Referenzbewertungsprotokoll

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Bewertung von Referenzen zur Eignungsprüfung

Zweck und Anwendungsbereich des Dokuments
Grundlage der Bewertung
Rahmen der Vergleichbarkeitsprüfung
Erforderliche Anzahlwerte und Zähllogik
Bewertungsnachweis je Referenz
Besondere Prüfungsfälle
Konsolidiertes Ergebnis je Bieter
Freigabe, Nachvollziehbarkeit und Anlagen

Zweck

Dieses Protokoll dient als formaler interner Nachweis dafür, ob und in welchem Umfang die vom Bieter eingereichten Referenzprojekte als mit dem ausgeschriebenen Leistungsbild vergleichbar anzusehen sind und ob die referenzbezogenen Auswahlanforderungen erfüllt werden. Das Dokument bildet die sachliche Grundlage für die spätere interne Auswahlentscheidung, trifft diese jedoch nicht selbst.

Prüfumfang

Gegenstand der Prüfung sind ausschließlich die vom Bieter eingereichten Referenzunterlagen sowie etwaige vergaberechtskonform zugelassene Klarstellungen oder Ergänzungen, die sich unmittelbar auf diese Referenzen beziehen. Nicht Gegenstand dieses Protokolls sind die formale Eignungsprüfung, die gesonderten individuellen Bewertungsblätter, wirtschaftliche oder qualitative Wertungsschritte nach der Auswahlstufe sowie die Freigabe der Shortlist.

Bewertungsgrundsätze

Die Prüfung erfolgt nach den Grundsätzen der Gleichbehandlung aller Bieter, der Einheitlichkeit des Prüfungsmaßstabs, der Nachvollziehbarkeit sämtlicher Feststellungen, der ausschließlichen Heranziehung dokumentierter Nachweise und der klaren Trennung zwischen der rein sachlichen Referenzprüfung einerseits und den späteren Auswahl- oder Verhandlungsschritten andererseits.

Prüfungsunterlagen

Prüfungsgrundlage	Inhalt / Funktion in der Prüfung
Veröffentlichte Referenzanforderungen	Maßgeblicher Soll-Maßstab für Mindestanforderungen, Unteranforderungen, Referenzzeitraum, Rollenanforderungen und ggf. zulässige Nachweise [Verweis: [Dokument / Abschnitt]]
Vom Bieter eingereichte Referenzformblätter	Primäre Tatsachengrundlage für jedes einzelne Referenzprojekt [Anlage / Seitenangabe]
Formell zugelassene Klarstellungen oder Nachreichungen	Nur soweit vergaberechtskonform zugelassen; dienen der Erläuterung bereits eingereichter Angaben, nicht der unzulässigen inhaltlichen Nachbesserung [Datum / Verweis]
Interne Prüfhilfen	Dieses Protokoll, Zählblatt, Duplikatsverzeichnis, Konsortialzuordnungsblatt und sonstige interne

Referenzzeitraum und Prüffähigkeit

Maßgeblich ist der in den Vergabeunterlagen festgelegte Referenzzeitraum [z. B. letzte [x] Jahre gerechnet bis [Stichtag]]. Eine Referenz ist nur dann prüffähig, wenn mindestens die nachstehenden Angaben hinreichend bestimmt vorliegen und ohne spekulative Ergänzungen bewertet werden können.

Mindestangabe	Erforderlicher Inhalt	Prüfstatus
Identifikation des Referenzprojekts	Projektbezeichnung, Auftraggeber oder eindeutig beschreibbare Auftraggeberschaft, ggf. Referenznummer	[vorhanden / nicht vorhanden]
Zeitraum	Beginn, Ende bzw. maßgeblicher Leistungszeitraum; bei laufenden Projekten zusätzlicher Stand der Leistungserbringung	[vorhanden / nicht vorhanden]
Leistungsumfang	Nachvollziehbare Beschreibung der tatsächlich erbrachten Planungs- und/oder Baubegleitungsleistungen	[vorhanden / nicht vorhanden]
Rolle des Bieters	Eigenleistung, federführende Rolle, Teilrolle oder unterstützende Rolle; bei Bedarf mit Umfangsabgrenzung	[vorhanden / nicht vorhanden]
Projektmerkmale	Angaben zu Nutzung, Größe, Komplexität, Schnittstellen, technischen oder organisatorischen Anforderungen	[vorhanden / nicht vorhanden]
Verifizierbarkeit	Plausible Zuordnung zu eingereichten Unterlagen; bei Bedarf Ansprechpartner / Nachweisangabe, soweit gefordert	[vorhanden / nicht vorhanden]

