Endgültige Preiseingabe- und Bewertungsarbeitsbuch-Eingaben
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Endgültige Preiseingabe- und Bewertungsarbeitsbuch-Eingaben
Dieses Dokument dient ausschließlich der internen Erfassung, Kontrolle, Freigabe und Auditierbarkeit der Eingaben in das endgültige Preiseingabe- und Bewertungsarbeitsbuch für die Endangebotsphase eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb über Planungs- und Baubegleitungsleistungen; es legt verbindlich fest, welche finalen Preis- und Bewertungsdaten in welcher Form aus welchen freigegebenen Unterlagen übernommen werden, welche Plausibilisierungen und Kontrollschritte vor Freigabe durchzuführen sind und wer die Nutzung des Arbeitsbuchs für die abschließende Zuschlagsberechnung autorisiert, ohne dabei Öffnungsprotokolle, Einzelwertungsbögen oder den abschließenden Vergabevermerk zu ersetzen.
Finale Angebotsdaten strukturiert erfassen
- Arbeitsbuchidentifikation und Anwendungsbereich
- Grundlagen und Referenzbasis der Eintragungen
- Bieter- und Angebotsreferenzdaten
- Finale Preiseingabe
- Übernahme der finalen Preispositionen
- Preisübernahmekontrollen
- Ermittlung des vergleichbaren Wertungspreises
- Zusammenfassung des vergleichbaren Wertungspreises
- Kontrollabfragen zur Vergleichbarkeit
- Erfassung der Bewertungsinputs
- Übernahme der freigegebenen Zuschlagskriterien
- Transferkontrolle der Bewertungsinputs
- Validierung und Konsistenzprüfung
- Bemerkungsfeld zu akzeptierten Klarstellungen, Korrekturen oder Sonderfällen
- Interne Prüfung und Freigabe der Eintragungen
- Freigabeblock
- Versions- und Archivnachweis
Arbeitsbuchidentifikation und Anwendungsbereich
Das Arbeitsbuch ist ausschließlich als internes Steuerungs-, Prüf- und Nachweisinstrument zu verwenden. Es dokumentiert den Identifikationsrahmen, den zulässigen Anwendungsbereich und die verantwortliche interne Zuordnung des finalen Preiseingabe- und Bewertungsarbeitsbuchs. Eine Weitergabe an Bieter oder an nicht autorisierte Dritte ist unzulässig.
Der Geltungsbereich dieses Dokuments beschränkt sich auf die finale Angebotseingabe und die Eingabe freigegebener Bewertungsparameter für Planungs- und Baubegleitungsleistungen, einschließlich betriebsorientierter, nutzerbezogener, dokumentationsbezogener, inbetriebnahmebezogener und betriebsübergangsbezogener Leistungsbestandteile, soweit diese vom ausgeschriebenen Leistungspaket erfasst sind.
Pflichtangaben zum Arbeitsbuch
| Feld | Einzutragender Inhalt | Platzhalter |
|---|---|---|
| Vergabereferenz | Eindeutige Referenz des Beschaffungsvorgangs | [Vergabereferenz] |
| Interne Aktenreferenz | Interne Projekt- oder Aktenkennzeichnung | [Aktenzeichen] |
| Arbeitstitel der Beschaffung | Interne Kurzbezeichnung des Leistungspakets | [Arbeitstitel] |
| Auftraggeber / Beschaffungsstelle | Bezeichnung der ausschreibenden Stelle | [Auftraggeber / Einheit] |
| Verantwortliche interne Einheit | Fachlich zuständige Vergabe-, Projekt- oder Betriebsstelle | [Interne Einheit] |
| Leistungspaket | Exakte Benennung des ausgeschriebenen Pakets | [Leistungspaket] |
| Verfahrensart | Form des Vergabeverfahrens | Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb |
| Nutzungsphase des Arbeitsbuchs | Status der Verwendung | [Endangebot / finale Wertung / Freigabe] |
| Vertraulichkeitsstatus | Interne Schutzstufe | [Vertraulich / streng intern] |
| Dateiname des Arbeitsbuchs | Verbindlicher Dateiname | [Dateiname] |
| Speicherort | Verzeichnis oder DMS-Pfad | [Ablagepfad] |
| Arbeitsbuchversion | Aktuell verwendete Fassung | [Version] |
| Formel-/Sperrversion | Referenz der geschützten Berechnungslogik | [Formelversion] |
