Planungs- und Baubegleitendes Facility Management

Gebäude haben eine lange Lebensdauer. Deren vorgesehene Nutzung ist damit ein wesentlicher Bestandteil eines verantwortungsbewussten Entwurfs und Umgangs mit den künftig verfügbaren Ressourcen. Baubegleitendes Facility Management ist anzuraten, denn die Aspekte des Facility Managements sind Teil einer gesamtheitlichen Planung. Sie sind von allen mit der Planung Beauftragten angemessen zu berücksichtigen.

Das Planungs- und baubegleitende FM setzt sich zum Ziel, ein Gebäude so zu planen (bzw. umzuplanen) und zu bauen, dass eine nachhaltig hohe Betreiber- und Nutzerqualität bei möglichst geringen laufenden Kosten erreicht wird. Dieses schließt den Aufwand für bauliche Veränderungen infolge einer gewünschten Nutzungsflexibilität mit ein. Damit das Bauwerk bewirtschaftungsgerecht gestaltet und ein Übergang von der Erstellungs- in die Nutzungsphase möglich wird, ist es notwendig, bereits in der Planungs- und Erstellungsphase eines Bauwerks eine optimale Abstimmung mit dem Betrieb und der Bewirtschaftung zu erreichen.

Betrachtet man die gesamte Lebensdauer einer Immobilie, so stellt man fest, dass der größte Anteil der Kosten eines Gebäudes in der Nutzungsphase nach Inbetriebnahme entsteht; also nicht während der Planungs- und Bauphase. Gleichzeitig können die späteren Qualitäten und Kosten in den frühen Planungsphasen am effektivsten beeinflusst werden (z. B. Funktionalität, Logistik, Reinigung).

Während der Planungs- und Bauphase können Entscheidungen getroffen werden, die ca. 75% der zukünftigen Gebäudekosten festlegen!

Die Summe der Baunutzungskosten übersteigt die Baukosten um ein Mehrfaches.

Die fertige Immobilie lässt sich oft nur mit großem Aufwand wechselnden Anforderungen anpassen. Die Folge ist, die Optimierung der Bewirtschaftung ist dann nur begrenzt möglich.

Wer die Rolle des FM-Planers übernimmt, wird durch den Bauherrn bestimmt. In jedem Fall ist das Planungs- und baubegleitende Facility Management bereits bei Projektstart durch den Bauherrn zu klären. Bei großen Unternehmen könnte der Trend zu Ausgründungen oder internen Lösungen, wie einer Organisation in einem Cost- oder Profitcenter führen.

Da die unternehmensspezifischen Abläufe teilweise nur schwer erlernbar sind, hat das eigene Personal durch dessen Kenntnisse gegenüber dem Fremdanbieter, der mit den Abläufen nicht vertraut ist, einen Vorteil.

Die Organisationseinheit kann sich der vorhandenen Kompetenzen bedienen, die aus der Neustrukturierung resultierende Transparenz nutzen und planungs- und baubegleitend Personalentwicklung betreiben.

• Arbeitsschutz

• Architekt

• Bauherr

• Bauunternehmen

• Behörden

• Betreiber

• Fachingenieur

• Finanzierer

• Facility Manager

• Fördermittelgeber

• Projektsteuerer

• Investor

• Mitarbeitervertretung

• Nutzer

• Organisationsberater

• Politik

• Projektleiter

• Umweltschutz

• Umzugskoordinator

Die existierenden, eigenständigen und etablierten Leistungsbereiche der Projektentwicklung, der Projektplanung oder des Projektmanagements müssen dazu dem FM in keiner Weise untergeordnet werden. Gefordert ist hier lediglich eine konstruktive und ergebnisorientierte Zusammenarbeit.

Oft gibt es kein ganzheitliches Konzept, das konsequent die Nutzungsphase bereits bei der Planung berücksichtigt.

Es ist klar, dass es einen Zusammenhang gibt, der vermittelt zwischen der Phase der Planung einer Immobilie und der Phase ihres Betriebes. Das bedeutet, dass die FM-Organisation bereits jetzt entsteht, zumindest gedanklich vorausschauend.

• keine funktionalen Aspekte unberücksichtigt bleiben

• und dass die voraussichtlichen Kosten des späteren Betriebs hinreichend genau vorausgeschaut werden.

• mit Zugang zur Unternehmensleitung und einer Stimme in der strategischen Unternehmensplanung.

