Gebührenschätzung / Preisrahmen

Soweit der Auftraggeber eine Preiserwartung offenlegt, ist diese in einer für alle Unternehmen klar nachvollziehbaren Struktur darzustellen. Die Veröffentlichung kann als Gesamtwert, als Preisband oder als gegliederte Erwartung nach Leistungsbausteinen, Leistungsstufen, Projektabschnitten oder Optionsmodulen erfolgen. Nicht offengelegte Bestandteile sind ausdrücklich als nicht offengelegt zu kennzeichnen.

Wird die Preiserwartung auf Leistungsstufen oder Leistungsbausteine verteilt, ist die Logik der Aufteilung in den Vergabeunterlagen eindeutig zu beschreiben. Dies gilt insbesondere dann, wenn gestufte Beauftragungen, spätere Abrufe, optionale baubegleitende Vertiefungen, intensivierte Vor-Ort-Präsenz, Unterstützung der Inbetriebnahme oder Unterstützungsleistungen während des Übergangs in den Betrieb preislich separat abgebildet werden sollen.

Alle Werte sind grundsätzlich in [EUR] und netto anzugeben. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen, soweit dies in den Preisblättern vorgesehen ist. Maßgeblich für die Angebotskalkulation ist der Preisstand zum Stichtag [TT.MM.JJJJ], sofern keine ausdrücklich zugelassene Preisanpassungslogik für definierte spätere Leistungsstufen oder Zeiträume vorgesehen wird.
Soweit Preisgleitungen, Indexierungen oder vergleichbare Anpassungsmechanismen zugelassen sein sollen, sind Gegenstand, Stichtag, Berechnungsformel, Bezugsindex, Rundungsregeln und Nachweispflichten vorab vollständig zu beschreiben. Ohne ausdrückliche Regelung gilt der angebotene Preis als Festpreis für den jeweiligen ausgeschriebenen Leistungsumfang.

Die offengelegte Preiserwartung beruht auf einer kaufmännischen Herleitung des erwarteten Leistungsumfangs. Dabei können insbesondere Komplexität und Tiefe der Anforderungs- und Konzeptarbeit, Anzahl der fachlichen Schnittstellen, Intensität der Planprüfungen, Umfang der Dokumentations- und Datenanforderungen, erwartete Beteiligung an Besprechungen, Qualitätssicherung in der Bauausführung, Aufwand für Inbetriebnahme und Abnahme, Anforderungen an digitale Betriebsstrukturen, betriebliche und nutzerseitige Abstimmungserfordernisse sowie optionale Unterstützungsleistungen nach Übergabe berücksichtigt sein.
Eine Veröffentlichung der Herleitungslogik bedeutet nicht, dass Unternehmen die Kalkulation des Auftraggebers übernehmen sollen. Jedes Unternehmen bleibt verpflichtet, ein eigenes, tragfähiges und leistungsbezogenes Angebot zu kalkulieren.

Die offengelegte Schätzung beziehungsweise der Preisrahmen dient der Orientierung und der Plausibilisierung. Unternehmen sollen ihre Angebote so gestalten, dass wesentliche Unter- oder Überschreitungen inhaltlich begründet werden können. Reine Strategiepreise ohne belastbare Leistungskalkulation, nicht auskömmliche Preise, unausgewogene Mischkalkulationen oder spekulative Unterdeckungen sind nicht erwünscht.
Soweit die verfahrensführende Stelle eine Erläuterungspflicht festlegt, ist bei Abweichungen oberhalb oder unterhalb der festgelegten Schwelle ein kurzer Preisbericht beizufügen, der die wesentlichen Gründe der Abweichung transparent darstellt, ohne hierbei das Grundprinzip eines vollständigen und eigenverantwortlich kalkulierten Angebots aufzugeben.