| Erstellt am | Ersterstellung der Eingabedatei | [TT.MM.JJJJ] |
| Zuletzt geändert am | Letzter Bearbeitungsstand | [TT.MM.JJJJ] |
| Arbeitsbuchverantwortliche Person/Funktion | Verantwortung für Pflege und Zugriff | [Name / Funktion] |
Kurzvermerk zum Anwendungsbereich
| Prüffrage | Eintrag |
|---|---|
| Wird das Arbeitsbuch nur zur Erfassung finaler Preise und freigegebener Bewertungsinputs genutzt? | [Ja / Nein] |
| Wurde bestätigt, dass keine Protokoll-, Begründungs- oder Vergabevermerkfunktion ersetzt wird? | [Ja / Nein] |
| Ist der zulässige Verteilerkreis festgelegt? | [Ja / Nein – Verteilerliste: ...] |
| Sind externe Zugriffe gesperrt oder ausgeschlossen? | [Ja / Nein] |
Grundlagen und Referenzbasis der Eintragungen
Jede Eingabe in das Arbeitsbuch muss auf verbindlichen, versionierten und intern freigegebenen Unterlagen beruhen. Entwurfsstände, informelle E-Mails ohne formale Annahme, mündliche Hinweise, persönliche Notizen oder vorläufige Zwischenstände dürfen nicht als Quelle für Preis- oder Bewertungsdaten verwendet werden. Maßgeblich ist stets die letzte formal eingegangene und für die Wertung zugelassene Endangebotsfassung einschließlich aller formell akzeptierten Klarstellungen, soweit diese die Preis- oder Bewertungsgrundlage verändern oder präzisieren.
Verbindliche Quelldokumente
| Ref. | Quelldokument | Version / Datum | Eingang / Freigabe | Verwendungszweck |
|---|---|---|---|---|
| R-01 | Finales kaufmännisches Angebot | [Versionsstand / Datum] | [Eingangsdatum] | Preisübernahme und Abgleich der Angebotssumme |
| R-02 | Finales Preisblatt / finale Preisanlage | [Versionsstand / Datum] | [Eingangsdatum] | Übernahme der preisbildenden Einzelpositionen |
| R-03 | Finales technisches Angebot / finale Konzeptunterlage | [Versionsstand / Datum] | [Eingangsdatum] | Abgleich wertungsrelevanter Leistungsbezüge |
| R-04 | Freigegebene Bewertungsgrundlage für Qualitätskriterien | [Version / Freigabedatum] | [Freigabevermerk] | Übernahme der genehmigten Eingabewerte |
| R-05 | Formell akzeptierte Bieterklärung / Klarstellung | [Dokument / Datum] | [Freigabevermerk] | Berücksichtigung zulässiger Klarstellungen |
| R-06 | Veröffentlichte Zuschlagskriterien und Gewichtungen | [Fundstelle / Datum] | [geltende Fassung] | Prüfung von Kriterien, Gewichtungen und Schwellen |
| R-07 | Interne Auswertungs- oder Konsolidierungsfreigabe | [Dokument / Datum] | [Freigabevermerk] | Nachweis der freigegebenen Endwerte |
| R-08 | Formaler Eingangs- und Zulassungsstatus des Endangebots | [Nachweis / Datum] | [Prüfvermerk] | Bestätigung, dass das Angebot wertbar ist |
Eintragungsregeln
| Kontrollpunkt | Vorgabe |
|---|---|
| Versionsreinheit | Für jeden Bieter ist genau eine maßgebliche Endangebotsfassung zu benennen; Mischfassungen sind unzulässig. |
| Quellbezug | Jeder Eintrag muss auf ein eindeutig referenziertes Quelldokument und eine konkrete Fundstelle zurückführbar sein. |
| Klarstellungen | Klarstellungen dürfen nur übernommen werden, wenn sie formal akzeptiert und dokumentiert wurden. |
| Mündliche Informationen | Mündliche Aussagen, Telefonnotizen oder Besprechungseindrücke dürfen nicht als Eingabegrundlage dienen. |
| Abweichungen | Abweichende oder unklare Angaben sind vor Eintragung schriftlich zu klären und mit Verweis zu dokumentieren. |
| Archivierung | Vorherige Versionen bleiben archiviert, dürfen aber nicht mehr als aktive Eingabegrundlage verwendet werden. |
Bieter- und Angebotsreferenzdaten
Jeder Preis- und jeder Bewertungseintrag muss eindeutig einem finalen Angebot zugeordnet werden können. Die nachstehende Erfassung ist je wertbarem Endangebot vollständig anzulegen und vor jeder Datenübernahme mit dem formalen Angebotsstatus abzugleichen.
