Verhandlungsplan & Tagesordnung (Runde 2)

Alle Gespräche sind auf einer für sämtliche Bieter vergleichbaren Informations- und Fragengrundlage zu führen. Themenreihenfolge, Bearbeitungstiefe und Nachreichungsanforderungen dürfen nur insoweit voneinander abweichen, wie es aus bieterspezifischen offenen Punkten zwingend folgt. Jede Abweichung ist im Verhandlungslog [Anlage C] zu begründen. Die Verhandlungsführung orientiert sich an den Grundsätzen der Gleichbehandlung, Transparenz, Verhältnismäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Zweckbindung. Informelle Zusagen, unverbindliche Nebenabreden, spontane Inhaltsänderungen ohne Dokumentation oder eine vom genehmigten Verhandlungsziel abweichende Gesprächslenkung sind unzulässig.

Jeder in Runde 2 behandelte Punkt ist einem der folgenden Statuswerte zuzuordnen: [geklärt], [teilweise geklärt], [offen], [intern freigabepflichtig], [rechtlich zu prüfen], [nicht weiterverfolgt]. Der Status ist unmittelbar nach dem Gespräch in das bieterbezogene Themenblatt und in die zentrale Maßnahmenliste zu übernehmen. Zu jedem relevanten Gesprächspunkt sind mindestens festzuhalten: Ausgangslage, gestellte Frage, Antwort bzw. Position des Bieters, interne Bewertung, etwaige Bedingung oder Einschränkung, Ergebnisstatus, Verantwortlicher, Frist und erforderlicher Nachweis. Mündliche Aussagen mit Auswirkung auf Leistungsinhalt, Vergütung, Termine oder vertragliche Risikoverteilung dürfen erst nach schriftlicher Bestätigung als belastbar behandelt werden.

Vor Beginn der Runde bestätigen alle internen Teilnehmer [mündlich oder schriftlich], dass kein nicht offengelegter Interessenkonflikt vorliegt und dass Gesprächsinhalte ausschließlich auf Need-to-know-Basis weitergegeben werden. Unterlagen, Notizen und Zwischenstände sind gemäß [interner Klassifizierung] zu behandeln. Fragen des Bieters, die eine Auslegung, Änderung oder Ergänzung der Vergabeunterlagen betreffen und nicht ausschließlich bieterspezifisch sind, werden nicht unmittelbar im Gespräch final beantwortet, sondern in die interne Prüfung überführt. Soweit erforderlich, erfolgt eine einheitliche schriftliche Kommunikation an alle betroffenen Bieter über den vorgesehenen Vergabekanal.

Die Verhandlungsleitung darf nur innerhalb der vorab genehmigten Entscheidungskorridore verhandeln. Sobald ein Bieter eine Abweichung verlangt, die Auswirkungen auf Beschaffungsgegenstand, wesentliche Vertragsstruktur, Vergütungsmodell, Haftungsrisiko, Dokumentationsanforderungen, Nachhaltigkeitsziele, digitale Datenanforderungen, Personaleinsatz oder Terminstruktur hat, ist der Punkt mit Status [intern freigabepflichtig] zu markieren.

Für Eskalationen ist folgende Reihenfolge anzuwenden: [1] Verhandlungsleitung, [2] fachlich zuständige Leitung, [3] kaufmännische Bewertung, [4] rechtliche Prüfung, [5] Entscheidungsgremium [Name/Funktion]. Ohne dokumentierte Freigabe dürfen keine Zusagen erteilt werden.

Ziel ist die eindeutige Klärung des geschuldeten Leistungsumfangs über sämtliche relevanten Planungs-, Ausführungs-, Übergabe- und frühen Betriebsphasen hinweg. Dies betrifft insbesondere Leistungsgrenzen, Prüf- und Mitwirkungsleistungen, Berichtswesen, Qualitäten der Zwischenergebnisse, Schnittstellen zu Planung, Bau, Betrieb und Nutzervertretung sowie die Frage, wie offene Anforderungen in belastbare Liefergegenstände überführt werden. Weiter ist zu prüfen, ob das angebotene methodische Vorgehen die späteren Betriebs-, Nutzungs-, Sicherheits-, Dokumentations- und Inbetriebnahmeanforderungen tatsächlich abdeckt. Von besonderer Bedeutung sind dabei Nachvollziehbarkeit, Fortschreibungslogik, Risikomanagement, Umsetzbarkeit im Projektalltag und die Fähigkeit, aus Anforderungen prüfbare Ergebnisse zu entwickeln.

