Unterzeichneter Vertrag

Auftraggeber ist [Vollständige rechtliche Bezeichnung des Auftraggebers], [Straße, Hausnummer], [Postleitzahl, Ort], [Land], handelnd durch [Organisationseinheit/Fachbereich], vertreten durch [Name, Funktion].
Sofern der Auftraggeber nicht identisch mit Eigentümer, Bauherr, Bauverwaltung, Betreiber oder sonstigen Projektrollen ist, ist seine vertragliche Rolle in Anhang B oder in den Vertragskontrolldaten eindeutig zu beschreiben.

Auftragnehmer ist [Vollständige rechtliche Bezeichnung des Auftragnehmers], [Rechtsform], [eingetragener Sitz], [Registergericht und Registernummer], [Umsatzsteuer-/Steuer-ID, soweit anzugeben], vertreten durch [Name, Funktion].
Bei einer Bietergemeinschaft oder sonstigen mehrgliedrigen Struktur sind die Zusammensetzung, die federführende Einheit sowie die rechtsverbindliche Vertretungsregelung vollständig anzugeben.

Die unterzeichnenden Personen erklären, dass sie zur rechtsverbindlichen Unterzeichnung dieses Vertrages befugt sind.
Die Grundlage der Zeichnungsbefugnis ist je Partei anzugeben, insbesondere [Gesetzliche Vertretung], [Handelsregistereintragung], [Vollmacht], [Organbeschluss] oder [interne Zeichnungsregelung].
Auf Verlangen sind Nachweise über die Vertretungsbefugnis in die Vergabe- oder Vertragsakte aufzunehmen.

Es ist anzugeben, ob der Vertrag mit einem Einzelunternehmen, mit dem bevollmächtigten Mitglied einer Bietergemeinschaft, mit einer Projektgesellschaft oder mit einer sonst zulässigen Struktur geschlossen wird.
Soweit Nachunternehmer oder verbundene Unternehmen für wesentliche Leistungsteile vorgesehen sind, ist deren Status gemäß der endgültig bezuschlagten Vertragslage in den einschlägigen Anlagen oder im Organisationsplan auszuweisen.
Die Verantwortung des Auftragnehmers für die ordnungsgemäße und vollständige Vertragserfüllung bleibt hiervon unberührt.

Dieser Vertrag steht im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren „Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb“ unter der Referenz [Vergabereferenz/Fallnummer/Aktenzeichen].
Der Vertrag wird ausschließlich auf Grundlage der in diesem Verfahren final festgelegten und vergaberechtskonform dokumentierten Ergebnisse geschlossen.

Der Vertrag kommt auf Grundlage des erfolgreichen endgültigen Angebots des Auftragnehmers vom [Datum] in der durch Verhandlungen, Klarstellungen und ausdrücklich einbezogene Endfassungen konkretisierten Form zustande.
Mit Zuschlag und Annahme werden die in diesem Vertrag sowie seinen bindenden Anlagen niedergelegten kaufmännischen, technischen, terminlichen und organisatorischen Inhalte verbindlich.

Zur Stützung der Vertragsakte sind zumindest folgende Verfahrensschritte referenziert: [Veröffentlichung/Einladung], [Teilnahmewettbewerb], [Einladung zur Angebotsabgabe], [Verhandlungsrunden], [Aufforderung zur Abgabe des endgültigen Angebots], [Zuschlagsentscheidung], [Ablauf etwaiger Vorabinformations- und Wartepflichten], [Vertragsschluss über das Beschaffungsportal].
Die Einzelheiten dieser Verfahrensschritte müssen nicht in der Vertragsurkunde wiedergegeben werden, sind jedoch in der Vergabeakte nachvollziehbar dokumentiert zu halten.

Gegenstand dieses Vertrages sind die dem Auftragnehmer zugewiesenen Planungs- und Baubegleitungsleistungen für [Projektbezeichnung] gemäß dem endgültig bezuschlagten Leistungsbild.
Die Leistungen dienen dazu, die vereinbarten Anforderungen an Betriebsfähigkeit, Nutzbarkeit, Koordination, Qualität, Dokumentation, Kosten- und Lebenszyklusorientierung sowie den strukturierten Übergang in Inbetriebnahme, Übergabe und gegebenenfalls Anlaufbetrieb vertraglich abgesichert zu unterstützen.

