Vorläufige Information / Standstill-Mitteilung (§134 GWB)
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Vorläufige Information / Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB)
Mit dieser Vorläufigen Information / Sachstands-Mitteilung unterrichtet [Name der Vergabestelle] den betroffenen Bieter in Textform darüber, dass im Vergabeverfahren [Vergabenummer / Aktenzeichen / Portalreferenz] für [Bezeichnung des Vergabegegenstands] beabsichtigt ist, den Zuschlag an ein anderes Unternehmen zu erteilen; die Mitteilung benennt den vorgesehenen Zuschlagsempfänger, erläutert die wesentlichen Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung des Angebots des Adressaten und gibt den frühesten Zeitpunkt an, zu dem der Vertrag unter Beachtung der gesetzlichen Wartefrist geschlossen werden darf.
Informations- und Wartepflicht im Vergabeverfahren
- Dokumentkopf und Verfahrensbezug
- Adressaten- und Angebotsbezug
- Mitteilung der beabsichtigten Zuschlagsentscheidung
- Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung
- Standstill / Wartefrist und frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses
- Hinweise zur Kommunikation im Verfahren
- Hinweise zur rechtlichen Einordnung
Vergabestelle
[Name der Vergabestelle] [Anschrift]
[Postleitzahl Ort] [Zentrale E-Mail / Funktionspostfach] [Telefon – falls vorgesehen] [Vergabeportal / Kommunikationsplattform]
Vergabeverfahren
Vergabenummer / Aktenzeichen: [Vergabenummer / Aktenzeichen] Portalreferenz: [Portalreferenz] Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Auftragsart: [Dienstleistungsauftrag / freiberufliche Leistungen / sonstige Einordnung] Losbezug: [Losbezeichnung / „kein Los“ / „Los Nr. …“]
Vergabegegenstand
Gegenstand des Vergabeverfahrens sind [Fachberatungsleistungen für planungs- und baubegleitendes Facility Management (pbFM), Nutzerberatung sowie betriebs-, lebenszyklus-, qualitäts-, nachhaltigkeits- und inbetriebnahmeorientierte Planungs- und Baubegleitung] einschließlich [Beschreibung des funktionalen Leistungszuschnitts, z. B. Betreiber- und Betriebskonzepte, Nutzeranforderungsmanagement, Planungsprüfung aus Betriebs- und Nutzersicht, Dokumentations- und Datenmanagement, Nachhaltigkeits- und Energiekonzeption, Inbetriebnahme- und Übergabebegleitung, Mängel- und Gewährleistungsmanagement].
Verfahrensstand
Die Verhandlungen wurden mit Abschluss der finalen Angebotsphase / BAFO-Phase am [Datum] beendet. Die Zuschlagsentscheidung beruht auf der Auswertung der wertungsfähigen finalen Angebote anhand der bekannt gemachten Eignungs- und Zuschlagsmaßstäbe sowie der Verfahrensunterlagen in ihrer finalen Fassung.
Beabsichtigte Zuschlagserteilung
Nach Abschluss der finalen Angebotswertung beabsichtigt [Name der Vergabestelle], den Zuschlag für [Leistungsumfang / Los] nicht auf Ihr Angebot, sondern auf das Angebot eines anderen Unternehmens zu erteilen.
Vorgesehener Zuschlagsempfänger ist:
[Name des vorgesehenen Zuschlagsempfängers]
[Rechtsform]
[Anschrift]
Grundlage der vorgesehenen Zuschlagsentscheidung
Die vorgesehene Zuschlagsentscheidung beruht auf der finalen Wertung der Angebote nach Abschluss der Verhandlungen. Maßgeblich war das wirtschaftlichste Angebot unter Anwendung der in den Vergabeunterlagen bekannt gemachten Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung.
Ergebnis in komprimierter Form
Gesamtwertung Ihres Angebots: [Punktzahl / Rang / Kurzvermerk] Gesamtwertung des vorgesehenen Zuschlagsempfängers: [Punktzahl / Rang / Kurzvermerk] Kurzbegründung: [Ein Satz zur zusammenfassenden Differenz, z. B. „Das Angebot des vorgesehenen Zuschlagsempfängers erzielte im Ergebnis die höhere Gesamtpunktzahl, insbesondere aufgrund der qualitativ überzeugenderen und im Projektkontext belastbareren Darstellung des Leistungsansatzes bei zugleich wirtschaftlicherem Gesamtangebot.“]
Allgemeiner Bewertungsbefund
Ihr Angebot wurde in die Wertung einbezogen und anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien geprüft. Im Ergebnis konnte Ihr Angebot den Zuschlag nicht erhalten, weil es nach der finalen Gesamtbewertung nicht das wirtschaftlichste Angebot darstellt. Die nachstehenden Angaben benennen die wesentlichen bieterspezifischen Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung.
