Vertragsentwurf

Die Vertragsgrundlage besteht aus diesem Vertragstext, den ausdrücklich einbezogenen Anlagen, den vom AG förmlich bekannt gegebenen Klarstellungen und Ergänzungen, den im Vergabeverfahren verbindlich gemachten Antworten auf Bieterfragen, den dokumentierten und ausdrücklich übernommenen Verhandlungsergebnissen sowie dem endgültigen, durch Zuschlag angenommenen Angebot des obsiegenden Bieters, soweit dieses vom AG ausdrücklich in den Vertrag aufgenommen wird. Projektbeschreibung, Leistungsbeschreibung pbFM, Leistungsbeschreibung Nutzerberatung, Preisblatt, Verfahrensregeln, Kommunikations- und Terminstruktur sowie sonstige Anlagen gelten nur in dem Umfang als Vertragsbestandteil, in dem sie in der finalen Rangfolgeliste genannt oder durch eindeutigen Verweis einbezogen sind.

Änderungen, Ergänzungen oder Abweichungen, die im Zuge der Verhandlungen diskutiert oder vom AN vorgeschlagen werden, werden nur dann Bestandteil des Vertrages, wenn sie in einer vom AG freigegebenen Abweichungsmatrix, in der finalen Vertragsfassung oder in einer ausdrücklich übernommenen Anlage eindeutig dokumentiert sind. Erklärende Aussagen des AN, Vorbehalte, erläuternde Angebotsnotizen, Präsentationen, Workshopslides oder Besprechungsprotokolle ohne ausdrückliche Übernahme wirken nicht vertragsändernd. Im Zweifel gilt die für alle Bieter veröffentlichte Vertragsfassung fort. Damit wird sichergestellt, dass im Verhandlungsverfahren Transparenz, Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewahrt bleiben und keine unbeabsichtigten Nebenabreden entstehen.

Gegenstand des Vertrages sind Planungs- und Baubegleitungsleistungen aus Sicht des künftigen Nutzers, Betreibers oder sonstigen Bedarfsträgers des Projekts. Hierzu gehören insbesondere Leistungen des planungs- und baubegleitenden Facility Managements, der Nutzerberatung, der Betreiber- und Bewirtschaftungskonzepte, der FM-bezogenen Qualitätssicherung in Planung und Ausführung, der digitalen FM- und Dokumentationslogik, der Inbetriebnahme- und Abnahmebegleitung sowie – sofern beauftragt – der Follow-Service-Phase. Der detaillierte technische und fachliche Umfang ergibt sich nicht aus diesem Vertragstext selbst, sondern aus den gesonderten Leistungsbeschreibungen und der Projektbeschreibung. Der Vertrag regelt die vertragliche Einordnung und Durchsetzung dieser Inhalte, nicht deren vollständige fachliche Wiederholung.

Vertraglich geschuldet sind nur solche Ergebnisse, die als Liefergegenstände definiert oder aus der Leistungsbeschreibung als abnahmefähige Werkleistungen ableitbar sind. Hierzu zählen insbesondere abgestimmte Anforderungs- und Nutzerkataloge, FM- und Betreiberkonzepte, Prüf- und Reviewberichte, Dokumentations- und Datenstrukturen, Schnittstellen- und Eskalationslisten, Flächen- und Belegungsunterlagen, Termin- und Maßnahmenpläne, Inbetriebnahme- und Übergabedokumente, Mängel- und Open-Item-Register, Entscheidungsvorlagen, Statusberichte sowie Abschluss- und Optimierungsberichte. Erfolgskriterium ist nicht das bloße Vorliegen eines Dokuments, sondern dessen vertragsgemäße Verwendbarkeit für das Projekt. Unterstützende Tätigkeiten wie Besprechungsteilnahmen, Abstimmungsgespräche oder Baustellenbegehungen sind nur insoweit geschuldet, als sie zur Herstellung der vereinbarten Liefergegenstände erforderlich sind oder ausdrücklich als selbstständige Leistung beschrieben wurden.

Nicht geschuldet sind – sofern nicht ausdrücklich als Zusatzleistung beauftragt – insbesondere die eigenständige Objekt- oder Fachplanung, die Gesamtprojektsteuerung, rechts- oder vergaberechtliche Beratung, bauordnungsrechtliche Bauüberwachung im Namen des Bauherrn, die Übernahme gesetzlicher Bauherrenpflichten, die laufende Erbringung operativer Facility Services, Wartungs- oder Betreiberleistungen im Regelbetrieb, die wirtschaftliche Verwertung von Miet- oder Gastronomieflächen, der Abschluss von Drittverträgen im Namen des AG, die Freigabe fremder Planungsunterlagen mit rechtsgestaltender Außenwirkung sowie Zertifizierungs- oder Sachverständigenleistungen, die nach den Vergabeunterlagen anderen Beteiligten vorbehalten sind. Der AN hat Schnittstellen- und Abgrenzungskonflikte frühzeitig anzuzeigen; eine stillschweigende Ausweitung des Leistungsumfangs durch Protokollnotizen, Besprechungsergebnisse oder fortgesetzte Mitarbeit tritt nicht ein.

