Vergabekriterien

Der Zuschlag wird auf das Angebot erteilt, das unter Anwendung der veröffentlichten Zuschlagskriterien das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt.

Die maximale Gesamtpunktzahl beträgt [__] Punkte. Die Summe aller veröffentlichten Gewichtungen beträgt 100 %. Die maximal erreichbaren Punkte je Haupt- und Unterkriterium ergeben sich aus Abschnitt 4 und Anlage 1.

Für die Qualitätswertung gilt eine Rohpunkteskala von 0 bis 10 Punkten je Unterkriterium. Die Rohpunkte werden in gewichtete Punkte umgerechnet. Das Preiskriterium wird nach der in Abschnitt 5 beschriebenen mathematischen Formel bewertet.

Eine Mindestqualitätsschwelle [gilt / gilt nicht]. Sofern eine Mindestqualitätsschwelle gilt, muss ein Angebot mindestens [__] von [__] Qualitätspunkten beziehungsweise mindestens [__] % der maximal möglichen Qualitätspunkte erreichen, um in der abschließenden Rangfolge berücksichtigt zu werden.

Die Vergabestelle wendet ausschließlich die in diesem Dokument veröffentlichten Kriterien, Unterkriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe an. Die Grundsätze der Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Nachvollziehbarkeit werden durchgängig beachtet.

Die Zuschlagswertung erfolgt nach der folgenden veröffentlichten Struktur. Gewichtung und maximale Punktzahlen müssen widerspruchsfrei ausgefüllt werden; die Summe der Gewichtungen beträgt 100 %, und die Summe der maximalen Punkte entspricht der in Abschnitt 3 genannten maximalen Gesamtpunktzahl.

Ein eigenständig bepunktetes Format wie Präsentation, Workshop oder Interview wird nur berücksichtigt, wenn es in dieser Übersicht und in Anlage 1 ausdrücklich als gesondertes Unterkriterium mit Gewichtung und Maximalpunktzahl veröffentlicht ist.

Gegenstand der Preiswertung ist der bewertete Gesamtpreis gemäß dem verbindlichen Preisblatt [Bezeichnung des Preisblatts / Angebotsformulars]. Der bewertete Gesamtpreis setzt sich aus folgenden Preisbestandteilen zusammen: [Pauschalhonorar / Stufenhonorar / verbindliche Einheitspreise / Tagessätze / Nebenkostenpauschalen / Erstattungspositionen / sonstige Bestandteile]. Soweit mehrere Preisbestandteile in die Wertung eingehen, werden diese ausschließlich nach der im Preisblatt vorgegebenen Rechenlogik zu einem bewerteten Gesamtpreis zusammengeführt.

Für die Preiswertung wird der nach rechnerischer Prüfung und etwaigen rechnerischen Berichtigungen verbleibende bewertete Gesamtpreis herangezogen. Maßgeblich ist nicht ein erläuternder Begleittext des Bieters, sondern die von der Vergabestelle geprüfte, vergleichbare Preisangabe im Preisblatt.

Die Preisbewertung erfolgt nach der folgenden Formel: Preispunkte des Angebots i = (niedrigster bewerteter Gesamtpreis / bewerteter Gesamtpreis des Angebots i) × maximale Punktzahl des Preiskriteriums. Das Angebot mit dem niedrigsten bewerteten Gesamtpreis erhält die volle Punktzahl im Preiskriterium. Höhere Preise führen zu entsprechend geringeren Punktzahlen. Die so ermittelten Punkte werden auf [zwei] Nachkommastellen gerundet.

Fehlende, bedingte, unklare oder nicht vergleichbare Preisangaben werden entsprechend den Vergabeunterlagen und dem anwendbaren Vergaberecht behandelt. Soweit ein Angebot deshalb nicht ordnungsgemäß oder nicht vergleichbar bewertet werden kann, kann es von der Wertung ausgeschlossen werden. Sofern die Vergabestelle für fehlende Preisbestandteile Ersatz- oder Auffüllungswerte anwenden will, gilt ausschließlich die folgende veröffentlichte Regelung: [Ersatzwertregelung einfügen oder „Es werden keine Ersatzwerte angesetzt.“].

Die Qualitätswertung beurteilt, inwieweit das jeweilige Angebot eine fachlich belastbare, umsetzbare und auf die Anforderungen der ausgeschriebenen Leistungen abgestimmte Leistungserbringung erwarten lässt. Bewertet werden ausschließlich die in den Vergabeunterlagen verlangten inhaltlichen Aussagen und Nachweise.

