Klarstellungen / Ergänzungen

Die nachstehenden Stammdaten sind in jeder Ausgabe vollständig auszuweisen, damit jede Mitteilung zweifelsfrei einem konkreten Vergabeverfahren, einem gegebenenfalls betroffenen Los und einer bestimmten Dokumentfassung zugeordnet werden kann.

Die Stammdaten werden auf dem Deckblatt dieser Mitteilung ausgewiesen.

Jede Ausgabe erhält eine fortlaufende Identifikationsnummer, z. B. 'Klarstellungsmitteilung Nr. 03' oder 'Ergänzungsmitteilung Nr. 02'. Wird eine frühere Ausgabe ersetzt, ist dies ausdrücklich kenntlich zu machen.

Datum und Uhrzeit der Veröffentlichung sowie der offizielle Kommunikationsweg sind anzugeben. Nur über den bekannt gemachten Verfahrenskanal veröffentlichte Mitteilungen entfalten Bindungswirkung.

Sofern eine Mitteilung korrigiert, ersetzt oder ergänzt wird, ist die Versionshistorie unter Angabe des ersetzten Standes und eines Kurzvermerks zum Änderungsanlass fortzuschreiben.

Anlass der vorliegenden Ausgabe sind [eingegangene Bieterfragen bis zum Stichtag __], [die Bereinigung festgestellter Widersprüche], [die Präzisierung von Leistungsannahmen], [die Aktualisierung einzelner Anlagen], [die Anpassung des Verfahrens- oder Terminrahmens] sowie [sonstige sachlich gebotene Ergänzungen]. Nichtzutreffende Anlässe sind bei der Finalisierung zu streichen.

Von der vorliegenden Ausgabe können insbesondere betroffen sein: die Leistungsbeschreibung der Planungs- und Baubegleitung, etwaige Leistungsbilder zur Nutzer- und Betreiberberatung, der Vertragsentwurf, Anlagen zu Daten- und Dokumentationsanforderungen, Termin- und Kommunikationsvorgaben, Honorar- und Preisformblätter, Q&A-Register sowie alle sonstigen Anlagen, die in dieser Mitteilung ausdrücklich genannt oder ersetzt werden.

Die Einordnung der nachstehenden Inhalte dient der schnellen Orientierung der Bieter. Ergänzende oder ersetzende Inhalte, die methodische, technische, organisatorische, kommerzielle oder terminliche Auswirkungen auf das Angebot haben können, sind von jedem Bieter daraufhin zu prüfen, ob bestehende Annahmen anzupassen und ob überarbeitete Unterlagen einzureichen sind. Soweit eine Aussage lediglich erläuternd ist und keinen Änderungsbedarf auslöst, wird dies ausdrücklich kenntlich gemacht.

Das Fragen-Antworten-Verzeichnis erfasst alle bis zum in dieser Mitteilung genannten Stichtag eingegangenen und für alle Bieter relevanten Fragen. Die Reihenfolge der Fragen richtet sich nach der sachlichen Struktur der Vergabe und nicht nach dem Eingangszeitpunkt eines bestimmten Bieters.

Fragen werden sachlich neutralisiert, sprachlich vereinheitlicht und – soweit erforderlich – gekürzt oder redaktionell zusammengeführt. Der Aussagegehalt darf dadurch nicht verändert werden. Geschäfts- oder wettbewerbssensible Details einzelner Bieter dürfen nicht offengelegt werden.

Jede Antwort muss für sich allein verständlich und vollziehbar sein. Verweise auf Vergabeunterlagen sind möglich, dürfen aber nicht dazu führen, dass Bieter die Rechtsfolge nur durch Auslegung mehrerer Stellen ermitteln können. Soweit eine Antwort eine verbindliche Änderung auslöst, ist dies ausdrücklich auszuweisen.

Zu jeder Frage ist anzugeben, ob die Antwort den bisherigen Wortlaut bestätigt, ergänzt, ersetzt oder den Austausch einer Anlage bzw. die Anpassung einer Frist auslöst. Dadurch bleibt erkennbar, welche Angebotsannahmen zu überprüfen sind.

