Leistungsverzeichnis: Baubegleitendes Facility Management

• FM-Fachplanung und Konzeptprüfung: Prüfung der vom Architekten erarbeiteten Vorplanung (z.B. Gebäudelayout, technische Grobkonzepte) auf Betriebs- und Bewirtschaftungsfreundlichkeit. Der FM-Berater bewertet alternative Konzepte hinsichtlich Betriebskosten, Instandhaltungsaufwand, Reinigungsfähigkeit, Flächen- und Wegeoptimierung etc. und gibt Empfehlungen zur Optimierung der Planung aus Betreibersicht. Gegebenenfalls initiiert er Anpassungen (z.B. zusätzlicher Technikzentralraum, bessere Zugänglichkeiten) im Entwurf.

• Betriebskonzept (Initialentwurf): Beginn der Erstellung eines übergreifenden Betriebskonzepts für das Gebäude. In dieser Phase entwirft der FM-Berater ein erstes Betriebskonzept-Dokument, das die geplanten betriebsrelevanten Leistungen und Prozesse beschreibt. Es enthält vorläufige Anforderungen z.B. an Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Logistik, Energieversorgung und Instandhaltung im zukünftigen Betrieb. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber und Nutzervertretern abgestimmt. Rückkopplung in die Planung: Aus dem Betriebskonzept ergeben sich ggf. zusätzliche Anforderungen an die Planung, etwa Bedarf an Putzmittelräumen, Lagerflächen, Anlieferzonen oder besonderer Zugänglichkeit für Wartung und Reinigung. Solche Anforderungen meldet der FM-Berater in die Planung zurück, damit sie noch im Konzept berücksichtigt werden können.

• Flächen- und Ausstattungsberatung: Überprüfung, ob im Vorentwurf alle für den späteren Betrieb benötigten Räume und Ausstattungen vorgesehen sind (z.B. FM-Büro, Lagerflächen, Werkstätten, Sozialräume für Betriebspersonal). Beratung zur funktionalen Ausstattung der Flächen aus Nutzersicht (z.B. Poststelle, Empfang, Konferenzbereiche) und Sicherstellen, dass Transportwege, Anlieferung und Entsorgung in der Planung berücksichtigt werden.

• Regulatorische Anforderungen und Betreiberpflichten: Identifizierung einschlägiger Gesetze, Vorschriften und Normen, die den späteren Betrieb betreffen (Arbeitsstättenrichtlinie, Brandschutz, Barrierefreiheit, Betreiberverantwortung etc.). Der FM-Berater stellt sicher, dass bereits in der Vorplanung entsprechende Vorkehrungen getroffen werden (z.B. Flucht- und Rettungswege für Nutzer und Betreiberpersonal, Flächen für Prüfbücher, Wartungsflächen gemäß Technischer Regeln). Compliance-Aspekte und Betreiberpflichten werden so früh adressiert.

• Detaillierte FM-Prüfung des Entwurfs: Umfassende Überprüfung der Entwurfsplanung (Grundrisse, Schnitte, technische Konzepte) aus Betreiber- und Nutzersicht. Der FM-Berater prüft z.B.:

• Instandhaltungsfreundlichkeit: Sind technische Anlagen und gebäudetechnische Räume gut zugänglich für Wartung und Prüfung? Entsprechen die geplanten Anlagen den Vorgaben aus Wartungsrichtlinien (z.B. GEFMA 126 für Inspektion/Wartung) bezüglich Zugänglichkeit und Dokumentation?

• Reinigungsfreundlichkeit: Weisen Materialien und Konstruktionen eine geeignete Beschaffenheit für die laufende Reinigung und Hygiene auf (z.B. robuste Bodenbeläge, fugenarme Oberflächen)? Sind Fenster und Fassaden sicher zu reinigen (z.B. Einbau von Anschlagpunkten für Fassadenreiniger)?