Zugelassen ist ausschließlich das vorab definierte Vergütungsmodell [bitte festlegen: Gesamtpauschale / phasenbezogene Pauschalen / Mischmodell aus Pauschalen und Verrechnungssätzen / anderes Modell]. Soweit kein anderes Modell ausdrücklich freigegeben wird, ist von einem gestuften Mischmodell auszugehen: Der ausgeschriebene Kernleistungsumfang ist durch feste Pauschalen je Leistungsstufe oder Leistungsbaustein zu bepreisen; ausdrücklich abrufbare Optionen sind separat als Optionspreise auszuweisen; nachträglich angeordnete Zusatzleistungen sind ausschließlich über die angebotenen Rollen-, Stunden- oder Tagessätze abzurechnen.
Das Preismodell muss so aufgebaut sein, dass sowohl eine wirtschaftliche Vergleichbarkeit der Angebote als auch eine spätere vertragliche Handhabung von Optionen, Leistungsänderungen und Zusatzabrufen gewährleistet sind. Nicht zulässig ist eine Preislogik, die wesentliche Leistungsbestandteile nur mittelbar, nur unter Vorbehalt oder nur nach späterer freier Preisbestimmung erfassbar macht.

Im Grundpreis beziehungsweise in den Grundpauschalen sind sämtliche Leistungen zu berücksichtigen, die für die vollständige und fachgerechte Erbringung des ausgeschriebenen Kernleistungsumfangs erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere die laufende Projektkoordination, fachliche Abstimmungen, Regeltermine, die Erstellung und Fortschreibung der geforderten Konzepte, Prüfvermerke, Auswertungen, Stellungnahmen, Standardberichte, qualitätssichernde Prüfungen, übliche Reise- und Kommunikationsaufwände, die Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen sowie alle sonstigen Leistungen, die nach den Vergabeunterlagen typischerweise zum geschuldeten Ergebnis gehören.
Soweit die ausgeschriebenen Leistungen betriebsorientierte, nutzerorientierte, digitale, dokumentationsbezogene, nachhaltigkeitsbezogene, flächenbezogene oder inbetriebnahmebezogene Anforderungen enthalten, sind diese Anforderungen im Grundpreis enthalten, soweit sie nicht ausdrücklich als Option, Besondere Leistung oder Zusatzleistung gesondert ausgewiesen werden dürfen.

Optionale Leistungsbestandteile sind separat auszuweisen und dürfen nicht mit dem Grundpreis vermischt werden. Für jede Option ist die preisliche Darstellung so vorzunehmen, dass Umfang, Auslöseereignis, Preisbasis, Bindungsdauer und etwaige Voraussetzungen für den späteren Abruf klar erkennbar sind. Soweit das Verfahren gestufte Beauftragungen vorsieht, sind die Preise stufenweise getrennt anzugeben.
Typische Optionsbereiche können – soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen – insbesondere vertiefte baubegleitende Präsenz, zusätzliche Workshops oder Nutzerformate, Mock-up- oder Musterbereichsabnahmen, intensivere Dokumentations- oder Datenaufbereitung, Unterstützung bei der Beschaffung von Betriebsleistungen, Umzugs- und Belegungsunterstützung, Anlaufbetreuung nach Übergabe oder die verlängerte Begleitung des Gewährleistungs- und Mängelmanagements sein.

Für Zusatzleistungen, Mehrleistungen oder nachträglich angeordnete Leistungsänderungen sind ausschließlich die in den Preisblättern angebotenen Rollen-, Stunden- oder Tagessätze maßgeblich, soweit keine gesonderte Vergütungsregelung getroffen wird. Zusatzleistungen werden nur vergütet, wenn sie ausdrücklich beauftragt oder nach den vertraglichen Änderungsmechanismen wirksam angeordnet wurden.
Die angebotenen Verrechnungssätze müssen sämtliche Gemeinkosten, Nebenkosten und sonstigen kalkulatorischen Zuschläge enthalten, soweit in den Vergabeunterlagen nichts anderes zugelassen ist. Unternehmen haben keinen Anspruch darauf, nach Zuschlag abweichende oder höhere Sätze einzuführen.

Unzulässig sind insbesondere offene Preisvorbehalte, nicht quantifizierte Zuschläge, frei definierte spätere Nachkalkulationen, Erfolgshonorare, vom Auftraggeber nicht angeforderte Alternativmodelle, verdeckte Mindestabnahmemengen, pauschale Inflationszuschläge ohne ausdrückliche Preisgleitungsregel, prozentuale Honorarbezüge auf spätere Kostenentwicklungen ohne ausdrückliche Zulassung sowie sämtliche Preisansätze, die wesentliche Teile des Leistungsumfangs erst nach Zuschlag konkretisieren würden.
Ebenfalls unzulässig sind Angebote, die die verlangte Preisstruktur nicht einhalten, Preisbestandteile in erläuternde Begleittexte auslagern oder die Auskömmlichkeit des Angebots auf nicht beauftragte Zusatzleistungen verlagern.

