Service-Spezifikation (LV/LB) 1: pbFM

Jedes Leistungsmodul dieser Spezifikation ist nach einer einheitlichen Logik aufgebaut, um Angebotsvergleichbarkeit, Leistungssteuerung und Abnahmefähigkeit sicherzustellen.

Jedes Leistungsmodul umfasst mindestens die folgenden Bestandteile: Leistungsziel: Zweck und erwarteter Beitrag des Moduls für Planung, Bau und Betrieb; Mindestleistungen: Tätigkeiten und Prüfschritte, die der Auftragnehmer mindestens zu erbringen hat; Liefergegenstände: Berichte, Konzepte, Register, Matrizen, Protokolle, Datenstände und sonstige Werkunterlagen; Schnittstellen: Abgrenzung und Zusammenwirken mit Auftraggeber, Planern, Bauausführung, Betreiberorganisation, Nutzerberatung und weiteren Fachdisziplinen; Prüf- und Abnahmelogik: Kriterien zur Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Konsistenz, Fortschreibbarkeit und Nutzbarkeit.

Alle Liefergegenstände sind so früh wie der jeweilige Planungsstand es zulässt zu erarbeiten und bei neuen Erkenntnissen, Entscheidungen, Änderungen des Planungsteams oder geänderten Rahmenbedingungen fortzuschreiben. Die Versionierung hat nachvollziehbar zu erfolgen.

Eine Fortschreibung ist insbesondere in den folgenden Fällen vorzunehmen: Mindestens zu aktualisieren bei wesentlichen Planungsmeilensteinen, Nutzer- oder Betreiberentscheidungen, Kosten- oder Terminänderungen, geänderten technischen Lösungen, geänderten Nachhaltigkeits- oder Digitalisierungszielen sowie vor Übergabe an den Betrieb; Zwischenstände sind als Entwurf, Prüffassung, freigegebene Fassung, As-Built-Fassung oder Betriebsfassung zu kennzeichnen; Abhängigkeiten, offene Punkte, Annahmen und Entscheidungsbedarfe sind in jedem Fortschreibungsstand transparent auszuweisen.

Liefergegenstände sind als abnahmefähige Werkunterlagen zu erstellen. Sie müssen eindeutig, zitierfähig, versioniert, inhaltlich konsistent und für Folgeprozesse verwendbar sein.

Für die Erstellung und Bereitstellung der Liefergegenstände gilt insbesondere: Textdokumente sind zusätzlich in editierbarer Form sowie als PDF bereitzustellen; Tabellarische Register, Datenmodelle, Flächen- und Asset-Daten sind in offenen oder vereinbarten Austauschformaten zu liefern; Jeder Liefergegenstand muss mindestens Zweck, Geltungsbereich, Ersteller, Version, Datum, Freigabestand, Schnittstellen, offene Punkte und Änderungsverlauf enthalten; Nachweise müssen prüfbar sein; Aussagen ohne Bezugsgröße, Quelle, Annahme oder Prüfkriterium gelten nicht als vollständig; MUSS-Anforderungen sind verbindlich zu erfüllen; SOLL-Anforderungen sind nur mit nachvollziehbarer Begründung abweichbar; KANN-Anforderungen sind projektspezifisch nach Abstimmung umzusetzen.

Das Facility Management ist organisatorisch, inhaltlich und vertraglich so in das Projekt einzubinden, dass Betreiberinteressen, Bewirtschaftungsanforderungen und spätere Betriebsprozesse von Beginn an verbindlich berücksichtigt werden.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Aufsetzen eines pbFM-Start- und Arbeitsprogramms einschließlich Termin-, Rollen- und Kommunikationslogik; Mitwirkung bei der Verankerung von FM-Rollen, Entscheidungswegen und Eskalationsmechanismen in der Projektorganisation; Erstellung einer initialen FM-Anforderungsliste einschließlich Betreiber-, Service-, Daten-, Zugänglichkeits-, Sicherheits- und Flächenanforderungen; Prüfung der Baukosten- und Budgetlogik aus FM- und Lebenszyklussicht; Kennzeichnung betrieblicher Kostenfolgen von Investitionsentscheidungen; Zuarbeit zu Verträgen, Leistungsbildern und Ausschreibungsunterlagen für Planer, Errichter und weitere Projektbeteiligte, soweit FM-Anforderungen vertraglich zu verankern sind; Erstellung eines initialen Risiko- und Chancenregisters aus Betreiber- und Betriebslogik.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: pbFM-Abwicklungsplan [Dokumenten-ID]; Initiale FM-Anforderungsmatrix; Schnittstellen- und Rollenübersicht; Initiales Risiko- und Chancenregister; Zuarbeit zu vertraglichen FM-Vorgaben für Planer- und Errichterleistungen.

