschluss	[Version]

Anlagenverzeichnis

Anlage-Nr.	Beleginhalt	Referenz / Ablageort
A1	Freigegebene Mitteilungsfassung(en)	[Referenz]
A2	Empfängerstammliste / Plattform- oder Adressdatenexport	[Referenz]
A3	Portalversandprotokolle / Nachrichtenexports / Quittungen	[Referenz]
A4	E-Mail-Sendelog, Message-IDs, Header oder Zustellhinweise	[Referenz]
A5	Screenshots, Systembestätigungen oder technische Nachweise	[Referenz]
A6	Nachweise zu Abweichungen, Fehlzustellungen und Nachversänden	[Referenz]
A7	Freigabevermerke, Genehmigungen und interne Kontrollnachweise	[Referenz]
A8	Verweis auf separates Stillhaltefrist-Dokument und auslösenden Vergabevermerk	[Referenz]

Nach Abschluss des Versandvorgangs ist dieses Dokument in der freigegebenen Endfassung abzulegen. Offene Punkte, fehlende Nachweise oder vorläufige Einträge sind bis zum Aktenabschluss entweder zu bereinigen oder ausdrücklich als Restpunkt mit Verantwortlichkeit, Termin und Eskalationsstatus auszuweisen.