Nachfolgend werden die für diese Ausgabe wesentlichen Fragen und Antworten in ausführlicher Form dokumentiert.

• Anonymisierte Frage: Ist die ausgeschriebene Leistung als Ersatz für Objektplanung, Fachplanung, Fachbauleitung oder Genehmigungsplanung zu verstehen?

• Amtliche Antwort: Nein. Soweit in den Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich und gesondert abweichend geregelt, umfasst die ausgeschriebene Leistung eine betriebs-, nutzungs- und lebenszyklusorientierte Beratungs-, Prüf-, Koordinations- und Begleitungsleistung. Hierzu können insbesondere Anforderungen aus späterem Betrieb, Betreiberverantwortung, Nutzbarkeit, Dokumentation, Datenmanagement, Flächenmanagement, Inbetriebnahme, Übergabe und Mängelanspruchsmanagement gehören. Die Verantwortung für originäre Objekt- und Fachplanungsleistungen, Genehmigungsinhalte sowie bauliche und technische Ausführungsentscheidungen verbleibt grundsätzlich bei den jeweils hierfür beauftragten Planungs- und Ausführungsbeteiligten, soweit die Vergabeunterlagen keine ausdrückliche abweichende Leistungszuweisung enthalten.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Bestätigung und klarstellende Präzisierung; der materielle Grundleistungscharakter bleibt unverändert, sofern keine ausdrückliche Ergänzung an anderer Stelle dieser Mitteilung erfolgt.

• Anonymisierte Frage: Sind Betriebskonzepte, Anforderungsregister, Prüfvermerke und sonstige Zwischenergebnisse einmalig abzugeben oder laufend fortzuschreiben?

• Amtliche Antwort: Die in den Vergabeunterlagen beschriebenen Konzepte, Register, Prüfergebnisse und sonstigen Liefergegenstände sind nicht als starre Einmalabgabe zu verstehen, sondern – entsprechend dem jeweils beauftragten Leistungsstand und dem Projektfortschritt – fortzuschreiben, zu konsolidieren und auf Konsistenz mit aktuellen Planungs-, Entscheidungs- und Dokumentationsständen zu prüfen. Bieter haben deshalb in ihrer Methodik darzustellen, wie Versionierung, Freigaben, Änderungsnachverfolgung und Fortschreibung organisatorisch und personell sichergestellt werden.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Ergänzende Präzisierung mit Relevanz für Methodik, Terminplanung und Ressourcenansatz.

• Anonymisierte Frage: Gehören strukturierte Nutzer- und Stakeholderprozesse sowie die Konsolidierung von Betreiberanforderungen zum Leistungsumfang?

• Amtliche Antwort: Soweit die Vergabeunterlagen Nutzer-, Stakeholder- oder Betreiberanforderungen zum Leistungsumfang zählen, umfasst dies eine strukturierte Erhebung, Konsolidierung, Priorisierung, Dokumentation und Nachverfolgung solcher Anforderungen. Hierzu können Interviews, Workshops, Szenarien, Raum- und Funktionsanforderungen, Anforderungskataloge, Prüfkriterien, Entscheidungsunterlagen, Kommunikations- und Schulungsvorbereitungen sowie die Rückverfolgbarkeit wesentlicher Anforderungen bis in Planstände, Raumlisten, Prozesse oder Übergabeunterlagen gehören.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Ergänzende Klarstellung; Bieter haben ihre Methodik und Kapazitätsannahmen entsprechend zu prüfen.

• Anonymisierte Frage: Sind bei der Leistungserbringung auch Anforderungen aus publikumsintensiven, sicherheitsrelevanten oder flexibel umnutzbaren Bereichen zu berücksichtigen?

• Amtliche Antwort: Ja, soweit entsprechende Nutzungsarten Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Bei der Methodik sind insbesondere Besucher- und Personalströme, Öffnungs- und Schließregime, Sicherheits- und Zugangslogiken, Reinigungs- und Entsorgungsabläufe, Lager- und Back-of-House-Anforderungen, temporäre Umrüstungen, Medien- und Veranstaltungstechnik, Orientierung, Servicepunkte, Anlieferung, Barrierefreiheit und betriebliche Spitzenlasten zu berücksichtigen. Dies gilt gleichermaßen für dauerhaft genutzte Bereiche und für Flächen mit häufig wechselnden Belegungen oder Konfigurationen.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Bestätigung und erläuternde Konkretisierung mit möglicher Auswirkung auf Honorar- und Personaleinsatzannahmen.