Die Ergebnisse sind mit [Auftraggeber], [Projektsteuerung], [Bauherr / Bauverwaltung], [Objekt- und Fachplanung] und – soweit vorhanden – [Nutzerberatung] abzustimmen. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Rollen, Anforderungen, Entscheidungswege und Fortschreibungslogik vollständig dokumentiert, freigegeben und in den Projektprozess integriert sind.

Die strategischen Ziele des Auftraggebers und des späteren Betriebs sind in überprüfbare Projektanforderungen zu übersetzen, damit Planung und Ausführung auf ein belastbares Zielbild ausgerichtet werden.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Übernahme und Strukturierung der strategischen Zielvorgaben des Auftraggebers, des Betriebsmodells und der Portfoliologik [soweit einschlägig]; Ableitung eines belastbaren Zielbilds für Betrieb, Servicequalität, Verfügbarkeit, Nutzerkomfort, Resilienz, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit; Definition von Nutzungs- und Betriebsszenarien einschließlich Normalbetrieb, Spitzenlast, Sonderbetrieb, Störung, Notfall und [projektspezifische Szenarien]; Strukturierung von Annahmen, Prämissen, Restriktionen und offenen Parametern; Abgleich mit Nutzeranforderungen, Sicherheitsanforderungen, Nachhaltigkeitszielen und Digitalisierungszielen.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Strategischer Anforderungsrahmen / Zielbildbericht; Szenarien- und Annahmenkatalog; Matrix der Betriebs- und Nutzungsziele mit Prioritäten und Prüfbezug.

Das Modul ist mit der übergeordneten Projektstrategie, den Ergebnissen der Nutzerberatung und den funktionalen Projektgrundlagen zu synchronisieren. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Ziele, Szenarien und Annahmen vollständig, widerspruchsfrei und entscheidungsfähig dokumentiert sind.

Es sind konsistente betriebliche und lebenszyklusorientierte Fachkonzepte zu entwickeln, die den späteren Betrieb organisatorisch, technisch, wirtschaftlich und nachhaltig absichern.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Erstellung eines integrierten Betriebskonzepts einschließlich technischer Betriebsführung, Störungsmanagement, Wartung, Inspektion und Betreiberpflichten; Erstellung oder Koordination operativer Fachkonzepte, insbesondere Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Logistik, Winterdienst [falls einschlägig], Außenanlagenpflege [falls einschlägig], Empfang, Helpdesk, Besucherservice [falls einschlägig], Veranstaltungssupport [falls einschlägig], Mieterschnittstellen [falls einschlägig] und Versorgung mit Betriebsmedien; Entwicklung eines Energie-, Nachhaltigkeits- und Mess-/Zählkonzepts einschließlich Monitoring- und Reporting-Anforderungen; Bewertung von Low-Tech-, Passiv-, Standardisierungs-, Austauschbarkeits-, Reinigungs- und Instandhaltungsstrategien; Erstellung und Fortschreibung von Lebenszykluskostenbetrachtungen, Variantenvergleichen und wirtschaftlichen Entscheidungsvorlagen; Berücksichtigung von Resilienz, Business Continuity, Rückbau- und Kreislauffähigkeit sowie Zukunftsfähigkeit der Betriebsorganisation.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Integriertes Betriebskonzept; Operative Fachkonzepte [je Themenfeld]; Energie-, Nachhaltigkeits- und Messkonzept; LCC-/TCO-Bericht mit Variantenvergleich und Entscheidungsempfehlungen; Matrix der Betreiberpflichten, Verantwortlichkeiten und Servicequalitäten.

