Indikative Erstangebotsbewertung

Berücksichtigt werden insbesondere die veröffentlichten Vergabeunterlagen, die Leistungsbeschreibung, der Vertragsentwurf nebst Anlagen, die veröffentlichten Zuschlags- und Mindestanforderungen, die Bieterfragen und Antworten, die eingegangenen Erstangebote einschließlich Preisblättern, Konzeptunterlagen, Besetzungs- und Verfügbarkeitsangaben, Erklärungen zu Nachunternehmern sowie interne Vergleichs- und Referenzunterlagen, soweit sie zur Plausibilisierung erforderlich und vergaberechtlich zulässig sind.
Für die qualitative Würdigung sind, soweit einschlägig, insbesondere folgende Themenfelder zu prüfen: Betreiber- und Nutzungsorientierung, lebenszyklusorientierte Planung, Betriebs- und Betreiberkonzepte, Nachhaltigkeits- und Energieziele, Digitalisierung und Datenmanagement, Dokumentationskonzept, Planungs- und Ausführungsqualität, Inbetriebnahme und Übergang in den Betrieb, Gewährleistungs- und Mängelmanagement, Flächen- und Nutzungskonzepte, Flexibilität, Service-Level sowie Anforderungsmanagement mit nachvollziehbarer Traceability.
Sofern für die Zuschlagswertung veröffentlichte Kriterien in der Struktur [Preis], [Vorgehen / Methodik] und [Team / Schlüsselpersonen] festgelegt wurden, ist diese Struktur auch in der indikativen Erstangebotsbewertung konsequent abzubilden; zusätzliche interne Unterkriterien dürfen nur der Strukturierung dienen und nicht zu einer sachlichen Erweiterung des veröffentlichten Bewertungsmaßstabs führen.

Die indikative Bewertung beruht ausschließlich auf den veröffentlichten Anforderungen, Mindestbedingungen, Zuschlagskriterien, veröffentlichten Gewichtungen und gegebenenfalls veröffentlichten Mindestpunkt- oder Mindestqualitätsanforderungen.
Neue Kriterien, verdeckte Umgewichtungen, pauschale Sympathiewertungen oder sachfremde Erwägungen sind unzulässig. Interne Arbeitshypothesen sind als solche kenntlich zu machen und dürfen nicht an die Stelle der veröffentlichten Bewertungsmaßstäbe treten.
Preisliche Beurteilungen erfolgen nicht nur anhand des absoluten Angebotspreises, sondern auch anhand der Preisstruktur, der Kalkulationslogik, der Vollständigkeit, der Annahmen zu Leistungsumfang, Nebenkosten, Optionen, Zusatzleistungen, Preisänderungsmechanismen und des erkennbaren Ressourcenansatzes. Dabei ist streng zwischen reiner Preiswertung und preisbezogener Plausibilitätsprüfung zu unterscheiden.
Qualitative Beurteilungen dürfen sich nur auf den Inhalt des Erstangebots und die veröffentlichten Zuschlagskriterien stützen. Soweit qualitative Inhalte noch unklar sind, ist nicht zu spekulieren; stattdessen ist der Punkt als Klärungs- oder Verhandlungsthema zu kennzeichnen.

Es gelten die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Gleichbehandlung, Vergleichbarkeit, Verhältnismäßigkeit und Vertraulichkeit. Jede wesentliche Aussage muss auf einen dokumentierten Angebotsinhalt, eine veröffentlichte Anforderung oder einen aktenkundigen Prüfschritt zurückgeführt werden können.
Die Unterlage ist versionsgeführt. Änderungen sind mit [Datum], [Bearbeiter], [Änderungsgrund] und [Freigabestatus] kenntlich zu machen. Veraltete Fassungen sind als überholt zu kennzeichnen, dürfen aber aus Auditgründen nicht gelöscht werden.
Bewertungs- und Verhandlungsarbeit sind mindestens im Vier-Augen-Prinzip abzusichern. Sofern Einzelgutachten vorliegen, sind diese nicht zu überschreiben, sondern in dieser Unterlage verdichtet wiederzugeben.
Vor Abschluss der Unterlage sind mindestens folgende Kontrollfragen zu dokumentieren: Wurden nur veröffentlichte Kriterien verwendet? Wurden alle Bieter nach identischer Struktur betrachtet? Sind Gleichbehandlungsthemen gesondert markiert? Sind Feststellung, Bewertung und Empfehlung getrennt? Sind offene Punkte als offen markiert?

Dieser Hauptteil ist für jeden Bieter in identischer Struktur anzulegen. Die nachstehende Struktur ist je Bieter zu vervielfältigen. Empfohlen wird die Verwendung einer neutralen Bieterkennung wie [Bieter A], [Bieter B], [Bieter C].

