Überarbeitete Angebotsunterbreitung (nach Verhandlungsrunde 1)

Die nachstehende Tabelle stellt sicher, dass Datum, Versionsstand und Bezug zum Erstangebot eindeutig identifizierbar sind.

Der Bieter hat die folgende Erklärung zu übernehmen und nur zu ergänzen, soweit dies ausdrücklich erforderlich ist:

„Diese überarbeitete Angebotsunterbreitung ersetzt das Erstangebot ausschließlich insoweit, als in diesem Dokument, in ausdrücklich benannten Ersatzseiten oder in den beigefügten geänderten Anlagen Abweichungen, Ergänzungen oder Streichungen ausdrücklich dargestellt sind. Alle übrigen Bestandteile des Erstangebots vom [TT.MM.JJJJ] bleiben unverändert bestehen. Ergänzende Erklärung des Bieters: [ggf. eintragen / nicht zutreffend].“

Der Bieter hat die wesentlichsten technischen Änderungen gegenüber dem Erstangebot in komprimierter Form darzustellen. Darzustellen sind insbesondere Änderungen der Methodik, der Prüf- und Reviewlogik, der Betreiber- und Nutzerintegration, der Dokumentations- und Datenstrategie, der Inbetriebnahme- und Übergabevorbereitung sowie der Ausführungs- und Abstimmungssystematik.

Der Bieter hat die wesentlichen preislichen und kommerziellen Anpassungen zusammenzufassen, einschließlich Änderungen der Preisstruktur, der Kalkulationsannahmen, der Leistungsabgrenzung, von Nebenkosten, optionalen Positionen und etwaigen Termin- oder Vergütungsmechanismen.

Der Bieter hat klar zu benennen, welche substanziellen Bestandteile des Erstangebots unverändert fortgelten. Hierzu ist folgende Erklärung zu verwenden und durch eine Liste der unveränderten Bestandteile zu ergänzen:

[Leistungsverständnis / Methodikbestandteile / Personalansatz / Preisbestandteile / Anlagen / Sonstiges eintragen]. Soweit ein Bestandteil hier nicht genannt und im vorliegenden Dokument auch nicht geändert wird, gilt er als unverändert fort.“

Diese Matrix ist die zentrale Nachvollziehbarkeitsstelle der überarbeiteten Angebotsunterbreitung. Jeder in Verhandlungsrunde 1 behandelte Punkt ist einzeln aufzuführen, der Einarbeitungsstand ist konkret zu beschreiben, und die Fundstelle in der überarbeiteten Angebotsunterbreitung ist exakt zu benennen.

Der Bieter hat darzustellen, wie die Verhandlungsergebnisse in die technische Lösung überführt wurden. Dies umfasst, soweit einschlägig, insbesondere die Integrationslogik von Betreiberanforderungen, die Ermittlung und Fortschreibung von Nutzeranforderungen, die Prüf- und Reviewmechanik über die Planungs- und Bauphasen, die Ableitung von Betriebskonzepten, die Dokumentations- und Datenstruktur, die Vorbereitung von Inbetriebnahme und Übergabe sowie die Steuerung betriebsrelevanter Schnittstellen.

Der Bieter hat transparent darzustellen, welche verhandelten Punkte zu Preis- oder Vergütungswirkungen führen und welche ohne preisliche Auswirkung umgesetzt wurden.

Soweit zulässig, hat der Bieter verbleibende Annahmen, Vorbehalte oder Schnittstellenabhängigkeiten eng gefasst, transparent und prüffähig anzugeben. Allgemeine oder unbestimmte Vorbehalte sind zu vermeiden.

Der Bieter hat sein aktuelles Verständnis des Auftrags in konsolidierter Form darzustellen. Erwartet wird eine belastbare Beschreibung der Ziele, Prioritäten und Erfolgsfaktoren der ausgeschriebenen Planungs- und Baubegleitung aus Sicht von Betrieb, Nutzung, Lebenszyklus, Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und Umsetzbarkeit.

Der Bieter hat seine aktualisierte Vorgehensweise für die Leistungserbringung geschlossen zu beschreiben. Die Darstellung muss mindestens die nachstehenden Themen abdecken und erkennen lassen, wie der Bieter Änderungen aus Verhandlungsrunde 1 in seine Arbeitsweise integriert.