Runde 2 soll sicherstellen, dass die späteren Betriebs- und Nutzeranforderungen nicht nur abstrakt beschrieben, sondern in Flächenlogik, Nutzungsszenarien, Serviceanforderungen, Belegungs- und Übergabeprozesse, Schulungsbedarfe, Betriebsaufnahme, Mängelmanagement und laufende Optimierung übersetzt werden. Dazu gehört auch die Prüfung, ob der Bieter die Perspektive von Betrieb, Service, Nutzergruppen und Besucherströmen konsistent zusammenführt. Ebenfalls zu klären ist, ob Anforderungen an Barrierefreiheit, Orientierung, Sicherheit, Reinigung, Logistik, Techniknutzung, flexible Raumkonfigurationen, Dokumentation und Einweisung im Angebot ausreichend berücksichtigt und realistisch operationalisiert sind.

Kommerziell ist auf Transparenz und Vergleichbarkeit der Preisbestandteile hinzuwirken. Zu klären sind insbesondere Honorarstruktur, Vergütungssystematik, optionale Leistungen, Nebenkosten, Preisanpassungsmechanismen, Zahlungsmeilensteine, Aufwandstreiber, Ausschlüsse, Annahmen und etwaige Vorbehalte. Vertraglich sind offene Punkte zu Leistungsänderungen, Abnahme, Mängelbeseitigung, Gewährleistung, Haftung, Versicherung, Nutzungsrechten, Vertraulichkeit, Datenschutz, Einsatz und Wechsel von Schlüsselpersonen, Nachunternehmern, Dokumentationspflichten und Kündigungsregelungen entscheidungsreif zu machen.

Nicht verhandelbar sind alle zwingenden Mindestanforderungen aus den Vergabeunterlagen, die Einhaltung des zulässigen Beschaffungsgegenstands, die Gleichbehandlung der Bieter, die Vertraulichkeit der Verfahrensunterlagen, die Verpflichtung zu nachvollziehbarer Dokumentation sowie alle Anforderungen, ohne deren Einhaltung eine ordnungsgemäße Planungs-, Bau-, Übergabe- oder frühe Betriebsbegleitung nicht sichergestellt werden kann. Nicht verhandelbar sind ferner inhaltliche Reduktionen, die zu einer nicht mehr belastbaren Betriebs-, Nutzer-, Dokumentations-, Sicherheits-, Nachhaltigkeits- oder Inbetriebnahmequalität führen würden, sofern hierfür keine intern freigegebene und vergaberechtlich tragfähige Alternative vorliegt.

Die nachstehenden Freigabegrenzen sind vor Gesprächsbeginn mit konkreten Werten und Zuständigkeiten zu befüllen: Preisabweichung größer als [x % oder EUR], Reduktion von Liefergegenständen [ja/nein], Änderung von Zahlungsmeilensteinen [ja/nein], Anpassung von Haftungsgrenzen [ja/nein], Austausch benannter Schlüsselpersonen [ja/nein], Erweiterung oder Einschränkung von Optionen [ja/nein], Abweichung von Dokumentations- oder Datenstandards [ja/nein], Verschiebung wesentlicher Termine [ja/nein].

Die nachstehende Arbeitsmatrix ist vor Runde 2 bieterbezogen zu vervollständigen. Sie dient als internes Steuerungsblatt und als Audit-Nachweis dafür, dass alle offenen Themen strukturiert, vergleichbar und ergebnisorientiert behandelt wurden.

Für die Auftraggeberseite sind mindestens folgende Funktionen vorzusehen: Verhandlungsleitung [Funktion], fachliche Leitung [Funktion], betriebliche bzw. FM-seitige Vertretung [Funktion], Vertretung der Nutzeranforderungen [Funktion], kaufmännische Begleitung [Funktion], rechtliche Unterstützung [Funktion], Protokollführung [Funktion] sowie bei Bedarf Projektsteuerung, Compliance oder Innenrevision [Funktion]. Die Teilnehmerliste ist vorab je Gesprächstermin verbindlich festzulegen. Nicht eingeplante zusätzliche Teilnehmer sind nur mit Zustimmung der Verhandlungsleitung zuzulassen, um Gesprächsdisziplin, Vertraulichkeit und eindeutige Rollen sicherzustellen.

