Einladung zur Einreichung der ersten Angebote

Einladung zur Einreichung des ersten indikativen Angebots – Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb – Planungs- und Baubegleitung [ggf. mit Nutzerberatung / FM-Begleitung / weiteren Leistungsbausteinen] – Vergabenummer [Vergabenummer] – [Projekt- oder Leistungsbezeichnung]

Sie haben das vorgeschaltete Teilnahmewettbewerbs- beziehungsweise Eignungsverfahren erfolgreich durchlaufen und werden daher hiermit zur nächsten Stufe des Vergabeverfahrens eingeladen. Die vorliegende Aufforderung richtet sich ausschließlich an die im Auswahlverfahren benannten und zugelassenen Bieter beziehungsweise Bietergemeinschaften.

Gegenstand dieser Aufforderung ist die Einreichung eines ersten indikativen Angebots für die ausgeschriebenen Planungs- und Baubegleitungsleistungen. Der Leistungsgegenstand umfasst, soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen, insbesondere die fachliche Begleitung der Planung und Realisierung aus Sicht des späteren Betriebs und der Nutzer, die Mitwirkung an Betreiber-, Betriebs- und Nutzungskonzepten, die planungs- und baubegleitende Qualitätssicherung, die Vorbereitung von Inbetriebnahme, Übergabe und Betriebsaufnahme, die Unterstützung bei Nachhaltigkeits-, Energie-, Dokumentations- und Digitalisierungsthemen sowie gegebenenfalls ergänzende Leistungen der Nutzerberatung, des Flächen- und Belegungsmanagements, der Service- und Beschaffungsplanung und des Schnittstellenmanagements zwischen Planung, Bau, Betrieb und Stakeholdern.

Das erste indikative Angebot dient als Grundlage für die anschließenden Verhandlungen. Der weitere Ablauf des Verfahrens, insbesondere etwaige Verhandlungsrunden, Fristen für überarbeitete Angebote, mögliche Präsentationen, Aufklärungen sowie eine gegebenenfalls nachfolgende Aufforderung zur Abgabe endgültiger Angebote, wird den Bietern gesondert und in gleicher Weise mitgeteilt.

Das erste indikative Angebot ist spätestens bis zum [Datum], [Uhrzeit], [Zeitzone], elektronisch einzureichen. Maßgeblich ist der im Vergabeportal ausgewiesene elektronische Zeitstempel. Verspätet eingehende Angebote werden grundsätzlich nicht berücksichtigt, sofern nicht zwingende vergaberechtliche Vorgaben oder nachweisbare portalbedingte Störungen im Verantwortungsbereich der Vergabestelle etwas anderes erfordern.

Die Angebotsabgabe ist ausschließlich über das Vergabeportal [Name / Bezeichnung des Vergabeportals] zulässig. Die Unterlagen sind in den in den Vergabeunterlagen zugelassenen Dateiformaten einzureichen, insbesondere [PDF / PDF-A] für unterschriftsbedürftige oder narrative Unterlagen, [XLSX / XLS] für Preisblätter und [DOCX / weitere Formate] nur, soweit ausdrücklich zugelassen. Die Dateibenennung hat nach der Struktur [Bieterkurzname]_[Vergabenummer]_[Dokumentbezeichnung]_[Version oder Datum] zu erfolgen. Die Einreichung ist gemäß der im Vergabeportal vorgegebenen Dokumentenstruktur oder nach der nachstehenden Systematik zu gliedern: [Technischer Teil], [Kaufmännischer Teil], [Formblätter und Erklärungen], [Anlagen / Nachweise].

Verfahrenssprache ist [Deutsch]. Angebote und sämtliche mit dem Angebot eingereichten Erklärungen sind in dieser Verfahrenssprache vorzulegen; Unterlagen in anderer Sprache sind nur zulässig, soweit dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich gestattet ist, und gegebenenfalls mit einer Übersetzung zu versehen. Für die Angebotsabgabe gelten die in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen an Schriftform, Textform, elektronische Signatur oder fortgeschrittene beziehungsweise qualifizierte Signatur. Bei Bietergemeinschaften sind Vollmachten, Erklärungen zur Vertretungsbefugnis und die Benennung des federführenden Mitglieds einzureichen. Alle Unterlagen müssen vollständig, lesbar, widerspruchsfrei und eindeutig zuordenbar sein.

Bieterfragen können bis spätestens [Datum], [Uhrzeit], ausschließlich über [Vergabeportal / zugelassenen Kommunikationskanal] eingereicht werden. Antworten, Hinweise, Ergänzungen oder Klarstellungen werden unter Wahrung des Gleichbehandlungsgrundsatzes in anonymisierter Form allen eingeladenen Bietern über das Vergabeportal zur Verfügung gestellt. Telefonische, informelle oder an einzelne Projektbeteiligte gerichtete Rückfragen sind unzulässig und bleiben unberücksichtigt.