Bei Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmerkonstellationen oder mehreren Teil- bzw. Losbezügen sind die Zuordnungen so einzutragen, dass Preis- und Bewertungseinträge eindeutig dem richtigen Angebotsumfang zugewiesen werden können.
Stammdaten je Endangebot
| Feld | Einzutragender Inhalt | Platzhalter |
|---|---|---|
| Bieter-Nr. | Laufende interne Kennziffer | [Bieter-Nr.] |
| Rechtsverbindliche Bieterbezeichnung | Name des Einzelbieters oder der Bietergemeinschaft | [Bietername] |
| Kurzbezeichnung | Interner Kurzname für Arbeitsbuch und Auswertung | [Kurzname] |
| Bietergemeinschaft | Kennzeichnung Einzelbieter / Bietergemeinschaft | [Ja / Nein] |
| Zusammensetzung der Bietergemeinschaft | Mitglieder und Rollen, soweit einschlägig | [Mitglieder / Rollen] |
| Los- oder Umfangsbezug | Zuordnung zum bewerteten Los oder Leistungspaket | [Los / Umfang] |
| Endangebot eingegangen | Formaler Eingang des finalen Angebots | [Ja / Nein] |
| Eingangsdatum und -uhrzeit | Dokumentierter Eingang | [TT.MM.JJJJ / HH:MM] |
| Angebotsfassung | Bezeichnung der finalen Angebotsversion | [Version / Dateiname] |
| Datei- oder Registerreferenz | Ablageort des Endangebots | [DMS-Pfad / Register] |
| Status für Wertung | Aktiv, zurückgestellt oder ausgeschlossen | [Aktiv / on hold / ausgeschlossen] |
| Grund für Statusabweichung | Nur ausfüllen, wenn nicht aktiv | [Vermerk / Referenz] |
| Bemerkungen | Nur sachliche Zuordnungs- oder Identitätshinweise | [Bemerkung] |
| Prüffrage | Eintrag |
|---|---|
| Ist der Bieter eindeutig identifiziert und mit der finalen Angebotsfassung verknüpft? | [Ja / Nein] |
| Ist der Status 'wertbar' bzw. 'aktiv im Arbeitsbuch' dokumentiert? | [Ja / Nein] |
| Sind Ausschluss- oder Rückstellungsgründe – falls vorhanden – referenziert? | [Ja / Nein / N. a.] |
| Stimmt die interne Kurzbezeichnung in allen Blättern bzw. Reitern überein? | [Ja / Nein] |
Finale Preiseingabe
Dieser Abschnitt bildet ausschließlich die kommerziellen Eingabefelder des Endangebots ab. Bewertet werden nur solche Preisbestandteile, die in den Vergabeunterlagen ausdrücklich als wertungsrelevant bestimmt sind. Steuerliche Angaben, Preisgleitungsmechanismen, Optionen und erstattungsfähige Kosten sind getrennt zu kennzeichnen.
Die Feld- und Positionsbezeichnungen sind vor erster Nutzung wortgleich aus dem finalen Preisblatt, dem Angebotsformular und sonstigen bieterseitigen Endangebotsformularen zu übernehmen. Eigene Sammelbezeichnungen, verkürzte Überschriften oder nachträgliche Umformulierungen sind unzulässig.
