Anfrage für endgültige Angebote (BAFO)

Das BAFO ist ausschließlich auf Basis der finalen Vergabegrundlage zu erstellen. Maßgeblich bleiben die vom Auftraggeber ausgegebenen Endfassungen der Vergabe- und Vertragsunterlagen einschließlich der mit diesem BAFO-Aufruf bereitgestellten oder in diesem ausdrücklich bezeichneten Anlagen.
Zur finalen Vergabegrundlage gehören insbesondere, soweit jeweils ausgegeben oder benannt: das vorliegende BAFO-Schreiben, der finale Vertragsentwurf einschließlich Anlagen, die finalen Leistungs- und Anforderungsbeschreibungen, finale Formblätter und Preisblätter, der konsolidierte Stand bindender Klarstellungen, Ergänzungen und dokumentierter Verhandlungsergebnisse, die veröffentlichten Zuschlagskriterien und Gewichtungen sowie alle sonstigen als verbindlich gekennzeichneten Unterlagen.

Sämtliche bis zum Versand dieses BAFO-Aufrufs formell ausgegebenen Klarstellungen, Ergänzungen, Berichtigungen, Dokumentenstände und ausdrücklich als verbindlich bestätigten Verhandlungsergebnisse sind Bestandteil der endgültigen Vergabegrundlage. Der Bieter hat eigenverantwortlich sicherzustellen, dass seinem BAFO ausschließlich der jeweils letzte verbindliche Dokumentenstand zugrunde liegt.

Soweit zwischen einzelnen Unterlagen Widersprüche bestehen, gilt vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Vorgaben die nachfolgende Rangfolge. Innerhalb derselben Rangstufe geht die speziellere Regelung der allgemeineren vor; bei gleicher Spezifität ist die zeitlich spätere, ausdrücklich verbindlich ausgegebene Fassung maßgeblich.

Der Bieter hat sein BAFO auf der Grundlage des finalisierten Anforderungssatzes zu erstellen. Frühere Entwurfsstände, Annahmen aus nicht mehr gültigen Dokumenten, eigene Alternativannahmen oder aus dem Verhandlungsverlauf abgeleitete, aber nicht formell bestätigte Positionen dürfen dem BAFO nicht zugrunde gelegt werden.
Soweit ein Bieter vor Ablauf der Frist einen Widerspruch oder eine Unklarheit in der finalen Vergabegrundlage erkennt, hat er diese innerhalb des nach Abschnitt 8 vorgesehenen Klarstellungsfensters über den zugelassenen Kommunikationskanal anzuzeigen. Unterbleibt dies, wird davon ausgegangen, dass der Bieter die finale Vergabegrundlage für sein BAFO als vollständig und ausreichend akzeptiert.

Das BAFO darf nur die in diesem Abschnitt bezeichneten Unterlagen enthalten. Soweit der Auftraggeber Formblätter, Preisblätter oder Antwortstrukturen vorgegeben hat, sind ausschließlich diese zu verwenden. Unverlangte Selbstdarstellungen, Marketingunterlagen oder nicht angeforderte Anlagen sollen nicht beigefügt werden.

Einzureichen ist ein finales, verbindliches technisches Angebot, das sämtliche verhandelten Ergebnisse, den endgültigen Leistungszuschnitt und alle finalen Annahmen vollständig abbildet. Das technische Angebot muss in sich konsistent, umsetzungsorientiert und auf den finalen Anforderungssatz bezogen sein; es darf kein Diskussions- oder Verhandlungsdokument mehr darstellen.
Soweit Bewertungsunterlagen, Antwortmatrizen, Seitenobergrenzen oder Gliederungsvorgaben vorgegeben wurden, sind diese strikt einzuhalten. Änderungen gegenüber dem zuletzt eingereichten überarbeiteten Angebot sind kenntlich zu machen, soweit der Auftraggeber dies verlangt oder eine Vergleichbarkeit ohne Kennzeichnung nicht gewährleistet wäre.

Einzureichen ist ein finales, verbindliches kommerzielles Angebot in dem vorgegebenen Preisformat. Alternative Preisblätter, alternative Kalkulationsstrukturen oder eigene Vertrags- und Zahlungsmodelle sind unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich zugelassen wurden.
Soweit das Preisblatt eine Trennung nach Grundauftrag, optionalen Stufen, optionalen Modulen, Einheitspreisen, Tages- oder Stundensätzen oder sonstigen Preisbestandteilen vorsieht, sind sämtliche abgefragten Preispositionen vollständig auszufüllen.