Der AN hat das im Teilnahmeantrag und im Angebot benannte Schlüsselpersonal für die Vertragsdurchführung einzusetzen. Der Projektleiter, dessen Stellvertretung sowie weitere als Schlüsselpersonen definierte Fachkräfte dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG ersetzt werden; die Zustimmung darf verweigert werden, wenn die vorgeschlagene Ersatzperson in Erfahrung, Verfügbarkeit, Sprachkompetenz oder fachlicher Eignung nicht mindestens gleichwertig ist. Die Vertrags- und Arbeitssprache ist [Vertragssprache]; für Schlüsselpersonal gilt mindestens das Niveau [C1/C2 oder gleichwertig]. Nachunternehmer dürfen nur nach vorheriger Offenlegung und Zustimmung des AG eingesetzt werden. Der AN bleibt für Leistungen von Nachunternehmern wie für eigenes Handeln verantwortlich und hat sicherzustellen, dass sämtliche vertraglichen Vertraulichkeits-, Datenschutz-, Qualitäts- und Dokumentationspflichten unverändert weitergegeben werden.

Der AN hat die Leistungserbringung unverzüglich nach Vertragsbeginn aufzunehmen und innerhalb von [5] Arbeitstagen einen Mobilisierungsplan vorzulegen. Dieser hat mindestens die Projektorganisation des AN, die Benennung der Ansprechpartner, den Einarbeitungs- und Onboarding-Ansatz, den Zugriff auf Datenräume und Dokumentationssysteme, den Vorschlag für das initiale Termin- und Berichtswesen sowie die Prioritäten der ersten [30] Kalendertage zu enthalten. Binnen [10] Arbeitstagen nach Vertragsbeginn findet ein Kick-off-Termin statt, in dem Rollen, Kommunikationswege, Berichtstermine, Eskalationsstufen, Freigabeschritte, Datenformate und erste Liefergegenstände abgestimmt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt hat der AN alle internen Voraussetzungen zu schaffen, um ohne Anlaufverzug handlungsfähig zu sein.

Der AN erbringt seine Leistungen in enger Abstimmung mit dem AG und den vom AG benannten Projektbeteiligten. Aufgrund der Projektstruktur umfasst das Schnittstellenmanagement insbesondere die Zusammenarbeit mit dem AG als künftigem Nutzer, Betreiber oder sonstigen Bedarfsträger, mit dem Bauherrn bzw. den vom Bauherrn eingesetzten Projekt- und Planungsbeteiligten, mit Architekten und Fachplanern, mit Ausführungsunternehmen, mit späteren FM-, Sicherheits-, IT-, Medien-, Logistik-, Catering- und sonstigen betriebsrelevanten Stakeholdern sowie mit weiteren Nutzergruppen und Kooperationspartnern. Der AN hat Schnittstellen zu identifizieren, Konflikte, Lücken oder Doppelzuständigkeiten transparent zu machen und koordinierte Handlungsvorschläge zu unterbreiten. Ein unmittelbares Weisungsrecht gegenüber Dritten besteht nur, soweit der AG dieses schriftlich übertragen hat.

Der AN nimmt an den zur Vertragserfüllung erforderlichen Regel- und Sonderterminen teil. Vorgesehen sind mindestens [wöchentliche/zweiwöchentliche] operative Abstimmungen, [monatliche] Steuerungs- oder Statusgespräche sowie projektbezogene Workshops, Reviews und Baustellentermine. Über jeden Termin mit entscheidungsrelevanten Inhalten erstellt der AN innerhalb von [3] Arbeitstagen ein Ergebnisprotokoll mit Teilnehmern, Beschlüssen, Fristen, Verantwortlichkeiten und offenen Punkten. Zusätzlich legt der AN [monatlich] einen strukturierten Statusbericht vor, der Soll-Ist-Vergleich, Risiken, Abweichungen, Open Items, Mängel, Änderungsanträge und erforderliche Entscheidungen ausweist. Kritische Sachverhalte, die Termine, Kosten, Betriebssicherheit, Nutzbarkeit, Compliance, Nachhaltigkeitsziele oder sonstige wesentliche Projektziele gefährden, sind dem AG unverzüglich, spätestens innerhalb von [24] Stunden nach Kenntnis, anzuzeigen und zu eskalieren.

Der AG stellt dem AN die für die Vertragserfüllung erforderlichen Informationen, Planstände, Termine, Entscheidungen, Ansprechpartner, Zugänge und Systemrechte in angemessener Frist zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere Projekt- und Entscheidungsunterlagen, Raum- und Funktionsprogramme, Planstände, BIM-/CAD-Modelle, Dokumentenlisten, Terminpläne, Protokolle, Bieter- und Vertragsunterlagen, bestehende Betreiber-, IT-, Nachhaltigkeits- oder Sicherheitsvorgaben sowie der Zugang zu relevanten internen und externen Stakeholdern. Der AG benennt vertretungsberechtigte Ansprechpartner und stellt sicher, dass Freigaben, Stellungnahmen und Entscheidungen innerhalb der vereinbarten Fristen erfolgen. Verzögerungen oder Mehrkosten, die auf nicht rechtzeitig erbrachten Mitwirkungen des AG beruhen, sind nach Maßgabe dieses Vertrages und der gesetzlichen Vorschriften zu behandeln.