• Anonymisierte Frage: Welche inhaltliche Tiefe wird bei Betriebs-, Betreiber- und servicebezogenen Konzepten erwartet?

• Amtliche Antwort: Erwartet wird eine projektstufenadäquate Entwicklung derjenigen Konzepte, die in den Vergabeunterlagen genannt sind. Dazu können – je nach beauftragter Leistungsstufe – unter anderem Betriebsorganisation, Service- und Bewirtschaftungslogik, technische Betriebsführung, Sicherheits- und Notfallorganisation, Reinigungs- und Entsorgungskonzepte, Logistik, Energie- und Nachhaltigkeitsanforderungen, Dokumentations- und Datenstrukturen, Flächen- und Belegungslogiken, Inbetriebnahme- und Übergabevorbereitung sowie Anforderungen an erste Betriebsmonate und Mängelverfolgung gehören. Bieter dürfen weder eine lediglich abstrakte Konzeptqualität noch ohne ausdrückliche Grundlage eine vollumfängliche Betreiberübernahme unterstellen; maßgeblich ist die in den Vergabeunterlagen definierte Leistungstiefe.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Ergänzende Klarstellung zur Auslegung des geschuldeten Werkinhalts.

• Anonymisierte Frage: Sind Lebenszykluskosten, Nachhaltigkeit, Energieeffizienz, Resilienz und Barrierefreiheit verbindliche Prüfachsen für Methodik und Leistungserbringung?

• Amtliche Antwort: Ja, soweit diese Ziele oder Anforderungen in den Vergabeunterlagen benannt sind. Bieter haben darzustellen, wie sie betriebliche Folgekosten, Instandhaltbarkeit, Zugänglichkeit, Nutzerkomfort, Energie- und Ressourcenverbrauch, Anpassungsfähigkeit, Sicherheit und Barrierefreiheit in ihre Prüf- und Beratungssystematik integrieren. Die Leistung ist nicht auf Investitionsbetrachtungen zu verengen, wenn die Vergabeunterlagen ausdrücklich lebenszyklus- oder betriebsorientierte Zielsetzungen enthalten.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Bestätigung bestehender Zielausrichtung; keine isolierte Änderung, jedoch klarstellend relevant für Angebotsmethodik.

• Anonymisierte Frage: Gehören Anforderungen an Dokumentationsstruktur, Datenqualität und digitale Betriebs- oder FM-Systeme zum Leistungsumfang?

• Amtliche Antwort: Soweit die Vergabeunterlagen dies vorsehen, ja. Hierzu können insbesondere Dokumentationskonzepte, Benennungs- und Versionsregeln, Datenstrukturen, Prüfungen von Übergabedaten, Asset-Identifikationen, Raum- und Flächendaten, Schnittstellen zu digitalen Planungs- und Betriebswerkzeugen sowie Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und betriebliche Nutzbarkeit der Dokumentation gehören. Der genaue Umfang der konzeptionellen, prüfenden oder implementierungsbegleitenden Leistungen richtet sich ausschließlich nach den Vergabeunterlagen und den beauftragten Leistungsstufen.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Ergänzende Klarstellung; kann Methodik, Personaleinsatz und gegebenenfalls Preisansätze beeinflussen.

• Anonymisierte Frage: Ist ein flächenbezogener Leistungsanteil mit Belegungs-, Umzugs- oder Konfigurationslogik zu berücksichtigen?