Es ist ein eindeutiger Gesamtangebotspreis für den ausgeschriebenen Leistungsumfang anzugeben. Der Gesamtpreis muss in den Preisblättern rechnerisch nachvollziehbar aus den Einzelansätzen, Zwischen- und Endsummen hergeleitet werden. Der Gesamtpreis darf keinen Interpretationsspielraum darüber lassen, welche Leistungen umfasst sind.

Zusätzlich zum Gesamtpreis ist die Vergütung nach der vorgegebenen Struktur aufzugliedern. Soweit nichts anderes festgelegt wird, erfolgt die Aufgliederung mindestens nach [Leistungsstufen], [Leistungsbausteinen], [Projektabschnitten] oder [Meilensteinen]. Die Aufgliederung muss dem Leistungszuschnitt der Vergabeunterlagen folgen und darf nicht durch eine unternehmenseigene, davon abweichende Struktur ersetzt werden.

Soweit Verrechnungssätze gefordert sind, sind diese rollen- oder funktionsbezogen auszuweisen. Die Rollenbezeichnungen müssen mit dem angebotenen Projektansatz nachvollziehbar korrespondieren. Zulässig sind insbesondere Sätze für Projektleitung, stellvertretende Projektleitung, Senior-Expertise, Fachspezialistinnen und Fachspezialisten, digitale oder dokumentationsbezogene Fachrollen, baubegleitende Vor-Ort-Unterstützung und administrative Unterstützungsfunktionen, sofern diese im Preisblatt vorgesehen sind.
Die Einheit der Verrechnung ist eindeutig anzugeben, insbesondere [Stundensatz], [Tagessatz] oder [Pauschalsatz je klar definierter Einzelleistung]. Mischformen innerhalb derselben Rolle sind nur zulässig, wenn sie ausdrücklich verlangt oder zugelassen sind.

Gesondert auszuweisen sind alle Positionen, die nicht bereits im Grundpreis enthalten sein müssen und die nach den Vergabeunterlagen gesondert abgefragt werden. Hierzu können insbesondere Optionspreise, Eventualpositionen, Besondere Leistungen, zugelassene Dritt- oder Fremdkosten, gesondert erstattungsfähige Auslagen, Software- oder Lizenzkosten, Übersetzungsleistungen, zusätzliche Schulungsleistungen oder gesonderte Reiseleistungen gehören, soweit dies ausdrücklich vorgesehen ist.
Nicht gesondert auszuweisen sind Leistungen, die zur vollständigen Erbringung des geschuldeten Ergebnisses objektiv erforderlich sind und nach der gewählten Preislogik im Grundpreis enthalten sein müssen. Das gilt auch dann, wenn diese Leistungen im Angebotstext nicht einzeln hervorgehoben werden.

Unternehmen haben in ihrem Angebot klar zu kennzeichnen, welche Leistungen mit dem Gesamtpreis abgegolten sind und welche Leistungen nur bei ausdrücklicher Beauftragung, Stufenfreigabe, Optionenausübung oder Leistungsänderung vergütet werden. Unklare oder widersprüchliche Abgrenzungen gehen zu Lasten des Unternehmens.
Soweit ein Preisblatt einzelne Leistungspositionen nicht gesondert abfragt, ist davon auszugehen, dass diese Leistungen im übergeordneten Preisansatz enthalten sein müssen, sofern sie zur Erfüllung des Leistungsgegenstands erforderlich sind.

Sofern eine Gesamtobergrenze veröffentlicht werden soll, ist diese als maximal zulässige Nettovergütung eindeutig anzugeben: [Gesamtobergrenze netto in EUR]. Soweit keine Gesamtobergrenze gilt, ist dies ausdrücklich festzuhalten: [Es gilt keine verbindliche Gesamtobergrenze; maßgeblich ist allein die Wirtschaftlichkeit und Plausibilität des Angebots].

