Auswahlzusammenfassung + Shortlist-Entscheidungshinweis

Die konsolidierte Auswertung stützt sich ausschließlich auf die in den Teilnahme- und Bewertungsunterlagen veröffentlichten Auswahlkriterien, Unterkriterien, Punkteskalen, Gewichtungen, Mindestanforderungen, Ausschlussmechanismen und die vorgesehene Shortlistgröße bzw. Shortlistspanne. Soweit für das Verfahren einschlägig, erfolgt die fachliche Auswahlbewertung insbesondere anhand der Vergleichbarkeit einschlägiger Referenzen, der Qualifikation des vorgesehenen Projektteams und der Plausibilität des methodischen Vorgehens; zusätzliche Erwägungen dürfen nur insoweit berücksichtigt werden, als sie in den Vergabeunterlagen ausdrücklich angekündigt und bewertungsrelevant gemacht wurden.

Die nachfolgend aufgeführten Unterlagen bilden die Grundlage der Konsolidierung. Sie werden im vorliegenden Dokument nicht inhaltlich wiederholt, sondern nur in dem Umfang referenziert, wie dies für die dokumentierte Shortlist-Entscheidung erforderlich ist.

Die Konsolidierung erfolgt in einem mehrstufigen, dokumentierten Verfahren. Zunächst werden nur formal zulässige Bewerbungen in die Auswahlwertung übernommen. Danach werden die Einzelbewertungen der Bewertenden arithmetisch geprüft, in die konsolidierte Bewertungsübersicht übertragen und entsprechend der veröffentlichten Gewichtungen zusammengeführt. Anschließend werden Mindestschwellen und Ausschlussmechanismen geprüft; nur Bewerber, die alle zwingenden Voraussetzungen erfüllen und in der Wertung verbleiben, werden in die Rangfolge aufgenommen. Die Shortlist wird sodann anhand der konsolidierten Gesamtwertung und der festgelegten Shortlistgröße gebildet. Im Fall von Punktgleichständen ist ausschließlich die vorab definierte Gleichstandsregel anzuwenden; fehlt eine solche Regel, ist die getroffene Vorgehensweise gesondert und prüffest zu dokumentieren.

Die nachstehende Übersicht ist für alle zulässigen Bewerber vollständig auszufüllen. Zusätzliche Zeilen sind bei Bedarf zu ergänzen. Sofern einzelne Bewerber bereits aus formalen Gründen oder wegen Nichterreichens zwingender Mindestschwellen nicht mehr in der Rangbildung verbleiben, ist dies im Feld „Shortlist-Status“ und im Kurzvermerk neutral zu dokumentieren.

Die Shortlistgrenze ergibt sich aus der festgelegten Zahl der einzuladenden Bewerber [Shortlistgröße]. Maßgeblich ist die konsolidierte Gesamtwertung der in der Rangbildung verbliebenen Bewerber. Sofern Reservepositionen vorgesehen sind, sind diese gesondert auszuweisen. Liegt am Cut-off ein Punktgleichstand vor, ist die angewandte Gleichstandsregel nachvollziehbar zu benennen und die daraus folgende Entscheidung schriftlich zu begründen.

In diesem Abschnitt sind ausschließlich diejenigen Beobachtungen festzuhalten, die für die dokumentierte Shortlist-Entscheidung wesentlich sind. Dazu zählen insbesondere auffällige Leistungsabstände in der Rangfolge, das Ergebnis von Mindestschwellenprüfungen, besondere Näheentscheidungen im Bereich des Cut-offs, die Anwendung einer Gleichstandsregel sowie die Festlegung etwaiger Reservepositionen. Nicht entscheidungserhebliche Detailfeststellungen aus Einzelwertungen sind hier nicht erneut zu dokumentieren.

Die Auswahlentscheidung ist für jeden eingeladenen Bewerber knapp, sachlich und belastbar zu begründen. Die Begründung darf ausschließlich an veröffentlichte Kriterien und dokumentierte Wertungsergebnisse anknüpfen. Typische Begründungselemente sind – soweit veröffentlicht und tatsächlich bewertet – überdurchschnittlich einschlägige und vergleichbare Referenzen, ein im Vergleich starkes und geeignetes Team, ein schlüssiges methodisches Vorgehen sowie ein insgesamt hoher, in der Rangbildung abgesicherter Gesamtwert. Leistungsbezogene Aspekte wie Betreiberorientierung, Nutzerorientierung, Lebenszyklusverständnis, Nachhaltigkeitsbezug, Dokumentations- und Digitalisierungskompetenz oder Inbetriebnahme- und Übergabeverständnis dürfen nur insoweit angeführt werden, als sie über die veröffentlichten Kriterien oder Unterkriterien abgedeckt waren.

Nicht berücksichtigte Bewerber sind in neutraler, objektiver und nicht wertender Sprache zu dokumentieren. Zulässige Begründungen sind insbesondere: formale Unzulässigkeit, Nichterreichen zwingender Mindestschwellen, Ausschluss von der Rangbildung nach veröffentlichten Regeln oder ein konsolidierter Gesamtwert unterhalb des Shortlist-Cut-offs. Wertende oder spekulative Formulierungen sind zu vermeiden; maßgeblich ist allein die dokumentierte Vergleichsposition im Rahmen der veröffentlichten Bewertungslogik.

Es wird bestätigt, dass die Shortlist-Entscheidung ausschließlich auf Grundlage der veröffentlichten Verfahrensregeln, der dokumentierten Einzel- und Konsolidierungsergebnisse sowie unter Wahrung der Grundsätze der Gleichbehandlung, Transparenz, Nichtdiskriminierung und Verfahrenskonsistenz getroffen wurde. Nicht veröffentlichte Kriterien, nachträglich eingeführte Bewertungsmaßstäbe oder sachfremde Erwägungen wurden nicht angewendet.

Die Entscheidung über die Bestätigung der konsolidierten Auswahlwertung und die Freigabe der Shortlist wird durch [Entscheidungsgremium / zuständige Stelle] am [Datum] getroffen. Die Zuständigkeit, die Zusammensetzung des Gremiums sowie der Bezug zum zugrunde liegenden Vergabe- bzw. Organisationsbeschluss sind vollständig zu dokumentieren.

Vor Freigabe ist zu dokumentieren, dass die an Bewertung, Konsolidierung und Freigabe beteiligten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, etwaige Interessenkonflikte offengelegt haben und keine unzulässige Einflussnahme auf die Wertung festgestellt wurde. Erforderliche Unabhängigkeits- oder Vertraulichkeitserklärungen sind in der Vergabeakte zu hinterlegen und im vorliegenden Dokument referenzierbar zu machen.

Mit Unterzeichnung dieses Dokuments wird bestätigt, dass die konsolidierte Auswahlwertung geprüft, die Rangfolge nachvollzogen, die Shortlist formal freigegeben und die Umsetzung der Einladungsschritte freigegeben wurde.