Die Konzepte sind mit Planung, Nutzerberatung, IT, Sicherheitsfachplanung, Nachhaltigkeitsmanagement und geplanter Betreiberorganisation abzugleichen. Abnahmefähig ist das Modul, wenn alle betriebsrelevanten Teilbereiche abgedeckt, Varianten nachvollziehbar bewertet und Folgeanforderungen an Planung, Ausschreibung und Betrieb klar benannt sind.

Die Planung und Ausführung sind fortlaufend daraufhin zu prüfen, ob die definierten FM-, Betreiber- und Lebenszyklusanforderungen vollständig, funktionsfähig und wirtschaftlich umgesetzt werden.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Regelmäßige FM-orientierte Reviews von Vor-, Entwurfs-, Genehmigungs-, Ausführungs- und Vergabeunterlagen; Prüfung von Wartungszugänglichkeit, Austauschbarkeit, Reinigungsfreundlichkeit, Betriebssicherheit, Kennzeichnung, Flächenlogik, Logistik, Medienführung und Betreiberfreundlichkeit; Verfolgung von Abweichungen, Konflikten, Restpunkten und Nachschärfungsbedarfen in einem strukturierten Maßnahmenregister; Durchführung regelmäßiger Baustellenbegehungen aus FM-Sicht sowie Dokumentation der Feststellungen; Mitwirkung bei der Bewertung von Nachträgen, Planänderungen und Alternativen aus Betriebs- und Lebenszyklussicht; Mitwirkung an qualitätssichernden Prüfungen, Funktionsprüfungen und – soweit beauftragt – Witnessing kritischer Inbetriebnahmeschritte.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Prüfberichte je Planungsstand; FM-Mängel-, Maßnahmen- und Abweichungsregister; Baustellenbegehungsberichte; Stellungnahmen zu Planänderungen, Nachträgen und Varianten.

pbFM ist nicht an die Stelle der Bauüberwachung zu setzen, sondern ergänzt diese um die Betreiber- und Bewirtschaftungssicht. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Prüflogik, Feststellungen, Maßnahmenstatus und Eskalationen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Die für den Betrieb erforderlichen Informationen, Daten und Dokumente sind frühzeitig strukturiert zu definieren, qualitätsgesichert zu sammeln und in übergabefähiger Form bereitzustellen.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Erstellung einer Dokumentations- und Datenstrategie für den gesamten Projektverlauf; Festlegung von Dokumentenarten, Metadaten, Benennungsregeln, Versionierung, Freigabeständen und Ablagestrukturen im [CDE/DMS]; Definition von Asset-, Raum-, Anlagen-, Prüf- und Wartungsdaten einschließlich Kennzeichnungs- und Codierlogik; Prüfung der Dokumentationslieferungen von Planern, Errichtern und weiteren Beteiligten auf Vollständigkeit und Verwendbarkeit; Vorbereitung der betriebsrelevanten Objektdokumentation einschließlich O&M-Unterlagen, Revisionsunterlagen, Prüfnachweisen, Herstellerdaten, Wartungsplänen und Übergabeprotokollen; Erstellung von Übergabe-Checklisten und Begleitung der Dokumentationsabnahme.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Dokumentations- und Datenhandbuch; Daten- und Attributmodell [inkl. Templates]; Dokumentationsliefermatrix; Dokumentationsprüfberichte und Restpunktelisten; Übergabedossier / Objektdokumentationsübersicht.

Das Modul ist eng mit BIM-/CDE-Vorgaben, IT, Planern, Errichtern und späteren FM-Systemen zu koordinieren. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Struktur, Qualitätsanforderungen, Lieferverpflichtungen und Abnahmekriterien vollständig definiert und angewendet sind.

Die künftige Systemlandschaft des Facility Managements ist so zu definieren und zu unterstützen, dass Daten aus Planung, Bau und Betrieb medienbrucharm, regelkonform und betriebswirksam genutzt werden können.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Erstellung einer Zielarchitektur für [CAFM / IWMS / BMS / GLT / Helpdesk / Sensorik / Reporting / Mobile Apps] in Abstimmung mit den IT- und Betreiberzielen; Definition fachlicher Anforderungen, Rollen, Berechtigungen, Schnittstellen, Stammdaten, Übergabepunkte und Testlogiken; Abgleich der Planungs- und Ausführungsvorgaben mit den Anforderungen an Asset-Daten, Raumdaten, Tickets, Wartungsinformationen und Dashboards; Mitwirkung bei Datenmigration, Systemkonfiguration, Testfällen, Schulungskonzepten und Go-live-Vorbereitung; Sicherstellung der Konsistenz zwischen Dokumentationslogik, Kennzeichnung, Flächen- und Anlagendaten sowie den späteren Betriebsprozessen; Berücksichtigung von Informationssicherheit, Datenschutz, Rollenrechten und Nachvollziehbarkeit.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: FM-Systemarchitektur / Digitalisierungszielbild; Fachliches Lastenheft für FM-Systeme und Schnittstellen; Datenübergabe- und Migrationskonzept; Test- und Go-live-Konzept; Schulungs- und Rollenmatrix.