Unvollständige, doppelte, widersprüchliche oder nicht verifizierbare Angaben sind gesondert zu kennzeichnen. Referenzen, die außerhalb des zulässigen Zeitraums liegen, keine prüffähigen Mindestangaben enthalten oder in ihrer Relevanz nicht belastbar nachvollzogen werden können, sind nicht zu zählen; der Ausschlussgrund ist mit einem definierten Grundcode zu dokumentieren.

Definition der Vergleichbarkeit

Die Vergleichbarkeit wird anhand der veröffentlichten Referenzanforderungen und des tatsächlich nachgefragten Leistungsprofils beurteilt. Maßgeblich ist insbesondere, ob die Referenz belastbare Erfahrungen in hinreichend ähnlichen Planungsleistungen, Baubegleitungsleistungen, Projektgrößen und Projektschnittstellen erkennen lässt und ob – soweit für das Leistungsprofil relevant – betriebsbezogene, nutzerbezogene, Übergabe-, Inbetriebnahme- oder sonstige funktionskritische Anforderungen nachweisbar abgebildet wurden.

Rahmen der Vergleichbarkeitsprüfung

Für jede Referenz ist die nachfolgende Prüfmatrix vollständig auszufüllen. Die Bewertung erfolgt als sachliche Feststellung; eine Punktevergabe oder qualitative Rangreihung ist an dieser Stelle nicht vorzunehmen.

Bewertungsdimension	Prüffokus	Dokumentationsart
Leistungsumfang	Ob die Referenz Leistungen umfasst, die dem ausgeschriebenen Planungs- und Baubegleitungsumfang hinreichend entsprechen	Ja / Teilweise / Nein mit Begründung
Projektart und Nutzungsprofil	Ob Objektart, Betriebsumfeld, Nutzer- oder Belegungsprofil in wesentlichen Merkmalen ausreichend ähnlich sind	Kurze schriftliche Feststellung
Projektgröße und Komplexität	Ob Größenordnung, technische Komplexität, Anzahl der Schnittstellen, Beteiligtenstruktur oder Abstimmungsaufwand vergleichbar sind	Kurze schriftliche Feststellung
Abdeckung der Projektphasen	Ob die Referenz die geforderten Phasen der Planung, Baubegleitung oder beide Elemente umfasst	Phasenbezogene Kennzeichnung mit Erläuterung
Relevanz betrieblicher / nutzerbezogener Schnittstellen	Ob Erfahrungen mit späterem Betrieb, Nutzeranforderungen, Übergang, Inbetriebnahme oder vergleichbaren Schnittstellen erkennbar sind, soweit für die Leistung relevant	Qualitative Anmerkung
Rolle des Bieters	Ob der Bieter die relevanten Leistungen selbst erbracht hat und in welcher fachlichen Verantwortung	Federführend / Teilrolle / Unterstützend
Zeitliche Einordnung und Leistungsstand	Ob die Referenz innerhalb des zulässigen Zeitraums liegt und einen ausreichend belastbaren Leistungsstand aufweist	Gültig / Nicht gültig

Jede Feststellung ist ausschließlich auf die eingereichten Nachweise zu stützen. Annahmen, Erfahrungswerte aus anderen Verfahren oder nicht dokumentierte Hintergrundkenntnisse dürfen weder zur Aufwertung noch zur Abwertung einer Referenz herangezogen werden.

Erforderliche Anzahlwerte und Zähllogik

Die referenzbezogenen Mindestanforderungen sind nachstehend in einem Kontrollblatt zu dokumentieren. Die Soll-Werte sind aus den Vergabeunterlagen zu übernehmen; das Ergebnis ist unmittelbar nach Abschluss der Einzelprüfung einzutragen.