Unter diesem Unterkriterium wird bewertet, wie der Bieter die Leistungen der Planungs- und Baubegleitung methodisch aufsetzt und inhaltlich steuert. Maßgeblich ist, ob das vorgeschlagene Vorgehen vollständig, nachvollziehbar und praktisch umsetzbar ist.

• Schlüssigkeit des Gesamtansatzes über die relevanten Planungs-, Ausführungs-, Inbetriebnahme- und Übergabephasen hinweg;

• Vollständigkeit und Plausibilität der vorgesehenen Arbeitsschritte, Prüfzyklen, Ergebnisdokumente und Entscheidungsgrundlagen;

• Nachvollziehbare Integration von betriebs-, lebenszyklus-, nutzungs-, qualitäts-, termin- und nachhaltigkeitsbezogenen Anforderungen, soweit sie vom Leistungsgegenstand erfasst sind;

• Praktische Anwendbarkeit der Methodik im Projektumfeld, einschließlich Umgang mit Annahmen, offenen Punkten, Zielkonflikten und Prioritäten;

• Qualität des vorgesehenen Review- und Fortschreibungsprozesses für Konzepte, Planstände, Hinweise, Empfehlungen und Abweichungen.

Unter diesem Unterkriterium wird bewertet, ob die angebotene Projektorganisation personell und organisatorisch geeignet ist, die Leistungen in der erforderlichen Qualität und Kontinuität zu erbringen.

• Klarheit der Rollenverteilung, Schnittstellen, Vertretungsregelungen und Eskalationswege innerhalb des vorgeschlagenen Teams;

• Fachliche Eignung, einschlägige Erfahrung und Aufgabenpassung der benannten Schlüsselpersonen für die vorgesehenen Rollen;

• Plausibilität der vorgesehenen Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen in den einzelnen Projektphasen sowie Realismus des Personaleinsatzes;

• Kontinuität der Besetzung, belastbares Stellvertretungs- und Austauschkonzept sowie Risikoarmut in Bezug auf personelle Ausfälle;

• Primär bewertet werden die benannten Schlüsselpersonen; ergänzend wird berücksichtigt, ob die dargestellte Teamkapazität und etwaige unterstützende Fachfunktionen die Leistungserbringung schlüssig absichern.

Unter diesem Unterkriterium wird bewertet, wie der Bieter die fachlichen, organisatorischen und kommunikativen Schnittstellen während Planung, Bau, Inbetriebnahme und Übergabe steuert. Die Qualität der Koordination ist für belastbare Entscheidungen, ausreichende Planungsreife, Ausführbarkeit und Betriebsbereitschaft von unmittelbarer Bedeutung.

• Qualität des vorgesehenen Governance-, Abstimmungs- und Kommunikationsmodells gegenüber Vergabestelle, Planungsbeteiligten, Projektsteuerung, ausführenden Unternehmen, späteren Betriebsbeteiligten, Nutzervertretungen und sonstigen Stakeholdern;

• Nachvollziehbare Struktur für Sitzungen, Prüfvermerke, Entscheidungsvorlagen, Protokollierung, Maßnahmenverfolgung und Eskalation;

• Schlüssigkeit des Konzepts zur Beherrschung fachlicher, technischer und organisatorischer Schnittstellen sowie zur Vermeidung von Informationsverlusten;

• Qualität der vorgesehenen Koordinationsinstrumente, etwa Termin- und Maßnahmenlisten, Schnittstellenregister, Issue-Logs, Freigabeprozesse und Statusberichte;

• Belastbarkeit des Ansatzes für konfliktbehaftete oder dynamische Abstimmungslagen, insbesondere bei sich ändernden Anforderungen, Nutzerbelangen oder Ausführungsrandbedingungen.

Unter diesem Unterkriterium wird bewertet, inwieweit das Angebot den späteren Betrieb, die Nutzbarkeit und die geordnete Überführung in den Betrieb wirksam unterstützt. Dieses Unterkriterium bildet den wesentlichen FM-spezifischen Mehrwert der ausgeschriebenen Leistung ab.