• Amtliche Antwort: Soweit flächenbezogene Leistungen in den Vergabeunterlagen enthalten sind, umfasst dies mindestens eine strukturierte Betrachtung von Flächenklassifikation, Flächenkataster, Soll-Ist-Abgleichen, Belegungslogiken, Umzugs- und Change-Prozessen, Raumstandards, flexiblen Konfigurationen, Lager- und Rüstflächen sowie betriebsrelevanten Schnittstellen zu Reinigung, Sicherheit, Logistik, Vermietung oder Service-Leveln. Bieter haben ihre Annahmen transparent zu erläutern und dürfen keine stillschweigende Reduktion auf reine Flächenzahlen vornehmen, wenn qualitative oder betriebliche Attribute mitgefordert sind.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Ergänzende Klarstellung und Auslegungspräzisierung.

• Anonymisierte Frage: Welche Annahmen gelten für Besprechungen, Planprüfungen, Baustellenbegehungen, Workshops und Präsenz vor Ort?

• Amtliche Antwort: Verbindlich sind nur diejenigen Mindesttermine, Regelbesprechungen, Verhandlungstermine, Prüfroutinen, Berichtspflichten und Präsenzanforderungen, die in den Vergabeunterlagen ausdrücklich genannt sind. Soweit Bieter darüber hinausgehende personelle oder zeitliche Annahmen für erforderlich halten, sind diese offen, nachvollziehbar und getrennt auszuweisen. Nicht offen gelegte Zusatzannahmen werden nicht als stillschweigend beauftragt angesehen. Mündliche Aussagen in Terminen entfalten keine eigenständige Bindungswirkung, sofern sie nicht schriftlich über den offiziellen Kommunikationsweg bestätigt werden.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Erläuternde Klarstellung mit unmittelbarer Relevanz für Preis- und Ressourcenannahmen.

• Anonymisierte Frage: Sind Leistungen für Inbetriebnahme, Abnahme, Übergabe, Schulung, Anlaufunterstützung und Verfolgung von Mängelansprüchen Bestandteil der Ausschreibung?

• Amtliche Antwort: Nur soweit und in der Tiefe, wie dies in den Vergabeunterlagen und gegebenenfalls in stufenweisen Beauftragungen vorgesehen ist. Soweit enthalten, sind diese Leistungen aus der Perspektive des späteren Betriebs zu verstehen und können insbesondere Abnahmevorbereitung, Prüf- und Checklisten, Begleitung technischer und organisatorischer Übergänge, Einweisungs- und Schulungskoordination, Betriebsstart-Unterstützung, Nachverfolgung von Restpunkten sowie strukturierte Mängel- und Gewährleistungsverfolgung umfassen.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Ergänzende Klarstellung; Bieter haben insbesondere stufen- und optionsbezogene Preisansätze zu prüfen.

• Anonymisierte Frage: Wie sind stufenweise Beauftragungen oder optionale Leistungsbestandteile im Angebot abzubilden?

• Amtliche Antwort: Bieter haben ihr Angebot strikt an der in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Beauftragungslogik auszurichten. Soweit Grundstufen und optionale Leistungsbestandteile vorgesehen sind, sind diese getrennt, transparent und entsprechend den Formblättern auszuweisen. Eine automatische Beauftragung optionaler oder späterer Leistungsstufen darf nicht unterstellt werden. Zugleich ist darzustellen, wie personelle Kontinuität, Wissenssicherung und Fortschreibung von Ergebnissen im Falle eines Abrufs nachfolgender Stufen gewährleistet werden.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Bestätigung der Beauftragungslogik und ergänzende Präzisierung für Angebotsdarstellung.

• Anonymisierte Frage: Welche Fassung der Vergabeunterlagen ist für die Angebotserstellung maßgeblich?

• Amtliche Antwort: Maßgeblich ist ausschließlich der jeweils zuletzt gültige, über den offiziellen Kommunikationsweg an alle Bieter veröffentlichte Dokumentensatz einschließlich dieser und aller späteren bieterbezogenen Klarstellungen / Ergänzungen sowie aller ausdrücklich ersetzten Anlagen und Formblätter. Frühere Fassungen dürfen nur insoweit verwendet werden, als sie nicht durch spätere Mitteilungen geändert oder ersetzt wurden.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Bestätigung; unmittelbare Bindungswirkung für die Angebotserstellung.

• Anonymisierte Frage: Welche Vorgaben gelten für benanntes Schlüsselpersonal, Sprachkompetenz und den Einsatz von Nachunternehmern?

