Publikationsbeweispaket

Facility Management: Planungs- und Baubegleitung » Ausschreibung » Interne Kontroll- und Prüfungsdokumente » Publikationsbeweispaket

Nachweis der Ausschreibungsveröffentlichung sichern

Dokumentzweck und Geltungsbereich
Vergabebezogene Referenzdaten
Zusammenfassung des Veröffentlichungsvorgangs
Portalnachweise zu Einreichung und Freigabe
Zeitstempelprotokoll
Register der veröffentlichten Anhänge
Nachweis der Integrität der veröffentlichten Inhalte
Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung
Verantwortlichkeiten und Validierung

Dokumentzweck und Geltungsbereich

Das Publikationsbeweispaket ist ein internes Kontroll- und Prüfungsdokument innerhalb der Vergabeakte. Es dokumentiert nicht den fachlichen Inhalt der Vergabeunterlagen selbst, sondern den Nachweis, dass die Veröffentlichung ordnungsgemäß vorgenommen, technisch erfolgreich freigeschaltet und in der richtigen Fassung bereitgestellt wurde. Der Geltungsbereich umfasst die Erstveröffentlichung des Verfahrens sowie, soweit innerhalb derselben Veröffentlichungsphase erforderlich, jede Berichtigung, Ergänzung, Austauschfassung oder nachträgliche Freigabe von veröffentlichten Anhängen. Werden im Zusammenhang mit der Veröffentlichung aktualisierte Dateistände bereitgestellt, sind auch diese Veröffentlichungsereignisse mit eigener Nachweislogik aufzunehmen.
Das Dokument ersetzt weder die Auftrags- oder Teilnahmewettbewerbsbekanntmachung noch die eigentlichen Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibungen, Vertragsentwürfe, Anlagen, internen Genehmigungen oder Vergabevermerke. Es verweist lediglich auf diese Unterlagen, soweit dies für den Veröffentlichungsnachweis erforderlich ist.
Soweit die veröffentlichte Unterlagensammlung mehrere fachliche Komponenten umfasst, zum Beispiel eine Leistungsbeschreibung für Planungs- und Baubegleitung, einen Vertragsentwurf, ergänzende Anlagen zu Nutzeranforderungen, Betriebs- und Dokumentationsvorgaben, Kommunikationsregeln oder veröffentlichte Antworten auf Bieterfragen, sind diese Unterlagen im Paket nur unter dem Blickwinkel ihrer tatsächlich erfolgten Veröffentlichung zu dokumentieren.

Zur eindeutigen Verknüpfung mit der Vergabeakte sind im Publikationsbeweispaket mindestens die folgenden Referenzdaten zu führen:

Datenfeld	Eintrag
Vergabetitel	[Vergabetitel]
Interne Referenznummer / Aktenzeichen	[Interne Referenznummer / Aktenzeichen]
Verfahrensart	[Verfahrensart]
Leistungsgegenstand	[Kurzbeschreibung des Leistungsgegenstands]
Leistungsbild / Leistungsumfang	[z. B. Planungs- und Baubegleitung, Nutzeranforderungsberatung, betriebsbezogene Fachkonzepte, Dokumentations- und Übergabeanforderungen]
Vergabeportal / Plattform	[Portalname / Plattformname]
Portalinterne Vorgangs-ID	[Portal-ID / Bekanntmachungs-ID]
Veröffentlichungskanal	[EU / national / sonstiger Kanal]
Datum der Erstveröffentlichung	[TT.MM.JJJJ]
Uhrzeit der Erstveröffentlichung	[HH:MM:SS, Zeitzone]
Verantwortliche Organisationseinheit	[Organisationseinheit]
Verantwortliche Rolle	[Vergabestelle / Portaladministration / Projektleitung]
Version des veröffentlichten Dokumentensatzes	[Versionsbezeichnung]
Versionsdatum des freigegebenen Dokumentensatzes	[TT.MM.JJJJ]
Ablageort in der Vergabeakte / DMS	[Pfad / DMS-ID / Ordnerstruktur]

Zusammenfassung des Veröffentlichungsvorgangs

In diesem Abschnitt ist in komprimierter Form zu dokumentieren, welches Veröffentlichungsereignis Gegenstand des Pakets ist, wann es erfolgt ist, wer es ausgelöst hat, über welches Portal die Veröffentlichung vorgenommen wurde und welches Dokumentenbündel den Marktteilnehmern zugänglich gemacht wurde.
Die Zusammenfassung soll außerdem klarstellen, ob es sich um die Erstveröffentlichung oder um ein nachgelagertes Korrektur- oder Aktualisierungsereignis handelt. Wenn mehrere Veröffentlichungsschritte in die Dokumentation aufgenommen werden, ist jeder Schritt einzeln abzugrenzen.

