Leistungsbild: Planungs- und baubegleitendes Facility Management

• Leistungsbeschreibung: Bevor konkrete Gebäudeplanung beginnt, sorgt der pbFM dafür, dass übergeordnete Unternehmensziele in die Projektdefinition einfließen. Er übernimmt das Zielbild der Unternehmensentwicklung – etwa Wachstumspläne, neue Arbeitswelten, Nachhaltigkeitsziele – und leitet daraus Anforderungen an das Bauprojekt ab. Ebenso werden die Portfolio- und Standortstrategie des Unternehmens betrachtet: Welche Rolle soll der neue Standort im gesamten Immobilienportfolio spielen? Passt das Projekt zur langfristigen Standortplanung (z. B. Zentralisierung vs. Dezentralisierung, Expansionsflächen, Miet- vs. Eigentumsstrategie)? Der pbFM analysiert diese Vorgaben und übersetzt sie in Projektparameter: zum Beispiel benötigte Bruttogrundfläche, Ausbaustandards, mögliche Erweiterungsoptionen oder Standortkriterien (Infrastruktur, Mitarbeiterattraktivität). Schließlich berücksichtigt er die ICT-Strategie des Unternehmens – insbesondere digitale Transformationsziele und IT-Infrastruktur-Vorgaben. Daraus resultieren Anforderungen an die Gebäude-IT (Netzwerk, Serverräume, IoT-Schnittstellen) sowie an zukünftige FM-Systeme. Insgesamt fungiert der pbFM hier als Bindeglied zwischen Unternehmensvision und Bauprojekt, indem er strategische Leitplanken definiert.

• Nutzen für den Auftraggeber: Diese Leistung gewährleistet, dass das Bauvorhaben kein Selbstzweck ist, sondern die Unternehmensentwicklung unterstützt. Der Auftraggeber stellt sicher, dass Investitionsmittel auf ein Projekt ausgerichtet werden, das den langfristigen geschäftlichen Zielen dient – z. B. genug Kapazität für geplantes Wachstum bietet oder flexible Flächen für neue Arbeitskonzepte bereitstellt. Durch die Integration von Portfolioüberlegungen wird vermieden, dass ein Gebäude entsteht, das später nicht ins Gesamtportfolio passt (z. B. Überkapazitäten an einem Standort). Die Berücksichtigung der IT-Strategie garantiert, dass das Gebäude zukunftsfähig digital ausgestattet wird und etwa neue Arbeitsmodelle (Home Office, mobiles Arbeiten) oder IoT-Anwendungen im Betrieb unterstützt. All dies steigert die Zielkonformität des Projekts: Der Bauherr investiert in die richtigen Projekte. Zudem kann der pbFM helfen, die Entscheidungsgremien im Unternehmen besser einzubinden, da er die Sprache der Geschäftsstrategie spricht – was letztlich die Akzeptanz und Unterstützung für das Projekt erhöht.

• Risiken und Chancen: Wird diese strategische Abstimmung vernachlässigt, drohen Fehlallokationen – etwa ein Gebäude, das bei Fertigstellung nicht den aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht (weil sich z. B. die Strategie geändert hat oder weil Planer die Unternehmensziele nicht kannten). Das Risiko wären ungenutzte Flächen, Ineffizienzen oder erhöhter Anpassungsbedarf kurz nach Fertigstellung. Durch die pbFM-Leistung lassen sich solche Fehlplanungen vermeiden. Die Chancen liegen vor allem in der Zukunftsorientierung: Das Gebäude kann mit Weitblick geplant werden (Stichwort „future-proof“). Beispielsweise ermöglicht die frühzeitige Einbindung der IT-Strategie, dass technische Räume, Verkabelung und WLAN-Infrastruktur gleich passend dimensioniert werden – was später teure Nachrüstungen erspart. Auch kann das Projekt evtl. Synergien mit anderen Standortentwicklungen nutzen (Chance zur Portfolio-Optimierung), etwa durch Zusammenlegung von Standorten. Ein Restrisiko bleibt, falls die Unternehmensstrategie selbst unklar oder volatil ist – dann muss der pbFM Szenarien bilden und flexible Lösungen vorschlagen. Insgesamt jedoch überwiegen die Chancen: Eine enge strategische Anbindung erhöht Wirtschaftlichkeit und Akzeptanz des Projekts deutlich.

• Leistungsbeschreibung: Viele größere Organisationen verfügen über ein übergeordnetes FM-Konzept oder festgelegte Grundsätze der Bewirtschaftung (z. B. Richtlinien zur Fremdvergabe, Standards für Service-Level, bevorzugte technische Ausstattungen, CAFM-Systeme etc.). Der pbFM nimmt diese vorhandenen Leitlinien auf und übersetzt sie für das konkrete Bauprojekt. Falls ein formales FM-Konzept fehlt, ermittelt er im Austausch mit der FM-Abteilung des Auftraggebers die üblichen Betriebspraktiken und -präferenzen. Beispiele: Bevorzugt der Betreiber eine ausgegliederte Bewirtschaftung (Outsourcing) oder Eigenleistungen? Gibt es definierte Standards für Wartung (Intervalle, zuständige Gewerke)? Welche Qualitätsanforderungen gelten an Reinigung, Sicherheit oder Betreiberorganisation? Diese Informationen fließen in die Planung ein, indem der pbFM sie als Anforderungen an die Gebäudeplanung formuliert: z. B. Flächen für ein eigenes Betriebsbüro, oder im Gegenteil räumliche Infrastruktur für externe Dienstleister. Auch technische Vorgaben – etwa welche Gebäudeleittechnik kompatibel mit bestehenden Systemen sein muss – werden übernommen. Im Kern stellt der pbFM sicher, dass das neue Gebäude nahtlos in die bestehende FM-Landschaft des Unternehmens passt und keine Insellösung wird.

• Nutzen für den Auftraggeber: Indem das unternehmenseigene FM-Konzept berücksichtigt wird, muss der spätere Betrieb weniger „umlernen“. Der Auftraggeber erhält ein Gebäude, das betriebsbereit nach seinen Standards ist: Vorhandene Dienstleistungsverträge können ggf. weitergenutzt werden, vorhandenes Personal findet vertraute Systeme vor, und Prozesse können übernommen werden. Dies spart Zeit und Kosten beim Hochfahren des Betriebs, weil keine völlig neuen Betriebskonzepte entwickelt werden müssen. Außerdem wird sichergestellt, dass das Gebäude mit den bestehenden FM-Systemen (z. B. CAFM, Ticketing, Schließanlagen) kompatibel ist – was Investitionen in Parallelstrukturen vermeidet. Insgesamt bedeutet dies für den Auftraggeber geringeres Betriebsrisiko und konsistente Qualität: Das Objekt reiht sich homogen in das Portfolio ein, und der Betreiber kann Synergien nutzen (z. B. gleicher Wartungsdienst für mehrere Standorte). Nicht zuletzt trägt dies zur Mitarbeiterzufriedenheit bei – interne FM-Teams oder Servicepartner werden in ihrer gewohnten Weise weiterarbeiten können, was Akzeptanz schafft.

• Risiken und Chancen: Ohne diese Leistung bestünde das Risiko, dass Planer ein Gebäude konzipieren, das an den Betriebsrealitäten vorbei geht. Beispielsweise könnten sie neue Technologien einplanen, für die das Betreiberteam gar nicht geschult ist, oder eine Instandhaltungsstrategie implizit voraussetzen, die nicht zur Unternehmenskultur passt. Die Folge wären Startschwierigkeiten oder teure Anpassungen unmittelbar nach Fertigstellung (z. B. Austausch eines nicht unterstützten CAFM-Systems). Die Übernahme des FM-Konzepts minimiert solche Risiken. Eine große Chance liegt darin, Best Practices des bestehenden FM konsequent umzusetzen und ggf. auszubauen. Wenn das Unternehmen etwa einen erfolgreichen Standardprozess für Störungsmanagement hat, kann dieser im neuen Gebäude von Tag 1 etabliert sein (inkl. erforderlicher Infrastruktur wie Helpdesk-Raum, IT-Anbindung etc.). Zudem können durch den Abgleich auch Lücken in der bisherigen FM-Strategie aufgedeckt werden – und das neue Projekt als Pilot für Verbesserungen dienen (z. B. Einführung eines moderneren Zugangskontrollsystems mit höherer Effizienz). Ein mögliches Risiko ist, dass man sich zu sehr an Bestehendem orientiert und Innovationen bremst. Hier gilt es, bewusst abzuwägen, wo Standards übernommen und wo neue Lösungen gesucht werden. Insgesamt jedoch hilft diese Leistung, den Spagat zwischen Standardisierung und Innovation im Sinne des Auftraggebers zu meistern.

• Leistungsbeschreibung: Das Nutzungskonzept ist eine frühe inhaltliche Planung, wie das Gebäude genutzt und belegt werden soll. Der pbFM entwickelt es in enger Abstimmung mit dem Bauherrn und den künftigen Nutzern. Kernbestandteile sind ein Raum- und Funktionsprogramm, in dem alle benötigten Raumarten (Büros, Besprechungsräume, Technikflächen, Lager, Sozialräume etc.) mit ihren Größen und Anforderungen definiert werden. Dabei werden quantitative Bedarfe (Personenzahlen, Arbeitsplätze, Lagervolumen) und qualitative Anforderungen (z. B. Raumklima, Schallschutz, Ausstattungsstandard) erhoben. Das Konzept berücksichtigt zudem Nutzungszeiten und spezielle Betriebsprozesse: etwa 24/7-Betrieb in Leitstellen, Anlieferlogistik, Besucherströme. Wichtig ist die Einhaltung anerkannter Standards bei Flächen und Funktionen – so werden Flächen nach DIN 277 kategorisiert und berechnet, um eine eindeutige und vergleichbare Grundlage zu haben. Der pbFM gleicht das Nutzungskonzept auch mit Organisationsentwicklungen ab (z. B. neue Arbeitsmodelle wie Desk Sharing, agiles Arbeiten) und integriert diese ins Flächenkonzept. Ergebnis ist ein dokumentiertes Nutzungskonzept, das Planern als Briefing dient: Es sagt aus, welche Räume mit welchem Zweck in welcher Anzahl gebraucht werden. Zudem enthält es häufig Belegungsprinzipien (z. B. welche Abteilungen zusammenliegen sollen) und ggf. erste Möblierungsrichtlinien.

• Nutzen für den Auftraggeber: Das Nutzungskonzept stellt sicher, dass das Gebäude genau auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten geplant wird. Für den Auftraggeber bedeutet das eine hohe Planungssicherheit: Er weiß frühzeitig, welche Flächen und Kapazitäten vorgesehen sind, und kann überprüfen, ob alle Geschäftsanforderungen abgedeckt sind. Zudem verhindert ein solides Nutzungskonzept sowohl Überdimensionierung (und damit unnötige Kosten) als auch Unterdimensionierung (und daraus resultierende Engpässe). Indem Normen wie DIN 277 angewendet werden, entsteht Klarheit über Begriffe und Berechnungen – Missverständnisse zwischen Planer und Bauherr bezüglich Flächen werden vermieden. Ferner ermöglicht das Nutzungskonzept dem Auftraggeber, Varianten zu vergleichen (z. B. Szenarien mit unterschiedlichen Flächenproportionen), und so eine fundierte Entscheidung über die Projektgröße und -konfiguration zu treffen. Es dient auch intern als Kommunikationsinstrument, um den künftigen Nutzern aufzuzeigen, was sie erwartet, und um Feedback einzuholen. Insgesamt schafft das Nutzungskonzept Transparenz und trägt dazu bei, dass der spätere Bau die funktionalen Anforderungen punktgenau erfüllt.

• Risiken und Chancen: Ohne Nutzungskonzept läuft man Gefahr, „ins Blaue hinein“ zu planen – Flächen könnten fehlen oder falsch zugeschnitten sein. Das Risiko zeigt sich oft erst kurz vor Bezug, wenn plötzlich Nutzerbedarfe auftauchen, die im Plan nicht vorgesehen waren. Dann sind teure Umplanungen oder Provisorien nötig. Durch die pbFM-Leistung wird dieses Risiko erheblich reduziert. Die Chance eines sorgfältigen Nutzungskonzepts liegt darin, Optimierungspotenzial in der Flächennutzung aufzudecken. Beispielsweise können Doppelbelegungen von Besprechungsräumen, flexible Arbeitsplatzkonzepte oder Mehrzweckzonen identifiziert werden, die den Flächenbedarf senken und gleichzeitig die Nutzungsqualität erhöhen. Gerade moderne Workplace-Strategien (Open Space, Activity-Based-Working etc.) können hier eingebracht werden, was dem Auftraggeber ermöglicht, innovative Arbeitswelten zu realisieren, die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern. Ein gewisses Risiko besteht, wenn Anforderungen der Nutzer nicht ausreichend erhoben werden – der pbFM muss daher methodisch vorgehen (Workshops, Interviews, Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten). Gelingt dies, resultiert ein robustes Raumprogramm, das als Basis für alle weiteren Planungen unverzichtbar ist.

• Leistungsbeschreibung: Falls es sich um ein Bauvorhaben im bestehenden Gebäudebestand handelt (z. B. Anbau, Sanierung oder Umbau), übernimmt der pbFM die Aufgabe, den Bestandsbau hinsichtlich Dokumentation und Zustand zu erfassen. Zunächst wird vorhandene Gebäudedokumentation übernommen und ausgewertet – dazu gehören Bestandspläne, technische Unterlagen, Wartungsdokumente, Gutachten etc. Der pbFM prüft diese Dokumente auf Vollständigkeit und Aussagekraft für das neue Projekt. In einem zweiten Schritt wird – falls nötig – eine eigene Bestandsaufnahme durchgeführt: bauliche Vermessung, technischer Check der Anlagen, Zustandserfassung (Bauzustand, Schadstoffe, Brandschutz). Die Leistung gliedert sich entsprechend in Übernehmen des vorhandenen Dokumentationsstands und Aktive Erfassung und Dokumentation des Bestands. Ergebnis ist eine konsolidierte Bestandsdokumentation als Planungsgrundlage, einschließlich aktualisierter Pläne nach DIN 277-Flächen oder TGA-Schemata nach aktuellen Standards. Der pbFM identifiziert zudem Restriktionen und Chancen im Bestand – z. B. tragende Wände, die das neue Konzept beeinflussen, oder bereits vorhandene Infrastruktur, die weitergenutzt werden kann.

• Nutzen für den Auftraggeber: Für den Auftraggeber eines Bestandsprojekts ist diese Leistung Gold wert: Sie liefert eine verlässliche Datengrundlage über das vorhandene Gebäude. Dadurch können Planer präzisere Konzepte erstellen, Kostenrisiken (verborgene Mängel, Altlasten) lassen sich besser einschätzen, und Überraschungen im Bauverlauf werden reduziert. Die Zusammenstellung aller relevanten Bestandsdaten durch den pbFM entlastet den Auftraggeber erheblich – er muss nicht selbst Unterlagen zusammentragen oder verschiedene Gutachten koordinieren. Zudem fließen FM-relevante Erkenntnisse ein: z. B. welche Anlagenteile noch Restlebensdauer haben oder welche Flächen aktuell wie genutzt werden. Dies ermöglicht dem Bauherrn fundierte Entscheidungen, etwa ob bestimmte Gebäudeteile saniert oder neu gemacht werden. Risiken beim Bauen im Bestand – oft schwer kalkulierbar – werden so transparenter und beherrschbarer. Letztlich wird die Planungsqualität gesteigert, da Architekt und Fachplaner auf aktuellen, konsolidierten Informationen aufsetzen können, was Planungsfehler und Nachträge reduziert.

• Risiken und Chancen: Ohne eine gründliche Bestandsdokumentation läuft man Gefahr, ins Unbekannte zu bauen. Verborgene Bauschäden oder unklare Leitungsführungen könnten zu teuren Änderungen führen, wenn sie erst während der Bauarbeiten entdeckt werden. Dieses Risiko ist erheblich – insbesondere bei älteren Gebäuden – und kann Projektbudgets sprengen. Die pbFM-Leistung minimiert es deutlich. Zudem bietet sie die Chance, Wiederverwendungspotenzial im Bestand zu erkennen: Vielleicht können bestehende Anlagen weiter genutzt oder aufgerüstet statt komplett erneuert werden, was Kosten spart und nachhaltig ist. Auch können historische oder qualitätsvolle Bauteile identifiziert werden, die man erhalten möchte (Denkmalschutzaspekte). Eine Herausforderung besteht darin, dass Bestandsunterlagen häufig lückenhaft sind – der pbFM muss dann unter Umständen detektivisch arbeiten oder zusätzliche Untersuchungen veranlassen. Doch selbst das ist positiv, denn es verhindert, dass solche Lücken später im Bau plötzlich auftauchen. Insgesamt ermöglicht diese Leistung einen proaktiven Umgang mit Bestandsrisiken und eröffnet dem Auftraggeber die Chance, aus dem Vorhandenen Werte zu schöpfen (durch Integration bewährter Bestandselemente in den Neubau).