• Flächen- und Möblierungsplanung: Unterstützung bei der Detailplanung von Arbeitsplatzlayouts, Möblierung und Nutzungskonzepten, um eine effiziente Bewirtschaftung zu ermöglichen (z.B. flexible Raumkonzepte für künftige Umnutzungen, Berücksichtigung von Arbeitsplatzreservierungssystemen etc.).

• Nutzerkomfort und -anforderungen: Sicherstellen, dass der Entwurf die Bedürfnisse der Nutzer erfüllt (z.B. Raumklima, Akustik, Beleuchtung, IT-Infrastruktur) und spätere Mieter/Pächter-Zufriedenheit fördert. Einbeziehen von ggf. vorhandenen Nutzervertretern oder zukünftigen Betreibern in Feedback-Schleifen.

• Fortschreibung des Betriebskonzepts: Weiterentwicklung des Betriebskonzepts parallel zur Entwurfsplanung. Das Konzept wird konkretisiert und um Details ergänzt, sobald die Planungsdetails vorliegen. In LPH 3 fließen z.B. Wartungsstrategien für konkrete Anlagen, Reinigungstakte für definierte Oberflächen, Personalbedarfsabschätzungen und Organisationsüberlegungen in das Betriebskonzept ein. Der FM-Berater sorgt dafür, dass das Betriebskonzept stets den aktuellen Planungsstand reflektiert und identifiziert fortlaufend Optimierungsmöglichkeiten im Betrieb.

• Lebenszykluskostenberechnung: Erstellung einer Lebenszykluskostenrechnung auf Basis der Entwurfsplanung (mindestens für Kernprozesse Energie, Wartung, Personal). Dabei werden Investitionskosten den prognostizierten Betriebs- und Instandhaltungskosten über eine Nutzungsdauer gegenübergestellt. Diese Berechnung wird dem Auftraggeber als Entscheidungsgrundlage vorgelegt, um ggf. Alternativen (Materialwahl, Technikausstattung) zu bewerten.

• Abgleich mit Bauherrenzielen: Verifikation, dass der Entwurf den in LPH 1 definierten FM-Zielen und KPIs entspricht. Falls Abweichungen auftreten (z.B. höhere prognostizierte Betriebskosten als Zielwert), erarbeitet der FM-Berater gemeinsam mit dem Planungsteam Korrekturvorschläge.

• Berücksichtigung von Auflagen für den Betrieb: Prüfung der Genehmigungsplanung auf auflagenbedingte Änderungen, die den Betrieb beeinflussen könnten. Beispiel: Anpassungen durch Brandschutzauflagen (zusätzliche Wände, technische Nachrüstungen) oder behördliche Forderungen (z.B. Auflagen zur Barrierefreiheit) – der FM-Berater analysiert deren Auswirkungen auf das Betriebskonzept und passt dieses entsprechend an.

• Schnittstelle Behörden und Betreiber: Unterstützung dabei, frühzeitig Betreiberbelange in behördlichen Genehmigungen zu wahren. Z.B. kann der FM-Berater bei Bauanträgen darauf achten, dass notwendige Betriebsräume nicht weggespart werden oder Ausnahmegenehmigungen für erweiterte Betriebszeiten beantragt werden, wenn erforderlich.

• Dokumentationsanforderungen festlegen: In Abstimmung mit Fachplanern stellt der FM-Berater sicher, dass alle behördlich geforderten Dokumentationen (Prüfbücher, Wartungsnachweise, Brandschutzdokumente) in der Planung eingeplant sind. Gegebenenfalls wird ein Rahmen für die Betriebsdokumentation definiert (z.B. Struktur für spätere Wartungspläne, Prüftermine, Verantwortlichkeiten).

(Hinweis: Die Leistungsphasen 3 und 4 gehen ineinander über; während LPH 4 vorrangig bauordnungsrechtliche Aspekte betrifft, sorgt der FM-Berater hier vor allem dafür, dass nichts genehmigt wird, was einem späteren sicheren Betrieb entgegensteht.)