Der Leistungsbezug erstreckt sich auf [Projekt/Programm/Objekt/Standort/Portfolio/Teilabschnitt] gemäß Anhang B.
Soweit das Projekt mehrere Gebäude, Teilprojekte, Ausbaustufen, Außenanlagen, technische Infrastrukturen oder Betriebsbereiche umfasst, sind deren Zuordnung und Abgrenzung in Anhang B eindeutig festgelegt.
Soweit der Auftraggeber spätere Nutzer- oder Betreiberinteressen vertritt, ohne selbst Bauherr aller Maßnahmen zu sein, ist diese Rollenkonstellation bei der Leistungserbringung zu berücksichtigen.

Vertragsgegenständlich ist ausschließlich der endgültig bezuschlagte Leistungsumfang. Nicht beauftragte Leistungen, Optionen, Vorbehalte, Annahmen oder Begleitwünsche werden nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich in den Vertragsdokumenten enthalten sind.
Der Auftragnehmer ersetzt weder Objekt- noch Fachplaner, Bauüberwachung, Rechtsberatung, Vergabestelle, Prüfsachverständige oder ausführende Unternehmen, soweit diese Rollen nicht ausdrücklich Vertragsgegenstand sind.
Der Auftragnehmer hat seine Leistungen an den definierten Schnittstellen zu Planern, Beratern, ausführenden Unternehmen, Prüfstellen, Nutzervertretungen, Betreiberfunktionen, Dienstleistern und Auftraggeberstrukturen koordiniert und widerspruchsfrei einzubringen.
Leistungsgrenzen, Mitwirkungsbeiträge Dritter, Freigabepunkte und Informationsschnittstellen sind in Anhang B oder Anhang D verbindlich beschrieben.

• die fachliche Begleitung von Planung und Ausführung aus Sicht der späteren Nutzbarkeit, Betriebsfähigkeit, Instandhaltbarkeit, Zugänglichkeit, Sicherheit, Qualität, Nachhaltigkeit und Lebenszykluswirtschaftlichkeit;

• die strukturierte Ableitung, Konsolidierung und Fortschreibung betriebs-, nutzer-, service- und funktionsbezogener Anforderungen, soweit dies zum bezuschlagten Leistungsumfang gehört;

• die Prüfung und Kommentierung von Planständen, Ausschreibungsunterlagen, Schnittstellen, Konzepten und Ausführungsständen unter dem Blickwinkel des späteren Betriebs und der vereinbarten Projektziele;

• die Mitwirkung an Betriebs-, Nutzungs-, Service-, Sicherheits-, Logistik-, Reinigungs-, Entsorgungs-, Flächen-, Arbeitsplatz-, Umzugs-, Energie-, Nachhaltigkeits-, Dokumentations- und Datenkonzepten, soweit diese Leistungen Vertragsbestandteil sind;

• die Unterstützung bei Dokumentations- und Datenstrukturen für Übergabe, Inbetriebnahme, Anlageninformationen, Betriebsunterlagen, Kennzeichnung, Prüfnachweise und digitale Datenübergabe;

• die Mitwirkung bei Inbetriebnahme-, Abnahme-, Übernahme- und Übergangsprozessen einschließlich der betriebsbezogenen Schnittstelle zu Mängel- und Gewährleistungsthemen, soweit beauftragt;

• die Teilnahme an Besprechungen, Reviews, Begehungen, Berichten, Entscheidungs- und Eskalationsprozessen nach Maßgabe des vereinbarten Governance-Rahmens;

• die Berücksichtigung vereinbarter Zielsetzungen zu Energieeffizienz, Ressourcenschonung, niedrigen Folgekosten, Resilienz, Barrierefreiheit, Flexibilität, Datenqualität und späterem Servicebetrieb;

• die Wahrung der Interessen des Auftraggebers innerhalb der vereinbarten Rolle und ohne unzulässige Abweichung von den freigegebenen Vertragsdokumenten.