• Leistungsbeschreibung: Zu Beginn der konzeptionellen Planung erstellt der pbFM ein strategisches Energiekonzept für das Projekt. Darin werden die übergeordneten Ziele für Energieeffizienz, Versorgung und Klimaschutz festgelegt – z. B. Nullenergie-Standard, Nutzung regenerativer Energien, Smart-Grid-Anbindung oder bestimmte Kennwerte für Heiz-/Kühlbedarf. Dieses Konzept orientiert sich sowohl an den Unternehmensvorgaben (vielleicht gibt es Klimaneutralitätsziele) als auch an gesetzlichen Anforderungen (GEG, EEWärmeG etc.). Der pbFM entwickelt Vorschläge, welche technischen und betrieblichen Maßnahmen notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen, z. B. Photovoltaik-Anlagen, hocheffiziente Wärmeerzeuger, Gebäudeautomation, Energiemanagement im Betrieb. Parallel formuliert er die Grundanforderungen für ein Mess- und Zählkonzept: also welche Energieverbräuche und Medienflüsse künftig gemessen werden sollen (Submetering, Smart Meter) und welche Zählerstrukturen nötig sind, um im Betrieb ein Monitoring zu ermöglichen. Zudem erarbeitet der pbFM die Anforderungen für ein Nachhaltigkeitskonzept des Gebäudes – hierbei geht es z. B. um angestrebte Zertifizierungen (DGNB, LEED o.ä.), um ökologische Baustandards, nachhaltige Materialien, gesundheitsrelevante Faktoren und auch soziale Aspekte (z. B. Barrierefreiheit, Mitarbeiterwohlbefinden). All diese Vorgaben werden als Pflichtenheft an die Planer übergeben, sodass die Entwurfsplanung diese Ziele von Anfang an einbezieht.

• Sobald die Planung fortgeschritten ist (spätere HOAI-Phasen), konkretisiert der pbFM diese Konzepte: Ein detailliertes Energiekonzept auf Basis der Ausführungsplanung wird ausgearbeitet, das die geplanten technischen Anlagen berücksichtigt und optimiert (z. B. Feintuning der Anlagengröße, Simulationen für Jahresenergiebedarf). Ebenso wird das Mess- und Zählkonzept finalisiert und so ausgelegt, dass alle relevanten Datenpunkte im Gebäude erfasst und an ein zentrales System (z. B. Energiemanagement-Software) angebunden werden. Die Anforderungen an Nachhaltigkeit werden mit der tatsächlichen Planung abgeglichen – der pbFM überprüft, ob alle Kriterien erfüllt sind, und passt ggf. Empfehlungen an (z. B. Auswahl eines nachhaltiger zertifizierten Produkts). Die strategischen Vorgaben werden so zu operativen Konzepten verfeinert, die in Bauausführung und Betrieb implementiert werden können.

• Nutzen für den Auftraggeber: Ein durchdachtes Energiekonzept liefert dem Auftraggeber die Gewissheit, dass das Gebäude energieeffizient und zukunftssicher betrieben werden kann. Das wirkt sich langfristig in deutlich geringeren Betriebskosten (Energieverbrauch) aus und schützt vor steigenden Energiepreisen. Auch Fördermittel oder steuerliche Vorteile können durch ambitionierte Energiekonzepte erschlossen werden. Das Mess- und Zählkonzept ist die Basis für ein professionelles Energiemonitoring, was dem Betreiber erlaubt, kontinuierlich Optimierungen vorzunehmen und Nachweise (etwa für ein Energieaudit) zu erbringen. Die Nachhaltigkeitsanforderungen stellen sicher, dass der Auftraggeber ein nachhaltiges Gebäude erhält, das u. U. zertifiziert ist – dies steigert Image und Marktwert der Immobilie. Zudem bedeutet es bessere Bedingungen für Nutzer (Raumklima, Tageslicht, Schadstofffreiheit etc.). Insgesamt sorgen diese strategischen Konzepte dafür, dass ökologische und ökonomische Ziele Hand in Hand gehen und das Projekt in Einklang mit ESG-Kriterien gebracht wird. Für den Auftraggeber heißt das: geringere laufende Kosten, höhere Förderchancen, Erfüllung eigener Nachhaltigkeitsversprechen und ein zukunftsfähiges Asset.

• Risiken und Chancen: Ohne ein solches pbFM-Energiekonzept besteht das Risiko, dass Energiesparpotenziale in der Planung ungenutzt bleiben. Technische Systeme würden dann nur die Mindestanforderungen erfüllen, aber nicht optimal auf Effizienz getrimmt sein – ein Versäumnis, das der Betreiber später teuer bezahlt. Ebenso könnten ohne Messkonzept wichtige Verbräuche im Betrieb im Dunkeln bleiben, was Einsparmaßnahmen erschwert. Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten erst spät kann dazu führen, dass Zertifizierungen nicht mehr erreichbar sind oder teuer erkauft werden müssen. Die pbFM-Leistung dreht das zu Chancen: Innovative Energie-Technologien können von Anfang an eingebunden werden (z. B. Geothermie, Speichersysteme), wenn sie wirtschaftlich sinnvoll sind. Auch kann man durch geschickte Planung Übererfüllungen erreichen, die einen Puffer zu zukünftigen strengeren Vorschriften bieten. Das Messkonzept schafft die Chance, im Betrieb Data Analytics einzusetzen, um kontinuierlich effizienter zu werden. Und ein gutes Nachhaltigkeitsprofil kann dem Gebäude Alleinstellungsmerkmale verschaffen (Green Building Label), die sich auch monetär (höhere Mieteinnahmen, Nutzerzufriedenheit) auszahlen. Ein gewisses Risiko besteht in möglichen Zielkonflikten (z. B. Kostendruck vs. Nachhaltigkeit) – hier hilft aber die lebenszyklusorientierte Sicht: Höhere Anfangsinvestitionen werden durch Betriebseinsparungen gerechtfertigt. Insgesamt bietet diese Leistung dem Auftraggeber enorme Chancen auf Kostensenkung und Reputation bei überschaubarem Risiko.

Leistungsbeschreibung: Im Mittelpunkt dieser Gruppe von Leistungen steht das umfassende Betriebskonzept für die Immobilie sowie diverse Teilkonzepte für spezifische betriebliche Bereiche.

Das Betriebskonzept beschreibt, wie das Gebäude später organisatorisch und prozessual bewirtschaftet wird. Früh in der Planungsphase erstellt der pbFM ein Betriebskonzept mit Anforderungen an die Planung: Darin werden alle betrieblichen Prozesse skizziert (z. B. Öffnungs- und Schließdienst, Empfang, Reinigung, Wartung, Sicherheit) und daraus Anforderungen an das Gebäude abgeleitet. Beispiele: Für die Wartung sind ausreichend Zugangsmöglichkeiten und Schächte vorzusehen; für den Empfang wird eine entsprechende Lobbyfläche benötigt; für den Sicherheitsdienst evtl. ein Kontrollraum. Dieses initiale Konzept stellt sicher, dass die Planer wissen, welche betrieblichen Abläufe berücksichtigt werden müssen. Sobald die Ausführungsplanung steht, wird das Betriebskonzept auf Basis der Planung fertig ausgearbeitet: Jetzt werden konkrete organisatorische Festlegungen getroffen, wer welche Aufgaben übernimmt (Eigenpersonal vs. Dienstleister), welche Ressourcen nötig sind und wie die Abläufe im Detail aussehen. Dieses finale Betriebskonzept dient später als Handlungsanweisung für die Betriebsphase.

• Digitalisierungskonzept: Hier wird geplant, welche digitalen Lösungen im Gebäudebetrieb eingesetzt werden. Dazu zählen CAFM-Systeme, Smart-Building-Technologien, IoT-Anwendungen, Automatisierungsgrad der Anlagen etc. In der Anforderungsphase wird definiert, welche Use Cases wichtig sind (z. B. digitales Schlüsselmanagement, Sensorik für Raumbelegung, mobile Mängelmeldung) und welche Infrastruktur die Planung dafür vorsehen muss. Auf Basis der Ausführungsplanung wird das Konzept konkretisiert (Auswahl konkreter Systeme, Integrationspläne für Gebäudetechnik und IT).

• Sicherheitskonzept: Darin legt der pbFM fest, wie Gebäudesicherheit und -schutz organisiert werden. Zunächst als Anforderungen an das Gebäude (z. B. benötigte technische Sicherheitsausstattung: Zutrittskontrolle, Alarmanlage, Videoüberwachung, Feuerwehr-Peripherie) und an die Planung (Schutzzonen, Fluchtwege etc.). Später Ausarbeitung in Abstimmung mit Fachplanern und Betreiber: Wachschutz-Organisation, Notfallpläne, Schulungskonzepte und Verantwortlichkeiten.

• Logistikkonzept: Betrachtet werden Liefer- und Entsorgungswege, Material- und Personenflüsse. In der Planungsphase fordert pbFM z. B. ausreichende Anlieferzonen, Ladehöfe, Aufzüge mit Transportschalteinrichtung, interne Transportwege. Das fertige Konzept beschreibt dann die Organisation von Poststelle, Lagerhaltung, Umzugslogistik und ggf. internen Versorgungsleistungen (Kantine/Warenflüsse).

• Reinigungskonzept: Der pbFM definiert Reinigungsarten und -intervalle für alle Bereiche (z. B. tägliche Unterhaltsreinigung, turnusmäßige Grundreinigungen) und leitet daraus Anforderungen an Materialien (leicht zu reinigen, robust) und an Planungsdetails (Abfallräume auf jedem Geschoss, Putzmittelräume etc.) ab. Später legt er fest, wie Reinigung ausgeschrieben oder intern organisiert wird, welche Qualitätsstandards gelten und welche Flächen evtl. nutzerseitig sauber gehalten werden müssen (z. B. Schreibtischordnung).

• Entsorgungskonzept: Hier geht es um die Abfallentsorgung und ggf. andere Entsorgungsströme (Sondermüll, Wertstoffe). Als Planungsanforderung definiert pbFM die nötigen Müllräume, Behälterstellplätze, Zufahrten für Entsorger. Ausgearbeitet wird dann, wie im Betrieb Mülltrennung, Zwischenlagerung und Abholung organisiert sind, inkl. Verträgen mit Entsorgern.

• Versorgungskonzept (nicht leitungsgebundene Versorgung): Dies betrifft z. B. Versorgung mit Verbrauchsmaterialien, Betriebsstoffen oder Medien, die nicht über feste Anschlüsse kommen. Etwa Gasflaschen, Diesel für Notstrom, Druckluft-Kartuschen, oder auch externe Dienstleistungen wie Trinkwasserlieferungen, falls nötig. Der pbFM plant, welche Lieferanten oder Prozesse dafür eingerichtet werden müssen, wo Lager dafür sind und wie Versorgungsengpässe vermieden werden. In der Planung stellt er sicher, dass entsprechende Lagerräume und Sicherheitsvorkehrungen (Belüftung, Abschottung) vorhanden sind.

• FM-Organisationskonzept: Dieses Teilkonzept beschäftigt sich mit der Struktur der FM-Organisation für das Objekt. In der Planungsphase formuliert pbFM Anforderungen aus der Planung an die FM-Organisation – zum Beispiel, welche Spezialkenntnisse oder Rollen benötigt sein werden (z. B. Energiemanager, Brandschutzbeauftragter) basierend auf der Komplexität der geplanten Technik. Im fortgeschrittenen Projekt plant pbFM konkret die Aufbauorganisation für den Betrieb: Anzahl und Qualifikation der Hausmeister, Schichtmodelle für 24h-Dienste, Verantwortlichkeitsverteilung zwischen zentraler FM-Abteilung und Objektteam usw.

• Konzept technischer Gebäudebetrieb: Hierunter fällt im Grunde die Planung aller technischen Betriebsprozesse. In der Anforderungsphase wird festgelegt, wie Instandhaltung, Störungsmanagement, Prüfungen etc. laufen sollen – daraus ergeben sich z. B. Anforderungen, dass die Planung gewisse Redundanzen vorsehen muss (wenn z. B. kein 24h-Personal vor Ort ist, braucht man Fernüberwachung etc.). Das finale Konzept beschreibt detailliert die Betriebsführung der technischen Anlagen: Wartungspläne, Inspektionsroutinen, Zuständigkeiten (intern/extern), Notfallkonzepte bei Anlagenstörungen.

Alle diese Konzepte erstellt der pbFM in engem Dialog mit Planern und späteren Betreibern. Wichtig ist, dass die Anforderungen (Soll) jeweils rechtzeitig an die Planer kommuniziert werden und dass die Ausarbeitungen (Ist) bei Fertigstellung der Planung mit dieser konsistent sind. Die Konzepte werden in Dokumenten festgehalten und fließen auch in das spätere Betriebshandbuch ein.

• Nutzen für den Auftraggeber: Ein umfassendes Betriebskonzept und die dazugehörigen Fachkonzepte geben dem Auftraggeber weit vor Inbetriebnahme Klarheit, wie das Gebäude betrieben werden soll. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile: Die Planung kann gezielt auf den Betrieb zugeschnitten werden (z. B. bauliche Vorkehrungen für Reinigung, Sicherheitsinfrastruktur), was später Kosten spart und den Betrieb reibungslos macht. Der Auftraggeber erhält eine konkrete Vorstellung der Betriebskosten (etwa durch Reinigungsflächenberechnung oder geplante Personalschlüssel). Dadurch kann er früh budgetieren und eventuell gegensteuern, falls der geplante Betrieb zu teuer zu werden droht. Zudem erlauben diese Konzepte ihm, entscheidende Weichen zu stellen: Soll lieber mehr Eigenpersonal eingestellt oder mehr outgesourct werden? Welche Service-Level möchte man erreichen? Solche Entscheidungen können in Ruhe während der Projektlaufzeit gefällt werden und sind nicht erst ad-hoc beim Bezug nötig. Der größte Nutzen liegt in der Sicherheit, dass nichts Wesentliches übersehen wird: Durch die systematische Erarbeitung aller Teilbereiche (von Sicherheit bis Reinigung) wird sichergestellt, dass für jeden Aspekt ein Plan existiert. Das Ergebnis sind ein durchdachtes Betriebsregime und ein Betreiber, der sich optimal vorbereitet fühlt. Für den Bauherrn bedeutet dies letztlich einen reibungslosen, effizienten und sicheren Gebäudebetrieb von Anfang an.

• Risiken und Chancen: Ohne Betriebskonzepte droht ein sehr reaktives Vorgehen: Man würde Probleme erst lösen, wenn sie im Betrieb auftreten – oft ineffizient und teuer. Risiken wären z. B., dass keine ausreichenden Ressourcen für Wartung vorgesehen sind (Folge: erhöhter Verschleiß) oder dass Sicherheitslücken entstehen, weil Zuständigkeiten unklar sind. Auch könnte die Reinigungsqualität leiden, wenn die Reinigbarkeit bei Materialien nicht beachtet wurde, etc. Mit pbFM-Betriebskonzepten werden diese Risiken präventiv adressiert. Die Chancen sind enorm: Der Betreiber kann Best Practices implementieren, bevor das Gebäude überhaupt öffnet. Etwa kann durch ein intelligentes Logistikkonzept der Personalaufwand im laufenden Betrieb reduziert werden (Chance: Kostenersparnis). Ein digitalisiertes FM-Konzept ermöglicht es, früh mit dem Datenmanagement zu beginnen – z. B. alle Anlagendaten direkt ins CAFM zu übernehmen – was die Chance bietet, von Tag 1 eine effiziente, IT-gestützte Bewirtschaftung zu haben. Es besteht die Chance, Leistungsniveau und Zufriedenheit der Nutzer hoch anzusetzen, weil man gezielt plant (z. B. Sicherheitskonzept = höheres Sicherheitsgefühl bei Mitarbeitern; Reinigungskonzept = saubere, angenehme Arbeitsumgebung). Natürlich gibt es auch Herausforderungen: Diese Konzepte kosten Aufwand und erfordern in der frühen Phase Annahmen, die später anzupassen sind. Doch pbFM begleitet ja das gesamte Projekt, kann also iterativ optimieren. Insgesamt überwiegt: Ein gutes Betriebskonzept verwandelt potenzielle Betriebsrisiken in kontrollierte Prozesse und eröffnet die Chance, Effizienzreserven und Servicequalität maximal auszuschöpfen, was dem Auftraggeber langfristig zugutekommt.

• Leistungsbeschreibung: Aufbauend auf dem Betriebskonzept erstellt der pbFM auch ein Bewirtschaftungskonzept, das alle Maßnahmen und Ressourcen zur laufenden Bewirtschaftung (Facilities Services) zusammenführt. Während das Betriebskonzept den organisatorischen Rahmen setzt, geht das Bewirtschaftungskonzept stärker ins Detail der Umsetzung: Es kombiniert die Ergebnisse der Fachkonzepte (Reinigung, Wartung, Sicherheit etc.) zu einem gesamthaften Plan, wie der Gebäudebetrieb ablaufen soll. Darin werden etwa Servicepläne erstellt: Welche Leistungen werden täglich, wöchentlich, monatlich erbracht? Welche Personal- und Budgetplanung ist dafür nötig? Das Bewirtschaftungskonzept definiert zudem KPIs für den Betrieb (z. B. Maximalzeiten zur Störungsbehebung, Verfügbarkeitsziele für Anlagen, Sauberkeitslevel) und beschreibt, wie diese überwacht werden. Es enthält ggf. eine Make-or-Buy-Analyse: Welche Leistungen werden intern bewältigt, welche extern vergeben – und zu welchen Konditionen? Im Grunde ist dieses Konzept der „Business Plan“ für den Gebäudebetrieb, inklusive Finanzplanung (laufende Kosten, Rücklagen für Instandsetzung) und Qualitätsvorgaben.

