Einladungen zu Verhandlungsrunden

Soweit eine frühere Einladung, eine frühere Agenda oder einzelne rundenspezifische Anlagen ersetzt oder aktualisiert werden, ist dies in dieser Tabelle ausdrücklich kenntlich zu machen.

Die Nutzung dieser Unterlage für andere Runden, andere Bieter oder andere Leistungspakete ist ausgeschlossen. Rundenspezifische Ergänzungen, Themenlisten und Zeitpläne gelten nur in Verbindung mit der jeweils ausgegebenen Einladung.

Für das Verständnis dieser Einladung sind ausschließlich die nachstehend bezeichneten Unterlagen maßgeblich. Diese Auflistung dient der Einordnung und verweist auf den jeweils aktuellen Dokumentenstand; Inhalte der genannten Unterlagen werden in dieser Einladung nicht wiederholt. Maßgeblich sind [Aktuelle Leistungsbeschreibung / Leistungsmatrix, Version, Datum], [Aktueller Vertragsentwurf einschließlich Anlagen, Version, Datum], [Aktueller Stand der schriftlichen Klarstellungen / Bieterfragen und Antworten, Version, Datum], [Rundenspezifische Themenliste / Issue Log / Kommentarliste, Version, Datum] sowie [ggf. bereitgestellte ergänzende Unterlagen, Datenraumhinweise oder Besprechungsvorlagen].

Hiermit wird der Bieter [Name des Bieters] zur Teilnahme an der Verhandlungsrunde [Nummer / Bezeichnung] im Rahmen des laufenden Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb für Planungs- und Baubegleitungsleistungen eingeladen. Der Termin dient der Behandlung der in dieser Unterlage und ihren Anlagen bezeichneten Themen sowie der strukturierten Klärung rundenspezifischer Fragestellungen.

Sofern mehrere Zeitfenster oder mehrere thematische Teilblöcke vorgesehen sind, sind diese in Anlage [Nummer] mit Beginn, Ende und Verantwortlichkeit getrennt auszuweisen. Der Bieter hat seine Vorbereitung an der ausgewiesenen Gesamtdauer und den Einzelzeitfenstern auszurichten.

Bei hybrider Durchführung sind Präsenz- und virtuelle Teilnahmemöglichkeiten, Rollen, Sprechreihenfolge und technische Zuständigkeiten eindeutig festzulegen. Die Auftraggeberseite kann aus organisatorischen Gründen einzelne Teilnehmerformate vorgeben.

Die Teilnahme ist bis spätestens [TT.MM.JJJJ, hh:mm] in Textform an [E-Mail-Adresse / Vergabeplattform / Übermittlungsweg] zu bestätigen. Mit der Bestätigung sind mindestens zu übermitteln: Namen der Teilnehmenden, Funktionen und Fachrollen, Angabe der Entscheidungs- und Auskunftsbefugnis, gewünschtes Teilnahmeformat, technische oder organisatorische Besonderheiten sowie gegebenenfalls Hinweise zu Zugangs- oder Unterstützungsbedarfen.

Für eine sachgerechte Behandlung der vorgesehenen Themen wird erwartet, dass der Bieter mit fachlich und verfahrensseitig auskunftsfähigen Personen teilnimmt. Erwartet werden insbesondere:

Die erwartete Besetzung umfasst die Projektleitung des Bieters mit Gesamtverantwortung für Leistung, Organisation und Verhandlungsbeiträge, eine technisch verantwortliche Person für Methodik, Planungsbegleitung, Ausführungsbegleitung und Qualitätsmanagement, eine kaufmännisch und/oder vertraglich verantwortliche Person mit Auskunftsfähigkeit zu Honorierungslogik, Annahmen, Optionen, Ausschlüssen und Vertragspunkten, eine fachverantwortliche Person für betriebs-, FM- und nutzerorientierte Planungs- und Baubegleitung, insbesondere zu Betreibbarkeit, Wartbarkeit, Schnittstellen und Betriebsübergang, sowie, soweit vom Leistungsumfang umfasst, eine fachverantwortliche Person für Inbetriebnahme, Abnahme, Dokumentation, Mängelmanagement, Betriebsaufnahme oder Nutzeranforderungen.