Die Vertragslaufzeit beginnt am [Vertragsbeginn] und endet mit der förmlichen Schlussabnahme sämtlicher beauftragten Leistungen, spätestens jedoch mit Abschluss der Follow-Service-Phase, sofern diese beauftragt wurde, oder mit wirksamer Vertragsbeendigung. Der Leistungszeitraum ist projektbezogen und kann nach Hauptleistungsphase, Leistungsstufen oder sonstigen Abruflogiken strukturiert werden. Vorgesehen ist eine Unterteilung in [Stufe 1: Projektaufsetzung / Nacharbeit Grundlagen], [Stufe 2: Planungsbegleitung], [Stufe 3: Ausführungs- und Vergabeunterstützung], [Stufe 4: Bau- und Inbetriebnahmebegleitung], [Stufe 5: Follow-Service-Phase]. Soweit der AG optionale Stufen vorsieht, entsteht ein Anspruch auf deren Ausführung und Vergütung erst mit gesondertem Abruf.

Soweit Termine von vorgelagerten Projektentscheidungen, Planungsständen, Vergaben, Baufortschritten, behördlichen Freigaben oder der Bereitstellung von Mitwirkungsleistungen abhängen, gelten sie als projektabhängige Termine. Festtermine sind nur solche Termine, die in Anlage [3/4] ausdrücklich als verbindliche Kalendertage bezeichnet sind.

Erkennt eine Partei, dass ein Meilenstein oder Liefertermin gefährdet ist, hat sie die andere Partei unverzüglich schriftlich zu informieren. Die Anzeige des AN muss mindestens die Ursache, den betroffenen Liefergegenstand, die voraussichtliche Terminabweichung, die Auswirkungen auf Folgeaktivitäten, die Verantwortlichkeit sowie konkrete Minderungs- und Beschleunigungsmaßnahmen enthalten. Der AN ist verpflichtet, alle zumutbaren Maßnahmen zur Schadens- und Terminminderung zu ergreifen und dem AG laufend über den Stand zu berichten. Entsprechendes gilt für durch den AG oder durch das Gesamtprojekt verursachte Störungen, soweit diese Einfluss auf die Leistung des AN haben. Unterlässt der AN eine rechtzeitige Anzeige, kann er sich auf die betreffende Behinderung nur berufen, soweit der AG die Umstände ohnehin kannte oder kennen musste.

Der AG kann die Leistungserbringung aus sachlichem Grund ganz oder teilweise suspendieren, insbesondere bei Projektunterbrechungen, ausstehenden Grundsatzentscheidungen, Haushaltsvorbehalten, vergabe- oder genehmigungsbedingten Anpassungen oder Sicherheitsgründen. Der AN hat in diesem Fall seine Leistungen geordnet herunterzufahren, Zwischenergebnisse zu sichern und dem AG die zur Fortführung erforderlichen Informationen zu übergeben. Soweit Verzögerungen oder Unterbrechungen nicht vom AN zu vertreten sind, werden die betroffenen Fristen angemessen verlängert; etwaige Vergütungsfolgen richten sich nach diesem Vertrag, dem vereinbarten Vergütungsmodell und den gesetzlichen Vorschriften. Fälle höherer Gewalt, Streiks, Pandemien, behördliche Anordnungen oder vergleichbare Ereignisse sind unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam in einem aktualisierten Termin- und Maßnahmenplan abzubilden.

Der AN hat seine Leistungen nach dem anerkannten Stand von Wissenschaft, Technik und Organisation, unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen und normativen Anforderungen sowie nach den projektbezogenen Zielen des AG zu erbringen. Dies umfasst insbesondere die lebenszyklusorientierte Betriebs- und Betreiberperspektive, die Anforderungen an Barrierefreiheit, Nutzerfreundlichkeit, Sicherheits- und Betriebslogik, die spätere Betriebsfähigkeit des Gebäudes, die Nachweis- und Dokumentationsqualität für einen öffentlichen Neubau sowie die Nachhaltigkeits- und Energieziele des Projekts. Soweit in den Vergabeunterlagen auf bestimmte technische, organisatorische oder branchenspezifische Standards Bezug genommen wird, gelten diese als Mindestmaßstab, soweit im Einzelfall keine strengeren projektbezogenen Anforderungen vereinbart sind.

Alle vom AN erstellten oder koordinierten Unterlagen sind vollständig, nachvollziehbar, versioniert, freigabefähig und in den vereinbarten Dateiformaten zu liefern. Soweit der AG nichts Abweichendes vorgibt, sind mindestens ein editierbares Arbeitsformat und ein unveränderbares PDF-Format vorzulegen. Der AN hat eine eindeutige Benennungs-, Versions- und Statuslogik zu verwenden, Entscheidungs- und Änderungsstände nachvollziehbar zu dokumentieren und sicherzustellen, dass Liefergegenstände mit den maßgeblichen Planständen, Protokollen und Datenstrukturen konsistent sind. Der AN hat projektbezogene Arbeitsunterlagen, Nachweise, Protokolle, Prüfvermerke und Korrespondenzen für mindestens [10] Jahre ab Schlussabnahme oder für die längere gesetzliche Frist revisionssicher aufzubewahren, soweit der AG nicht eine frühere Übergabe in ein durch den AG geführtes System verlangt.