• Nutzen für den Auftraggeber: Das Bewirtschaftungskonzept liefert dem Auftraggeber einen vollständigen Überblick über den geplanten Gebäudebetrieb. Daraus kann er frühzeitig die betrieblichen Budgets ableiten und hat Klarheit über die Personalausstattung und Dienstleistungsverträge, die er benötigt. Es dient als Entscheidungsgrundlage, ob evtl. bestimmte Services gemeinsam mit anderen Objekten gebündelt werden können, oder ob Optimierungen möglich sind (z. B. Outsourcing einzelner Bereiche zur Kostensenkung). Für den späteren Betrieb ist es extrem wertvoll, weil es als Referenzdokument dient, an dem sich der Betreiber orientieren kann – gerade in den ersten Betriebsjahren. Der Auftraggeber profitiert davon, dass alle Puzzleteile der Bewirtschaftung zusammenpassen und keine Lücken klaffen (etwa dass für eine Aufgabe keiner zuständig ist). Das Konzept kann zudem als Leistungsbeschreibung bei Ausschreibungen von FM-Dienstleistungen genutzt werden, was dem Auftraggeber hilft, exakt das gewünschte Leistungsniveau einzukaufen. Letztlich erhöht diese umfassende Planung die Kosteneffizienz und Servicequalität, was aus Eigentümersicht den Wert der Immobilie erhält und aus Nutzersicht für reibungslosen Gebäudeservice sorgt.

• Risiken und Chancen: Wird auf ein Bewirtschaftungskonzept verzichtet, besteht das Risiko, dass der Betrieb nach Fertigstellung unkoordiniert anläuft. Es könnte zu Über- oder Unterbesetzung kommen, zu unklaren Abläufen und damit zu Beschwerden oder Schäden. Finanzielle Überraschungen (höhere Betriebskosten als erwartet) sind wahrscheinlicher, wenn vorher kein Gesamtkonzept gerechnet wurde. Mit pbFM-Begleitung lässt sich dieses Risiko minimieren. Eine große Chance des Konzepts ist es, Effizienzpotentiale aufzudecken – etwa Synergien zwischen Services (der Sicherheitsdienst kann nachts Kontrollgänge übernehmen, die sonst ein Haustechniker machen müsste). Auch kann man durch die Planung Wettbewerb unter Dienstleistern fördern: Hat man das Konzept mit Leistungskennzahlen erstellt, können Anbieter gezielt darauf Angebote abgeben, was tendenziell bessere Preise und Qualität ergibt. Zudem wird die Betreiberverantwortung (Thema GEFMA 190) strukturiert abgedeckt: Das Konzept kann klar zeigen, wer für welche Betreiberpflicht zuständig ist, sodass der Auftraggeber rechtlich abgesichert ist. Ein Restrisiko bei jeder Planung ist die Unwägbarkeit – vielleicht ändern sich Nutzeranforderungen nach Einzug. Doch hier ist das Konzept wieder nützlich: Es kann dann angepasst werden. Insgesamt bietet ein frühzeitig erarbeitetes Bewirtschaftungskonzept die Chance, aus einem neuen Gebäude von Anfang an ein optimal gemanagtes Objekt zu machen, anstatt es erst durch „Learning by Doing“ teuer zu optimieren.

• Leistungsbeschreibung: Lebenszykluskosten (LZK) sind die Summe aller Kosten, die über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie entstehen. Der pbFM übernimmt die Aufgabe, diese Kosten über Planung, Bau und Nutzung hinweg zu prognostizieren und zu berechnen, um wirtschaftliche Entscheidungen zu unterstützen. Früh im Projekt wird eine erste Lebenszykluskosten-Prognose auf Basis der Vorplanung erstellt. Hier fließen Schätzungen zu Baukosten, Instandhaltungskosten, Energiekosten, Reinigung, Personal, Rückbau usw. ein, meist über einen Zeitraum von 30 Jahren oder mehr. Diese Prognose vergleicht ggf. verschiedene Entwurfsvarianten unter Kostenaspekten. Mit Fortschreiten des Projekts wird die LZK-Berechnung laufend verfeinert: Es erfolgen Aktualisierungen auf Basis der Entwurfs-/Genehmigungsplanung und später auf Basis der Ausführungsplanung, jeweils aufbauend auf der vorherigen Prognose. So werden z. B. konkrete Ausschreibungsergebnisse für Baukosten eingearbeitet, genaue Anlagenspezifikationen für Energieverbrauch kalkuliert und aktuelle Marktdaten (Tarife für FM-Dienstleistungen, Energiekosten) berücksichtigt. Der pbFM nutzt dafür anerkannte Methoden (Barwertverfahren, Kapitalwert, Annuitätenmethode) und Kostengliederungen nach Norm (z. B. GEFMA 200 und DIN 18960 für Nutzungskosten). Am Projektende erfolgt oft eine Lebenszykluskostenberechnung auf Basis der tatsächlichen Herstellkosten und ersten Betriebsdaten – diese dient als finaler Abgleich und kann als Benchmark für den weiteren Gebäudebetrieb genutzt werden.

• Nutzen für den Auftraggeber: Die kontinuierlichen LZK-Betrachtungen ermöglichen dem Auftraggeber wirtschaftlich fundierte Entscheidungen während der Planung. Zum Beispiel kann er Varianten mit höheren Anfangskosten aber niedrigeren Betriebskosten objektiv bewerten und so den kosteneffizientesten Weg über den Lebenszyklus wählen. Das vermeidet Fehlentscheidungen, die zwar kurzfristig günstig, langfristig aber teuer wären. Zudem erfüllt der Auftraggeber mit LZK-Analysen oft interne Vorgaben oder Förderbedingungen (viele öffentliche oder nachhaltigkeitsorientierte Projekte verlangen LCC-Berechnungen). Durch die regelmäßige Aktualisierung hat er immer einen Überblick über die zu erwartenden Gesamtkosten seiner Investition – das verbessert Budgetierungen und verhindert böse Überraschungen Jahrzehnte später (etwa wenn teure Sanierungen anstehen, die man aber früh einkalkuliert hat). Auch bei Projektbewertungen und Wirtschaftlichkeitsnachweisen gegenüber Aufsichtsgremien oder Investoren sind diese Daten Gold wert. Letztlich geben LZK-Berechnungen dem Bauherrn die Sicherheit, die richtigen Investitionsentscheidungen getroffen zu haben und unterstützen ein nachhaltiges Finanzmanagement über die Gebäudenutzungszeit.

• Risiken und Chancen: Ohne Lebenszykluskostenanalysen werden Entscheidungen oft nur nach Investitionskosten getroffen – mit dem Risiko, dass man ein „falsches Sparen“ betreibt, das später hohe Betriebsausgaben verursacht. Zum Beispiel könnte man günstigere Technik ohne Blick auf Energieverbrauch wählen und so eine Kostenlawine im Betrieb lostreten. Zudem fehlt ohne LZK-Betrachtung der Langfristblick, was die Gefahr birgt, dass Rücklagen für zukünftige Erneuerungen unzureichend sind. Die pbFM-Leistung wandelt das in Chancen: Transparenz und Steuerbarkeit. Sie bietet die Chance, Trade-offs quantifizierbar zu machen – etwa Aufpreis für bessere Dämmung vs. Heizkostenersparnis in 20 Jahren. Das schafft eine rationale Basis und oft zeigt sich, dass nachhaltigere, qualitätsvolle Lösungen sich rechnen (Chance auf Win-Win zwischen Ökonomie und Ökologie). Ein weiterer Vorteil: Die kontinuierliche LZK-Aktualisierung ermöglicht am Projektende ein Benchmarking. Man kann z. B. prüfen, ob die prognostizierten Kosten eingehalten werden, und hat so im Betrieb die Chance, sofort nachzusteuern (wenn z. B. Energiekosten höher ausfallen, kann man gezielt Optimierungen starten). Risiken der LZK-Analyse liegen in Unsicherheiten der Annahmen (Zins, Preissteigerungen) – doch das Modellieren dieser Unsicherheiten gehört zur Aufgabe dazu. Insgesamt bietet diese Leistung dem Auftraggeber die Chance, Kosten über Jahrzehnte zu optimieren, anstatt nur Baukosten im Blick zu haben – ein erheblicher strategischer Vorteil.

• Leistungsbeschreibung: Diese Leistung erstreckt sich über alle Planungsphasen hinweg (Vor-, Entwurfs-, Genehmigungs-, Ausführungsplanung). Der pbFM prüft kontinuierlich die Planungsunterlagen – Pläne, Zeichnungen, Berechnungen, Ausschreibungstexte – auf Einhaltung der zuvor formulierten FM-Anforderungen. Dazu gehört zum Beispiel die Kontrolle, ob die im Nutzungskonzept geforderten Flächen und Raumbeziehungen umgesetzt sind, ob im technischen Design alle Wartungszugänge und Reserveflächen eingeplant wurden, ob das Dokumentationskonzept (Struktur, Metadaten) von Planungsbeteiligten beachtet wird und ob die im Sicherheitskonzept vorgesehenen Anlagen (etwa Zugangssysteme) eingeplant wurden. Der pbFM führt hierfür Plan-Reviews durch: Er vergleicht Soll-Vorgaben (aus Leistungsgruppen 2 und 3) mit den aktuellen Planständen (Baupläne, TGA-Schemen, Möblierungspläne usw.). Abweichungen, Lücken oder Konflikte bringt er proaktiv ins Planungsteam ein und fordert Nachbesserungen. Beispielsweise könnte er feststellen, dass ein Technikraum zu klein dimensioniert ist für die vorgesehene Wartungsfläche – er würde dann anregen, den Plan anzupassen, bevor gebaut wird. Ebenso achtet er auf Kompatibilität der Planung mit den Betriebsprozessen: etwa ob Laufwege für Reinigung und Security frei zugänglich sind, ob Flucht- und Rettungswege praktikabel für einen späteren Räumungsplan sind, etc. Diese Prüfleistung erfolgt in enger Abstimmung mit Architekt und Fachplanern, idealerweise iterativ nach jedem Planungsschritt. Gerade in der Ausführungsplanung vor Vergaben ist es wichtig, dass pbFM alle relevanten Punkte kontrolliert hat, damit später auf der Baustelle keine teueren Planänderungen nötig werden.

• Nutzen für den Auftraggeber: Durch die systematische Planungsprüfung aus FM-Sicht erhält der Auftraggeber eine zusätzliche Qualitätssicherungsebene. Planer sind naturgemäß auf ihre Fachdisziplinen fokussiert; der pbFM als betrieblicher Generalist erkennt Querschnittsthemen und Nutzerperspektiven, die anderen entgehen könnten. Der Nutzen zeigt sich darin, dass das finale Planungsergebnis mängelfrei im Sinne des Betriebs ist: Es werden weniger bauliche Änderungen im Nachhinein erforderlich, es treten weniger Nutzungseinschränkungen nach Fertigstellung auf. Der Auftraggeber kann sicher sein, dass seine Anforderungen wirklich umgesetzt wurden – sei es hinsichtlich Flächen, Funktionen oder technischer Ausstattung. Diese unabhängige Prüfung reduziert sein Projektrisiko und erhöht die Transparenz (er erhält vom pbFM Berichte, welche Anforderungen noch offen waren und wie sie gelöst wurden). Letztlich spart dies Zeit und Geld, denn ein Planungsfehler, der auf dem Papier behoben wird, ist ungleich günstiger als ein Umbau auf der Baustelle. Auch bei behördlichen Abnahmen (Brandschutz, Arbeitsschutz) kann eine FM-Vorprüfung helfen, weil Dinge wie Wartungsstege oder Schutzräume schon von vornherein eingeplant waren. Der Auftraggeber profitiert also von einer höheren Planungsqualität und Umsetzungsgenauigkeit, was sich in einem stressfreieren Projektablauf und weniger Nachträgen niederschlägt.

• Risiken und Chancen: Ohne planungsbegleitende FM-Prüfung besteht das Risiko, dass betriebsrelevante Mängel unentdeckt bleiben, bis das Gebäude in Nutzung geht. Dann sind Korrekturen oftmals entweder baulich teuer oder gar nicht mehr möglich – der Betrieb muss dann mit Einbußen leben. Beispiele: Nicht zugängliche Schächte, zu kleine Aufzüge für Umzugsgüter, fehlende Zwischenreinigungsschränke im Gebäude verteilt etc. Die pbFM-Prüfung kehrt dies um und bietet die Chance, solche Dinge früh zu erkennen und abzustellen. Für die Planer ist das übrigens auch von Vorteil, da ihre Planung im Betrieb dann positiv wahrgenommen wird und weniger Reklamationen kommen. Eine Herausforderung (Risiko) ist natürlich, dass der pbFM „kritische Fragen“ stellt – dies kann zu Mehrarbeit im Planungsteam führen oder Meinungsverschiedenheiten, wenn z. B. ein Architekt gestalterische Absichten gegen funktionale Anforderungen abwägen muss. Doch diese Diskurse sind wertvoll: Sie führen meist zu innovativeren Lösungen, die beides vereinen. Die Chance besteht insbesondere darin, Interdisziplinarität zu fördern und das Projekt im Planungsstadium schon aus Nutzer- und Betreiberbrille zu betrachten – was dem Endprodukt sehr zugutekommt. Insgesamt ermöglicht diese Leistung, aus dem Planungsprozess das Optimum an Qualität herauszuholen, mit geringem Zusatzaufwand im Vergleich zum Nutzen.

• Leistungsbeschreibung: Während der Bauphase wechselt der pbFM seinen Fokus auf die Baustelle: Er führt regelmäßige Begehungen und Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass das, was geplant und gefordert wurde, auch tatsächlich eingebaut und umgesetzt wird – und zwar in einer für den Betrieb adäquaten Qualität. In der Praxis bedeutet das: Der pbFM geht z. B. wöchentlich oder monatlich gemeinsam mit Bau- oder Projektleitung durchs entstehende Gebäude. Er prüft vor Ort, ob bauliche Details den Anforderungen entsprechen – z. B. ob Durchgangsbreiten und Türöffnungen wie geplant vorhanden sind (wichtig für Umzüge oder barrierefreien Zugang), ob die Installationen der TGA an den vorgesehenen Stellen und mit ausreichendem Abstand für Wartung montiert werden, ob Putzräume, Technikräume, Lager etc. wie im Plan eingerichtet werden. Er kontrolliert zudem die ausführungsbedingten Änderungen: Auf Baustellen gibt es oft Abweichungen vom Plan (Detailanpassungen, andere Materialien). Der pbFM bewertet, ob diese Änderungen die FM-Aspekte beeinträchtigen könnten. Beispielsweise achtet er auf saubere Kennzeichnung von Leitungen und Armaturen (wichtig für den späteren Betrieb laut Dokumentationskonzept, evtl. nach VDI 6026 oder Werksnormen) und auf den Einbau von Wartungseinrichtungen (Absperrschieber, Revisionsklappen) an den vorgesehenen Stellen. Außerdem überwacht er, dass keine „Bausünden“ entstehen, die den Betrieb erschweren – etwa verbaute Zugänge, ungünstige Platzierung von Steuerungen, fehlende Schutzgitter bei hochgelegenen Aggregaten etc. Im Bauendspurt kontrolliert der pbFM auch die Reinigung und Inbetriebnahme-Vorbereitung aus Sicht des Betreibers: Sind alle Räume frei zugänglich und sauber für die Abnahme? Wurden alle Anlagenteile getestet, sind die Einstellparameter im Sinne des Betriebs? Er dokumentiert Feststellungen und drängt auf Mängelbeseitigung, wo nötig.

• Nutzen für den Auftraggeber: Durch diese Leistung fungiert der pbFM als eine Art zusätzlicher Qualitätsprüfer auf der Baustelle mit speziellem Fokus auf Betriebstauglichkeit. Das nutzt dem Auftraggeber gleich doppelt: Zum einen werden Mängel oder Abweichungen, die dem späteren Betrieb schaden könnten, schon während der Bauausführung erkannt – und können in die reguläre Mängelbeseitigung im Rahmen der Bauüberwachung einfließen. Das beugt vor, dass der Auftraggeber nach Übergabe selbst auf Problemen sitzen bleibt. Zum anderen verschafft es dem Auftraggeber Transparenz: Er bekommt vom pbFM Rückmeldungen, ob sein Gebäude so gebaut wird, wie es für einen effizienten Betrieb sein sollte. Wenn z. B. auf der Baustelle Kompromisse gemacht werden mussten, kann er früh gegensteuern oder zumindest informiert entscheiden. Ein praktischer Nutzen: Bei der Abnahme des Gebäudes kann der Bauherr gezielt auf FM-relevante Dinge achten (der pbFM hat ihn darauf vorbereitet), sodass er seine Abnahme- und Gewährleistungsrechte voll ausschöpfen kann. Letztlich führt das dazu, dass das Gebäude in einem betriebsbereiten Zustand übernommen wird, ohne versteckte Mängel, die erst im Betrieb offenbar werden. Das reduziert Nacharbeitskosten nach Inbetriebnahme erheblich und erhöht die Zufriedenheit von Betreiber und Nutzern. Der Auftraggeber erhält ein qualitativ hochwertigeres Bauwerk und kann sicher sein, dass das, was bezahlt wurde, auch im Sinne eines guten Betriebes geliefert wurde.

