Interne Genehmigungsliste für die Vergabe der Vergabe

Die beantragte Freigabe betrifft ausschließlich den Übergang von der Zuschlagsempfehlung in die Stillhalte- und Zuschlagsphase. Sie umfasst die interne Zustimmung zu Wertung, Rangfolge, Budgetdeckung, formeller Zuständigkeit, vergabe- und vertragsrechtlicher Konformität sowie zur beabsichtigten Zuschlagserteilung. Nicht umfasst sind spätere inhaltliche Änderungen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs, nachträgliche Vertragsänderungen außerhalb der ausgewerteten Angebotslage, zusätzliche Beauftragungen, Optionsausübungen ohne gesonderte Freigabe sowie eine eigenständige externe Rechtsberatung.

Die nachstehende Übersicht dokumentiert die bis zum Freigabezeitpunkt abgeschlossenen Verfahrensschritte. Jeder Schritt ist durch Aktenvermerk, Protokoll, Freigabevermerk oder sonstigen dokumentierten Nachweis in der Vergabeakte zu belegen, sodass der Ablauf für Governance-, Revisions- und Nachprüfungszwecke lückenlos nachvollzogen werden kann.

Die Angebotswertung ist abgeschlossen. Auf Grundlage der bekannt gemachten Zuschlagskriterien wurde ein wirtschaftlich und fachlich vorrangiger Bieter identifiziert. Nach dem Stand der Genehmigung liegen keine ungeklärten Ausschluss-, Aufklärungs- oder Formfehler vor, die den Übergang in die Stillhaltephase verhindern würden, es sei denn, solche Punkte sind ausdrücklich in Abschnitt 7 als Auflage, Vorbehalt oder offene Maßnahme dokumentiert.

Die Zuschlagsempfehlung beruht auf der dokumentierten finalen Wertung aller zulässigen Angebote. Maßgeblich ist, dass das empfohlene Angebot die veröffentlichten Anforderungen in der Gesamtbetrachtung am besten erfüllt. Dies umfasst insbesondere das Verständnis der geschuldeten Leistungen der Planungs- und Baubegleitung, die Tragfähigkeit von Methodik und Schnittstellensteuerung, den Nachweis geeigneter personeller Ressourcen, die Berücksichtigung von Betreiber- und Nutzeranforderungen, die Qualität der Dokumentations- und Nachweisführung sowie die Eignung für Inbetriebnahme, Übergabe, Betriebsaufnahme, Lebenszyklusbetrachtung, Nachhaltigkeit und Digitalisierung, soweit diese Bestandteil der Vergabe sind.

Es ist zu bestätigen, dass der empfohlene Zuschlag innerhalb des genehmigten Kostenrahmens liegt oder über eine gesonderte Mittel- beziehungsweise Ausnahmefreigabe abgesichert ist. Die Bewertung hat nicht nur den Angebotspreis, sondern auch Nebenkosten, Optionen, Eventualpositionen, Preisgleitungs- oder Anpassungsmechanismen sowie absehbare Folgekosten in der Projektdurchführung und im späteren Betrieb zu berücksichtigen. Die Vergabe darf erst freigegeben werden, wenn die Mittelverfügbarkeit und die interne Bezahlbarkeit dokumentiert sind.

Die zuständige Fachfunktion bestätigt, dass das empfohlene Angebot aus fachlicher, betrieblicher und Governance-Sicht tragfähig ist. Dies erfasst insbesondere die Plausibilität des Leistungsansatzes, die Qualität der vorgesehenen Mitarbeitenden und Schlüsselrollen, die Nachvollziehbarkeit der Leistungsabgrenzung, die Eignung der vorgesehenen Kommunikations- und Schnittstellenstruktur, die Abdeckung von Betreiber- und Nutzeranforderungen sowie die Umsetzbarkeit von Dokumentation, Übergabe und Betriebsaufnahme im Sinne eines kontrollierbaren und revisionssicheren Projektablaufs.

Vor der Freigabe ist festzuhalten, dass die beabsichtigte Zuschlagserteilung mit den veröffentlichten Vergabeunterlagen, der definierten Wertungsmethodik und den internen Governance-Anforderungen übereinstimmt. Maßgeblich ist insbesondere die Kongruenz zwischen Leistungsbeschreibung, Verhandlungsstand, finalen Angeboten, Auswertung, Zuschlagsempfehlung und beabsichtigter Zuschlagserteilung. Ebenso muss dokumentiert sein, dass Ausschlussgründe, Interessenkonflikte, Verfahrensabweichungen und die Form der Stillhaltemitteilung geprüft wurden.

Die zuständige Vergabe- und/oder Rechtsfunktion bestätigt, dass das Verfahren bis zum Freigabezeitpunkt ordnungsgemäß durchgeführt wurde, dass die Wertung dokumentiert und nachvollziehbar ist und dass keine offenen vergabe- oder vertragsrechtlichen Hindernisse bestehen, die dem Versand der Stillhaltemitteilung oder dem späteren Zuschlag entgegenstehen.