Abzustimmen mit [IT], [BIM-/CDE-Management], Planung, Betrieb und – soweit relevant – Sicherheits- und Medientechnik. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Systemziele, Datenanforderungen, Schnittstellen und Übergabeprozesse vollständig beschrieben und testbar sind.

Soweit der Projektgegenstand Arbeitsplätze, Betriebsflächen oder Relokationen umfasst, sind Nutzungs-, Belegungs- und Umzugsanforderungen so vorzubereiten, dass der Bezug funktionsfähig, koordiniert und mit minimaler Betriebsunterbrechung erfolgen kann.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Erstellung von Arbeitsplatz- und Belegungsstandards für [Büro-, Labor-, Support-, Sonder- oder Projektflächen, soweit einschlägig]; Entwicklung von Makro- und Mikrobelegungsszenarien einschließlich Flächenzuordnung, Kapazitäten, Wachstumsreserven und Sonderbedarfen; Abstimmung von Möblierungs-, Ausstattungs-, Lager- und Logikanforderungen mit Betrieb, IT, Nutzerberatung und Planung; Erstellung eines Umzugs- und Mobilisierungskonzepts einschließlich Etappierung, Kennzeichnung, Kommunikationslogik und Betriebsfortführung; Mitwirkung bei der Vorbereitung, Steuerung und Nachverfolgung des Umzugs [soweit beauftragt].

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Arbeitsplatz- und Belegungsstandards; Belegungskonzepte und Flächenzuordnungen; Umzugs- und Mobilisierungskonzept; Checklisten, Kommunikationsunterlagen und Übergabeprotokolle.

Das Modul ist mit Nutzerberatung, IT, Planung, Möblierungs-/Ausstattungsplanung und der späteren Betreiberorganisation zu koordinieren. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Belegung, Mobilisierung und Umzug organisatorisch umsetzbar und nachvollziehbar beschrieben sind.

Die für den späteren Gebäudebetrieb erforderlichen Facility Services sind in Umfang, Qualität, Schnittstellen und Beschaffungslogik so zu definieren, dass sie rechtzeitig mobilisiert, wirtschaftlich beschafft und leistungsfähig gestartet werden können.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Ermittlung des erforderlichen Serviceumfangs je Leistungsfeld und je Nutzungsbereich; Definition von Service Levels, Frequenzen, Reaktionszeiten, Qualitätsanforderungen und Betreibergrenzen; Strukturierung von Beschaffungs- und Ausschreibungspaketen für Facility Services, Medienversorgung und betriebliche Lieferleistungen; Mitwirkung bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, SLA-Matrizen, Bewertungs- und Start-up-Anforderungen; Abstimmung von Mieter- und Drittleister-Schnittstellen [soweit einschlägig], insbesondere für öffentlich zugängliche, serviceintensive, vermietete oder hochdynamische Bereiche; Erarbeitung einer Mobilisierungslogik für die Betriebsaufnahme der Services.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Servicekatalog / Servicearchitektur; SLA-Matrix und Qualitätsstandards; Zuarbeit zu Ausschreibungsunterlagen und Vertragsanlagen für Facility Services; Mobilisierungs- und Onboarding-Konzept für Betriebsdienstleistungen.

Die Ergebnisse sind mit Betrieb, Einkauf/Vergabe, Projektsteuerung, Nutzerberatung und Planung abzustimmen. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Leistungsgrenzen, Qualitätsanforderungen, Beschaffungspakete und Startvoraussetzungen klar und messbar beschrieben sind.