• Risiken und Chancen: Ohne FM-seitige Baustellenkontrolle könnten ausführende Firmen aus Unwissenheit Details weglassen oder verändern, die „scheinbar“ unwichtig sind, aber große Wirkung im Betrieb haben – etwa die Beschilderung von Technik oder das Sauberhalten von Kanälen für Wartung. Das Risiko ist ein unzureichend betriebsfähiges Gebäude, das erst mühsam nachgerüstet werden muss (mit eigenem Geld oder im Streit über Gewährleistung). Mit pbFM-Baubegehungen wird dieses Risiko minimiert. Eine Chance ist, dass sich während der Bauphase noch Optimierungen ergeben: Der pbFM kann vor Ort Lösungen vorschlagen, wenn er z.B. sieht, dass eine Einbausituation besser gelöst werden könnte als geplant – diese Flexibilität hat man nur während der Ausführung. Weiterhin bietet die Präsenz des pbFM auf der Baustelle einen „Lerneffekt“ für die Bauüberwachung: Bauleiter und Handwerker werden für FM-Belange sensibilisiert und verstehen, warum gewisse Dinge wichtig sind. Das kann auch zu Qualitätsbewusstsein führen, etwa dass ausführende Firmen die spätere Wartung mitdenken (Chancen für längere Lebensdauer der Gewerke). Ein Risiko besteht in möglicher Doppelung mit der Aufgabe des Bauleiters – hier muss klar abgestimmt sein, dass pbFM keinen Widerspruch, sondern Ergänzung darstellt. Ist diese Zusammenarbeit konstruktiv, resultiert daraus die Chance auf ein perfekt auf den Betrieb vorbereites Gebäude ohne Last-Minute-Überraschungen.

• Leistungsbeschreibung: Gleich zu Projektbeginn entwickelt der pbFM ein Dokumentationskonzept für alle im Projekt entstehenden Unterlagen, Daten und Nachweise. Darin wird festgelegt, welche Dokumente in welcher Form und Qualität zu liefern sind, und wie sie strukturiert werden. Der pbFM orientiert sich dabei an Standards wie VDI 6026 (Dokumentation in der TGA) und GEFMA 198/199 (FM-Dokumentation) sowie an den Vorgaben des Auftraggebers (z. B. Konzernvorschriften zur Dokumentation). Er definiert z. B. die Dokumentenarten (Pläne, Schemata, Revisionsunterlagen, Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen, Verträge etc.), die jeweils erforderlich sind. Wichtig ist auch die Metadatenstruktur und Ablage: Der pbFM entwickelt ein Ordnungssystem, etwa in Form eines Datei- und Ablageplans oder eines Projekt-Dokumentenmanagementsystems (DMS/CDE). Darin werden Kategorien, Benennungsregeln, Versionierung und Zugriffsrechte festgelegt. Beispielsweise könnte er festlegen, dass Planunterlagen nach Gewerken und Leistungsphasen sortiert in einem gemeinsamen Datenraum abgelegt werden, mit konsistenter Benennung (Objekt-Nr_Geschoss_Planart_Version.pdf). Ebenso gehört in das Konzept, wer welche Dokumente wann liefern muss – also eine Dokumenten-Liefermatrix für Planer, Bauunternehmen und Lieferanten.

• In der Umsetzung dieser Planung erstellt bzw. übernimmt der pbFM die entsprechenden Daten- und Dokumentenstrukturen im Projekt. Das bedeutet: Er richtet das digitale System (z. B. eine Cloud-Plattform oder ein serverbasiertes DMS) ein, legt die Ordnerstruktur an, implementiert die Benennungskonventionen und pflegt ggf. ein Dokumentenregister. Während des Projektverlaufs kontrolliert er die Einhaltung dieser Strukturen – er prüft stichprobenartig, ob Planer ihre Unterlagen korrekt ablegen, ob Revisionsdokumente rechtzeitig eingestellt werden etc., und mahnt bei Bedarf nach. Somit fungiert er als Informationsmanager, der dafür sorgt, dass am Ende kein Chaos, sondern eine gut geordnete Dokumentation vorliegt.

• Das Dokumentationskonzept wird im Laufe des Projekts ggf. verfeinert (z. B. wenn neue Anforderungen auftauchen, wie BIM-Modelle, und zusätzliche Kategorien nötig werden). Der pbFM stimmt dies eng mit allen Beteiligten ab und schult sie bei Bedarf in der Nutzung des gewählten Systems.

• Nutzen für den Auftraggeber: Ein strukturiertes Dokumentationskonzept von Anfang an garantiert dem Auftraggeber, dass er am Projektende eine vollständige und geordnete Dokumentation seiner Immobilie erhält. Das erleichtert den späteren Betrieb enorm: Wartungsfirmen finden schnell die relevanten Pläne, Betreiber können im Falle von Störungen Informationen zügig nachschlagen, und die Erfüllung von Betreiberpflichten (Prüfnachweise, Zertifikate) ist lückenlos möglich. Durch die VDI 6026-Orientierung werden zudem die FM-spezifischen Anforderungen an die Doku berücksichtigt – etwa die Zusammenstellung eines Betriebshandbuchs oder die Lieferung digitaler Anlagendaten in auswertbarer Form. Für den Auftraggeber bedeutet dies auch Rechtssicherheit: Er kann nachweisen, dass z. B. alle sicherheitsrelevanten Unterlagen (Prüfprotokolle, Konformitätserklärungen) vorliegen, was im Schadensfall wichtig ist. Die standardisierte Datenstruktur erlaubt es außerdem, die Informationen vielleicht in ein CAFM-System zu überführen oder standortübergreifend einheitlich abzulegen – was Synergien schafft. Ein weiterer Nutzen: Effizienz im Projektablauf – mit klaren Ablageregeln verlieren Projektbeteiligte weniger Zeit mit Suchen nach Plänen oder doppelter Datenhaltung, und der Auftraggeber hat jederzeit den Überblick, welche Dokumente bereits vorliegen und welche noch fehlen. Insgesamt sorgt diese Leistung dafür, dass die enorme Informationsflut eines Bauprojekts geordnet kanalisiert wird und dem Auftraggeber in nutzbarer Form übergeben wird.

• Risiken und Chancen: Ohne Dokumentationskonzept droht am Projektende ein Dokumenten-Wirrwarr: Jeder Planer liefert etwas in eigener Struktur, Daten sind unvollständig oder schwer auffindbar, wichtige Dokumente gehen unter. Der Betreiber bräuchte dann oft Monate, um eine strukturierte Sammlung herzustellen – wertvolle Zeit, in der Informationslücken Risiken bedeuten (z. B. dass Wartungen nicht fristgerecht durchgeführt werden, weil die Anleitung fehlt). Mit pbFM-Einsatz wird dieses Risiko behoben. Die Chance besteht darin, moderne digitale Werkzeuge zu nutzen: Ein gut aufgesetztes DMS oder gar eine BIM-gestützte Plattform kann Daten für den Betrieb nutzbar machen (Chance: fließender Übergang zu CAFM/BIM im FM). Durch konsequente Anwendung von Normen (DIN 276, VDI 6026) wird die Dokumentation auch kompatibel mit anderen Standards – zum Beispiel kann eine Kostenstruktur aus der Planung nach GEFMA 200 direkt ins Kostencontrolling des Betriebs überführt werden. Es kann auch als Chance gesehen werden, dass alle Beteiligten durch klare Strukturen disziplinierter arbeiten, was dem gesamten Projekt zugutekommt (weniger Versionschaos, klare Verantwortlichkeiten). Natürlich erfordert die Etablierung solch eines Systems initial Aufwand und Schulung – aber pbFM übernimmt diese Arbeit, so dass das Risiko von Akzeptanzproblemen gering ist. Zudem wird in Verträgen (siehe Leistungsgruppe 1) fixiert, dass die Dokumentationsanforderungen verbindlich sind – was die Lieferdisziplin fördert. Insgesamt überwiegen die Chancen: Eine durchgängige Informationsmanagement-Strategie macht aus einem potentiellen Datenchaos einen geordneten Wissensschatz für den Gebäudebetrieb.

• Leistungsbeschreibung: Gegen Ende des Bauprojekts, typischerweise in HOAI-Leistungsphase 8 (Objektüberwachung) und LPH 9 (Objektbetreuung), koordiniert und erstellt der pbFM die Objektdokumentation, die an den Betrieb zu übergeben ist. Basierend auf dem zuvor definierten Dokumentationskonzept sammelt er alle erforderlichen Unterlagen von den Projektbeteiligten ein: as-built-Pläne, Revisionsunterlagen der ausführenden Firmen (Schaltpläne, Schemen, Bedienungsanleitungen, Wartungspläne der Hersteller), Prüfprotokolle (z. B. Druckproben, Abnahmen, Brandschutznachweise), behördliche Bescheinigungen (Nutzungsfreigaben, Genehmigungen) und Vertragsunterlagen (Garantien, Wartungsverträge, Vorschriften). Der pbFM prüft die Eingänge auf Vollständigkeit und Konformität mit den Vorgaben. Häufig muss er Nachforderungen stellen, da manche Unterlagen verzögert kommen oder unvollständig sind.

• Er stellt die Dokumentation zusammen in der vereinbarten Struktur, d.h. er sortiert und indexiert die Dokumente. Falls notwendig, erstellt er Zusammenfassungen oder Register: beispielsweise ein Gesamtverzeichnis aller Anlagen mit deren Daten (oft als Excel/CAFM-Import), eine Planliste, eine Anlagendatei für Wartungszwecke. In einigen Fällen schreibt der pbFM fehlende Teile der Doku sogar selbst, wenn es vereinbart ist – z. B. ein Betriebshandbuch (siehe weiter unten) oder ein Nutzerhandbuch. Aber überwiegend besteht diese Leistung darin, die Lieferung aller Doku von Dritten einzufordern und abzunehmen.

• Die Abnahme der Dokumentation bedeutet: Der pbFM überprüft inhaltlich, stichprobenartig, die Qualität. Entsprechen die Revisionspläne dem gebauten Stand? Sind alle erforderlichen Felder ausgefüllt (z. B. Messprotokolle unterschrieben, Wartungsanleitungen in deutscher Sprache)? Erst wenn die Doku den Anforderungen genügt, empfiehlt er dem Auftraggeber die formelle Abnahme. Der pbFM erstellt dann das Übergabepaket für den Betreiber: entweder digital (gespeichert auf einem definierten Server/CDE, evtl. mit redundanter Sicherung auf Datenträgern) und/oder in Papierform, je nach vertraglicher Vereinbarung. Schließlich dokumentiert er die Dokumentationsübergabe selbst mit einem Protokoll (wer hat wann welche Unterlagen erhalten).

• Nutzen für den Auftraggeber: Diese Leistung nimmt dem Auftraggeber die erhebliche Last ab, in der heißen Phase der Projektfertigstellung alle Puzzleteile der Dokumentation einzusammeln. Stattdessen sorgt pbFM dafür, dass zur Schlüsselübergabe auch ein kompletter „Dokumentenschlüssel“ überreicht wird. Der Nutzen liegt klar auf der Hand: Der Auftraggeber bzw. der zukünftige Betreiber erhält geordnet alle Informationen, die er braucht, um sofort einen sicheren und effizienten Betrieb aufzunehmen. Er muss nicht hinter Unterlagen herrennen oder nachträglich Firmen dazu drängen, noch Dokumente zu schicken – all das erledigt pbFM bereits im Projekt. Das reduziert Stress und spart Zeit. Außerdem sichert es die Qualität der Dokumente: Durch pbFM-Prüfung wird vermieden, dass etwa unverständliche oder unvollständige Handbücher weitergegeben werden. Der Auftraggeber hat die Gewissheit, dass die Dokumentation vollständig ist und beispielsweise im Schadensfall nachweisen kann, dass er alle relevanten Unterlagen besitzt (z. B. Wartungsanleitungen um seine Betreiberpflicht zu erfüllen). Auch aus Versicherungssicht und für Audits (z. B. ISO 9001 oder 55001 Asset Management) ist eine lückenlose Dokumentation ein großer Pluspunkt. Letztlich steigert dies die Wertstabilität der Immobilie: Ein gut dokumentiertes Gebäude ist leichter instand zu halten und bei Eigentümerwechsel für den Nachfolger attraktiver (weil er auf ordentliche Unterlagen zurückgreifen kann). Insgesamt profitiert der Auftraggeber also in Form von Zeitersparnis, Rechtssicherheit und Betriebsqualität.

• Risiken und Chancen: Ohne koordinierte Dokumentationsübergabe besteht das Risiko, dass wichtige Informationen verlorengehen oder gar nicht erst erstellt werden. Viele Projekte vernachlässigen die Doku leider – ein Risiko, das pbFM gerade abwenden soll. Die Folge wären z. B. unwissentlich falsche Bedienung von Anlagen (weil das Handbuch fehlt), verspätete Mängelentdeckung (weil Prüfprotokolle nicht vorlagen) oder schlicht hoher Aufwand beim Betreiber, all das im Nachhinein zu ordnen. Durch pbFM wird dieses Risiko massiv reduziert. Die Chancen einer strukturierten Dokumentationsübergabe zeigen sich z.B. in der Möglichkeit, digital weiterzuarbeiten: Liegen alle Daten elektronisch sortiert vor, kann man sie leichter in ein Facility-Management-System importieren oder für Predictive Maintenance nutzen. Der Betreiber kann sich schnell einarbeiten, was die Chance auf frühe Optimierungen im Betrieb bietet – man hat ja die Daten zur Hand, um z.B. Energieverbräuche sofort zu analysieren. Außerdem zeigt ein sauberer Dokumentationsprozess allen Beteiligten, dass Professionalität erwartet wird – es motiviert ausführende Firmen, sorgfältiger zu sein, wenn sie wissen, dass ihre Unterlagen penibel abgenommen werden. Ein Restrisiko kann sein, dass zum Stichtag nicht alle Doku fertig ist und Druck entsteht – doch pbFM hat idealerweise Puffer eingeplant und Zwischenabgaben organisiert. Insgesamt verwandelt diese Leistung die Dokumentation von einer oft stiefmütterlich behandelten Aufgabe in einen gut gemeisterten Projektabschluss mit bleibendem Wert.

• Leistungsbeschreibung: Früh im Projekt erarbeitet der pbFM ein IT-Konzept für den Facility-Management-Bereich des neuen Gebäudes. Dabei wird zunächst der Status quo beim Auftraggeber betrachtet: Welche Systeme nutzt das Unternehmen bereits im FM (z. B. CAFM-Software, Ticketing-System, Gebäudeleittechnik, Energiemonitoring)? Gibt es eventuell Konzernvorgaben, bestimmte Anwendungen zu verwenden, oder gibt es die Strategie, neue Lösungen einzuführen? Der pbFM analysiert Anforderungen aus den zuvor definierten Betriebskonzepten: Zum Beispiel, wenn ein digitaler Störmeldeprozess geplant ist, wird ein CAFM-System mit Helpdesk-Modul gebraucht; oder wenn IoT-Sensorik zur Raumbelegung genutzt werden soll, braucht es eine IoT-Plattform. Aus all diesen Informationen entwickelt er ein Zielbild der FM-Systemlandschaft: Welche Software-Module und digitalen Tools sollen zum Einsatz kommen, wie greifen sie ineinander, und welche Hardware/Netzwerk-Voraussetzungen braucht es dafür im Gebäude?

• Das Konzept enthält typischerweise: CAFM-Strategie (z. B. Einführung eines neuen CAFM oder Erweiterung eines bestehenden), Gebäudeautomations-Integration (Anbindung der GLT/BMS an das FM-System oder eine Leitwarte), IoT-Konzept (Sensoren für Klima, Präsenz, etc. und deren Management), Kommunikationsinfrastruktur (WLAN-Abdeckung, Mobilfunk-Repeater, LAN für Gebäudetechnik), sowie Schnittstellen zwischen Systemen (z. B. zwischen BIM-Datenbank und CAFM, oder zwischen Zugangskontrolle und Personalverwaltung).

• Der pbFM berücksichtigt Standards wie VDI 2552 BIM bezüglich Datenaustausch oder branchenspezifische Lösungen (GEFMA 444 Zertifizierung von CAFM-Systemen). Auch IT-Sicherheit (Stichwort: Cybersecurity in Smart Buildings) fließt ein. Er erstellt damit ein FM-IT-Masterplan-Dokument, das Architekten, TGA-Planern und IT-Abteilung als Leitlinie dient. Darin könnte z. B. stehen: „Raumdaten aus BIM-Modell sollen nach DIN 277 ins CAFM überführt werden; alle technischen Anlagen sind mit eindeutiger ID zu versehen und per QR-Code kennzuzeichnen, welche in das Instandhaltungsmodul des CAFM eingelesen werden; ein digitales Schließsystem mit Integration ins CAFM wird vorgesehen; für Energiemonitoring wird System X implementiert und benötigt folgende Zähleranschlüsse…“ etc.