Die formale Gesamteinschätzung basiert auf der gesonderten Formalitätenprüfung und fasst nur die für das weitere Verfahren wesentlichen Ergebnisse zusammen. Eine reine Wiederholung der Checkliste ist zu vermeiden.
Zu dokumentieren sind insbesondere: fristgerechter Eingang, Vollständigkeit der Angebotsunterlagen, unterschriebene Erklärungen, Einhaltung zwingender Formvorgaben, erkennbare Abweichungen von Mindestanforderungen, Vorbehalte, fehlende oder widersprüchliche Nachweise, Unklarheiten zur Benennung oder Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen, Einsatz von Nachunternehmern, Auffälligkeiten bei Vertraulichkeits- oder Datenschutzunterlagen sowie etwaige Widersprüche zwischen Konzeptteil und Preisblatt.
Soweit optionale Leistungsstufen, zusätzliche Leistungen, Stunden- oder Tagessätze, Preisgleitklauseln oder Preisnebenabreden angeboten wurden, ist zu prüfen, ob diese in der vorgesehenen Form angeboten wurden und mit den Vergabeunterlagen vereinbar erscheinen.

Formale Gesamtbewertung: [Ampel grün / gelb / rot] – [Kurzbegründung].

Erforderliche Klarstellungen vor oder in der Verhandlung: [Thema 1]; [Thema 2]; [Thema 3].

Die indikative Preiseinschätzung bewertet die kommerzielle Logik des Erstangebots und ist nicht mit der abschließenden preislichen Zuschlagswertung identisch. Zu betrachten sind sowohl der angebotene Gesamtpreis als auch die innere Preisstruktur und die erkennbaren Kalkulationsannahmen.
Zu würdigen sind insbesondere: Festpreisanteile, optionale Leistungsstufen, stufenweise Vergütung, Nebenkosten, Reise- und Workshopansätze, Stunden- und Tagessätze für zusätzliche Leistungen, Preisansätze für optionale Begleit- oder Betriebsleistungen, etwaige Preisgleitungsmechanismen, Indexbezüge, Ausschlüsse, kalkulatorische Vorbehalte sowie die Konsistenz zwischen Preisblatt und Leistungsversprechen.
Plausibilitätsrelevant ist insbesondere, ob der angebotene Ressourcenansatz zur angebotenen Methodik, zur Teamzusammensetzung, zum Berichtswesen, zur Anzahl von Prüf- und Abstimmungsterminen, zu Konzeptfortschreibungen, zu Dokumentationsanforderungen, zu Inbetriebnahme- und Abnahmebegleitung sowie zu einer etwaigen Nutzer- und Betreiberintegration passt.

Indikative Preiseinschätzung: [niedriges / mittleres / erhöhtes] Preisrisiko.
Preisbezogene Verhandlungsthemen: [Thema 1]; [Thema 2]; [Thema 3].

Die qualitative Würdigung ist verdichtet, nachvollziehbar und strikt an die veröffentlichten Zuschlagskriterien sowie den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand anzulehnen. Soweit ein qualitatives Kriterienset mit [Vorgehen / Methodik] und [Team / Schlüsselpersonen] veröffentlicht wurde, sind beide Achsen gesondert zu dokumentieren.
Zu prüfen ist insbesondere, ob das Erstangebot ein belastbares Verständnis der Aufgabe erkennen lässt und die Leistungen der Planungs- und Baubegleitung in einer Weise beschreibt, die für Planung, Ausführung, Übergabe und späteren Betrieb nutzbar ist.
Relevante qualitative Prüfaspekte können – soweit vom Leistungsgegenstand umfasst – unter anderem sein: Lebenszykluskosten- und Betreiberorientierung, Integrationsfähigkeit in bestehende Betriebs- und Organisationsstrukturen, Betreiberverantwortung und Compliance, Dokumentations- und Datenmanagement, BIM / CDE / CAFM / digitale Prozesse, Nachhaltigkeits- und Energieansatz, Betriebs- und Servicekonzepte, Planungsprüfung, Ausführungsbegleitung, Inbetriebnahme, Abnahmen, Mängel- und Gewährleistungsmanagement, Nutzeranforderungen, Szenarien, Flächen- und Adjazenzlogik, Flexibilitätskonzept, Service-Level, Kommunikations- und Eskalationswege.

Indikative Qualitätseinschätzung – Vorgehen / Methodik: [Kurzurteil].
Indikative Qualitätseinschätzung – Team / Schlüsselpersonen: [Kurzurteil].
Wesentliche qualitative Klärungspunkte: [Thema 1]; [Thema 2]; [Thema 3].

In diesem Unterabschnitt sind die wesentlichen Stärken, Schwächen, Unklarheiten und Risiken je Bieter in einer Weise zu verdichten, die für die Verhandlungsführung unmittelbar nutzbar ist. Zwingend zu unterscheiden sind: Punkte, die aus Gleichbehandlungsgründen auch mit anderen Bietern adressiert werden müssen; Punkte, die bieterspezifisch sind; Punkte, die vorab schriftlich zu klären sind; und Punkte, die nur dann relevant werden, wenn der Bieter in die engere Verhandlungsstufe gelangt.