• Amtliche Antwort: Es gelten die hierzu in den Vergabeunterlagen festgelegten Eignungs-, Mindest- und Vertragsanforderungen. Soweit Schlüsselpersonen benannt werden müssen, sind diese für die angebotene Leistung verbindlich zuzuordnen; ein Austausch nach Zuschlag ist nur nach Maßgabe der Vergabe- und Vertragsunterlagen zulässig. Sprach- und Kommunikationsanforderungen sowie der Einsatz von Nachunternehmern oder Spezialisten sind in der angebotenen Projektorganisation transparent darzustellen. Der Einsatz Dritter entbindet den Auftragnehmer nicht von seiner Gesamtverantwortung.

• Auswirkung auf Vergabeunterlagen: Erläuternde Klarstellung; keine Änderung der festgelegten Mindestanforderungen.

Dieses Verzeichnis dient der genauen Kontrolle, welche Dokumente, Klauseln, Seiten, Anlagen oder Formblätter durch die vorliegende Ausgabe materiell berührt werden. Bei jeder Änderung ist der frühere Bezug und der neue verbindliche Bezug kenntlich zu machen.

Soweit die vorliegende Mitteilung rechtsverbindliche Änderungen enthält, sind diese nachstehend im Format 'Referenz – bisherige Fassung – neue Fassung – Status' darzustellen.

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Der Auftragnehmer schuldet eine betriebs-, nutzungs- und lebenszyklusorientierte Beratungs-, Prüf-, Koordinations- und Begleitungsleistung. Eine Übernahme originärer Objektplanung, Fachplanung, Genehmigungsplanung, Fachbauleitung oder ausführender Leistungen ist nur geschuldet, soweit dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich und eindeutig gesondert ausgewiesen ist.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung / klarstellender Ersatz

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Alle Konzepte, Register, Prüfergebnisse, Stellungnahmen, Datenstrukturen und sonstigen Liefergegenstände sind entsprechend dem Projektfortschritt, den jeweils aktuellen Planständen und den getroffenen Entscheidungen fortzuschreiben. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass Änderungen dokumentiert, versioniert und hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Methodik, Betrieb, Termine, Qualität und Kosten nachvollziehbar gemacht werden.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Soweit Nutzer-, Stakeholder- oder Betreiberanforderungen Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen sind, hat der Auftragnehmer diese strukturiert zu erfassen, zu priorisieren, in einem nachvollziehbaren Anforderungsregister zu dokumentieren, mit Nutzungs- und Betriebsszenarien zu verknüpfen und gegenüber Planständen, Raumlisten, Prozessen, Dokumentationsständen und Übergabeunterlagen rückverfolgbar zu halten.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Bei der Planungs- und Baubegleitung sind – soweit nach Vergabeunterlagen einschlägig – mindestens folgende Themen aus Betriebs- und Servicesicht in Methodik und Prüfung einzubeziehen: Betreiberorganisation, technische Betriebsführung, Sicherheit, Reinigung, Entsorgung, Logistik, Instandhaltbarkeit, Lager- und Back-of-House-Bedarf, Besucher- und Personalflüsse, Umrüst- und Spitzenlastszenarien, Schnittstellen zu Dienstleistern sowie Anforderungen an die erste Betriebsaufnahme.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Soweit Daten- und Dokumentationsanforderungen Bestandteil der Vergabe sind, hat der Auftragnehmer Anforderungen an Dokumentationsstruktur, Benennungsregeln, Versionierung, Änderungsnachverfolgung, Datenqualität, Asset-Identifikation, Raum- und Flächenattribute, Übergabeformate und Schnittstellen zu digitalen Planungs- und Betriebswerkzeugen zu berücksichtigen und deren Erfüllung im Rahmen seiner Leistung nachzuweisen oder zu prüfen.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung / Anlagenbezug