Die verantwortliche Fach- oder FM-Funktion bestätigt, dass die Zuschlagsempfehlung inhaltlich getragen wird und dass die angebotenen Leistungen geeignet sind, die Anforderungen an Planungs- und Baubegleitung, Betreiberperspektive, Nutzerintegration, Dokumentation, Inbetriebnahme und Übergabe in der erforderlichen Qualität zu unterstützen.

Die Finanzfunktion bestätigt die Verfügbarkeit der Mittel, die korrekte Zuordnung zu Kostenstellen oder Finanzierungsquellen, die Einhaltung interner Freigabeschwellen sowie die kaufmännische Freigabe der beabsichtigten Beauftragung.

Es ist nachzuweisen, dass alle an der Freigabe beteiligten Personen oder Gremien über die erforderliche Delegations-, Zeichnungs- oder Entscheidungskompetenz verfügen und dass die vorgesehene Freigabestufe der internen Governance-Systematik entspricht.

Vor Erteilung der Freigabe sind wesentliche Restrisiken, Abweichungen vom Standardverfahren, Vorbehalte aus Wertung oder Verhandlung sowie tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte zu erfassen, zu bewerten und mit einer dokumentierten Entscheidung zu versehen.

Die nachstehende Matrix bildet die zwingenden Freigabeschritte für Governance, Kontrolle und Revision ab. Jeder Prüfpunkt ist vor Versand der Stillhaltemitteilung mit Status, Nachweis und zeichnender Stelle zu dokumentieren. Unvollständige oder nur vorläufig geprüfte Punkte sind in Abschnitt 7 mit konkreter Nachverfolgung zu erfassen.

Sofern die Freigabe nicht vorbehaltlos erteilt wird, sind die vor Zuschlagsreife zwingend zu erfüllenden Bedingungen nachstehend zu dokumentieren. Eine Stillhaltemitteilung darf nur versandt werden, wenn die als zwingend gekennzeichneten Voraussetzungen erfüllt oder durch ausdrückliche Entscheidung der zuständigen Freigabestelle anders behandelt wurden.

Etwaige qualifizierte Freigaben, dokumentierte Abweichungen, Managementvorbehalte oder sonstige Ausnahmen sind vollständig zu beschreiben. Dabei ist jeweils festzuhalten, welche Auswirkungen sich auf Zuschlagsreife, Termin, Budget, Dokumentationslage oder rechtliche Risikoexposition ergeben und welche Entscheidung hierzu getroffen wurde.

Offene Maßnahmen, die für die Aktivierung oder Aufrechterhaltung der Freigabe erforderlich sind, sind mit Verantwortlichkeit, Fälligkeitsdatum und Nachweisanforderung zu erfassen. Die Erledigung ist in der Vergabeakte nachzutragen, damit die interne Auditierbarkeit der Entscheidung vollständig erhalten bleibt.

Nach Prüfung der vorstehenden Unterlagen, Bestätigungen und Prüfvermerke wird die nachfolgende interne Governance-Entscheidung getroffen. Maßgeblich ist ausschließlich die in dieser Liste dokumentierte Auswahl mit etwaiger Begründung und den in Abschnitt 7 benannten Bedingungen oder Vorbehalten.

Mit dieser Freigabe wird die Vergabestelle [ermächtigt / nicht ermächtigt], die Stillhaltemitteilung nach §134 GWB zu versenden und nach Ablauf der Stillhaltefrist sowie vorbehaltlich fehlender rechtlicher Hindernisse den Zuschlag zu erteilen und den Vertrag abzuschließen. Sofern die Freigabe unter Auflagen steht, darf der Versand der Stillhaltemitteilung nur erfolgen, wenn die als zwingend gekennzeichneten Auflagen nachweislich erfüllt sind oder eine dokumentierte Abweichungsentscheidung vorliegt.

Für diese Genehmigung dürfen nur diejenigen Unterlagen referenziert werden, die unmittelbar für Wertung, Freigabe, Budgetprüfung, Rechtssicherheit und Zuschlagsreife maßgeblich sind. Jede Unterlage ist mit Version, Datum, Verantwortlichkeit und Zweck zu bezeichnen, damit die Auditierbarkeit der Entscheidung gewährleistet bleibt.

Die freigegebene Fassung ist ausschließlich intern an diejenigen Stellen zu verteilen, die für Entscheidung, Durchführung, Kontrolle, Rechtsprüfung, Budgetkontrolle oder revisionssichere Ablage zuständig sind. Eine Weitergabe an Bieter oder sonstige externe Dritte ist nicht zulässig, soweit hierfür keine gesonderte gesetzliche Grundlage oder ausdrückliche Freigabe besteht.

Klassifizierung: Vertraulich – nur für interne Verwendung. Dieses Dokument ist Bestandteil der internen Governance- und Vergabeakte und in unterzeichneter beziehungsweise freigegebener digitaler Form unter [Ablageort] aufzubewahren. Die Aufbewahrung richtet sich nach den einschlägigen vergabe-, haushalts-, handels-, steuer- und organisationsinternen Vorgaben; die Mindestaufbewahrungsfrist beträgt [Frist].