Ausschreibungsmitteilung

Der Auftraggeber beabsichtigt, Fachberatungsleistungen für planungs- und baubegleitendes Facility Management (pbFM) sowie Nutzerberatung für das Projekt [Projektbezeichnung / Objektbezeichnung] zu vergeben. Das Vorhaben betrifft [Neubau / Umbau / Erweiterung / Sanierung] einer [Objektart / Liegenschaft] mit [öffentlicher / betrieblicher / gemischt genutzter] Nutzung, für die in den Planungs- und Bauphasen eine strukturierte Berücksichtigung von Betreiber-, Nutzer-, Betriebs-, Instandhaltungs-, Flächen-, Nachhaltigkeits- und Prozessanforderungen sicherzustellen ist.

Ziel der Beauftragung ist die frühzeitige und systematische Sicherstellung, dass Anforderungen des späteren Gebäudebetriebs, der Betreiberverantwortung, der Nachhaltigkeit, der Digitalisierung, der Nutzerbedarfe und der Servicequalität bereits in Planung, Bauvorbereitung, Bauausführung, Übergabe und gegebenenfalls im Betriebsanlauf konsistent berücksichtigt werden. Der Auftrag soll den Auftraggeber insbesondere dabei unterstützen, die Planung aus Betreiber- und Nutzersicht belastbar zu prüfen, betriebs- und nutzungsorientierte Konzepte aufzubauen, die spätere Betriebsfähigkeit des Gebäudes vorzubereiten und projektbezogene Entscheidungen mit Blick auf Lebenszykluskosten, Flexibilität, Barrierefreiheit und Qualität der späteren Nutzung zu fundieren.

Der Leistungsgegenstand umfasst in Bekanntmachungstiefe insbesondere die Mitwirkung an der FM-Integration in die Projektorganisation, die Erarbeitung und Fortschreibung von Betreiber-, Bewirtschaftungs-, Energie-, Nachhaltigkeits-, Dokumentations-, Digitalisierungs-, Inbetriebnahme-, Flächen-, Arbeitsplatz-, Belegungs- und Umzugslogiken, die Prüfung von Planungsständen und Ausführungsständen aus FM-, Betreiber- und Nutzersicht, die Unterstützung an FM-relevanten Schnittstellen zu Architektur, Fachplanung, Ausführung, Dokumentation und Betriebsübergang sowie die strukturierte Ermittlung, Konsolidierung, Priorisierung und Fortschreibung von Nutzeranforderungen. Hierzu gehören auf Ankündigungsniveau ferner die planungsbegleitende Qualitätssicherung, die Unterstützung bei Vorbereitung von Vergabe- und Vertragsunterlagen aus Betreiber- und Nutzerperspektive, die Begleitung von Inbetriebnahmen, Abnahmen, Übergaben und – soweit vorgesehen – Leistungen in späteren Projektstufen oder optionalen Betriebsanlaufphasen.

Die detaillierten Leistungsinhalte ergeben sich ausschließlich aus den gesonderten Vergabeunterlagen, insbesondere aus der Leistungsbeschreibung pbFM, dem Leistungsbild Nutzerberatung, dem Vertragsentwurf und weiteren verfahrensspezifischen Unterlagen. Diese Bekanntmachung enthält lediglich die zur Marktinformation erforderliche Leistungscharakterisierung und keine abschließende Leistungsbeschreibung.

Das Projekt bezieht sich auf [Neubau / Umbau / Erweiterung / Sanierung] von [Projektbezeichnung / Objektbezeichnung] am Standort [Straße / Areal], [PLZ Ort], [Bundesland], [Land]. Der Leistungsort umfasst insbesondere den Projektstandort, Besprechungsorte des Auftraggebers und der Projektbeteiligten, digitale Abstimmungsformate sowie – soweit erforderlich – weitere projektbezogene Standorte, Begehungsorte und Sitzungen. NUTS-Code: [NUTS-Code].