Preisgrundlagen und kaufmännische Eingabeparameter
| Parameter | Einzutragender Inhalt | Platzhalter |
|---|---|---|
| Währung | Bewertungswährung des Arbeitsbuchs | [EUR / andere Währung] |
| Preisniveau | Netto oder brutto | [netto / brutto] |
| Umsatzsteuerbehandlung | Steuersatz und Behandlung in der Wertung | [z. B. netto ohne USt in der Wertung] |
| Rundungsregel | Dezimalstellen und kaufmännische Rundung | [z. B. 2 Dezimalstellen] |
| Mengengerüst / Preisbasis | Maßgebliche Einheiten, Perioden oder Stufen | [Preisbasis] |
| Optionsbehandlung | Kennzeichnung, ob Optionen wertungsrelevant sind | [Ja / Nein / nur Positionen ...] |
| Erstattungsfähige Kosten | Kennzeichnung, ob wertungsrelevant | [Ja / Nein / nur Positionen ...] |
| Preisgleitung / Indexierung | Kennzeichnung, ob wertungsrelevant oder nur vertraglich relevant | [wertungsrelevant / nicht wertungsrelevant] |
| Preisnachlässe / Rabatte | Art der Berücksichtigung | [eingerechnet / gesondert / unzulässig] |
| Auffälligkeiten | Abweichende Preislogik oder Besonderheiten | [Vermerk] |
Übernahme der finalen Preispositionen
| Positions-Ref. | Exakte Bezeichnung aus Angebotsformular | Angebotsfundstelle | Eingetragener Wert / Basis | Wertungsrelevant? | Prüfvermerk |
|---|---|---|---|---|---|
| P-01 | [Pauschalvergütung Grundstufe / Leistungsstufe 1] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Basis] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-02 | [Pauschalvergütung weitere Leistungsstufe] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Basis] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-03 | [Pauschalvergütung Ausführungs- oder Umsetzungsstufe] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Basis] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-04 | [Optionale Verlängerung / optionale Leistungsstufe] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Basis] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-05 | [Stunden- oder Tagessatz, soweit wertungsrelevant] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Einheit] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-06 | [Nebenkostenpauschale] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-07 | [Erstattungsfähige Kosten, soweit wertungsrelevant] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Obergrenze] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-08 | [Sonstige wertungsrelevante Preisposition] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag / Basis] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-09 | [Zwischensumme netto] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
| P-10 | [Gesamtpreis netto / Gesamtangebot] | [Seite / Zeile / Blatt] | [Betrag] | [Ja / Nein] | [OK / offen] |
Preisübernahmekontrollen
| Kontrollpunkt | Eintrag |
|---|---|
| Wurden alle wertungsrelevanten Preispositionen vollständig übertragen? | [Ja / Nein] |
| Stimmen Einzelpositionen und Gesamtbetrag mit dem Endangebot überein? | [Ja / Nein] |
| Sind nicht wertungsrelevante Optionen oder Erstattungen eindeutig gekennzeichnet? | [Ja / Nein / N. a.] |
| Sind Netto-/Brutto-Logik und USt-Behandlung konsistent? | [Ja / Nein] |
| Wurden nur freigegebene Eingabezellen manuell beschrieben? | [Ja / Nein] |
Ermittlung des vergleichbaren Wertungspreises
Zur Herstellung der Vergleichbarkeit ist das eingereichte Preisbild erforderlichenfalls in einen einheitlichen wertbaren Vergleichsbetrag zu überführen. Jede rechnerische Korrektur, jeder Ausschluss, jede Normalisierung und jede sonstige Anpassung ist einzeln zu dokumentieren, freizugeben und in der Zelllogik nachvollziehbar abzubilden.
Formelzellen sind zu schützen; Eingabezellen und Prüfzellen sind eindeutig zu kennzeichnen. Manuelle Überschreibungen von Formeln, verdeckte Hilfsrechnungen außerhalb des Arbeitsbuchs oder nicht dokumentierte Rundungsanpassungen sind unzulässig.
