Leistungsbeschreibung Baubegleitung

In der Vorplanung bringt das planungsbegleitende FM seine Expertise ein, um das Gebäudeentwurfskonzept betriebsoptimal zu gestalten. FM-gerechte Konzeptprüfung: Der Auftragnehmer prüft die vom Architekten erarbeiteten Vorentwurfsvarianten im Hinblick auf funktionale und betriebliche Aspekte. Es wird analysiert, ob die vorgesehenen Flächen und räumlichen Strukturen den Anforderungen des zukünftigen Betriebs genügen. Beispielsweise wird die Flächenaufteilung und -effizienz überprüft: Sind ausreichend Technik- und Betriebsräume (z. B. Hausanschlussräume, Werkstätten, Putzmittelräume) eingeplant? Stimmen die logistischen Wege für Anlieferung, Abfallentsorgung und interne Transporte? Sind Zugänge und Verkehrsflächen so bemessen, dass Wartungsgeräte und Reinigungspersonal ungehindert agieren können? Gegebenenfalls unterbreitet der FM-Berater Änderungsvorschläge, um die Nutzungs- und Instandhaltungsfreundlichkeit zu erhöhen (z. B. zusätzliche Serviceflächen, optimierte Wegführungen oder Anpassungen in der Raumaufteilung). Entwurf eines Betriebskonzepts: Auf Basis der Bedarfsplanung beginnt der Auftragnehmer in LP 2 mit der Ausarbeitung eines ersten Betriebskonzepts für das Objekt. Darin werden die im späteren Betrieb erforderlichen Leistungen in allen FM-Bereichen beschrieben (unter anderem Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Technischer Betrieb, Entsorgung, Catering etc.). Ebenso werden Überlegungen zur Betreiberorganisation angestellt – beispielsweise ob Leistungen intern oder durch Dienstleister erbracht werden sollen, welche personellen und technischen Ressourcen nötig sind und welche Betriebszeiten oder Service-Level angestrebt werden. Dieses initiale Betriebskonzept wird eng mit den Planern rückgekoppelt, um daraus resultierende Anforderungen an das Gebäude frühzeitig einzuarbeiten. So kann es erforderlich sein, Putzmittel- und Abstellräume einzuplanen, Flächen für die Gebäudetechnik zu vergrößern oder Zugänglichkeiten (etwa Revisionsöffnungen, Aufstellflächen für Hubsteiger) zu berücksichtigen, die im ersten Entwurf noch fehlten. Betriebskostenprognose und Lebenszyklusbetrachtung: Parallel zur technischen Vorplanung erstellt der Auftragnehmer eine erste Prognose der voraussichtlichen Betriebskosten. Dabei werden wesentliche Kostenfaktoren des zukünftigen Betriebs identifiziert. Wo möglich, zeigt der FM-Berater Optimierungspotenziale auf: Kostentreiber eliminieren oder reduzieren – etwa durch alternative Planungsansätze, Material- oder Systemwahlen, die im Betrieb günstiger sind. Beispiele können die Auswahl von pflegeleichten, robusten Bodenbelägen sein, um Reinigungskosten zu senken, oder die Gestaltung von Außenanlagen mit pflegearmen Bepflanzungen anstelle wartungsintensiver Rasenflächen. Die Lebenszyklusbetrachtung umfasst auch erste Einschätzungen zu Instandhaltungsintervallen, Energieverbräuchen und personellem Aufwand im Gebäudemanagement, soweit diese in der Vorentwurfsphase bereits absehbar sind. Dokumentationsstruktur festlegen: Ebenfalls in Leistungsphase 2 legt der Auftragnehmer gemeinsam mit dem Projektteam fest, wie Projektdaten und Unterlagen strukturiert und gepflegt werden. Es wird eine Dokumentationsrichtlinie erarbeitet, die unter anderem einheitliche Bezeichnungen für Räume, Anlagen und Dokumente vorgibt sowie Ablagestrukturen definiert. Diese Richtlinie stellt sicher, dass alle Beteiligten bereits ab der Vorplanung konsistente Unterlagen erzeugen, die später nahtlos in die Bestandsdokumentation für den Betrieb überführt werden können. Insgesamt trägt das planungsbegleitende FM in der Vorplanung dazu bei, dass der Entwurf aus Betreiber- und Nutzersicht optimiert wird, ohne die Projektziele aus den Augen zu verlieren. Alle Prüfungen, Empfehlungen und Abstimmungen aus FM-Sicht werden fortlaufend dokumentiert, um Transparenz herzustellen und Entscheidungen für alle Beteiligten nachvollziehbar zu machen.