Der Bieter hat die nach Verhandlungsrunde 1 geschuldete Output-Struktur übersichtlich darzustellen. Bereits bekannte Liefergegenstände sind nur insoweit neu zu beschreiben, als sie geändert wurden.

Der Bieter hat die Governance-, Kommunikations- und Eskalationslogik der Leistungserbringung darzustellen. Die Darstellung soll erkennen lassen, wie die Zusammenarbeit mit Auftraggeber, Planungsbeteiligten, ausführenden Beteiligten, Betreibervertretungen, Nutzergruppen und sonstigen betroffenen Stellen organisiert wird.

Der Bieter hat darzustellen, wie Qualität, Konsistenz, Nachvollziehbarkeit und Dokumentensicherheit gewährleistet werden. Dies umfasst insbesondere Anforderungs- und Änderungsnachverfolgung, Prüfmethodik, Entscheidungsvorlagen, Protokollierung, Versionierung, Ablage, Datenschutz und Vertraulichkeit in Beteiligungsformaten.

Der Bieter hat aufzuzeigen, wie die überarbeitete Angebotsfassung in den Projektablauf eingebunden wird, welche Reaktions- und Bearbeitungszeiten zugesagt werden und welche Abhängigkeiten von Entscheidungen, Datenständen oder Freigaben bestehen.

Soweit Verhandlungsergebnisse Auswirkungen auf Personal-, Rollen- oder Einsatzlogik haben, ist der überarbeitete Ansatz hier darzustellen. Lebensläufe sind nicht zu wiederholen; maßgeblich ist die Angebotslogik.

Der Bieter hat die überarbeitete kaufmännische Angebotsbasis in verdichteter Form darzustellen. Sofern separate Preisblätter Bestandteil der Vergabeunterlagen sind, sind die dortigen Werte in konsistenter Form zu übernehmen und hier zusammenzufassen.

Die Preisstruktur ist in der von den Vergabeunterlagen geforderten Logik auszuweisen, zum Beispiel nach Leistungsmodulen, Projektphasen, Arbeitspaketen, Meilensteinen oder Vergütungskategorien. Nicht erforderliche Zeilen sind mit [nicht zutreffend] zu kennzeichnen.

Der Bieter hat klar auszuweisen, welche verhandelten Klarstellungen zu Preisänderungen geführt haben und welche ohne Preisauswirkung umgesetzt wurden.

Annahmen, Einschlüsse und Ausschlüsse sind so zu formulieren, dass der Angebotsinhalt eindeutig interpretierbar ist. Unbestimmte oder pauschale Vorbehalte sind zu vermeiden.

Soweit Verhandlungsergebnisse Auswirkungen auf Zahlungslogik, Abrechnungsmeilensteine oder Vergütungsmechanik haben, sind diese nachstehend darzustellen.

Es ist entweder eine klare Negativerklärung oder ein knappes Abweichungsregister anzugeben. Nicht ausdrücklich benannte Abweichungen gelten als nicht vorhanden.

Erklärung des Bieters: [Die überarbeitete Angebotsunterbreitung enthält keine Abweichungen von der verhandelten Grundlage.] oder [Die zulässigen Abweichungen sind nachstehend aufgeführt.]

Hier sind nur solche Randbedingungen aufzunehmen, die für das Verständnis der überarbeiteten Angebotsfassung erforderlich und nach den Vergabeunterlagen zulässig sind.

Wesentliche Abhängigkeiten, die die Leistungserbringung, Termine oder Vergütung beeinflussen können, sind gesondert auszuweisen.

Der Bieter hat die nachstehende Erklärung zu übernehmen:

„Hiermit reichen wir diese überarbeitete Angebotsunterbreitung als verbindliche, überarbeitete technische und kaufmännische Angebotsfassung nach Verhandlungsrunde 1 ein. Die Einreichung gibt nach unserer Prüfung den aktuellen Verhandlungsstand zutreffend wieder und bildet die Grundlage für die weitere Wertung und etwaige weitere Verhandlungen.“

„Wir bestätigen, dass diese überarbeitete Angebotsunterbreitung nur diejenigen Bestandteile unseres Erstangebots ersetzt oder ändert, die in diesem Dokument, in bezeichneten Ersatzseiten oder in ausdrücklich geänderten Anlagen als geändert kenntlich gemacht sind.“