Zusätzlich oder alternativ können Teilobergrenzen für einzelne Leistungsstufen, Leistungsbausteine, Optionen oder Nebenkostenarten festgelegt werden. Teilobergrenzen dienen der Sicherung der Vergleichbarkeit und der Steuerung von Preisrisiken in besonders kostenempfindlichen Teilbereichen. Sie sind nur wirksam, wenn ihr sachlicher Geltungsbereich eindeutig beschrieben ist.

Soweit zur Vergleichbarkeit oder Budgetsteuerung erforderlich, können Höchstsätze für einzelne Rollen, Qualifikationsniveaus oder Leistungstypen festgelegt werden. Überschreiten angebotene Verrechnungssätze die vorgegebenen Höchstsätze, gelten die Rechtsfolgen nach Abschnitt 6.5.

Für Nebenkosten und Auslagen ist ausdrücklich festzulegen, ob diese vollständig im Preis enthalten sein müssen oder ob eine gesonderte Erstattung ausnahmsweise zulässig ist. Soweit eine gesonderte Erstattung erlaubt wird, sind Kostenarten, Nachweisform, Genehmigungserfordernisse, etwaige prozentuale Zuschlagsverbote sowie Höchstgrenzen verbindlich vorzugeben.
Reisezeiten, innerdeutsche oder auslandsbezogene Reisen, Übernachtungen, Druck- und Versandkosten, Kopierkosten, Kurierkosten, Moderations- oder Workshopmaterialien, Software- oder Plattformnutzung, Übersetzungen und vergleichbare Kosten dürfen nur dann gesondert in Rechnung gestellt werden, wenn dies vorab ausdrücklich zugelassen wurde.

Für den Fall einer Überschreitung veröffentlichter Obergrenzen ist vor Veröffentlichung verbindlich festzulegen, wie solche Angebote behandelt werden. Zulässige Regelungsmodelle sind insbesondere: [Überschreitung führt zur Unzulässigkeit des Angebots]; [Überschreitung löst eine Aufklärung aus]; [Überschreitung ist nur bei gesonderter, plausibler Begründung wertbar]; [Überschreitung ist allein für nicht bindende Orientierungswerte unbeachtlich].
Unabhängig vom gewählten Modell bleibt die verfahrensführende Stelle berechtigt, die Plausibilität, Auskömmlichkeit und innere Stimmigkeit des Angebots zu prüfen.

Die Angebotskalkulation hat auf den in den Vergabeunterlagen offen gelegten Grundannahmen zu beruhen. Dazu gehören insbesondere der geplante Projekt- oder Leistungszeitraum, die vorgesehene Stufenlogik, der zeitliche Ablauf der Planungs-, Bau- und Inbetriebnahmephasen, die Anzahl der wesentlichen Bearbeitungs- und Freigabeschritte sowie die vorgesehene Vertragslaufzeit. Soweit einzelne Zeitparameter noch nicht abschließend feststehen, sind diese als Annahmen mit Platzhaltern zu veröffentlichen.
Maßgebliche Grundannahmen sind beispielsweise: [geplanter Leistungsbeginn], [voraussichtliches Ende der Grundbeauftragung], [voraussichtliche Dauer je Leistungsstufe], [geplante Abruffristen für Optionen], [Anzahl der Verhandlungs- oder Überarbeitungszyklen nach Angebotsabgabe].

Die Vergabeunterlagen sollen die für die Kalkulation relevanten Mengen- und Aufwandstreiber in einer Weise offenlegen, die ein belastbares Angebot ermöglicht. Soweit keine exakten Mengen vorliegen, sind Bandbreiten, Szenarien oder Annahmen vorzugeben. Zu den typischen Aufwandstreibern zählen insbesondere die Anzahl der Regeltermine, Fachgespräche, Planprüfzyklen, Nutzer- oder Stakeholderworkshops, Baustellenbesprechungen, Vor-Ort-Begehungen, Inbetriebnahmetermine, Abnahmebegehungen, Berichtslieferungen, Dokumentenprüfungen und Freigabeschritte.