Die Abnahmefähigkeit richtet sich nach diesem Vertrag und der in Anlage [3] enthaltenen Abnahmematrix. Der AN hat dem AG die Fertigstellung eines abnahmefähigen Liefergegenstands schriftlich anzuzeigen und die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen vollständig beizufügen. Der AG prüft den Liefergegenstand innerhalb von [10/15] Arbeitstagen nach vollständigem Eingang, sofern nicht wegen Umfang oder Komplexität eine längere, angemessene Prüffrist vereinbart wird. Die Abnahme erfolgt ausschließlich schriftlich; Teilabnahmen sind nur für ausdrücklich benannte Liefergegenstände möglich. Enthält der Liefergegenstand wesentliche Mängel, Widersprüche, Unvollständigkeiten oder ist er für den vertraglich vorgesehenen Zweck nicht nutzbar, kann der AG die Abnahme verweigern und eine angemessene Frist zur Nacherfüllung setzen. Die Fälligkeit meilensteinbezogener Vergütungsbestandteile setzt die Abnahme des zugehörigen Liefergegenstands voraus.

Teilabnahmen dienen der rechtlichen Klarstellung über den Leistungsstand bei abgeschlossenen Meilensteinen und begründen nur insoweit Abnahmewirkungen, wie dies für den konkret abgenommenen Liefergegenstand sachgerecht ist. Sie entlasten den AN nicht von der Pflicht, die Konsistenz und Brauchbarkeit des Gesamtwerks zu sichern. Die Schlussabnahme der Hauptleistungsphase erfolgt nach Lieferung und erfolgreicher Nacherfüllung aller für die Hauptleistungsphase geschuldeten Liefergegenstände, einschließlich der aktualisierten Dokumentation und der offenen Punkte in einem mit dem AG abgestimmten Umfang. Die Follow-Service-Phase wird – sofern beauftragt – gesondert abgeschlossen. Zwischenbesprechungen, informelle Freigaben, Verwendungsentscheidungen oder die Fortsetzung des Projekts mit einem vorläufigen Arbeitsergebnis gelten nicht als Teil- oder Schlussabnahme.

Ein Mangel liegt insbesondere vor, wenn ein Liefergegenstand von den vertraglichen Anforderungen, den vereinbarten Abnahmekriterien, der Leistungsbeschreibung, den dokumentierten Entscheidungen, anerkannten fachlichen Standards oder dem vertraglich vorausgesetzten Gebrauch abweicht. Mängel sind vom AN innerhalb der vom AG gesetzten, angemessenen Frist auf eigene Kosten zu beseitigen. Soweit dies zur Mangelbeseitigung erforderlich ist, hat der AN den Liefergegenstand vollständig neu vorzulegen und die Auswirkungen auf abhängige Unterlagen oder Datenbestände mitzuberücksichtigen. Schlägt die Nacherfüllung fehl, verweigert der AN sie oder verstreicht die Frist fruchtlos, stehen dem AG die gesetzlichen und vertraglichen Rechte zu, insbesondere Selbstvornahme, Minderung, Schadensersatz oder Kündigung aus wichtigem Grund.

Die Vergütung des AN richtet sich nach dem im Zuschlag einbezogenen Preis- und Vergütungsblatt gemäß Anlage [4]. Vorgesehen ist ein Vergütungsmodell aus [Pauschalhonoraren je Leistungsstufe / Meilenstein], [zeitbasierten Vergütungsbestandteilen für ausdrücklich so bezeichnete Leistungen], [gesonderter Vergütung für Zusatzleistungen] und [gesonderter Vergütung der Follow-Service-Phase]. Soweit Pauschalen vereinbart sind, decken diese sämtliche zur ordnungsgemäßen Herstellung des vereinbarten Werks erforderlichen Aufwendungen ab, einschließlich Koordination, interner Qualitätssicherung, Besprechungsvor- und -nachbereitung, üblicher Reisezeiten und üblicher Nebenkosten, soweit nicht ausdrücklich abweichend geregelt. Vergütung wird nur für Leistungen geschuldet, die vertragsgemäß erbracht, nach Maßgabe dieses Vertrages abgenommen oder – bei zeitbasierten Zusatzleistungen – ordnungsgemäß beauftragt und nachgewiesen wurden.

Leistungen außerhalb des vertraglichen Baseline-Umfangs sind nur dann zu vergüten, wenn sie vom AG ausdrücklich als Zusatzleistung oder Change Order beauftragt wurden oder nach zwingendem Gesetz ein Anspruch auf Anpassung besteht. Die Bewertung erfolgt nach den im Preisblatt vereinbarten Stundensätzen, Tagessätzen, Pauschalen oder sonstigen Bewertungsmaßstäben; fehlen solche, ist vor Leistungsbeginn eine schriftliche Preisvereinbarung zu treffen. Der AN hat bei jedem Änderungsangebot transparent darzustellen, welche Leistungen bereits vom Baseline-Umfang gedeckt sind und welche nur als Zusatzleistung angeboten werden. Leistungen, die der AN ohne wirksame Beauftragung erbringt, begründen keinen Vergütungsanspruch, sofern nicht ein unverzügliches Eingreifen zur Abwehr eines unmittelbaren Projekt- oder Schadensrisikos objektiv erforderlich war und der AG hierüber unverzüglich informiert wurde.