Mindestens eine teilnehmende Person muss befugt sein, zu kaufmännischen und vertraglichen Punkten belastbare Aussagen zu treffen oder eine kurzfristige interne Abstimmung sicherzustellen. Vertreterwechsel nach Abgabe der Teilnahmebestätigung sind unverzüglich mitzuteilen und nur mit gleichwertiger Qualifikation und Funktion zulässig.

Die Kontaktstelle ist ausschließlich für organisatorische Rückfragen zu Termin, Zugang, Logistik, Technik und Übermittlung vorbereitender Unterlagen zuständig. Inhaltliche oder verfahrensrelevante Rückfragen richten sich nach den gesonderten Vorgaben des Vergabeverfahrens.

Ziel der jeweiligen Verhandlungsrunde ist es, den aktuellen Angebotsstand des Bieters in den für die Runde definierten Schwerpunktfeldern belastbar zu prüfen, offene technische, fachliche, organisatorische und gegebenenfalls kaufmännische Punkte einzugrenzen sowie die Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Angebote zu verbessern. Die Runde kann insbesondere der Validierung des Leistungsverständnisses, der methodischen Herleitung, der Schnittstellenklärung, der Konkretisierung von Annahmen und der Vorbereitung einer möglichen Überarbeitung bieterseitiger Unterlagen dienen.

Die konkreten Themen je Runde werden in Anlage [Nummer] festgelegt. Für Planungs- und Baubegleitungsleistungen kommen insbesondere folgende Themenfelder in Betracht:

Hierzu zählen insbesondere Themen zum Leistungsverständnis, zur Abgrenzung, Vollständigkeit und Priorisierung der angebotenen Leistungen, zur Methodik der betriebs-, FM- und nutzerorientierten Planungsbegleitung einschließlich Prüf- und Reviewlogik, zur Methodik der baubegleitenden Unterstützung einschließlich Baustellenpräsenz, Qualitätskontrolle, Eskalationswegen und Berichtswesen, zu Betriebs-, Betreiber-, Nutzungs-, Service-, Sicherheits-, Logistik-, Reinigungs-, Entsorgungs-, Energie- und Nachhaltigkeitskonzepten, soweit vom Leistungsumfang umfasst, zur Lebenszyklusorientierung und Betriebskostenlogik einschließlich Risiken und Annahmen zu Betriebs- und Folgekosten, zum Dokumentations-, Daten- und Digitalisierungsansatz einschließlich der Struktur der Übergabedokumentation und einschlägiger Systemschnittstellen, zum Schnittstellenmanagement zwischen Auftraggeber, Planung, Ausführung, künftigen Betreiberstrukturen, Nutzern, Dienstleistern und weiteren Beteiligten, zum Konzept für Inbetriebnahme, Probebetrieb, Abnahme, Schulung, Mängelverfolgung, Gewährleistungsbegleitung und strukturierte Übergabe in den Betrieb, zum Vorgehen in Bezug auf Flächen-, Belegungs-, Umzugs-, Veranstaltungs-, Besucher- oder Nutzungslogiken, soweit vom Leistungsumfang erfasst, sowie zu kaufmännischen und vertraglichen Aspekten, soweit diese für die jeweilige Runde zugelassen und ausdrücklich vorgesehen sind.

Die tatsächliche Auswahl und Gewichtung der Themen erfolgt rundenspezifisch. Nicht jeder Themenblock ist Bestandteil jeder Verhandlungsrunde.

Von der Verhandlungsrunde wird erwartet, dass offene Sachverhalte strukturiert aufgearbeitet, das Verständnis des Leistungsumfangs bestätigt oder präzisiert, Schnittstellen und Zuständigkeiten geschärft, verbleibende Annahmen transparent gemacht und die Grundlage für einen schriftlichen Nachgang oder eine überarbeitete Einreichung geschaffen werden. Die Runde soll zu einer eindeutigeren, belastbareren und bewertbaren Angebotslage führen.