Unternehmen haben ihre Angebote auf einer realistischen personellen Grundstruktur aufzubauen. Soweit die Vergabeunterlagen hierfür Annahmen vorgeben, sind diese in der Kalkulation zu berücksichtigen. Dazu können insbesondere Mindestpräsenz oder Mindestverfügbarkeit der Projektleitung, qualifikationsgebundene Beteiligung bestimmter Fachrollen, Vertretungsregelungen, Schnittstellen zur Dokumentation oder Digitalisierung sowie Anforderungen an die Vor-Ort-Unterstützung gehören.
Die Kalkulation darf nicht auf einer personellen Unterdeckung beruhen. Werden Unternehmen aufgefordert, Schlüsselrollen oder Einsatzquoten offen zu legen, ist die Preisbildung damit konsistent darzustellen.

Für die Preisbildung ist davon auszugehen, dass der Auftraggeber und sonstige Projektbeteiligte die in den Vergabeunterlagen beschriebenen Mitwirkungsleistungen erbringen. Hierzu können etwa die Bereitstellung von Planunterlagen, digitalen Datenständen, Terminplänen, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Zugängen zu Besprechungen, Freigaben, Entscheidungswegen, Vorleistungen Dritter oder die Organisation standardmäßiger Abstimmungsformate gehören.
Leistungen, die nur deshalb erforderlich werden, weil zugesagte Mitwirkungsleistungen ausbleiben, sind nicht ohne Weiteres Bestandteil der Grundvergütung, sofern die Vergabeunterlagen dies nicht ausdrücklich anders regeln. Unternehmen haben dennoch diejenigen Mitwirkungsannahmen, auf die ihre Kalkulation gestützt ist, transparent zu benennen.

Die Vergabeunterlagen sollen festlegen, in welchem Umfang Leistungen vor Ort, hybrid oder vollständig digital zu erbringen sind. Für die Kalkulation ist insbesondere maßgeblich, welche Präsenzanforderungen für Projektleitung, Fachrollen, Workshops, Baustellentermine, Inbetriebnahme, Abnahme und Anlaufbetreuung gelten. Darüber hinaus sind Vorgaben zu Sprache, Dokumentformaten, Datenräumen, Kommunikationsmitteln und Reaktionszeiten offen zu legen.
Fehlen nähere Vorgaben, haben Unternehmen eine marktübliche Mischkalkulation vorzunehmen und ihre Grundannahmen hierzu offen zu legen.

Besonders preisrelevant sind Annahmen, deren Änderung voraussichtlich zu erheblichen Mehr- oder Minderkosten führen würde. Hierzu zählen beispielsweise eine wesentlich erhöhte Zahl an Vor-Ort-Terminen, zusätzliche Planungs- oder Prüfzyklen, erweiterte Anforderungen an digitale Systemeinführung oder Datenmigration, zusätzliche Schulungs- oder Nutzerformate, mehrsprachige Dokumentation, verlängerte Anlaufbetreuung, ausgeweitete Gewährleistungsbegleitung oder eine geänderte Tiefe betrieblicher Fachkonzepte.
Solche Annahmen sind von den Unternehmen im Angebot ausdrücklich zu kennzeichnen. Nicht offengelegte Sonderannahmen dürfen nicht zur Grundlage späterer Mehrvergütungsforderungen gemacht werden.

Optionen sind als verbindliche, gesondert abrufbare Preispositionen auszuweisen. Für jede Option sind Umfang, Preis, Abruffrist, Bindungswirkung und – soweit vorgesehen – ihre Berücksichtigung in der Wertung eindeutig anzugeben. Vor Veröffentlichung ist festzulegen, ob Optionen in die Wertung einfließen oder ausschließlich als spätere Preisreserve dienen.
Werden Optionen nicht abgerufen, entsteht aus ihrer Bepreisung kein Anspruch auf Vergütung. Werden Optionen abgerufen, gelten die angebotenen Preise als verbindlich, soweit die zugrunde liegenden Annahmen unverändert bleiben.

Mehr- und Minderleistungen infolge von Mengenabweichungen, geänderten Terminintensitäten, zusätzlichem Koordinationsaufwand oder verändertem Prüfbedarf sind nach der in diesem Dokument festgelegten Preislogik zu behandeln. Soweit möglich, sind hierfür bereits im Angebot geeignete Mengen- oder Einheitspreislogiken vorzusehen. Andernfalls erfolgt die Bewertung über die angebotenen Verrechnungssätze.
Eine pauschale Nachforderung ohne nachvollziehbare Herleitung ist ausgeschlossen. Ebenso begründet eine Minderinanspruchnahme einzelner optionaler oder abrufbarer Leistungen keinen selbständigen Entschädigungsanspruch, sofern die Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmen.