Protokoll der Anpassungen zum Wertungspreis
| Anpassungs-Ref. | Kategorie | Begründung / Anlass | Genehmigte Referenz | Betragswirkung | Prüfstatus |
|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | Rechnerische Korrektur | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-02 | Ausschluss nicht wertungsrelevanter Positionen | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-03 | Normalisierung auf einheitliche Mengen- oder Szenariobasis | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-04 | Behandlung optionaler Positionen | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-05 | Behandlung erstattungsfähiger Kosten | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-06 | Behandlung von Preisnachlässen / Rabatten | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-07 | Nicht wertungsrelevante Preisgleitung / Indexierung | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
| A-08 | Rundungs- oder Darstellungsanpassung | [Beschreibung] | [Freigabe / Vermerk] | [+ / - Betrag] | [OK / offen] |
Zusammenfassung des vergleichbaren Wertungspreises
| Rechenschritt | Einzutragender Wert | Platzhalter |
|---|---|---|
| Eingereichter Gesamtbetrag gemäß Endangebot | Ursprünglicher Angebotswert | [Betrag] |
| +/- genehmigte rechnerische Korrekturen | Summe aus A-01 usw. | [Betrag] |
| - ausgeschlossene nicht wertungsrelevante Bestandteile | Summe der auszunehmenden Positionen | [Betrag] |
| +/- Normalisierungen und Standardisierungen | Einheitlicher Vergleichsbetrag | [Betrag] |
| = Vergleichbarer Wertungspreis | Für Preiswertung verwendeter Betrag | [Betrag] |
| Preisbewertungsformel | Veröffentlichte Bewertungsformel | [Formelbezeichnung / Formel] |
| Niedrigster vergleichbarer Wertungspreis | Referenzwert der Preisformel | [Betrag] |
| Preis-Rohpunkte | Automatisch oder gemäß Formel | [Punktwert] |
| Gewichtete Preispunkte | Ergebnis nach Gewichtung | [Punktwert] |
| Zielzelle / Zielblatt im Arbeitsbuch | Technische Nachverfolgbarkeit | [Blatt / Zelle] |
Kontrollabfragen zur Vergleichbarkeit
| Prüffrage | Eintrag |
|---|---|
| Sind alle Anpassungen dokumentiert und freigegeben? | [Ja / Nein] |
| Ist die Preisformel identisch mit der veröffentlichten Methodik hinterlegt? | [Ja / Nein] |
| Sind Formeln geschützt und nachvollziehbar? | [Ja / Nein] |
| Wurde auf manuelle Überschreibung von Formelzellen geprüft? | [Ja / Nein] |
| Ist der verwendete Vergleichsbetrag für alle wertbaren Angebote nach derselben Logik ermittelt? | [Ja / Nein] |
Erfassung der Bewertungsinputs
Hier werden ausschließlich die freigegebenen Eingabewerte für die Zuschlagswertung erfasst. Narrative Begründungen verbleiben in den Einzelwertungsbögen, Bewertungsnotizen oder Konsolidierungsunterlagen und werden in diesem Dokument nicht dupliziert.
Bei mehreren Bewertenden dürfen in das endgültige Arbeitsbuch nur die genehmigten Endwerte, freigegebenen Mittelwerte oder sonst nach der veröffentlichten Methode gebildeten Konsolidierungswerte übertragen werden.