• Nutzen für den Auftraggeber: Dieses Konzept stellt sicher, dass keine digitale Insellösung entsteht, sondern der Gebäudebetrieb von Anfang an mit den richtigen Tools arbeiten kann. Der Auftraggeber profitiert davon, dass er nicht erst nach Fertigstellung mit dem Aufsetzen von FM-IT beginnen muss – was oft hektisch und suboptimal ist –, sondern schon parallel zum Bau seine Systeme planen und vorbereiten kann. Das führt zu Kosteneinsparungen (z. B. Mengen für Softwarelizenzen können sauber geplant und ggf. ausgeschrieben werden, statt Notkäufe) und zu Effizienzgewinnen (das FM-Team hat ab Tag 1 funktionierende IT-Werkzeuge). Außerdem verhindert ein gutes Konzept Medienbrüche: Wenn z. B. das BIM-Modell übergeben wird, kann es dank pbFM-Vorarbeit direkt ins CAFM übernommen werden, was einen riesigen Vorteil darstellt (keine Doppelerfassung von Asset-Daten). Der Auftraggeber erhält also einen digital fitten Gebäudebetrieb: Informationen fließen, Daten werden genutzt, nichts geht verloren. Langfristig bedeutet dies bessere Instandhaltung (durch Planung in CAFM), schnellere Reaktionszeiten (Helpdesk, Sensoralarme) und geringere Betriebskosten (IT-gestützte Optimierung, Vermeidung manueller Prozesse). Zudem kann es Teil der Innovationsstrategie des Unternehmens sein – ein modernes FM-IT-Konzept steigert auch das Image als fortschrittlicher Betreiber.

• Risiken und Chancen: Ohne pbFM-IT-Konzept würde man sich der digitalen Ausstattung oft erst spät widmen. Risiko: Suboptimale Systementscheidung unter Zeitdruck, inkompatible Systeme oder im schlimmsten Fall kein CAFM zur Inbetriebnahme. Wichtige Daten aus der Bauphase (BIM-Modell, Inbetriebnahmeprotokolle) könnten verloren gehen, weil kein Übergabepfad definiert war. Auch könnte Infrastruktur vergessen werden – z. B. keine Serverräume oder zu wenige IT-Anschlüsse für Technik – was schwer nachzurüsten ist. Die pbFM-Leistung dreht das in Chancen: Das Gebäude kann quasi als Pilot für digitale Innovationen genutzt werden, mit durchdachtem Einsatz neuer Technologien, die später auch auf andere Objekte ausgerollt werden könnten (Chance auf Standardisierung). Der Plan ermöglicht auch, Angebote am Markt einzuholen und ggf. bessere Konditionen zu erzielen (Chance: Wettbewerb der IT-Anbieter nutzen). Eine weitere Chance: Schulung und Change Management können früh beginnen – das FM-Personal wird mit dem neuen System vertraut gemacht, während das Gebäude noch gebaut wird, was die Akzeptanz fördert. Ein gewisses Risiko ist natürlich die Abhängigkeit von IT – aber dieses wird durch Security-Konzepte im Plan adressiert. Insgesamt ermöglicht diese Leistung, die Digitalisierung im FM proaktiv zu gestalten statt von ihr überrascht zu werden.

• Leistungsbeschreibung: Nachdem das Konzept steht, begleitet und steuert der pbFM die Realisierung der FM-IT-Systeme. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und ggf. externen Dienstleistern sorgt er dafür, dass die geplanten Software- und Hardwarelösungen rechtzeitig beschafft, installiert und in Betrieb genommen werden. Dazu gehört etwa: die Beschaffung eines CAFM-Systems (Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, Marktvergleich, Auswahl und Vertragsgestaltung für Software und Implementierungsdienstleistung), die Koordination der BIM-Datenübergabe in dieses System (z. B. definieren, welche Attribute aus dem Modell ins CAFM übernommen werden), die Einrichtung der Schnittstellen (z. B. Konfiguration, dass Störmeldungen aus der GLT ins CAFM-Helpdesk fließen).

• Ferner überwacht pbFM die technische Infrastruktur: Er prüft, ob alle Server, Netzwerkanschlüsse, Cloud-Zugänge wie geplant vorhanden sind, und stimmt sich ab, dass z. B. die GLT vom TGA-Errichter in das IT-Netz integriert wird. Er initiiert auch die Nutzerverwaltung: legt mit der IT zusammen Benutzerrollen an für FM-Team, Dienstleister etc. In dieser Phase erstellt pbFM oft auch Datenimporte: z. B. das Equipment-Verzeichnis aus den Bauunterlagen wird ins CAFM eingespielt, die Wartungspläne der Hersteller werden als Datensätze erfasst, Flächen aus den Plänen werden als Flächenmanagement-Datenbank angelegt. Der pbFM testet das System (Testläufe von typischen Prozessen: Störungsmeldung anlegen, Auftragssteuerung, Berichtswesen).

• Des Weiteren organisiert er die Schulung der zukünftigen Anwender: Das FM-Personal und ggf. Nutzer (z. B. für Helpdesk-Meldungen via Web) werden in der Bedienung der neuen Systeme trainiert. In der Inbetriebnahmephase überwacht pbFM, dass die FM-ICT nahtlos anfährt: z. B. sind zum Eröffnungstag alle relevanten Anlagendaten im System vorhanden? Funktionieren die mobilen Endgeräte mit der Software (für Hausmeister etc.)? Falls anfangs Bugs oder Fehlkonfigurationen auftauchen, steuert pbFM die Nachbesserung mit dem Anbieter.

• Kurzum, pbFM nimmt hier die Rolle eines Implementierungsprojektleiters für die FM-IT ein, damit der Betrieb zum Start voll digital unterstützt ist.

• Nutzen für den Auftraggeber: Der Nutzen liegt vor allem darin, dass kein Medienbruch zwischen Bau und Betrieb entsteht – die Systeme sind pünktlich zum Betriebsstart bereit und gefüllt. Das bedeutet, der Auftraggeber kann sofort von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren: Das FM-Team arbeitet effizienter, weil z.B. Wartungen automatisch terminiert und Störungen digital dokumentiert werden, anstatt alles provisorisch per Papier/Excel zu managen. Auch der Nachweis der Betriebssicherheit (Prüftermine etc.) ist von Anfang an sauber im System. Dadurch werden Haftungsrisiken minimiert und die Servicequalität erhöht (Nutzer können vielleicht per App Mängel melden usw.).

• Wirtschaftlich bedeutet das: Die einmal getätigten Investitionen ins BIM und in die Daten werden maximal genutzt, indem sie ins CAFM überführt wurden – kein Informationsverlust. Der Auftraggeber muss nicht später teuer Daten erfassen lassen, die eigentlich schon während Bau entstanden sind (z.B. Anlagenstammdaten). Durch pbFM-gestützte Implementierung wird zudem die Qualität der Einrichtung hoch sein: Der pbFM achtet, dass die Systeme passgenau konfiguriert sind auf die Bedürfnisse (nicht Standard-einer-fits-all, sondern zugeschnitten). Das führt zu besserer Akzeptanz beim Personal und letztlich zu effektiverer Nutzung. Ein weitere Nutzen: Der Auftraggeber hat in pbFM einen Sachwalter, der seine Interessen gegenüber Softwareanbietern oder Systemintegratoren vertritt – das verringert das Risiko von Fehlinvestitionen. Letztendlich resultiert ein betriebsbereites, digital vernetztes Gebäude, was zukunftssicher ist und dem Auftraggeber erlaubt, moderne FM-Methoden (wie z.B. vorbeugende Instandhaltung auf Basis Sensordaten) direkt umzusetzen.

• Risiken und Chancen: Würde man die FM-IT erst nach Bauende implementieren, ginge wertvolle Zeit verloren und viel würde doppelt gemacht (Papierdoku, dann nachträgliche Digitalisierung). Das Risiko dabei: Ineffizienter Start, höhere Fehlerquote, Unzufriedenheit der Nutzer. Auch könnten notgedrungen zwischenzeitlich Insellösungen entstehen (z. B. Hausmeister notieren Mängel auf Zettel, die dann später mühsam ins System übertragen werden). pbFM glättet das, indem er genau das vermeidet. Die Chancen einer orchestrierten Implementierung sind z.B., dass man Innovation live testen kann: In der Endphase des Baus kann man an realen Objekten im Gebäude das System prüfen und optimieren – das verbessert das Endprodukt. Auch kann pbFM parallel schon Optimierungsroutinen einrichten (z. B. automatisierte Reports, Dashboards für Energieverbrauch), die dann im laufenden Betrieb nur noch genutzt werden. Ein Risiko ist, dass IT-Projekte oft Verzögerungen oder Schwierigkeiten haben – hier wirkt pbFM entgegen, indem es ins Bauprojekt integriert wird und somit mehr Priorität genießt als ein separates nachträgliches IT-Projekt. Ein anderes Risiko ist Überspezifikation: Zu viele Tools, die keiner nutzt. Durch enge Abstimmung mit dem Betreiber und Schulung minimiert pbFM dieses. Insgesamt entstehen Chancen für Höchstmaß an Effizienz und Transparenz im FM, wenn die Digitalisierung planvoll eingeführt wird – was heutzutage ein entscheidender Erfolgsfaktor ist.

• Leistungsbeschreibung: Aufbauend auf dem Nutzungskonzept erarbeitet der pbFM ein Arbeitsplatz- bzw. Belegungs- und Ausstattungs­konzept. In einer ersten Stufe wird ein grundlegendes Arbeitsplatzkonzept entwickelt: Darin wird festgelegt, welche Arten von Arbeitsplätzen es geben soll (z. B. Einzelbüros, Kombibüros, Open Space, Non-Territorial Offices mit Desksharing, Teambüros etc.) und wie die Flächenaufteilung grundsätzlich erfolgen soll. Dieses Konzept richtet sich nach den aktuellen Arbeitsmodellen des Unternehmens und den Anforderungen der Nutzer (Abteilungen). Der pbFM berücksichtigt ergonomische Standards, Kommunikationsbedürfnisse, Datenschutzanforderungen (z. B. Ruhezonen vs. Kollaborationszonen) und evtl. New-Work-Konzepte. Er erstellt beispielsweise eine Belegungsskizze, welche Nutzungsbereiche wo im Gebäude angeordnet werden (Zonierung: z. B. laute vs. leise Bereiche, Kundenbereiche vs. interne Bereiche). Zudem definiert er Grundsätze der Möblierung (z. B. standardisierte Bürogrößen, Möbelsysteme, flexible Möbel für agile Teams). Ziel ist ein Konzeptpapier, das die Leitlinien für die Arbeitsplatzgestaltung vorgibt.

• In einer zweiten Stufe: sobald das Gebäudeinnere konkret planbar ist – erfolgt die detaillierte Arbeitsplatzplanung. Der pbFM geht nun auf Raumebene: Er weist einzelnen Räumen und Bereichen spezifische Arbeitsplätze zu. Es wird ein Belegungslayout erstellt, das zeigt, welcher Mitarbeiter oder welches Team wo sitzen wird oder zumindest welche Funktionseinheit welchen Bereich belegt. In dieser Phase werden auch konkrete Möblierungspläne ausgearbeitet: Wo stehen Schreibtische, Schränke, Meetingpunkte, Lounges etc. Der pbFM wählt (in Abstimmung mit dem Auftraggeber und ggf. einem Innenarchitekten) konkrete Möbelserien aus – diese richten sich nach dem Konzept (z. B. höhenverstellbare Tische für alle, bestimmte Schranktypen). Es werden Detailfragen geklärt wie Anzahl der benötigten Sonderarbeitsplätze (Labore, Work-Café, Bibliothek etc.), IT-Ausstattung am Arbeitsplatz (Dockingstations, zwei Monitore ja/nein, Telefonapparate, etc.). Das detaillierte Arbeitsplatzkonzept mündet in Möblierungspläne und Ausstattungslisten, die dann als Basis für Beschaffung dienen.

• Nutzen für den Auftraggeber: Ein ausgefeiltes Arbeitsplatzkonzept garantiert, dass das neue Gebäude optimal auf die Arbeitsprozesse und Mitarbeiterbedürfnisse zugeschnitten ist. Der Auftraggeber profitiert in mehrfacher Hinsicht: Zum einen steigert dies die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter – sie finden moderne, durchdachte Arbeitsumgebungen vor, was Motivation und Effizienz fördert. Zum anderen können durch clevere Planung Flächen effizient genutzt werden, etwa durch Desksharing-Modelle oder Multi-Space-Konzepte, sodass möglicherweise weniger Fläche für die gleiche Anzahl Leute benötigt wird (Kostenvorteil). Auch wird die interne Kommunikation und Zusammenarbeit durch geeignete Flächen (Meetingszonen, Projekträume) verbessert. Das Konzept liefert dem Auftraggeber Transparenz, wer wo sitzen wird, und vermeidet ad-hoc-Umplanungen kurz vor Einzug. Zudem können Spezialbedürfnisse früh erkannt und berücksichtigt werden (z. B. Barrierefreiheit für bestimmte MA, spezielle Räume für sensible Abteilungen). Insgesamt erhöht ein gutes Arbeitsplatzkonzept die Zukunftsfähigkeit der Arbeitswelt im Unternehmen – es ist ein Instrument, um moderne Arbeitskonzepte umzusetzen, was auch aus HR-Sicht (Employer Branding) wertvoll ist.

• Risiken und Chancen: Ohne ein solches Konzept würde die Möblierung und Belegung oft kurzfristig und unsystematisch erfolgen („stellen wir halt Schreibtische rein“). Risiko: Die Fläche wird nicht optimal ausgenutzt (z. B. zu viele Einzelbüros trotz Teamarbeitserfordernis) oder es wird im Nachhinein viel umgebaut, weil Bedürfnisse falsch eingeschätzt wurden. Auch könnten Unzufriedenheit und Akzeptanzprobleme auftreten, wenn Mitarbeiter sich nicht einbezogen fühlen und ihr Platz ungünstig ist. Die pbFM-Leistung mitigiert das, indem sie methodisch vorgeht und i.d.R. auch Nutzer abstimmend einbezieht (Workshops, Umfragen). Die Chancen dabei sind: Innovation in der Arbeitsorganisation – man kann neue Konzepte pilotieren (z. B. Activity Based Working), die vorher nicht möglich waren. Außerdem kann man das Corporate Design und Kultur im Arbeitsplatz widerspiegeln (Chancen zu höherer Identifikation), da man die Gestaltung bewusst plant. Ein Nebeneffekt: Durch die genaue Planung weiß man früh, welche Möbel man braucht – das ermöglicht Rahmenvertragsverhandlungen mit Möbelherstellern (Kostenvorteil) und bessere Terminplanung für Lieferungen. Ein Risiko kann sein, dass im Planungsprozess unterschiedliche Interessen (Management vs. Mitarbeiter) aufeinanderprallen – pbFM moderiert hier zwischen optimaler Flächeneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Gelingt das, kann die neue Arbeitswelt ein Leuchtturmprojekt werden, das auch die Unternehmenskultur positiv beeinflusst.

• Leistungsbeschreibung: Die Belegungsplanung konkretisiert, wer in das Gebäude wann und wohin zieht. In einem strategischen Schritt erstellt der pbFM eine Strategische Belegungsplanung. Diese betrachtet die Verteilung der Abteilungen oder Nutzergruppen auf die Gebäude und Ebenen aus höherer Warte. Hier fließen Aspekte ein wie Wachstumsperspektiven einzelner Teams (Pufferplätze?), Zusammenhänge zwischen Abteilungen (wer sollte nah beieinander sitzen?) und evtl. der Zeitplan für Einzüge (falls das Gebäude in Etappen belegt wird). Das Ergebnis ist ein Plan, welcher Bereich von welcher Organisationseinheit belegt wird, oft in Form von farbcodierten Grundrissen pro Geschoss. Ebenso wird festgelegt, ob es z.B. Bereichswechsel geben wird – etwa wenn nach 2 Jahren eine Abteilung expandiert, ist das im Plan berücksichtigt.

• Die detaillierte Mikrobelegung geht dann auf Einzelpersonen-Ebene: Der pbFM erarbeitet in Abstimmung mit den Vorgesetzten und HR eine Sitzplatzverteilung je Mitarbeiter. Dafür nutzt er typischerweise die Grundrisse mit Schreibtischpositionen und trägt namentlich ein, wer an welchem Platz sitzt. Falls Desksharing vorgesehen ist, werden Zonen Personen(-gruppen) zugeteilt und Belegungsregeln festgehalten. Diese Planung berücksichtigt persönliche Anforderungen (z. B. jemand braucht nahe am Fenster, oder Teamleiter mit Blickkontakt zum Team, etc.), aber auch organisatorische Vorgaben (Teamzusammenhalt, Ruhebedürfnisse). Ein sensibler Teil ist die Kommunikation der Belegungspläne an die Mitarbeiter, die pbFM meist gemeinsam mit der Personalabteilung durchführt, um Änderungswünsche aufnehmen zu können. Das finale Ergebnis ist ein Belegungsplan – quasi ein „Sitzplan“ für das ganze Gebäude. Dieser dient dann als Grundlage für den Umzugsplan (zu wissen, welcher Schreibtisch für wen vorgesehen ist) und später auch als Input für Systeme (z. B. Telefonliste, Raumbuch etc.).