Das erste indikative Angebot hat mindestens bis zum [Datum] gültig zu bleiben. Sofern in den Vergabeunterlagen ein längerer oder konkret abweichender Angebotsbindungszeitraum festgelegt ist, gilt dieser Zeitraum auch für das erste indikative Angebot.

Der technische Angebotsteil hat die fachliche und organisatorische Herangehensweise des Bieters nachvollziehbar, prüfbar und auf die in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen bezogen darzustellen. Soweit in den Zuschlagskriterien vorgesehen, soll die Gliederung des technischen Angebotsteils die veröffentlichten Bewertungs- und Unterkriterien spiegeln.

• Darstellung des Projekt- und Leistungsverständnisses einschließlich der Einordnung der ausgeschriebenen Leistungen in den Gesamtzusammenhang von Planung, Bau, Inbetriebnahme, Übergabe und späterem Betrieb

• Methodik und Arbeitsprogramm für die Bearbeitung der ausgeschriebenen Leistungen einschließlich Prioritäten, Arbeitspaketen, Meilensteinverständnis und vorgesehenem Ressourceneinsatz

• Beschreibung des Schnittstellenmanagements zwischen Planung, Ausführung, Inbetriebnahme, Betrieb, Nutzervertretungen, Projektsteuerung und sonstigen Beteiligten

• Vorgehen zur Integration von Betreiber- und Nutzeranforderungen einschließlich Anforderungsmanagement, Priorisierung, Traceability, Änderungsmanagement und dokumentierter Entscheidungslogik

• Konzept zur Erstellung, Fortschreibung und Qualitätssicherung von Betriebs-, Betreiber-, Nutzungs-, Service-, Sicherheits-, Reinigungs-, Entsorgungs-, Logistik-, Energie- und Nachhaltigkeitskonzepten, soweit einschlägig

• Ansatz zu Lebenszykluskosten, Wirtschaftlichkeit, Flächeneffizienz, Flexibilität, Umnutzungsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit der vorgesehenen Lösungen

• Vorgehen zu Digitalisierung, Daten- und Dokumentationsstruktur, BIM- und CAFM-Schnittstellen, Datenübergabe, betriebsrelevanter Objektdokumentation sowie Berichtswesen

• Konzept für Qualitätsprüfung in Planung und Bau, Planreviews, Baustellenbegehungen sowie die Begleitung von Abnahmen, Inbetriebnahmen, Übergaben und gegebenenfalls Mängel- beziehungsweise Gewährleistungsmanagement

• Darstellung des Konzepts für Betriebsaufnahme, Schulung, Nutzerkommunikation, Anlaufunterstützung und Stabilisierung des Regelbetriebs, soweit gefordert

• Personelle Besetzung mit Rollen, Verantwortlichkeiten, Verfügbarkeiten, Stellvertretungen und Angaben zu vorgesehenen Nachunternehmen, Eignungsleihern oder Konsortialpartnern

• Darstellung von Annahmen, Abhängigkeiten, Risiken, Chancen, Schnittstellenthemen und gegebenenfalls erforderlichen Mitwirkungen des Auftraggebers

Soweit die Vergabeunterlagen Leistungen für multifunktionale, hochfrequentierte oder öffentlich zugängliche Gebäude vorsehen, sind zusätzlich die Aspekte Besucherführung, Veranstaltungs- und Sondernutzungslogik, flexible Raumkonfigurationen, Barrierefreiheit, medientechnische Anforderungen, miet- oder betreiberbezogene Schnittstellen sowie Logistik- und Sicherheitszonen nachvollziehbar zu adressieren.

Der kaufmännische Angebotsteil ist so auszugestalten, dass eine transparente, nachvollziehbare und vergleichbare Bewertung der angebotenen Preis- und Honorarstruktur möglich ist.

• Vollständig ausgefülltes Preisblatt beziehungsweise kommerzielles Angebotsformular in der vorgegebenen Struktur

• Indikatives Honorar oder indikative Preisstruktur für die Grundbeauftragung sowie getrennte Ausweisung etwaiger Optionen, Leistungsstufen, Abrufphasen oder Verlängerungen

• Aufschlüsselung nach Pauschalen, Stunden- und Tagessätzen, Nebenkosten, Reise- und sonstigen Auslagen, soweit dies nach den Vergabeunterlagen zulässig und gefordert ist

• Darstellung der Kalkulationsannahmen, Preisprämissen, Leistungsabgrenzungen, gegebenenfalls ausgeschlossener Leistungen und sonstiger für die Preisbewertung relevanter Informationen

• Angaben zu Preisbindungen, Preisgleitungsmechanismen, Indexbezügen oder sonstigen kommerziellen Rahmenbedingungen nur, soweit diese in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen sind

• Preisansätze für optionale Leistungen, Sondertermine, Workshops, Vor-Ort-Einsätze, Umsetzungsbegleitung oder Betriebsphasenunterstützung, soweit vorgesehen

• Erklärung, dass die Preisangaben die ausgeschriebenen Leistungen vollständig, plausibel und in Einklang mit dem angebotenen fachlichen Leistungsumfang abdecken

Mit dem ersten indikativen Angebot sind mindestens die in den Vergabeunterlagen benannten Formblätter, Erklärungen und Nachweise einzureichen.

