Ausschreibungsdossier-Index + Anweisungen an die Ausschreiber

Der Dossier-Index ist als zentrales Register sämtlicher an Bewerber und Bieter ausgegebenen Unterlagen aufzubauen und fortzuschreiben. Jedes Dokument ist mindestens mit Dokumentnummer, offiziellem Titel, Versionsstand, Ausgabedatum, Status, Verfahrensstufe, Bindungscharakter, Bieterrelevanz und Portalreferenz zu führen.

Der Index ist so zu pflegen, dass Bewerber und Bieter jederzeit erkennen können, welche Fassung aktuell ist, welche Unterlagen nur informativen Charakter haben und welche Unterlagen zwingend zu beachten oder einzureichen sind.

Das Register soll tabellarisch geführt werden. Es wird empfohlen, Unterlagen zunächst nach Verfahrensstufen und innerhalb der Verfahrensstufen nach Dokumentnummern zu ordnen. Unterlagen, die erst nach Auswahl der Bewerber nur der Shortlist zur Verfügung gestellt werden, sind entsprechend zu kennzeichnen.

Bestandteil des Bieterdossiers sind ausschließlich die im Vergabeportal veröffentlichen und für Bewerber oder Bieter freigegebenen Unterlagen. Nicht Bestandteil des Bieterdossiers sind interne Arbeitsunterlagen der Vergabestelle, insbesondere interne Bewertungsbögen, Eignungs- und Zuschlags-Tools, Prüflisten, Vorlagen für Vergabevermerke, Genehmigungs- und Freigabeunterlagen, interne Vergleichsrechnungen, interne Entscheidungsvorlagen sowie interne Kommunikationsvermerke.

Interne Prüf-, Bewertungs- und Genehmigungsunterlagen dürfen weder im Dokumentenregister des Bieterdossiers erscheinen noch über Portalstruktur, Dateibenennung oder Metadaten den Eindruck erwecken, sie seien Bestandteil der für Bieter maßgeblichen Vergabeunterlagen.

Änderungen, Berichtigungen, Klarstellungen und Nachträge sind mit fortlaufender Versionierung und eindeutigem Datumsbezug zu veröffentlichen. Empfohlen wird eine einheitliche Benennungslogik nach dem Muster [Dokumentnummer]_[Kurztitel]_V[Nummer]_[JJJJMMTT].

Nachträge und Klarstellungen sind im Vergabeportal so bekanntzugeben, dass erkennbar bleibt, ob eine Unterlage vollständig ersetzt, lediglich ergänzt oder lediglich präzisiert wird. Maßgeblich ist stets die zuletzt im Portal veröffentlichte und ausdrücklich als gültig gekennzeichnete Fassung.

Die Vergabestelle führt ergänzend eine Nachtrags- und Versionsübersicht, aus der sich Anlass, Datum, betroffene Dokumente und Wirkungsumfang der jeweiligen Änderung ergeben.

Vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Vorgaben gilt für verfahrensorganisatorische Fragen folgende Rangfolge: zuerst ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnete Nachträge und Berichtigungen im Vergabeportal, sodann verbindliche Portalmitteilungen der Vergabestelle an die jeweils betroffenen Bewerber oder Bieter, danach dieses Dokument und erst danach organisatorische Angaben in der Bekanntmachung.

Für fachlich-inhaltliche Fragen gilt das Spezialitätsprinzip: Leistungsbeschreibungen, Formblätter, Vertragsunterlagen, kriterienspezifische Dokumente und verfahrensstufenspezifische Aufforderungen gehen diesem Dokument im jeweils einschlägigen Regelungsbereich vor. Erkennt ein Bewerber oder Bieter einen Widerspruch, hat er diesen unverzüglich über das Vergabeportal anzuzeigen.

Einreichungen müssen vollständig, fristgerecht, in der geforderten Verfahrenssprache und in der geforderten Form erfolgen. Jeder Bewerber und Bieter ist selbst dafür verantwortlich, dass seine Unterlagen rechtzeitig, vollständig und technisch ordnungsgemäß im Vergabeportal eingehen.

Maßgeblich sind je Verfahrensstufe ausschließlich diejenigen Unterlagen, Erklärungen und Nachweise, die in der Bekanntmachung, in der Aufforderung zur Einreichung oder in den jeweils referenzierten Formblättern ausdrücklich verlangt werden. Nicht angeforderte Werbebroschüren, allgemeine Unternehmensdarstellungen ohne erkennbaren Bezug zum Verfahren oder alternative Unterlagen anstelle geforderter Formblätter bleiben unberücksichtigt, soweit vergaberechtlich zulässig.