Die endgültige Vertragsurkunde besteht aus dieser unterzeichneten Haupturkunde sowie den ausdrücklich einbezogenen Anlagen.
Zum verbindlichen Vertragspaket gehören insbesondere: die Haupturkunde, die finalen Preis- und Honorarunterlagen, der finale Leistungs- bzw. Serviceanhang, ausdrücklich einbezogene Verhandlungs- oder Klarstellungsprotokolle, der finale Organisations- bzw. Schlüsselpersonenanhang sowie der Nachweis des portalbasierten Vertragsschlusses.
Weitere Dokumente werden nur Vertragsbestandteil, wenn sie ausdrücklich als bindend bezeichnet und in die Rangfolge aufgenommen sind.

• diese unterzeichnete Vertragsurkunde einschließlich ihrer individualvertraglichen Eintragungen;

• ausdrücklich als bindend einbezogene Nachtrags- oder Abweichungsdokumente aus dem Verhandlungsergebnis;

• finale Preis- und Honorarunterlagen;

• finaler Leistungs- bzw. Serviceanhang;

• ausdrücklich einbezogene endgültige Angebotsbestandteile des erfolgreichen Bieters;

• sonstige ausdrücklich einbezogene Vergabeunterlagen in der finalen Fassung.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil, sofern ihre Geltung nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wird.

Alle im Verhandlungsverfahren vereinbarten Abweichungen von früheren Entwurfs- oder Ausschreibungsständen gelten nur insoweit, als sie in dieser Vertragsurkunde oder in einer ausdrücklich einbezogenen Anlage eindeutig abgebildet sind.
Mündliche Verhandlungsergebnisse, Besprechungsnotizen oder informelle Kommentierungen entfalten keine Vertragswirkung, sofern sie nicht nachweisbar in die Endfassung übernommen wurden.

Nicht finale Entwürfe, frühere Angebotsversionen, unverbindliche Präsentationen, informelle E-Mails, nicht freigegebene Bearbeitungsstände und sonstige vorvertragliche Kommunikation sind nicht bindend, soweit sie nicht ausdrücklich in die Vertragsurkunde einbezogen wurden.
Die Vertragsparteien bestätigen, dass allein die hier fixierte Endfassung die Vertragsbeziehung vollständig und abschließend wiedergibt.

Die Vergütung erfolgt nach dem in Anhang A festgelegten Modell als [Pauschalhonorar] / [stufenbezogenes Honorar] / [Zeithonorar auf Basis verbindlicher Einheitssätze] / [Mischmodell].
Die gewählte Vergütungsstruktur gilt ausschließlich für den endgültig bezuschlagten Leistungsumfang und die ausdrücklich vereinbarten Optionen.

Der verbindliche Vertragspreis beträgt [Betrag] [Währung] zuzüglich [anwendbarer Steuern, soweit auszuweisen] oder ergibt sich aus dem in Anhang A enthaltenen verbindlichen Preisblatt.
Anhang A enthält die abschließende Preisgliederung einschließlich etwaiger Stufen, Meilensteine, Einzelpreise, Einheitssätze, Optionspreise, Pauschalen, Tagessätze oder sonstiger kaufmännischer Parameter.
Soweit Preisannahmen, Obergrenzen, Budgetdeckel oder Abrufvolumina vereinbart sind, sind diese in Anhang A eindeutig bezeichnet.

Die Abrechnung erfolgt nach den in Anhang A und dieser Vertragsurkunde festgelegten Zahlungsgrundsätzen.
Rechnungen dürfen nur für vertragsgemäß erbrachte, prüfbare und gegebenenfalls freigegebene Leistungen gestellt werden.
Soweit Meilensteine, Leistungsstufen, Teilabnahmen, Berichtsstände oder sonstige Fälligkeitsvoraussetzungen vereinbart sind, sind diese eindeutig zu benennen.
Rechnungen müssen die Vertrags- bzw. Referenznummer, den Leistungszeitraum, die zugehörige Leistungsstufe oder den Meilenstein sowie die prüfbaren Nachweise enthalten.

Der Vertrag beginnt mit [Datum] oder mit Eintritt des in den Vertragskontrolldaten definierten Auslösers für den Vertragsbeginn.
Der Leistungsbeginn erfolgt am [Datum] oder mit [Abruf / Zuschlag / Auftragsschreiben / Portalfreigabe / sonstiger Trigger].
Die Vertragsdauer endet mit [Datum], mit dem Abschluss der letzten vertraglich geschuldeten Leistung oder mit dem Eintritt des in Anhang A oder Anhang B definierten Endereignisses.
Soweit Leistungsstufen, Planungsphasen, Bauabschnitte, Inbetriebnahmephasen, Übergabe- oder Nachlaufphasen vereinbart sind, werden diese in Anhang A oder B terminlich zugeordnet.

