CAFM-Strategie und Systemlandschaft frühzeitig festlegen
Eine CAFM-Strategie sollte nicht mit der Auswahl einer Software beginnen. Ausgangspunkt sind die späteren Prozesse des Facility Managements und die Frage, welche Informationen zur Steuerung des Gebäudebetriebs tatsächlich benötigt werden.
Im planungs- und baubegleitenden Facility Management wird deshalb frühzeitig definiert, welche Aufgaben künftig digital unterstützt werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Anlagenmanagement, Instandhaltung, Betreiberpflichten, Störungsmanagement, Flächenmanagement, Energiecontrolling, Service Desk und Dokumentenmanagement.
Aus diesen Anwendungsfällen entsteht das fachliche Zielbild der Systemlandschaft.
CAFM-Systemlandschaft strategisch planen und integrieren
CAFM steht selten allein. Im späteren Betrieb existieren regelmäßig weitere Systeme, beispielsweise:
Gebäudeautomation und GLT,
Dokumentenmanagement,
ERP und Einkauf,
Personal- und Organisationssysteme,
Zutrittsmanagement,
Energie- und Messsysteme,
BIM- und Gebäudedatenplattformen sowie
Service- und Kommunikationslösungen.
Die Strategie sollte deshalb festlegen, welches System für welche Information führend ist.
Gebäude, Räume, technische Anlagen und Organisationseinheiten benötigen eindeutige Identifikatoren, damit Daten systemübergreifend zuverlässig zugeordnet werden können. Unkontrollierte Mehrfachpflege derselben Informationen sollte möglichst vermieden werden.
Datenmodell vor Systemauswahl entwickeln
Ein häufiger Fehler besteht darin, die Datenstruktur vollständig aus einer bereits ausgewählten Software abzuleiten.
Für Neubauprojekte ist es sinnvoller, zunächst die betriebliche Informationsstruktur festzulegen:
Dazu werden erforderliche Attribute, Kennzeichnungen und Beziehungen definiert.
Diese Struktur bildet anschließend die Grundlage für BIM2FM, Datenmigration und CAFM-Implementierung. Dadurch bleibt der Auftraggeber technologisch flexibler und reduziert die Abhängigkeit von proprietären Datenmodellen.
Migration schrittweise vorbereiten
Daten sollten nicht erst kurz vor Betriebsaufnahme gesammelt werden. Bereits während Planung und Bau entstehen relevante Informationen über Räume, Anlagen, Hersteller, Wartungsanforderungen und Dokumentationen.
Die Übernahme sollte deshalb kontrolliert erfolgen:
Testmigrationen vor der endgültigen Übergabe zeigen frühzeitig, ob Struktur, Qualität und Schnittstellen funktionieren.
Rollen und Datenverantwortung definieren
Eine CAFM-Lösung bleibt nur dauerhaft nutzbar, wenn Verantwortlichkeiten geregelt sind.
Festzulegen ist insbesondere:
wer Stammdaten anlegt,
wer Änderungen freigibt,
wer Anlagen und Räume fortschreibt,
wer Dokumente pflegt,
wer Schnittstellen überwacht und
wer die Datenqualität kontrolliert.
Auch Schulung, Support und Systemadministration müssen vor Betriebsaufnahme organisiert sein.
CAFM als Betriebsinstrument verstehen
Ziel ist nicht die möglichst vollständige digitale Abbildung eines Gebäudes. Entscheidend ist, dass die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt für konkrete FM-Prozesse verfügbar sind.
Eine belastbare CAFM-Strategie verbindet daher Betriebsprozesse, Datenmodell, BIM2FM, Systemarchitektur, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Betriebsaufnahme.
So entsteht aus den Projektdaten eine nutzbare digitale Betriebsgrundlage, die vom ersten Betriebstag an unterstützt und über den gesamten Gebäudelebenszyklus kontrolliert fortgeschrieben werden kann.