In der Entwurfsplanung konkretisiert sich das Bauprojekt, und der Auftragnehmer stellt sicher, dass die nun detaillierter ausgearbeiteten Planungen FM-gerecht bleiben. Überprüfung des Entwurfs auf Betriebs- und Instandhaltungsfreundlichkeit: Der Architektenentwurf (Grundrisse, Schnitte, Ansichten) sowie die ersten Planungen der Fachingenieure (Gebäudetechnik, Tragwerk etc.) werden vom FM-Berater geprüft. Dabei liegt der Fokus auf der praktischen Umsetzbarkeit im späteren Alltag: Sind alle wichtigen Bereiche für das Facility Management zugänglich (z. B. Anlagentechnik auf Dachböden, in Zwischendecken oder Schächten – gibt es dort sichere Zugänge und Verkehrswege)? Wurden ausreichend Wartungsflächen und -abstände um technische Anlagen vorgesehen? Entspricht die vorgesehene Gebäudetechnik dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit über den Lebenszyklus (z. B. Vermeidung von überkomplexen Systemen, die im Alltag nur hohen Wartungsaufwand verursachen, ohne entsprechenden Nutzen)? Der FM-Berater achtet auch auf Reinigungsfreundlichkeit der Planung: Materialwahl und Konstruktion werden dahingehend bewertet, ob Flächen gut zugänglich und leicht zu säubern sind (z. B. Vermeidung schwer zugänglicher Nischen oder empfindlicher Oberflächen). Wo Mängel festgestellt werden, erarbeitet der Auftragnehmer gemeinsam mit den Planern Lösungen und dokumentiert die beschlossenen Änderungen. Fortschreibung des Betriebskonzepts: Das in den frühen Phasen begonnene Betriebskonzept wird in LPH 3 weiter detailliert. Nun, da der Gebäudeentwurf feststeht, können konkrete Leistungen und Prozesse beschrieben werden. Der Auftragnehmer passt das Betriebskonzept iterativ an den fortgeschrittenen Planungsstand an und ergänzt Details, z. B. spezifische Reinigungsmethoden für bestimmte Materialien, Konzepte für die Zutrittskontrolle/Sicherheit basierend auf der Gebäudegeometrie, konkretisierte Müllentsorgungsketten innerhalb des Gebäudes etc. Zudem werden Service-Level-Agreements (SLA) oder Zielvorgaben für Betriebsleistungen vorgeschlagen (z. B. Reaktionszeiten für Störungsbeseitigung, Reinigungsintervalle für verschiedene Bereiche), die später im Betrieb gelten sollen. Diese Definition der Betriebsabläufe im Voraus stellt sicher, dass alle räumlichen und technischen Voraussetzungen im Entwurf vorgesehen sind. Detaillierte Betriebskostenberechnung: Aufbauend auf der Kostenschätzung des Architekten (nach DIN 276) und den Planungen der TGA-Fachingenieure erstellt der Auftragnehmer eine vertiefte Betriebskostenberechnung. Hierbei werden die einzelnen Kostenarten (nach DIN 18960 oder in Anlehnung an die kommunale Kostenstruktur) auf Basis des Entwurfs quantifiziert. Energiebedarfe werden anhand der vorgesehenen Anlagentechnik und Gebäudehülle abgeschätzt, Personalbedarfe für Bewachung, Empfang, Reinigung usw. werden auf Basis von Flächenkennzahlen ermittelt, und Wartungsaufwände für technische Anlagen werden gemäß Herstellerempfehlungen oder Erfahrungswerten prognostiziert. Die Lebenszykluskostenberechnung wird verfeinert, indem auch Instandsetzungskosten und Abschreibungen (Erneuerungsinvestitionen) über einen definierten Betrachtungszeitraum einbezogen werden. Der Auftragnehmer bereitet die Ergebnisse der Betriebskostenanalyse in übersichtlicher Form auf und erläutert dem Auftraggeber die Auswirkungen verschiedener Planungsentscheidungen auf die langfristigen Kosten. Diese Informationen fließen in die weitere Entscheidungsfindung ein – beispielsweise kann der Auftraggeber nun fundiert abwägen, ob eine höhere Investition in energieeffizientere Technik durch deutlich niedrigere Betriebskosten gerechtfertigt ist. Abstimmung mit Genehmigungsanforderungen: Sofern im Zuge der Entwurfsplanung bereits Behördenkontakte stattfinden oder Auflagen absehbar sind, prüft das pbFM die Auswirkungen etwaiger behördlicher Anforderungen auf den späteren Betrieb. Beispiele: Anforderungen des Brandschutzkonzepts (wie Einrichtungen für die Feuerwehr oder Alarmierungsanlagen) werden auf ihre Konsequenzen für Wartung und Prüfpflichten analysiert; Auflagen zum Schallschutz oder Umweltschutz werden hinsichtlich betrieblicher Implikationen betrachtet. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Entwurf so vorbereitet ist, dass alle behördlichen Auflagen erfüllt werden, ohne den wirtschaftlichen Betrieb zu beeinträchtigen. Kontinuierliche Dokumentation und Datenpflege: In LPH 3 werden zahlreiche Planstände und Fachplanergebnisse produziert. Der FM-Berater überwacht die Einhaltung der festgelegten Dokumentationsrichtlinie – alle Pläne, Berechnungen und Unterlagen werden konsistent benannt, versioniert und in den abgestimmten Ablagestrukturen bereitgestellt. Dadurch entsteht bereits im Planungsprozess eine geordnete Sammlung aller relevanten Gebäudedaten, die als Grundstock für die Betriebsdokumentation dient. Letztlich sorgt der Auftragnehmer in der Entwurfsplanung dafür, dass keine „betriebsblind“ getroffenen Entscheidungen in die Ausführung gehen: Jede wesentliche Entwurfskomponente ist im Hinblick auf Bedienbarkeit, Wartbarkeit, Sicherheit im Betrieb und Wirtschaftlichkeit geprüft. Mit Abschluss der Leistungsphase 3 werden dem Auftraggeber alle FM-relevanten Erkenntnisse und Empfehlungen in einem Zwischenbericht (z. B. Bericht zum planungsbegleitenden FM bis Entwurfsplanung) vorgelegt und mit ihm abgestimmt. Tiefgreifende Änderungen lassen sich nach dieser Phase nur noch schwer umsetzen – umso wichtiger ist, dass bis hierhin alle Optimierungen für den späteren Betrieb eingeflossen sind.

Während der Genehmigungsplanung wird der Entwurf gegenüber den Behörden konkretisiert. Der Auftragnehmer stellt in dieser Phase sicher, dass auflagenkonforme Planung und betriebliche Erfordernisse im Einklang bleiben. Prüfung von Änderungsbedarf durch Behördenauflagen: Sollte die Genehmigungsbehörde Änderungen oder Ergänzungen verlangen (etwa im Brandschutz, bei der Barrierefreiheit oder im Umweltbereich), bewertet der FM-Berater die vorgeschlagenen Anpassungen im Hinblick auf den Gebäudebetrieb. Er prüft, ob etwa zusätzliche technische Anlagen (z. B. Entrauchungsanlagen, Hebeanlagen) erforderlich werden und welche Folgekosten diese im Betrieb verursachen würden. Falls nötig, wird der Auftraggeber dahingehend beraten, alternative Lösungen zu finden, die behördliche Anforderungen erfüllen, jedoch im Betrieb effizienter oder einfacher sind. Fortschreibung Betriebskonzept und Kostenplanung: Kleinere Planänderungen aus der Genehmigungsplanung (z. B. geänderte Raumaufteilungen, zusätzliche Technikräume) werden vom Auftragnehmer genutzt, um das Betriebskonzept und die Betriebskostenprognose zu aktualisieren. Die FM-Bewertungen werden an die finalisierte Entwurfsplanung angepasst. Abstimmung mit dem Nutzer/Betrreiber: In dieser Phase können bereits zukünftige Betreiber bzw. Nutzer (sofern schon bekannt, z. B. der interne Betriebsführer bei einem öffentlichen Bauherrn) eingebunden werden, um das Betriebskonzept gegenzuprüfen. Der Auftragnehmer moderiert ggf. Gespräche mit den künftigen Betriebsteams, um spezielle Wünsche oder Bedenken aufzunehmen und – soweit sinnvoll – noch im Planungsstand zu berücksichtigen. Dokumentationspflege: Während Planer und Architekten die Genehmigungsunterlagen erstellen, achtet der FM-Berater darauf, dass alle genehmigungsrelevanten Dokumente (Pläne, technischen Nachweise, Berechnungen) gemäß Dokumentationsrichtlinie archiviert werden. Er bereitet zudem vor, dass nach Erhalt der Baugenehmigung sämtliche Auflagen, Bedingungen und Hinweise der Behörden für den späteren Betrieb extrahiert und in die Betriebsdokumentation überführt werden. So ist gewährleistet, dass der Betreiber z. B. an regelmäßige Prüfungen oder wiederkehrende Meldungen (Auflagen aus Bescheiden) erinnert wird. Im Ergebnis der LPH 4 wird dem Auftraggeber ein konsolidierter Stand der FM-Betrachtungen präsentiert, der auf der genehmigten Planung basiert. Insgesamt hat der Auftragnehmer in dieser Phase eine Qualitätssicherungsfunktion: Er verhindert, dass durch letzte Planänderungen oder Auflagen wesentliche betriebliche Belange untergehen, und bereitet das Projektteam auf die kommende Ausführungsphase vor.