Zusammenfassungsfeld	Eintrag
Art des Veröffentlichungsereignisses	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Ergänzung / Dateiaustausch / sonstiges]
Datum und Uhrzeit	[TT.MM.JJJJ, HH:MM:SS, Zeitzone]
Durchführende Person / Rolle	[Name / Rolle]
Veröffentlichter Dokumentensatz	[Kurzbeschreibung der veröffentlichten Unterlagen]
Anzahl der veröffentlichten Anhänge	[Anzahl]
Berichtigungsbezug	[nicht zutreffend / Bezug auf Ereignis-Nr. ...]
Kurzbegründung bei Korrektur	[Kurzbegründung]
Interne Freigabereferenz	[Freigabevermerk / E-Mail / Beschluss / Ticket-Nr.]

Empfohlener Kurzeintrag: "Am [Datum] um [Uhrzeit] wurde über [Portalname] der freigegebene Dokumentensatz [Versionsbezeichnung] für das Verhandlungsverfahren [Interne Referenz] veröffentlicht. Freigeschaltet wurden [Anzahl] Anhänge, darunter [allgemeine Dokumentgruppen]. Das Ereignis betrifft [Erstveröffentlichung / Korrekturereignis]."

Portalnachweise zu Einreichung und Freigabe

Hier sind alle systemseitigen Nachweise zum technischen Veröffentlichungsvorgang zusammenzuführen. Maßgeblich sind insbesondere Portalquittungen, Einreichungsbestätigungen, Freigabebestätigungen, Transaktionsnummern, automatische Systemmails, Exportdateien oder Screenshots von Bestätigungsseiten.
Jeder Nachweisgegenstand ist eindeutig zu beschriften und einem Veröffentlichungsereignis zuzuordnen. Soweit unterschiedliche Portalschritte getrennte Bestätigungen erzeugen, etwa Upload, formale Einreichung und öffentliche Freigabe, sind diese Belege separat aufzunehmen.

Nr.	Belegart	Veröffentlichungsereignis	Systemreferenz / Transaktions-ID	Dateiname / Screenshot-ID	Prüfvermerk
[1]	[Portalquittung / Freigabebestätigung / Screenshot / Export / Systemmail]	[Ereignis-Nr.]	[ID / Ref.]	[Dateiname]	[inhaltlich geprüft am ... durch ...]
[2]	[Portalquittung / Freigabebestätigung / Screenshot / Export / Systemmail]	[Ereignis-Nr.]	[ID / Ref.]	[Dateiname]	[inhaltlich geprüft am ... durch ...]
[3]	[Portalquittung / Freigabebestätigung / Screenshot / Export / Systemmail]	[Ereignis-Nr.]	[ID / Ref.]	[Dateiname]	[inhaltlich geprüft am ... durch ...]
[4]	[Portalquittung / Freigabebestätigung / Screenshot / Export / Systemmail]	[Ereignis-Nr.]	[ID / Ref.]	[Dateiname]	[inhaltlich geprüft am ... durch ...]
[5]	[Portalquittung / Freigabebestätigung / Screenshot / Export / Systemmail]	[Ereignis-Nr.]	[ID / Ref.]	[Dateiname]	[inhaltlich geprüft am ... durch ...]
[6]	[Portalquittung / Freigabebestätigung / Screenshot / Export / Systemmail]	[Ereignis-Nr.]	[ID / Ref.]	[Dateiname]	[inhaltlich geprüft am ... durch ...]

Mindestanforderung: Zu jedem dokumentierten Veröffentlichungsereignis muss mindestens ein Nachweis für die technische Übermittlung und ein Nachweis für die tatsächliche öffentliche Freigabe oder Sichtbarkeit vorliegen. Ist das Portal technisch so ausgestaltet, dass ein kombinierter Nachweis ausreicht, ist dies im Prüfvermerk kenntlich zu machen.

Zeitstempelprotokoll

Dieser Abschnitt erfasst die maßgeblichen Zeitpunkte des Veröffentlichungsablaufs. Maßgeblich sind die vom Portal oder vom angebundenen System erzeugten Zeitstempel. Soweit das System zwischen Entwurfs-Upload und öffentlicher Freigabe unterscheidet, sind beide Zeitpunkte getrennt zu dokumentieren.