Zählelement	Beschreibung	Soll laut Vergabeunterlagen	Ist	Erfüllt	Bemerkung
Anzahl eingereichter Referenzen	Gesamtzahl der vom Bieter vorgelegten Referenzen	[Mindestangabe: n. a. / nur Dokumentation]	[Anzahl]	[ja / nein / n. a.]	[Bemerkung]
Anzahl prüffähiger Referenzen	Referenzen mit ausreichender Tatsachengrundlage für eine Bewertung	[Wert]	[Anzahl]	[ja / nein]	[Bemerkung]
Anzahl gültiger Referenzen im zulässigen Zeitraum	Referenzen, die die formalen Zeitvorgaben erfüllen	[Wert]	[Anzahl]	[ja / nein]	[Bemerkung]
Anzahl insgesamt vergleichbarer Referenzen	Referenzen, die in der Gesamtschau als hinreichend vergleichbar eingestuft werden	[Wert]	[Anzahl]	[ja / nein]	[Bemerkung]
Anzahl Referenzen mit Planungsbegleitung	Nur Referenzen, bei denen dieses Element dokumentiert nachgewiesen ist	[Wert]	[Anzahl]	[ja / nein]	[Bemerkung]
Anzahl Referenzen mit Baubegleitung	Nur Referenzen, bei denen dieses Element dokumentiert nachgewiesen ist	[Wert]	[Anzahl]	[ja / nein]	[Bemerkung]
Anzahl Referenzen mit spezifischer Unteranforderung	Nur soweit in den Vergabeunterlagen besondere Sub-Schwellen oder Spezialmerkmale gefordert sind	[Wert / Bezeichnung]	[Anzahl]	[ja / nein]	[Bemerkung]
Anzahl ausgeschlossener bzw. nicht angerechneter Referenzen	Referenzen, die aus definierten Gründen nicht gezählt werden	[Dokumentation]	[Anzahl]	[n. a.]	[Grundcode / Kurzbegründung]

Eine teilweise vergleichbare Referenz darf nur insoweit für Teilanforderungen berücksichtigt werden, wie die betreffende Teilleistung oder das betreffende Merkmal eindeutig nachgewiesen ist. Für die Erfüllung der Mindestzahl insgesamt vergleichbarer Referenzen zählen nur Referenzen mit hinreichender Gesamtvergleichbarkeit, sofern die Vergabeunterlagen nichts Abweichendes vorsehen. Eine einzelne Referenz darf mehrere inhaltlich unterschiedliche Unterelemente erfüllen, darf jedoch für dieselbe Unteranforderung nicht mehrfach gezählt werden. Mehrfachmeldungen desselben Projekts oder inhaltlich überlappende Referenzen sind zusammenzuführen; das zugrunde liegende Leistungsgeschehen darf im Zählwerk nur einmal angesetzt werden, sofern keine klar trennbaren und jeweils eigenständig nachgewiesenen Leistungsabschnitte vorliegen.

Bewertungsnachweis je Referenz

Für jede eingereichte Referenz ist ein einheitliches Einzelblatt zu führen. Die nachstehenden Pflichtfelder sind vollständig auszufüllen; das Einzelblatt ist je nach Anzahl der Referenzen zu vervielfältigen.

Pflichtfeld	Einzutragender Inhalt
Bietername / Bieter-ID	Eindeutige Zuordnung des geprüften Bieters
Referenznummer	Interne laufende Nummer der Referenz im Protokoll
Projektbezeichnung und Auftraggeber	Grundlegende Identifikation des Referenzprojekts
Referenzzeitraum	Für die Zulässigkeit und Einordnung maßgebliche Daten
Kurzbeschreibung des Projekts	Knappes, sachliches Resümee aus den eingereichten Unterlagen
Erklärter Leistungsumfang	Vom Bieter geltend gemachte Leistungen
Bewertung der Vergleichbarkeit	Feststellungen entlang der Kriterien aus Abschnitt 4
Zählrelevanz	Zuordnung zu Mindestanforderungen, Unteranforderungen oder Ausschluss
Kommentar des Prüfers	Prägnante Begründung des Ergebnisses
Endstatus	Angerechnet / teilweise angerechnet / nicht angerechnet