Vorbehalte, Einschränkungen oder Abweichungen von verbindlichen Vergabeunterlagen sind nur zulässig, wenn die Vergabestelle dies ausdrücklich vorsieht. Andernfalls können solche Vorbehalte zur Nichtberücksichtigung oder zum Ausschluss führen.

Die je Verfahrensstufe einzureichenden Unterlagen werden in der jeweiligen Verfahrensunterlage abschließend bestimmt. Die nachstehende Übersicht dient ausschließlich der formalen Orientierung; der fachliche Inhalt der jeweiligen Pakete ergibt sich aus den referenzierten Dokumenten.

Die Vergabestelle kann vorgeben, welche Unterlagen als PDF, welche Unterlagen in bearbeitbaren Rückgabeformaten und welche Unterlagen gegebenenfalls zusätzlich in Auswerteformaten einzureichen sind. Soweit Formblätter oder Preisblätter in bearbeitbarer Form bereitgestellt werden, sind diese in der vorgegebenen Struktur zu verwenden; eigenständig umgestaltete oder inhaltlich veränderte Formblätter sind nur zulässig, soweit dies ausdrücklich gestattet wird.

Die Verfahrenssprache ist [Deutsch]. Fremdsprachige Nachweise sind, soweit erforderlich, mit einer [einfachen / beglaubigten] Übersetzung einzureichen. Für die Angebotsbearbeitung und Kommunikation wird ein deutsches Sprachniveau von mindestens [C2 für Schlüsselpersonal / Niveau bitte festlegen] vorausgesetzt, soweit dies in den Vergabeunterlagen festgelegt ist.

Die Dateibenennung hat nach der vorgegebenen Logik zu erfolgen. Soweit Unterschriften, Vollmachten oder Konsortialerklärungen gefordert werden, sind diese in der verlangten Signatur- oder Textform einzureichen. Bei Bietergemeinschaften sind federführendes Mitglied, Vertretungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten eindeutig offenzulegen. Nachunternehmer, Eignungsleiher oder sonstige Dritte sind entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Formblätter zu benennen.

Preis- und Angebotsaufbau müssen der vorgegebenen Struktur folgen. Soweit das Vergabeportal getrennte Uploadbereiche für fachliche und preisliche Unterlagen vorsieht, ist diese Trennung strikt einzuhalten. [Nebenangebote / Alternativangebote: unzulässig / nur soweit ausdrücklich zugelassen]. Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse sind gesondert zu kennzeichnen und auf Anforderung zu begründen.

Für die Wahrung sämtlicher Fristen ist ausschließlich der im Vergabeportal protokollierte Zeitstempel der vollständig abgeschlossenen Einreichung maßgeblich. Entwürfe, Zwischenspeicherungen oder unvollständig abgeschlossene Upload-Vorgänge genügen nicht.

Verspätete Einreichungen können nicht berücksichtigt werden, es sei denn, die Vergabestelle hat vor Fristablauf eine dokumentierte Fristverlängerung bekanntgegeben oder es liegt ein von der Vergabestelle anerkannter Portalstörungsfall vor. Unvollständige Unterlagen, fehlerhafte Dateiformate oder nicht lesbare Dateien werden nach Maßgabe des anwendbaren Vergaberechts behandelt; ein Anspruch auf Nachforderung, Aufklärung oder Heilung besteht nicht.

Bis zum Ablauf der jeweiligen Einreichungsfrist dürfen Bewerber und Bieter eingereichte Unterlagen über das Vergabeportal zurückziehen, ersetzen oder aktualisieren, soweit das Portal diese Funktion bereitstellt. Die jeweils zuletzt fristgerecht und vollständig eingereichte, ausdrücklich als finale Fassung gekennzeichnete Version ist maßgeblich.

Ersetzt ein Bewerber oder Bieter Unterlagen, hat er die neue Fassung im Portal eindeutig als Ersatz- oder Aktualisierungsfassung zu kennzeichnen und gegebenenfalls durch eine kurze Änderungsübersicht nachvollziehbar zu machen. Nach Fristablauf sind Änderungen nur im Rahmen einer ausdrücklichen Aufforderung zur Aufklärung, Nachforderung oder Angebotsüberarbeitung zulässig.

Verbindlicher Kommunikations-, Informations- und Einreichungskanal ist ausschließlich das Vergabeportal [Name des Vergabeportals] unter der Referenz [Vergabenummer / Projektnummer]. Einreichungen per E-Mail, Papier, Datenträger, Download-Link oder Messenger-Dienst sind unzulässig, soweit die Vergabestelle nicht in einem dokumentierten Ausnahmefall ausdrücklich etwas anderes bekanntgibt.