Ereignis	Datum	Uhrzeit	Quelle des Zeitstempels	Anmerkung
Upload der Dateien in den Portalentwurf	[TT.MM.JJJJ]	[HH:MM:SS]	[Portal / Systemlog / Export / Screenshot]	[z. B. UTC+1 / Sommerzeit / Serverzeit]
Interne Einreichung / Absenden im Portal	[TT.MM.JJJJ]	[HH:MM:SS]	[Portal / Systemlog / Export / Screenshot]	[z. B. UTC+1 / Sommerzeit / Serverzeit]
Öffentliche Freigabe / Veröffentlichung	[TT.MM.JJJJ]	[HH:MM:SS]	[Portal / Systemlog / Export / Screenshot]	[z. B. UTC+1 / Sommerzeit / Serverzeit]
Verfügbarkeit der veröffentlichten Anhänge	[TT.MM.JJJJ]	[HH:MM:SS]	[Portal / Systemlog / Export / Screenshot]	[z. B. UTC+1 / Sommerzeit / Serverzeit]
Etwaige Berichtigung / Aktualisierung	[TT.MM.JJJJ]	[HH:MM:SS]	[Portal / Systemlog / Export / Screenshot]	[z. B. UTC+1 / Sommerzeit / Serverzeit]
Erneute öffentliche Freigabe nach Änderung	[TT.MM.JJJJ]	[HH:MM:SS]	[Portal / Systemlog / Export / Screenshot]	[z. B. UTC+1 / Sommerzeit / Serverzeit]

Abweichungen zwischen unterschiedlichen Zeitquellen sind zu erläutern. Wird etwa im Screenshot eine andere Uhrzeit angezeigt als in einer exportierten Portalquittung, ist festzuhalten, welche Quelle als autoritativ gewertet wird und weshalb.

Register der veröffentlichten Anhänge

Das Register der veröffentlichten Anhänge ist die kontrollierte Liste aller Dokumente, die im Zuge des jeweiligen Veröffentlichungsereignisses tatsächlich dem Markt zugänglich gemacht wurden. Dieses Register ist der zentrale Abgleichspunkt zwischen freigegebenem Vergabedossier und veröffentlichtem Portalstand.
Für jede Datei sind mindestens Dokumenttitel, technischer Dateiname, Version, Versionsdatum und Veröffentlichungsstatus zu dokumentieren. Bei Austauschfassungen ist zusätzlich der Bezug auf die ersetzte Datei festzuhalten.

Nr.	Dokumenttitel	Dateiname	Version	Dokumentdatum	Sprache	Status	Bemerkung / Bezug
[ ]	[Bekanntmachungstext / Teilnahmeunterlagen]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Leistungsbeschreibung Planungs- und Baubegleitung]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Vertragsentwurf]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Anlage zu Nutzeranforderungen / Funktions- oder Betriebsanforderungen]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Anlage zu Aufgaben-, Raum-, Betriebs- oder Nachhaltigkeitsanforderungen]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Preisblatt / Honorarblatt]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Kommunikations- oder Projektplan, soweit veröffentlicht]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]
[ ]	[Veröffentlichte Klarstellungen / Antworten, falls zutreffend]	[Dateiname.ext]	[Version]	[TT.MM.JJJJ]	[DE / EN / zweisprachig]	[Erstveröffentlichung / Berichtigung / Austauschfassung]	[ggf. ersetzt Datei Nr. ...]

Wenn die Vergabeplattform eine Dateiliste exportieren kann, ist der Export als eigener Nachweis im Anlagenverzeichnis zu speichern und gegen dieses Register zu prüfen. Sofern keine Exportfunktion vorhanden ist, sind aussagekräftige Screenshots der veröffentlichten Dateiliste beizufügen.

Nachweis der Integrität der veröffentlichten Inhalte

In diesem Abschnitt ist festzuhalten, dass die im Register aufgeführten Dateien mit den intern freigegebenen Fassungen identisch sind, die zur Veröffentlichung bestimmt waren. Der Integritätsnachweis stützt sich in der Regel auf Dateinamen, Versionsstände, Dokumentdaten, Portaldateiliste, gegebenenfalls Dateigrößen sowie interne Freigabevermerke.

Abgleich freigegebener und veröffentlichter Fassung

Für jede veröffentlichte Datei ist zu bestätigen, dass Titel, Dateiname und Version mit dem freigegebenen Vergabedossier übereinstimmen. Weichen technische Dateinamen aus Gründen des Portals von internen Dokumenttiteln ab, ist diese Abweichung nachvollziehbar zu dokumentieren.

Versionierung und Benennungslogik

Dateibenennungen müssen eindeutig, widerspruchsfrei und versioniert sein. Empfohlen wird eine Benennungslogik nach dem Muster [Dokumentgruppe]_[Kurzbezeichnung]_[Version]_[Datum]. Änderungen an Dateinamen ohne inhaltliche Änderung sind kenntlich zu machen.

Ersatz- und Korrekturbeziehungen

Wurden Dateien ersetzt oder korrigiert, ist die Beziehung zwischen Alt- und Neufassung nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies gilt insbesondere für berichtigte Leistungsbeschreibungen, ausgetauschte Anlagen, korrigierte Vertragsentwürfe oder ergänzte Antworten auf Rückfragen.

