Gliederung von Bauprojekten

Vor der eigentlichen Gebäudeplanung werden die wirkungsstärksten Entscheidungen getroffen. In dieser Phase werden Projektanlass, Standort, Nutzung, Flächenstrategie, Investitionsrahmen und grundsätzliche Realisierungsalternativen festgelegt.

Das pbFM untersucht, welche Anforderungen sich aus Kerngeschäft, Nutzung und späterem Betrieb ergeben. Dazu gehören Verfügbarkeit, Flexibilität, Sicherheitsniveau, Energieziele, Betreiberorganisation und erwartete Lebenszykluskosten.

• strategisches Nutzer- und Betreiberzielbild,

• erste Betriebs- und Nutzungsszenarien,

• Kritikalitäts- und Verfügbarkeitsanforderungen,

• erste Flächen- und Kapazitätsbedarfe,

• Lebenszyklus- und Nachhaltigkeitsziele,

• Anforderungen an Digitalisierung und Daten,

• FM-bezogene Projektrisiken.

In dieser Phase ist die Beeinflussbarkeit besonders hoch. Gleichzeitig sind Informationen noch unvollständig. Das pbFM muss daher mit Szenarien, Annahmen und belastbaren Zielkorridoren arbeiten.

In der Grundlagenermittlung werden Projektziele und Rahmenbedingungen konkretisiert. Das pbFM baut eine strukturierte Nutzer- und Betreiberbedarfsplanung auf.

• Nutzergruppen und Geschäftsprozesse,

• Betriebs- und Nutzungszeiten,

• Personen-, Material- und Informationsflüsse,

• Sicherheits-, Hygiene- und Verfügbarkeitsanforderungen,

• Flächen- und Funktionsbeziehungen,

• Betreiberpflichten,

• vorgesehenes Eigen- und Fremdleistungsmodell,

• Anforderungen an Wartung, Reinigung und Logistik.

Die Ergebnisse werden in einem Nutzer- und Betreiberbedarfsprogramm festgehalten. Anforderungen müssen priorisiert und möglichst prüfbar formuliert werden. Damit entsteht die Referenz für alle späteren Planungs- und Qualitätsprüfungen.

Zwischen Grundlagenermittlung und Vorplanung können Auswahlverfahren für Planer, Projektpartner oder Realisierungsmodelle stattfinden. Aus Sicht des pbFM ist zu prüfen, ob die erforderliche FM-, Betriebs- und Inbetriebnahmekompetenz in der Projektorganisation vorhanden ist.

• Definition der FM-bezogenen Planungsleistungen,

• Abgrenzung der Verantwortlichkeiten,

• Entwicklung einer Projekt- und Kommunikationsstruktur,

• Formulierung von Auswahl- und Eignungskriterien,

• Bewertung der Betriebs- und Lebenszykluskompetenz,

• Festlegung von Prüf-, Freigabe- und Entscheidungswegen.

Bereits in den Planerverträgen sollten Anforderungen an betriebliche Planungsprüfungen, Datenlieferung, Dokumentation, Inbetriebnahme und Mitwirkung an integralen Tests verankert werden.

In der Vorplanung werden grundsätzliche Lösungsvarianten entwickelt. Hier besitzt das pbFM weiterhin erheblichen Einfluss auf Flächen, Technik und späteren Betrieb.

• Funktions- und Flächenkonzepte,

• Erschließungs- und Logistiklösungen,

• technische Versorgungskonzepte,

• Verfügbarkeits- und Redundanzvarianten,

• Betriebs-, Wartungs- und Reinigungskonzepte,

• Gebäudeautomation und Messstruktur,

• Anpassungs- und Erweiterungsfähigkeit,

• Investitions- und Lebenszykluskosten.

Die Varianten sollten nicht allein nach Herstellungskosten beurteilt werden. Energie, Personal, Wartung, Prüfaufwand, Ausfallrisiken und spätere Veränderungskosten sind einzubeziehen.

Am Ende der Vorplanung sollte ein belastbares Betriebskonzept vorliegen, das mit dem bevorzugten baulichen und technischen Konzept übereinstimmt.

In der Entwurfsplanung werden die Systeme und Lösungen soweit konkretisiert, dass wesentliche Qualitäts-, Kosten- und Funktionsentscheidungen getroffen werden können. Für das pbFM ist dies eine zentrale Prüf- und Freigabephase.

• Umsetzung des Nutzer- und Betreiberbedarfs,

• Dimensionierung und Anordnung technischer Anlagen,

• Wartungs- und Bedienzugänge,

• Einbringungs- und Austauschwege,

• Raum- und Anlagenkennzeichnung,

• Mess-, Zähler- und Automationskonzept,

• Technik-, Lager- und Serviceflächen,

• Schnittstellen zwischen Bau, Technik, IT und Betrieb,

• Instandhaltungs- und Betriebskosten.