Feld	Eintrag
Bietername / Bieter-ID	[Bietername] / [Bieter-ID]
Referenznummer	[Referenz-Nr.]
Projektbezeichnung / Auftraggeber	[Projektbezeichnung / Auftraggeber]
Referenzzeitraum	[von – bis / Stand laufendes Projekt]
Kurzbeschreibung	[Kurzbeschreibung gemäß Einreichung]
Erklärter Leistungsumfang	[vom Bieter angegebener Leistungsumfang]
Leistungsumfang vergleichbar	[Ja / Teilweise / Nein] – [Begründung]
Projektart / Nutzungsprofil vergleichbar	[Feststellung]
Projektgröße / Komplexität vergleichbar	[Feststellung]
Projektphasen abgedeckt	[Planung / Baubegleitung / beide / sonstige]
Betriebliche / nutzerbezogene Schnittstellenrelevanz	[Feststellung]
Rolle des Bieters	[federführend / Teilrolle / unterstützend] – [Umfang]
Zeitliche Gültigkeit / Leistungsstand	[gültig / nicht gültig] – [Begründung]
Zählrelevanz	[zählt für Mindestanforderung / Unteranforderung / zählt nicht]
Grundcode bei Nichtanrechnung	[RC-__]
Prüferkommentar	[Kommentar]
Nachweisverweis	[Dokument / Seite / Anlage / Klarstellung]
Endstatus	[angerechnet / teilweise angerechnet / nicht angerechnet]

Unvollständige oder missverständliche Referenzen

Sind Leistungsbeschreibungen unklar, Datumsangaben lückenhaft oder Rollenbeschreibungen nicht hinreichend differenziert, ist zunächst festzuhalten, welcher konkrete Mangel die Prüfbarkeit einschränkt. Jede vergaberechtskonform zugelassene Klarstellung ist mit Datum, Inhalt und Bezug zur ursprünglichen Einreichung zu dokumentieren. Bleibt die Aussagekraft nach der Klarstellung unzureichend, ist die Referenz mit dem zutreffenden Grundcode als ganz oder teilweise nicht anrechenbar zu kennzeichnen.

Konsortial-, ARGE- und Nachunternehmerreferenzen

Bezieht sich eine Referenz auf ein Konsortium, eine Arbeitsgemeinschaft, ein verbundenes Unternehmen oder auf Nachunternehmerleistungen, ist gesondert zu prüfen, welchem Unternehmensteil die Erfahrung tatsächlich zurechenbar ist und welche Leistungen vom Bieter selbst oder von benannten Beteiligten erbracht wurden. Eine Anrechnung erfolgt nur in dem Umfang, in dem die Zurechnung nach den Vergabeunterlagen und den eingereichten Nachweisen zulässig und sachlich belegt ist. Die konkrete Zurechnungslogik ist im Einzelblatt und, soweit erforderlich, auf einem gesonderten Zuordnungsblatt festzuhalten.

Doppelte oder überlappende Referenzen

Mehrfach eingereichte Referenzen zum selben Projekt oder Referenzen mit wesentlich identischem Leistungsgegenstand sind als zusammenhängender Sachverhalt zu kennzeichnen. Die Prüfstelle dokumentiert, welche Referenz als führender Datensatz verwendet wird, welche Unterlagen ergänzend herangezogen werden und in welcher Weise eine Doppelzählung ausgeschlossen wurde. Sofern einzelne, klar abgrenzbare Leistungsabschnitte desselben Projekts als getrennte Referenzen geltend gemacht werden, ist die Trennschärfe der Leistungsanteile ausdrücklich zu begründen.

Konsolidiertes Ergebnis je Bieter

Nach Abschluss der Einzelprüfung ist je Bieter eine konsolidierte Ergebnisübersicht zu erstellen. Diese Übersicht dient der internen Entscheidungsreife, endet jedoch bewusst mit dem Ergebnis der Referenzprüfung und ersetzt weder die gesonderte Gesamtbewertung noch die formelle Auswahlentscheidung.

Konsolidierungsfeld	Eintrag
Bietername / Bieter-ID	[Bietername] / [Bieter-ID]
Anzahl eingereichter Referenzen	[Anzahl]
Anzahl prüffähiger Referenzen	[Anzahl]
Anzahl gültiger Referenzen im zulässigen Zeitraum	[Anzahl]
Anzahl insgesamt vergleichbarer Referenzen	[Anzahl]
Anzahl Referenzen mit Planungsbegleitung	[Anzahl]
Anzahl Referenzen mit Baubegleitung	[Anzahl]
Anzahl Referenzen mit besonderer Unteranforderung	[Anzahl / Bezeichnung]
Anzahl nicht angerechneter Referenzen	[Anzahl]
Referenzbezogene Mindestanforderungen erfüllt	[Ja / Nein]
Gesamtfeststellung zur Vergleichbarkeit des Erfahrungsprofils	[hinreichend vergleichbar / teilweise vergleichbar / nicht hinreichend vergleichbar]
Ergebnis der Referenzprüfung	[besteht / besteht nicht / vorbehaltlich interner Klärung]