Altdatei	Alte Version	Neudatei	Neue Version	Grund der Ersetzung	Nachweisreferenz
[Dateiname alt]	[v.]	[Dateiname neu]	[v.]	[Korrektur / Austausch / Ergänzung]	[Anlage-Nr.]
[Dateiname alt]	[v.]	[Dateiname neu]	[v.]	[Korrektur / Austausch / Ergänzung]	[Anlage-Nr.]
[Dateiname alt]	[v.]	[Dateiname neu]	[v.]	[Korrektur / Austausch / Ergänzung]	[Anlage-Nr.]
[Dateiname alt]	[v.]	[Dateiname neu]	[v.]	[Korrektur / Austausch / Ergänzung]	[Anlage-Nr.]

Optionaler technischer Integritätsnachweis

Sofern im internen Dokumentationssystem verfügbar, können zusätzliche technische Merkmale wie Dateigröße, Hash-Wert, Export-ID oder DMS-Objekt-ID aufgenommen werden. Diese Angaben sind optional, erhöhen aber die Nachvollziehbarkeit bei späteren Audits.

Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung

Vor Ablage in der Vergabeakte ist eine interne Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung durchzuführen. Ziel ist der Nachweis, dass kein veröffentlichter Anhang im Paket fehlt, kein nicht veröffentlichter Anhang versehentlich aufgenommen wurde und alle Portalbelege, Zeitstempel und Dateiregistereinander inhaltlich entsprechen.

Prüffrage	Ergebnis [Ja/Nein/N. a.]	Nachweisreferenz	Kommentar
Stimmt die Zahl der veröffentlichten Anhänge im Register mit der im Portal sichtbaren Dateiliste überein?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Liegt für jedes Veröffentlichungsereignis mindestens ein technischer Portalnachweis vor?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Sind Upload-, Absende- und Freigabezeitpunkte dokumentiert und plausibel?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Sind Dokumenttitel, Dateinamen und Versionen widerspruchsfrei?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Sind Berichtigungen, Ergänzungen oder Austauschfassungen nachvollziehbar verknüpft?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Wurde geprüft, dass keine interne Datei ohne Veröffentlichung in den Nachweisordner aufgenommen wurde?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Wurde geprüft, dass keine veröffentlichte Datei im Nachweisordner fehlt?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Sind Screenshots lesbar, vollständig und mit Datum versehen?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]
Ist das Paket als "nur für den internen Gebrauch" gekennzeichnet?	[ ]	[Anlage / Screenshot / Export / Registereintrag]	[Kommentar]

Werden Inkonsistenzen festgestellt, ist das Publikationsbeweispaket erst nach Korrektur oder dokumentierter Erläuterung freizugeben. Offene Punkte sind nicht stillschweigend zu belassen, sondern mit Verantwortlichkeit und Frist in einem Prüfvermerk nachzuführen.

Verantwortlichkeiten und Validierung

Die Erstellung, Prüfung und Ablage des Publikationsbeweispakets ist personell zuzuordnen. Mindestens die Rollen Vorbereitung, fachliche Prüfung, Portalkontrolle und Aktenablage sollen benannt sein. Soweit organisatorisch vorgesehen, erfolgt zusätzlich eine Freigabe durch die verfahrensverantwortliche Stelle.

Funktion / Rolle	Name	Datum	Unterschrift / Freigabeform
Erstellt durch	[Name]	[TT.MM.JJJJ]	[Unterschrift / Kürzel / elektronische Freigabe]
Fachlich geprüft durch	[Name]	[TT.MM.JJJJ]	[Unterschrift / Kürzel / elektronische Freigabe]
Portalbezogen geprüft durch	[Name]	[TT.MM.JJJJ]	[Unterschrift / Kürzel / elektronische Freigabe]
In Vergabeakte abgelegt durch	[Name]	[TT.MM.JJJJ]	[Unterschrift / Kürzel / elektronische Freigabe]
Freigegeben durch	[Name]	[TT.MM.JJJJ]	[Unterschrift / Kürzel / elektronische Freigabe]

Validierungsvermerk: "Hiermit wird bestätigt, dass das vorliegende Publikationsbeweispaket nach bestem Wissen vollständig ist, die Veröffentlichungsvorgänge in prüfbarer Form dokumentiert und die enthaltenen Nachweise für interne Kontroll-, Revisions- und Audit-Zwecke geeignet sind."
Besondere Hinweise: [Abweichungen, technische Besonderheiten des Portals, fehlende Systemexporte, manuelle Ersatznachweise, Einschränkungen].

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