Verhandlungsprotokolle / Protokoll (Runde 2)

Leistungsumfang

[zulässige Präzisierungen / Varianten]

[Mindestinhalt der Werkleistung]

[Name/Funktion]

Personal

[zulässige Anpassung von Rollen / Einsatzmodell]

[Schlüsselpersonen / Mindestqualifikation]

[Name/Funktion]

Vergütung

[zulässiger Preiskorridor / Nebenkostenansatz]

[Budgetgrenze / Preisstruktur]

[Name/Funktion]

Vertrag / Risiko

[zulässige Klarstellungen]

[Haftung, Vertraulichkeit, Datenschutz, Rechte]

[Name/Funktion]

Termine / Optionen

[zulässige Frist- und Stufenlogik]

[kritische Meilensteine / Abrufmechanik]

[Name/Funktion]

Vergabestelle

[Name]

[Funktion]

Verhandlungsleitung

[ja/nein; Umfang]

Vergabestelle

[Name]

[Funktion]

Technische Leitung / Fachprüfung

[ja/nein; Umfang]

Vergabestelle

[Name]

[Funktion]

Kaufmännische / rechtliche Unterstützung

[ja/nein; Umfang]

Vergabestelle

[Name]

[Funktion]

Protokollführung

nein

Bieter

[Name]

[Funktion]

Gesamtverantwortliche Vertretung

[ja/nein; Umfang]

Bieter

[Name]

[Funktion]

Technische Vertretung

[ja/nein; Umfang]

Bieter

[Name]

[Funktion]

Kaufmännische / vertragliche Vertretung

[ja/nein; Umfang]

Eröffnung durch [Name/Funktion] um [Uhrzeit]

[bestätigt / abweichend]

Agenda gemäß [Referenz] bestätigt

[ja/nein; Anmerkung]

Hinweis auf Gleichbehandlung und Verfahrensdisziplin erteilt

[ja/nein]

Vertraulichkeit und ausschließlich interne Verwendbarkeit dieses Protokolls bestätigt

[ja/nein]

Hinweis: Verbindlich sind nur dokumentierte Ergebnisse und formelle Folgeschreiben

[ja/nein]

Überschreitung interner Verhandlungsgrenzen festgestellt

[nein / ja, siehe Abschnitt [ ]]

Einwendungen gegen Verhandlungsrahmen oder Protokollierungslogik erhoben

[nein / ja, siehe Abschnitt [ ]]

1

Leistungsumfang und Abgrenzung der Werkleistung

[interne Zielposition zu Grundleistungen, optionalen Leistungen, Abgrenzung zu Planern, Bauherrn- und Betreiberleistungen]

[Zusammenfassung der Stellungnahme des Bieters, inkl. Vorbehalte oder Alternativvorschläge]

[geschlossen/offen; Ergebnistext und zulässige Formulierung für Folgedokumente]

[Vertragsentwurf / Leistungsbeschreibung / Anlage]

[wer macht was bis wann]

2

Schnittstellenmanagement und Rollenbild

[Erwartete Schnittstellen zu Projektsteuerung, Planung, Bauausführung, Betrieb und Nutzervertretung]

[Bietervorschlag zu Verantwortung, Eskalation, Abstimmungstiefe]

[vereinbarte Schnittstellenlogik, Eskalationswege, Berichtslinien]

[Schnittstellenmatrix / Kommunikationsplan]

[ ]

3

Methodik, Arbeitspakete und Deliverables

[Anforderung an Struktur der Konzepte, Prüfberichte, Fortschreibungspflichten und Abnahmefähigkeit]

[Bieteraussage zu Methodik, Aufwandstiefe, Werkunterlagen und Terminen]

[verbindlich festgelegte Deliverables, Mindestinhalte und Bearbeitungslogik]

[Leistungsmatrix / Meilensteine / Berichtswesen]

[ ]

4

Nutzeranforderungsmanagement und Bedarfstraceability

[Erwartung an Workshops, Anforderungskatalog, Szenarien, Änderungslogik und Prüfbarkeit]

[Bieteransatz zu Beteiligungsformaten, Priorisierung und Nachverfolgbarkeit]

[vereinbarter Umgang mit Anforderungen, Freigaben und Change Control]

[Leistungsbeschreibung Nutzeranforderungen / Dokumentationsvorgaben]

[ ]

5

Qualitätssicherung in Planung und Ausführung

[Umfang der Planprüfungen, Baustellenbegehungen, Prüfvermerke und Eskalationen]

[Bieteransatz zu Review-Zyklen, Prüftiefe und Ressourcen]

[vereinbarter QS-Ansatz inkl. Frequenz, Umfang und Berichtspflichten]

[QS-Konzept / Leistungsbild / Terminplan]

[ ]

6

Betriebs-, Inbetriebnahme-, Übergabe- und Mängelmanagement

[Erwartete Leistungen zu Betriebskonzepten, Einweisung, Übernahme, Gewährleistungs- und Mängelverfolgung]

[Bieteraussage zu Rollen, Grenzen der Begleitung und Nachlauf]

[vereinbarter Leistungszuschnitt und Übergabelogik]

[Betriebskonzept / Inbetriebnahmeunterlagen / Mängelmanagement]

[ ]

7

Daten-, Dokumentations- und Digitalisierungsanforderungen

[Vorgaben zu Datenstruktur, Benennung, Übergabedokumentation, Systemlandschaft, Schnittstellen und Datensicherheit]

[Bieteransatz zu DMS/CDE, BIM-/CAFM-Bezug, Übergabeformaten und Pflegeverantwortung]