Nur die ausdrücklich vereinbarten Regelungen zu Nebenkosten, Auslagen, Preisfortschreibung, Indexierung, Optionen, Verlängerungen, Mengenänderungen, Nachträgen oder Variationen sind anwendbar.
Fehlt eine ausdrückliche Regelung, gelten Nebenkosten und gewöhnliche projektbedingte Nebenleistungen als mit der vereinbarten Vergütung abgegolten, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht.
Zusätzliche Vergütung für geänderte oder zusätzliche Leistungen setzt die Einhaltung des vereinbarten Änderungsmechanismus voraus.

Auftragnehmerseitig sind mindestens [Projektleiter], [stellvertretender Projektleiter], [weitere Schlüsselperson/Fachfunktion] als Schlüsselpersonen benannt, soweit Anhang D nichts Abweichendes bestimmt.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Schlüsselpersonen mit der vereinbarten Qualifikation und Verfügbarkeit eingesetzt werden.
Ein Austausch benannter Schlüsselpersonen bedarf, sofern vertraglich vorgesehen, der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers oder mindestens einer gleichwertigen Ersatzbenennung nach dem in Anhang D festgelegten Verfahren.
Auftraggeberseitig sind mindestens [Vertragsverantwortlicher], [Projektverantwortlicher], [fachlicher Ansprechpartner] und [Freigabestelle] zu benennen.

Die Zusammenarbeit erfolgt nach dem vereinbarten Governance-Modell mit [Jour fixe], [Lenkungsterminen], [Planungs- und Koordinationssitzungen], [Baubesprechungen], [Prüfberichten], [Monatsberichten], [Risikoberichten] und [Entscheidungsvorlagen], soweit vereinbart.
Berichtswege, Freigabestufen, Protokollverantwortung, Fristen zur Stellungnahme und Eskalationswege werden in Anhang D oder im Kommunikationsplan eindeutig festgelegt.
Entscheidungen des Auftraggebers, die Auswirkungen auf Leistung, Termine, Vergütung, Schnittstellen oder Qualität haben, sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der Auftragnehmer koordiniert seine Leistungen mit allen für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung relevanten Schnittstellenpartnern, insbesondere mit Planern, Fachberatern, ausführenden Unternehmen, Betreiber- oder Nutzervertretern, Dienstleistern, Prüfinstanzen und internen Stellen des Auftraggebers, soweit diese Rollen projektseitig vorhanden sind.
Schnittstellenkonflikte, Informationslücken, Verantwortungsüberschneidungen und abweichende Planungsannahmen sind unverzüglich zu identifizieren, schriftlich anzuzeigen und mit Lösungsvorschlag zu adressieren.
Der Auftragnehmer bleibt für die Vollständigkeit und Konsistenz seiner vertraglich geschuldeten Beiträge verantwortlich.

Nach Vertragsausführung dürfen Änderungen, Ergänzungen, Zusatzleistungen, Terminverschiebungen oder Leistungsumstellungen nur über den vertraglich vorgesehenen Änderungs- und Weisungsprozess ausgelöst werden.
Jede vertragsrelevante Änderung ist mindestens unter Angabe von Anlass, Leistungsinhalt, Terminwirkung, Vergütungswirkung, Schnittstellenwirkung und Freigabestatus zu dokumentieren.
Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen, wenn sie Vertragsrelevanz entfalten sollen.
Ohne ordnungsgemäße Anordnung oder Freigabe besteht kein Anspruch auf zusätzliche Vergütung, es sei denn, zwingendes Recht sieht etwas anderes vor.

Der Vertrag wird über das eingesetzte Beschaffungs- oder Vergabeportal [Bezeichnung/Funktion des Portals] oder über das in den Vertragskontrolldaten bezeichnete elektronische Verfahren abgeschlossen.
Der im Portal dokumentierte Abschlussvorgang ist Bestandteil des Nachweises über das Zustandekommen des Vertrages.