Das BAFO muss alle geforderten abschließenden Erklärungen enthalten, insbesondere zur Bindungswirkung des Angebots, zur Vertretungs- und Unterschriftsbefugnis, zur Annahme der finalen Vergabegrundlage sowie zu etwaigen Änderungen bei Personal, Bietergemeinschaft, Nachunternehmern, Konflikten oder sonstigen wesentlichen Angebotsbestandteilen.

Soweit sich seit dem zuletzt eingereichten überarbeiteten Angebot keine Änderungen ergeben haben, sind bereits vorliegende und unverändert fortgeltende Auswahl- oder Eignungsnachweise grundsätzlich nicht erneut einzureichen, sofern der Auftraggeber dies nicht ausdrücklich verlangt. Aktualisierungen sind nur dort vorzunehmen, wo sich der jeweilige Sachverhalt tatsächlich geändert hat oder wo in den finalen Unterlagen eine erneute Vorlage ausdrücklich gefordert wird.

Der Bieter hat das endgültige Leistungskonzept für die ausgeschriebenen Leistungen der Planungs- und Baubegleitung darzustellen. Die Methodik muss erkennen lassen, wie der Bieter den finalen Leistungsumfang in belastbare, entscheidungsreife und für Planung, Ausführung, Inbetriebnahme, Übergabe und gegebenenfalls Betriebsaufnahme nutzbare Ergebnisse überführt.
Soweit dies vom finalen Leistungsumfang umfasst ist, hat die Methodik insbesondere den lebenszyklus- und betriebsorientierten Planungsansatz, die Integration nutzer- und stakeholderbezogener Anforderungen, den Umgang mit Planungs- und Ausführungsprüfungen, die Qualitätssicherung, die Dokumentations- und Datenlogik, die Abstimmung digitaler Systeme und Datenstrukturen sowie die Vorbereitung von Übergabe- und Anlaufprozessen nachvollziehbar zu beschreiben.
Enthält der finale Leistungsumfang besondere Themen wie Flächen- und Belegungslogik, flexible Raumkonfigurationen, stark frequentierte oder öffentlich zugängliche Nutzungen, Serviceflächen, Mieter- oder Betreibergrenzen, besondere Sicherheits- oder Zugangsanforderungen, Veranstaltungs- oder Besucherlogistik oder hybride und digitale Beteiligungsformate, ist auch der hierfür vorgesehene methodische Ansatz final und widerspruchsfrei darzustellen.

Das BAFO muss ein klares Konzept für das Management der fachlichen, organisatorischen und zeitlichen Schnittstellen enthalten. Hierzu gehören insbesondere die Schnittstellen zum Auftraggeber, zu Planungsbeteiligten, technischen Fachdisziplinen, ausführenden Unternehmen, nutzerseitigen Stakeholdern, operativen Entscheidungsträgern sowie zu den für Dokumentation, Datenmanagement und digitale Systeme zuständigen Stellen.
Darzustellen sind mindestens: Kommunikations- und Besprechungsstruktur, Eskalationswege, Entscheidungs- und Freigabeflüsse, Zuständigkeiten für Rückfragen, Übergaben zwischen Projektphasen sowie der Umgang mit Zielkonflikten zwischen funktionalen, technischen, betrieblichen, terminlichen und wirtschaftlichen Anforderungen.

Der Bieter hat die finale Zuordnung der Schlüsselrollen, die Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams, die Berichtslinien, die Vertretungsregelungen, den Eskalationspfad sowie die Einbindung etwaiger Nachunternehmer oder weiterer Beteiligter darzustellen. Für jede Schlüsselrolle ist der konkrete Beitrag zur Leistungserbringung zu benennen.

Soweit gegenüber den bisher eingereichten Angebotsständen Änderungen bei Schlüsselpersonen oder in der Teamstruktur eintreten, sind diese gesondert offenzulegen. Etwaige Ersatzpersonen oder geänderte Beteiligte dürfen nur in dem vergaberechtlich und in den finalen Unterlagen zugelassenen Umfang benannt werden.

Der Bieter hat sein finales Verständnis der geschuldeten Ergebnisse, Meilensteine, Berichtspflichten, Prüf- und Reviewzyklen, Entscheidungsunterlagen, Dokumentationsstände und Freigabepunkte über die vereinbarten Projektphasen darzustellen. Erkennbar sein muss, welche Outputs zu welchem Zeitpunkt mit welchem Detaillierungsgrad und in welcher Abstimmungslogik geliefert werden.
Soweit der finale Leistungsumfang gestufte oder optionale Leistungsbestandteile enthält, sind Grundauftrag und optionale Bestandteile eindeutig zu trennen. Soweit Ergebnisse abnahmefähig geschuldet sind, ist das BAFO so zu strukturieren, dass Umfang, Ergebnisqualität und Übergabefähigkeit dieser Leistungen eindeutig nachvollziehbar sind.