In der Ausführungsplanung wird das Projekt in allen Einzelheiten durchgeplant. Das planungs- und baubegleitende FM übernimmt hier die Feinabstimmung zwischen Planung und Betrieb. Detailprüfung von Ausführungsplänen: Der Auftragnehmer prüft die vom Architekten und den Fachingenieuren erstellten Ausführungspläne (Werkpläne, Installationspläne, Schemas etc.) dahingehend, dass sämtliche zuvor definierten FM-Anforderungen umgesetzt sind. Jedes Gewerk wird einer betriebsorientierten Qualitätskontrolle unterzogen: Zum Beispiel werden die Ausführungspläne der technischen Gebäudeausrüstung (Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro etc.) darauf untersucht, ob alle Wartungszugänge, Revisionsöffnungen und Absperrarmaturen an den vorgesehenen Stellen eingeplant sind. Es wird kontrolliert, ob die in früheren Phasen festgelegten Kennzeichnungen (Raum- und Anlagenkennzeichnungen nach einem einheitlichen System) in den Plänen und in der Technikkonzeption umgesetzt wurden. Der FM-Berater achtet insbesondere darauf, dass keine Planungsdetails übersehen werden, die später den Betrieb erschweren könnten – seien es ungünstig platzierte Steigleitungen, fehlende Entwässerungsmöglichkeiten in Nassräumen für Reinigungszwecke, unzureichende Schallschutzmaßnahmen, die die Nutzbarkeit beeinträchtigen, oder unklare Verantwortlichkeiten an Schnittstellen (z. B. Betreibergrenzen bei technischen Anlagen). Mitwirkung bei technischen Spezifikationen: In enger Zusammenarbeit mit den Fachplanern stellt der Auftragnehmer sicher, dass die technischen Spezifikationen der auszuschreibenden Bauleistungen alle für den Betrieb relevanten Anforderungen enthalten. Beispielsweise werden in Leistungsbeschreibungen für Gebäudeautomation Vorgaben formuliert, welche Schnittstellen für ein späteres CAFM (Computer Aided Facility Management) oder Energiemonitoring bereitgestellt werden müssen. Für wartungsintensive Anlagen können spezielle Anforderungen definiert werden, etwa der Einbau von Zählern/Fühlern für Betriebsdaten, um im Betrieb die Performance messen zu können. Aktualisierung der Betriebskosten und -konzepte: Wenn in der Ausführungsplanung nochmals Optimierungen oder Änderungen erfolgen (z. B. Austausch eines Materials gegen ein hochwertigeres, Änderung bei einem Anlagenfabrikat), bewertet der FM-Berater die Auswirkungen auf die Betriebskosten und passt die Lebenszyklusberechnung entsprechend an. Das Betriebskonzept wird finalisiert, basierend auf der nun bekannten Ausführung. Eventuelle Restfragen, z. B. hinsichtlich der Organisation bestimmter Dienstleistungen (intern/extern) oder der Vorhaltung von Betriebsmitteln, werden jetzt geklärt, sodass das Konzept bei Fertigstellung des Baus direkt implementiert werden kann. Vorbereitung der Betriebsorganisation: Gegen Ende der Ausführungsplanung – noch vor der Ausschreibung der FM-Dienstleistungen (sofern vorgesehen) – unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber dabei, die künftige Betriebsorganisation im Grundsatz festzulegen. Es wird definiert, welche Leistungen extern vergeben werden sollen und welche durch eigenes Personal abgedeckt werden. Daraus ergibt sich, ob vor Inbetriebnahme z. B. noch externe Dienstleister für Wartung, Reinigung, Sicherheit etc. ausgeschrieben und beauftragt werden müssen. Der FM-Berater bereitet hierfür bereits die notwendigen Unterlagen (Leistungsbeschreibungen, Flächen- und Anlagengerüste) vor, soweit dies parallel zur Ausführungsplanung möglich ist. Dokumentationsmanagement: Ein wichtiger Aspekt in LPH 5 ist die Vorbereitung der Baudokumentation. Der Auftragnehmer legt gemeinsam mit der Bauleitung fest, welche Dokumente fortlaufend während der Bauausführung gesammelt werden müssen (z. B. Prüfnachweise, Inspektionsprotokolle, Abnahmebescheinigungen von Zwischenprüfungen) und wie diese geordnet werden. Zudem wird sichergestellt, dass digitale Planstände (CAD-Modelle, BIM-Daten) so aufbereitet sind, dass sie am Ende des Projekts in die Bestandsdokumentation und ggf. ein CAFM-System übernommen werden können. Insgesamt fungiert das pbFM in der Ausführungsplanung als Qualitätssicherer und Schnittstellenmanager: Es stellt die lückenlose Umsetzung aller betriebsrelevanten Anforderungen sicher und bereitet parallel die organisatorischen Weichen für den anstehenden Bau- und Inbetriebnahmeprozess.

