Betriebskonzepte mit Teilkonzepten

Das pbFM-Handbuch und das Betriebskonzept erfüllen unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Funktionen.

Das pbFM-Handbuch beschreibt vor allem, wie betriebliche Belange im Bauprojekt organisiert, eingebracht, geprüft, entschieden und nachgewiesen werden. Das Betriebskonzept beschreibt dagegen, wie der spätere Betrieb fachlich und organisatorisch ausgestaltet werden soll.

Das pbFM-Handbuch bildet somit den Ordnungsrahmen. Das Betriebskonzept liefert das betriebliche Zielbild, während die Teilkonzepte dieses Zielbild für einzelne Leistungs- und Funktionsbereiche konkretisieren. Betriebsanweisungen und Standardarbeitsanweisungen entstehen in der Regel später, wenn die realisierten Anlagen, die Betreiberorganisation und die konkreten Dienstleister feststehen.

Ein einziges übergeordnetes Betriebskonzept kann die Komplexität größerer oder technisch anspruchsvoller Gebäude nicht vollständig abbilden. Deshalb wird es in fachlich abgegrenzte Teilkonzepte gegliedert. Jedes Teilkonzept behandelt einen bestimmten Funktions-, Leistungs- oder Risikobereich, bleibt aber in das Gesamtmodell des Gebäudebetriebs eingebunden.

• Betreiber- und Organisationskonzept,

• technisches Betriebskonzept,

• Instandhaltungs- und Prüfkonzept,

• Energie- und Medienkonzept,

• Gebäudeautomations- und Monitoringkonzept,

• CAFM-, Daten- und Dokumentationskonzept,

• Flächen- und Belegungskonzept,

• Reinigungs- und Hygienekonzept,

• Sicherheits- und Bewachungskonzept,

• Brandschutzorganisationskonzept,

• Zutritts- und Schließkonzept,

• Entsorgungs- und Wertstoffkonzept,

• Logistik- und Versorgungskonzept,

• Mobilitäts- und Parkraumkonzept,

• Betreiberpflichten- und Compliancekonzept,

• Störungs-, Notfall- und Eskalationskonzept,

• Ersatzteil- und Betriebsmittelkonzept,

• Inbetriebnahme- und Betriebsaufnahmekonzept,

• Nutzerinformations- und Kommunikationskonzept,

• Beschaffungs- und Dienstleisterkonzept.

Welche Teilkonzepte erforderlich sind, hängt von Art, Größe, Nutzung, Komplexität und Risikoprofil des Objektes ab. Ein Krankenhaus benötigt beispielsweise vertiefte Konzepte für Hygiene, Medizintechnik, Versorgungssicherheit und Ausfallmanagement. Bei einem Produktionsgebäude stehen unter anderem Medienversorgung, Anlagenverfügbarkeit, technische Gase, Produktionslogistik und Arbeitssicherheit im Vordergrund. Ein Kulturbau erfordert besondere Lösungen für Besucherströme, Veranstaltungssicherheit, Klima- und Feuchtestabilität, Kunstschutz, Sonderveranstaltungen und Räumung. Ein Bürogebäude legt dagegen möglicherweise stärkeren Wert auf flexible Flächennutzung, Arbeitsplatzbuchung, Nutzerkomfort und hybride Arbeitsformen.

Die Auswahl der Teilkonzepte darf daher nicht nach einer starren Standardliste erfolgen. Sie muss aus dem konkreten Betriebsmodell, den Schutzzielen, den Nutzeranforderungen und den projektspezifischen Risiken abgeleitet werden.

Damit die Teilkonzepte wirksam in Planung und Ausführung einfließen können, sollten sie nach einer einheitlichen Grundstruktur aufgebaut werden. Dies erleichtert Abstimmung, Prüfung, Fortschreibung und spätere Überführung in den Regelbetrieb.

• Ziel und Gegenstand: Beschreibung des Betriebsbereichs und der angestrebten Wirkung.

• Geltungsbereich und Abgrenzung: Räumliche, technische, organisatorische und zeitliche Abgrenzung zu anderen Teilkonzepten.

• Ausgangslage und Rahmenbedingungen: Nutzung, Betriebszeiten, Mengen, Flächen, technische Voraussetzungen und besondere Risiken.

• Betriebsziele und Schutzziele: Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit, Qualität, Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Nutzerzufriedenheit.

• Betriebsmodell: Grundsätzliche Organisation der Leistung einschließlich Eigenleistung, Fremdleistung oder Mischformen.

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Festlegung der Aufgaben, Befugnisse, Schnittstellen und Eskalationswege.

• Prozesse und Betriebsabläufe: Beschreibung der wesentlichen Regel-, Störungs-, Sonder- und Notfallprozesse.

• Anforderungen an Bau und Technik: Konsequenzen für Flächen, Räume, Zugänglichkeit, Anlagen, Ausstattung, Logistik und technische Schnittstellen.

• Personal- und Ressourcenbedarf: Erforderliche Qualifikationen, Kapazitäten, Werkzeuge, Betriebsmittel, Ersatzteile und Bereitschaften.