Die technische und organisatorische Betriebsbereitschaft ist vor Übergabe systematisch zu prüfen und die Übernahme in den Betrieb geordnet vorzubereiten.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Mitwirkung bei Inbetriebnahmeplanung, Inbetriebnahmesequenzen und Readiness-Prüfungen; Prüfung von Betreiberrelevanz, Parametrierung, Kennzeichnung, Zugänglichkeit, Schulung, Ersatzteil- und Verbrauchsmittelbereitstellung; Begleitung von Funktionsprüfungen, Abnahmen, Probebetrieben und Übergaben aus Betreiberperspektive; Erstellung und Pflege eines Restpunkte-, Mängel- und Defect-Registers für die Übergabephase; Koordination der Übernahme betriebsrelevanter Daten, Dokumente, Schlüssel-/Zutrittsmedien, Systemrechte und Serviceverträge; Sicherstellung, dass Schulungen, Einweisungen und Übergabeprotokolle vollständig vorliegen.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Inbetriebnahme- und Übergabe-Checklisten; Betriebsbereitschaftsbericht / Readiness Report; Restpunkte- und Mängelregister; Schulungs- und Einweisungsnachweise; Übergabedossier mit Übergabeprotokollen.

Das Modul ist mit Fachplanung, Bauüberwachung, Errichtern, Betrieb, IT und Sicherheitsorganisation zu koordinieren. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Betriebsbereitschaft, Restpunkte-Management und Übergabevollständigkeit nachvollziehbar belegt sind.

Der Übergang in den Regelbetrieb ist organisatorisch, technisch und wirtschaftlich so zu begleiten, dass Anlaufstörungen reduziert, Verantwortlichkeiten geklärt und erste Optimierungen strukturiert umgesetzt werden.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Mobilisierung der Betreiberorganisation und der beauftragten Services zum definierten Starttermin; Begleitung einer Hypercare- bzw. Stabilisierungsphase [Zeitraum festzulegen], einschließlich Triage von Mangel, Bedienungsfehler, Prozessfehler und Optimierungsbedarf; Erhebung initialer KPI, Verbrauchs-, Störungs-, Qualitäts- und Serviceinformationen; Erstellung eines Maßnahmenplans für Betriebsoptimierung, Parametrierung, Schulung und Prozessnachschärfung; Fortschreibung von LCC-, Betriebs- und Serviceannahmen auf Basis erster Ist-Daten; Strukturierte Verfolgung von Mängel- und Gewährleistungsansprüchen in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Mobilisierungs- und Stabilisierungsplan; Hypercare-Log / Anlaufbericht; Initialer KPI- und Optimierungsbericht; Gewährleistungs- und Mängelregister.

Das Modul ist mit der Betreiberorganisation, den Betriebsdienstleistern, den Errichtern und dem Auftraggeber abzustimmen. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Anlaufleistungen, Optimierungsbedarfe und Mängelverfolgung strukturiert dokumentiert und übergabefähig sind.

Das Flächenmanagement bildet die verbindliche Grundlage für Flächenklassifikation, Raumdaten, Belegung, Serviceableitung, Betriebslogik und Flexibilitätsbewertung über den gesamten Lebenszyklus.

Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen: Festlegung einer Flächenhierarchie und Flächenklassifikation für Gebäude, Geschosse, Zonen, Räume, Teilräume und Belegungseinheiten; Erstellung einer Raum-, Flächen- und Codierlogik einschließlich Raumtypen, Reinigungszonen, Sicherheitszonen, Brandschutzabschnitten und Servicegrenzen; Aufbau eines digitalen Flächenbuchs / Flächenkatasters einschließlich Pflichtattribute, Versionierung und Prüfpfad; Durchführung von Flächenbilanzierungen, Soll-Ist-Vergleichen und Kapazitätsbewertungen; Integration von Belegungs-, Veranstaltungs-, Betriebs-, Logistik-, Lager-, Vermietungs- und Serviceanforderungen [soweit einschlägig]; Definition flexibler Raumkonfigurationen, Möblierungsstandards, Rüst- und Reset-Zeiten sowie flächenbezogener IT-/AV-Anforderungen [soweit einschlägig]; Berücksichtigung von Barrierefreiheit, Sicherheits- und Brandschutzattributen sowie nachhaltigkeits- und lebenszyklusbezogenen Flächenkennwerten; Abgleich des Flächenmanagements mit CAFM-/BIM-/Datenstrukturen und servicebezogenen SLA.

