Leistungsbeschreibung Nutzerberatung (Planungs- und Baubegleitung)

• Flächenkonflikte und Nutzungskonkurrenzen: Bei begrenzten Flächen kann es zu Konkurrenz zwischen Nutzern (z.B. Lehrbereich vs. Büroflächen oder Ausstellungsfläche vs. Veranstaltungssaal) kommen. Die Nutzerberatung moderiert den Ausgleich solcher Konflikte, entwickelt flexible Nutzungskonzepte und sorgt dafür, dass Mehrfachnutzungen klar geregelt sind. Etwaige Überschneidungen (z.B. gemeinsame Nutzung von Konferenzzonen oder Parkflächen) werden durch Abstimmung und Zeitplanung optimiert, sodass Synergien entstehen statt Konflikte.

• Sicherheitsanforderungen und Zutrittskontrolle: Heterogene Nutzungen bedeuten oft unterschiedliche Sicherheitszonen – z.B. öffentliche Bereiche vs. abgeschlossene Forschungsbereiche. Die Nutzerberatung wirkt darauf hin, klare Zonierungen und Zugangsregelungen zu etablieren (wer darf wo hinein, mit welchem Berechtigungskonzept), ohne die Offenheit und Kommunikation im Campus zu beeinträchtigen. Spezifische Lösungen – etwa ein Zugangskonzept für die Tiefgarage und Gebäude – werden entwickelt, damit Besucher, Mitarbeiter:innen und Lieferanten sicher und kontrolliert zu ihren Zielen gelangen.

• Betriebliche Synergien und effiziente Abläufe: In einem multiprofessionellen Campus gibt es Chancen zur gemeinsamen Nutzung von Infrastruktur (etwa Veranstaltungsräume, Kantinen, Laborequipment). Die Nutzerberatung identifiziert solche Synergiepotenziale und hilft, gemeinsame Betriebskonzepte aufzusetzen (z.B. geteilte Konferenzbereiche mit Buchungssystem, zentrale Servicestellen). Gleichzeitig achtet sie darauf, dass die unterschiedlichen Arbeits- und Organisationskulturen der Nutzer berücksichtigt werden, um effiziente Abläufe ohne Reibungsverluste zu gewährleisten.

• Besucherführung und Öffentlichkeitsbereiche: Bei öffentlich zugänglichen Einrichtungen (Museen, Ausstellungen, Gastronomie, Shops) innerhalb des Campus muss eine intuitive Besucherführung geschaffen werden, die Gäste willkommen heißt, jedoch sensible Bereiche schützt. Die Nutzerberatung unterstützt bei der Planung von Wegeleitsystemen, Beschilderung und Informationspunkten aus Besucherperspektive. Sie sorgt dafür, dass Besucherströme geschickt gelenkt werden – vom Parken über den Empfang bis zu Ausstellungsbereichen – und dass eine klare Trennung zu internen Zonen besteht, ohne den Campuscharakter zu verlieren.

• Technische und klimatische Unterschiede: Unterschiedliche Nutzungen bringen verschiedene technische Anforderungen mit sich (Labor braucht z.B. spezielle Lüftung, Ausstellungsräume konstante Temperatur, Büros flexible IT-Infrastruktur). Die Nutzerberatung koordiniert diese teils widersprüchlichen Anforderungen gemeinsam mit den Fachplanern frühzeitig. Sie achtet darauf, dass beispielsweise Lärm aus Event- oder Gastronomiebereichen nicht die Konzentrationsbereiche stört (Schallschutzmaßnahmen) oder dass Anlieferlogistik für Shops geregelt ist, ohne den Lehrbetrieb zu beeinträchtigen. Durch vorausschauende Planung werden solche Herausforderungen gemeistert, sodass ein reibungsloser Parallelbetrieb aller Nutzungen möglich ist.

Die Nutzerberatung übernimmt die Schlüsselfunktion einer Schnittstelle zwischen allen Beteiligten eines solchen komplexen Projekts.

• Nutzer:innen (Gebäudenutzer und Fachbereiche): Der/die Nutzerberater:in fungiert als Sprachrohr der späteren Nutzer gegenüber dem Planungsteam. Ihre Anforderungen, Bedenken und Anregungen werden aufgenommen und vertreten. Gleichzeitig informiert die Nutzerberatung die Nutzergruppen laufend über Planungsfortschritte und -änderungen. So fühlen sich alle Fachbereiche – von Forschern über Dozierende bis hin zu Shop-Betreibern – ernstgenommen und eingebunden.

• Planer:innen (Architekt:innen, Fachingenieur:innen): Gegenüber den Planenden übersetzt die Nutzerberatung die betrieblichen Bedürfnisse in planerische Anforderungen. Sie stellt sicher, dass Architekt:innen und Ingenieur:innen die funktionalen Zusammenhänge und Arbeitsprozesse der Nutzer verstehen, um passende Lösungen zu entwickeln. Bei Zielkonflikten zwischen Gestaltungsanspruch und Nutzungsanforderung vermittelt sie und sucht gemeinsam mit dem Planungsteam nach Kompromissen, die beides vereinen.