Nebenkosten sind nur insoweit separat erstattungsfähig, als dies im Preisblatt ausdrücklich vorgesehen ist. Ohne eine solche Regelung gelten insbesondere Bürokosten, Kommunikationskosten, Datenverarbeitung, Standardsoftware, übliche Reisekosten innerhalb [des vereinbarten Einsatzgebiets], Druck- und Kopierkosten, Besprechungsvorbereitung und interne Abstimmung als mit der Vergütung abgegolten. Gesondert erstattungsfähige Auslagen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des AG und sind mit prüffähigen Belegen nachzuweisen. Nicht erstattungsfähig sind Kosten, die durch Nacherfüllung, Mängelbeseitigung, ineffiziente Leistungserbringung oder unterlassene Koordination des AN verursacht wurden.

Rechnungen sind prüffähig, inhaltlich nachvollziehbar und unter Angabe der Vertragsnummer, des Projekts, der Leistungsstufe, des betroffenen Meilensteins, des Abnahmebezugs sowie – bei zeitbasierten Positionen – unter Beifügung prüffähiger Tätigkeitsnachweise einzureichen. Soweit Meilenstein- oder Pauschalvergütungen vereinbart sind, ist der Rechnung die zugehörige Abnahme- oder Freigabebestätigung beizufügen. Zahlungsfrist ist [30] Kalendertage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung. Der AG ist berechtigt, Zahlungen in angemessenem Umfang zurückzubehalten, soweit Liefergegenstände unvollständig, mangelhaft, nicht abgenommen oder nicht ordnungsgemäß dokumentiert sind. Die Zahlung bedeutet kein Anerkenntnis der Mängelfreiheit und ersetzt keine Abnahme.

Die Follow-Service-Phase dient der Stabilisierung des Übergangs vom Projekt in den Regelbetrieb und der strukturierten Bearbeitung der in der frühen Betriebsphase typischerweise auftretenden Optimierungs-, Koordinations- und Mängelthemen. Sie beginnt, sofern beauftragt, mit dem ersten der folgenden objektiven Trigger: (i) förmliche Übergabe an den künftigen Nutzer und Betreiber, (ii) Inbetriebnahme des Gebäudes oder wesentlicher Gebäudeteile für den Regelbetrieb, (iii) Aufnahme des regulären Nutzer- oder Publikumsbetriebs oder (iv) schriftliche Aktivierungsmitteilung des AG. Der genaue Startzeitpunkt wird in Anlage [5] oder durch eine Aktivierungsmitteilung des AG festgelegt.

Die initiale Dauer der Follow-Service-Phase beträgt [6/12] Monate ab Aktivierung, sofern in Anlage [5] nichts Abweichendes festgelegt ist. Der AG ist berechtigt, die Follow-Service-Phase durch schriftliche Erklärung um bis zu [2 x 3] Monate oder bis zu einer Gesamtdauer von [18/24] Monaten zu verlängern, soweit dies aus betriebs-, mängel- oder projektbezogenen Gründen erforderlich ist. Ebenso kann der AG die Follow-Service-Phase verkürzen oder vorzeitig beenden, wenn die vertraglichen Ziele erreicht sind oder die Leistungen nicht mehr benötigt werden. Vergütungsfolgen richten sich nach Anlage [5] und Abschnitt 10, soweit dort preisgleitungsfähige Bestandteile geregelt sind.

Der AN erbringt in der Follow-Service-Phase die in Anlage [5] beschriebenen Unterstützungsleistungen, ohne die technische Leistungsbeschreibung zu duplizieren. Dazu gehören typischerweise die Stabilisierung von Betreiber- und Serviceprozessen, die strukturierte Verfolgung offener Punkte und Mängel, die Unterstützung bei Anlagen- und Prozessoptimierungen, die Auswertung früher Betriebsdaten, die Abstimmung von Nutzerfeedback, die Begleitung von Übergaben an Linienorganisationen, die Fortschreibung relevanter Betriebs- und Nutzungsdokumente, die Unterstützung bei der Nachjustierung von Service-Leveln sowie die Herleitung konkreter Handlungsempfehlungen für den AG. Operative Regelleistungen des laufenden Gebäudebetriebs werden dadurch nicht auf den AN übertragen.

Für die Follow-Service-Phase benennt der AN mindestens einen durchgängigen Hauptansprechpartner sowie eine qualifizierte Stellvertretung. Soweit in Anlage [5] nichts Abweichendes geregelt ist, stellt der AN eine Erreichbarkeit an Werktagen von [08:00] bis [18:00] Uhr sicher. Kritische Themen mit Einfluss auf Betriebssicherheit, Verfügbarkeit, Nutzerzugang, Veranstaltungsbetrieb oder erhebliche Termin- bzw. Budgetrisiken sind innerhalb von [4] Arbeitsstunden zu beantworten und in einem Maßnahmenpfad zu erfassen; nichtkritische Themen innerhalb von [2] Arbeitstagen. Der AN hat sicherzustellen, dass wesentliche Wissens- und Ansprechpartnerkontinuität gegenüber der Hauptleistungsphase erhalten bleibt.

Zum Abschluss der Follow-Service-Phase erstellt der AN einen strukturierten Schlussbericht, mindestens bestehend aus Status der offenen Punkte, Mängel- und Maßnahmenübersicht, Bewertung der Stabilisierung des Betriebs, Empfehlungen für Restmaßnahmen, Dokumentationsnachführung, Übergabe an die Linienorganisation und einer Zusammenstellung noch fortbestehender Risiken oder Abhängigkeiten. Der Abschluss der Follow-Service-Phase erfolgt durch förmliche Abnahme des Abschlussberichts und der sonstigen in Anlage [5] als abnahmefähig bezeichneten Liefergegenstände. Mit dieser Abnahme enden die laufenden Unterstützungsleistungen, unbeschadet fortbestehender Mängel- oder Haftungsansprüche aus zuvor abgenommenen Leistungen.