Als Liefergegenstände sind mindestens die folgenden Unterlagen zu erstellen und fortzuschreiben, soweit der Projektfortschritt dies erfordert: Flächenklassifikations- und Kodierhandbuch; Digitales Flächenbuch / Flächenkataster; Flächenbilanz- und Kapazitätsberichte; Belegungs- und Konfigurationskataloge [soweit einschlägig]; Flächenbezogener KPI- und Optimierungsbericht.

Für Miet- oder Drittflächen [soweit einschlägig] sind ergänzende Flächenabgrenzungen und Schnittstellenregeln festzulegen. Abnahmefähig ist das Modul, wenn Flächenlogik, Attribute, Kennzahlen und Schnittstellen konsistent, aktuell und für Planung, Betrieb und Serviceableitung nutzbar sind.

Der Auftragnehmer hat seine Leistungen in enger Abstimmung mit den maßgeblichen Projektbeteiligten zu erbringen und die Schnittstellen zwischen Planung, Ausführung, Betreiberorganisation, Nutzeranforderungen, Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Vergabe aktiv zu steuern.

Hierzu gehören insbesondere: Benennung eines verantwortlichen Projektleiters sowie fachlicher Ansprechpersonen für [Technisches FM], [Infrastrukturelles FM], [LCC], [Digitalisierung], [Flächenmanagement] und [Inbetriebnahme], soweit für den Leistungsumfang erforderlich; Sicherstellung der durchgängigen Verfügbarkeit der benannten Schlüsselpersonen oder gleichwertiger Ersatzpersonen nach Zustimmung des Auftraggebers; Einrichtung einer klaren Eskalationslogik für Risiken, Terminabweichungen, offene Entscheidungen und kritische Schnittstellenkonflikte; Aktive Koordination mit [Auftraggeber], [Bauherr / Bauverwaltung], [Projektsteuerung], [Objekt- und Fachplanung], [Nutzerberatung], [IT], [Betrieb] und [Errichtern / Dienstleistern].

Die Kommunikation ist so aufzusetzen, dass Fortschritt, Risiken, Entscheidungen und Änderungen laufend transparent sind. Das Reporting muss sowohl Steuerungs- als auch Arbeitszwecken genügen.

Hierzu gehören insbesondere: Kick-off innerhalb von [x] Arbeitstagen nach Beauftragung; Regeltermine gemäß [Jour-fixe-/Gremienstruktur] mit Protokollierung von Entscheidungen, Maßnahmen und Fristen; Regelbericht in der Frequenz [monatlich / zweiwöchentlich] mit Status zu Leistungsfortschritt, Risiken, Kosten-/Terminrelevanz, Entscheidungen und offenen Punkten; Pflege von Entscheidungs-, Maßnahmen-, Risiko-, Annahmen- und Änderungsregistern; Bereitstellung sämtlicher Ergebnisse in [Sprache(n)] sowie, soweit festgelegt, in einer für externe Projektbeteiligte geeigneten Fassung.

Der Auftragnehmer hat eine interne Qualitätssicherung seiner Arbeitsergebnisse sicherzustellen und Änderungen kontrolliert, transparent und versionssicher zu verarbeiten.

Insbesondere gelten folgende Anforderungen: Plausibilitätsprüfung, Konsistenzprüfung und fachliche Gegenprüfung aller wesentlichen Liefergegenstände vor Einreichung; Dokumentation sämtlicher Änderungen mit Anlass, Auswirkung, Freigabestand und Folgebedarf; Frühzeitige Meldung wesentlicher Risiken und Abweichungen mit Lösungsvorschlag; Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit sämtlicher Annahmen, Quellen, Berechnungslogiken und Schnittstellenbezüge; Beachtung der Anforderungen an Vertraulichkeit, Datenschutz, Informationssicherheit und Revisionsfähigkeit.

Alle in dieser Spezifikation benannten Ergebnisse sind als abnahmefähige Werkleistungen zu liefern. Soweit projektspezifisch nichts Abweichendes festgelegt ist, sind alle Dokumente digital editierbar, als PDF und – bei tabellarischen oder datenbankartigen Ergebnissen – zusätzlich in einem offenen oder vereinbarten Austauschformat bereitzustellen.