[vereinbarte Mindestanforderungen, Datenformate und Zuständigkeiten]

[Dokumentationskonzept / IT-Anforderungen / Vertragsanlage]

[ ]

8

Nachhaltigkeit, Energie, Lebenszykluskosten und Compliance

[Erwartung an Nachhaltigkeitsziele, Energiekonzept, Lebenszyklusblick und regelwerkskonforme Nachweise]

[Bieteraussage zu Methodik, Nachweisführung, Risiko- und Chancenmanagement]

[vereinbarte Ziel- und Nachweislogik; offene Vorbehalte dokumentieren]

[Leistungsbeschreibung / Vertragsziele / Nachweisunterlagen]

[ ]

9

Schlüsselpersonal, Ressourcen und Vertretung

[Anforderung an Benennung, Verfügbarkeit, Vertretungsregelung, Zustimmungsvorbehalte bei Wechseln]

[Bieterangaben zu Team, Kapazitäten, Unterauftragnehmern, Sprachniveau, Ersatzkonzept]

[vereinbarte Personallogik und Anzeige-/Zustimmungspflichten]

[Angebot / Personaleinsatzplan / Vertragsklausel]

[ ]

10

Termine, Meilensteine, Reporting und Besprechungswesen

[Erwartete Bearbeitungsfristen, Jour-fixe-Struktur, Eskalation bei Verzug, Berichtsrhythmus]

[Bietervorschlag zu Zeitplan, Reaktionszeiten, Remote-/Präsenzanteilen und Berichtstiefe]

[vereinbarte Termin- und Reportinglogik]

[Terminplan / Kommunikationsplan / Vertragsregelung]

[ ]

11

Vergütungsmodell, Preisannahmen, Nebenkosten und Optionen

[Position zu Pauschale/Stunden-/Tagessätzen, Nebenkosten, Zahlungsstruktur, optionalen Stufen und Preisgleitung]

[Bieteraussage zu Preisaufbau, Annahmen, Vorbehalten und Indexmechanik]

[vereinbarte kommerzielle Basis, vorbehaltlich formeller Finalisierung]

[Preisblatt / Vertragsentwurf / Zahlungsplan]

[ ]

12

Vertragliche Regelungen, Risikoallokation und Schutzrechte

[Position zu Haftung, Versicherung, Geheimhaltung, Datenschutz, Nutzungsrechten, Kündigung, Vertragsstrafe]

[Bieterreaktion einschließlich gewünschter Anpassungen oder Klarstellungen]

[vereinbarte Vertragsfassung bzw. konkretisierte Restpunkte]

[Vertragsentwurf / NDA / AVV / Versicherungsnachweis]

[ ]

1

[Dokument]

[Klausel / Pos.]

[endgültige Formulierung bzw. Entscheidungsbasis]

[z. B. Änderungsregister Nr. / Vertragsredline Ref.]

[Name/Funktion]

[Datum / offen-geschlossen]

2

[Dokument]

[Klausel / Pos.]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

3

[Dokument]

[Klausel / Pos.]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

4

[Dokument]

[Klausel / Pos.]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

5

[Dokument]

[Klausel / Pos.]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

6

[Dokument]

[Klausel / Pos.]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

1

[offener Punkt oder 'keine offenen Punkte']

[Dokument / Bestätigung / Nachweis]

[Vergabestelle / Bieter]

[Datum]

[z. B. kein BAFO-Zulauf, Nachforderung, interner Freigabestopp]

[offen / erledigt]

2

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

3

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

4

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

[ ]

Alle wesentlichen Verhandlungspunkte fachlich behandelt

[ja/nein]

Alle wesentlichen Verhandlungspunkte kommerziell behandelt

[ja/nein]

Alle wesentlichen Verhandlungspunkte vertraglich behandelt

[ja/nein]

Abweichungen von internen Verhandlungsgrenzen vollständig genehmigt

[ja/nein/nicht relevant]

Gleichbehandlung und Konsistenz mit bisheriger Verfahrenskommunikation gewahrt

[ja/nein]

Weitere materielle Änderungen nach Runde 2 zulässig

[nein / nur nach formeller Aufforderung / siehe Bemerkung]

Bieter soll auf Basis des verhandelten Ergebnisses in den nächsten Verfahrensschritt gehen

[ja/nein]

Bemerkung / Vorbehalt

[ ]

Beschaffungsleitung

[Name]

[Datum]

[ ]

Technische Leitung / Fachprüfung

[Name]

[Datum]

[ ]

Kaufmännische / rechtliche Mitprüfung

[Name]

[Datum]

[ ]

Protokollführung

[Name]

[Datum]

[ ]

A1

[Teilnehmerliste / Einladung / Agenda]

[Pfad / Referenz]

[beigefügt / verwiesen]

A2

[Angebotsversion des Bieters]

[Pfad / Referenz]

[beigefügt / verwiesen]

A3

[Vertragsentwurf / Anlagenstand]

[Pfad / Referenz]

[beigefügt / verwiesen]

A4

[Änderungsregister / Transferliste]

[Pfad / Referenz]

[beigefügt / verwiesen]

A5

[Sonstige interne Vermerke]

[Pfad / Referenz]

[beigefügt / verwiesen]

[0.1]

[Datum]

[Name]

[Name]

Erstfassung nach Runde 2

[0.2]

[Datum]

[Name]

[Name]

Einarbeitung interner Freigaben / redaktionelle Finalisierung

[1.0]

[Datum]

[Name]

[Name]

Finale interne Fassung zur Vergabeakte