Die Verhandlungsleitung eröffnet und schließt das Gespräch, steuert den Ablauf, wahrt die einheitliche Linie und entscheidet über Vertagungen oder Eskalationen. Thematische Sprecher übernehmen jeweils nur die ihnen zugeordneten Blöcke. Die Protokollführung dokumentiert Ergebnisse, offene Punkte, Zusagen, Fristen und Nachreichungen in Echtzeit. Ein Zeitwächter [Name/Funktion] überwacht die Einhaltung der Agenda. Ein interner Maßnahmenverantwortlicher [Name/Funktion] überführt unmittelbar nach der Sitzung alle Punkte in die Maßnahmenliste. Bei strittigen Aussagen entscheidet die Verhandlungsleitung, welche Formulierung als vorläufiges Gesprächsergebnis festgehalten wird.

Jeder Bieter erhält dieselbe Grundstruktur, denselben zeitlichen Rahmen [Regeldauer], dieselbe einleitende Verfahrensinformation und dieselbe Ergebnislogik. Bieterspezifische Abweichungen dürfen nur aus dokumentierten offenen Punkten resultieren. Zusätzliche Unterlagen, die während oder nach dem Gespräch angefordert werden, sind in Form, Umfang und Frist nachvollziehbar zu definieren. Soweit ein Thema mehrere Bieter gleichermaßen betrifft, ist zu prüfen, ob eine einheitliche schriftliche Klarstellung zweckmäßiger ist als eine individuelle mündliche Erläuterung. Dies dient der Gleichbehandlung und vermeidet spätere Dokumentationsdefizite.

Vor jedem Gespräch ist ein Kurzbriefing von [15-20] Minuten durchzuführen. Dabei sind zu bestätigen: [a] offene Kernpunkte, [b] gewünschtes Verhandlungsergebnis je Thema, [c] rote Linien, [d] Eskalationspunkte, [e] bekannte Widersprüche im Angebot, [f] besondere Risiken im Hinblick auf Leistung, Termin, Preis oder Vertrag und [g] Zuordnung der Wortführung je TOP. Für jeden Bieter sind folgende Unterlagen bereitzuhalten: Themenblatt, Angebotsauszug, Vermerk aus Runde 1, Vergleichsmatrix, Entwurf der Nachforderungs- oder Klarstellungsliste, interner Entscheidungskorridor, aktueller Vertragsstand [sofern vorhanden] und Bewertungsbezug auf die genehmigte Zuschlagsmatrix [Kriterienstand].

Die nachfolgende Agenda ist als Standardablauf je Bieter zu verwenden und vor Terminierung mit konkreten Zeiten zu befüllen. Die Dauer einzelner Blöcke kann angepasst werden, sofern die Vergleichbarkeit der Gespräche gewahrt bleibt.

• Welche Ergebnisse schuldet der Bieter in welcher Qualität und zu welchem Zeitpunkt?

• Welche Leistungen sind ausdrücklich enthalten, welche ausdrücklich nicht?

• Welche Prüf-, Mitwirkungs-, Fortschreibungs- und Abstimmungsleistungen sind mit der Vergütung abgegolten?

• Wie wird verhindert, dass betriebs- oder nutzerrelevante Leistungen erst in spätere optionale oder zusätzliche Beauftragungen verschoben werden?

• Welche Annahmen des Bieters sind für die Kalkulation oder Methodik kritisch?

• Wie werden Anforderungen aus Betrieb, Service, Nutzung, Sicherheit, Reinigung, Logistik, Technik und Übergabe zusammengeführt?

• Welche Nutzungsszenarien und Lastfälle liegen der Vorgehensweise zugrunde?

• Wie werden Flächen, Funktionen, Besucher- bzw. Nutzerströme, Back-of-house-Bereiche und flexible Nutzungen methodisch berücksichtigt?

• Wie werden Schulung, Einweisung, Betriebsaufnahme und frühe Stabilisierungsphase organisiert?

• Welche Abhängigkeiten zu anderen Projektbeteiligten bestehen und wie werden diese gesteuert?