• Nutzen für den Auftraggeber: Die strategische Belegungsplanung gibt dem Auftraggeber Sicherheit, dass alle Organisationseinheiten optimal untergebracht sind. Es verhindert z.B., dass eine wachsende Abteilung in eine Sackgasse gequetscht wird oder ein Team auseinandergerissen wird. Auch lässt sich so schon im Vorfeld identifizieren, ob eventuell zu wenig Platz für eine Gruppe einkalkuliert war – man kann nachsteuern, solange es noch Planungsfreiheit gibt. Die Einzelbelegungsplanung hat den großen Nutzen, dass der Umzug reibungslos klappt: Jeder Mitarbeiter weiß, wo sein Platz sein wird, und es gibt keine Diskussionen oder Unklarheiten am Umzugstag. Das erhöht die Zufriedenheit und reduziert Produktivitätsverluste, da die Beschäftigten am neuen Platz gleich arbeitsfähig sind. Für das Management liefert der pbFM so auch eine Transparenz, wer neben wem sitzt – das kann auch Aspekte wie Datenschutz (sensible Bereiche separieren) oder Hierarchien (wer bekommt ggf. Einzelbüro) berücksichtigen. All dies wird bewusst entschieden statt zufällig. Insgesamt zeigt es den Mitarbeitern, dass der Arbeitgeber den Umzug gut organisiert und an sie denkt, was die Akzeptanz des neuen Büros steigert.

• Risiken und Chancen: Ohne strategische Planung könnte es passieren, dass Abteilungen ungünstig verteilt werden, was späteres Umorganisieren nötig macht (aufwändig und störend). Oder man stellt fest, dass es keine Expansionsmöglichkeit mehr gibt, weil alle Flächen verteilt sind – dann hat man mittelfristig ein Problem. Die detailgenaue Platzvergabe ohne pbFM wäre chaotischer – am Umzugstag kommt es evtl. zu Streit („ich dachte, ich sitze woanders“) oder ineffizienter Flächen­nutzung (Leerplätze, weil keiner den Überblick hatte). Mit pbFM-Steuerung werden diese Risiken klein gehalten. Die Chancen: Ein gut orchestrierter Bezug erhöht die Mitarbeitermoral – man fühlt sich wertgeschätzt, wenn alles gut vorbereitet ist. Auch können potentielle Konflikte (z. B. wer kriegt das Eckbüro) vorab sozialverträglich gelöst werden statt ad hoc. Zudem kann pbFM in dem Prozess Veränderungsmanagement betreiben: Die Mitarbeiter werden ja in die Planung eingebunden, erfahren ihren neuen Arbeitsplatz früh und können sich darauf einstellen. Das erhöht die Identifikation mit dem neuen Gebäude. Ein weiteres Plus: Der fertig erstellte Belegungsplan kann in Notfallszenarien (Feuerwehr- und Evakuierungspläne) verwendet werden und ins FM-System übernommen werden, was die Aktualität der Nutzerdaten sicherstellt. Insgesamt hilft diese zweistufige Planung, die Unternehmensorganisation nahtlos in die neue Immobilie zu überführen – mit minimaler Reibung und maximaler Effizienz.

• Leistungsbeschreibung: Der pbFM erstellt detaillierte Möblierungspläne für alle Räume und Flächen. Darin legt er fest, welche Möbel (Tische, Stühle, Schränke, Regale, Konferenzmöbel etc.) wo platziert werden und welches Ausstattungsniveau vorgesehen ist (z. B. Kaffeemaschine in Teeküche, Whiteboards in Besprechungsräumen, Akustikelemente in Open Space). Diese Planung erfolgt oft in Zusammenarbeit mit Innenarchitekten oder Möbelherstellern, wobei pbFM sicherstellt, dass die vorgeschlagenen Lösungen funktional und bewirtschaftungsfreundlich sind (z. B. robuste, leicht zu reinigende Materialien, modulare Systeme für flexible Nutzung). Teil der Ausstattungsplanung ist auch die Berücksichtigung von IT- und Medientechnik: Der pbFM stimmt Möblierung mit dem IT-Konzept ab, etwa wo Bildschirme hängen, ob spezielle Tische für Videokonferenztechnik nötig sind, oder ob in bestimmten Räumen z. B. Serverracks stehen.

• Zudem plant pbFM etwaige Sonderausstattungen: Kunstwerke, Pflanzenkonzept (falls beauftragt), Beschilderungssystem (Wegeleitsystem). Er achtet darauf, dass alle Elemente den betrieblichen Anforderungen genügen – z. B. Mobiliar so gewählt, dass es Standardmaße für Reinigungsgeräte zulässt, oder Beleuchtungskörper so platziert, dass sie einfach gewartet werden können.

• Diese Planung resultiert in Möbellisten mit konkreten Produktangaben und Stückzahlen sowie in Ausführungszeichnungen, die zur Beschaffung genutzt werden. Während der Ausführungsphase überwacht pbFM dann auch die Bemusterung und Auswahl final (er prüft z.B. Probemöbel aus Sicht Haltbarkeit/Betrieb) und passt Pläne an, sollte es Änderungen geben (z. B. geänderte Raumaufteilung).

• Nutzen für den Auftraggeber: Eine durchdachte Möblierungs- und Ausstattungsplanung stellt sicher, dass das Gebäude komplett und passend eingerichtet ist, sobald die Nutzer einziehen. Der Auftraggeber vermeidet damit “nackte” Räume oder nachträgliches hektisches Beschaffen von Möbeln kurz vor Bezug. Der Nutzen zeigt sich in der Konsistenz und Qualität: Alle Möbel fügen sich ins Gesamtkonzept, ergonomische Standards sind eingehalten, Corporate Design vielleicht berücksichtigt. Das trägt stark zur Wohlfühlatmosphäre bei, was wiederum Produktivität und Repräsentationswert erhöht. Aus betrieblicher Sicht profitiert der Auftraggeber davon, dass die Ausstattung auf Langlebigkeit und Wartbarkeit hin ausgewählt ist – pbFM hat ja diese Perspektive. Das senkt langfristig die Kosten (weniger Ersatzbeschaffungen, geringerer Reinigungsaufwand, z.B. schmutzunempfindliche Stoffe). Wirtschaftlich bietet die geplante Möbelliste dem Auftraggeber auch Transparenz über die Kosten und ermöglicht Mengenrabatte, weil er gebündelt bestellen kann. Und wie erwähnt: ein vollständig ausgestattetes Gebäude ermöglicht einen sofortigen Nutzung ohne Provisorien, was einen professionellen Eindruck auf Mitarbeiter und Kunden macht.

• Risiken und Chancen: Ohne detaillierte Planung läuft man Gefahr, dass die Möblierung erst nachträglich oder unsystematisch erfolgt – Risiko: Inkompatible Möbel, ungenügende Stückzahlen, unzufriedene Nutzer (z. B. kein Stauraum). Auch die Optik und Einheitlichkeit könnten leiden, wenn verschiedenes zusammengestückelt wird. pbFM eliminiert das, indem er alles aus einem Guss plant. Die Chancen: Vielleicht kann man durch innovative Möbelkonzepte Flächen sparen oder Mehrfachnutzung ermöglichen (z. B. klappbare Wände, mobile Möbel, die unterschiedliche Szenarien erlauben). Auch bietet sich die Chance, nachhaltige Möbel (z. B. Cradle-to-Cradle zertifiziert) auszuwählen, was ins ESG-Konzept einzahlt. Ein weiteres Plus: Eine gute Planung bezieht auch Nutzerfeedback ein (z. B. Testsitze, Umfragen zu Stauräumen) – Chance auf hohe Akzeptanz. Ein potenzielles Risiko ist, dass Designwünsche zu Lasten der Funktion gehen – pbFM achtet hier auf Balance. Gelingt dies, erhält man ein Einrichtungskonzept, das sowohl ästhetisch als auch praktisch top ist und dem Auftraggeber lange gute Dienste leistet.

• Leistungsbeschreibung: Diese Leistung umfasst die komplette Organisation und Begleitung des Umzugs in das neue Gebäude. Der pbFM erstellt zunächst einen Umzugsplan: Wann genau soll der Umzug stattfinden (Terminplanung, meist gestaffelt), welche Abteilungen ziehen in welcher Reihenfolge, wie lange dauert es, welche Ressourcen (Möbelwagen, Umzugskartons, Helfer) werden benötigt. Er erarbeitet ein Logistikkonzept für den Umzug – z. B. Reservierung von Aufzügen, Zufahrtswegen, Parkplätzen für LKW, Abbau und Aufbau der IT-Workplaces durch Techniker.

• Teil der Planung ist auch die Ausschreibung oder Beauftragung eines Umzugsunternehmens: pbFM erstellt ein Leistungsverzeichnis (Anzahl Arbeitsplätze, besondere Gegenstände, Stockwerke etc.) und holt Angebote ein. Er koordiniert diese Dienstleister und stimmt sie mit internen Kräften (etwa IT-Abteilung für Rechnerabbau/-aufbau) ab.

• Vor dem Umzug erstellt pbFM Umzugsetiketten und Pläne: Jeder Schreibtisch, Stuhl, Kiste bekommt eine Kennzeichnung, die dem Zielort im neuen Gebäude entspricht (basierend auf der 7.2.2 Belegungsplanung). Er informiert alle Mitarbeiter frühzeitig mit Umzugsinformationen: wann packen, was tun mit persönlichen Sachen, wann ist der letzte Arbeitstag im alten Büro etc. Oft richtet pbFM auch eine Umzugs-Hotline ein für Fragen.

• Am Umzugstag bzw. -wochenende selbst steuert der pbFM das Geschehen: Er ist vor Ort im alten und neuen Gebäude, weist die Umzugsteams ein („diese Büros heute“, „diese Kisten hierhin“), kontrolliert die Möbellayouts am Ziel (nach Plan) und reagiert auf Unvorhergesehenes (z. B. zusätzlicher Transportlauf, wenn etwas vergessen wurde). Er sorgt auch dafür, dass empfindliche Bereiche besonders behandelt werden (z. B. Serverräume, Laborausrüstung). Nach dem Umzug führt pbFM Kontrollen durch: Alle Mitarbeiterplätze eingerichtet? Keine Schäden? Funktioniert die IT? Er sammelt Feedback und kümmert sich um Nacharbeiten (z. B. wenn ein Schrank fehlt, organisiert er das Nachliefern).

• Nutzen für den Auftraggeber: Ein professionell geplanter Umzug minimiert die Ausfallzeiten und Stress. Der Auftraggeber kann nahezu nahtlos den Geschäftsbetrieb fortführen, weil pbFM den Umzug z.B. übers Wochenende oder gestaffelt so plant, dass Montag früh alle Arbeitsplätze wieder funktionstüchtig sind. Das senkt Produktivitätsverluste auf ein Minimum. Auch die Mitarbeiter danken es: Sie erleben einen gut organisierten, serviceorientierten Umzug und finden ihre Sachen am Platz vor – das steigert die Motivation und nimmt Ängste. Für den Auftraggeber ist auch wichtig, dass Werte geschützt werden: pbFM sorgt dafür, dass nichts verloren geht oder beschädigt wird; falls doch, hat er es dokumentiert und regelt die Versicherung/Haftung. Finanzielle Überraschungen werden vermieden, weil die Umzugskosten durch Ausschreibung etc. planbar werden. Nicht zuletzt entlastet pbFM die Führungskräfte und interne Organisation – sie müssen den Umzug nicht eigenhändig managen, sondern können sich aufs Kerngeschäft konzentrieren, da pbFM als Projektleiter Umzug fungiert. Insgesamt stellt diese Leistung sicher, dass der Wechsel ins neue Gebäude reibungslos, fristgerecht und budgettreu erfolgt – ein entscheidender letzter Schritt im Projekt, um aus dem Bau ein lebendiges, genutztes Gebäude zu machen.

• Risiken und Chancen: Ohne strukturierte Umzugsplanung droht Chaos: Vergessene Akten, falsch aufgestellte Möbel, unnötig lange Unterbrechungen im Arbeitsablauf, frustrierte Mitarbeiter. Das Risiko finanzieller Schäden (z. B. IT-Ausfall, beschädigte Einrichtung) ist hoch. pbFM minimiert das signifikant. Die Chancen eines gut gemanagten Umzugs liegen sogar darüber hinaus: Ein Umzug ist immer ein Change-Prozess – wenn er positiv erlebt wird, kann das Motivationsschub auslösen und die Identifikation der Belegschaft mit dem neuen Standort fördern. Es besteht auch die Chance, Altlasten zu bereinigen (Archiv ausmisten, neue Ordnung einführen), was pbFM typischerweise anregt. Auch kann man durch geschickte Planung möglicherweise Kosten sparen, z. B. durch parallele Umzüge (wenn an dem Tag noch eine Altfläche an Nachmieter übergeben wird, kann man Dinge zusammenlegen). Ein Restrisiko ist immer: Etwas Unvorhergesehenes (Wetter, Unfall, etc.) – hier hat pbFM vorgesorgt mit Alternativplänen (z. B. Ausweichtermine). Insgesamt ermöglicht pbFM aus dem potenziellen Risiko „Umzug“ eine gut kalkulierte Logistikaufgabe zu machen, die sogar positive Nebeneffekte (Aufbruchsstimmung, Effizienzgewinne) haben kann.

• Leistungsbeschreibung: Basierend auf dem Betriebskonzept ermittelt der pbFM konkret, welche Facility Management-Dienstleistungen im neuen Objekt erforderlich sind. Dazu gehören typischerweise: Reinigungsdienste, technische Wartungs- und Instandhaltungsservices, Sicherheitsdienst, Catering/Kantine (falls relevant), Garten- und Außenanlagenpflege, Winterdienst, Aufzugswärter, Müllentsorgung und ggf. Empfangsdienste oder Poststelle. Der pbFM erstellt für jede Leistungsart ein Leistungsprofil: Was genau ist zu tun (z. B. tägliche Unterhaltsreinigung von x m², vierteljährliche Wartung von Klimageräten, 24/7-Überwachung via Wachdienst etc.). Er legt Qualitätsstandards fest (z. B. Reinigungsstandard nach RAL, Reaktionszeiten für Störungsdienste) und bemisst grob den Umfang (Häufigkeiten, benötigtes Personal).

• Anschließend: oft in der Bauausführung – bereitet der pbFM die Ausschreibung der Facility Services vor. Er erstellt Ausschreibungsunterlagen: Leistungsverzeichnisse mit Mengen und Häufigkeiten, ggf. Service Level Agreements (SLA), Vertragsentwürfe. Er holt Angebote von Dienstleistern ein, koordiniert Bietertermine (oft eine Begehung des fast fertigen Gebäudes mit potenziellen Reinigern/Sicherheitsfirmen etc.), und wertet die Angebote fachlich aus. Dabei vergleicht er nicht nur Preise, sondern auch Konzepte der Anbieter (z. B. innovatives Reinigungssystem, Zertifizierungen, Personalqualifikation). Er unterstützt den Auftraggeber in der Vergabeverhandlung und bei der Auswahl der optimalen Anbieter pro Gewerk.

• Ähnlich verfährt pbFM auch mit Entsorgungsleistungen (Abfall) gesondert: Hier bestimmt er, welche Abfallarten und Mengen anfallen (Restmüll, Papier, Sondermüll etc.), ob externe Entsorger oder kommunale Dienste dafür nötig sind, und schreibt diese gegebenenfalls getrennt aus – inkl. Behältergestellung, Abholrhythmen etc.

• Nach Vergabe kümmert sich pbFM noch darum, dass die Dienstleister rechtzeitig vor Inbetriebnahme an Bord sind, ihre Einsatzpläne erstellen und evtl. an Einweisungen teilnehmen.

• Nutzen für den Auftraggeber: Durch diese planvolle Bedarfsermittlung und Ausschreibung stellt der Auftraggeber sicher, dass alle notwendigen Bewirtschaftungsleistungen lückenlos ab Tag 1 verfügbar sind. Er läuft nicht Gefahr, nach Einzug plötzlich ohne Reinigungsvertrag dazustehen oder in Hektik Verträge abschließen zu müssen. Zudem erzielt er durch die strukturierte Ausschreibung in der Regel marktgerechte, konkurrenzfähige Preise und kann die Qualität vorab definieren – das schützt vor bösen Überraschungen in der Servicequalität. Der Auftraggeber kann sich auf pbFM verlassen, der das Fachwissen mitbringt, um Angemessenheit und Umfang der Leistungen richtig einzuschätzen – weder überflüssige Dienste zu beauftragen noch notwendige zu vergessen. Die sauber verhandelten Dienstleistungsverträge sichern ihm rechtlich saubere, planbare Kosten und klären Verantwortlichkeiten (auch in Bezug auf Betreiberpflichten). Außerdem profitiert er davon, dass die Dienstleister auf Basis der pbFM-Unterlagen genau wissen, was zu tun ist, so dass Anlaufprobleme minimal sind. Insgesamt gewährleistet diese Leistung, dass der Gebäudebetrieb in allen Aspekten professionell unterstützt wird und der Auftraggeber seine Qualitäts- und Kostenvorstellungen realisiert sieht.