Qualität des Konzepts zur Berücksichtigung von Wartungsfreundlichkeit, Zugänglichkeit, Bedienbarkeit, Betreiberbelangen, Lebenszyklustauglichkeit und nachhaltiger Nutzbarkeit;

Nachvollziehbarkeit des Ansatzes zur Begleitung von Inbetriebnahmen, Abnahmen, Funktionsprüfungen, Übergaben und betrieblicher Startbereitschaft;

Schlüssigkeit des Konzepts für betriebsrelevante Dokumentation, Datenstrukturen, Vollständigkeitsprüfungen, Nachverfolgbarkeit, Revisionsunterlagen und gegebenenfalls digitale Datenübergabe;

• Qualität des Vorgehens zu Restpunkt- und Mängelverfolgung, Nachsteuerung, Schulungs- und Einweisungsunterstützung sowie zur Sicherung eines geordneten Betriebsübergangs, soweit vom Leistungsumfang erfasst;

• Praxisbezug des Konzepts für betriebliche Schnittstellen, Flächen- und Nutzungslogik, Servicebereitschaft, Beschaffungs- oder Übergabeprozesse, soweit diese nach dem Leistungsgegenstand relevant sind.

Unter diesem Unterkriterium wird bewertet, wie der Bieter die Qualität der Ergebnisse steuert, über den Projektfortschritt berichtet sowie Termine, Risiken, Abweichungen und Änderungen kontrolliert.

• Qualität und Nachvollziehbarkeit des vorgesehenen Qualitätssicherungsansatzes, einschließlich Prüfmethodik, Prüftiefe, Freigabelogik und Dokumentation von Feststellungen;

• Struktur, Taktung und Aussagekraft des Reportings, insbesondere im Hinblick auf Managementtauglichkeit, Entscheidungsreife und Nachverfolgbarkeit der Empfehlungen;

• Plausibilität des Terminsteuerungsansatzes, einschließlich Meilensteinen, Fortschrittskontrolle, Frühwarnmechanismen und Umgang mit Terminabweichungen;

• Qualität des Risiko- und Chancenmanagements, einschließlich Identifikation, Bewertung, Priorisierung, Maßnahmensteuerung und Eskalation;

• Belastbarkeit des Änderungsmanagements, insbesondere im Hinblick auf Auswirkungen auf Qualität, Kosten, Termine, Betriebsfähigkeit, Dokumentation und Entscheidungsvorbereitung.

Für jedes qualitative Unterkriterium wird eine Rohpunktzahl auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten vergeben. Zwischenwerte sind in Schritten von [0,5 / 0,1] Punkten zulässig, soweit das Angebot zwischen zwei Bewertungsstufen liegt.

Die gewichtete Punktzahl eines qualitativen Unterkriteriums errechnet sich wie folgt: gewichtete Punkte = (erzielte Rohpunkte / 10) × maximale Punktzahl des jeweiligen Unterkriteriums.

Werden qualitative Unterkriterien von mehreren Bewertenden beurteilt, bildet die Vergabestelle vor der Gewichtung den arithmetischen Mittelwert der vergebenen Rohpunkte je Unterkriterium. Der Mittelwert wird auf [zwei] Nachkommastellen gerundet.

Die Zuschlagswertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der nachfolgend zugeordneten Angebotsbestandteile. Nur die Inhalte, die in den Vergabeunterlagen angefordert und einem veröffentlichten Zuschlagskriterium zugeordnet sind, werden bewertet.

Informationen, die von den Vergabeunterlagen nicht verlangt werden oder keinem veröffentlichten Zuschlagskriterium eindeutig zugeordnet werden können, führen nicht allein aufgrund ihrer Einreichung zu zusätzlichen Punkten.

Die veröffentlichten Zuschlagskriterien, Unterkriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe gelten für das gesamte Verhandlungsverfahren und bilden die unveränderte Grundlage der Zuschlagsentscheidung, sofern nicht eine formelle, allen Bietern gleichermaßen mitgeteilte Änderung der Vergabeunterlagen erfolgt.

Erstangebote [sind verbindlich / sind indikativ], soweit die Vergabeunterlagen oder die Einladung zur Verhandlung nichts Abweichendes bestimmen. Die Vergabestelle kann Angebote und Angebotsbestandteile im Rahmen der Verhandlungen erörtern und Verbesserungen oder Klarstellungen zulassen, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist.