Dies gilt für Teilnahmeanträge, Angebote, Rückfragen, Aufklärungen, Präsentationsunterlagen, Nachreichungen, Aktualisierungen und sämtliche sonstigen verfahrensbezogenen Mitteilungen.

Jeder Bewerber und Bieter ist dafür verantwortlich, sich rechtzeitig im Vergabeportal zu registrieren, Zugänge zu testen, Benutzerrollen intern eindeutig zuzuweisen und sicherzustellen, dass die vertretungsberechtigten oder intern autorisierten Personen fristgerecht Zugriff auf die aktuelle Version aller Unterlagen haben.

Es wird empfohlen, mindestens einen primären Portaladministrator und eine vertretungsberechtigte Stellvertretung zu benennen. Änderungen interner Zuständigkeiten, Abwesenheiten, Spam-Filter, Firewalls oder technische Sperren liegen im Verantwortungsbereich des Bewerbers oder Bieters.

Der praktische Einreichungsablauf umfasst mindestens die Schritte Download der aktuellen Unterlagen, Erstellung der geforderten Dateien, Upload in die vorgesehenen Portalbereiche, Plausibilitätsprüfung durch den Einreichenden, finalen Versandabschluss und Sicherung der vom Portal erzeugten Eingangsbestätigung.

Nur eine erfolgreich abgeschlossene Übermittlung mit dokumentierter Portalquittung gilt als eingegangen. Bewerber und Bieter haben die Eingangsbestätigung unverzüglich auf Vollständigkeit, richtige Zuordnung und erkennbare Übermittlungsfehler zu prüfen und für die eigene Dokumentation aufzubewahren.

Die technischen Mindestanforderungen an Dateiformate, Größen, Lesbarkeit und Signatur ergeben sich aus den Portalvorgaben und den nachfolgenden Festlegungen. Soweit Portal und Vergabeunterlagen unterschiedliche Anforderungen nennen, geht die strengere Anforderung vor, sofern sie vergaberechtskonform bekanntgegeben wurde.

Bei technischen Problemen ist unverzüglich zu unterscheiden, ob ein bewerber- oder bieterseitiges Problem oder eine allgemeine Portalstörung vorliegt. Bewerber- oder bieterseitige Ursachen, insbesondere lokale Internetprobleme, interne IT-Sicherheitsvorgaben, Browserkonflikte oder unzureichende Upload-Zeiten kurz vor Fristablauf, fallen grundsätzlich in die Risikosphäre des Einreichenden.

Beruft sich ein Bewerber oder Bieter auf eine Portalstörung, hat er dies unverzüglich über die dafür vorgesehenen Supportkanäle und – soweit noch möglich – zusätzlich über das Vergabeportal zu dokumentieren. Er hat mindestens Screenshots, Datum, Uhrzeit, Fehlermeldung, betroffenen Upload-Schritt, betroffene Dateien sowie gegebenenfalls die Ticketnummer des Portalbetreibers vorzulegen.

Eine Fristverlängerung, Wiedereröffnung oder Ersatzkommunikation kommt nur in Betracht, wenn die Vergabestelle eine erhebliche, verfahrensrelevante Portalstörung feststellt oder anerkennt. Eine Einreichung per E-Mail oder über andere Ersatzkanäle ist nur zulässig, wenn die Vergabestelle dies ausdrücklich und dokumentiert freigibt.

Sämtliche Bieterfragen, Aufklärungsersuchen, Hinweise auf Widersprüche sowie sämtliche offiziellen Antworten, Klarstellungen und Nachträge laufen ausschließlich über das Vergabeportal. Mündliche Auskünfte, informelle Hinweise oder bilaterale Abstimmungen außerhalb des Portals sind unverbindlich.

Fragen sind spätestens bis [Fragefrist / Datum / Uhrzeit] einzureichen. Die Vergabestelle ist berechtigt, Fragen zusammenzufassen, redaktionell zu anonymisieren und in gebündelter Form zu beantworten. Verbindlich sind ausschließlich die im Vergabeportal veröffentlichten Antworten, Klarstellungen und Nachträge.

Bewerber und Bieter haben das Portal in eigener Verantwortung regelmäßig, in kritischen Fristphasen möglichst arbeitstäglich, auf neue Informationen zu prüfen.

Die Angebotsgültigkeit wird je Angebotsstufe verbindlich festgelegt. Soweit in der jeweiligen Aufforderung nichts Abweichendes bestimmt wird, gilt die nachstehende Bindelogik.

