Digitale Projektplattform und CDE als zentrale Informationsbasis
Eine Common Data Environment – CDE – schafft eine gemeinsame Informationsbasis für Planung, Bau, Inbetriebnahme und Übergabe. Sie bündelt Dokumente, Modelle, Anforderungen, Entscheidungen und Bearbeitungsstände und reduziert damit die Gefahr paralleler Ablagen und widersprüchlicher Informationsstände.
Für das planungs- und baubegleitende Facility Management ist besonders wichtig, dass betriebsrelevante Informationen nicht erst zum Projektende zusammengesucht werden müssen.
CDE als zentrale Informationsquelle im Projekt etablieren
Eine Projektplattform entfaltet ihren Nutzen erst durch klare Prozesse. Es muss eindeutig geregelt sein:
welche Informationen dort geführt werden,
wer Dokumente einstellen und ändern darf,
welche Status und Freigaben gelten,
wie Versionen nachvollzogen werden,
wer fachlich prüft,
wie Entscheidungen dokumentiert werden und
welche Informationen später in den Betrieb überführt werden.
Damit wird aus einem gemeinsamen Datenraum ein gesteuertes Informationssystem.
Verbindliche Dokumentenstände schaffen
In komplexen Bauprojekten existieren häufig zahlreiche Plan-, Modell- und Dokumentversionen. Ohne geregelte Statuskennzeichnung besteht das Risiko, dass Beteiligte mit unterschiedlichen Informationsständen arbeiten.
Eine geeignete CDE-Struktur unterscheidet deshalb beispielsweise zwischen:
in Bearbeitung → zur Prüfung → freigegeben → überholt → archiviert
Für relevante Entscheidungen muss nachvollziehbar bleiben, welcher Informationsstand zugrunde lag und wer ihn freigegeben hat.
FM-Anforderungen sichtbar verfolgen
Die CDE kann auch zur Steuerung der Anforderungen des späteren Betriebs genutzt werden.
Betreiberanforderungen, offene Entscheidungen, Planungsabweichungen, Risiken und Nachweise können strukturiert erfasst und Verantwortlichen zugeordnet werden.
Damit wird sichtbar, ob Anforderungen tatsächlich umgesetzt wurden oder lediglich in Besprechungsprotokollen dokumentiert sind.
Für wesentliche Themen können strukturierte Register eingerichtet werden, beispielsweise für:
Betreiberanforderungen,
Entscheidungen,
Planungsänderungen,
Risiken,
Mängel,
Dokumentationsstände,
Anlagenkennzeichnungen sowie
offene FM-Punkte.
Dashboards schaffen daraus einen aktuellen Überblick für Projektleitung und Facility Management.
Übergang in den Betrieb vorbereiten
Die Projektplattform sollte von Beginn an berücksichtigen, welche Informationen später in CAFM, DMS oder andere Betriebssysteme übernommen werden.
Projektablage und Betriebsdokumentation sind dabei nicht identisch. Vor Übergabe müssen relevante Informationen geprüft, strukturiert und dem endgültigen Gebäude- und Anlagenbestand zugeordnet werden.
Klare Governance ist entscheidend
Die Qualität einer CDE hängt weniger von der eingesetzten Software als von ihren Nutzungsregeln ab. Rollen, Berechtigungen, Namenskonventionen, Versionierung, Freigaben und Archivierung müssen projektweit verbindlich sein.
So wird die digitale Projektplattform zur Single Source of Truth und verbindet Projektkommunikation, Qualitätssicherung, BIM2FM und spätere Betriebsdokumentation zu einem durchgängigen Informationsprozess.