Nicht Gegenstand des jeweiligen Termins sind, soweit nicht ausdrücklich anders mitgeteilt:

Hierzu zählen allgemeine vergaberechtliche Verfahrensregeln, soweit diese bereits in gesonderten Vergabeunterlagen geregelt sind, formale, für alle Bieter gleichermaßen geltende Klarstellungen außerhalb des in der Runde vorgesehenen Umfangs, die Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebots oder sonstige gesonderte Angebotsaufforderungen sowie Fragen, deren Behandlung aus Gründen der Gleichbehandlung oder Dokumentation in einen schriftlichen Nachgang verlagert wird.

Die Auftraggeberseite ist berechtigt, einzelne im Termin aufgeworfene Fragen aus verfahrens- oder dokumentationsbedingten Gründen in einen schriftlichen Nachgang zu überführen.

Der Bieter hat vor dem Termin sämtliche aktuell gültigen Vergabeunterlagen, Vertragsunterlagen, Leistungsbeschreibungen, Klarstellungen und rundenspezifischen Hinweise zu prüfen. Die Einladung und Agenda bauen auf dem zuletzt veröffentlichten Dokumentenstand auf. Veraltete Dokumentenstände oder bereits ersetzte Annahmen dürfen nicht Grundlage der Terminvorbereitung sein.

Nicht oder verspätet eingereichte Unterlagen können bei der Terminvorbereitung unberücksichtigt bleiben, soweit dies mit den Vergabeunterlagen vereinbar ist.

Die Bieterpräsentation hat sich auf die in der Einladung genannten Themen zu konzentrieren und soll mindestens folgende Inhalte abdecken:

Hierzu gehören mindestens eine kompakte Einordnung des aktuellen Angebotsstands, der seit der Erstabgabe oder der vorangegangenen Runde vorgenommenen Änderungen und der offenen Kernpunkte, das Vorgehen des Bieters zur Integration von Betriebs-, FM-, Nutzer- und Schnittstellenanforderungen in Planung und Ausführung, die Projektorganisation einschließlich Schlüsselpersonal, Vertretungsregelung, Verfügbarkeit und Eskalationsstruktur, das Berichts- und Kommunikationsmodell einschließlich Jour-fixe-Logik, Prüfvermerke, Entscheidungsgrundlagen und Aktionslisten, der Ansatz zu Betreibbarkeit, Wartbarkeit, Zugänglichkeit für Betrieb und Instandhaltung, Resilienz und Nachvollziehbarkeit der Planung, der Ansatz zu Inbetriebnahme, Funktionsprüfungen, Abnahmen, Dokumentation, Schulung und Betriebsaufnahme, der Ansatz zur Rückverfolgbarkeit von Anforderungen, Dokumentationsqualität, Datenstrukturen und revisionssicherer Übergabe, soweit einschlägig der Ansatz zu Nutzeranforderungen, Betriebsmodi, Belegung, Umzug, Besucher- oder Veranstaltungslogik, sowie rundebezogene Risiken, offene Annahmen, Ausschlüsse und Vorschläge zur Lösungsfindung.

Neben der Präsentation soll der Bieter – soweit einschlägig – in der Lage sein, folgende Unterlagen im Termin zu erläutern oder vorab vorzulegen:

Hierzu zählen, soweit einschlägig, ein Projektorganigramm mit Rollen, Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen, eine Meilenstein- oder Terminübersicht für die zu verhandelnden Leistungen, eine Verantwortlichkeitsmatrix beziehungsweise RACI-Matrix für wesentliche Schnittstellen, eine aktualisierte Themen-, Risiko- oder Entscheidungsliste, Prozessdiagramme, Prüfabläufe oder Musterberichte, eine beispielhafte Struktur für Dokumentation, Übergabeunterlagen, Inbetriebnahme- oder Abnahmevermerke sowie, soweit relevant, Flächen-, Belegungs-, Umzugs-, Logistik- oder Betriebsablaufdarstellungen.