Abweichungen vom Bedarfsprogramm müssen transparent dokumentiert und freigegeben werden. Nach Abschluss der Entwurfsplanung sind grundlegende Änderungen meist nur noch mit erheblichen Kosten- und Terminfolgen möglich.

Die Genehmigungsplanung konzentriert sich auf die öffentlich-rechtliche Zulässigkeit des Vorhabens. Das pbFM prüft ergänzend, welche Genehmigungen, Auflagen und Nachweise später den Betrieb beeinflussen.

• Genehmigungs- und Nebenbestimmungen,

• prüfpflichtige Anlagen,

• erforderliche Sachverständigenprüfungen,

• Brandschutz- und Evakuierungsorganisation,

• Umwelt-, Immissions- und Gewässerschutzanforderungen,

• Hygiene- und Arbeitsschutzanforderungen,

• wiederkehrende Prüf- und Dokumentationspflichten.

Behördliche Auflagen sind nicht nur planerisch umzusetzen. Sie müssen später in Betreiberpflichten, Prüfkalender und Betriebsanweisungen überführt werden.

In der Ausführungsplanung werden die Lösungen detailliert und baubar dargestellt. Der Spielraum für grundlegende Veränderungen ist inzwischen deutlich reduziert. Das pbFM konzentriert sich daher auf die betriebliche Detailqualität und die Beherrschung von Schnittstellen.

• konkrete Wartungs- und Arbeitsbereiche,

• Lage von Absperr-, Mess- und Bedieneinrichtungen,

• Zugänglichkeit von Filtern, Ventilen und Komponenten,

• Möglichkeiten zur Demontage und zum Austausch,

• Positionen von Revisionsöffnungen,

• Anlagen- und Raumkennzeichnung,

• Datenpunkt- und Funktionslisten,

• Reinigungs- und Bewirtschaftungsfähigkeit,

• Detailausbildung von Technik- und Betriebsräumen.

Die Prüfungen sollten risikoorientiert erfolgen. Vorrang haben geschäftskritische, sicherheitsrelevante oder besonders instandhaltungsintensive Bereiche.

In dieser Phase müssen die freigegebenen FM-Anforderungen vollständig in Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen überführt werden. Anderenfalls verlieren sie ihre Verbindlichkeit.

• Leistungsumfang und Leistungsgrenzen,

• betriebliche Qualitätsanforderungen,

• Wartungs- und Bedienzugänglichkeit,

• Dokumentations- und Datenanforderungen,

• Anlagenkennzeichnung,

• Prüfungen und Funktionsnachweise,

• Einregulierung und Probebetrieb,

• Schulungen und Einweisungen,

• Ersatzteil- und Betriebsmittelversorgung,

• Mitwirkung an integralen Tests.

Auch der zeitliche Lieferplan für Dokumente und Daten ist vertraglich festzulegen. Eine pauschale Forderung nach vollständiger Dokumentation zum Projektende reicht nicht aus.

Im Rahmen der Vergabe bewertet das pbFM, ob die angebotenen Lösungen und Leistungen den Nutzer- und Betreiberanforderungen entsprechen.

• technische und funktionale Gleichwertigkeit,

• Wartungs- und Instandhaltungsaufwand,

• Energie- und Medienbedarf,

• Ersatzteil- und Serviceverfügbarkeit,

• Systemoffenheit und Schnittstellen,

• Dokumentations- und Datenqualität,

• Unterstützungsleistungen bei Inbetriebnahme und Hochlauf,

• Lebenszykluskosten und betriebliche Risiken.

Alternativangebote und Einsparvorschläge sind sorgfältig zu bewerten. Eine Reduzierung der Investitionskosten kann zu höheren Betriebskosten oder einer Einschränkung der Verfügbarkeit führen.

Vor Beginn beziehungsweise zu Beginn der Ausführung werden die Qualitätssicherung, Dokumentation und spätere Inbetriebnahme organisatorisch vorbereitet.

• FM-Qualitätssicherungsplan,

• Prüf- und Freigabematrix,

• Bemusterungs- und Begehungskonzept,

• Dokumentationslieferplan,

• Anlagenkennzeichnungs- und Datenkonzept,

• Inbetriebnahme- und Testszenarien,

• Konzept für Probebetrieb und Objektübernahme,

• Terminplan für Betreiberbeschaffung und Mobilisierung.