Narrative Gesamtfeststellung: Auf Grundlage der dokumentierten Referenzprüfung verfügt der Bieter [Bieter-ID] über [Anzahl] gültige und [Anzahl] insgesamt vergleichbare Referenzen. Die veröffentlichten referenzbezogenen Mindestanforderungen sind [erfüllt / nicht erfüllt]. Das nachgewiesene Erfahrungsprofil ist im Hinblick auf die nachgefragten Planungs- und Baubegleitungsleistungen als [hinreichend vergleichbar / nur eingeschränkt vergleichbar / nicht hinreichend vergleichbar] zu bewerten. Besondere Feststellungen oder Vorbehalte: [Textfeld].

Freigabe, Nachvollziehbarkeit und Anlagen

Das Protokoll ist so zu führen, dass jeder Prüf- und Entscheidungsschritt im Nachhinein nachvollzogen werden kann. Änderungen sind versionsbezogen zu dokumentieren; Überschreibungen ohne Änderungsbezug sind unzulässig. Soweit eine Zweitprüfung oder interne Freigabe vorgesehen ist, sind auch diese Prüfschritte vollständig zu dokumentieren.

Freigabe- und Kontrollfeld	Eintrag
Bearbeiter / Erstprüfer	[Name / Funktion / Datum / Signatur]
Zweitprüfer / Vier-Augen-Kontrolle	[Name / Funktion / Datum / Signatur]
Interne Freigabe	[Name / Funktion / Datum / Signatur]
Dokumentversion	[Version]
Ablageort / Aktenpfad	[Pfad / DMS-Referenz]
Vertraulichkeitsstufe	[Nur intern / intern beschränkt]
Änderungshistorie	[Kurzvermerk zu Änderungen]

Dem Protokoll sind mindestens die folgenden Anlagen beizufügen, soweit vorhanden und einschlägig: ausgefüllte Einzelblätter je Referenz, konsolidierte Bewertungsmatrix, Zählblatt, Register für ausgeschlossene oder nicht angerechnete Referenzen, Dokumentation etwaiger zugelassener Klarstellungen, Verzeichnis über doppelte oder überlappende Referenzen, Zuordnungsblatt für Konsortial- oder Nachunternehmerreferenzen sowie interne Freigabevermerke.

Grundcode	Beschreibung
RC-01	Mindestangaben für eine prüffähige Referenz fehlen
RC-02	Referenz liegt außerhalb des zulässigen Referenzzeitraums
RC-03	Referenz ist doppelt oder wesentlich überlappend und wird nicht gesondert gezählt
RC-04	Die relevante Leistung ist dem Bieter nicht hinreichend zurechenbar
RC-05	Der geforderte Leistungsumfang ist nicht ausreichend nachgewiesen
RC-06	Die geforderte Phase der Planung oder Baubegleitung ist nicht ausreichend belegt
RC-07	Projektart, Nutzungsprofil, Größe oder Komplexität sind nicht hinreichend vergleichbar
RC-08	Leistungsstand oder Fertigstellungsgrad ist für eine belastbare Anrechnung unzureichend
RC-09	Die Referenz ist anhand der eingereichten Unterlagen nicht verifizierbar
RC-10	Eine zulässige Klarstellung liegt nicht vor oder beseitigt den Mangel nicht

Kontrollfrage	Ja	Nein	Bemerkung
Sind alle eingereichten Referenzen im Protokoll erfasst?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Wurden alle Referenzen auf Prüffähigkeit geprüft?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Sind alle Ausschlüsse mit Grundcode dokumentiert?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Ist bei teilweise anrechenbaren Referenzen die Teilanrechnung nachvollziehbar begründet?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Ist eine Doppelzählung ausgeschlossen?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Ist die Zurechnung bei Konsortial- oder Nachunternehmerreferenzen dokumentiert?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Stimmen Einzelblätter, Zählblatt und konsolidiertes Ergebnis miteinander überein?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Sind alle zulässigen Klarstellungen den betroffenen Referenzen eindeutig zugeordnet?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Ist die narrative Gesamtfeststellung mit dem Tabellenbefund konsistent?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]
Ist das Protokoll freigegeben und revisionssicher abgelegt?	[ ]	[ ]	[Bemerkung]