Die Teilnehmenden des Bieters müssen technisch, organisatorisch, kaufmännisch und vertraglich in der Lage sein, die vorgesehenen Themen sachgerecht zu erläutern. Sofern Ersatzteilnehmer benannt werden, müssen diese mindestens gleichwertig qualifiziert und mit dem aktuellen Stand des Verfahrens vollständig vertraut sein. Der Bieter stellt sicher, dass im Termin keine vermeidbaren Vertagungen allein aufgrund fehlender interner Abstimmungsbefugnis entstehen.

Für Leistungen der Planungs- und Baubegleitung ist der Bieter insbesondere aufgefordert, sich auf folgende betriebs- und umsetzungsrelevante Themen vorzubereiten:

Besonders relevant sind dabei Fragen der Wartungs- und Betreiberzugänglichkeit von Anlagen, Flächen und Ausrüstungen, der Plausibilität von Flächen-, Funktions- und Erschließungslogiken für den späteren Betrieb, der Qualität, Vollständigkeit und Struktur der betriebsrelevanten Dokumentation und Daten, des Ansatzes für Inbetriebnahmeplanung, Funktions- und Leistungstests sowie formalisierte Abnahmebegleitung, der Systematik für Mängelerfassung, Nachverfolgung und Gewährleistungsbegleitung, eines Readiness-Konzepts für Bezug, Nutzung, Probebetrieb und geregelte Übergabe an die Betriebsorganisation sowie einschlägiger Schnittstellen zu Serviceleistungen, Nutzervertretungen, internen Fachbereichen oder späteren Dienstleistern.

Die konkrete Zeitagenda wird für jede Runde in Anlage [Nummer] ausgegeben. Die nachstehende Struktur dient als Standardrahmen für die bieterseitige Vorbereitung.

Präsentationen sind im Format [PDF/PPTX] bis spätestens [Datum/Uhrzeit] an [Übermittlungsweg] zu übermitteln. Die in der Agenda ausgewiesenen Zeitfenster sind als verbindliche Leitplanke für die Vorbereitung zu beachten. Die Auftraggeberseite kann aus Gründen der Zeitdisziplin Zwischenfragen stellen, einzelne Themenblöcke zusammenfassen oder den Vortrag auf die rundenspezifisch benannten Punkte fokussieren.

Arbeitssprache der Verhandlungsrunde ist [Sprache]. Fachliche, kaufmännische und vertragliche Aussagen sind in der Terminologie der Vergabeunterlagen zu treffen. Sofern eine Teilnahme mit zusätzlicher sprachlicher Unterstützung erforderlich ist, ist dies mit der Teilnahmebestätigung anzumelden. Die Verantwortung für die fachlich zutreffende Kommunikation der Bieterseite verbleibt beim Bieter.

Fragen, die in der Sitzung gestellt werden, können unmittelbar beantwortet, für eine spätere schriftliche Antwort vorgemerkt oder aus Gründen der Verfahrenssicherheit in das formale Klarstellungsverfahren überführt werden. Die Auftraggeberseite kann Fragen, deren Relevanz über den einzelnen Termin hinausgeht, im schriftlichen Nachgang in geeigneter Form dokumentieren.

Unterlagen und Informationen, die im Rahmen des Termins ausgetauscht werden, dürfen ausschließlich für Zwecke des Vergabeverfahrens und nur innerhalb des jeweils berechtigten Personenkreises verwendet werden. Audio-, Video- oder Bildaufzeichnungen des Termins sind ohne vorherige ausdrückliche Freigabe unzulässig. Vertraulich eingestufte Inhalte sind von der Bieterseite entsprechend zu kennzeichnen.