• Daten, Dokumentation und Systeme: Benötigte Stamm-, Zustands- und Bewegungsdaten sowie Anforderungen an CAFM, Gebäudeautomation und Berichtswesen.

• Qualitäts- und Leistungsanforderungen: Servicelevels, Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten, Kontrollen und Kennzahlen.

• Schnittstellen zu anderen Teilkonzepten: Beschreibung wechselseitiger Abhängigkeiten und gemeinsamer Prozesse.

• Umsetzung im Bauprojekt: Zuordnung der Anforderungen zu Planungs-, Ausschreibungs-, Ausführungs- und Inbetriebnahmephasen.

• Prüf- und Nachweiskriterien: Festlegung, wie die Umsetzung und Funktionsfähigkeit nachgewiesen werden.

• Offene Punkte und Fortschreibungsbedarf: Dokumentation noch ausstehender Entscheidungen, Annahmen und Risiken.

Durch diese Struktur wird verhindert, dass Teilkonzepte auf unverbindliche Zielbeschreibungen beschränkt bleiben. Sie erzeugen konkrete Anforderungen an Planung, Beschaffung, Ausführung und Betriebsaufbau.

Der Wert einzelner Teilkonzepte hängt wesentlich davon ab, wie gut ihre Schnittstellen bearbeitet werden. Viele Betriebsprobleme entstehen nicht innerhalb eines Fachbereichs, sondern an den Übergängen zwischen mehreren Zuständigkeiten.

• den vorbeugenden Brandschutz,

• die Räumung und Sammelplatzorganisation,

• das Fremdfirmenmanagement,

• die Arbeitszeiterfassung,

• die Bewachung,

• das Besucher- und Veranstaltungsmanagement,

• die IT- und Informationssicherheit,

• die Datenschutzorganisation.

Ebenso steht das Reinigungskonzept in Verbindung mit Flächenplanung, Materialauswahl, Logistik, Lagerflächen, Abfallentsorgung, Hygiene, Arbeitssicherheit und Nutzerkommunikation. Das Instandhaltungskonzept wiederum benötigt Angaben aus der technischen Planung, der Gebäudeautomation, dem Ersatzteilmanagement, der Betreiberpflichtenorganisation und der CAFM-Datenstruktur.

Das pbFM-Handbuch sollte deshalb ein Schnittstellenregister vorsehen. Darin werden fachübergreifende Abhängigkeiten, beteiligte Verantwortliche, notwendige Entscheidungen und erforderliche Nachweise erfasst. Dadurch wird verhindert, dass jedes Teilkonzept isoliert fachlich optimiert wird, während die Gesamtfunktion des Betriebes unberücksichtigt bleibt.

Betriebskonzepte liefern den Planungsbeteiligten belastbare Grundlagen für Entscheidungen, die sonst vielfach auf allgemeinen Annahmen beruhen würden. Sie machen beispielsweise deutlich:

• welche Technikräume und Betriebsflächen benötigt werden,

• welche Wege für Personal, Material, Abfall und Fremdfirmen vorzusehen sind,

• welche Anlagenverfügbarkeiten und Redundanzen erforderlich sind,

• welche Komponenten im laufenden Betrieb erreichbar und austauschbar sein müssen,

• welche Datenpunkte und Schnittstellen einzurichten sind,

• welche Einrichtungen für Prüfungen und Instandhaltung benötigt werden,

• welche betrieblichen Leistungen bereits in Bauverträgen vorzusehen sind,

• welche Funktions- und Leistungstests vor der Übergabe stattfinden müssen.

Damit verbessern Betriebskonzepte die Qualität der Planung und reduzieren das Risiko kostspieliger Nachträge. Sie unterstützen außerdem eine fachgerechte Bewertung von Planungsvarianten. Eine Lösung kann in der Errichtung günstiger sein, im Betrieb jedoch höhere Personal-, Energie- oder Instandhaltungskosten verursachen. Das Betriebskonzept stellt die betrieblichen Auswirkungen dar und ermöglicht eine lebenszyklusorientierte Entscheidung.

Die Teilkonzepte schaffen frühzeitig Klarheit darüber, welche Leistungen später durch interne Einheiten oder externe Dienstleister erbracht werden sollen. Dadurch können Beschaffungsstrategien, Lose, Leistungsbilder und Schnittstellen rechtzeitig vorbereitet werden.

• die Festlegung der Eigen- und Fremdleistungstiefe,

• die Bildung technisch und wirtschaftlich sinnvoller Leistungspakete,

• die Erstellung funktionaler Leistungsbeschreibungen,

• die Definition von Servicelevels und Qualitätsanforderungen,

• die Ermittlung von Personal- und Budgetbedarfen,

• die Vorbereitung von Ausschreibungen,

• die Festlegung von Mitwirkungspflichten,

• die Konzeption von Vergütungs- und Anreizmodellen,

• die Vorbereitung des Dienstleister-Onboardings.