• Detailabstimmung technischer Lösungen: Prüfung der Ausführungspläne (inkl. Revisionszeichnungen, Installationsplänen) auf Einhaltung der FM-Anforderungen im Detail. Der FM-Berater achtet z.B. darauf, dass in Ausführungszeichnungen Zugänglichkeiten zu Revisionsöffnungen, Absperrarmaturen, Steigzonen etc. korrekt vorgesehen sind. Ebenso wird geprüft, ob Materialien und Ausstattungen der Ausführungsplanung den zuvor definierten Qualitäts- und Betriebsanforderungen entsprechen (z.B. robustere Materialien dort, wo hoher Nutzerverkehr herrscht).

• Integration von Betreiber-Systemen: Beratung hinsichtlich der Gebäudeleittechnik und CAFM-Schnittstellen. In LPH 5 legt der FM-Berater mit fest, welche Sensordaten, Zähler und Schnittstellen später für den Betrieb benötigt werden (z.B. für ein Energie-Monitoring oder ein digitales Wartungsmanagement). Er unterstützt die TGA-Fachplaner bei der Spezifikation dieser Anforderungen, damit das Gebäude betrieblich "smart" vorbereitet ist.

• Fortschreibung Betriebskonzept & Betriebsführungspläne: Finalisierung des Betriebskonzepts inhaltlich parallel zur Ausführungsplanung. Daraus werden konkrete Betriebsführungspläne abgeleitet: z.B. ein Reinigungsplan mit Flächen und Frequenzen, ein Instandhaltungsplan mit allen Anlagengruppen, ein Sicherheits- und Notfallplan für verschiedene Szenarien. Diese Pläne werden vorbereitet, um zur Inbetriebnahme vorzuliegen.

• Kontinuierliche Abstimmung: Enge Abstimmung mit dem Projektsteuerer und den Planern, um Änderungen in der Ausführungsplanung sofort auf ihre betriebliche Relevanz zu prüfen. Der FM-Berater nimmt an Planungsbesprechungen teil, sodass jede Planungsentscheidung (Material, Detailausführung) im Zweifel auf FM-Konformität gegengeprüft wird.

• FM-Anforderungen in Ausschreibungsunterlagen: Der FM-Berater stellt sicher, dass in die Leistungsverzeichnisse der auszuführenden Gewerke betriebsrelevante Anforderungen aufgenommen werden. Dazu zählt z.B. die Verpflichtung der Baufirmen, bestimmte Dokumentationen, Prüfprotokolle, Wartungslisten und digitale Bestandsdaten zu liefern. Ebenso sollen Vorgaben aus der Dokumentationsrichtlinie (siehe LPH 1) verbindlich in den Ausschreibungen genannt werden. Bei komplexer Gebäudetechnik kann auch festgeschrieben werden, dass die Wirkprinzipprüfung (Funktionsprüfung aller Systeme im Zusammenwirken) als Leistung vom Errichter durchzuführen ist.

• Betriebskostenschätzung für Ausschreibung: Überprüfung und Aktualisierung der Betriebskostenkalkulation als Bestandteil der Vergabeunterlagen (z.B. für Lebenszyklusbetrachtung bei Vergabeentscheidungen oder als Information für Bieter, falls relevant). So erkennt der Auftraggeber bereits bei der Ausschreibung die langfristigen Kostenfolgen verschiedener Ausführungsvarianten.

• Mitwirkung bei Leistungsbeschreibung FM-fremder Leistungen: Falls nötig, unterstützt der FM-Berater dabei, Schnittstellenleistungen in die Ausschreibung aufzunehmen – z.B. Anforderungen an Reinigungsqualität während der Bauphase (Baufeinreinigung, Übergabe in sauberem Zustand) oder Kriterien für die Gewährleistungsverfolgung (Nacharbeiten im Betrieb).