Der Projektkontext ist geprägt durch [Nutzungsprofil / Betreiberkonzept / Besucher- bzw. Mitarbeiteraufkommen] sowie durch FM-relevante Schnittstellen zu [Technischer Gebäudeausrüstung], [Instandhaltung], [Flächen- und Umzugsmanagement], [Sicherheits- und Betriebskonzepten], [Gastronomie / Serviceflächen / Drittanbietern], [Außenanlagen] und [sonstigen projektspezifischen Betriebsfunktionen].

• Art des Auftrags: Dienstleistungsauftrag / [Werkvertrag / Beratungsvertrag / sonstiger Vertragstyp gemäß finaler Vergabeunterlage].

• CPV-Hauptcode: [CPV-Hauptcode und Bezeichnung]. Weitere CPV-Codes: [CPV-Zusatzcodes und Bezeichnungen].

• Losbildung: [Keine Losaufteilung vorgesehen / Aufteilung in Lose wie folgt: …]. Soweit keine Losaufteilung vorgesehen ist, erfolgt die Vergabe als einheitlicher Auftrag wegen [funktionaler, fachlicher, terminlicher und/oder schnittstellenbezogener Gründe].

• Beabsichtigte Struktur des Leistungsabrufs: [stufenweise Beauftragung / Grundauftrag mit optionalen Folgestufen / sonstiges Modell].

Die Vergabe erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb nach [einschlägige vergaberechtliche Rechtsgrundlage einfügen]. Das Verfahren ist zweistufig aufgebaut: In der ersten Stufe erfolgt die öffentliche Bekanntmachung mit Aufforderung zur Einreichung von Teilnahmeanträgen; in der zweiten Stufe werden ausgewählte Bewerber zur Abgabe von Angeboten und zur Teilnahme an der Verhandlungsphase aufgefordert.

• Öffentliche Bekanntmachung und Bereitstellung der Teilnahmeunterlagen.

• Einreichung der Teilnahmeanträge innerhalb der bekannt gemachten Frist.

• Prüfung der Teilnahmeanträge und Auswahl bzw. Bildung einer Shortlist geeigneter Bewerber.

• Aufforderung der ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe einschließlich Übermittlung der weiteren Vergabeunterlagen.

• Durchführung einer oder mehrerer Verhandlungsrunden nach Maßgabe der späteren Verhandlungsunterlagen.

• Gegebenenfalls Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote / BAFO.

• Zuschlagsentscheidung, Zuschlag und Vertragsabschluss.

Es ist beabsichtigt, mindestens [Mindestzahl] und höchstens [Höchstzahl] geeignete Bewerber zur Angebotsphase einzuladen. Sofern weniger als [Mindestzahl] geeignete Teilnahmeanträge vorliegen, behält sich der Auftraggeber vor, das Verfahren im rechtlich zulässigen Umfang mit der Anzahl der tatsächlich geeigneten Bewerber fortzuführen oder das Verfahren aufzuheben bzw. anzupassen.

Diese Bekanntmachung setzt lediglich den verfahrensmäßigen Rahmen. Einzelheiten zu Verhandlungsrunden, Angebotsstruktur, Zuschlagskriterien, etwaigen Präsentationen, Präzisierungen, Bieterfragen während der Angebotsphase, Gleichbehandlungsregeln und Umgang mit Angebotsänderungen ergeben sich ausschließlich aus den an die ausgewählten Bewerber gerichteten Vergabeunterlagen und den dort bekannt gemachten Verhandlungsregeln.

Geplant ist der Abschluss eines [Werkvertrags / Dienstleistungsvertrags / Stufenvertrags] über pbFM- und Nutzerberatungsleistungen mit [stufenweiser Beauftragung / optionalen Folgestufen]. Der voraussichtliche Vertragsbeginn ist [TT.MM.JJJJ] bzw. unverzüglich nach Zuschlagserteilung und formeller Beauftragung.