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Soweit flächenbezogene Leistungen ausgeschrieben sind, umfassen diese mindestens die strukturierte Abbildung von Flächenarten und -attributen, Flächenkataster, Soll-Ist-Abgleichen, Belegungslogiken, Umzugs- und Change-Prozessen, standardisierten Raum- und Ausstattungsprofilen, flexiblen Konfigurationsfällen sowie den betriebsrelevanten Schnittstellen zu Sicherheit, Reinigung, Logistik, Vermietung, Service-Leveln und Übergabeprozessen.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Soweit die jeweilige Leistungsstufe dies umfasst, schuldet der Auftragnehmer die betriebsorientierte Vorbereitung und Begleitung von Inbetriebnahme, Abnahme, Übergabe, Einweisung, Schulungskoordination, Anlaufunterstützung sowie die strukturierte Nachverfolgung von Restpunkten, Mängeln und Gewährleistungsansprüchen in dem in den Vergabeunterlagen beschriebenen Umfang.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Bindend sind ausschließlich die in den Vergabeunterlagen ausdrücklich genannten Mindesttermine, Mindestbesprechungen, Regelberichte, Prüffrequenzen, Präsenz- und Reaktionsanforderungen. Darüber hinaus für erforderlich gehaltene Annahmen zu Workshops, Besprechungen, Vor-Ort-Terminen, Spezialistenbeiträgen, Reisetätigkeit oder sonstigem Zusatzaufwand sind vom Bieter transparent, prüfbar und getrennt darzustellen.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Soweit eine stufenweise Beauftragung oder optionale Leistungsbestandteile vorgesehen sind, ist das Angebot strikt nach dieser Logik zu strukturieren. Nicht ausdrücklich beauftragte Stufen oder Optionen gelten nicht als mitbeauftragt. Der Auftragnehmer hat jedoch organisatorisch darzustellen, wie Kontinuität, Wissenssicherung und Fortschreibung bei einem späteren Abruf sichergestellt werden.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

• Referenzpunkt: [Dokument / Abschnitt / Seite eintragen]

• Bisherige Fassung / bisheriger Verweis: [Bisheriger Wortlaut oder Verweis eintragen]

• Neue verbindliche Fassung: Nur schriftlich über den offiziellen Kommunikationsweg veröffentlichte Unterlagen, Mitteilungen, Q&A und ersetzte Anlagen sind verbindlicher Bestandteil des Vergabeverfahrens. Mündliche Erklärungen in Besprechungen, Verhandlungen, Begehungen oder Telefonaten begründen keine selbständige Bindungswirkung, sofern sie nicht nachfolgend schriftlich bestätigt werden.

• Status: Rechtsverbindliche Ergänzung

Wird eine Anlage, ein Formblatt, ein Preisblatt oder ein Vertragsbestandteil vollständig ersetzt, ist dies mit eindeutiger Versionsangabe, Datum und Hinweis auf die zurückgezogene Fassung anzugeben.

'Die Anlage [Bezeichnung] in der Fassung [Version / Datum] wird zurückgezogen und durch die Anlage [Bezeichnung] in der Fassung [Version / Datum] ersetzt.'

Unabhängig von einzelnen Klauseländerungen haben Bieter die nachstehenden Themenfelder stets daraufhin zu prüfen, ob sich Auswirkungen auf Methodik, Personaleinsatz, Honoraransatz, Schnittstellenmanagement oder Liefergegenstände ergeben.

• Schnittstellen zu Objektplanung, Fachplanung, Projektsteuerung, Vergabestelle, Nutzervertretungen, späterem Betreiber und sonstigen Beteiligten.

• Anforderungen aus öffentlich zugänglichen, publikumsintensiven, sicherheitsrelevanten, logistikintensiven oder multifunktionalen Bereichen einschließlich Umrüst- und Spitzenlastszenarien.

• Betriebs- und Servicekonzepte für technische Betriebsführung, Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Logistik, Besucherführung, Servicepunkte, Lager und Back-of-House.

• Lebenszyklusorientierte Beurteilung, Instandhaltbarkeit, Energie- und Nachhaltigkeitsanforderungen, Anpassungsfähigkeit, Nutzerkomfort und Barrierefreiheit.

• Dokumentations- und Datenanforderungen einschließlich Strukturen für Planungs-, Übergabe- und Betriebsinformationen, soweit digitale Systeme oder Datenübergaben vorgesehen sind.