Die Preisgleitung gilt ausschließlich für diejenigen Vergütungsbestandteile, die in Anlage [4] und Anlage [5] ausdrücklich als preisgleitungsfähig gekennzeichnet sind. Dies können insbesondere zeitbasierte Stundensätze oder Tagessätze für Zusatzleistungen, laufende Retainer oder Monatspauschalen der Follow-Service-Phase sowie sonstige wiederkehrende, noch nicht vollständig bei Angebotsabgabe wirtschaftlich determinierbare Leistungsbestandteile sein. Nicht preisgleitungsfähig sind grundsätzlich einmalige Festpreise, pauschalierte Meilensteinvergütungen für die Hauptleistungsphase, Nebenkostenpauschalen sowie bereits vollständig erbrachte Leistungen, es sei denn, der AG bestimmt in Anlage [4] ausdrücklich etwas anderes.

Preisgrundlage ist der Stand des finalen Angebots zum Basisdatum [Tag des Ablaufs der BAFO-Frist / Datum]. Als Referenzindex wird der in Anlage [6] festgelegte objektive Preisindex oder Indexkorb verwendet. Das Preisblatt bzw. die Preisgleitungsanlage bestimmt Bezeichnung, Herausgeber, Basisjahr, Berechnungslogik und einen etwaigen Nachfolge- oder Ersatzindex. Der zum Basisdatum maßgebliche veröffentlichte Indexwert wird als Basisindex I0 in Anlage [6] dokumentiert.

Eine Anpassung erfolgt höchstens einmal je [12] Monate und frühestens zum [01. Januar / Jahrestag des Leistungsbeginns] nach Ablauf von [12] Monaten seit dem Basisdatum. Soweit in Anlage [6] nichts Abweichendes geregelt ist, gilt folgende Formel: Neuer Preis = Ausgangspreis × [0,20 + 0,80 × (It / I0)]. Dabei ist It der am Anpassungsstichtag zuletzt veröffentlichte maßgebliche Indexwert. Der nicht indexierte Anteil von [20] % bildet das unternehmerische Fixum; der indexierte Anteil von [80] % bildet die preisgleitungsfähige Kostenkomponente ab. Preisänderungen wirken sowohl bei Indexsteigerungen als auch bei Indexrückgängen. Ergebnisse sind kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen zu runden.

Eine Anpassung findet nur statt, wenn die rechnerische Änderung gegenüber dem zuletzt gültigen Preis mindestens [2] % beträgt. Der Anpassungseffekt ist pro Anpassungszeitraum auf maximal [5] % nach oben oder unten begrenzt, soweit zwingendes Recht nichts anderes erfordert. Eine rückwirkende Anpassung für bereits abgerechnete Leistungszeiträume ist ausgeschlossen. Für Zeiträume der Suspendierung, für bereits vollständig abgenommene Festpreis-Meilensteine und für Leistungen, deren Vergütung bereits durch ein gesondertes Änderungsangebot neu kalkuliert wurde, findet keine zusätzliche Preisgleitung statt.

Der AN hat eine Preisgleitung schriftlich zu beantragen und die Berechnung nachvollziehbar darzustellen. Der Antrag muss mindestens den betroffenen Vergütungsbestandteil, den bisherigen Preis, I0, It, die Rechenformel, den Anpassungsbetrag, den beantragten Wirksamkeitszeitpunkt sowie einen Nachweis der veröffentlichten Indexwerte enthalten. Der AG prüft den Antrag innerhalb von [20] Arbeitstagen. Eine Anpassung wird nicht automatisch, sondern erst mit schriftlicher Bestätigung des AG oder nach Maßgabe einer in Anlage [6] geregelten automatischen Prüflogik wirksam. Der AG ist berechtigt, ergänzende Unterlagen zur Plausibilisierung anzufordern.

Beginnt die Follow-Service-Phase innerhalb von [12] Monaten nach dem Basisdatum, gilt für die initiale Laufzeit grundsätzlich der bei Angebotsabgabe vereinbarte Preis. Beginnt sie später oder wird sie verlängert, ist zu Beginn der Follow-Service-Phase bzw. zu Beginn eines Verlängerungszeitraums der nach diesem Abschnitt ermittelte angepasste Preis maßgeblich, soweit die betreffenden Vergütungsbestandteile in Anlage [5] als preisgleitungsfähig ausgewiesen sind. Damit wird sichergestellt, dass lang nach dem Basisdatum liegende Nachlaufleistungen wirtschaftlich abbildbar bleiben, ohne die Preisbindung der Hauptleistungsphase unnötig aufzubrechen.