Die voraussichtliche Laufzeit des Auftrags erstreckt sich – vorbehaltlich projektbedingter Anpassungen – von [Monat/Jahr] bis [Monat/Jahr]. Soweit eine stufenweise Beauftragung vorgesehen ist, werden einzelne Leistungsstufen nach Maßgabe der Vertragsunterlagen, des Projektfortschritts und der Verfügbarkeit der jeweils erforderlichen Projektgrundlagen abgerufen.

Nach derzeitiger Terminannahme ist vorgesehen: [Stufe 1 / Nacharbeiten Lph 0 und 1 ab …], [Stufe 2 / Lph 2–4 ab …], [optionale Stufe 3 / Lph 5–7 ab …], [optionale Stufe 4 / Lph 8 ab …], [optionale Stufe 5 / Lph 9 ab …]. Wesentliche Projektmeilensteine wie Planungsstart, Entwurfsfreigaben, Vergaben, Baubeginn, Inbetriebnahme, Fertigstellung und Übergabe werden in den Vergabeunterlagen bzw. im Projektterminplan konkretisiert.

Verbindlich sind ausschließlich die in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen ausdrücklich als Fristen bezeichneten Verfahrensdaten. Alle projektbezogenen Termine, Annahmen und Meilensteine stehen unter dem Vorbehalt des Projektfortschritts, behördlicher, planungs- oder bauablaufbedingter Änderungen sowie späterer Präzisierungen im Verfahren.

Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über [Name der Vergabeplattform] in der dort vorgegebenen Struktur und innerhalb der Teilnahmefrist einzureichen. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der rechtzeitige Eingang auf der Vergabeplattform. Zugelassene Dateiformate, Dateigrößen, etwaige Sammelarchivformate, Benennungskonventionen und Anforderungen an die Signatur oder Textform richten sich nach den Vorgaben der Vergabeplattform und den Teilnahmeunterlagen. Unzulässige Einreichungsformen, insbesondere Übersendungen per E-Mail, postalische Einreichungen oder informelle Übersendungen an einzelne Projektbeteiligte, werden nicht berücksichtigt, soweit nicht gesetzlich zwingend etwas anderes gilt.

Verfahrenssprache ist Deutsch. Rechtsverbindliche Erklärungen, Formblätter und maßgebliche Nachweise sind in deutscher Sprache einzureichen oder, soweit in den Vergabeunterlagen zugelassen, mit einer [einfachen / beglaubigten] deutschen Übersetzung zu versehen. Teilnahmeanträge müssen vollständig, lesbar, eindeutig zuordenbar und von vertretungsberechtigten Personen bzw. in der in den Vergabeunterlagen zugelassenen Form abgegeben werden. Bei Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Nachunternehmereinsatz sind die jeweils geforderten Erklärungen für alle betroffenen Unternehmen einzureichen.

Technische Konzepte, Preisblätter, Honorar- oder Kalkulationsunterlagen, Präsentationen, Verhandlungskonzepte, final zu benennende Schlüsselpersonen, vertiefte Methodikbeschreibungen und sonstige angebotsbezogene Unterlagen sind grundsätzlich erst von den zur Angebotsphase ausgewählten Bewerbern und nur nach Maßgabe der dort übermittelten Vergabeunterlagen einzureichen, soweit eine Einreichung nicht ausnahmsweise bereits für die Teilnahmephase ausdrücklich verlangt wird.

Unvollständige, widersprüchliche, verspätete oder formal fehlerhafte Teilnahmeanträge können zum Ausschluss führen. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen ausschließlich im rechtlich zulässigen Umfang nachzufordern, aufzuklären oder zu vervollständigen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

Verbindliche Fristen umfassen insbesondere das Veröffentlichungsdatum, die Frist zur Einreichung von Bieterfragen im Teilnahmewettbewerb, den Schlusstermin für Teilnahmeanträge sowie gegebenenfalls weitere ausdrücklich als verbindlich bezeichnete Verfahrensdaten.