Sofern der Termin in Präsenz oder teilweise in Präsenz stattfindet, gelten die in Anlage [Nummer] beigefügten Zugangs-, Registrierungs-, Sicherheits- und gegebenenfalls Arbeitsschutzvorgaben. Der Bieter stellt sicher, dass seine Teilnehmer über die erforderlichen Ausweisdokumente, Anmeldedaten und gegebenenfalls persönliche Schutzausrüstung verfügen.

Bei virtueller oder hybrider Durchführung hat der Bieter die Funktionsfähigkeit von Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Bildschirmfreigabe und Internetverbindung vorab selbst sicherzustellen. Ein technischer Test kann bis spätestens [Datum/Uhrzeit] über [Kontaktstelle] abgestimmt werden. Für Verbindungsabbrüche ist eine Rückfallebene über [Telefonnummer/Plattformkontakt] vorzusehen.

Die Ergebnisse der Verhandlungsrunde, offene Punkte, Zuständigkeiten und Fristen werden in einer Aktions- oder Ergebnisliste dokumentiert und dem Bieter in der vorgesehenen Form übermittelt. Sofern eine Kommentierung durch den Bieter vorgesehen ist, hat diese ausschließlich innerhalb der mitgeteilten Frist und in dem benannten Format zu erfolgen.

Der Bieter hat schriftliche Klarstellungen, Bestätigungen oder ergänzende Angaben nur dann einzureichen, wenn dies in der Einladung, im Termin selbst oder im schriftlichen Nachgang ausdrücklich gefordert wird. Soweit nichts anderes mitgeteilt wird, erfolgt die Einreichung an [Übermittlungsweg] bis spätestens [Datum/Uhrzeit].

Folgt auf die Verhandlungsrunde die Aufforderung zur Überarbeitung bieterseitiger Unterlagen, werden Umfang, zulässige Änderungsbereiche, Dateiformate, Benennungslogik und Fristen gesondert mitgeteilt. Überarbeitungen sind grundsätzlich auf die ausdrücklich freigegebenen Inhalte zu beschränken, sofern keine weitergehende schriftliche Freigabe erteilt wird.

Jede überarbeitete Unterlage ist mit Versionsnummer, Standdatum und eindeutiger Änderungskennzeichnung einzureichen. Zulässig sind insbesondere Nachverfolgung per Änderungsmodus, farbliche Markierung, Marginalien oder eine separate Änderungsmatrix. Nicht transparent gekennzeichnete Änderungen können als unzureichend nachvollziehbar behandelt werden.

Verbindlich sind ausschließlich die formell ausgegebenen schriftlichen Mitteilungen im Vergabeverfahren. Mündliche Aussagen im Termin stehen unter dem Vorbehalt der anschließenden schriftlichen Bestätigung, soweit sie verfahrens- oder vertragsrelevant sind.

Beizufügen ist eine rundenspezifische Zeitagenda mit Beginn, Ende, Dauer, Themenblock, federführender Stelle und besonderen Hinweisen. Die Agenda soll eine operative Taktung des Termins ermöglichen und die Erwartung an die Vorbereitung je Themenblock erkennen lassen.

Beizufügen ist eine strukturierte Liste der in der Runde zu behandelnden Themen, offenen Punkte oder Kommentarsachverhalte mit Referenz auf die maßgebliche Unterlage. Die Liste dient der fokussierten Vorbereitung und grenzt den Diskussionsumfang ein.

Beizufügen ist ein einfaches Formular zur Bestätigung der Teilnahme sowie zur Benennung der Teilnehmer, Rollen, Kontaktdaten, Entscheidungsbefugnisse und gegebenenfalls Unterstützungsbedarfe.

Beizufügen sind je nach Terminformat die erforderlichen Anfahrts-, Registrierungs-, Einlass-, Sicherheits-, Park-, Einwahl- oder Supportinformationen.

Beizufügen ist eine kompakte Checkliste, aus der hervorgeht, welche Unterlagen der Bieter bis wann und in welchem Format vorzulegen hat.

Beizufügen ist ein Kontaktblatt mit den organisatorischen Ansprechpersonen, technischen Supportkontakten und Erreichbarkeiten für den Sitzungstag.