• Welche Dokumente, Datenfelder und Übergabequalitäten werden geschuldet?

• Wie wird die Fortschreibung von Unterlagen, Datenständen und Änderungsverläufen sichergestellt?

• Wie werden Dokumentations- und Datenanforderungen bereits in Planung und Ausführung wirksam verankert?

• Welche digitalen Werkzeuge oder Strukturen setzt der Bieter voraus und welche Schnittstellen ergeben sich daraus?

• Welche Mindestnachweise müssen vor Abnahme bzw. vor Betriebsaufnahme vorliegen?

• Wie werden Energie-, Ressourcen-, Instandhaltungs-, Reinigungs- und Flexibilitätsaspekte in die Beratung integriert?

• Welche Zielkonflikte zwischen Investition, Betrieb, Nutzerqualität und Nachhaltigkeit erkennt der Bieter und wie löst er sie?

• Wie wird vermieden, dass Nachhaltigkeitsziele rein deklaratorisch bleiben?

• Welche Kennzahlen, Berichte oder Entscheidungsvorlagen werden zur Steuerung des Lebenszyklusansatzes geliefert?

• Welche Personen übernehmen welche Rollen tatsächlich im Projekt?

• Wie hoch ist die zugesicherte Verfügbarkeit in kritischen Phasen?

• Wie ist die Vertretung geregelt und wie wird Wissenstransfer sichergestellt?

• Unter welchen Voraussetzungen dürfen Schlüsselpersonen ersetzt werden?

• Wie wird mit Kapazitätsengpässen oder Terminverdichtungen umgegangen?

• Auf welchen Annahmen basiert die Preisbildung?

• Welche Leistungen sind im Festpreis enthalten, welche optional oder gesondert vergütet?

• Welche Nebenkosten, Reise- oder Sachkosten sind abgegolten?

• Welche Risiken werden über Vertragsklauseln auf den Auftraggeber verlagert und sind diese akzeptabel?

• Welche offenen Punkte zu Abnahme, Gewährleistung, Haftung, Versicherung, Rechten an Unterlagen, Vertraulichkeit und Datenschutz bestehen noch?

Das Gesprächsprotokoll ist am selben Arbeitstag in einer freigabefähigen Fassung zu erstellen. Es enthält mindestens Teilnehmer, Start- und Endzeit, behandelte Themen, Aussagen des Bieters, interne Bewertung, Ergebnisstatus, Nachreichungen, Fristen, Verantwortliche und Hinweise auf interne Freigabevorbehalte. Ergänzend ist eine Maßnahmenliste mit Fälligkeitskontrolle zu führen. Wesentliche Aussagen des Bieters sind möglichst mit Bezug auf konkrete Unterlagen, Angebotsstellen oder Nachweise zu verknüpfen. Reine Gesprächseindrücke ohne fachliche Anknüpfung dürfen nicht als alleinige Bewertungsgrundlage dienen.

Für die interne Einordnung ist je Themenfeld eine Ampellogik anzuwenden: Grün = geklärt und belastbar; Gelb = grundsätzlich plausibel, aber Nachreichung oder Freigabe erforderlich; Rot = nicht geklärt, risikobehaftet oder wertungsrelevant kritisch. Die Ampellogik ist in der bieterbezogenen Zusammenfassung und in der Gesamtvergleichsmatrix einheitlich abzubilden. Die interne Gesamtbewertung nach der Runde 2 hat sich an der genehmigten Zuschlagslogik [Kriterienstand gemäß Wertungsmatrix] zu orientieren. Verhandlung und Bewertung dürfen nicht auseinanderlaufen; deshalb ist bei jedem klärungsrelevanten Punkt zu vermerken, ob er vor allem die Dimension [Preis], [Vorgehen / Methodik], [Team / Verfügbarkeit] oder einen anderen genehmigten Bewertungsmaßstab betrifft.

Nach jedem Gespräch ist mit Hilfe der Checkliste [Anlage C] zu prüfen, ob [a] alle vorgesehenen Themen behandelt, [b] vergleichbare Fragen vergleichbar gestellt, [c] identische Klarstellungen identisch dokumentiert, [d] keine nicht freigegebene Zusage erteilt und [e] alle bieterspezifischen Abweichungen begründet wurden. Ergibt die Nachkontrolle, dass eine im Gespräch gegebene Information auch für andere Bieter relevant ist, ist unverzüglich eine einheitliche schriftliche Klarstellung über den vorgesehenen Kommunikationsweg vorzubereiten.