Soweit im finalen Leistungsumfang vorgesehen, hat der Bieter sein endgültiges Konzept für die Unterstützung von Tests, Inbetriebnahmen, Abnahmen, Probebetrieb, Dokumentationsreife, Schulungen, Überführung in die Betriebsorganisation, Mobilisierung betrieblicher Leistungen sowie Stabilisierung in der Anfangsphase darzustellen.
Umfasst der Leistungsgegenstand nutzerseitige Betriebsaufnahme, Einweisungen, Belegungs- oder Umzugslogik, Hypercare oder Mängel- beziehungsweise Gewährleistungsunterstützung, ist der hierzu vorgesehene Ablauf, einschließlich Verantwortlichkeiten und Schnittstellen, konkret zu benennen.

Abweichungen, Einschränkungen, Vorbehalte, alternative Vertragsbedingungen oder konditionale Angebotsannahmen sind unzulässig, sofern sie nicht in den finalen Vergabeunterlagen ausnahmsweise ausdrücklich zugelassen wurden. Zugelassene Abweichungen sind ausschließlich in einem gesonderten, eindeutig bezeichneten Abweichungsverzeichnis offenzulegen.
Jede zulässige Abweichung ist unter Angabe der betroffenen Klausel, der vorgeschlagenen alternativen Formulierung, des sachlichen Grundes und der technischen oder kommerziellen Auswirkungen darzustellen. Nicht offengelegte oder in anderen Angebotsunterlagen versteckte Abweichungen können als unzulässiger Vorbehalt gewertet werden.

Das finale kommerzielle Angebot ist ausschließlich im vorgegebenen Preisformat einzureichen. Sofern der Auftraggeber eine Gliederung nach Grundauftrag, optionalen Leistungsstufen, optionalen Modulen, Pauschalen, Einheitspreisen, Tages- oder Stundensätzen, Preisblättern für Änderungen oder sonstigen Preisbestandteilen vorgibt, ist diese Struktur zwingend einzuhalten.
Rabatte, Nachlässe oder sonstige preisliche Modifikationen sind nur zulässig, wenn und soweit das Preisblatt hierfür ausdrücklich vorgesehene Felder enthält. Eigene Anlagen oder abweichende Kalkulationslogiken treten an die Stelle des Preisblatts nicht.

Mit dem BAFO hat der Bieter zu bestätigen, dass die angebotenen Preise sämtliche Aufwendungen abdecken, die für die vollständige, vertragsgerechte und termingerechte Erbringung des final verhandelten Leistungsumfangs erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Projektmanagement, Abstimmungen, Besprechungen, Workshops, Reise- und Nebenkosten, Dokumentation, Berichte, Überarbeitungen, Qualitätssicherung, Daten- und Koordinationsleistungen sowie – soweit im finalen Leistungsumfang enthalten – Unterstützungsleistungen für Inbetriebnahme, Übergabe, Betriebsaufnahme, Nutzerkommunikation oder Anlaufbegleitung.
Offene Preispositionen, verdeckte Zuschläge, pauschale Risikoaufschläge ohne gesonderte Ausweisung oder nicht bepreiste Leistungsvorbehalte sind unzulässig.

Kommerzielle Annahmen sind nur zulässig, soweit die finalen Vergabeunterlagen dies ausdrücklich erlauben. Zulässige Annahmen müssen spezifisch, prüffähig, objektiv nachvollziehbar und auf die einschlägige Unterlage oder Klausel bezogen sein.

Soweit die finalen Vergabeunterlagen eine bestimmte Vertragsmechanik für Änderungen, optionale Leistungsabrufe, Preisgleitung, Nebenkosten oder Zahlungsmodalitäten vorsehen, ist diese unverändert zu akzeptieren, sofern der Auftraggeber keine abweichende Handhabung ausdrücklich zugelassen hat.

Alle Preise sind in [Währung] anzugeben. Die Umsatzsteuer ist entsprechend den Vorgaben des Preisblatts und der finalen Vergabeunterlagen getrennt auszuweisen bzw. – soweit vorgesehen – als nicht Bestandteil der Wertung zu behandeln.
Beträge sind auf [zwei] Nachkommastellen zu runden. Rechenfehler, Rundungsdifferenzen und Widersprüche zwischen Einzelpositionen und Summen werden nach Maßgabe der finalen Vergabeunterlagen behandelt. Soweit hierfür keine besondere Regel ausgegeben wurde, gilt der im Preisblatt rechnerisch nachvollziehbare Einzelpositionsansatz als maßgeblich.