Wichtig ist die Festlegung kritischer Haltepunkte. Bestimmte Ausführungen sollten erst fortgesetzt oder geschlossen werden, wenn betriebsrelevante Details geprüft wurden.

Während der Bauausführung verlagert sich das pbFM von der konzeptionellen Einflussnahme auf Qualitätssicherung, Dokumentationssteuerung und Betriebsvorbereitung.

• betriebsorientierte Baustellenbegehungen,

• Teilnahme an Bemusterungen,

• Prüfung von Wartungs- und Bedienzugängen,

• Verfolgung der Anlagenkennzeichnung,

• Kontrolle der schrittweisen Dokumentationslieferung,

• Begleitung von Funktionsprüfungen,

• Bewertung betriebsrelevanter Änderungen,

• Aufbau der Betreiberorganisation,

• Vergabe und Mobilisierung der Facility Services,

• Einrichtung von CAFM und Service Desk.

Die spätere Betreiberorganisation sollte bereits an ausgewählten Begehungen und Inbetriebnahmen teilnehmen. So wird Wissen aus dem Projekt in den Betrieb übertragen.

Mit Fertigstellung müssen technische Anlagen, Dokumentation, Personal, Dienstleister und Betriebsprozesse zusammengeführt werden. Diese Phase darf nicht auf die formale Abnahme reduziert werden.

• Einzel- und Verbundfunktionsprüfungen,

• integrale Tests,

• Einregulierung und Probebetrieb,

• Prüfung der betrieblichen Mindestdokumentation,

• Datenübernahme in CAFM und Betriebssysteme,

• Einweisung und Schulung des Betriebspersonals,

• Bewertung der betrieblichen Übernahmebereitschaft,

• Übergabe von Mängeln und Restleistungen,

• Aufbau des Gewährleistungsmanagements.

Mit der Nutzungsaufnahme beginnt der eigentliche Wertschöpfungszeitraum der Immobilie. Das pbFM geht in den Hochlauf beziehungsweise das reguläre Facility Management über.

• technische Störungen,

• Nutzerbeschwerden,

• Raumklima und Komfort,

• Energie- und Medienverbräuche,

• Anlagenverfügbarkeit,

• Qualität der Dienstleister,

• Vollständigkeit der Daten,

• offene Mängel und Gewährleistungsfälle.

Planungsannahmen werden mit realen Betriebsdaten verglichen. Einstellungen, Zeitprogramme und Prozesse sind gegebenenfalls zu optimieren. Eine strukturierte Nutzungsevaluation liefert zugleich Erkenntnisse für spätere Projekte.

Die Erhaltung umfasst Instandhaltung, Instandsetzung, Modernisierung und Anpassung an veränderte Nutzungsanforderungen. Mit größeren Umbauten oder Erneuerungen beginnt faktisch ein neuer Projektzyklus.

• aktuelle Bestands- und Betriebsdaten,

• Zustandsbewertungen,

• Störungs- und Instandhaltungshistorien,

• Energie- und Verbrauchsdaten,

• Erkenntnisse aus Betreiberpflichten und Prüfungen,

• Kosten- und Lebenszyklusprognosen,

• Anforderungen aus veränderter Nutzung.

Dadurch wird der Betrieb zur Informationsquelle für neue Bedarfs- und Planungsentscheidungen. Ein wirksames pbFM endet daher nicht mit der Übergabe, sondern schafft die Voraussetzungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Immobilie.

Die zeitliche Gliederung darf nicht zu isolierten Arbeitspaketen führen. Nutzer- und Betreiberanforderungen müssen über alle Phasen hinweg verfolgt werden:

A["Bedarf"] --> B["Planung"]

B --> C["Vergabe"]

C --> D["Ausführung"]

D --> E["Übernahme"]

E --> F["Betrieb und Erhaltung"]

• Sind die vorgesehenen Ergebnisse vollständig?

• Sind offene Punkte dokumentiert und bewertet?

• Wurden Nutzer- und Betreiberanforderungen nachgewiesen?

• Sind Kosten-, Termin- und Betriebsfolgen bekannt?

• Kann die nächste Phase ohne unvertretbare Risiken beginnen?

Das pbFM ist somit kein zusätzliches Leistungspaket am Ende des Bauprojekts. Es ist ein durchgängiger Integrationsprozess, dessen Aufgaben sich im Zeitverlauf verändern. Seine größte wirtschaftliche Wirkung entsteht in den frühen Phasen; seine größte operative Bedeutung zeigt sich bei Inbetriebnahme, Übernahme und Hochlauf. Erst die kontinuierliche Verbindung dieser Phasen schafft eine Immobilie, die nicht nur geplant und gebaut, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus sicher und wirtschaftlich betrieben werden kann.