Leistungsänderungen während der Vertragsdurchführung sind auf Grundlage der vertraglich vorgesehenen Änderungsmechanismen zu bewerten. Für die Preisfortschreibung sind vorrangig die angebotenen Pauschalen, Einheitspreise, Stunden- oder Tagessätze heranzuziehen. Unternehmen haben keinen Anspruch auf freie Neubepreisung, wenn ein bestehender Preisansatz sachgerecht herangezogen werden kann.
Soweit Leistungsänderungen auf geänderte Annahmen, zusätzliche Anforderungen oder veränderte Projektparameter zurückzuführen sind, ist die wirtschaftliche Auswirkung anhand des ursprünglich angebotenen Preisgerüsts transparent darzustellen.

Dritt- und Fremdkosten sind nur dann Bestandteil des Angebotspreises, wenn dies ausdrücklich verlangt oder zugelassen wird. Soweit externe Fachbeiträge, Messungen, Sondergutachten, Moderatorinnen oder Moderatoren, externe Schulungsleistungen, Softwarelizenzen oder vergleichbare Fremdleistungen gesondert ausgewiesen werden dürfen, sind Umfang, Preisbasis, etwaige Zuschläge, Nachweiserfordernisse und Genehmigungsvorbehalte eindeutig darzustellen.
Soweit Dritt- und Fremdkosten nicht ausdrücklich zugelassen sind, ist davon auszugehen, dass sie entweder nicht anfallen oder aus der Grundvergütung zu tragen sind.

Für die Preisangabe sind ausschließlich die vorgegebenen Preisblätter und Eintragungslogiken zu verwenden. Änderungen an Struktur, Reihenfolge, Bezeichnungen, Berechnungslogik oder Zellbezügen der Preisblätter sind unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich freigegeben wurden.

Soweit die Vergabeunterlagen eine elektronische Kalkulationsdatei, Tabellenstruktur oder ein ausfüllbares Preisblatt vorsehen, sind die Preise ausschließlich an den dafür bestimmten Stellen einzutragen. Ergänzende Erläuterungen sind nur in den hierfür vorgesehenen Feldern oder als separater Preisbericht zulässig.

Alle Preise sind in [EUR] anzugeben. Preisblätter sind so auszufüllen, dass Netto- und – soweit verlangt – Bruttobeträge eindeutig nachvollziehbar sind. Sofern nichts anderes bestimmt wird, sind Preise auf zwei Nachkommastellen zu runden. Interne Rechenschritte dürfen mit höherer Genauigkeit erfolgen, müssen aber in der Angebotsdarstellung konsistent aufgelöst werden.

Einzelpreise, Zwischen- und Endsumme müssen mathematisch und inhaltlich widerspruchsfrei sein. Unternehmen haben sicherzustellen, dass Rollen- und Einheitssätze mit Pauschalen und Optionspreisen in einer sachgerechten Beziehung stehen. Offensichtliche Rechenfehler, Doppelansätze, Leerfelder in Pflichtpositionen oder widersprüchliche Summen können zur Aufklärung oder zur Wertung nach den vergaberechtlichen Regeln führen.
Soweit die Vergabeunterlagen festlegen, wie mit fehlenden Preisangaben umzugehen ist, gilt diese Regelung vorrangig. Ohne ausdrückliche gegenteilige Regelung können fehlende Einzelpreise entweder als mit anderen Positionen abgegolten oder als unvollständige Angebotsabgabe behandelt werden; die hierfür maßgebliche Rechtsfolge ist vor Veröffentlichung festzulegen.

Preisrelevante Annahmen, Einschränkungen oder Ausschlüsse dürfen nur in der ausdrücklich zugelassenen Form erklärt werden. Sie sind in einem gesonderten Annahmenblatt, Preisbericht oder dafür vorgesehenen Formularfeld anzugeben. Nicht zulässig sind versteckte Annahmen in Begleitschreiben, Angebotsvorbemerkungen oder allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Ausschlüsse, die dem ausgeschriebenen Leistungsumfang widersprechen oder die Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigen, führen zur Unzulässigkeit oder zur vergaberechtlichen Behandlung als Angebotsabweichung.