Das Gespräch ist intern zu unterbrechen oder ein Thema ist zu vertagen, wenn der Bieter eine spontane Änderung mit wesentlichen Auswirkungen auf Leistungsinhalt, Preis, Risiko, Personal, Datenanforderungen, Nachhaltigkeitsziele oder Terminlage verlangt und hierzu keine Freigabe vorliegt. Gleiches gilt, wenn im Gespräch neue Widersprüche oder vergaberechtliche Risiken erkennbar werden. Eskalationsanlässe sind insbesondere: unklare oder wechselnde Aussagen zu Schlüsselpersonen, nicht belastbare Preisannahmen, Vorbehalte gegen Dokumentations- oder Übergabeanforderungen, Reduktion betriebsrelevanter Leistungen, ungeklärte Haftungs- oder Gewährleistungsfragen, unzureichende Methodik bei Nutzer- oder Betriebsthemen sowie Defizite in der Nachweisfähigkeit.

Für jeden Bieter ist nach Abschluss der Runde 2 eine kompakte, aber belastbare Ergebnisübersicht zu erstellen. Diese enthält je Themenfeld den Status, die Kernaussage, verbleibende Risiken, erforderliche Nachreichungen, interne Vorbehalte und eine vorläufige Einordnung hinsichtlich Umsetzbarkeit, Vergleichbarkeit und Entscheidungsreife.

Soweit Nachreichungen erforderlich sind, sind Form, Umfang, Frist und Adressat eindeutig festzulegen. Nachreichungen dürfen nur insoweit zugelassen werden, wie dies vergabe- und verfahrensrechtlich zulässig und für alle Bieter nachvollziehbar handhabbar ist. Jede Nachreichung ist auf Vollständigkeit, Widerspruchsfreiheit und Auswirkung auf die Vergleichbarkeit zu prüfen.

Abschließend ist intern festzuhalten, ob die Verhandlungen aus Sicht der Vergabestelle ausreichend fortgeschritten sind, um [a] eine finale Angebotsabgabe bzw. einen finalen Vertragsstand anzufordern, [b] punktuelle schriftliche Klarstellungen einzuholen oder [c] vor dem nächsten Schritt weitere interne Freigaben zu beschaffen. Die Empfehlung ist durch [Verhandlungsleitung] und [fachliche / rechtliche / kaufmännische Vertretung] abzustimmen.

Unabhängig von der Bieterwertung sind verfahrensbezogene Erkenntnisse aus Runde 2 festzuhalten, etwa zu Unschärfen in den Unterlagen, zu wiederkehrenden Missverständnissen, zu Nachforderungsrisiken, zu Steuerungsdefiziten oder zu besonders wirksamen Klärungsformaten. Diese Erkenntnisse dienen der internen Qualitätssicherung der weiteren Vergabeschritte.

Dem Verhandlungsplan sollen nur jene Anlagen beigefügt werden, die für Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Audit von Runde 2 unmittelbar erforderlich sind.

• Anlage A: Bieterbezogene Themenliste Runde 2

• Anlage B: Gesprächsprotokoll und Maßnahmenliste

• Anlage C: Gleichbehandlungs- und Abweichungskontrolle

• Anlage D: Freigabe- und Eskalationsmatrix

• Anlage E: Preis- und Vertragsklärungsblatt

• Anlage F: Gesamtvergleich der offenen Punkte aus Runde 1

• [ ] Alle vorgesehenen Themenblöcke wurden behandelt oder begründet vertagt.

• [ ] Vergleichbare Fragen wurden in vergleichbarer Tiefe behandelt.

• [ ] Bieterspezifische Abweichungen sind sachlich begründet und dokumentiert.

• [ ] Keine nicht freigegebene Zusage wurde erteilt.

• [ ] Relevante Klarstellungen für mehrere Bieter wurden identifiziert.

• [ ] Nachreichungen sind in Form, Inhalt und Frist eindeutig beschrieben.

• [ ] Interne Eskalationspunkte wurden markiert und zugeordnet.