• Risiken und Chancen: Ohne frühzeitige Planung der Services riskiert der Bauherr, dass essenzielle Leistungen fehlen (z. B. kein Wartungsvertrag -> Anlagen fallen aus, Gewährleistung gefährdet) oder suboptimal spontan vergeben werden (vielleicht teurer und mit falschem Umfang). Auch rechtlich riskant: Wird z.B. kein Winterdienst bestellt, haftet er bei Unfällen. Die pbFM-Leistungen minimieren solche Risiken auf null. Die Chancen dabei: Durch die gezielte Bündelung und Vergabe kann man Synergien heben – z.B. ein Anbieter übernimmt mehrere Services (One-Stop-Shop) zu besseren Konditionen oder man trennt bewusst, wo es vorteilhaft ist. Auch kann pbFM innovative Vergabemodelle nutzen, etwa Output-orientierte SLAs (Chance: höherer Qualitätswettbewerb). Und man hat die Chance, Nachhaltigkeitskriterien in Verträgen zu verankern (z. B. umweltfreundliche Reinigungsmittel, E-Fuhrpark der Wartungsfirma), was dem ESG-Gedanken dient. Ein gewisses Risiko ist immer: Man schätzt den Bedarf falsch – pbFM jedoch ist erfahren in solchen Kalkulationen und holt oft Erfahrungswerte oder Benchmarks hinzu. Zudem kann man Verträge flexibel gestalten (Optionen, variable Leistungen), um nachzusteuern. Insgesamt ermöglicht die systematische Services-Beschaffung dem Auftraggeber, den laufenden Betrieb optimal vorzubereiten, Kosten zu optimieren und Qualitätsstandards hochzuhalten.

• Leistungsbeschreibung: Der pbFM ermittelt, welche Medienversorgungen und Lieferleistungen das Gebäude benötigt, die nicht automatisch durch den Bau bereitgestellt werden. Dazu zählen z. B.: Energie- und Wasserlieferverträge (Strom, Gas/Fernwärme, Wasser/Abwasser) – hier muss der Betreiber als Kunde aktiv Verträge mit Versorgern abschließen. Weiterhin Telekommunikationsanschlüsse (Telefon, Internet-Bandbreite) – falls nicht in Bauleistung enthalten, wird pbFM klären, welcher Anbieter die besten Konditionen hat, und rechtzeitig die Anschlüsse beauftragen. Auch andere Lieferleistungen wie etwa Druckgaslieferungen für Labore, Dieselbelieferung für Notstromaggregate, Wartungsmaterialien (Verbrauchsmaterial) etc. identifiziert er.

• Er arbeitet einen Plan aus, wann diese Versorgerleistungen benötigt werden (z. B. Strom ab Bauende in Volllast, oder Interimsstrom schon früher) und koordiniert mit den Versorgern die Inbetriebnahme: Zähler setzen, Verträge unterschreiben, Tarife wählen. Falls Auswahl besteht, führt pbFM ggf. Preisvergleiche oder Miniausschreibungen durch – z. B. bei Stromlieferung mehrere Anbieter vergleichen (Stichwort: Stromliefervertrag Ausschreibung). Auch speziellere Versorgungen wie Reinigungsmittel-Belieferung (für Putzmittelvorrat) oder Büromateriallieferant fürs neue Gebäude können darunter fallen – pbFM hilft ggf. bei der Auswahl durch Marktsichtung.

• Wenn das Gebäude zudem technische Gase, spezielle Brennstoffe oder andere nicht leitungsgebundene Betriebsmittel braucht, beschafft pbFM auch diese: Z.B. Rahmenvertrag mit Gasflaschenlieferant, Vereinbarung mit einer Tankstelle oder Diesel-Lieferant für den Notstromtank, etc., inkl. Einrichtung der Lieferintervalle.

• Nutzen für den Auftraggeber: Durch diese Leistung wird garantiert, dass alle notwendigen Versorgungsverträge und Lieferketten pünktlich aktiv sind. Der Auftraggeber vermeidet Situationen wie „das Gebäude ist fertig, aber es gibt noch keinen Internetanschluss für das Hausmanagement“ – ein potenziell kritisches Versäumnis. Außerdem kann pbFM oft bessere Konditionen erzielen, weil er gezielt nach dem günstigsten Anbieter sucht oder Verbrauchsprognosen nutzen kann, um geeignete Tarife (z. B. Lastprofil-Stromtarif vs. Standardtarif) zu wählen. Das spart möglicherweise erheblich Kosten über die Jahre. Der Auftraggeber hat auch die Sicherheit, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind – z. B. die Anmeldung beim Wasserversorger, Abstimmung wegen Wasserzähler etc., was sonst gern vergessen geht. Des Weiteren sorgt pbFM dafür, dass eventuell notwendige Infrastrukturen (z. B. Router, Hausanschlüsse, Zählerplätze) mit den Versorgern abgestimmt sind und reibungslos funktionieren. Kurz: Der Auftraggeber erhält ein Objekt, das voll versorgt und betriebsbereit ist, ohne Baustellenrestposten wie fehlende Medienversorgung. Auch in Sonderbereichen wie z.B. einem Kantinenbetrieb (Lieferung von Lebensmitteln) kann pbFM aufsetzen, damit direkt nach Eröffnung alles Nötige fließt. Insgesamt spart dies Zeit und Nerven des Auftraggebers und vermeidet kostenintensive Notlösungen (wie Provisorien, teurer Übergangsstrom etc.).

• Risiken und Chancen: Die Risiken bei Versäumnis sind klar: Kein Strom = kein Betrieb; kein Netz = Kommunikationsausfall; das kann katastrophal sein. Finanziell kann ein falscher Tarif/Anbieter hohe Folgekosten bedeuten. Mit pbFM sind diese Risiken gegen Null. Die Chancen hier liegen z.B. in der Bündelung mit bestehenden Verträgen: Wenn der Auftraggeber schon Immobilien hat, kann pbFM schauen, ob der neue Standort in laufende Rahmenverträge integriert werden kann (Strompool etc.) – Potential für Kostenersparnis. Oder man nutzt den Wechsel, um einen grünen Stromtarif zu wählen (Chance: verbessert Nachhaltigkeitsbilanz). Ein Risiko kann sein, dass Versorger lange Vorlaufzeiten brauchen – pbFM kennt diese und beantragt rechtzeitig, minimiert also die Gefahr von Terminproblemen. Auch verhindert pbFM, dass man z.B. erst nach Bezug merkt, dass der Gasversorger ein bestimmtes Turnusventil braucht o. ä. – er klärt das vorab. In Summe bietet diese Leistung die Chance, optimale Vertragsbedingungen für alle Versorgungen zu sichern und das Objekt nahtlos in die Versorgungssysteme einzubetten, was dem Auftraggeber langfristig Ruhe und Kostenvorteile verschafft.

• Leistungsbeschreibung: Aufbauend auf der Möblierungsplanung organisiert der pbFM die Beschaffung aller Möbel und Ausstattungsgegenstände, die nicht bereits über den Bauvertrag abgedeckt sind. Er erstellt eine Ausschreibung oder Bestellung für die Möbel: In vielen Fällen vergleicht er mehrere Möbelhersteller oder -lieferanten auf Grundlage der erstellten Möblierungslisten. Faktoren sind Qualität, Design, Kosten, Lieferzeit. Falls große Mengen benötigt werden, führt pbFM eine formale Ausschreibung durch, in der die Möbelliste und Anforderungen (Ergonomie, Garantie, Montage etc.) spezifiziert sind. Er bewertet Angebote und berät den Auftraggeber bei der Auswahl (ggf. mit Bemusterung von Möbelstücken). Bei standardisierten Möbelprogrammen kann es auch darum gehen, ob ein bestehendes Mobiliar (falls vorhanden) weiterverwendet wird oder neu angeschafft wird.

• Ebenso beschafft pbFM Ausstattungen: z. B. Küchengeräte für Teeküchen, Schließfächer, Schilder, Pflanzen, Brandschutzausrüstung (Feuerlöscher), oder IT-Hardware, falls in seinem Scope. Hierfür stellt er sicher, dass alles rechtzeitig bestellt und geliefert wird.

• Er koordiniert die Lieferung und Aufstellung: also Terminvereinbarung mit Lieferanten, Empfang der Möbel kurz vor Bezug, Kontrolle auf Vollständigkeit und Beschädigungen, und die Einordnung der Möbel an den vorgesehenen Platz (oft machen das Lieferanten als Montage, pbFM überwacht aber). Sollten Mängel auftreten (fehlende Teile, falsche Farbe etc.), reklamiert pbFM diese sofort und sorgt für Nachbesserung.

• Wenn Einlagerungen nötig sind (z. B. Reserve-Möbel), organisiert pbFM dies ebenfalls. Schließlich dokumentiert er die Inventarausstattung, evtl. in einer Inventarliste oder im CAFM-System, sodass der Betreiber weiß, was vorhanden ist.

• Nutzen für den Auftraggeber: Der Auftraggeber bekommt sozusagen die schlüsselfertige Einrichtung. Er muss sich nicht selbst um Bestellungen kümmern oder nachverhandeln – pbFM erledigt das mit Marktkenntnis und oftmals in einer kostengünstigeren Weise, da er Ausschreibungsdruck aufbaut oder Rabatte aushandelt (Großmengeneffekt). Das Mobiliar kommt zum richtigen Zeitpunkt und steht am richtigen Ort, sodass die Mitarbeiter am Tag X direkt ihre Arbeitsplätze nutzen können. Das erhöht die Zufriedenheit und vermeidet betriebsbedingte Verzögerungen. Der Auftraggeber hat dank pbFM auch die Gewissheit, dass die Qualität stimmt: pbFM hat ja die Möbel bemustert und geprüft, dass sie ergonomisch und robust sind. Eventuelle Garantieansprüche oder Service für Möbel (z. B. Wartung von Bürostühlen) sind über die Verträge ebenfalls abgedeckt. Insgesamt kann der Auftraggeber sicher sein, dass er wertiges, passendes Inventar zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhält – und muss sich nicht mit Lieferproblemen herumschlagen, weil pbFM diese managt. Auch die administrative Last (Bestellungen, Rechnungsprüfung, Inventarisierung) nimmt pbFM ihm ab. Dadurch spart der Auftraggeber intern Ressourcen und profitiert von der pbFM-Erfahrung im Beschaffungsprozess.

• Risiken und Chancen: Ohne pbFM könnte es zu Lieferengpässen oder Fehlkäufen kommen: z. B. bestellt jemand zu spät und die Möbel sind nicht rechtzeitig da, oder man vergisst bestimmte Ausstattungen (und Mitarbeiter stehen ohne Stuhl da). Auch könnte ohne Marktsichtung ein suboptimaler Preis gezahlt werden – das Risiko unnötiger Kosten. pbFM schließt diese Lücken. Die Chancen: Möglicherweise kann pbFM Sonderkonditionen herausholen, etwa längere Garantiezeiten oder Austauschservices, was den Auftraggeber später vor Kosten schützt. Auch kann er auf Nachhaltigkeit achten – z. B. Möbel mit Recyclinganteil oder Bevorzugung lokaler Hersteller – was ins Nachhaltigkeitskonzept einzahlt. Ein Risiko in so großen Bestellungen ist Transportschäden oder Falschlieferungen – pbFM minimiert Folgeschäden, indem er streng kontrolliert und direkt reagiert (Chance: am Ende passt alles). Eine weitere Chance: pbFM hat den Überblick über Schnittstellen – z. B. dass Möbel mit Bodendosen übereinstimmen – und kann während der Beschaffung noch Anpassungen machen, falls nötig, bevor es ein Problem wird. Summiert man es auf, ermöglicht pbFM hier dem Auftraggeber, den kompletten Einrichtungsprozess professionell abzuwickeln, mit besten Chancen auf Qualität und Wirtschaftlichkeit und geringsten Risiken von Pannen.

Leistungsbeschreibung: In der finalen Bauphase werden die technischen Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Elektro, Aufzüge etc.) inbetriebgenommen und geprüft.

• Begleitung der Inbetriebnahme durch den Errichter (9.1.1): Wenn die Fachfirmen ihre Anlagen erstmals anfahren und einstellen, ist pbFM dabei. Er beobachtet die Funktionstests, lässt sich erklären, wie die Steuerungen parametriert sind, und prüft, ob die Anlageneinstellungen mit dem Betriebskonzept harmonieren (z. B. Zeitprogramme, Sollwerte). Er achtet darauf, dass Betriebspersonal einbezogen wird – idealerweise sind zukünftige Haustechniker bei der Inbetriebnahme vor Ort, um zu lernen. pbFM stellt sicher, dass alle vorgesehenen Komponenten auch tatsächlich funktionieren (ggf. stichprobenhafte Messungen oder Testläufe über längere Zeit). Er protokolliert Auffälligkeiten und fordert bei Bedarf Nachjustierungen seitens der Errichter.

• Begleitung der Abnahmen technischer Anlagen (9.1.2): Bei der formalen Abnahme (Übergabe) jeder Anlage vom Errichter an den Bauherrn ist pbFM anwesend oder führt sie sogar im Auftrag des Bauherrn durch (neben Architekt und Fachplaner). Er prüft, ob die vereinbarten Leistungen erbracht wurden, nutzt Checklisten (oft basierend auf VDI 6039 oder eigenen Abnahmelisten) und meldet Mängel aus Betreibersicht: z. B. unzugängliche Teile, fehlende Beschriftungen, Abweichungen in der Dokumentation, unlogische Schaltsequenzen. Diese Mängel kommen ins Abnahmeprotokoll. Er achtet besonders auf Dinge, die im Betrieb relevant sind aber im normalen Abnahmetest vielleicht nicht auffallen (z. B. ob der Reset einer Brandmeldeanlage zu kompliziert ist, oder ob Wartungsschalter beschriftet sind). pbFM hilft dem Auftraggeber, fundiert zu entscheiden, ob er die Anlagen abnimmt oder Nachbesserungen verlangt.

• Übernahme der Anlagen in den Betrieb (9.1.3): Nach erfolgter Abnahme folgt die eigentliche Übernahme durch den Betreiber, oft deckungsgleich mit Abnahme, aber pbFM betrachtet es als Prozess: Er sorgt dafür, dass z.B. Wartungsverträge ab Tag X greifen, dass die Anlage vom Errichter ordnungsgemäß an die Betreibercrew übergeben wird (inkl. Einweisung des Personals). Er erstellt ggf. eine "Betriebsbereitschafts-Checkliste" je Anlage: sind alle nötigen Verbrauchsmaterialien (Filter, Ersatzteile) vorhanden? Sind Anlagenschilder drauf? Sind Notfallpläne bekannt? pbFM koordiniert, dass kein Anlagenbetrieb unbeaufsichtigt startet. Falls eine Probephase vereinbart ist, betreut pbFM diese mit – d.h. die Anlagen laufen testweise unter Beobachtung, pbFM sammelt Betriebsdaten und Feedback vom Nutzer und fordert Korrekturen innerhalb der Gewährleistungsfrist, falls nötig. Kurz: Er “überführt” jede technische Anlage in den Regelbetrieb, indem er den Stab vom Bau- zum Betriebsteam weitergibt und sicherstellt, dass letzteres die Kontrolle und Kenntnis hat.

• Nutzen für den Auftraggeber: Durch pbFM-Begleitung werden technische Anlagen sorgfältig und betriebsorientiert in Dienst gestellt. Das vermindert die Gefahr von Startproblemen erheblich – z. B. Anlagen, die nicht richtig eingestellt sind und anfangs für Beschwerden sorgen, oder die schneller kaputtgehen, weil Inbetriebnahmefehler unentdeckt blieben. Der Auftraggeber erhält sozusagen eine zusätzliche Qualitätssicherung der Anlagentechnik aus Nutzersicht. Das trägt zu Zuverlässigkeit und Sicherheit im frühen Betrieb bei. Außerdem lernen dank pbFM die Betreiber früh ihre Anlagen kennen, was Know-how aufbaut und sie befähigt, effizient zu arbeiten. Bei Abnahmen stellt pbFM sicher, dass alle Gewährleistungsansprüche gewahrt bleiben – nichts wird übersehen, was später als Mangel auftaucht, ohne dass es protokolliert wurde. So spart der Auftraggeber potenziell viel Geld, weil Mängel in der Gewährleistungsphase noch kostenlos behoben werden. Die Übernahmebegleitung garantiert, dass Verantwortlichkeiten klar wechseln: Nachher ist wirklich das FM-Team in charge, nicht dass Dinge “in der Luft hängen”. Summiert heißt das: Der Auftraggeber startet den Gebäudebetrieb mit optimal eingestellten, vollständigen und übergebenen Anlagen, die vom Team beherrscht werden – das schützt die Investition und vermeidet kostspielige Nacharbeiten.

• Risiken und Chancen: Ohne pbFM würde man sich auf Errichter und Planer verlassen, die zwar ihre vertraglichen Tests machen, aber nicht immer die langfristige Nutzersicht einnehmen. Risiko: z. B. Einstellungen werden nur auf Normlast optimiert, aber nicht auf realen Nutzerbedarf – was dann erst im Betrieb mühsam nachgezogen wird. Oder Abnahmen erfolgen “pro forma”, der Betreiber findet erst später Mängel, muss dann aus eigener Tasche zahlen. pbFM minimiert das. Die Chance hier ist vor allem, optimiertes Anlagen-Setup gleich zum Start zu haben (Chance auf Energieeinsparung, geringeren Verschleiß, bessere Performance, weil pbFM z.B. sich dafür einsetzt, dass Hydraulik abgeglichen wird, Steuerungsprogramme angepasst werden, etc.). Außerdem schafft pbFM die Chance, Garantiezeiten effektiv zu nutzen: durch enges Monitoring in der Anfangsphase können Mängel innerhalb der Gewährleistung behoben werden, statt als großer Schaden nach 3 Jahren aufzukommen. Ein Risiko ist, dass Errichter pbFM als “Überkontrolle” empfinden – aber in der Regel begrüßen sie es, wenn ein kompetenter Ansprechpartner da ist, der die Betreiberwünsche bündelt. Zudem formalisiert pbFM oft Abnahmekriterien, was alle Seiten klarer im Prozess macht. Summarum: pbFM verwandelt die Inbetriebnahmephase von einem riskanten Übergangszeitraum in eine Chance, den Grundstein für einen reibungslosen Anlagenbetrieb zu legen, inkl. gut geschulter Mannschaft und optimaler Abstimmung.