Unzulässig sind insbesondere spätere Preisvorbehalte, unverbindliche Textbausteine, verdeckte Zuschläge, dynamische Nachberechnungsvorbehalte, nicht angeforderte Mengen- oder Stundenkorridore, Vorbehalte für nicht näher bezeichnete Sonderkosten oder sonstige Erklärungen, die die Verbindlichkeit des Angebots relativieren.

Zusätzlich zu den Preisblättern ist ein kurzer erläuternder Preisbericht einzureichen, sofern dies in den Vergabeunterlagen verlangt wird. Der Preisbericht soll die Preislogik, die wesentlichen Kalkulationsannahmen, die personelle Grundstruktur, die Zuordnung der Preisbestandteile sowie den Umgang mit Optionen und Zusatzleistungen erläutern. Der Umfang sollte [Richtwert: 2 bis 5 Seiten] nicht überschreiten, sofern keine abweichende Vorgabe gemacht wird.

Der Angebotspreis ist so aufzuschlüsseln, dass er einem sachlichen Vergleich zugänglich ist und mit dem abgefragten Leistungsumfang korrespondiert. Aus der Angebotsdarstellung muss erkennbar sein, welche Leistungen in welchem Preisansatz enthalten sind, welche Leistungen optional sind und welche Sätze im Änderungsfall Anwendung finden.

Unternehmen haben erhebliche Unter- oder Überschreitungen der offengelegten Preiserwartung oder einzelner Obergrenzen in sachlicher Form zu erläutern, soweit eine entsprechende Vorgabe gemacht wird. Ziel dieser Plausibilisierung ist nicht die Offenlegung betrieblicher Interna, sondern die Vermeidung von Bewertungsunsicherheiten, Aufklärungsbedarf und späteren Leistungsstörungen.
Eine Plausibilisierung kann sich insbesondere auf abweichende Personalkonzepte, unterschiedliche Digitalisierungs- oder Dokumentationsansätze, abweichende Präsenzmodelle, Effizienzannahmen, Leistungsabgrenzungen oder die Einpreisung optionaler Risiken beziehen.

Mit Angebotsabgabe ist eine Erklärung abzugeben, dass sämtliche nach Preisrahmen und Leistungsunterlagen geforderten Leistungen berücksichtigt wurden, keine verdeckten Zusatzforderungen vorbehalten bleiben und alle preisrelevanten Annahmen vollständig offengelegt wurden. Eine entsprechende Mustererklärung kann in Anlage 6 vorgegeben werden.

Die nachstehenden Anlagen dienen als empfohlene oder verbindlich zu verwendende Struktur für die preisliche Angebotsdarstellung. Vor Veröffentlichung ist festzulegen, welche Anlagen als verbindliche Formblätter und welche lediglich als Orientierungshilfe dienen.

Das nachstehende Preisblatt ist so auszufüllen, dass alle verpflichtenden, optionalen und gesondert zu behandelnden Preisbestandteile nachvollziehbar dargestellt werden. Nicht benötigte Zeilen sind mit [entfällt] zu kennzeichnen; unzulässige Zeilen sind vor Veröffentlichung zu löschen.

Die Aufgliederung ist an der Leistungsstruktur des Verfahrens auszurichten. Die nachstehenden Zeilen sind bei Bedarf an die konkrete Leistungsbeschreibung anzupassen; nicht einschlägige Zeilen sind vor Veröffentlichung zu bereinigen.

Hiermit bestätigt das Unternehmen [Name des Unternehmens], dass der angebotene Preis auf den Vergabeunterlagen sowie den nachstehend offengelegten Annahmen beruht, dass sämtliche für den ausgeschriebenen Leistungsumfang erforderlichen Leistungen berücksichtigt wurden, dass keine verdeckten Zusatzforderungen vorbehalten werden und dass sämtliche preisrelevanten Annahmen, Abgrenzungen und Einschränkungen vollständig offengelegt sind.