Die Bindefrist beginnt jeweils mit Ablauf der für die betreffende Angebotsfassung maßgeblichen Angebotsfrist, also mit Ablauf der Frist für das Erstangebot, für das überarbeitete Angebot oder – sofern vorgesehen – für das BAFO.

Da es sich um ein mehrstufiges Verhandlungsverfahren handelt, ersetzt jede spätere, fristgerecht eingereichte Angebotsfassung grundsätzlich die frühere Angebotsfassung derselben Bieterseite. Soweit die Vergabestelle in der Aufforderung zur Angebotsüberarbeitung bestimmt, dass bestimmte Bestandteile unberührt fortgelten, gelten diese unveränderten Bestandteile des zuletzt wirksamen Angebots fort.

Nach Ablauf einer Angebotsfrist dürfen Bieter an ihre Erklärung gebunden werden, bis die jeweilige Bindefrist endet oder die Vergabestelle sie vorher aus der Bindung entlässt.

Verlängerung der Bindefrist

Die Vergabestelle kann vor Ablauf der jeweiligen Bindefrist über das Vergabeportal um schriftliche Verlängerung bitten. Der Bieter hat innerhalb der in der Anfrage genannten Frist, spätestens jedoch innerhalb von [5 Arbeitstagen oder konkrete Frist], verbindlich zu erklären, ob er der Verlängerung zustimmt.

Stimmt ein Bieter der erbetenen Verlängerung nicht zu, kann sein Angebot nach Maßgabe des Vergaberechts aus dem weiteren Verfahren ausscheiden.

Soweit in den jeweiligen Formblättern nichts Abweichendes verlangt wird, gilt die Bindefrist mit Abgabe des Angebotsschreibens als anerkannt. Die Vergabestelle kann ergänzend eine gesonderte Erklärung zur Angebotsgültigkeit verlangen; in diesem Fall ist die entsprechende Vorlage fristgerecht zu verwenden.

Der nachfolgende Kalender stellt die wesentlichen Verfahrensschritte in indikativem Überblick dar. Verbindlich sind nur ausdrücklich als Fristen bezeichnete Termine, die im Vergabeportal bekanntgegeben wurden.

Die nachstehenden Projektannahmen dienen der Kalkulation, Mobilisierung, Teamdisposition und Ressourcenplanung. Sie beschreiben den derzeit bekannten Projekt- und Schnittstellenrahmen, ohne eine verbindliche Abrufreihenfolge oder eine Garantie unveränderter Projekttermine zu begründen.

Verbindliche Verfahrensfristen sind ausschließlich solche Termine, die in der Bekanntmachung, in der jeweiligen Aufforderung oder in einem Nachtrag ausdrücklich als Frist oder Schlusstermin bezeichnet sind. Alle übrigen Angaben zu Projektverlauf, Leistungstiefen, Meilensteinen oder Zielterminen sind – soweit nicht ausdrücklich anders bezeichnet – Annahmen für Kalkulation und Einsatzplanung.

Indikative Projektannahmen bleiben auch dann maßgebliche Kalkulationsbasis, wenn sie sich im weiteren Projektverlauf verändern können. Ein Anspruch auf unveränderten Projektablauf entsteht hierdurch nicht.

Bewerber und Bieter haben die Zeitplanannahmen bei Kapazitäts-, Team-, Verfügbarkeits- und Stellvertreterplanung zugrunde zu legen. Dies betrifft insbesondere die Kontinuität von Schlüsselpersonen, die Möglichkeit kurzfristiger Terminwahrnehmung am [Projektstandort] oder per Remote-Format, die Bearbeitung mehrerer Dokumentations- und Abstimmungsschleifen sowie die Mitwirkung in einer mehrgliedrigen Projekt- und Schnittstellenstruktur.

Die zugrunde zu legenden Ressourcenannahmen umfassen auch die besondere Komplexität des jeweiligen Vorhabens mit den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen an Betriebslogik, Nutzerintegration, Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Dokumentation, Inbetriebnahme und Betreiberverantwortung.

Die Vergabestelle kann den Verfahrens- und Projektzeitplan aus sachlichen Gründen anpassen. Änderungen werden ausschließlich über das Vergabeportal bekanntgegeben und sind ab ihrer Veröffentlichung in der dort bezeichneten Fassung maßgeblich.

Soweit Terminverschiebungen Auswirkungen auf Einreichungsfristen, Bindefristen oder Dokumentenfassungen haben, wird die Vergabestelle dies im jeweiligen Nachtrag oder in der jeweiligen Mitteilung ausdrücklich kennzeichnen.