• mit Managementaufgaben innerhalb des Unternehmens

• mit Autorität und Verantwortlichkeit

• mit Verfahrens- und Handlungsweisen (auch CAFM)

• mit einem angemessenen Mix aus Eigen- und Fremdleistungen

• mit Förderungs- / Karrierechancen (Personalentwicklung auch in Bezug auf das neue Objekt)

• mit Fachkenntnis und prägnanten Anforderungen an den Service

• mit der Position als Dienstleister und als interner Berater im Haus (z. B. Workspace Management)

Wenn das gelingt, wird man nach Erstellung des Gebäudes nicht von den Betriebskosten überrascht. Außerdem stellt man genügend Personal und Ressourcen bereit, die für das Facility Management notwendig sind. Zudem integriert man die zu erwartenden Kosten im Unternehmensbudget.

Im Fokus des planungs- und baubegleitenden Facility Managements stehen die Optimierung des Bauwerks aus der Sicht der Bewirtschaftung und die frühzeitige Planung der Bewirtschaftung. Zusätzliche Themen sind die Durchgängigkeit der Informationen, Daten und Dokumente sowie deren Überführung in die Bewirtschaftung und die Optimierung von Planungsvarianten nach den Kriterien Lebenszykluskosten und Nutzwert.

Das planungs- und baubegleitende FM ist am wirkungsvollsten, wenn es frühzeitig in die Bauplanung integriert wird. Gerade in den ersten Planungsphasen fließen die erforderlichen Maßnahmen aus der Sicht von Betrieb und Bewirtschaftung optimal in die Planung ein und beeinflussen somit die Lebenszykluskosten positiv.

Wenn die Fachleute für Betrieb und Bewirtschaftung zu spät herangezogen werden, entstehen unnötige, hohe Kosten für entsprechende Umplanungen. Zudem ist der Einfluss auf die Lebenszykluskosten gering, weil wesentliche konzeptionelle und planerische Entscheidungen bereits gefallen sind. Die Betriebsplanung des Nutzers und das planungs- und baubegleitende FM sind Bestandteil der Planung und Realisierung eines Bauwerks.

• Umfangreiches FM-Wissen, Kenntnisse organisatorischer Schnittstellen zwischen Eigentümer, Nutzer/Mieter und Bewirtschafter in der Nutzungsphase sowie FM-spezifischer Standards wie Prozess- und Leistungsmodell und Benchmarks wie Lebenszykluskosten und Nutzungskosten

• Interdisziplinäres Denken bei der Mitarbeit zur Entwicklung von ganzheitlichen Lösungen und Verständnis von fachübergreifenden Zusammenhängen, die sich auf die Nutzungskosten auswirken

• Kenntnis der Planungs- und Realisierungsabläufe sowie Erfahrung bei der Prüfung und Bewertung von Bauausschreibungen

• Erfahrung in der Kommunikation auf Stufe Entscheidungsträger, einschließlich Investor, Bauherr, Geschäftsleitung, Facility Management und Mitarbeitervertretung

• Erfahrung bei der Durchführung von Projektreviews

Die Gebäudeausgangsperformance bildet eine Basis, an der Verbesserungen verglichen werden. Das Produkt „Verbesserung der Gebäudeperformance“ stützt sich auf diese Basis.

• Kapitalkosten (aktivierte Ausgaben) zur Verbesserung des Gebäudekörpers

• und der technischen Infrastruktur,

• Einschließlich Anpassung bestehender Installationen,

• Austausch durch neue Installationen mit erhöhter Funktionalität

• Hinzufügen neuer Arten von Installationen, die einen Mehrwert für die Vermögenswerte darstellen.

Darin enthalten sind Kosten, die dem Vermögenswert einen Mehrwert infolge der Erhöhung der Funktionalität oder der Gebrauchstauglichkeit hinzufügen (z. B. weiteres Stockwerk auf dem Gebäude).

Die einzelnen hierbei notwendigen Aktivitäten sind entsprechend der Lebenszyklusphasen nach der GEFMA-Richtlinie 100-2 aufgegliedert. Demnach lassen sich die einzelnen Leistungen unmöglich im Detail beschreiben, da es sich um sehr umfassende und tiefgründige bauliche und organisatorische Maßnahmen handelt.

pbFM ist stets verbunden mit Konfliktmanagement:

• Konfliktanalyse

• Konfliktphasen

• Konfliktbearbeitung

• Konflikte als Lernchance = Motor von Entwicklung.