• Flächenbezogene Leistungen wie Flächenklassifikation, Flächenkataster, Belegungslogik, Umzugs- und Change-Management, flexible Raumkonfigurationen und betriebsrelevante Flächenattribute.

• Inbetriebnahme-, Abnahme-, Übergabe-, Schulungs-, Anlauf- und Mängelmanagementleistungen, soweit diese Bestandteil der beauftragten Leistungsstufen sind.

• Abgrenzung zu nicht geschuldeten Leistungen sowie transparente Darstellung aller vom Bieter getroffenen kalkulatorischen und methodischen Annahmen.

Bieter haben zu prüfen, ob ihre Methodik, Arbeitsstruktur, Qualitätssicherung, Schnittstellenorganisation, Rollen- und Personaleinsatzplanung, Fortschreibungslogik, Prüf- und Dokumentationssystematik, Szenario- und Risikoansätze sowie ihre Darstellung von Nutzer-, Betreiber-, Betriebs- und Flächenanforderungen an die vorliegenden Klarstellungen und Ergänzungen anzupassen sind. Dies gilt insbesondere, wenn der angebotene Ansatz bisher von engeren Leistungsgrenzen, geringerer Fortschreibungstiefe oder niedrigeren Anforderungen an Koordination, Datenmanagement, Inbetriebnahme oder Flexibilitätsanforderungen ausgegangen ist.

Bieter haben zu prüfen, ob Preisansätze, Honorarverteilung, kalkulatorische Annahmen, optionale Leistungsbestandteile, Nebenkostenannahmen, Workshop- und Präsenzaufwände, Beiträge externer Spezialisten, digitale Daten- und Dokumentationsleistungen, flächenbezogene Zusatzleistungen oder Aufwände in Inbetriebnahme-, Übergabe- und Mängelphasen von den vorliegenden Klarstellungen berührt werden. Nicht offengelegte Zusatzannahmen oder verdeckte Vorbehalte sind unzulässig, soweit die Vergabeunterlagen eine eindeutige Leistungserwartung festlegen.

Sofern sich aus dieser Mitteilung Änderungen oder Präzisierungen zu Fortschreibungszyklen, Besprechungsfrequenzen, Prüf- und Workshopformaten, Vor-Ort-Terminen, Abnahme- oder Übergabeaktivitäten ergeben, haben Bieter zu prüfen, ob ihr Einsatzplan, ihre Verfügbarkeit von Schlüsselpersonal, ihre Vertretungsregelungen und ihre Ressourcen über die Leistungsstufen hinweg anzupassen sind. Personelle Spitzen in frühen Planungsphasen, vor Vergaben, in Ausführungs- und Inbetriebnahmephasen sind im Angebot plausibel zu unterlegen.

Soweit in dieser Mitteilung nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist, bleiben alle übrigen Anforderungen, Mindestbedingungen, Zuschlagskriterien, Formvorgaben, Eignungsanforderungen, Vertragsmechanismen, Fristen und Anlagen der Vergabeunterlagen unverändert gültig. Bieter dürfen aus bloßen Erläuterungen keine weitergehenden Ansprüche, Leistungsreduktionen oder Fristverschiebungen ableiten.

Soweit durch diese Mitteilung Termine geändert werden, sind ausschließlich die nachstehend benannten Fristen maßgeblich. Nicht genannte Termine bleiben unverändert. Alle Zeitangaben beziehen sich auf [Zeitzone / Ortszeit] und sind als Ausschlussfristen zu verstehen, sofern in den Vergabeunterlagen nichts anderes geregelt ist.

Der Auftraggeber legt mit dieser Mitteilung fest, ob bereits eingereichte Unterlagen unverändert gültig bleiben, ob eine teilweise Wiedereinreichung einzelner Bestandteile erforderlich ist oder ob ein vollständig überarbeitetes Angebot erwartet wird. Maßgeblich ist ausschließlich die nachstehend angegebene Verfahrensfolge. Soweit eine Wiedereinreichung verlangt wird, sind nur die ausdrücklich benannten aktuellen Formblätter und Anlagen zu verwenden.