• Vergabe Betriebsführungsleistungen (optional): Sollte der Auftraggeber planen, Facilities-Services separat auszuschreiben (z.B. Gebäudereinigung oder technischer Betrieb an einen Dienstleister), berät der FM-Berater zur optimalen Vergabestrategie und erstellt bei Bedarf separate Leistungsbeschreibungen dafür. (Dies erfolgt ggf. parallel zu LPH 6/7, je nach Projektstrategie.)

• Bieterfragen und Angebotsbewertung: Fachliche Unterstützung des Auftraggebers in der Angebotsphase. Der FM-Berater beantwortet Bieteranfragen zu FM-bezogenen Aspekten der Ausschreibung und prüft die eingehenden Angebote im Hinblick auf FM-relevante Qualitätskriterien. Beispielsweise achtet er darauf, dass angebotene Materialien und Produkte den geforderten Wartungs- und Betriebskriterien entsprechen (z.B. geforderte Lebensdauer, Energieeffizienzklasse, digitale Schnittstellen).

• Bewertung von Alternativvorschlägen: Falls Bieter Alternativangebote einreichen (z.B. andere technische Lösungen), bewertet der FM-Berater diese hinsichtlich der Auswirkungen auf Betriebs- und Folgekosten. Er erstellt einen Vergleich aus Nutzersicht (z.B. höherer Komfort vs. höhere Wartungskosten) als Entscheidungshilfe für den Auftraggeber.

• Zuschlagsempfehlung aus FM-Sicht: Unterstützung bei der Auswertung der Zuschlagskriterien. Der FM-Berater bringt die Perspektive der langfristigen Betriebskosten und Qualitätsaspekte in die Vergabeentscheidung ein. Er kann z.B. empfehlen, einem etwas teureren Angebot den Vorzug zu geben, wenn dieses nachweislich deutlich geringere Lebenszykluskosten verursacht oder wichtige betriebliche Vorteile bietet.

• Vertragsanforderungen und Pflichtenhefte: Mitarbeit bei der Erstellung der Verträge mit ausführenden Firmen aus FM-Sicht. Der FM-Berater stellt sicher, dass vertraglich klare Pflichten zur Dokumentationslieferung, Schulung des Betreiberpersonals und Mängelbeseitigung festgeschrieben sind. Auch Anforderungen wie Übergabezeitpunkte für Dokumentation und Daten werden in Verträge aufgenommen, um Verzug bei der Betriebsübergabe zu vermeiden.

• Baubegleitende Qualitätskontrolle (FM-Fokus): Während der Bauausführung begleitet der FM-Berater in Abstimmung mit der Bauleitung die Umsetzung kritischer FM-Anforderungen. Er führt Stichproben-Kontrollen durch, ob z.B. bestimmte Einbauten so erfolgen, dass sie im Betrieb zugänglich sind (z.B. Deckenöffnungen für Revisionsklappen nicht verbaut werden). Er überwacht die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Dokumentationsrichtlinie durch die Bauunternehmen – d.h. ob laufend erforderliche Dokumente und Daten gesammelt werden.

• Fortschreibung und Prüfung der Baudokumentation: Enge Begleitung der Erstellung der Revisionsunterlagen durch die ausführenden Firmen. Der FM-Berater prüft sukzessive die eingehenden Dokumente auf Vollständigkeit und Qualität aus Betreibersicht. Er stellt sicher, dass vor Abnahme alle erforderlichen Unterlagen vorliegen: Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Prüfprotokolle, Abnahmebescheinigungen, Zeichnungen, Anlagenschemata etc. Bereits vor Inbetriebnahme müssen die meisten betriebsrelevanten Daten und Dokumente verfügbar sein, damit der Betrieb vorbereitet und rechtssicher gestartet werden kann. (Hinweis: Es wird vermieden, dass – wie leider oft üblich – die vollständige Dokumentation erst Monate nach der Bauabnahme erstellt wird, was einen rechtssicheren Betrieb anfänglich unmöglich macht.)