In LPH 6 werden die Bauleistungen ausgeschrieben. Der FM-Berater stellt dabei sicher, dass Vergabeunterlagen und Leistungsverzeichnisse alle Belange des späteren Betriebs berücksichtigen. Erstellung von FM-konformen Ausschreibungsunterlagen: Gemeinsam mit dem Planerteam überarbeitet der Auftragnehmer die Leistungsverzeichnisse und technischen Beschreibungen dahingehend, dass betrieblich relevante Anforderungen eindeutig enthalten sind. Dazu gehören z. B. Verpflichtungen der Bieter bezüglich der Dokumentationslieferung (der Ausschreibung wird z. B. als besondere Vertragsbedingung eine detaillierte Liste der zu übergebenden Bestandsdokumente und Daten beigefügt, einschließlich Termine für deren Vorlage). Ebenfalls kann festgelegt werden, dass die Bieter Preise für Wartungsverträge oder Betriebsmittel für die Erstbestückung des Gebäudes mit anbieten, sofern dies gewünscht ist. Der FM-Berater achtet darauf, dass Lebenszykluskosten-Überlegungen in der Ausschreibung verankert sind – beispielsweise durch Formulierung von Zuschlagskriterien, die Energieeffizienz, Instandhaltungsaufwand oder Gewährleistungsverlängerungen bewerten, falls vergaberechtlich zulässig. Definition von Schnittstellen im Vertrag: Weiterhin unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber in dieser Phase, vertragliche Schnittstellen klar zu regeln. So wird etwa beschrieben, bis zu welchem Punkt die Bauleistung reicht und ab wo der Betreiber (bzw. ein späterer FM-Dienstleister) Verantwortung übernimmt. Beispiele: Ist der Auftragnehmer Bau verantwortlich für die Erstbefüllung von Verbrauchsmaterialien? Werden Einweisungen des Betreiberpersonals als Teil der Bauleistung geschuldet? Der FM-Berater sorgt dafür, dass solche Punkte in die Verträge einfließen, um einen lückenlosen Übergang sicherzustellen. Vorbereitung von Betriebsdienstleister-Ausschreibungen: Falls vorgesehen, bereitet der Auftragnehmer in LPH 6 auch bereits die Ausschreibung von Facility-Services (Bewirtschaftungsleistungen) vor, damit diese Leistungen rechtzeitig zum Betrieb starten können. Hierfür werden aus dem Betriebskonzept die erforderlichen Leistungsumfänge und Qualitätsstandards abgeleitet. Konkret erstellt der FM-Berater z. B. Leistungsverzeichnisse für Reinigungsdienste (mit Flächenangaben und Reinigungsfrequenzen), Sicherheitsdienste (mit Personalstunden, Öffnungszeiten, Interventionszeiten), technische Wartungsdienste (mit Anlagenlisten, Wartungsintervallen gemäß Herstellervorgaben) etc. Für diese Ausschreibungen werden die im Projekt erhobenen Massengrundlagen genutzt – etwa Flächenaufstellungen und Anlagenverzeichnisse, die im Zuge der Planungsleistungen bereits entstanden sind. Diese vorausschauende Vorbereitung ermöglicht es dem Auftraggeber, zeitnah nach Bauvergabe auch die Betriebsdienstleistungen auszuschreiben, sodass beim Übergang in die Nutzungsphase keine Versorgungslücken entstehen. Abstimmung mit Vergabestelle: Der FM-Berater stimmt alle betrieblich relevanten Punkte eng mit der Vergabestelle und den Fachplanern ab, um die Ausschreibungsunterlagen konsistent zu halten. Hierbei achtet er auch auf vergaberechtliche Konformität der Anforderungen (z. B. keine unzulässigen Anforderungen, die den Bieterkreis einschränken, aber dennoch ausreichende Vorgaben für den Betrieb). Insgesamt sorgt der Auftragnehmer in LPH 6 dafür, dass die Weichen für die Bauausführung aus FM-Sicht gestellt sind: Alle Verträge und Leistungsbeschreibungen sind so vorbereitet, dass der spätere Betrieb reibungslos anknüpfen kann.

Während der Vergabephase unterstützt das planungs- und baubegleitende FM den Auftraggeber bei der Auswahl geeigneter Auftragnehmer für Bau- (und ggf. FM-Dienstleistungs-)Aufträge. Bieteranfragen beantworten: Der Auftragnehmer steht während der Angebotsphase zur Verfügung, um Fragen von Bietern zu betrieblichen oder dokumentationsbezogenen Aspekten der Ausschreibungsunterlagen zu beantworten. So wird sichergestellt, dass alle potenziellen Auftragnehmer die FM-Anforderungen richtig verstehen und in ihren Angeboten berücksichtigen. Prüfung der Angebote unter FM-Gesichtspunkten: Nach Angebotsabgabe prüft der FM-Berater die Angebote der Bieter inhaltlich. Er bewertet, inwieweit die angebotenen technischen Lösungen den gestellten Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Wartungsfreundlichkeit entsprechen. Falls Alternativvorschläge unterbreitet werden, analysiert er deren Auswirkungen auf die Lebenszykluskosten. Die Betriebskostenprognosen aus der Planungsphase dienen dabei als Referenz: Weichen angebotene Produkte oder Materialien von den Vorgaben ab, schätzt der FM-Berater ggf. Mehr- oder Minderkosten im Unterhalt ab, um dem Auftraggeber eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen. Bewertung von Zuschlagskriterien: Soweit bei der Wertung qualitative Kriterien mit FM-Bezug herangezogen werden (z. B. Energieverbrauchskosten über 5 Jahre, Konzept für Gewährleistungsmanagement, Qualität der Dokumentationsmuster), wirkt der Auftragnehmer an der fachgerechten Bewertung mit. Er erstellt Auswertungsmatrizen oder Berichte, die transparent darlegen, welcher Bieter aus Sicht des späteren Betriebs die besten Voraussetzungen bietet. Empfehlung und Verhandlungen: In Abstimmung mit der Vergabestelle formuliert der FM-Berater eine Vergabeempfehlung unter Berücksichtigung der Lebenszyklusperspektive. Bei Verhandlungsgesprächen oder Bietergesprächen steht er ebenfalls zur Verfügung, um gegenüber den Bietern wichtige betriebliche Aspekte hervorzuheben oder Unklarheiten auszuräumen. Beispielsweise kann klargestellt werden, welche Dokumentationspflichten zwingend sind oder welche Qualitätsanforderungen an bestimmte Bauprodukte gestellt werden, um Missverständnisse vor Vertragsabschluss zu vermeiden. Vertragsprüfung vor Zuschlag: Bevor die Verträge mit den Bauunternehmen finalisiert werden, prüft der Auftragnehmer die Vertragsbedingungen dahingehend, dass alle in LPH 6 festgelegten FM-Anforderungen tatsächlich übernommen wurden. Falls nach Verhandlungen Änderungen auftraten, stellt er sicher, dass diese nicht zu Lasten einer späteren Betriebsqualität gehen. Insgesamt trägt das pbFM in der Vergabephase dazu bei, den geeigneten Partner im Sinne eines nachhaltigen Gebäudebetriebs zu finden: Die Auswahlentscheidung stützt sich nicht nur auf Investitionskosten, sondern auch auf langfristige Kosten und Qualität, wodurch der öffentliche Auftraggeber seine Sorgfaltspflicht im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit über den Lebenszyklus wahrnimmt.