Sofern nicht ausdrücklich etwas anderes mitgeteilt wird, erfolgt die endgültige Wertung auf Basis des letzten verbindlichen schriftlichen Angebots nach Abschluss der Verhandlungen. Mündliche Aussagen, Präsentationen, Workshops, Interviews oder Verhandlungsergebnisse werden nur berücksichtigt, wenn und soweit sie in das fristgerecht eingereichte überarbeitete oder finale schriftliche Angebot übernommen worden sind.

Eine Präsentation, ein Workshop oder ein Interview wird nur dann bewertet, wenn ein entsprechendes Zuschlagsunterkriterium mit eigener Gewichtung und eigener Maximalpunktzahl ausdrücklich in Abschnitt 4 und Anlage 1 veröffentlicht worden ist. Fehlt eine solche Veröffentlichung, wird kein Live-Termin eigenständig bepunktet.

Nicht Gegenstand der Zuschlagswertung dieses Dokuments sind insbesondere Ausschlussgründe, Eignungsanforderungen, Mindestanforderungen, formale Vollständigkeitsprüfungen, Vorgaben des Preisblatts, Vertragsbedingungen, Verfahrensregeln für Verhandlungen sowie sonstige in gesonderten Vergabeunterlagen geregelte Anforderungen.

Die Erfüllung von Mindestanforderungen ist Voraussetzung für die Wertbarkeit eines Angebots, führt aber für sich genommen nicht zu zusätzlichen Punkten, sofern die betreffende Anforderung nicht zugleich ausdrücklich als Zuschlagskriterium veröffentlicht ist.

Generische Unternehmensdarstellungen, Marketingmaterialien oder bloße Wiederholungen von Vergabeunterlagen ohne erkennbaren Leistungsbezug werden nicht positiv bewertet.

Die Gesamtpunktzahl eines Angebots ergibt sich aus der Summe der gewichteten Punkte im Preiskriterium und in allen Qualitätsunterkriterien. Die Rangfolge wird in absteigender Reihenfolge der erzielten Gesamtpunktzahlen gebildet.

Gesamtpunktzahl = Preispunkte + Summe der gewichteten Qualitätspunkte [ + Punkte eines etwaig veröffentlichten zusätzlichen Live-Unterkriteriums ].

Falls eine Mindestqualitätsschwelle gilt, werden nur Angebote in die Rangfolge aufgenommen, die diese Schwelle erreichen. Angebote unterhalb der Mindestqualitätsschwelle bleiben auch dann unberücksichtigt, wenn sie im Preiskriterium hohe Punktzahlen erzielen.

Bei Punktgleichheit entscheidet zunächst die höhere Gesamtpunktzahl im Qualitätsbereich. Besteht danach weiterhin Punktgleichheit, entscheidet die höhere Punktzahl im Unterkriterium „FM-Betriebstauglichkeit, Inbetriebnahme, Übergabe und Dokumentation“. Besteht weiterhin Punktgleichheit, entscheidet die niedrigere bewertete Angebotssumme. Verbleibt auch danach Punktgleichheit, gilt die folgende Regel: [Losentscheid / sonstige zulässige Tie-Break-Regel].

Die rechnerische Auswertung erfolgt auf [zwei] Nachkommastellen. Ausschlaggebend ist ausschließlich die dokumentierte Wertung der Vergabestelle.

Die nachstehende Matrix ist mit den endgültigen Gewichtungen, Maximalpunktzahlen und gegebenenfalls Mindestschwellen zu vervollständigen. Sie konkretisiert die in Abschnitt 4 veröffentlichte Übersicht.

`Die nachstehende Tabelle enthält die verbindlichen Beschreibungen der qualitativen Rohpunkteskala. Zwischenwerte sind zulässig, wenn ein Angebot zwischen zwei Bewertungsstufen liegt.

Maßgeblich ist stets die in Abschnitt 5 definierte Formel. Das folgende Zahlenbeispiel dient lediglich der Veranschaulichung der Rechenlogik.

Sofern der bewertete Gesamtpreis aus mehreren Preisbestandteilen besteht, ist zunächst der nach dem Preisblatt ermittelte bewertete Gesamtpreis je Angebot zu bilden; erst anschließend wird die Preiswertungsformel angewandt.

Diese Anlage dient der eindeutigen Zuordnung zwischen Zuschlagskriterium, einzureichendem Angebotsbestandteil und Bewertungsgegenstand. Soweit Seiten- oder Umfangsbegrenzungen gelten, sind diese in der Spalte „Format / Umfang“ zu ergänzen.