• Inbetriebnahmeplanung: Mitarbeit bei der Detailplanung der Inbetriebnahme des Gebäudes. Der FM-Berater erstellt gemeinsam mit dem Bau- und Planungsteam einen Ablaufplan für den Übergang vom Bau in den Betrieb. Dazu gehört:

• Planen von Abnahmen und Prüfungen aus Betreibersicht (z.B. Funktionstests aller gebäudetechnischen Anlagen, Probebetrieb).

• Organisation von Schulungen für das zukünftige Betriebspersonal durch die Errichter (z.B. Einweisung in Gebäudeleittechnik, Brandschutzanlagen).

• Koordination der Möblierung und Ausstattung falls bauseitig oder vom Nutzer beizustellen, in Abstimmung mit dem Umzugskonzept.

• Sicherstellung, dass Notfallpläne und Betriebsanweisungen bis zur Eröffnung erstellt sind (z.B. Hausordnung, Alarmierungspläne).

• Übergabe an den Betrieb: Moderation der eigentlichen Gebäudeübergabe. Der FM-Berater wirkt darauf hin, dass das Gebäude mängelfrei und uneingeschränkt funktionsfähig übergeben wird. Gemeinsam mit dem Auftraggeber prüft er zur Übergabe, ob alle vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind (Dokumentation vollständig, Mängellisten abgearbeitet oder zumindest dokumentiert, Zuständigkeiten für Restpunkte geklärt). Er protokolliert die Übergabe und stellt damit die Basis für die folgenden Gewährleistungsfristen und den Echtbetrieb sicher.

• Anlaufmanagement: Unterstützung in den ersten Wochen nach Eröffnung des Gebäudes. Der FM-Berater steht bereit, Anlaufprobleme im Betrieb aufzunehmen und zu koordinieren (z.B. Nachjustierung von Anlagenparametern, Organisationsfeinjustierung, Nutzerfeedback sammeln). Diese Leistung sichert einen reibungslosen Hochlauf der Betriebsorganisation.

• Gewährleistungs- und Mängelmanagement: Der FM-Berater richtet ein Mängelverfolgungssystem ein und koordiniert während der Gewährleistungszeit die Beseitigung von Bau- und Anlagemängeln aus Betreiberperspektive. Er priorisiert Mängel nach ihrer betrieblichen Relevanz (z.B. sicherheitskritische Mängel zuerst) und sorgt für fristgerechte Nachbesserungen durch die Bauunternehmen. Gegebenenfalls führt er dazu regelmäßige Begehungen durch und protokolliert den Zustand.

• Optimierung im laufenden Betrieb: Sammlung von Betriebsdaten und Erfahrungen im ersten Nutzungsjahr zur Feinoptimierung. Der FM-Berater vergleicht die prognostizierten Verbrauchs- und Kostenwerte mit den realen und leitet Verbesserungsmaßnahmen ein (z.B. Anpassung von Regelungsparametern der Gebäudetechnik für energetische Optimierung, Optimierung von Reinigungsintervallen auf Basis realer Nutzung). Er berät den Auftraggeber zu etwaigen Nachrüstungen oder organisatorischen Anpassungen, falls sich Bedürfnisse geändert haben.

• Abschlussdokumentation und -bericht: Erstellung eines Abschlussberichts über die FM-Baubegleitung. Dieser dokumentiert die erreichten Qualitäts- und Kostenkennzahlen, fasst die Lebenszyklusbetrachtung mit endgültigen Zahlen zusammen und gibt Empfehlungen für den weiteren Betrieb (z.B. anstehende erste wiederkehrende Prüfungen, Fristen für Gewährleistungsende und dazugehörige Inspektionen). Alle Betriebskonzepte werden auf den neuesten Stand gebracht und an den dauerhaften Betreiber übergeben.