• Angebotsanschreiben und Angebotsbestätigung

• Erklärung zur Angebotsgültigkeit

• Ausgefüllte Referenzprojektformulare

• Unterlagen zu Schlüsselpersonen, Rollen, Vertretungsregelungen und Verfügbarkeiten

• Nachweis der geforderten Berufshaftpflicht- oder sonstigen Versicherungen

• Erklärungen zu Nachunternehmen, Eignungsleihe, Unteraufträgen, Konsortien oder Bietergemeinschaften

• Erklärungen zu Interessenkonflikten, Vertraulichkeit, Unabhängigkeit oder sonstigen Compliance-Anforderungen, soweit gefordert

• Abweichungs-, Vorbehalts- oder Kommentierungslisten, soweit diese ausdrücklich zugelassen oder gefordert sind

• weitere, in den Vergabeunterlagen ausdrücklich bezeichnete Erklärungen und Nachweise

Die Bieter sind dafür verantwortlich, dass sämtliche geforderten Unterlagen bei Angebotsabgabe vollständig, widerspruchsfrei und fristgerecht vorliegen.

Das erste indikative Angebot hat die Funktion einer belastbaren Ausgangsbasis für die Verhandlungsgespräche. Bereits in dieser Stufe wird eine fachlich und kommerziell ernsthafte Ausarbeitung erwartet, die eine belastbare Bewertung sowie eine zielgerichtete Verhandlung über Leistungsinhalte, Schnittstellen, Risikoverteilung, Vertragsstruktur und Preisansätze ermöglicht.

Das erste indikative Angebot ist seinem Charakter nach indikativ, muss jedoch in den wesentlichen Bestandteilen hinreichend verbindlich, nachvollziehbar und konsistent ausgestaltet sein. Unbeschadet seiner indikativen Einordnung werden insbesondere die Vollständigkeit der Darstellung, die Benennung des Teams, das angebotene Vorgehen, die Preisstruktur, die wesentlichen Annahmen sowie etwaige Abweichungen oder Vorbehalte als Grundlage der weiteren Verfahrensschritte erwartet. Die Vergabestelle [behält sich vor / behält sich nicht vor], den Zuschlag bereits auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen, soweit dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen und rechtlich zulässig ist.

Änderungen, Ergänzungen oder Klarstellungen der Vergabeunterlagen erfolgen ausschließlich in formalisierter Weise und gegenüber allen eingeladenen Bietern in gleicher Form. Individuelle Nebenabreden, informelle Zusagen oder mündliche Auskünfte außerhalb des festgelegten Kommunikationswegs entfalten keine Bindungswirkung.

Sämtliche verfahrensbezogenen Mitteilungen, Rückfragen, Aufklärungen, Nachforderungen, Klarstellungen und Angebotsabgaben haben ausschließlich über das benannte Vergabeportal oder den ausdrücklich zugelassenen Kommunikationsweg zu erfolgen. Eine Kommunikation über sonstige Kanäle ist unzulässig, soweit sie nicht ausdrücklich von der Vergabestelle freigegeben wurde.

Für formale Rückfragen steht folgende Kontaktstelle zur Verfügung: [Name], [Funktion], [Organisationseinheit], [E-Mail / Portalpostfach]. Inhaltlich wird darauf hingewiesen, dass Einzelabsprachen außerhalb des festgelegten Kommunikationswegs unzulässig sind und keine Bindungswirkung entfalten.

Die bereitgestellten Vergabeunterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen ausschließlich für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur insoweit zulässig, wie dies für die Angebotserstellung erforderlich ist und diese Dritten mindestens in gleichem Umfang zur Vertraulichkeit, zum Datenschutz und zur Informationssicherheit verpflichtet werden. Vertrauliche Angaben der Bieter sind in den dafür vorgesehenen Unterlagen beziehungsweise Kennzeichnungen kenntlich zu machen, soweit die Vergabeunterlagen dies vorsehen.

Die nachstehend aufgeführten Unterlagen werden der Einladung beigefügt oder im Vergabeportal bereitgestellt. Die Anhangsliste dient ausschließlich der geordneten Referenzierung; die Inhalte der einzelnen Dokumente werden in dieser Einladung nicht erneut wiedergegeben.