In der Bauausführungsphase übernimmt das planungs- und baubegleitende Facility Management eine begleitende Kontroll- und Koordinationsfunktion mit Fokus auf den späteren Betrieb. Baubegleitende Kontrollen aus FM-Sicht: Der Auftragnehmer führt in regelmäßigen Abständen Begehungen der Baustelle durch, um die Umsetzung der vorher definierten FM-Anforderungen zu überprüfen. Er kontrolliert z. B., ob in der Bauausführung alle Wartungszugänge und Revisionsöffnungen wie geplant realisiert wurden, ob die Qualität der Installationen den Erwartungen an Langlebigkeit entspricht (z. B. korrosionsgeschützte Materialien, fachgerechte Dämmung von Leitungen zur Vermeidung von Energieverlusten), und ob ggf. notwendige Anpassungen vor Ort mit der Betriebsfreundlichkeit vereinbar sind. Mitwirkung beim Änderungsmanagement: Bei Planabweichungen oder notwendig werdenden Änderungen während der Bauausführung berät der FM-Berater die Bauleitung. Er bewertet vorgeschlagene technische Lösungen oder Materialänderungen im Hinblick auf deren Auswirkungen auf Wartung und Betrieb. Sollte eine vor Ort gefundene Lösung die späteren Betriebskosten erhöhen oder die Nutzung einschränken, schlägt er – in Zusammenarbeit mit dem Planer – nach Möglichkeit Alternativen vor. Alle Änderungen werden vom Auftragnehmer dokumentiert und auf ihre Relevanz für die Betriebsphase untersucht. Dokumentationsmanagement während der Bauphase: Ein Hauptaugenmerk des FM-Beraters liegt nun darauf, dass die Baudokumentation lückenlos und strukturiert wächst. Er überwacht, dass alle ausführenden Firmen ihre Dokumentationspflichten erfüllen: z. B. werden Montagepläne, Prüfprotokolle, Werksbescheinigungen und Bedienungsanleitungen laufend eingesammelt. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass diese Unterlagen gemäß der Dokumentationsrichtlinie aufbereitet sind (richtige Benennung, Zuordnung zu Bauteilen/Anlagen, digitale Formate etc.). Diese fortlaufende Sammlung von Dokumenten ist entscheidend, denn der Gebäudebetrieb benötigt viele dieser Informationen unmittelbar zum Start der Nutzungsphase. Die gängige Praxis, Unterlagen erst lange nach Baufertigstellung zu liefern, würde einen rechtssicheren Betrieb erschweren – dem wirkt der FM-Berater entgegen, indem er frühzeitig auf Vollständigkeit drängt. Vorbereitung der Inbetriebnahme: Gegen Ende der Bauausführung koordiniert der Auftragnehmer die Inbetriebnahmeplanung aus Betreibersicht. Zusammen mit den Fachplanern und der Bauleitung wird ein Inbetriebnahme- und Übergabeplan erstellt. Dieser legt fest, welche technischen Anlagen wie geprüft, eingestellt und übergeben werden. Der FM-Berater besteht darauf, dass integrale Funktionsprüfungen (Wirkprinzipprüfungen) komplexer Anlagen erfolgen und protokolliert werden, bevor die Abnahme stattfindet. Weiter organisiert er, dass die zukünftigen Betreiber (internes FM-Team oder externe Dienstleister) rechtzeitig in die Inbetriebnahme einbezogen werden – etwa durch Teilnahme an Probebetrieben und Abnahmetests, um Wissen aufzubauen. Abnahmen und Übergabe: Der FM-Berater unterstützt den Auftraggeber aktiv bei der Abnahme der Bauleistungen und der Übergabe des fertigen Objekts. Bei den Abnahmeterminen prüft er aus Sicht des Betreibers die erbrachten Leistungen. Er kontrolliert z. B., ob alle vertraglich geforderten Dokumente vorliegen (Vollständigkeit der Revisionsunterlagen, Prüfprotokolle, Konformitätserklärungen, Bedienungsanleitungen in deutscher Sprache etc.). Auch begutachtet er die Betriebsbereitschaft: sind die technischen Anlagen ordnungsgemäß eingestellt, wurden Betreiberbedienflächen (z. B. Leittechnik-PCs) übergeben und funktionieren sie, sind alle Zugänge, Schließsysteme und Sicherheitsanlagen in betriebsfähigem Zustand? Festgestellte Mängel, die den Betrieb beeinflussen könnten, werden konsequent protokolliert. Der FM-Berater achtet insbesondere darauf, dass keine “versteckten” Hindernisse für den Betrieb übersehen werden – zum Beispiel fehlende Zugangschips, unzureichende Schulung des Personals oder unvollständige Inventarlisten. Er stellt sicher, dass die definierten Voraussetzungen für den Betrieb und die Nutzung vollständig vorliegen. Einweisung des Betriebspersonals: Im Zuge der Übergabe organisiert der Auftragnehmer, dass das zukünftige Betriebspersonal in alle relevanten Systeme und Abläufe eingewiesen wird. Er koordiniert die Schulungen durch die Baufirmen bzw. Lieferanten (z. B. für die Gebäudeleittechnik, für Aufzugsanlagen, für sicherheitstechnische Anlagen) und nimmt an diesen Schulungen teil, um deren Qualität zu überprüfen. Zusätzlich erstellt er für den Betreiber eine Übersicht der Wartungstermine und Prüfpflichten für die ersten Monate nach Inbetriebnahme, damit der Betrieb nahtlos anlaufen kann. Sobald alle Abnahmen erfolgt und etwaige Restleistungen oder Mängelbeseitigungen vereinbart sind, begleitet der FM-Berater die formale Übergabe des Gebäudes an den Betreiber. Er übergibt dabei auch das fertiggestellte Betriebskonzept und die gesammelte Dokumentation an den Auftraggeber bzw. Betreiber. Damit ist gewährleistet, dass ein funktionsfähiges, mängelfreies Gebäude mit vollständiger Dokumentation in die Nutzungsphase übergeht.