Ohne belastbare Betriebskonzepte werden Betreiberleistungen häufig erst kurz vor der Fertigstellung ausgeschrieben. Dann fehlen notwendige Mengen, Anlagendaten, Prozessbeschreibungen und Schnittstellenfestlegungen. Dies führt zu Risikozuschlägen, unklaren Angeboten, Nachträgen und einer unzureichend vorbereiteten Betriebsaufnahme.

Das Betriebskonzept beschreibt den vorgesehenen Sollbetrieb. Deshalb bildet es zugleich einen Maßstab für die Inbetriebnahme. Die technische Inbetriebnahme darf sich nicht auf das Einschalten und die Einzelprüfung von Anlagen beschränken. Es ist nachzuweisen, dass die Systeme unter realistischen Betriebsbedingungen zusammenwirken und die vorgesehenen Prozesse durchführbar sind.

• Funktions- und Integrationstests,

• Tests unterschiedlicher Last- und Betriebszustände,

• Störungs- und Ausfallsimulationen,

• Probebetriebe,

• Schulungs- und Einweisungsbedarfe,

• Anforderungen an Bedien- und Betriebshilfsmittel,

• Voraussetzungen für Betreiberfreigaben,

• Mängel- und Restpunktlisten,

• Hochlauf- und Stabilisierungsmaßnahmen.

Die Teilkonzepte unterstützen damit den Übergang von der baulichen Fertigstellung zur tatsächlichen Betriebsfähigkeit. Sie helfen, die verbreitete Lücke zwischen technischer Abnahme und organisatorisch gesichertem Betrieb zu schließen.

Betriebskonzepte entstehen schrittweise. Zu Projektbeginn beschreiben sie zunächst das strategische Betriebsmodell und wesentliche Anforderungen. Mit zunehmender Planungstiefe werden sie konkretisiert und an die tatsächlich gewählten baulichen, technischen und organisatorischen Lösungen angepasst.

• Strategisches Betriebskonzept: Grundsatzentscheidungen, Betriebsziele und Organisationsmodell.

• Vorläufige Teilkonzepte: fachliche Anforderungen als Grundlage für Vor- und Entwurfsplanung.

• Planungsbegleitend konkretisierte Teilkonzepte: abgestimmte Prozesse, Mengen, Räume, Systeme und Schnittstellen.

• Ausführungsbezogene Betriebskonzepte: Bezug auf beauftragte Anlagen, Produkte, Dienstleister und Organisationsstrukturen.

• Betriebsaufnahmekonzepte: konkrete Ressourcen, Termine, Schulungen, Tests und Freigaben.

• Realisierte Betriebskonzepte: Beschreibung des tatsächlich hergestellten und organisatorisch eingerichteten Betriebs.

• Betriebliche Regelwerke: Überführung in Betriebs-, Dienst- und Arbeitsanweisungen sowie Standardarbeitsanweisungen.

Die Fortschreibung sollte im pbFM-Handbuch mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Freigaben geregelt werden. Änderungen an einem Teilkonzept sind auf ihre Auswirkungen auf andere Teilkonzepte, die Planung, die Kosten, die Termine und das Risikoprofil zu untersuchen.

Betriebskonzepte und Teilkonzepte machen den späteren Betrieb planbar. Sie verhindern, dass betriebliche Anforderungen lediglich als unspezifische Erwartungen formuliert oder erst nach Fertigstellung des Gebäudes erkannt werden.

• der frühen Ausrichtung der Planung am späteren Betrieb,

• der Verbindung von Bau-, Betreiber- und Nutzerperspektive,

• der Reduzierung von Planungsfehlern und betrieblichen Folgekosten,

• der Verbesserung von Sicherheit, Verfügbarkeit und Rechtskonformität,

• der frühzeitigen Klärung von Rollen und Schnittstellen,

• der belastbaren Vorbereitung von Budgets und Beschaffungen,

• der Sicherung der digitalen Informations- und Dokumentationsqualität,

• der Verkürzung der Anlauf- und Stabilisierungsphase,

• der Schaffung eines gemeinsamen Maßstabs für Prüfung und Abnahme,

• der dauerhaften Sicherung des aufgebauten Betriebswissens.

Betriebskonzepte sind daher keine nachträglich zu erstellenden Beschreibungen eines bereits geplanten Gebäudes. Sie sind vorgelagerte Planungsgrundlagen und wesentliche Bestandteile der Projektsteuerung. Innerhalb des pbFM-Handbuchs bilden sie ein zusammenhängendes System, das strategische Zielsetzungen in konkrete betriebliche Anforderungen, Prozesse und Nachweise übersetzt.

Ein hochwertiges pbFM-Handbuch beschreibt folglich nicht nur, dass Betriebskonzepte zu erstellen sind. Es legt auch fest, welche Teilkonzepte benötigt werden, wie sie strukturiert werden, wer sie erarbeitet und freigibt, wann sie in die Planung einfließen und wie ihre Umsetzung nachgewiesen wird. Erst dadurch werden Betriebskonzepte zu wirksamen Instrumenten für ein betriebsfähiges, wirtschaftliches und langfristig nutzbares Gebäude.