Klarstellungs- / Nachforderungsprotokoll

Zu Beginn des Protokolls ist folgende Kontrolltabelle vollständig auszufüllen. Änderungen von Version, Verantwortlichkeit oder Ablageort sind mit Datum zu aktualisieren.

Jeder Eintrag beginnt mit einer eindeutigen Vorgangsnummer. Zusätzlich sind Bieterkennung, gegebenenfalls Los, Datum der Feststellung, prüfende Person, interne Prüfinstanz und Fundstelle im Angebot oder in den Vergabeunterlagen anzugeben. Empfohlen wird eine fortlaufende Nummerierung nach dem Schema [Jahr]-[Verfahrenskennzeichen]-[lfd. Nr.] oder ein anderes revisionsfestes internes System.

Die Beschreibung muss sachlich, präzise und ohne wertende Formulierungen erfolgen. Es ist eindeutig zu benennen, welche Unterlage, Erklärung oder Angabe fehlt oder unklar ist, welche Anforderung aus den Vergabeunterlagen betroffen ist und weshalb der Punkt prüfungsrelevant ist. Typische Beispiele sind: fehlendes oder unvollständiges Preis- bzw. Honorarblatt, nicht bestätigte optionale Leistungsstufen, fehlende Erklärung zur Bindung an Bieterfragen und Antworten, nicht beigefügte oder veraltete Versicherungsbestätigung, nicht eingereichte oder nicht unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung, unklare Benennung von Schlüsselpersonen, fehlende Angaben zu Deutschkenntnissen, unvollständige Angaben zu Unterauftragnehmern oder zur Bietergemeinschaft, widersprüchliche Angaben zwischen Angebot, Anlagen und Konzeptdokumenten, fehlende Referenzen oder nicht nachvollziehbare Rollen- und Leistungsabgrenzungen.

Dieser Teil dokumentiert die genaue Anfrage an den Bieter. Festzuhalten sind das Datum des Versands, der Kommunikationskanal, die Frist zur Beantwortung, der Wortlaut oder eine inhaltlich vollständige Zusammenfassung der Anfrage sowie die interne Freigabe der Anfrage. Zusätzlich ist zu kennzeichnen, ob es sich um eine reine Klarstellung, eine Nachforderung einer fehlenden Unterlage oder um eine Kombination aus beidem handelt. Soweit relevant, ist zu dokumentieren, dass der Vorgang vor Versand auf Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit und vergaberechtliche Zulässigkeit geprüft wurde.

Hier sind Datum und Uhrzeit des Eingangs, der Eingangsweg, die Referenz des Vergabeportals oder des Kommunikationssystems, die eingereichten Dateien oder Dokumente, die Fristwahrung sowie der Umfang der Antwort festzuhalten. Die Antwort ist nicht nur als eingegangen zu vermerken, sondern knapp dahingehend zu beschreiben, welche Unterlagen tatsächlich nachgereicht oder welche Erläuterungen gegeben wurden. Dateinamen, Versionsstände, Anlagenbezeichnungen und gegebenenfalls Hash- oder Dokumentenreferenzen sollen aufgenommen werden, damit die Nachvollziehbarkeit auch bei späteren Dateiaktualisierungen erhalten bleibt.

Die interne Prüfung hat festzuhalten, ob die Antwort den festgestellten Mangel vollständig, teilweise oder nicht beseitigt hat. Dabei ist insbesondere zu würdigen, ob die eingereichte oder erläuterte Unterlage fristgerecht, formal korrekt, widerspruchsfrei und den Vergabeunterlagen zuordenbar ist, ob der ursprüngliche Angebotsinhalt unzulässig verändert wurde oder ob lediglich eine zulässige Klarstellung beziehungsweise Nachreichung erfolgt ist. Die Entscheidung ist kurz, eindeutig und einer verantwortlichen prüfenden Person oder Funktion zuzuordnen.

Jeder Vorgang endet mit einem eindeutigen Status. Ist keine weitere Handlung erforderlich, wird der Vorgang als abgeschlossen gekennzeichnet. Ist eine weitere interne Prüfung, eine Fristüberwachung, eine Eskalation oder ein Folgevorgang erforderlich, ist dies mit Verantwortlichkeit und Termin zu dokumentieren. Ebenfalls ist zu vermerken, wann der Vorgang in die Vergabeakte übernommen und wer über das Ergebnis informiert wurde.

Der Hauptteil des Protokolls ist als Register zu führen. Die nachstehende Tabelle dient als Mindestformat. Zusätzliche Spalten sind zulässig, sofern sie der Nachvollziehbarkeit dienen und für alle Bieter einheitlich verwendet werden.

Ergänzend zum Register kann für komplexe Fälle ein Einzelblatt verwendet werden, insbesondere wenn mehrere Unterlagen, mehrere Kommunikationsschritte oder interne Freigaben zu dokumentieren sind.

Zur Sicherstellung einer einheitlichen Dokumentation sind die folgenden Status- und Entscheidungsbegriffe standardisiert zu verwenden. Abweichende Formulierungen sind nur zulässig, wenn sie im konkreten Fall begründet und intern freigegeben sind.

Zusätzlich ist intern zu vermerken, ob der Vorgang lediglich die formale Heilung eines Mangels betrifft oder ob eine vertiefte Prüfung erforderlich ist, weil Preisangaben, Leistungsinhalt, Leistungsstufen, Optionen, Personaleinsatz, Verfügbarkeit, Vertraulichkeits- oder Versicherungsnachweise sowie andere vergaberelevante Angaben berührt sein könnten.

Dieses Protokoll ist nach Abschluss der formalen Erstangebotsprüfung von der zuständigen Vergabefunktion zu prüfen und freizugeben. Mit der Freigabe wird bestätigt, dass sämtliche im Protokoll erfassten Klarstellungen und Nachforderungen vollständig geprüft, intern abgestimmt und in der Vergabeakte abgelegt wurden. Das finale Dokument ist unter [Ablageort / DMS-Pfad / Vergabeaktennummer] zu archivieren und mit dem zugehörigen Kommunikations- und Portalauszug, den eingegangenen Nachreichungen, den Prüfvermerken sowie gegebenenfalls internen Freigabevermerken zu verknüpfen. Zugriffsrechte sind auf die verfahrensbefugten Personen zu beschränken. Abschlussdatum: [dd.mm.yyyy]. Bezug zur Vergabeakte / Portalreferenz: [Referenz eintragen].

Die nachfolgende Übersicht ist eine interne Arbeitshilfe. Sie strukturiert typische Prüffelder, die bei Angeboten für Planungs- und Baubegleitungsleistungen mit werkvertraglichen Ergebnissen, gestuften Leistungen, Preis- und Optionsbestandteilen, Schlüsselpersonal, Vertraulichkeitsanforderungen, Dokumentationslogik und späterer Betriebsorientierung regelmäßig relevant sein können.