Die nachfolgend genannten Liefergegenstände stellen den Mindestumfang dar. Zusätzliche Zwischenstände, Prüfvermerke, Register und Besprechungsunterlagen sind zu liefern, soweit dies zur Erreichung der Leistungsziele erforderlich ist.

Die konkreten Termine werden projektspezifisch festgelegt. Die nachstehende Struktur dient als Mindestlogik für Abruf, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Fortschreibung.

Für sämtliche Daten- und Dokumentationslieferungen gelten insbesondere die folgenden Mindestanforderungen: Jeder Liefergegenstand ist mit [Dokumenten-ID], Version, Datum, Verfasser, Freigabestand und Geltungsbereich zu kennzeichnen; Datenbasierte Ergebnisse sind mit Felddefinitionen, Attributkatalog, Einheiten, Quellen, Aktualisierungszeitpunkt und Prüfpunkten zu liefern; Alle Abweichungen, offenen Punkte und Annahmen sind getrennt auszuweisen; Die Ablage hat im vereinbarten [CDE / DMS] nach der freigegebenen Struktur zu erfolgen; Bei Übergabe an den Betrieb müssen alle betriebsrelevanten Datenstände konsistent zu Dokumentation, Systemen und Kennzeichnung sein.

Es gelten die zum jeweiligen Leistungszeitpunkt gültigen gesetzlichen, technischen und organisatorischen Regelwerke in der jeweils einschlägigen Fassung, soweit sie für den Leistungsgegenstand relevant sind und soweit in den Vergabe- und Vertragsunterlagen nichts Abweichendes oder Ergänzendes geregelt ist.

Zu beachten sind insbesondere die folgenden Regelwerke und Leitlinien: Facility Management und Betreiberperspektive: insbesondere einschlägige Regelwerke der ISO-41000-Familie sowie einschlägige GEFMA-Richtlinien, insbesondere GEFMA 116, GEFMA 130-1, GEFMA 190, GEFMA 198, GEFMA 220, GEFMA 270, GEFMA 400, GEFMA 420, GEFMA 430, GEFMA 444, GEFMA 501, GEFMA 502 und GEFMA 520; Planungs-, Flächen- und Kostengrundlagen: insbesondere DIN 276, DIN 277, DIN 18205, DIN 18960 sowie [weitere projektspezifische Regelwerke]; Digitalisierung und Daten: insbesondere ISO 19650, VDI 2552, VDI 6026, [BIM-/CDE-Richtlinie des Auftraggebers], [Datenaustauschstandard]; Betrieb, Instandhaltung und Inbetriebnahme: insbesondere VDI 3810, VDI 3814, VDI 6039, VDI 6041, einschlägige AMEV-Empfehlungen, einschlägige VDE-/DIN-/EN-Regelwerke der technischen Gebäudeausrüstung sowie [projektspezifische Betreiberstandards]; Nachhaltigkeit, Energie und Umwelt: insbesondere ISO 14001, ISO 50001, [BNB / DGNB / LEED / sonstiges System], VDI 2067 sowie einschlägige Vorgaben zu Klimaschutz, Kreislaufwirtschaft und Ressourceneffizienz; Sicherheit, Arbeitsschutz, Hygiene und Barrierefreiheit: einschlägige öffentlich-rechtliche Vorgaben, Arbeitsstätten- und Arbeitsschutzrecht, Trinkwasser- und Hygieneregeln, Brandschutzvorgaben, Sicherheitsanforderungen sowie DIN 18040-1 [soweit einschlägig].

Zusätzlich sind mindestens die folgenden projektspezifischen Ergänzungen zu berücksichtigen: Zusätzliche projektspezifische Richtlinien: [Liste ergänzen]; Zusätzliche Betreiber- oder Konzernstandards: [Liste ergänzen]; Zusätzliche Daten-, IT- oder Sicherheitsvorgaben: [Liste ergänzen]; Zusätzliche Nachhaltigkeits-, Zertifizierungs- oder Nachweisanforderungen: [Liste ergänzen].

Legende: F = federführend, M = Mitwirkung, I = Information, E = Entscheidung/Freigabe.