Das BAFO muss für einen Zeitraum von mindestens [Anzahl] Kalendertagen ab dem Ablauf der BAFO-Frist verbindlich bleiben, mindestens jedoch bis zum [Datum]. Der Bieter hat diese Bindungsfrist ausdrücklich zu bestätigen.

Das BAFO ist spätestens bis zum [TT.MM.JJJJ, Uhrzeit, Zeitzone] vollständig einzureichen. Maßgeblich ist der rechtzeitige Eingang über den zugelassenen Einreichungskanal.

Die Einreichung darf ausschließlich über [E-Vergabeplattform / zugelassenen Übermittlungsweg] erfolgen. Eine Übersendung per E-Mail, über sonstige Datentransferdienste oder in Papierform ist unzulässig, sofern sie nicht in den finalen Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen wurde.

Das BAFO ist in [Verfahrenssprache(n)] einzureichen. Soweit eine Übersetzung beigefügt wird, bleibt die [maßgebliche Sprachfassung] verbindlich. Das BAFO ist von einer vertretungsberechtigten Person zu unterzeichnen bzw. in der zugelassenen elektronischen Form freizugeben.
Zulässig sind [eingescannte Unterschrift / fortgeschrittene elektronische Signatur / qualifizierte elektronische Signatur / Freigabe über das Vergabeportal], soweit dies in den finalen Vergabeunterlagen vorgesehen ist. Der Nachweis der Vertretungsbefugnis ist nur beizufügen, soweit der Auftraggeber dies ausdrücklich verlangt.

Das technische und das kommerzielle Angebot sind getrennt in der vom Auftraggeber vorgegebenen Struktur einzureichen. Die Dateibenennung hat entsprechend den finalen Einreichungsvorgaben zu erfolgen, mindestens jedoch in einer Weise, die eine eindeutige Zuordnung zu Verfahren, Bieter und Dokumentenart ermöglicht.
Zulässige Dateiformate sind [PDF / XLSX / DOCX / sonstige zulässige Formate]. Die maximale Dateigröße je Einzeldokument beträgt [XX MB]. Passwortgeschützte, verschlüsselte oder beschädigte Dateien gelten als nicht ordnungsgemäß eingereicht, sofern der Auftraggeber keine andere Handhabung ausdrücklich vorsieht.

Der Bieter trägt das vollständige Übermittlungsrisiko bis zum erfolgreichen Eingang des BAFO über den zugelassenen Einreichungskanal. Verspätete, unvollständige, fehlerhaft hochgeladene, nicht lesbare, beschädigte oder falsch zugeordnete Dateien gehen grundsätzlich zu Lasten des Bieters.
Der Auftraggeber behält sich vor, BAFOs, die nicht fristgerecht oder nicht entsprechend den Formvorgaben eingereicht wurden, nach Maßgabe des anwendbaren Vergaberechts auszuschließen. Ein Anspruch auf Nachfrist, Nachreichung oder technische Heilung besteht nur, soweit das Vergaberecht und die finalen Vergabeunterlagen dies zulassen.

Soweit der Auftraggeber noch ein finales Klarstellungsfenster eröffnet, können Rückfragen ausschließlich bis zum [TT.MM.JJJJ, Uhrzeit, Zeitzone] gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist besteht grundsätzlich keine Verpflichtung des Auftraggebers mehr, weitere Rückfragen zu beantworten.

Sämtliche verfahrensbezogenen Rückfragen und Mitteilungen sind ausschließlich über [E-Vergabeplattform / zugelassenen Kommunikationskanal] an [Kontaktstelle] zu richten. Parallelkommunikation außerhalb dieses Kanals, insbesondere direkte Kontaktaufnahme mit fachlichen Projektbeteiligten, ist unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich autorisiert wurde.

Informationen, die die Grundlage der BAFO-Erstellung wesentlich beeinflussen können, werden allen im Verfahren verbliebenen Bietern in gleicher Weise und über denselben Kommunikationskanal zur Verfügung gestellt. Bilaterale Erläuterungen mit materieller Wirkung für die Angebotsbasis finden nicht statt.

Der Auftraggeber fordert das BAFO auf der Grundlage an, dass nach Ablauf der BAFO-Frist grundsätzlich keine weiteren Verhandlungen beabsichtigt sind. Vorbehalten bleiben allein die vergaberechtlich zulässigen Möglichkeiten zur formalen Klarstellung, Verifikation, Prüfung oder sonstigen Verfahrensgestaltung sowie die Rechte des Auftraggebers, das Verfahren ganz oder teilweise nicht fortzuführen.