• Bauherrschaft (Betreiber/Investor): Für die Auftraggeberseite ist die Nutzerberatung ein wichtiger Berater in strategischen Fragen der Betriebskonzeption. Sie zeigt auf, wie Entscheidungen in der Planung die künftige Nutzung und Wirtschaftlichkeit beeinflussen (z.B. Flächeneffizienz, Betriebskosten, Erweiterungsoptionen). Durch die Rückkopplung der Nutzerperspektive unterstützt sie die Bauherrschaft dabei, investitionssichere Entscheidungen zu treffen, die sowohl dem Geschäftsmodell des Betreibers als auch den Nutzerinteressen dienen.

• Facility Management (Betrieb und Wartung): Die Nutzerberatung bezieht auch das Gebäudemanagement frühzeitig ein, da dieses für den langfristigen Betrieb verantwortlich ist. Sie vermittelt zwischen betrieblichen Erfordernissen (Wartungszugänglichkeiten, Reinigungskonzepte, Sicherheitssysteme) und Nutzerwünschen (Komfort, Serviceangebote). So werden bereits in der Planung Lösungen vorgesehen, die den späteren Betrieb effizient gestalten und den Nutzerkomfort steigern. Im laufenden Betrieb dient die Nutzerberatung als Bindeglied, um Feedback der Nutzer an das Facility Management weiterzugeben und umgekehrt technische Betriebsgrenzen den Nutzern zu erläutern.

Durch diese vermittelnde Rolle werden Informationslücken geschlossen und Konflikte reduziert. Die Nutzerberatung fördert eine Kultur der Zusammenarbeit: Alle Beteiligten – ob Planer, Nutzer, Betreiber oder FM – arbeiten dank dieses „Übersetzers“ auf gemeinsame Projektziele hin.

Im Projektverlauf erstellt die Nutzerberatung diverse greifbare Ergebnisse (Deliverables), die den Fortschritt dokumentieren und als Arbeitsgrundlage dienen.

• Nutzeranforderungskatalog / Nutzerbedarfsprogramm: Ein zentrales Dokument, das alle erhobenen Anforderungen, Wünsche und Ziele der Nutzer enthält. Es umfasst Raumbedarfe (quantitativ und qualitativ), funktionale Anforderungen, Ausstattungswünsche und besondere betrieblichen Vorgaben. Dieses Dokument wird in den frühen Phasen erstellt und während der Planung fortgeschrieben, sodass stets der aktuelle Stand der Nutzerbedarfe festgehalten ist.

• Raum- und Funktionsprogramme: Detaillierte Aufstellungen aller Räume mit ihren jeweiligen Funktionen, Größenvorgaben, Kapazitäten und Ausstattungsmerkmalen. Sie dienen den Architekt:innen und Fachplaner:innen als konkrete Planungsgrundlage, um die Nutzeranforderungen umzusetzen.

• Workshop-Dokumentationen: Protokolle und Auswertungen von Nutzergesprächen, Abstimmungsrunden und Workshops. Sie halten fest, welche Inhalte besprochen wurden, welche Entscheidungen oder Präferenzen die Nutzergruppen geäußert haben und welche offenen Punkte noch zu klären sind. Diese Dokumentationen sorgen für Transparenz im Prozess und dienen als Referenz, um spätere Planungsentscheidungen gegenüber den Nutzern nachzuvollziehen.

• Stellungnahmen und Prüfberichte zur Planung: Zu definierten Meilensteinen (z.B. Vorentwurf, Entwurfsplanung, Ausführungsplanung) liefert die Nutzerberatung schriftliche Stellungnahmen. Darin werden die Planungsunterlagen aus Nutzersicht geprüft und bewertet. Konkrete Hinweise, Änderungswünsche oder Zustimmung werden dokumentiert. Diese Berichte helfen dem Planungsteam, gezielt nachzusteuern, und der Bauherrschaft, die Nutzerperspektive schwarz auf weiß zu sehen.

• Beiträge zu Entscheidungs- und Vergabeunterlagen: Die Nutzerberatung erstellt bei Bedarf Abschnitte für das Entscheidungsgremium oder für Ausschreibungen – z.B. Beschreibung der Nutzerziele im Projektantrag, qualitative Kriterien für Ausschreibungen, Bewertungsmatrizen zur Angebotsauswertung aus Nutzersicht.

• Übergabe- und Einweisungskonzepte: Zum Projektende entwickelt die Nutzerberatung Unterlagen, die die Inbetriebnahme unterstützen. Dazu zählen Nutzerhandbücher (etwa Guidelines zur Raumnutzung, technischen Ausstattung oder Sicherheitsvorschriften für Endnutzer) und Einweisungskonzepte, nach denen Schulungen oder Rundgänge für die neuen Nutzer ablaufen.