Qualitative Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung
Im Zuschlagskriterium [ZK 1 – Bezeichnung] erreichte Ihr Angebot [Punktzahl] von [Maximalpunktzahl] Punkten. Ausschlaggebend war, dass [konkrete bieterspezifische Begründung].
Im Zuschlagskriterium [ZK 2 – Bezeichnung] erreichte Ihr Angebot [Punktzahl] von [Maximalpunktzahl] Punkten. Ausschlaggebend war, dass [konkrete bieterspezifische Begründung].
Im Zuschlagskriterium [ZK 3 – Bezeichnung] erreichte Ihr Angebot [Punktzahl] von [Maximalpunktzahl] Punkten. Ausschlaggebend war, dass [konkrete bieterspezifische Begründung].
Soweit für die Wertung einschlägig, betrafen die qualitativen Unterschiede insbesondere folgende Aspekte:
[Grad der Nachvollziehbarkeit und Umsetzbarkeit des Betreiber- und Betriebskonzepts]
[Tiefe und Konsistenz des Nutzeranforderungsmanagements bzw. der Nutzerberatung]
[Schlüssigkeit der lebenszyklusorientierten, wirtschaftlichen, nachhaltigkeits- und energiebezogenen Herangehensweise]
[Qualität der Planungsprüfung aus Betriebs- und Nutzersicht sowie der Schnittstellenkoordination]
[Belastbarkeit des Dokumentations-, Daten-, BIM-/CAFM- bzw. Informationsmanagementansatzes]
[Qualität der Konzepte zu Inbetriebnahme, Abnahme, Übergabe, Hypercare, Gewährleistungs- und Mängelmanagement]
[Eignung der Projektorganisation, Verfügbarkeit und Erfahrung der Schlüsselpersonen sowie Termin- und Eskalationslogik]
Soweit preisliche oder sonstige wirtschaftliche Kriterien Bestandteil der Zuschlagswertung waren, wurde Ihr Angebot wie folgt bewertet:
Angebotspreis / wertungsrelevanter Preis: [Betrag] Preisbewertung / Punktzahl: [Punktzahl] Wesentlicher Befund: [z. B. „Trotz angemessener qualitativer Ansätze lag Ihr wertungsrelevanter Preis oberhalb des Angebots des vorgesehenen Zuschlagsempfängers, ohne dass die qualitativen Mehrwerte den Preisabstand ausgleichen konnten.“]
Soweit einschlägig, wurden im Rahmen der Wertung ferner folgende Gesichtspunkte berücksichtigt:
[Hier nur eintragen, wenn tatsächlich zutreffend, z. B. Abweichungen von Muss-Anforderungen, unvollständige Angaben, nicht hinreichend belastbare Personaleinsatz- oder Terminansätze, unklare Schnittstellenbeschreibungen, nicht ausreichende Herleitung wesentlicher Konzepte, fehlende oder nur eingeschränkt prüffähige Nachweise.]
Zusammenfassende Würdigung
Zusammenfassend war Ihr Angebot [positive Kurzbeschreibung, z. B. „fachlich tragfähig und im Grundansatz wertungsfähig“], blieb jedoch im Vergleich zum Angebot des vorgesehenen Zuschlagsempfängers insbesondere in den Bereichen [Kernunterschied 1], [Kernunterschied 2] und [Kernunterschied 3] zurück. Aus diesem Grund ist beabsichtigt, Ihr Angebot nicht zu berücksichtigen.
Vertraulichkeitshinweis
Die vorstehenden Angaben beschränken sich auf die zur Nachvollziehbarkeit der vorgesehenen Entscheidung erforderlichen Gründe. Schutzwürdige Geschäfts-, Betriebs- und Kalkulationsgeheimnisse anderer Bieter sowie sonstige vertrauliche Verfahrensinhalte werden nicht offengelegt.
Absendung dieser Mitteilung
Datum der Absendung: [TT.MM.JJJJ] Uhrzeit der Absendung: [hh:mm Uhr] Art der Übermittlung: [elektronisch über Vergabeportal / E-Mail / Fax / sonstige Übermittlung]
Anwendbare Wartefrist
Für diese Mitteilung gilt eine Wartefrist von [10 / 15] Kalendertagen. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung dieser Mitteilung.
Zuständige Kontaktstelle der Vergabestelle:
[Organisationseinheit / Funktion] [Name – falls benannt] [E-Mail / Portalpostfach] [Telefon – falls vorgesehen]
Charakter der Mitteilung
Diese Mitteilung ist die Vorabinformation vor beabsichtigter Zuschlagserteilung gemäß § 134 GWB.