Bewertungsparameter des Arbeitsbuchs
| Parameter | Einzutragender Inhalt | Platzhalter |
|---|---|---|
| Anzahl Bewertende | Zahl der in die Konsolidierung einbezogenen Bewertenden | [1 / 2 / 3 / andere Zahl] |
| Konsolidierungsmethode | Mittelwert, Konsens oder veröffentlichte sonstige Methode | [Methode] |
| Rohpunkteskala | Maximaler Rohpunktwert je Kriterium | [z. B. 0–10] |
| Mindestschwellen | Kriteriumsbezogene Mindestpunktwerte, falls vorgesehen | [Ja / Nein / Details] |
| Gewichtungslogik | Punktgewichtung gemäß Vergabeunterlagen | [Gewichtung] |
| Freigabereferenz | Vermerk zur genehmigten Bewertungsbasis | [Freigabevermerk] |
Übernahme der freigegebenen Zuschlagskriterien
| Kriteriums-Ref. | Exakte veröffentlichte Kriteriumsbezeichnung | Typ | Gewichtung | Rohpunkte / Mindestwert | Freigegebener Eingabewert | Zielblatt / Zielzelle |
|---|---|---|---|---|---|---|
| K-01 | [Preis] | [Preis / Qualität] | [Gewichtung] | [Max / Mindestwert] | [Eingabewert] | [Blatt / Zelle] |
| K-02 | [Vorgehen / Methodik / Arbeitsprogramm / Zeit- und Ressourcenplanung] | [Preis / Qualität] | [Gewichtung] | [Max / Mindestwert] | [Eingabewert] | [Blatt / Zelle] |
| K-03 | [Team / Schlüsselpersonen / Verfügbarkeit] | [Preis / Qualität] | [Gewichtung] | [Max / Mindestwert] | [Eingabewert] | [Blatt / Zelle] |
| K-04 | [Unterkriterium / weiteres Qualitätskriterium] | [Preis / Qualität] | [Gewichtung] | [Max / Mindestwert] | [Eingabewert] | [Blatt / Zelle] |
| K-05 | [Unterkriterium / weiteres Qualitätskriterium] | [Preis / Qualität] | [Gewichtung] | [Max / Mindestwert] | [Eingabewert] | [Blatt / Zelle] |
Transferkontrolle der Bewertungsinputs
| Kontrollpunkt | Eintrag |
|---|---|
| Spiegeln die Kriteriumsbezeichnungen den veröffentlichten Wortlaut vollständig wider? | [Ja / Nein] |
| Stimmen Gewichtungen, Rohpunkteskala und Mindestschwellen mit den Vergabeunterlagen überein? | [Ja / Nein] |
| Wurden nur freigegebene Endwerte bzw. genehmigte Mittelwerte übertragen? | [Ja / Nein] |
| Sind keine narrativen Begründungen in das Arbeitsbuch übernommen worden? | [Ja / Nein] |
| Ist jede Eingabe auf eine Quellenunterlage und eine Zielzelle rückführbar? | [Ja / Nein] |
Validierung und Konsistenzprüfung
Vor Freigabe des Arbeitsbuchs ist eine vollständige Plausibilitäts-, Konsistenz- und Nachverfolgbarkeitsprüfung durchzuführen. Die Prüfung umfasst sowohl die inhaltliche Richtigkeit der Eingaben als auch die technische Integrität der Arbeitsbuchlogik. Abweichungen, offene Fragen, freigegebene Klarstellungen oder besondere Rechenlogiken sind im Bemerkungsfeld kurz, sachlich und mit Referenz zu dokumentieren.