Nach Inbetriebnahme des Gebäudes unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber während der Anlaufphase des Betriebs und der Gewährleistungszeit. Ziel ist es, einen optimalen Start der Nutzung sicherzustellen und etwaige Anfangsschwierigkeiten zügig zu beheben. Begleitung der Anfangsnutzungsphase: In den ersten Wochen und Monaten des Gebäudebetriebs steht der FM-Berater begleitend zur Verfügung. Er fungiert als Ansprechpartner für Nutzer und Dienstleister, nimmt Rückmeldungen über auftretende Probleme oder Unstimmigkeiten entgegen und analysiert deren Ursachen. Beispiele: Wenn Nutzer melden, dass bestimmte Türen schwer zu öffnen sind oder Raumtemperaturen nicht stimmen, prüft der FM-Berater, ob es sich um Einstellungsfragen, Bedienfehler oder Mängel handelt. Er arbeitet eng mit dem beauftragten Facility-Management-Team vor Ort zusammen, um den Betrieb schrittweise zu optimieren. Feinjustierung von Anlagen und Prozessen: Während der ersten Betriebsphase fallen oft Anpassungsbedarfe auf – sei es bei der Programmierung der Gebäudeleittechnik (z. B. Anpassung von Zeitschaltplänen), der Optimierung von Reinigungsrhythmen oder der Organisation von Liefer- und Entsorgungsabläufen. Der Auftragnehmer unterstützt den Betreiber dabei, solche Feinjustierungen vorzunehmen. Er greift dabei auf das Betriebskonzept zurück und passt es bei Bedarf an die Realitäten der Nutzung an. Diese iterative Optimierung stellt sicher, dass das Gebäude unter realen Bedingungen wie geplant funktioniert und wirtschaftlich betrieben werden kann. Gewährleistungsverfolgung: Ein zentraler Bestandteil der LPH 9 ist die Unterstützung bei der Mängel- und Gewährleistungsverfolgung. Der FM-Berater richtet ein Mängelmanagement-System ein (sofern nicht bereits durch die Bauleitung erfolgt) und stellt sicher, dass alle während der Gewährleistungsfrist auftretenden Baumängel erfasst, den zuständigen Bauunternehmen gemeldet und fristgerecht behoben werden. Er führt in regelmäßigen Abständen Gewährleistungsbegehungen durch, um verdeckte oder spätere Mängel systematisch zu identifizieren. Besonderes Augenmerk liegt auf solchen Aspekten, die für den dauerhaften Betrieb kritisch sind, z. B. Dichtigkeit der Gebäudehülle, Funktionsfähigkeit sicherheitstechnischer Anlagen, Einhalten von Raumklima-Sollwerten und ähnlichem. Werden Mängel festgestellt, dokumentiert er diese, informiert den Auftraggeber und koordiniert die weiteren Schritte mit der Bauleitung bzw. direkt mit den Unternehmen, je nach vertraglicher Vereinbarung. Überwachung der Betriebsleistungen und Kosten: Der Auftragnehmer verfolgt in Phase 9 auch, ob die tatsächlichen Betriebskosten und Serviceleistungen im Rahmen der Prognosen liegen. Er vergleicht z. B. die ersten Abrechnungen für Energie und Dienstleistungen mit den zuvor erstellten Betriebskostenprognosen. Bei Abweichungen analysiert er die Gründe (z. B. höherer Nutzungsgrad, unerwarteter Mehrverbrauch, vertragliche Mehrkosten) und unterbreitet dem Auftraggeber Vorschläge, wie auf Dauer das Kostenoptimum erreicht werden kann. Falls nötig, werden Vertragsnachsteuerungen bei FM-Dienstleistern initiiert oder technische Optimierungen angeregt. Abschluss und Dokumentation: Zum Ende der Leistungsphase 9 erstellt der FM-Berater einen abschließenden Bericht über das planungs- und baubegleitende FM. Darin dokumentiert er den Erfolg der durchgeführten Maßnahmen, gibt einen Überblick über den Status der Gewährleistungsverfolgung und fasst Lessons Learned für zukünftige Projekte zusammen. Er stellt sicher, dass alle im Betrieb benötigten Unterlagen (einschließlich nachgeführter Pläne mit evtl. Änderungen aus der Bauphase, Abschlussdokumentation aller Mängelbeseitigungen, Wartungsverträge etc.) vollständig an den Auftraggeber übergeben und von diesem dauerhaft vorgehalten werden. Mit Abschluss der LPH 9 sind sämtliche vertraglichen Leistungen des planungs- und baubegleitenden FM erfüllt. Das Gebäude ist nun in einen stabilen Betrieb überführt, die Dokumentation ist vollständig, und der Auftraggeber wurde während der kritischen Übergangszeit professionell unterstützt. Damit wurden die Weichen für einen nachhaltig wirtschaftlichen und rechtssicheren Gebäudebetrieb gestellt.

Ein zentrales Ergebnis des planungs- und baubegleitenden FM ist die Erstellung eines umfassenden Betriebskonzepts für das neue Gebäude. Dieses Betriebskonzept beschreibt alle Leistungen und Prozesse, die im späteren Betrieb des Objekts zu erbringen sind.

• Leistungsprofil der FM-Services: Auflistung und Beschreibung aller geplanten Facility-Management-Dienstleistungen, untergliedert in Bereiche wie Gebäudereinigung, technische Wartung, Sicherheitsdienste, Empfang/Poststelle, Catering, Gartenpflege, Abfallmanagement usw. Für jeden Bereich werden Umfang, Qualitätsstandards und organisatorische Rahmenbedingungen definiert. Beispiel: Im Bereich Reinigung könnten Reinigungsintervalle für verschiedene Raumarten festgelegt und Qualitätskriterien (nach einschlägigen Standards) beschrieben werden.

• Anforderungen an den Gebäudebetrieb: Darstellung aller Anforderungen, die das Gebäude und seine Ausstattung erfüllen müssen, damit die oben genannten Leistungen effizient erbracht werden können. Hier fließen die Rückkopplungen in die Planung ein. Beispiele: benötigte Ausstattungen wie Reinigungsmittelräume auf jedem Geschoss, Aufstellflächen für Hubarbeitsbühnen in Atrien, Sicherheitsleitstellenraum mit Sicht auf Eingangsbereiche, ausreichend große Müllsammelstellen und Ladehöfe für die Entsorgung etc. Diese Anforderungen wurden begleitend zur Planung entwickelt und im Gebäude umgesetzt.

• Organisations- und Betreiberkonzept*: Ergänzend zum technischen Betriebskonzept wird ein Betreiberkonzept ausgearbeitet, das die organisatorische Seite des Gebäudebetriebs beleuchtet. Hier wird festgelegt, in welcher Organisationsform das Gebäude betrieben wird – z. B. Eigenbetrieb durch eine kommunale Gebäudemanagementeinheit oder Fremdvergabe an externe FM-Dienstleister (Outsourcing). Es werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert (Organigramm der Betriebsorganisation, Stellenprofile, Schnittstellen zwischen Eigen- und Fremdleistungen). Zudem können Regelungen zur *Betreiberverantwortung enthalten sein, um sicherzustellen, dass der Gebäudebetreiber alle Pflichten (etwa im Bereich Verkehrssicherung, Arbeitsschutz, Prüfungen) erfüllt.

• Betriebs- und Nutzungsregelungen: Teil des Konzepts sind auch Richtlinien für die Nutzung des Gebäudes, soweit sie das Facility Management betreffen. Beispiele: Regelungen für Umzüge und Möblierungen (um sicherzustellen, dass das FM frühzeitig eingebunden wird), Konzepte für Schlüssel- und Zugangsmanagement, Notfall- und Alarmierungsabläufe, Energie- und Umweltleitlinien für den Betrieb (z. B. Heiz- und Kühlgrenzen, Nutzerrichtlinien für energiesparendes Verhalten).

Das Betriebskonzept wird iterativ entwickelt und fortgeschrieben, beginnend in den frühen Planungsphasen (LP 1–2) und abschließend fertiggestellt kurz vor Inbetriebnahme. Es handelt sich um ein lebendes Dokument, das während der Planung immer wieder an neue Erkenntnisse angepasst wird. Die Erstellung des Betriebskonzepts dient nicht nur der Dokumentation, sondern ist ein aktiver Planungsprozess für den Betrieb. Durch die systematische Entwicklung werden alle zukünftigen Betriebsprozesse ganzheitlich durchdacht, wodurch ein vollständiges Bild des späteren Betriebs entsteht. Gleichzeitig führt dieser Prozess dazu, dass im Planungs- und Bauprozess Detailanforderungen sichtbar werden, die noch berücksichtigt werden können. So entsteht eine eng verflochtene Planung von Bauwerk und Betrieb, bei der Kompromisse transparent abgewogen und dokumentiert werden. Das finale Betriebskonzept bildet die Grundlage, auf der der tatsächliche Gebäudebetrieb organisiert wird. Nach Fertigstellung des Baus kann es vom späteren Betreiber in ein Dienstleistungskonzept bzw. Betriebsführungshandbuch überführt werden, das die Umsetzung der definierten Leistungen im täglichen Betrieb regelt.