• Leistungsbeschreibung: Sobald das Gebäude fertiggestellt und übergeben ist, unterstützt pbFM den Auftraggeber dabei, die geplante Betriebsorganisation und alle FM-Leistungen tatsächlich in Gang zu setzen. Praktisch bedeutet dies: pbFM koordiniert zum Eröffnungstermin, dass alle Dienstleister einsatzbereit sind – das Reinigungsteam erscheint zum ersten Arbeitstag, der Sicherheitsdienst hat seinen Posten bezogen, der Wartungstechniker kennt seine ersten Prüftermine. Er führt mit allen FM-Dienstleistern und dem internen Personal Kick-off-Besprechungen durch, klärt letzte Fragen zum Leistungsumfang, verteilt Zutrittsmedien, legt Kommunikationswege fest (z. B. Störmeldewege).

• Weiterhin implementiert pbFM die Organisationsstrukturen: z. B. richtet er ein Facility-Management-Büro oder Helpdesk vor Ort ein, etabliert ggf. ein Ticket-System (falls nicht bereits in 6.2 geschehen) und definiert Abläufe im Alltag (z. B. wie Störungsmeldungen gemeldet und bearbeitet werden, oder wann Services wie Postverteilung stattfinden). Er sorgt dafür, dass Notfallpläne aktiv sind – also z. B. Alarm- und Bereitschaftspläne aushängen, die Notfallkontakte rund um die Uhr bereitstehen.

• Wenn Übergangsfristen mit Baufirmen bestehen (z. B. Errichter betreibt Anlage 2 Wochen mit), moderiert pbFM diesen Übergang. Er verfolgt außerdem offene Restleistungen oder Mängelbeseitigungen im Gebäude, damit diese den Betrieb nicht stören – d.h. er plant etwa Nacharbeiten so, dass Nutzer kaum beeinträchtigt werden.

• Kurz: pbFM führt Regie in den ersten Betriebstagen/-wochen, bis alles in normalem Fahrplan läuft. Er steht als Ansprechpartner für Nutzer, nimmt Feedback (z. B. “Raum zu kalt, Tür klemmt”) entgegen und leitet es an die richtigen Stellen (Errichter für Mangel, Hausmeister für Einstellung etc.). So implementiert er effektiv alle Strukturen, die in Konzepten vorgesehen waren, in die Realität und passt sie bei Bedarf leicht an die Praxis an.

• Nutzen für den Auftraggeber: Der Hauptnutzen ist ein reibungsloser Hochlauf des Gebäudebetriebs. Anstatt chaotischer erster Wochen, in denen Probleme eskalieren, sorgt pbFM für geordnete Verhältnisse: Jeder weiß, was er zu tun hat, die Nutzer erhalten einen funktionierenden Service, Fragen werden schnell beantwortet. Das schützt auch die Reputation des Auftraggebers – sei es intern (Mitarbeiter erleben professionelles Facility Management von Beginn an) oder extern (Kunden/Gäste sehen ein gut gemanagtes Haus). Durch pbFM’s Präsenz werden kleine Stolpersteine sofort beseitigt, bevor sie zu großen werden. Der Auftraggeber kann sich in dieser Phase auf sein Kerngeschäft konzentrieren, weil pbFM das „Opening Management“ übernimmt. Außerdem werden geplante Prozesse validiert: Der Auftraggeber bekommt Rückmeldung, welche Aspekte des Betriebskonzepts gut funktionieren und wo Feinjustierung nötig ist. So kann er schnell optimieren. Ein weiterer Vorteil: pbFM stellt sicher, dass keine Zuständigkeit im Nirvana landet – also es gibt nichts, was “niemand macht”, was gerade in neuen Objekten sonst passieren kann (z. B. wer füllt die Kopierer erstmalig mit Papier etc.). Letztlich bedeutet das für den Auftraggeber einen souveränen Start: Er nimmt das Gebäude in Betrieb, als wäre es schon immer Teil der Organisation gewesen, ohne Reibung.

• Risiken und Chancen: Ohne diese orchestrierte Implementierung drohen typische „Kinderkrankheiten“: Mitarbeiter wissen nicht, wen sie bei Problemen anrufen sollen, Dienstleister haben Abstimmungsschwierigkeiten, es kommt zu unnötigen Ausfällen (z. B. Filter verstopft, weil niemand anfangs den Rhythmus kannte). Das Risiko ist Frustration, Produktivitätsverlust und im schlimmsten Fall Sachschäden oder Sicherheitsprobleme in der Anfangszeit. pbFM minimiert dies signifikant. Die Chancen sind, dass man schon sehr früh Optimierungspotenzial erkennt – pbFM hat den ganzheitlichen Blick und kann dem Auftraggeber Vorschläge machen, welche Abläufe noch geschmeidiger gehen, bevor sie in Routine übergehen (KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Auch besteht die Chance, aus dem gelungenen Hochlauf Best Practices für andere Standorte oder zukünftige Projekte abzuleiten – was pbFM dokumentieren kann. Ein kleines Risiko: Wenn pbFM zu früh rausgezogen würde, könnten später noch Kleinigkeiten hochkommen – deshalb empfiehlt es sich, pbFM eine definierte Nachlaufzeit (z. B. 3 Monate) mitlaufen zu lassen. Insgesamt aber bietet diese Leistung die Chance, den Übergang von Projekt- in Betriebsorganisation als Vorzeigebeispiel zu gestalten – ein oft unterschätzter, aber enorm wichtiger Erfolgsfaktor.

• Leistungsbeschreibung: Nachdem der Betrieb einige Zeit (typisch 1 Jahr) gelaufen ist, führt der pbFM eine Lebenszykluskosten-Nachkalkulation auf Basis der tatsächlichen Betriebsdaten durch. Dazu sammelt er die im ersten Betriebsjahr angefallenen Kosten: tatsächliche Energiekosten, Wartungsausgaben, Reinigungskosten, Personalaufwand, Verbrauchsmaterial etc. Diese realen Zahlen vergleicht er mit den in den LCC-Prognosen (Gruppe 3.4) angenommenen Werten. Er aktualisiert das LCC-Modell nun mit den Ist-Kosten, zumindest für die Betriebsphase, um zu sehen, ob die Hochrechnung über 30 Jahre noch stimmig ist oder angepasst werden muss.

• Das Ergebnis ist eine Lebenszykluskostenberechnung auf Basis tatsächlicher Kosten im Betrieb (10.2.1). pbFM analysiert Abweichungen: z. B. Strom ist 10 % höher als geplant – warum? Liegt es an Nutzerverhalten, an fehlerhaften Parametern oder falscher Annahme? Oder Wartungskosten sind geringer als gedacht – vielleicht weil neuere Technik weniger Service brauchte? Er wertet diese Erkenntnisse aus und gibt sie dem Auftraggeber.

• Mit diesen Daten leitet pbFM auch Optimierungsmaßnahmen ein: Wo Kosten höher sind als erwartet, sucht er nach Ursachen und Lösungen (z. B. Optimierung der Heizungssteuerung, Verhandlung mit Serviceanbietern bei zu hohen Kosten, Schulung der Nutzer für energiesparendes Verhalten). Wo Kosten niedriger sind, prüft er, ob das nachhaltig ist oder ob evtl. zu wenig Leistung erbracht wurde.

• Zudem dokumentiert pbFM die LCC-Berechnung und übergibt sie ggf. an das Controlling des Auftraggebers – somit kann dieser in Zukunft besser budgetieren. Auch für die Planer (Feedbackschleife) kann pbFM einen Bericht erstellen, in dem steht, wie gut die Planannahmen mit der Realität übereinstimmen, um Lernen für kommende Projekte zu ermöglichen.

• Nutzen für den Auftraggeber: Der Auftraggeber erhält durch diese Nachkalkulation einen Realitätscheck seiner Investition. Er kann sehen, ob die in der Planung versprochenen Einsparungen und Kosten tatsächlich eintreffen. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht ihm, früh gegenzusteuern, falls gewisse Betriebskosten zu entgleisen drohen. Zum Beispiel, wenn die Energie deutlich teurer ist, kann er entscheiden, zusätzliche Effizienzmaßnahmen zu investieren – besser nach 1 Jahr als erst nach 10 Jahren, wenn viel Geld verschwendet wurde. Umgekehrt: sind manche Kosten geringer, kann er das freigewordene Budget gezielt anders nutzen.

• Für künftige Planungen lernt der Auftraggeber, wie treffsicher seine Prognoseinstrumente sind und kann diese justieren (z. B. interne Richtwerte anpassen). Außerdem demonstriert ihm pbFM mit dem LCC-Abgleich die Erfolge: Wenn etwa pbFM-Maßnahmen bewirkt haben, dass die Betriebskosten unter dem Branchenschnitt liegen, ist das ein greifbarer Benefit, den er z.B. intern oder gegenüber Investoren vorweisen kann.

• Die Nutzendimension ist auch in der fortlaufenden Optimierung: pbFM macht Vorschläge, wie man das Gebäude noch effizienter oder günstiger betreiben kann. So hat der Auftraggeber einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess initiiert, anstatt den Status quo einfach zu akzeptieren. Das erhöht langfristig die Wirtschaftlichkeit der Immobilie. Zuletzt hilft diese Auswertung auch bei der Gewährleistungsinanspruchnahme: Wenn etwa Verbräuche zu hoch sind, könnte es an einem Mangel der Anlage liegen – pbFM’s Analyse könnte so noch Gewährleistungsarbeiten auslösen, bevor die Frist endet.

• Risiken und Chancen: Ohne einen LCC-Abgleich könnte der Auftraggeber in falscher Sicherheit wiegen oder aber unnötig konservativ wirtschaften: sprich, man würde eventuell ein Problem (z. B. viel zu hoher Energieverbrauch) erst bemerken, wenn es schon viel Geld gekostet hat. Oder man investiert in Zukunft nicht in sinnvolle Maßnahmen, weil man den Erfolg der bisherigen gar nicht gemessen hat. pbFM verringert diese Blindflug-Risiken. Die Chancen liegen besonders darin, Lernkurven zu nutzen: Das aktuelle Projekt kann für zukünftige FM-Strategien als Benchmark dienen – pbFM liefert die Daten aufbereitet. Auch kann es im Bestand dieses Objekts selbst noch Dinge geben, die im ersten Jahr auffallen und dann behoben werden (Chance: Feintuning der Anlagen nach realer Nutzung, was oft nötig ist). Zudem kann man mit diesen echten Zahlen die Mietkalkulation oder Nebenkostenumlage präzisieren – auch ein finanzieller Aspekt. Das Hauptrisiko ist der Aufwand, aber pbFM hat die Daten meist dank der Systeme parat und es handelt sich mehr um Analyse als um Neudatenerhebung.

Insgesamt wird so die Phase nach Projektabschluss nicht zum Selbstläufer, sondern bleibt mit pbFM’s Hilfe im Fokus für Optimierung, was für den Auftraggeber bares Geld und strategischen Vorteil bedeuten kann.

• Einrichten eines Mängelregisters: pbFM führt Liste aller bei Abnahme festgehaltenen Mängel mit Fristen und stellt sicher, dass diese abgearbeitet werden (ggf. Koordination mit der Bauleitung).

• Laufende Erfassung neuer Mängel im Betrieb: Wenn Nutzer oder Techniker in den ersten Monaten Fehler entdecken (z. B. Tür schließt nicht richtig, Sensor defekt, Rissbildung irgendwo), meldet pbFM dies formal an die zuständigen Errichter. Er unterscheidet, was unter Gewährleistung fällt und was evtl. Bedienfehler oder Wartungssache ist.

• Nachverfolgung: pbFM verfolgt die Mängelbeseitigung nach – er vereinbart Termine mit Firmen, lässt Mängel beheben und prüft anschließend, ob das Problem gelöst ist. Er dokumentiert alle Schritte schriftlich, um im Streitfall Nachweise zu haben.

• Fristenüberwachung: Wichtiger Teil ist, gegen Ende der Gewährleistungsfrist (oft 5 Jahre) nochmal einen Gewährleistungsbegehung zu machen – pbFM organisiert vor Ablauf eine Inspektion aller wichtigen Gewerke, um evtl. letzte Mängel festzustellen. Diese meldet er noch rechtzeitig an (sog. Mängelrüge vor Fristablauf), damit der Anspruch gesichert ist.

• Kommunikation: pbFM fungiert als Schnittstelle zwischen Betreiber und Bauunternehmen/Planern in dieser Phase. Er moderiert eventuell auftretende Konflikte (z. B. wenn eine Ursache unklar ist – Baufehler oder Bedienfehler?) und holt Gutachter oder Fachleute hinzu, falls nötig.

• Dokumentation des Abschlusses: Wenn alle Mängel behoben oder akzeptiert (oder aus Garantie raus) sind, dokumentiert pbFM den Gewährleistungsabschluss. Das kann z. B. in Form einer Zusammenstellung aller behobenen Mängel und evtl. Kulanzvereinbarungen passieren.

• Diese Leistung sichert dem Auftraggeber die vollen vertraglichen Ansprüche aus dem Bauvertrag. Er kann sicher sein, dass keine Gewährleistung versäumt wird – pbFM wacht darüber, dass alle entdeckten Mängel rechtzeitig gemeldet und behoben werden. Das spart potenziell immense Kosten, denn was innerhalb der Gewährleistung repariert wird, muss nicht aus der eigenen Tasche bezahlt werden.

• Außerdem sorgt pbFM dafür, dass die Qualität des Gebäudes auch nach 1–2 Jahren noch dem Soll entspricht und nicht durch liegengebliebene Mängel leidet. Oft zeigen sich gewisse Probleme ja erst im Nutzungsalltag – pbFM’s systematisches Vorgehen garantiert, dass auch diese noch behoben werden können.

• Der Auftraggeber wird durch pbFM auch administrativ entlastet – er muss nicht selbst jedem Mangel nachtelefonieren oder Fristen tracken. Das steigert die Effizienz im Betrieb, weil Probleme schneller aus der Welt geschafft sind, anstatt langfristig den Betrieb zu stören (eine klemmende Tür z.B., die sonst jahrelang hinderlich wäre).

• Nicht zuletzt bietet pbFM hier einen rechtlichen Schutz: Alle Schritte sind dokumentiert, der Auftraggeber kann im Zweifel belegen, dass er Mängel angemeldet hat. Sollte es zu Rechtsstreit kommen, hat pbFM die Vorarbeit geleistet. Das gibt dem Auftraggeber Souveränität im Umgang mit den Baupartnern auch nach Bauende. Insgesamt sichert pbFM dem Auftraggeber so einen mängelfreien, wertbeständigen Bau oder sorgt zumindest, dass nach Ablauf der Gewährleistung alle bekannten Schwachstellen behoben sind.

• Risiken und Chancen: Ohne ein professionelles Gewährleistungsmanagement droht, dass Ansprüche verjähren und der Auftraggeber auf Reparaturkosten sitzen bleibt. Oder kleinere Mängel werden ignoriert, bis sie zu größeren Schäden führen (z. B. kleiner Wassereintritt, der unbeachtet Schimmel verursacht). Das Risiko von Vermögensschäden oder Sicherheitsrisiken steigt. pbFM reduziert dieses drastisch.

• Die Chance eines guten Mängelmanagements ist, zusätzliche Optimierungen aus Kulanz herauszubekommen – wenn pbFM gut mit den Errichtern verhandelt, machen diese vielleicht auch mal etwas außerhalb strenger Pflicht, um den Kunden zufriedenzustellen. Das Ergebnis könnte ein noch besseres Gebäude sein als bei Abnahme. Auch im Verhältnis Planer/Bauherr kann pbFM vermitteln, falls nachträglich Planungsfehler auftauchen (Chance: gemeinschaftliche Lösungen statt Gerichtsverfahren).

• Ein Risiko in der Umsetzung ist, dass es aufwendig ist: pbFM braucht Beharrlichkeit, denn Firmen reagieren nicht immer prompt. Aber das ist Teil seines Jobs.

• Eine Chance: die Lernkurve – pbFM wird feststellen, welche Gewerke häufig Mängel hatten, und diese Infos kann der Auftraggeber in zukünftigen Projekten (oder im laufenden Betrieb, indem er dort mehr Augenmerk drauf legt) nutzen.

In Summe macht pbFM’s Mängelverfolgung aus einer latenten Gefahrenzone (der Betreiber vergisst Ansprüche) ein kontrolliertes Feld, in dem der Auftraggeber alle Vorteile aus Verträgen zieht und sein Gebäude in einem Top-Zustand erhält, was wieder zu längerer Lebensdauer und niedrigen Instandhaltungskosten beiträgt.