• Abschließender Nutzungsbericht: Nach einigen Monaten des Betriebs kann die Nutzerberatung einen Bericht vorlegen, der die Ergebnisse der Nutzerbefragungen, eventuelle Anpassungsmaßnahmen und den erreichten Nutzungsstandard zusammenfasst. Dieser Post-Occupancy-Evaluationsbericht zeigt auf, inwieweit die zu Beginn formulierten Anforderungen tatsächlich erfüllt wurden, und gibt Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen.

Alle diese Deliverables stellen sicher, dass die Nutzeranforderungen transparent, überprüfbar und nachvollziehbar im Projekt verankert sind. Sie dienen sowohl intern im Projektteam als auch extern (gegenüber Nutzern oder als Bestandteil von Projektdokumentationen auf einer Website) als Nachweis der konsequenten Nutzerorientierung.

• Wirtschaftlichkeit: Indem von Anfang an der tatsächliche Bedarf definiert wird, können Überdimensionierungen oder teure Fehlplanungen vermieden werden. Anpassungen während Bau und Betrieb, die oft mit hohen Kosten verbunden sind, werden minimiert. Das Projekt bleibt im Kostenrahmen und es entstehen Gebäude, die genau das liefern, was der Bauherr und die Nutzer benötigen, nicht mehr und nicht weniger. Die Immobilie ist dadurch langfristig werthaltiger – sie erfüllt die Anforderungen und erzielt folglich höhere Akzeptanz am Markt (Attraktivität für Mieter, keine Leerstände). Ohne eine frühzeitige Nutzerabstimmung besteht hingegen das Risiko, dass ein Gebäude die Bedürfnisse verfehlt und von den Nutzern nicht angenommen wird, was später teure Umbauten oder Mietausfälle nach sich ziehen kann. Nutzerberatung ist somit eine Investition in die Zukunftssicherheit und Rentabilität des Campus.

• Nutzungsqualität: Die Qualität der Arbeits- und Aufenthaltsumgebung steigt, wenn Gebäude und Räume nutzerzentriert geplant sind. Durch die intensive Einbindung entsteht ein Campus, der die Arbeitsabläufe, Lernprozesse und sozialen Interaktionen optimal unterstützt. Nutzer fühlen sich in einer solchen Umgebung wohl und können produktiver arbeiten, lehren, forschen oder verweilen. Aspekte wie Ergonomie, Tageslicht, Akustik oder intuitive Wegeführung werden von Anfang an berücksichtigt, was die funktionale Qualität der Immobilie deutlich erhöht. Letztlich fördert dies auch die Gesundheit und das Wohlbefinden – ein Umfeld, das genau auf die Bedürfnisse der Menschen zugeschnitten ist, steigert Zufriedenheit, Motivation und Identifikation mit dem Ort.

• Effizienter Betrieb: Wenn betriebliche Belange schon in der Planung durch die Nutzerberatung integriert werden, läuft der spätere Betrieb reibungsloser. Facility Management profitiert von klar geregelten Nutzungsprozessen und technisch durchdachten Lösungen, die zusammen mit den Nutzern entwickelt wurden. Wartungsfreundlichkeit, Energieeffizienz und Flexibilität im Gebrauch werden erhöht, weil die Expertise der Nutzer (z.B. Techniker der Forschungsbereiche oder Verantworliche für Veranstaltungsmanagement) in die Entscheidungen eingeflossen ist. Das Ergebnis ist ein Campus, der kosteneffizient betrieben werden kann – mit optimierten Serviceabläufen, geringerem Anpassungsbedarf im Nachhinein und transparenter Organisation.

• Akzeptanz und Change-Management: Die kontinuierliche Beteiligung der späteren Nutzer in allen Phasen bewirkt eine hohe Identifikation mit dem Projekt. Veränderungen – sei es ein Umzug in neue Räumlichkeiten oder die Einführung neuer Arbeitswelten – werden deutlich leichter angenommen, da die Nutzer die Planungsschritte mitgestaltet haben. Sie verstehen die Gründe hinter Entscheidungen und sehen ihre Anliegen berücksichtigt, was die Akzeptanz des Ergebnisses maximiert. Im fertigen Campus fühlen sich die Nutzer nicht als „Betroffene“, sondern als Mitgestalter, was Stolz und Verantwortungsbewusstsein fördert. Diese weiche Faktoren zahlen sich handfest aus: Ein Gebäude, das von seinen Nutzern geschätzt wird, wird besser gepflegt, effizienter genutzt und bleibt langfristig attraktiv – auch für neue Talente, Studierende, Besucher oder Kund:innen, die den Campus erleben.

Die Nutzerberatung ist weit mehr als nur „Begleitmusik“ zur Planung – sie ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie schafft die Verbindung zwischen Vision und Alltag, zwischen Plan und Mensch. Mit professioneller Nutzerberatung wird aus einem komplexen Bauvorhaben ein lebendiger Campus, der wirtschaftlich betrieben wird, höchste Nutzungsqualität bietet und von seinen Nutzern voll und ganz akzeptiert wird. Damit legt sie den Grundstein für den nachhaltigen Erfolg und die Zukunftsfähigkeit einer solchen multiprofessionellen Immobilienentwicklung.