Änderungen des Leistungsumfangs können vom AG angeordnet oder vom AN schriftlich vorgeschlagen werden. Maßgeblich ist stets ein formeller Änderungsprozess. Besprechungsprotokolle, E-Mails mit Sachfragen, fachliche Hinweise, Prüfvermerke oder Planungsdiskussionen stellen für sich genommen keine vergütungsrelevante Leistungsänderung dar. Der AN ist verpflichtet, dem AG unverzüglich anzuzeigen, wenn er eine Weisung, Entscheidung oder Entwicklung als potenzielle Leistungsänderung ansieht. Unterlässt er dies, kann er hieraus später nur Rechte herleiten, soweit der Änderungscharakter für den AG offenkundig war.

Nach Eingang eines Änderungsverlangens hat der AN innerhalb von [10] Arbeitstagen oder innerhalb einer projektangemessenen Frist ein Änderungsangebot vorzulegen. Dieses muss mindestens die Beschreibung der Änderung, die Abgrenzung zur Baseline-Leistung, Auswirkungen auf Umfang, Termine, Ressourcen, Abnahmekriterien, Schnittstellen, Dokumentation, Preis und Risiken sowie einen Vorschlag für die vertragliche Umsetzung enthalten. Änderungen werden erst verbindlich, wenn sie von den hierzu vertretungsberechtigten Personen des AG schriftlich freigegeben wurden oder soweit dem AG ein gesetzliches Anordnungsrecht zusteht. Der AN ist nicht berechtigt, eigenmächtig Leistungsumfang, Besetzungsgrad oder Terminlogik zu ändern.

Freigegebene Änderungen werden Bestandteil des Vertrages durch Change Order, Nachtrag oder aktualisierte Anlage. In der Änderungsvereinbarung sind mindestens der neue Leistungsumfang, betroffene Liefergegenstände, etwaige Änderungen von Fristen und Meilensteinen, Vergütungsfolgen, erforderliche Mitwirkungsleistungen des AG sowie Auswirkungen auf Teil- oder Schlussabnahmen festzulegen. Führt eine Änderung zu Folgewirkungen auf bereits erstellte Unterlagen, hat der AN diese Folgewirkungen transparent zu benennen. Ohne ausdrückliche Regelung ändert eine Leistungsänderung nicht automatisch die übrigen Vertragsbestimmungen.

Der AN haftet nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit dieser Vertrag nichts Abweichendes vorsieht. Eine Haftungsbegrenzung gilt nicht für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Ansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, für arglistig verschwiegene Mängel sowie für Ansprüche aus zwingenden datenschutz- oder urheberrechtlichen Freistellungsverpflichtungen. Für einfach fahrlässig verursachte Sach- und Vermögensschäden kann die Haftung – soweit vergaberechtlich und zivilrechtlich zulässig – auf [Betrag je Schadensfall] und auf [Betrag je Vertragsjahr / zweifache Auftragssumme] insgesamt begrenzt werden; dies gilt nicht bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, wobei die Haftung insoweit auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden beschränkt bleibt. Mittelbare Schäden, entgangener Gewinn oder Folgeschäden sind nur dann ausgeschlossen, wenn und soweit dies in Anlage [7] ausdrücklich und rechtlich wirksam geregelt ist.

Der AN hat während der gesamten Vertragslaufzeit und mindestens bis zum Ablauf der maßgeblichen Mängelhaftungsfristen eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung vorzuhalten. Die Mindestdeckungssummen betragen [Betrag] für Personenschäden, [Betrag] für Sachschäden und [Betrag] für Vermögensschäden je Schadensfall; soweit Leistungen mit erhöhtem Daten- oder Cyberrisiko beauftragt sind, ist zusätzlich eine entsprechende Cyber-/Datenschutzdeckung in angemessener Höhe vorzuhalten. Der AN hat den Versicherungsschutz vor Vertragsbeginn und auf Verlangen des AG jährlich nachzuweisen. Reduzierungen, Kündigungen oder Deckungslücken sind dem AG unverzüglich anzuzeigen.

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit dieser Vertrag keine längere Frist vorsieht. Für abgenommene werkvertragliche Liefergegenstände beträgt sie mindestens [5] Jahre ab der jeweiligen Abnahme, sofern nicht zwingendes Recht oder die Natur des Liefergegenstands eine andere Frist vorgibt. Für Liefergegenstände der Follow-Service-Phase beginnt die Mängelhaftungsfrist mit deren gesonderter Abnahme. Nacherfüllungsleistungen verlängern die Verjährung nach den gesetzlichen Regeln nur für den betroffenen Mangel bzw. den nachgebesserten Teil, soweit gesetzlich vorgesehen.

Der AN hat sämtliche ihm im Zusammenhang mit dem Projekt bekannt werdenden nicht offenkundigen technischen, betrieblichen, wirtschaftlichen, organisatorischen, nutzerbezogenen oder vergaberelevanten Informationen vertraulich zu behandeln und nur zum Zweck der Vertragserfüllung zu verwenden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, soweit sie für die Vertragserfüllung erforderlich ist und der betreffende Dritte zuvor mindestens in gleichem Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet wurde. Öffentliche Aussagen, Referenznennungen, Presseinformationen oder Veröffentlichungen zum Projekt bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des AG. Die Vertraulichkeitspflichten gelten über die Vertragsbeendigung hinaus fort.