Der Quervergleich ist auf einer einheitlichen Vergleichsbasis durchzuführen. Unterschiede in Angebotsumfang, Annahmen oder Dokumentationsgrad sind kenntlich zu machen; reine Zahlenvergleiche ohne Kontext sind zu vermeiden.

Der Quervergleich ist auf einer einheitlichen Vergleichsbasis durchzuführen. Unterschiede in Angebotsumfang, Annahmen oder Dokumentationsgrad sind kenntlich zu machen; reine Zahlenvergleiche ohne Kontext sind zu vermeiden.

Alle Punkte, die gegenüber einem Bieter angesprochen werden und auf veröffentlichte Anforderungen oder typische Vergleichbarkeitsfragen zurückgehen, sind auf Gleichbehandlungsrelevanz zu prüfen.
Typische gleichbehandlungsrelevante Themen sind unter anderem: Vollständigkeit und Granularität der Preisstruktur, Abgrenzung von Grundleistungen und Zusatzleistungen, Verfügbarkeit und Austauschbarkeit von Schlüsselpersonen, Termin- und Ressourcenansätze, Berichtswesen, Anforderungen an Dokumentation und Datenübergabe, Umgang mit BIM / CDE / CAFM, Nachhaltigkeits- und Betreiberanforderungen, Inbetriebnahme- und Gewährleistungsbegleitung, sowie Annahmen zur Nutzer- und Betreiberintegration.
Ist ein Thema nur deshalb aufgefallen, weil es bei einem Bieter besonders gut oder besonders knapp beschrieben ist, ist dennoch zu prüfen, ob der Punkt aus Transparenz- und Vergleichbarkeitsgründen auch anderen Bietern gestellt werden sollte.

Für jeden Bieter ist eine eigene Zielsetzung festzulegen. Diese hat sich an Risikoabbau, Leistungsverbesserung, Klarheit der Verantwortlichkeiten, Nachschärfung des Leistungsverständnisses und kaufmännischer Tragfähigkeit zu orientieren.

Es ist intern festzulegen, mit welchem Fokus in die erste Verhandlungsrunde gegangen wird, welche Punkte priorisiert werden, welche Rollen die einzelnen Mitglieder des Verhandlungsteams übernehmen und welche Themen gegebenenfalls vorab schriftlich zu klären sind.

Empfohlen wird eine Trennung in (a) verfahrenssichernde Einstiegsthemen, (b) inhaltliche Kernthemen zu Leistung, Methode und Team, (c) kommerzielle Themen, und (d) Abschluss- und Klarstellungspunkte.
Soweit das Bewertungsteam mit Rohpunkten oder qualitativen Einzelwertungen arbeitet, dürfen diese in der Verhandlungsvorbereitung als Orientierung verwendet, aber nicht als starre Vorfestlegung kommuniziert werden.

Für jeden Bieter ist ein verdichtetes internes Gesamturteil zu formulieren. Dieses soll die Verhandlungsfähigkeit des Erstangebots, die erwartete Entwicklungsfähigkeit im weiteren Verfahren und die wesentlichen Risiko- bzw. Chancenfelder benennen.
Empfohlene Formulierungshilfe: „Das Erstangebot von [Bieter] ist aus heutiger Sicht [gut / bedingt / kritisch] verhandlungsfähig. Die wesentlichen Chancen liegen in [Thema]. Die wesentlichen Risiken liegen in [Thema]. Vor einer belastbaren Endbewertung sind folgende Punkte zu klären: [Thema].“

Unmittelbar auszulösende Maßnahmen sind mit Zuständigkeit und Frist zu dokumentieren. Dazu zählen insbesondere interne Abstimmungen, Freigabe der Verhandlungslinie, Vorbereitung schriftlicher Klarstellungen, rechtliche Prüfung kritischer Vorbehalte, Aktualisierung der Verhandlungsmatrix und Terminierung der Verhandlungsgespräche.
Soweit Bewertungs- oder Verhandlungserkenntnisse Auswirkungen auf andere Vergabeunterlagen haben könnten, ist dies gesondert zu prüfen und in der Vergabeakte nachvollziehbar zu vermerken.

Die Endfassung dieses Dokuments ist mit Datum, Versionsstand, Ersteller, fachlicher Prüfung und Freigabe zu versehen und als „internes, vertrauliches Arbeitsdokument“ in der Vergabeakte abzulegen. Empfohlen wird zusätzlich ein kurzer Auditvermerk, dass die Unterlage ausschließlich auf veröffentlichten Anforderungen und dokumentierten Angebotsinhalten beruht, keine finalen Zuschlagsentscheidungen vorwegnimmt und sämtliche gleichbehandlungsrelevanten Themen gekennzeichnet wurden.