Die Annahme kann durch qualifizierte elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur, textförmige Portalannahme, dokumentierten Zuschlagsmechanismus oder eine sonst rechtlich wirksame Ausführungsform erfolgen, soweit dies im Verfahren zugelassen und in den Vertragskontrolldaten festgelegt ist.
Soweit zusätzlich eine körperliche Unterzeichnung oder eine gesonderte Signaturseite vorgesehen ist, hat diese dieselbe Vertragsfassung wiederzugeben wie die portalbasierte Endversion.
Die Vertragsparteien erkennen die in den Vertragskontrolldaten bezeichnete Ausführungsform als verbindlich an.

Der Vertrag wird wirksam mit [Zeitpunkt der letzten Signatur] / [Zeitstempel der Portalannahme] / [Zuschlagszeitpunkt] / [anderer ausdrücklich definierter Trigger].
Sofern einzelne Leistungspflichten erst nach gesondertem Abruf, nach Eintritt bestimmter Projektmeilensteine oder nach Vorlage bestimmter Nachweise beginnen, bleibt die Wirksamkeit des Vertrages hiervon unberührt.

Zum Vertragsnachweis werden mindestens die portalgenerierte Abschlussbestätigung, der Zeitstempel, die finale Vertragsdatei, gegebenenfalls das Signaturprotokoll und etwaige Abschlusszertifikate oder Audit-Trails aufbewahrt.
Diese Nachweise sind der Vertragsakte vollständig beizufügen und im Bedarfsfall dem Auftragnehmer als Vertragskopie zur Verfügung zu stellen.

Diese Vertragsurkunde einschließlich der ausdrücklich einbezogenen Anlagen stellt die vollständige Vereinbarung der Vertragsparteien zum Vertragsgegenstand dar.
Nebenabreden, Vorbehalte und Zusicherungen außerhalb der bindenden Vertragsdokumente bestehen nicht.

Die Vertragsparteien bestätigen, dass diese Endfassung die bezuschlagte technische, organisatorische und kaufmännische Endposition des Verfahrens richtig und vollständig wiedergibt.
Abweichungen gegenüber dem angenommenen endgültigen Angebot bestehen nur insoweit, als sie in den bindenden Vertragsdokumenten ausdrücklich vermerkt sind.

Zusätzliche Bedingungen, Vorbehalte oder Einschränkungen außerhalb des vereinbarten Vertragspakets finden keine Anwendung.
Insbesondere werden einseitige Vertragsbedingungen auf Briefpapier, Rechnungen, E-Mail-Signaturen, Portaleinträgen oder sonstigen Begleitdokumenten nicht Vertragsbestandteil.

Diese Vertragsurkunde umfasst [Anzahl Seiten] Seiten zuzüglich der in Ziffer 11 aufgeführten Anlagen.
Die Vertragsparteien bestätigen, dass die Endfassung vollständig, lesbar, widerspruchsfrei und in der in Ziffer 2.3 benannten Sprache der Vertragsausführung vorliegt.

Die vollzogene Endfassung ist dem erfolgreichen Bieter als maßgebliche Vertragsausfertigung bereitzustellen, einschließlich aller bindenden Anlagen und der für den Vertragsschluss relevanten Portal- oder Signaturnachweise, soweit deren Herausgabe zulässig ist.

Für die interne Vergabe- und Vertragsakte ist eine inhaltsgleiche Archivfassung zu speichern, die mindestens die Haupturkunde, alle bindenden Anlagen, die Abschlussnachweise und die vollständigen Vertragskontrolldaten enthält.

Vor Abschluss der Aktenablage ist zu prüfen, ob die Endfassung vollständig, widerspruchsfrei und identisch mit der tatsächlich ausgeführten Vertragsversion ist.
Fehlende Anlagen, fehlerhafte Dateistände, abweichende Bezeichnungen oder unvollständige Signaturnachweise sind vor der Archivierung zu bereinigen.

Die Aufbewahrung erfolgt gemäß den für den Auftraggeber geltenden internen und gesetzlichen Vorgaben zu Aktenführung, Aufbewahrung, Zugriffsschutz, Revisionssicherheit und Prüfpfad.
Der Vertragsdatensatz ist so zu verwalten, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Fassung mit welchem Inhalt, zu welchem Zeitpunkt und auf welcher Grundlage wirksam abgeschlossen wurde.