Soweit der AN personenbezogene Daten verarbeitet, hat er sämtliche anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag des AG, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Der AN hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten, Projektinformationen, BIM-/CAD-/CAFM-Daten, geteilten Datenräumen, Zugangsdaten und sonstigen digitalen Artefakten umzusetzen. Sicherheitsvorfälle, Datenschutzverletzungen oder unbefugte Zugriffe sind dem AG unverzüglich, spätestens innerhalb von [24] Stunden nach Bekanntwerden, anzuzeigen. Bei Vertragsende sind Daten und Zugänge nach Weisung des AG geordnet zu übergeben, zurückzugeben oder datenschutzkonform zu löschen.

Mit Zahlung der geschuldeten Vergütung erhält der AG an allen im Rahmen dieses Vertrages erstellten oder für das Projekt angepassten Arbeitsergebnissen ein einfaches, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht für sämtliche Zwecke des Projekts, des späteren Betriebs, der Instandhaltung, Instandsetzung, Änderung, Erweiterung, Vergabe, Dokumentation, Prüfung, Zertifizierung und Fortführung durch Dritte. Das Nutzungsrecht umfasst auch die Befugnis, Arbeitsergebnisse an Bauherr, Bauverwaltung, Planer, Ausführende, Betreiber, Prüfer, Fördermittelgeber und Ersatzauftragnehmer weiterzugeben und für das Projekt bearbeiten zu lassen. Vorexistentes Know-how, Standardmethoden und allgemeine Vorlagen des AN bleiben dessen Eigentum; der AN hat dem AG jedoch insoweit ein projektbezogen ausreichendes Nutzungsrecht einzuräumen, dass keine projektgefährdende Abhängigkeit entsteht.

Der AG kann den Vertrag nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften und der vertraglich vereinbarten Kündigungsrechte kündigen, soweit diese für Werkverträge anwendbar sind. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den AG insbesondere vor, wenn der AN wesentliche Vertragspflichten trotz angemessener Fristsetzung erheblich verletzt, wiederholt mangelhaft leistet, vertrauliche Informationen unbefugt offenlegt, erforderlichen Versicherungsschutz nicht vorhält oder in einer Weise in Verzug gerät, die das Projekt gefährdet. Kündigungen bedürfen der in Abschnitt 15.1 geregelten Form.

Im Fall der Beendigung hat der AN sämtliche bis dahin erstellten Unterlagen, Daten, Register, offenen Punkte, Zwischenergebnisse und sonstigen für die Projektfortführung erforderlichen Informationen unverzüglich in geordneter Form an den AG zu übergeben. Vergütet werden vertragsgemäß erbrachte und für den AG verwertbare Leistungen. Nicht fertiggestellte Liefergegenstände sind mit ihrem Bearbeitungsstand offenzulegen; soweit sie für die Projektfortführung nutzbar sind, erhält der AG hieran die in Abschnitt 13.3 geregelten Rechte gegen Zahlung der hierfür geschuldeten bzw. nachweisbar angemessenen Vergütung. Weitergehende Ansprüche des AG wegen Pflichtverletzung oder aus wichtigem Grund bleiben unberührt.

Der AN ist verpflichtet, den AG oder einen Ersatzauftragnehmer während einer geordneten Übergangsphase in angemessenem Umfang zu unterstützen, damit die Projektkontinuität gewahrt bleibt. Dies umfasst insbesondere die Erläuterung des Bearbeitungsstands, die Übergabe der Datenstruktur, die Einweisung in offene Risiken, Fristen, Entscheidungsstände und Schnittstellen sowie die Teilnahme an Übergabegesprächen. Soweit die Beendigung vom AN zu vertreten ist, ist die Übergangsunterstützung ohne zusätzliche Vergütung geschuldet; im Übrigen erfolgt eine Vergütung nur, soweit dies in Anlage [8] oder in einer gesonderten Vereinbarung vorgesehen ist.

Rechtsverbindliche Erklärungen im Zusammenhang mit diesem Vertrag dürfen nur durch die in Anlage [1] benannten vertretungsberechtigten Personen oder deren schriftlich benannte Vertretungen abgegeben werden. Für die laufende Projektkommunikation genügt Textform, insbesondere per E-Mail über die benannten Projektadressen, soweit dieser Vertrag nicht ausdrücklich eine strengere Form vorsieht. Kündigungen, wesentliche Leistungsänderungen, Abnahmen und Erklärungen über die Geltendmachung von wesentlichen Mängeln oder Schadenersatzansprüchen bedürfen mindestens der Textform; soweit gesetzlich Schriftform erforderlich ist, bleibt diese unberührt.

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages einschließlich der Änderung dieser Klausel bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Im Vergabeverfahren abgegebene Erklärungen werden nur Bestandteil des Vertrages, wenn sie nach Maßgabe von Abschnitt 3 ausdrücklich übernommen wurden. Bei Widersprüchen zwischen der Originalfassung und einer etwaigen englischen Übersetzung ist – sofern der AG nichts anderes bestimmt – die Originalfassung maßgeblich.

Es gilt das in Anlage [Vertragsdatenblatt] bestimmte Recht [anwendbares Recht]. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, [zuständiges Gericht / Sitz des AG]. Zwingende gesetzliche Zuständigkeitsvorschriften bleiben unberührt.

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam, undurchführbar oder lückenhaft sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung tritt eine solche zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen und vertraglichen Zweck möglichst nahekommt. Dieser Vertrag einschließlich seiner wirksam einbezogenen Anlagen bildet die vollständige Vereinbarung der Parteien über den Vertragsgegenstand.