Stillstandskalender / Deadline-Tracker

Dokumenteneigner ist die intern benannte Funktion für Vergabe- bzw. Beschaffungssteuerung [Funktion / Organisationseinheit]. Soweit erforderlich, wird der Dokumenteneigner durch [Rechtsfunktion], [Projektsteuerung] und [Governance-/Compliance-Funktion] unterstützt.

Die Erfassung der Versanddaten erfolgt durch [Name / Funktion]. Die Fristenberechnung wird durch [Name / Funktion] validiert. Die finale interne Freigabe zum Vertragsschluss erteilt [Name / Funktion]. Eine verbindliche Vier-Augen-Prüfung ist zwingend. Dieselbe Person darf Versand, Berechnung und Freigabe nicht allein und ohne dokumentierte Gegenkontrolle verantworten.

Jede Änderung am Tracker ist mit Versionsnummer, Datum, Bearbeiter, Prüfvermerk und Kurzbegründung zu dokumentieren. Zulässige Statuskennzeichen sind mindestens: [Entwurf], [in Prüfung], [freigegeben für Vertragsschluss], [gesperrt], [geschlossen / archiviert]. Bei jeder Neuberechnung ist eine neue Version zu erstellen oder der Änderungsverlauf im Dokument nachvollziehbar fortzuschreiben.

Der Hauptteil dieses Dokuments ist als kompakte Kontrolltabelle zu führen. Alle Pflichtfelder sind vollständig auszufüllen; leere Felder sind als [offen] zu kennzeichnen. Soweit mehrere Versandzeitpunkte vorliegen, ist die jeweils späteste auslösende Konstellation gesondert zu dokumentieren und mit einer Neuberechnung zu verknüpfen.

Die Berechnung beginnt mit der Absendung der Stillstandsinformation. Die interne Zuschlags- oder Vergabeentscheidung allein löst keine Frist aus. Maßgeblich ist der dokumentierte Versandzeitpunkt der Information an die betroffenen Bieter.

Soweit die Wartepflicht nach § 134 GWB einschlägig ist, muss der Tracker den Versandtag und den Versandkanal zwingend erfassen, weil die Wartefrist am Tag nach der Absendung beginnt und grundsätzlich 15 Kalendertage beträgt, sich jedoch auf 10 Kalendertage verkürzt, wenn die Information elektronisch oder per Fax versandt wurde. Der Tracker ist daher so auszugestalten, dass ein geschütztes Berechnungsfeld den frühestzulässigen Vertragsschluss automatisch aus Versanddatum, Versanduhrzeit, Versandkanal und dokumentierter Rechtsgrundlage erzeugt. Abweichungen oder Sonderkonstellationen sind im Feld [Bemerkung / Auditvermerk] zu erläutern.

Die Freigabeformel muss mindestens lauten: „Vertragsschluss zulässig ab [Datum / Uhrzeit], sofern kein Sperrsachverhalt eingetreten ist.“ Eine Unterschrift, Plattformfreigabe, Zuschlagsaktivierung oder sonstige Handlung mit vertragsbegründender Wirkung ist bis zur dokumentierten Freigabe ausdrücklich untersagt.

Wird die Stillstandsinformation berichtigt, erneut versandt oder zeitversetzt an einzelne Bieter übermittelt, ist unverzüglich eine Neuberechnung vorzunehmen. Die bisherige Freigabe verliert bis zur abgeschlossenen Neubewertung ihre Wirkung. Die neue Fassung ist mit [Version], [Grund der Änderung] und [neuer Versandreferenz] zu dokumentieren.

Jede formelle Rüge, jeder Nachprüfungsantrag, jede Rechtsprüfung mit Stop-Vermerk, jede interne Weisung zur Aussetzung oder jeder sonstige blockierende Sachverhalt ist im Tracker mit Datum, Quelle, Kurzbeschreibung und Zuständigkeit zu erfassen. Tritt ein solcher Sachverhalt ein, wechselt der Status des Dokuments unverzüglich auf [gesperrt], bis die Aufhebung der Sperre schriftlich bestätigt ist.

Zeigt der Tracker einen fehlerhaften Versand, widersprüchliche Zeitstempel, fehlende Nachweise, unklare Bieterlisten oder das Risiko eines vorzeitigen Vertragsschlusses, sind unverzüglich mindestens [Vergabeverantwortliche Stelle], [Rechtsfunktion] und [zeichnungsberechtigte Freigabestelle] zu informieren. Die Eskalation ist mit Uhrzeit, Ansprechpartner und Maßnahme zu protokollieren.

Im Tracker sind die Referenzen auf die zugrunde liegenden Primärnachweise aufzunehmen, ohne diese vollständig zu wiederholen. Dazu gehören insbesondere: Versandnachweis, Plattformprotokoll, finale Stillstandsinformation, Endwertungs- und Zuschlagsvermerk, etwaige Rechtsprüfungsvermerke, Freigabeentscheidungen und Signatur- bzw. Vertragsschlussprotokolle.

Die finale, freigegebene Fassung des Trackers ist Bestandteil der Vergabeakte. Sie ist so abzulegen, dass Dritte im Rahmen interner Revision, Compliance-Prüfung oder externer Kontrolle nachvollziehen können, dass der Vertrag nicht vor dem zulässigen Zeitpunkt geschlossen wurde.

Nach Ablauf der Wartefrist und nach Abschluss der Sperrprüfung ist durch [Name / Funktion] schriftlich zu bestätigen, dass die Stillhaltefrist abgelaufen ist und kein blockierender Sachverhalt dem Vertragsschluss entgegensteht.

Am Dokumentende sind der tatsächliche Zeitpunkt des Vertragsschlusses, die bestätigende Stelle, der Freigabestatus und ein kurzer Abschlussvermerk einzutragen. Der Abschlussvermerk soll zusätzlich festhalten, ob der Vertrag am ersten zulässigen Tag oder zu einem späteren Zeitpunkt geschlossen wurde und ob zwischen Fristende und Vertragsschluss weitere interne Prüfschritte stattgefunden haben.