Zusammenfassend sorgen die Betriebskonzepte dafür, dass was im Betrieb zu tun ist und wie der Betrieb organisiert wird, bereits vor Fertigstellung klar definiert ist. Sie schaffen Planungssicherheit für den Auftraggeber hinsichtlich der zukünftigen Bewirtschaftung und gewährleisten, dass alle betrieblichen Weichen früh gestellt werden, um einen effizienten, sicheren und nutzerorientierten Gebäudebetrieb zu ermöglichen.

Ein weiteres Querschnittsthema des planungs- und baubegleitenden FM ist die Dokumentation über den gesamten Projektverlauf bis zur Betriebsphase. Ziel ist es, am Ende der Baumaßnahme eine vollständige, geordnete und in der Praxis nutzbare Gebäudedokumentation zu besitzen. Um dies zu erreichen, wird bereits zu Projektbeginn die Strategie für das Dokumentationsmanagement festgelegt. Dokumentationsrichtlinie: Der Auftragnehmer erstellt oder implementiert eine Dokumentationsrichtlinie, in der Standards für Daten und Dokumente festgelegt sind. Diese Richtlinie – oft vom Bauherrn vorgegeben oder in Anlehnung an bestehende Unternehmensstandards – definiert einheitliche Strukturvorgaben: z. B. wie Räume, Anlagen und Bauteile zu benennen sind (Schlüssel für Raumnummern, Anlagenkennzeichnungen), welche Dateiformate zulässig sind, wie Verzeichnisstrukturen in digitalen Projekträumen aussehen und welche Metadaten zu jedem Dokument erfasst werden. Durch die Anwendung dieser Standards vom ersten Tag der Planung an entsteht konsistente Information, die am Projektende ohne aufwändige Nacharbeit in die Betriebsdokumentation überführt werden kann.

Laufende Dokumentationskontrolle: Der FM-Berater überwacht in allen Leistungsphasen, dass die Projektbeteiligten die Dokumentationsvorgaben einhalten. Er richtet ggf. einen Common Data Environment (CDE) oder Projektserver ein, auf dem sämtliche Planstände, Protokolle, Berichte und Nachweise zentral abgelegt werden. Dabei achtet er auf Versionierung und Nachvollziehbarkeit der Informationen. Insbesondere bei Planänderungen oder -freigaben stellt er sicher, dass diese dokumentiert und kommuniziert werden, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Für wichtige Entscheidungen oder Abweichungen (Change Management) pflegt er ein Entscheidungsprotokoll, das später ebenfalls Bestandteil der Doku wird, um die Historie von Beschlüssen nachvollziehbar zu machen.

Übergabedokumentation und Bestandsunterlagen: Der Kern der FM-Dokumentation ist die Bau- und Bestandsdokumentation, die zum Projektende an den Betreiber übergeben wird. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass diese Unterlagen vollständig und geordnet vorliegen.

• Vollständige Planunterlagen des fertigen Bauwerks (als PDF und – sofern vereinbart – als CAD/BIM-Datenmodell), einschließlich Grundrisse, Schnitte, Ansichten, Schemapläne der technischen Anlagen, Leitungspläne etc., jeweils auf dem tatsächlich gebauten Stand (Revisionspläne).

• Technische Dokumentationen aller Anlagen und Geräte: Bedienungs- und Wartungsanleitungen der Hersteller, technische Datenblätter, Konformitätserklärungen, Prüfbücher (z. B. für Aufzüge, Druckbehälter), Zertifikate und Abnahmen (z. B. Abnahmeprotokolle nach PrüfVO).

• Eine Anlagen- und Bauteilliste (Inventarverzeichnis) mit allen relevanten technischen Einrichtungen, die für Wartung und Prüfungen von Bedeutung sind. Diese Liste enthält z. B. Anlagenkennzeichnungen, Standorte, Inbetriebnahmedaten, Wartungsfristen und Verantwortlichkeiten.

• Eine Flächen- und Raumdaten-Dokumentation, in der alle Räume mit ihren Nutzungen, Flächengrößen, Ausstattungsstandards und Verantwortlichkeiten erfasst sind. Diese dient u. a. als Basis für Reinigungs- und Bewachungskonzepte.

• Verträge und rechtliche Dokumente, soweit sie für den Betrieb relevant sind (z. B. Wartungsverträge, Gewährleistungsbürgschaften, behördliche Bescheide, Auflagen).

• Protokolle der Inbetriebnahme und Einregulierung: Ergebnisse von Funktionstests, Messprotokolle, Abgleichberichte z. B. der Hydraulik im Heizungs/Kühlungssystem, Einstellwerte der Regelungen, sofern für den Betrieb erforderlich.

Der FM-Berater organisiert die Übergabezeitpunkte für diese Dokumente so, dass der Betrieb rechtzeitig vor Inbetriebnahme darauf zugreifen kann. Idealerweise werden Teile der Dokumentation bereits vor dem Gesamtabschluss geliefert (z. B. schrittweise Übergabe nach Gewerken oder nach Gebäudebereichen), um dem Betrieb eine Vorbereitung zu ermöglichen. Spätestens zum Übergabetermin des Gebäudes muss jedoch die kritische Dokumentation vorliegen, damit ein rechtssicherer, sicherer und effizienter Betrieb aufgenommen werden kann. Insbesondere Unterlagen wie Herstellerdokumentationen und Abnahmeprotokolle technischer Anlagen sind unverzichtbar, um Wartungen und Prüfungen von Beginn an fachgerecht durchführen zu können. Sollte bei Übergabe dennoch Dokumentation fehlen, führt der FM-Berater eine Offene-Punkte-Liste und verfolgt vertraglich, dass die Nachlieferung durch die Bauunternehmen umgehend erfolgt.

Dokumentationsübergabe und Schulung: Am Ende des Projekts bereitet der Auftragnehmer die gesamten Dokumentationsunterlagen für die formale Übergabe an den Auftraggeber bzw. Betreiber vor. Er erstellt ein Inhaltsverzeichnis oder eine Übersicht der Dokumentation und vergewissert sich gemeinsam mit dem Auftraggeber, dass alle vertraglich geschuldeten Dokumente vorhanden sind. Gegebenenfalls übernimmt er auch die Ersteinpflege der Daten in ein CAFM-System oder ein digitales Dokumentenmanagementsystem des Betreibers, sofern dies beauftragt ist. Darüber hinaus sorgt er dafür, dass das Betriebspersonal mit der Dokumentation vertraut gemacht wird – z. B. durch Erläuterung, wo welche Information zu finden ist, oder durch ein Kurzdokument (“Leitfaden Gebäudebetrieb”), das die wichtigsten Eckdaten zusammenfasst.