• Übergabe an Betriebsorganisation: Falls die Betriebsführung an eine interne oder externe Organisation übergeht, begleitet der FM-Berater aktiv die Übergabe der Verantwortlichkeiten. Er stellt sicher, dass der neue FM-Dienstleister oder die interne FM-Abteilung alle notwendigen Informationen, Dokumente und Einweisungen erhalten hat, um den laufenden Betrieb eigenständig weiterzuführen. Damit endet die planungs- und baubegleitende FM-Leistung.

Ein zentrales Ergebnis der FM-Baubegleitung ist die Erstellung umfassender Betriebskonzepte. Konzepte sind im Facility Management essenziell, um die spätere Betriebsorganisation systematisch vorzubereiten.

• Betriebskonzept (Gesamtkonzept Gebäudebetrieb): Beschreibt die Gesamtheit der im späteren Betrieb zu erbringenden Leistungen. Enthält Zielsetzungen des Betriebs, organisatorische Rahmenbedingungen, Leistungsstandards und Schnittstellen. Dieses Dokument wird ab der frühen Planungsphase entwickelt und fortgeschrieben, um ein vollständiges Bild des späteren Betriebs zu entwerfen. Es bildet die Grundlage für detaillierte Servicekonzepte der Betreiberorganisation.

• Instandhaltungs- und Wartungskonzept: Darstellung der Strategie für Inspektion, Wartung und Instandsetzung aller technischen Anlagen und baulichen Elemente (inkl. Verantwortlichkeiten, Intervalle gemäß Herstellervorgaben und Richtlinien wie z.B. GEFMA 126, und Planung von Ressourcen/Budgets für Wartung). Dieses Konzept stellt sicher, dass der Werterhalt der Immobilie gewährleistet wird und gesetzliche Prüfpflichten erfüllt werden.

• Reinigungskonzept: Planung der Reinigungs- und Hygienestrategie im Gebäude. Definition von Reinigungszonen, Reinigungshäufigkeiten, erforderlichen Sauberkeitsstandards (z.B. nach RAL oder DIN-Normen), ggf. Einsatzzeiten (Tagesreinigung vs. Nacht) und Ressourcen (Personal, Maschinen). Dieses Konzept berücksichtigt besondere Anforderungen wie z.B. Labor- oder Küchenhygiene, soweit im Projekt relevant.

• Sicherheits- und Notfallkonzept: Ausarbeitung eines Konzepts für Gebäudesicherheit und Notfallmanagement. Enthält Maßnahmen für Zutrittskontrolle, Wachdienste, Schließdienste sowie Notfallpläne (z.B. Evakuierungspläne, Alarmierungswege, Notstromkonzept). Auch Konzepte zur IT-Sicherheit für gebäudebezogene Systeme können hier einfließen, falls relevant. Dies soll gewährleisten, dass der Gebäudebetrieb rechtssicher und gefahrlos erfolgen kann.

• Entsorgungskonzept: Planung der Abfall- und Wertstoffentsorgung im Gebäudebetrieb. Definition von Sammelstellen, Logistik für Müllentsorgung, Recyclingstrategien und ggf. Sonderentsorgung (z.B. Gefahrgut, falls im Gebäude anfallend). Ziel ist ein effizientes und umweltgerechtes Entsorgungssystem im laufenden Betrieb.

• Logistikkonzept: Beschreibung der internen Logistikprozesse im Gebäude. Hier werden z.B. Anlieferungs- und Ladezonen, Materialtransport innerhalb des Gebäudes (Aufzüge, Transportwege), Post- und Kurierlogistik, Konferenzraum-Management (Cateringlogistik) und ähnliches geplant. Dieses Konzept stellt sicher, dass die Abläufe hinter den Kulissen reibungslos funktionieren, ohne den Nutzerbetrieb zu stören.

• Energiekonzept (Betrieb): Ergänzend zum energetischen Gebäudekonzept der Planung erstellt der FM-Berater ein Konzept für den energetisch optimierten Betrieb. Darin werden Betriebsstrategien für Heizungs-, Klima-, Lüftungs- und sonstige Anlagen festgelegt (z.B. Fahrpläne, Lastmanagement, Monitoring-Konzept), um Energieverbräuche zu minimieren. Dieses Konzept dient auch der Vorbereitung einer möglichen Zertifizierung (z.B. ISO 50001) oder der Teilnahme an Energieeffizienz-Programmen.