Die nachstehenden Formulierungsoptionen sind verfahrensbezogen auszuwählen und nichtzutreffende Varianten vor Veröffentlichung zu streichen.

• Option A: Bereits eingereichte Unterlagen bleiben unverändert gültig; eine erneute Einreichung ist nicht erforderlich.

• Option B: Eine teilweise Wiedereinreichung ist erforderlich, und zwar ausschließlich für folgende Unterlagen: [Liste einfügen].

• Option C: Ein vollständig überarbeitetes Angebot ist unter Verwendung des aktuellen Dokumentensatzes erneut einzureichen.

Soweit diese Mitteilung Auswirkungen auf die Einreichung hat, sind überarbeitete Unterlagen ausschließlich über das offizielle Vergabeportal bzw. das in den Vergabeunterlagen genannte Kommunikationssystem einzureichen. Der Auftraggeber kann Dateiformate, Dateibenennung, Signaturanforderungen, Trennung von technischem und kommerziellem Angebot, Nutzung aktualisierter Preisblätter oder die Abgabe gesonderter Erläuterungen festlegen. Unvollständige, veraltete oder abweichende Formblätter können zum Ausschluss oder zur Nachforderung nach Maßgabe der Vergabeunterlagen führen.

Soweit diese Mitteilung keine inhaltlichen oder formalen Änderungen der Angebotseinreichung erfordert, ist dies ausdrücklich mit dem Hinweis 'Keine Wiedereinreichung erforderlich; Kenntnisnahme ausreichend' zu kennzeichnen. Fehlt ein solcher Hinweis, haben Bieter anhand der Mitteilung eigenverantwortlich zu prüfen, ob eine Anpassung ihres Angebots erforderlich ist.

Alle Bieter haben den Inhalt dieser Mitteilung bei ihrer weiteren Teilnahme am Verfahren sowie bei der Erstellung, Überarbeitung und Finalisierung ihrer Angebote zu berücksichtigen. Ein Angebot, das auf überholten Fassungen der Vergabeunterlagen basiert oder die hierin enthaltenen rechtsverbindlichen Änderungen nicht berücksichtigt, kann nach Maßgabe der Vergabeunterlagen vom Verfahren ausgeschlossen oder als nicht wertungsfähig behandelt werden.

Soweit der Auftraggeber dies vorsieht, haben Bieter den Erhalt und die Berücksichtigung dieser Mitteilung durch [Portalnachricht / Formblatt / unterzeichnete Erklärung / ausdrückliche Einbeziehung in das überarbeitete Angebot] bis spätestens [TT.MM.JJJJ, HH:MM] zu bestätigen. Fehlt eine ausdrückliche Bestätigungspflicht, gilt die Berücksichtigung gleichwohl als zwingende Obliegenheit des Bieters.

Für jede weitere Angebotsbearbeitung und Einreichung ist ausschließlich der zuletzt gültige, konsolidierte Dokumentensatz zu verwenden. Bieter haben intern sicherzustellen, dass veraltete Anlagen, Preisblätter, Hinweisblätter oder Vertragsfassungen nicht weiterverwendet werden. Auf Anforderung des Auftraggebers ist offenzulegen, auf welche Fassungen sich das Angebot stützt.

Die nachstehende Anlagenliste ist vollständig auszufüllen, sobald diese Mitteilung tatsächlich geänderte oder ersetzende Dokumente enthält. Jede Anlage ist mit eindeutiger Bezeichnung, Versionsstand und Verbindlichkeitsstatus zu versehen.

Soweit inhaltliche Änderungen von Dokumenten vorgenommen werden, soll der Auftraggeber – soweit praktisch zweckmäßig – sowohl eine bereinigte Neufassung als auch eine kenntlich gemachte Vergleichsfassung bereitstellen. Maßgeblich ist stets die ausdrücklich als verbindlich bezeichnete Fassung.

Alle Vergabeunterlagen, Anlagen, Formblätter und sonstigen Dokumente, die durch diese Mitteilung nicht ausdrücklich geändert, ergänzt, ersetzt oder aufgehoben werden, bleiben unverändert und vollumfänglich gültig.