Insgesamt gewährleistet das planungs- und baubegleitende FM mit seinem Dokumentationsmanagement, dass alle relevanten Gebäudeinformationen vollständig, geordnet und verfügbar sind, sobald das Gebäude in Betrieb geht. Dies ist die Voraussetzung für einen effizienten Betrieb und die Einhaltung aller Pflichten des Betreibers. Die Dokumentation wird so erstellt, dass sie über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudes nutzbar ist und bei späteren Änderungen (Umbauten, Nutzerwechsel etc.) als solide Basis dient.

Die Betriebskostenanalyse ist ein durchgängiges Element der FM-Begleitung und dient dazu, die Wirtschaftlichkeit des Gebäudes über den gesamten Lebenszyklus zu optimieren. Von den gesamten Lebenszykluskosten eines Gebäudes entfallen erfahrungsgemäß rund 80 % auf die Nutzungs- und Betriebsphase. Daher ist es entscheidend, frühzeitig die zukünftigen Betriebskosten im Blick zu haben und durch planerische Maßnahmen positiv zu beeinflussen.

• Frühe Kostenschätzung des Betriebs: Bereits in Leistungsphase 1–2 wird eine grobe Einschätzung der zu erwartenden Bewirtschaftungskosten vorgenommen. Diese umfasst typische Kostenkategorien wie Instandhaltungsaufwand, Reinigung, Energieverbrauch, Versicherung, Verwaltung und Sicherheitsdienste. Anhand von Erfahrungswerten vergleichbarer Objekte oder Benchmark-Kennzahlen (z. B. €/m² für bestimmte Nutzungsarten) erhält der Auftraggeber eine erste Orientierung, ob das Projekt hinsichtlich der späteren Betriebskosten auf Kurs ist.

• Identifizierung von Kostentreibern: Aufbauend auf der Vorplanung werden wesentliche Kostentreiber im Betrieb identifiziert. Der FM-Berater analysiert, welche Entwurfsentscheidungen hohe Folgekosten nach sich ziehen könnten – etwa sehr wartungsintensive technische Sonderlösungen, überdurchschnittlich große Glasfassaden (Reinigungsaufwand), aufwändige Innenraumgestaltungen mit empfindlichen Materialien oder eine Gebäudekomplexität, die viel Personal für Bewirtschaftung erfordern wird. Solche Faktoren wird erkennbar gemacht und gemeinsam mit dem Planungsteam nach Einsparpotenzialen gesucht. Hierbei fließen praktische Vorschläge ein (siehe Beispiele in LPH 2: robuste, reinigungsfreundliche Materialien, wartungsarme Grünanlagen etc.), die das Ziel haben, Betriebskosten zu senken, ohne die Nutzungsqualität zu beeinträchtigen.

• Lebenszykluskostenberechnung: In der Entwurfs- und Ausführungsplanung (LPH 3–5) erstellt der Auftragnehmer detaillierte Berechnungen der Life-Cycle-Costs (LCC). Dies geschieht z. B. nach der Methode der Kapitalwert- oder Barwertberechnung über einen definierten Zeitraum (z. B. 30 Jahre). Es werden sämtliche relevanten Kostenelemente berücksichtigt: Bauinvestition, laufende Betriebskosten pro Jahr, Instandhaltungsraten, etwaige größere Erneuerungsinvestitionen nach x Jahren sowie Restwert bzw. Entsorgungskosten. Mit dieser Berechnung können verschiedene Varianten oder Szenarien verglichen werden (z. B. Variante A: höherer Bauaufwand, dafür niedrigere Betriebskosten vs. Variante B: günstigere Bauweise, höhere Betriebskosten). Der FM-Berater präsentiert die Ergebnisse in Form von Übersichten und Grafiken, die für die Entscheidungsträger verständlich sind. Dadurch fließt die Lebenszyklusperspektive direkt in die Entscheidungsprozesse ein.

• Kostenoptimierungsvorschläge: Wann immer sich im Planungsverlauf die Gelegenheit bietet, Kosten zu optimieren, unterbreitet der Auftragnehmer konkrete Vorschläge. Dies kann z. B. die Empfehlung sein, anstelle einer technisch komplexen Sonderlösung eine einfachere, bewährte Technik einzusetzen, die im Unterhalt günstiger ist. Oder es wird angeregt, in bestimmte Ausstattungen (z. B. langlebigere Bodenbeläge, bessere Wasseraufbereitungen zur Reduzierung von Verschmutzungen) mehr zu investieren, wenn sich dadurch über die Nutzungsdauer Einsparungen ergeben. Solche Vorschläge werden stets ganzheitlich begründet: Der FM-Berater weist nach, wie sie sich auf Kosten, Qualität und ggf. Nachhaltigkeit auswirken. Die Entscheidungen hierüber trifft der Auftraggeber, erhält aber vom pbFM die nötigen Grundlagen, um informierte Entscheidungen treffen zu können.

• Fortschreibung der Betriebskostenprognose: Während der Bauausführung und besonders zum Projektende (LPH 8) wird die Betriebskostenprognose finalisiert. Der Auftragnehmer konsolidiert alle aktuellen Informationen (tatsächlich eingekaufte Energietarife, Verträge mit Dienstleistern, finale Ausstattung) und erstellt eine Betriebskostenaufstellung für die ersten Betriebsjahre. Diese dient dem Auftraggeber zur Budgetplanung der Bewirtschaftung. Eventuell wird auch ein Soll-Ist-Vergleich in der frühen Nutzungsphase begleitet, um die Prognose zu validieren.

• Transparenz und Kommunikation: Alle Ergebnisse der Betriebskostenanalyse werden transparent dokumentiert und an den Auftraggeber kommuniziert. Gerade im Kontext öffentlicher Auftraggeber ist es wichtig, die Wirtschaftlichkeit nachzuweisen und ggfs. Gremien oder Aufsichtsbehörden begründen zu können. Der FM-Berater erstellt zu diesem Zweck schriftliche Berichte oder Präsentationen, in denen die Annahmen, Berechnungsmethoden und Resultate nachvollziehbar dargelegt sind. So wird die Vergabedokumentation ergänzt um den Aspekt der Gesamtwirtschaftlichkeit.

Durch diese intensive Beschäftigung mit den Betriebskosten über alle Phasen hinweg stellt das planungs- und baubegleitende FM sicher, dass keine kostentreibenden Planungsfehler unentdeckt bleiben und der Lebenszyklusgedanke nicht zugunsten kurzfristiger Einsparungen vernachlässigt wird. Der Auftraggeber erhält die Gewissheit, dass sein Neubau nicht nur in der Erstellung, sondern auch im langjährigen Betrieb wirtschaftlich und nachhaltig funktioniert. Zudem schafft die frühzeitige Kostenprognose Planungssicherheit für die Haushalts- und Finanzplanung des öffentlichen Auftraggebers. Das planungs- und baubegleitende FM leistet hiermit einen entscheidenden Beitrag zur Kostentransparenz und Wirtschaftlichkeit im gesamten Projektlebenszyklus.