Der weitere Vergabeablauf – insbesondere Auswahlentscheidung, Einladung zur Angebotsabgabe, Terminierung von Verhandlungsrunden, Aufforderung zu finalen Angeboten und Zuschlagsentscheidung – wird nachfolgend indikativ dargestellt und kann sich im rechtlich zulässigen Rahmen ändern.

Projektbezogene Terminannahmen betreffen die voraussichtliche zeitliche Einordnung des Leistungsbeginns, wesentliche Planungs- und Bau-Meilensteine sowie Zieltermine für Inbetriebnahme, Fertigstellung oder Übergabe. Diese Angaben dienen ausschließlich der Marktinformation und stehen unter Projektvorbehalt.

Änderungen, Präzisierungen, Fristverschiebungen und Ergänzungen werden ausschließlich über die benannte Vergabeplattform kommuniziert. Bewerber haben sich dort eigenverantwortlich regelmäßig über den aktuellen Stand des Verfahrens zu informieren.

Die Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Bekanntmachung und dem Teilnahmewettbewerb erfolgt ausschließlich über [Name der Vergabeplattform]. Direkte Kontaktaufnahmen zu einzelnen Mitarbeitenden des Auftraggebers, zu Projektbeteiligten, Planern oder sonstigen Stellen außerhalb des formal benannten Kommunikationskanals sind vergaberechtlich unbeachtlich und können – soweit vergaberechtlich relevant – zu Nachteilen im Verfahren führen.

Fragen sind in der auf der Vergabeplattform vorgegebenen Form bis spätestens [TT.MM.JJJJ, Uhrzeit] einzureichen. Später eingehende Fragen können unberücksichtigt bleiben, sofern deren Beantwortung eine geordnete und gleichbehandlungswahrende Verfahrensdurchführung beeinträchtigen würde.

Antworten auf rechtzeitig eingegangene Fragen sowie sonstige Klarstellungen, Ergänzungen oder Hinweise werden grundsätzlich anonymisiert und allen interessierten Unternehmen über die Vergabeplattform in gleicher Weise zur Verfügung gestellt. Der Auftraggeber behält sich eine Zusammenfassung, redaktionelle Verdichtung und rechtliche Bereinigung der Antworten vor, sofern der sachliche Gehalt unverändert bleibt.

Verbindlich sind ausschließlich formell veröffentlichte Berichtigungen, Korrekturen, Ergänzungen und Antworten. Mündliche Aussagen, informelle Besprechungen, telefonische Hinweise oder außerhalb der Vergabeplattform erteilte Auskünfte entfalten keine Bindungswirkung.

Mit der Bekanntmachung werden – soweit bereits vorgesehen – insbesondere folgende Unterlagen bereitgestellt oder in späteren Verfahrensstufen zur Verfügung gestellt: [Teilnahmeunterlagen und Formblätter], [Eignungsanforderungen und Nachweislisten], [Leistungsbeschreibung pbFM], [Leistungsbild Nutzerberatung], [Vertragsentwurf], [Projekt- und Kommunikationsplan], [spätere Honorar-/Preisblätter], [Verhandlungsregeln], [Liste der Bieterfragen und Antworten] sowie gegebenenfalls weitere projekt- und verfahrensbezogene Anlagen. Maßgeblich ist jeweils die auf der Vergabeplattform veröffentlichte Fassung.

Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren: [Name der Vergabekammer / Nachprüfungsinstanz], [Anschrift], [E-Mail], [Telefon]. Ergänzende Angaben zu Rügeobliegenheiten, Präklusionsfristen und sonstigen Rechtsschutzanforderungen sind in der formellen Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen nach abschließender Rechtsprüfung einzufügen.

Veröffentlichungsstand: [Version / Freigabestand].
Freigegeben am: [TT.MM.JJJJ].
Veröffentlichende Stelle: [Name].
Interne Referenz: [Dokumenten-ID / Versionshistorie].