• Nutzer- und Serviceskonzept: Darstellung, wie Nutzerbetreuung und Serviceleistungen organisiert werden (z.B. Empfangs- und Helpdesk-Dienste, Konferenzraumservice, Catering, Reproduktionsservices). Hier werden Service-Level vereinbart und die Schnittstelle zwischen Nutzer und Facility Management geklärt, um hohe Nutzerzufriedenheit sicherzustellen.

(Hinweis: Die tatsächlichen Konzepte werden an die Erfordernisse des konkreten Projekts angepasst. Die obige Liste zeigt typische Konzepte, die für einen komplexen Neubau gefordert werden können. Alle Konzepte sind im Lebenszyklus zu verorten und dienen dem professionellen Aufbau der Betriebsorganisation.)

• Dokumentationsrichtlinie und Objektdokumentation: Zusätzlich zu den Betriebskonzepten erstellt der FM-Berater eine Dokumentationsrichtlinie (falls vom Auftraggeber nicht vorgegeben) und sorgt für die Zusammenstellung der Objektdokumentation. Die Dokumentationsrichtlinie beschreibt einheitlich Aufbau, Formate und Ablagen für alle projektbezogenen Daten und Dokumente. Am Projektende wird eine vollständige Objektdokumentation übergeben, bestehend aus den gebündelten Bestandsunterlagen (Bau- und Betriebsdokumentation, digitale Daten für CAFM, Wartungspläne, Vertragspapiere etc.). Diese Dokumentation ist Grundlage für einen rechtssicheren und effizienten Gebäudebetrieb und wird dem Betreiber in geeigneter Form (digital und physisch) übergeben.

Die Vergabe der Leistungen für das planungs- und baubegleitende FM erfolgt durch den öffentlichen Auftraggeber nach den geltenden Vergaberegeln (insbesondere GWB/VgV für EU-weite Vergaben von Dienstleistungen). Es wird ein transparentes und wettbewerbliches Verfahren sichergestellt.

• Teilnahmeberechtigung und Eignungsanforderungen: Der Auftrag steht geeigneten FM-Beratungsunternehmen offen. Kleine und mittelständische Beratungsunternehmen sind ausdrücklich zur Teilnahme ermutigt. Die Eignungskriterien (wirtschaftliche, finanzielle und technische Leistungsfähigkeit) werden so festgelegt, dass sie in angemessenem Verhältnis zum Projektumfang stehen und keine unnötigen Zugangshürden für kleinere Anbieter darstellen. Beispielsweise werden Referenzen in qualitativer Hinsicht bewertet (Relevanz der Projekte hinsichtlich FM-Baubegleitung), nicht nur nach schierer Projektgröße.

• Referenzen: Nachweis von z.B. 2 vergleichbaren Projekten in den letzten X Jahren, in denen planungs- oder baubegleitendes FM erfolgreich erbracht wurde. Vergleichbarkeit bezieht sich auf Art der Leistungen (FM-Beratungsleistungen in Bauprojekten) und Komplexität der Aufgabe, nicht zwingend auf eine bestimmte Projektgröße.

• Qualifikation des Personals: Benennung der Schlüsselpersonen (Projektleiter/in, evtl. stellv. Projektleiter/in) mit jeweiliger Qualifikation. Erwartet werden einschlägige Ausbildungen/Studienabschlüsse (z.B. Facility Management, Bauingenieurwesen, Architektur) und Erfahrung in FM-gerechter Planung/Baubegleitung. Zusatzqualifikationen wie GEFMA-Zertifikate oder Fortbildungen (z.B. Nachhaltigkeitszertifikate, BIM-Kenntnisse) fließen positiv in die Bewertung ein.