Validierungscheckliste
| Kontroll-ID | Kontrollfrage | Ergebnis | Evidenz / Referenz |
|---|---|---|---|
| V-01 | Arbeitsbuchreferenz, Version und Zuständigkeit sind vollständig eingetragen. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-02 | Je Bieter ist genau eine verbindliche Endangebotsfassung hinterlegt. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-03 | Aktive und ausgeschlossene Angebote sind korrekt gekennzeichnet. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-04 | Preispositionen wurden vollständig und ohne Umformulierung übernommen. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-05 | Netto-/Brutto-Logik, USt und Rundungsregeln sind konsistent. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-06 | Rechnerische Korrekturen und Ausschlüsse sind dokumentiert und freigegeben. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-07 | Vergleichsbeträge wurden nach einheitlicher Logik gebildet. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-08 | Preisformel und Preisgewichtung stimmen mit der veröffentlichten Methode überein. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-09 | Kriterien, Gewichtungen, Rohpunkteskala und Mindestwerte stimmen mit den Vergabeunterlagen überein. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-10 | Es wurden nur freigegebene Bewertungsendwerte in das Arbeitsbuch übertragen. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-11 | Formelzellen sind geschützt und wurden nicht manuell überschrieben. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-12 | Zielzellen, Blattbezüge und Rechenketten sind nachvollziehbar. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-13 | Bemerkungen zu freigegebenen Klarstellungen oder Sonderfällen sind dokumentiert. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
| V-14 | Die für die Freigabe vorgesehene Arbeitsbuchfassung ist gespeichert und eindeutig gekennzeichnet. | [OK / NOK / N. a.] | [Referenz] |
Bemerkungsfeld zu akzeptierten Klarstellungen, Korrekturen oder Sonderfällen
| Thema | Kurzvermerk | Dokumentenreferenz |
|---|---|---|
| [Klarstellung / Korrektur / Sonderfall] | [Kurzbeschreibung] | [Ref.] |
| [Klarstellung / Korrektur / Sonderfall] | [Kurzbeschreibung] | [Ref.] |
| [Klarstellung / Korrektur / Sonderfall] | [Kurzbeschreibung] | [Ref.] |
Interne Prüfung und Freigabe der Eintragungen
Die Nutzung des Arbeitsbuchs für die abschließende Zuschlagsberechnung ist erst nach vollständiger interner Prüfung und dokumentierter Freigabe zulässig. Es gilt mindestens das Vier-Augen-Prinzip; bei sensiblen Verfahren kann eine zusätzliche fachliche oder vergaberechtliche Gegenprüfung vorgesehen werden. Nach Freigabe ist die verwendete Fassung zu sperren oder versionssicher abzulegen. Nachträgliche Änderungen dürfen nur in einer neuen Version mit erneuter Prüfung und Freigabe erfolgen.
Prüf- und Freigabematrix
| Rolle / Funktion | Name | Datum | Freigabestatus | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Erstellung der Eingaben | [Name / Funktion] | [TT.MM.JJJJ] | [freigegeben / offen] | [Bemerkung] |
| Kaufmännische Prüfung | [Name / Funktion] | [TT.MM.JJJJ] | [freigegeben / offen] | [Bemerkung] |
| Fachliche Prüfung der Bewertungsinputs | [Name / Funktion] | [TT.MM.JJJJ] | [freigegeben / offen] | [Bemerkung] |
| Vergabe-/Compliance-Prüfung | [Name / Funktion] | [TT.MM.JJJJ] | [freigegeben / offen] | [Bemerkung] |
| Endfreigabe zur Nutzung in der Schlusswertung | [Name / Funktion] | [TT.MM.JJJJ] | [freigegeben / offen] | [Bemerkung] |
Freigabeblock
| Freigabefrage | Eintrag |
|---|---|
| Sind alle finalen Preiseingaben vollständig, geprüft und referenziert? | [Ja / Nein] |
| Sind alle freigegebenen Bewertungsinputs vollständig übertragen? | [Ja / Nein] |
| Ist die Validierungscheckliste vollständig abgearbeitet? | [Ja / Nein] |
| Ist die Arbeitsbuchversion [Versionsnummer] gesperrt oder versionssicher abgelegt? | [Ja / Nein] |
| Ist die Nutzung für die abschließende Zuschlagsberechnung autorisiert? | [Ja / Nein] |
| Ist die Ablage für Audit- und Nachweiszwecke festgelegt? | [Ja / Nein – Ablage: ...] |
Versions- und Archivnachweis
| Freigabefrage | Eintrag |
|---|---|
| Sind alle finalen Preiseingaben vollständig, geprüft und referenziert? | [Ja / Nein] |
| Sind alle freigegebenen Bewertungsinputs vollständig übertragen? | [Ja / Nein] |
| Ist die Validierungscheckliste vollständig abgearbeitet? | [Ja / Nein] |
| Ist die Arbeitsbuchversion [Versionsnummer] gesperrt oder versionssicher abgelegt? | [Ja / Nein] |
| Ist die Nutzung für die abschließende Zuschlagsberechnung autorisiert? | [Ja / Nein] |
| Ist die Ablage für Audit- und Nachweiszwecke festgelegt? | [Ja / Nein – Ablage: ...] |