Nach Ablauf der BAFO-Frist werden die eingegangenen Angebote zunächst auf fristgerechten Eingang, Vollständigkeit, Lesbarkeit, Einhaltung der Einreichungsvorgaben, Trennung technischer und kommerzieller Unterlagen sowie auf sonstige formale Anforderungen geprüft.

Die Wertung der BAFO erfolgt ausschließlich auf der Grundlage der zuvor bekannt gemachten und weiterhin geltenden Zuschlagskriterien und Gewichtungen sowie der finalen Vergabegrundlage. Eine erneute Bekanntgabe oder Wiederholung dieser Kriterien in diesem BAFO-Aufruf erfolgt nicht.

Der Auftraggeber behält sich vor, im vergaberechtlich zulässigen Umfang formale Klarstellungen, Bestätigungen, Nachweise oder Verifikationen zu einzelnen Angebotsangaben anzufordern. Hierzu können insbesondere Angaben zur Unterzeichnungsbefugnis, zur Verfügbarkeit des benannten Personals, zu Änderungen in der Beteiligtenstruktur, zur Plausibilität von Preisangaben oder zur inhaltlichen Eindeutigkeit einzelner Aussagen gehören.
Solche Kontakte dürfen nicht dazu genutzt werden, das BAFO inhaltlich neu zu öffnen, zu verbessern, zu erweitern oder nachzuverhandeln. Nach Ablauf der BAFO-Frist sind inhaltliche Nachbesserungen, neue Varianten oder neue Vorbehalte unzulässig, soweit das anwendbare Vergaberecht nicht ausdrücklich etwas anderes erlaubt.

Unzulässige Vorbehalte, unvollständige Preisblätter, nicht freigegebene Varianten, wesentliche Abweichungen von der finalen Vergabegrundlage, fehlende Mindestbestätigungen oder eine nicht eingehaltene technische und kommerzielle Angebotsstruktur können zur Nichtberücksichtigung oder zum Ausschluss des BAFO führen.
Ob und in welchem Umfang eine formale Heilung, Klarstellung oder rechnerische Bereinigung zulässig ist, richtet sich ausschließlich nach dem anwendbaren Vergaberecht und den finalen Vergabeunterlagen.

Der Bieter hat ausdrücklich zu erklären, dass das eingereichte BAFO sein bestes und endgültiges Angebot für den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand darstellt.

Der Bieter hat zu bestätigen, dass das BAFO vollständig, verbindlich und für die geforderte Dauer gültig ist.

Der Bieter hat zu bestätigen, dass sein BAFO auf sämtlichen finalen Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie allen bis zum Versand dieses BAFO-Aufrufs verbindlich ausgegebenen Klarstellungen und Änderungen beruht.

Der Bieter hat alle seit dem zuletzt eingereichten überarbeiteten Angebot eingetretenen Änderungen offenzulegen, die Schlüsselpersonal, Bietergemeinschaft, Nachunternehmer, Unternehmensstruktur, Interessenkonflikte, Verfügbarkeiten, Liefer- oder Leistungsmethode, Daten- oder Sicherheitsannahmen oder sonstige wesentliche Angebotsgrundlagen betreffen. Soweit keine Änderungen eingetreten sind, ist – sofern gefordert – eine ausdrückliche Negativerklärung abzugeben.

Der Bieter hat zu bestätigen, dass er im Zuschlagsfall bereit ist, den Vertrag auf der finalen vertraglichen Grundlage abzuschließen, vorbehaltlich nur solcher Qualifizierungen, die in den finalen Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen wurden.

Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete, formwidrige, unvollständige oder in sonstiger Weise nicht konforme BAFOs nach Maßgabe des anwendbaren Vergaberechts auszuschließen.

Der Auftraggeber behält sich vor, zur Überprüfung der BAFOs Klarstellungen, Bestätigungen, Eigenerklärungen, Nachweise oder sonstige vergaberechtlich zulässige Unterlagen anzufordern, soweit diese für die Wertung, die Zuschlagsentscheidung oder die spätere Vertragsdurchführung relevant sind.

Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben, einzustellen, zu ändern, den Zuschlag nicht zu erteilen oder von einer Beauftragung abzusehen, soweit dies nach dem anwendbaren Recht zulässig ist.

Die Einreichung eines BAFO begründet keinen Anspruch auf Zuschlag, Vertragsschluss, Kostenerstattung oder sonstige Entschädigung, soweit ein solcher Anspruch nicht zwingend gesetzlich vorgesehen ist.