• Leistungsfähigkeit: Angaben zum Personalbestand und zur finanziellen Stabilität des Bieters, jedoch mit Augenmaß: Es werden nur solche Umsatzzahlen und Personalkapazitäten verlangt, die für die ordnungsgemäße Leistungserbringung notwendig sind. Damit werden kleinere Büros nicht allein wegen geringerer Umsatzkraft ausgeschlossen, solange sie fachlich geeignet sind.

• Zuschlagskriterien (Qualität und Preis): Die Auftragsvergabe erfolgt nach dem wirtschaftlich günstigsten Angebot („Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis“). Hierzu werden neben dem Preis qualitative Zuschlagskriterien definiert, um insbesondere die fachliche Qualität und das Verständnis der Aufgabe zu bewerten. Vorgesehen sind u.a.:

• Konzept und Vorgehensvorschlag: Bewertung des vom Bieter vorgeschlagenen Projektansatzes für die FM-Baubegleitung. Einzureichen ist z.B. eine grobe Vorgehensbeschreibung oder Methodik. Bewertet wird, wie der Bieter die Aufgaben verstanden hat, welche Innovationen oder besondere Mehrwerte er anbietet (etwa digitale Tools für Lebenszyklusbetrachtung, BIM-Expertise zur Datenübernahme in den Betrieb, besondere Nachhaltigkeitsansätze etc.). Ein schlüssiges, praxisorientiertes Konzept wird hoch gewichtet.

• Erfahrung und Projektteam: Qualität und Erfahrung des vorgeschlagenen Projektteams. Hier fließt die persönliche Referenz der vorgesehenen Mitarbeiter ein (z.B. Leitung von ähnlichen Projekten in Vergangenheit) sowie deren Verfügbarkeit und Einsatzzeit fürs Projekt. Kleinere Anbieter können hier punkten, indem sie eingespielte, fokussierte Teams bieten, die persönlich für den Projekterfolg einstehen.

• Preis/Kosten: Angebotener Gesamtpreis bzw. Honorar für die Leistung. Dieser wird in Relation zur gebotenen Qualität bewertet. Eine angemessene Gewichtung (z.B. 70% Qualität / 30% Preis oder ähnlich) ist vorgesehen, um zu verhindern, dass der günstigste aber qualitativ unzureichende Bieter den Zuschlag erhält. Ziel ist es, einen leistungsfähigen und zuverlässigen Partner zu finden, der zu fairen Konditionen arbeitet.

• Vergabeverfahren: Geplant ist ein offenes Verfahren nach VgV (oder ggf. ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, falls der Auftraggeber dies bevorzugt). Alle Teilnahmebedingungen, Fristen und Bewertungsmatrizen werden in den Vergabeunterlagen transparent gemacht. Rückfragen der Bieter werden in einer Fragerunde beantwortet, um Chancengleichheit sicherzustellen.

• Bevorzugung kleiner Unternehmen (vergabe-konforme Formulierung): Der Auftraggeber legt Wert darauf, dass auch kleine Beratungsunternehmen eine echte Zuschlagschance erhalten. Dies wird vergaberechtlich konform dadurch erreicht, dass die o.g. Kriterien keine diskriminierenden Anforderungen enthalten und die Bewertung qualitative Aspekte einschließt, in denen kleinere Anbieter ihre Stärken ausspielen können. Eine Aufteilung in Lose ist für diese Leistung nicht sinnvoll (da integrale Leistung), stattdessen erfolgt die gesamthafte Vergabe an einen Anbieter. Es wird jedoch darauf geachtet, dass Bietergemeinschaften zugelassen sind, sodass falls nötig mehrere kleine Firmen gemeinsam bieten können. Zudem kann in den Vertragsbedingungen festgehalten werden, dass eine persönliche Betreuung durch die benannten Schlüsselpersonen gewährleistet sein muss – ein Kriterium, das typischerweise von flexiblen, kleineren Einheiten gut erfüllt werden kann.